notulen OV 27 augustus 2014

OVERLEGVERGADERING
RAAD VAN BESTUUR EN OR
NOTULEN – Vastgesteld 7 november 2014
Vergaderdatum
Vergaderplaats
27 augustus 2014
Service Center, Middelburg
Aanwezig: dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester, Van Stee,
Versteeg, Van Wallenburg en de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn
Afwezig: mevrouw De Heus
Aanwezig: Raad van Bestuur (RvB): de heer Van der Waal
Aanwezig namens mevrouw De Heus: mevrouw Goeree
Voorzitter: de heer Van Beekum
Notulist: mevrouw Lapré
1
Opening en vaststelling agenda
De voorzitter opent de vergadering.
Als nagekomen punt wordt de ontwikkeling van Arduin besproken.
2
Mededelingen
RvB:
-de heer Van der Waal deelt mee dat hij na het vertrek van de Raad van Bestuur door de Raad
van Toezicht formeel is aangesteld als tijdelijk RvB. Dit is tot aan de benoeming van de
interim-bestuurder. Binnenkort heeft de Raad van Toezicht gesprekken met een aantal
kandidaten. De adviescommissie, met daarin onder andere een afvaardiging van de OR, heeft
met de laatst overgebleven kandidaat een gesprek. Op termijn zal gestart worden met de
werving voor de definitieve bestuurder.
OR:
-De OR deelt mee een prettig gesprek te hebben gehad met de bedrijfsarts. Dit is een jaarlijks
terugkerend gesprek.
3
Concept notulen OV 25 juni 2014
De notulen worden na tekstuele aanpassing vastgesteld.
Naar aanleiding van de actiepuntenlijst in de notulen wordt het volgende besproken:
-de OR heeft vernomen dat vanaf 1 januari alle aparte belastingvoordeelregelingen van
overheidswege komen te vervallen. Er bestaat wel een mogelijkheid om deze regelingen onder
de werkkostenregeling te laten vallen. De bruto fietsregeling komt dus te vervallen en de OR
verzoekt om ervoor te zorgen dat er nog wel een fietsregeling blijft bestaan.
De RvB geeft aan dat de fietsregeling al in de werkkostenregeling zit. Er wordt gewerkt aan
een nieuw document, waarin de bruto-regeling nog wel is opgenomen maar niet meer de nettoregeling. Iedereen kan er dan dus gebruik van maken.
-De OR vraagt hoe het tijdens de zomerperiode is verlopen op het mobiliteitscentrum.
De RvB geeft aan dat er nog geen evaluatie heeft plaatsgevonden en zal trachten deze voor de
volgende OV gereed te hebben.
-De RvB weet dat er hard wordt gewerkt om oude regelingen op Intranet op te schonen en te
vernieuwen.
1
4
Maatregelen personeelsbeleid
Door een aantal veranderingen in het arbeidsrecht, de AWBZ-zorg en de nieuwe CAO zal de
komende tijd worden gekenmerkt door onzekerheden over de gevolgen van deze
veranderingen. De RvB zal hierop anticiperen en is voornemens een aantal
personeelsmaatregelen te treffen. De OR is om advies en instemming gevraagd ten aanzien van
de besluiten inzake:
-verlenging termijn van aanbieden vast contract na een tijdelijk contract
-geen vaste o-uren contracten meer. Ter vergadering wordt duidelijk dat dit voorlopig niet
doorgaat zolang er nog geen helderheid is gegeven door VGN. Dit is mogelijk in de volgende
OV wel duidelijk.
-terughoudendheid met aannemen personeel
-duidelijke procedure bij interne herschikking
-instrument Arbeidsmarkttoeslag voor nieuwe medewerkers niet meer toepassen en dit
instrument voor bestaande medewerkers afbouwen
-afschaffen reiskosten vergoeding bij solliciteren
De OR en de RvB wisselen van gedachten over de maatregelen. De OR heeft enkele tekstuele
opmerkingen en stelt ter vergadering enkele inhoudelijk vragen aan de RvB.
