20011_SEPA_voor_bedrijven

SEPA
Single Euro Payments Area
SEPA voor bedrijven:
kans of bedreiging?
Lange tijd was SEPA (Single Euro Payments Area)
vooral een uitdaging voor de banken, maar in
toenemende mate ondervinden ook bedrijven de
impact van deze nieuwe Europese standaarden
voor het betalingsverkeer.
Die ontwikkeling is vooral het gevolg van het feit dat de Europese Commissie verplichte einddata gaat stellen voor
het gebruik van de bestaande, binnenlandse, betaalinstrumenten. De meest waarschijnlijke data die naar verwachting
binnenkort worden vastgesteld zijn 1 februari 2013 voor de overschrijvingen en 1 februari 2014 voor incasso’s.
Bedrijven worden nu geconfronteerd met de keuze hoe
zij de business case voor SEPA gaan adresseren. De
mogelijkheden zijn daarbij divers en variëren van:
• een minimum scenario: verplichte onderdelen van
SEPA implementeren in de betaalprocessen en
-formaten
• SEPA als kans: het gehele betaalproces binnen de
eigen infrastructuur heroverwegen, en kiezen voor
een nieuwe, toekomstvaste en efficiëntere inrichting,
waarin de nieuwe SEPA betaalinstrumenten zijn
opgenomen.
SEPA: kans of bedreiging?
Het kan voor bedrijven voldoende zijn om een
minimum scenario te volgen en uitsluitend de
verplichte wijzigingen te implementeren. Elke situatie
is anders waardoor de business case per bedrijf sterk
kan verschillen. Voor internationale incassanten is
de impact van SEPA bijvoorbeeld heel anders dan
voor een MKB bedrijf die niet incasseert bij haar
afnemers. Het goed in kaart brengen van de huidige en
gewenste situatie is mede bepalend voor de migratie
strategie naar SEPA. Mogelijk is snel migreren naar
SEPA voordelig, wellicht is haast overbodig! In de
praktijk zien wij dat de business case rond SEPA veel
interessanter wordt wanneer ook logisch
gerelateerde onderwerpen in de discussie
worden betrokken. Praktijkvoorbeelden vanuit
onze ervaringen bij klanten zijn:
• Herinrichting cashmanagement
• Centralisatie liquidity management
• Centralisatie Payment operations
• Selectie nieuwe huisbankier
• Rekeningen- en bank relaties centraliseren;
efficiency kan uitmonden in minder of juist
meer bankrelaties.
• Zelfbouw continueren of overstappen
op standaard software
• Introductie van een payment hub
• Status wijziging naar ‘betaalinstelling’
• E-invoicing koppelen aan SEPA
• Bank connectiviteit via SWIFT om de
‘bankonafhankelijkheid’ te bevorderen
In de dagelijkse gesprekken die Enigma met bedrijven
voert, valt op dat het opnemen van één of meerdere
bovengenoemde onderwerpen in de SEPA-programma
governance tot een aanzienlijke meerwaarde kan leiden
(kostenbesparingen, grotere flexibiliteit, toekomstvaste
inrichting, vergroting draagvlak van het management).
SEPA in het kort
SEPA: zelf oplossen of partner(s) zoeken?
De nieuwe Europese betaalstandaard SEPA
is een initiatief van de Europese banken, naar
aanleiding van de oproep van de Europese
Commissie om te komen tot:
• lagere kosten voor grensoverschrijdend
betalingsverkeer
• markttransparantie, en toenemende
concurrentie tussen banken
Bij de aanpak ten aanzien van de SEPA uitdagingen
dient telkens de afweging gemaakt te worden op
welke wijze de noodzakelijke aanpassingen (zoals
IBAN/BBAN conversie, formaat verrijking, mandaat
management en de ingrijpende proceswijzigingen
bij de invoering van de SEPA incasso) ingevuld gaan
worden. Vragen als; “Kunnen tactische (tijdelijke)
oplossingen helpen om tijd te winnen?” of “Kan
complexiteit voorkomen worden door samen te werken
met een partner?” komen in elk SEPA traject voor.
Zowel banken, software leveranciers als specifieke
(niche) solution providers bieden oplossingen die
ingepast kunnen worden in de processen waardoor
een deel van de SEPA impact verlegd wordt naar een
(veelal) standaard oplossing van een partner.
Met SEPA bestaat er geen verschil meer tussen
binnen- en buitenlands euro betalingsverkeer.
Hierdoor zijn particulieren en bedrijven in staat
om betalingen binnen Europa tegen dezelfde
prijs en met dezelfde kwaliteit uit te voeren als
de huidige binnenlandse betalingen.