De OR stemt in met de maatregelen, met uitzondering van het afbouwen van de
Arbeidsmarkttoeslag. De OR heeft zijn bedenkingen geuit over nut en noodzaak en vraagt zich
af welke besparing het oplevert. Voor de huidige medewerkers betekent het dat ze flink gekort
gaan worden in hun inkomen.
De RvB komt terug op vragen die de OR heeft gesteld.
5
Kwaliteitsjaarverslag Arduin
De OR heeft vragen gesteld ten aanzien van een aantal onderwerpen/onderdelen.
-Er wordt een inhaalslag gemaakt ten aanzien van het voeren van de wensgesprekken.
Er zijn verschillende oorzaken dat het percentage nog niet is gestegen. Elke cliënt heeft een
PA. Binnen het MT wordt voor het eerst gewerkt met dit kwaliteitssysteem. Vanaf nu worden
er concrete stappen op genomen.
-M&M: de OR ziet een teruggang in de percentage en vraagt om een toelichting aan de RvB.
Het lijkt niet overeen te komen met het aantal meldingen van locaties.
De RvB zal dit na overleg met de MIC-commissie terugkoppelen aan de OR.
-De OR vindt het afnemen van de hoeveelheid medicatie vergissingen een positieve
ontwikkeling.
-De RvB geeft een toelichting op enkele grafieken in het stuk.
-Uit de rapportage blijkt dat de sociale inclusie ver achter blijft, ondanks alle inzet en beleid nu
en in de laatste jaren. Dat verbaast zowel de RvB als de OR. Door onder andere scholing
zouden medewerkers nog bewuster gemaakt kunnen worden dat inclusie in de maatschappij
ook in de kleine dingen zit, zodat de cliënten in de woning meer bekend worden in de buurt.
-Ten aanzien van de afbouw psychofarmaca en de teruggang beperkende maatregelen geeft de
RvB op vragen van de OR aan dat niet bekend is of er toename van agressie meldingen is door
deze maatregelen. Het moet pedagogisch worden opgelost.
Het staat op de agenda van het RMT om – in samenwerking met de arts – de afbouw in het
2
voortraject beter te bespreken met de teams. De monitoring is goed.
-De OR begrijpt uit het stuk dat supportwerkers voor extramurale cliënten een
ondersteuningsplan moeten schrijven. De OR maakt zich zorgen en vindt dit een
taakverzwaring voor deze medewerkers.
De RvB geeft aan dat elke cliënt een persoonlijk plan moet hebben en een PA heeft die dat
moet doen. Het is aan de dagbestedingen om een voorlópig plan te schrijven met een eerste
aanzet waarmee gewerkt kan worden. Dit behoeft geen uitgebreid plan te zijn. Streven is voor
iedere cliënt een PA. Tijdens het overleg wordt de suggestie geopperd dat mogelijk een
stagiaire dit voorlopige plan kan schrijven. Als het op de dagbesteding niet lukt, dient men in
gesprek te gaan met de coach.
-Bedrijven zouden op de hoogte moeten zijn dat de RI&E via de Drive te vinden is. Er wordt
wel meer aandacht gegeven aan de RI&E. in 2015 wordt daar extra aandacht aan besteed. De
RvB zal nagaan of en hoe er gecommuniceerd is.
-De RvB zal nagaan of er meldingen zijn geweest bij de vertrouwenspersoon van de
medewerkers.
-De OR en de RvB delen de zorg om de medicatie weigeringen. Wat zijn de gevolgen voor de
medewerkers en cliënten? De RvB geeft aan dat dit ter verantwoording is aan de arts en
orthopedagoog.
-De RvB informeert de OR hoe IDUC op dit moment loopt. Organisatorisch staat het bureau
nu goed en alle processen lopen naar tevredenheid en succesvol dankzij de huidige bezetting.
-De RvB zal trachten de strategische notitie voor vastgoed voor de volgende OV gereed te
hebben. Het zal een tussenstuk zijn.
6
Persoonlijk Ontwikkelplan
Alvorens de OR zijn instemming zal geven worden ter vergadering nog enkele vragen gesteld.
De RvB zal deze vragen beantwoorden, waarna de OR zo spoedig mogelijk zal reageren op het
instemmingsverzoek.
7
Kaderbrief
Besproken in plaats van kaderbrief: Regeling uitbetaling PBL-uren
De OR en de RvB komen overeen dat de regeling kan vervallen. De uitvoering staat al in de
CAO en de huidige regeling van Arduin voegt niets (meer) toe.
Er zal nog wel een interne aanvraagprocedure blijven bestaan.
8
2e Kwartaalrapportage
Ter vergadering wordt de rapportage besproken en toegelicht.
Kort voor dit overleg heeft de OR de prognose voor 2014 ontvangen. Deze wordt na een korte
leespauze ook besproken.
In de prognose is duidelijk dat er bij het doorrekenen van de cijfers aan het eind van het jaar
een tekort ontstaat in de begroting. De begroting is taakstellend.
Naar aanleiding van bevindingen van de financiële auditcommissie inzake de voorbereidingen
voor de begroting 2015, is bepaald dat er stappen ondernomen moeten worden ten aanzien van
de dreigende tekorten.
Tevens zijn extra kosten te verwachten in verband met het vertrek van mevrouw Van Belle en
3
de komst van een interim RvB. 80 % van het budget betreft personeelskosten, waardoor
Arduin genoodzaakt is om fte’s in te leveren. Hoe dat gaat gebeuren wordt nog onderzocht.
Inmiddels zijn er een aantal maatregelen ingevoerd om kosten te besparen, zoals aanscherping
beleid ten aanzien van de extra uren en aanscherping van de oude afspraak inzake het niet her
bezetten van uren bij de ondersteunende diensten en dagbesteding.
De ziekteverzuimcijfers worden ook onderzocht, omdat deze mogelijk een positiever beeld
opleveren dan in de werkelijkheid. Medewerkers die door omstandigheden op een andere
werkplek werken, worden beter gemeld. Dit geeft een vertekend beeld.
De OR geeft aan dat juist door acties te treffen op de werkvloer op termijn een opgaande lijn is
in de ziekteverzuimcijfers, dus ook in de besparing op kosten door verzuim.
De RvB meldt dat er mogelijk ook nog meevallers te verwachten zijn die niet in de prognose
zijn meegenomen.
Nagekomen punten
Ontwikkelingen
De RvB geeft aan dat als ZZP 1, 2 en 3 volledig uit het pakket gaat leveren wij op termijn 147
cliënten in. Per 1 januari 2015 gaat het om 37 cliënten. Dat heeft (op termijn) ook negatieve
invloed op het aantal medewerkers.
De RvB geeft aan dat met het vertrek van mevrouw Van Belle niets verandert aan de eerdere
plannen. Er staan ons veranderingen te wachten door de transitie van de Jeugdzorg en de
veranderingen in de WMO. Arduin moet anticiperen op deze ontwikkelingen en is
tegelijkertijd hard bezig om ervoor te zorgen dat de gemeenten bij ons de zorg gaan inkopen.
Arduin kan zich binnenkort inschrijven voor de Jeugdzorg.
De RvB geeft aan dat in een model staat beschreven hoe men ervoor gaat zorgen dat er
verantwoording wordt afgelegd als we naar zelfsturend gaan. Vervolgens moet het gesprek
worden aangegaan over wat dat betekent. Hoe maken we een verandering in het denken.
Het model moet eerst goedgekeurd worden door de RvT en de OR.