Kenmerkende wijzigingen voor bedrijven
door invoering van SEPA:
• het verplichte gebruik van IBAN en BIC
in betaalopdrachten
• een nieuw XML formaat voor aanleveren
betalings- en incasso-opdrachten (PAIN)
door bedrijven
• de introductie van de grensoverschrijdende
incasso (SDD) en de plicht van de incassant
om incasso’s enkele dagen van tevoren aan
te kondigen bij de geïncasseerde
• het verplicht meesturen van elektronische
machtiging informatie met incasso’s
De wettelijke grondslag voor SEPA is te
vinden in de nationale wetgeving van de
aangesloten landen (de zgn. Payment
Services Directive (PSD)).
Enigma SEPA Scan
Onze SEPA ervaringen bij verschillende bedrijven
gebundeld in een zeer efficiënte aanpak.
In 4 weken bepalen we de impact van SEPA op
uw organisatie en identificeren we de business-,
IT en migratie uitdagingen. Daarnaast is er
ruimschoots aandacht voor het vergroten van
het SEPA kennisniveau.
Enigma & SEPA
Enigma is als gespecialiseerd consultancy bureau in
betalingsverkeer als geen ander in staat om de SEPA
ontwikkelingen te vertalen in strategische en praktische
adviezen om de SEPA business case te versterken.
Door onze betrokkenheid bij zowel bedrijven als
banken, én door onze kennis van de oplossingen
van leveranciers, zijn wij in staat de brug te vormen
tussen de vraag naar, en het aanbod van oplossingen.
Wij begrijpen als geen ander dat bedrijven er groot
belang bij hebben om processen en systemen op tijd
en gecontroleerd over te laten gaan op de nieuwe
Europese standaarden. Enigma zit bovenop de
actualiteit rondom lopende SEPA discussies en heeft
bewezen haar klanten tijdens impact analyses met
goed doordachte migratie strategieën te helpen om:
• onnodige investeringen in legacy systemen
te voorkomen
• tactische (tijdelijke) of strategische
samenwerkingsverbanden met partners aan te gaan
om delen van deze compliancy op te (laten) lossen
• een slimme fasering toe te passen naar het einddoel
zonder dat dit de compliancy vereiste in gevaar
brengt
ENIGMA – SEPA voor bedrijven
Nationaal en internationaal
betalingsverkeer
Betalingsverkeer binnen bedrijven
• In tegenstelling tot banken, is het
betalingendomein bij bedrijven zelden
een apart domein en er zijn geen
productmanagers specifiek voor
betalingsverkeer.
• Er is weinig affiniteit met nieuwe
ontwikkelingen binnen betalingsverkeer.
• De verantwoordelijkheid voor
betalingsverkeer is verdeeld over
verschillende afdelingen. Het zijn de
afdelingen Treasury, Operations en
Accounting die zich bezighouden
met betalingsverkeer, maar nooit als
hoofdtaak (vaak heerst de opvatting:
‘betalingsverkeer gewoon moet werken’).
• De vereiste SEPA-activiteiten worden
meestal gecombineerd met reguliere
operationele activiteiten
• Niet-bancaire instellingen verwachten
vaak dat de ERP-leverancier de
aanpassingen in het betaaldomein
aanpakt.
• Gedetailleerde kennis van producten
en processen is beperkt.
Enigma Payments Consulting is het enige
consultancybureau in de Benelux dat zich
volledig richt op betalingsverkeer binnen banken
en bedrijven. Het succes van Enigma stoelt op
diepgaande kennis van de betaalprocessen en
de producten maar ook van de (inter)nationale
ontwikkelingen binnen het betalingsverkeer
en betaal- en clearingsystemen. Dat maakt
Enigma tot de juiste partner voor het leveren
van consultancy- en managementdiensten
op het gebied van nationaal en internationaal
betalingsverkeer.
Enigma & SEPA in het kort:
• SEPA scan voor het vaststellen van de impact
van SEPA op bedrijven
• uitgebreide SEPA ervaring bij bedrijven,
overheid en banken
• impactanalyse én realisatie
• Pragmatisch
• samen met PwC initiatiefnemer van de
“Payments Barometer”
• eigenaar van SEPA.nl
• helpdesk betalingsverkeer Goede Doelen
De SEPA focus verschuift
nu naar het bedrijfsleven
De afgelopen vijf jaar heeft het betalingsverkeer in
Europa bij banken in het teken gestaan van SEPA
(Single Euro Payments Area). We zien de SEPA focus
nu verschuiven naar de bedrijfswereld.
Roderick Kroon & Paul Jans,
Enigma Payments Consulting.
Verschillende marktonderzoeken, zoals de ‘Payments
Barometer’ van PwC en Enigma, laten zien dat
SEPA aan bekendheid wint. Buiten het bankwezen
zijn organisaties zich steeds meer bewust dat de
nieuwe SEPA producten moeten worden ingevoerd
en de huidige producten in de komende twee tot
drie jaar worden uitgefaseerd. Vele partijen zijn
inmiddels gestart met het bepalen van de impact op
communicatie, bedrijfsprocessen en ICT en de kansen
die SEPA biedt op het gebied van internationaal cash
management.
De bedrijven, niet-bancaire financiële instellingen
en overheidsorganisaties zien forse investeringen
op hun pad waar geen of slechts geringe voordelen
tegenoverstaan. In gesprekken brengen wij een aantal
relevante onderwerpen onder de aandacht, die de
SEPA business case kunnen versterken.
E-invoicing
Nieuwe
Product
standaarden
Payment
hub
SEPA
Proces
Optimalisaties
In-house
bank
Migratie
services
Cash
management
Payment
institution
Huisbankier
Proces optimalisatie en Internationaal Cash Management zijn
de alom genoemde domeinen die de business case van SEPA
onderbouwen. Enigma onderkent nog vijf additionele onderwerpen.
Pricing
ENIGMA – SEPA voor bedrijven
Vijf onderwerpen die de SEPA
business case versterken
1.Keuze van primaire bank
Het veranderen van huisbankier is ingrijpend. SEPA
brengt noodzakelijke aanpassingen met zich mee
in de relatie tot de huidige (huis-)bank. De formaten
veranderen, correspondentie moet worden aangepast
(IBAN/BIC) en de bedrijfsprocessen en tijdslijnen
wijzigen. Dit is het uitgelezen moment om ook de
huisbankier tegen het licht te houden. Welke bank
ondersteunt het best bij de SEPA migratie, wat zijn de
nieuwe mogelijkheden op het gebied van elektronische
rapportages en cash management.
Daarnaast loopt de SEPA-prijstelling nog steeds
behoorlijk uiteen. Dit biedt mogelijkheden om betere
tarieven te onderhandelen met banken. Bovenstaande
overwegingen en het steeds grotere belang van
bankonafhankelijkheid maken de overstap naar SEPA
tot een uitgelezen kans om de bestaande primaire
bankrelaties te evalueren.
2.Payment HUB
Aangezien veel aanbieders van ERP (Enterprise
Resource Planning)-oplossingen nog weinig gebruik
maken van de mogelijkheden die SEPA biedt ontstaat er
ruimte voor de leveranciers van de payment HUB’s. Een
gecentraliseerd betalingssysteem kan organisaties
helpen om investeringen in hun bestaande
applicaties vanwege de SEPA-betaalinstrumenten
te vermijden of uit te stellen en helpt tegelijkertijd
om hun betalingsprocessen en cashmanagement te
stroomlijnen en aanzienlijke kosten te besparen:
• Vereenvoudiging van de complexe
betalingsprocessen voor organisaties met meerdere
merken/bedrijfsonderdelen en gerelateerde
verwerkingsprocessen (na fusies en overnames).
• Ontkoppeling van de betalingsinfrastructuur van
de primaire processen om (tijdelijk of permanent)
investeringen in applicaties te vermijden wanneer
‘betalingen geen kernactiviteit zijn’.
• Kanaliseren van de nieuwe SEPA-transacties en
-rapportages via een gecentraliseerd systeem in
plaats van meerdere individuele interfaces.
• Introductie van een uniform intern betalingsformaat,
onafhankelijk van ontwikkelingen in de externe
wereld.
• Vergroting van flexibiliteit om in één keer in plaats van
twee keer te migreren naar het nieuwe SCT (SEPA
Credit Transfer)-betaalinstrument en SDD (SEPA
Direct Debit)-betaalinstrument.
• Een centrale oplossing voor SDD-opdrachtbeheer.
3.In-House bank
SEPA biedt een bestaande “in-house bank” de kans
om hun toegevoegde waarde te vergroten. De “inhouse bank” kan zich profileren als ‘SEPA-adviseur’
binnen de groep, SEPA-diensten ontwikkelen voor de
verschillende bedrijfsonderdelen en gebruik maken van
de mogelijkheden voor cash management die SEPA
met zich brengt. Op deze manier kan de in-house bank
zichzelf beter positioneren en steeds meer de rol van de
externe huisbank en/of externe adviseurs overnemen.
Voor organisaties die nog geen in-house bank hebben,
kan SEPA de doorslaggevende argumenten bieden om
die nu op te zetten.
• Met een gemiddelde besparing van tussen de € 2 en
€ 4 per factuur voor de verzender, en een besparing
tot € 30 voor de ontvanger, worden de potentiële
besparingen van e-facturatie voor de EU als geheel
geschat op € 234 miljard. De potentiële besparingen
van E facturatie in combinatie met de SEPA business
case kan het management overtuigen om te
investeren in een project dat beiden combineert.