De OR geeft aan tijdig meegenomen te willen worden, waarbij hij zich realiseert dat er op dit
moment nog niet duidelijk is waarop advies en/of instemming gevraagd kan worden. In belang
van het proces is het noodzakelijk geen onnodige vertraging op te laten treden.
De RvB geeft aan alle informatie door te sturen. De zaken gaan heel snel en het is belangrijk
om met elkaar in gesprek te gaan. De RvB zal het advies van de OR meegeven aan de interim
RvB.
Naast het feit dat er nu nog veel onzeker is, is wel duidelijk dat 2015 een overgangsjaar zal
zijn tot aan de nieuwe situatie in de zorg. De ondersteuningsvraag zal veranderen. Dit vraagt
flexibiliteit van de medewerkers.
De OR geeft aan dat medewerkers goed geïnformeerd moeten worden over welke stappen
worden gezet en waarom. Dit om onbegrip en onrust op de werkvloer te voorkomen.
Het sociaal plan loopt ongeveer over een jaar af. De OR wil graag zien dat er een nieuw plan
komt en het verzoek is om tijdig te starten met de voorbereidingen.
Dit zal met de interim RvB worden besproken in een overlegvergadering.
Er moet flink worden bezuinigd op vervoer. Er komt een vervoersplan in concept naar de OR.
De aankomende en noodzakelijke verandering in het vervoer vraagt weer wat van de
4
medewerkers.
9
Rondvraag + sluiting
-De OR merkt op dat dagcentrum Yerseke a.s. vrijdag wordt heropend en de OR heeft daar
geen bericht over gezien naar de medewerkers. De RvB zal zorgen dat er een nieuwsbericht
komt.
-De kerstviering wordt voorbereid. De RvB vraagt de OR om evenals vorig jaar een goed doel
voor te stellen.
-Bij taxiritten moeten medewerkers hun BSN-nummer registreren. De OR geeft aan dat dit wat
onrust veroorzaakt bij sommige medewerkers. De OR wil van de RvB weten hoe de veiligheid
wordt gewaarborgd. Hoe veilig wordt er me omgegaan? Dat zal de RvB navragen.
ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE
5
Nr
1
Naar
aanleiding van:
v.a. OV aug
‘13
Actiepunten + afspraak
Actor
Intern communicatieplan (inclusief richtlijnen Social
Media)
wordt meegenomen in kader van organisatieontwikkeling
RvB
2a
OV feb ‘14
Stand van zaken 4 aandachtsgebieden Mobiliteitscentrum
Komt op de agenda zodra meer bekend over
organisatieontwikkeling
RvB
2b
OV aug ‘14
Mobiliteitscentrum: Evaluatie van de zomerperiode 2014
RvB
3
OV mrt ‘14
Beleidsuitgangspunten POP + nieuwe POP-regeling
RvB beantwoord vragen van de OR
RvB
4
OV mei ‘14
Terugkoppeling door RvB na signaal van de OR over
ontoegankelijke en conflicterende diensten op de diverse
websites
RvB
5
OV aug ‘14
Afbouw Arbeidsmarkttoeslag:
RvB beantwoord vragen van de OR (om hoeveel
medewerkers gaat het en wat levert het op?
RvB
6
OV aug ‘14
M&M/MIC-meldingen: RvB koppelt terug
RvB
7
OV aug ‘14
Communicatie Google Drive: RvB koppelt terug of en hoe
dit is gegaan
RvB
8
OV aug ‘14
Meldingen vertrouwenspersoon: RvB koppelt terug
RvB
9
OV aug ‘14
Strategische notitie vastgoed:
Trachten gereed voor OV van oktober
RvB
10
OV aug ‘14
Goed doel kerstviering: de OR zal een goed doel
voorstellen
OR
11
OV aug ‘14
BSN-nrs bij taxiritten: de RvB koppelt terug hoe het met
de veiligheid zit
RvB
Versie 4 september 2014 – kopie aan directiesecretariaat
6

Download Report