4.Betaalinstelling
De discussie over de interne bank kan ook nog een
stap verder gaan. Is het zinvol om een betaalinstelling
te worden? Met de implementatie van de Payment
Services Directive (PSD) in november 2009 hebben
niet-bancaire instellingen de mogelijkheid gekregen
om aan te sluiten op de interbancaire clearingsystemen
zonder tussenkomst van een bank (behalve voor de
daadwerkelijke verrekening). Meer en meer organisaties
onderzoeken deze mogelijkheid en hebben plannen om
over te stappen op een ander betalingsmodel waarbij de
rol van banken in het proces deels wordt overgenomen.
5.E-Facturatie
Conclusie
Terwijl in Finland SDD’s al worden vervangen door
een e-facturatie-variant gebaseerd op SCT, worden in
andere landen de twee producten naast elkaar ingezet.
SDD’s en e-facturatie hebben echter overeenkomsten
die het logisch maken om de discussie over hun
implementatie te combineren:
De business case voor SEPA wordt veel sterker
als de volledige waardeketen van het betalingsverkeer
in ogenschouw wordt genomen. Hoewel sommige
ondernemingen SEPA nog steeds zien als een
(door regelgeving gedreven) noodzaak, nemen
andere bedrijven nu de gelegenheid te baat om de
reikwijdte van hun SEPA-projecten te verruimen
tot ‘SEPA-plus’. De complete betalingsprocessen
binnen hun organisatie worden geanalyseerd en
verschillende kansen die voortvloeien uit
de noodzakelijke migratie naar SEPA worden
onderzocht. Door de noodzaak van investeringen
in SEPA te combineren met de onderwerpen
besproken in dit artikel zullen de investeringen
voor veel ondernemingen aantrekkelijker worden.
Dit kan net de katalysator zijn om het management
te overtuigen dat nu het moment is om de investeringen
opwaarts bij te stellen voor SEPA-plus.
• Voor beide is Europese standaardisatie
noodzakelijk en met de introductie van SCT is
een Europese standaard voor e-facturatie veel
eenvoudiger tot stand te brengen.
• SEPA wordt gezien als een extra mogelijkheid
om de kwaliteit van e-Facturatie te versterken.
SEPA en e-facturatie versterken elkaar, door de
nauwe relatie tussen facturen en betalingen.
• e-Facturatie, elektronische betalingen
(e-betalingen) en elektronische opdrachten
(e-opdrachten) vormen gezamenlijk de
basis voor ‘e-SEPA’.
ENIGMA – SEPA voor bedrijven
Voorbereiden op de invoering
van SEPA in acht stappen
Met SEPA bestaat er geen verschil meer tussen
binnen- en buitenlands euro betalingsverkeer.
Hierdoor zijn particulieren en bedrijven in staat
om betalingen binnen Europa tegen dezelfde
prijs en met dezelfde kwaliteit uit te voeren als
de huidige binnenlandse betalingen. Uiteindelijk
moet SEPA leiden tot de beëindiging van de
huidige nationale betaalproducten en wordt het
huidige rekeningnummer (in Nederland 7, 9 of 10
cijfers) in het betalingsverkeer vervangen door
het IBAN (International Bank Account Number).
De SEPA betaalproducten zijn nog in
ontwikkeling. We blijven daarom met z’n allen
gewoon de bestaande nationale betaalproducten
gebruiken en hebben nog geen stimulans om
over te stappen. Uit een recent onderzoek van
Enigma en PwC (SEPA Barometer ) blijkt dat
veel bedrijven de kansen die SEPA meebrengt
nog niet hebben bekeken. Daarbovenop zijn er
ook kosten en acties noodzakelijk om over te
stappen naar de SEPA producten. Bent u een
financieel manager? Heeft uw bedrijf zich al
verdiept in de consequenties van de overgang
naar SEPA betaalproducten? Weet u wat er
gedaan moet worden om tijdig klaar te zijn?
Christien van Meurs,
Managing consultant bij Enigma Payments Consulting
De migratie naar SEPA lijkt nu in een
stroomversnelling te komen en zal op korte
termijn voor veel veranderingen bij zowel
bedrijven als betaalinstellingen gaan zorgen.
Bent u er klaar voor?
© 2011 – Enigma Payments Consulting
Hier vindt u 8 stappen die minimaal genomen moeten
worden voor de migratie naar de SEPA betaalproducten:
1. Zorg dat u het nieuwe rekeningnummer (IBAN) tot u
beschikking heeft voor uw debiteuren en crediteuren.
Dit bestaat in Nederland uit 18 posities en vervangt
de huidige 7, 9 of 10 cijfers. Een IBAN in bijvoorbeeld
Frankrijk en Italië heeft 27 tekens.
2. Informeer uw klanten of leveranciers over uw
rekeningnummer in dit nieuwe formaat. En pas
briefpapier en andere communicatiemiddelen aan.
3.
Analyseer uw debiteuren- en crediteurenadministratie
en bepaal wat gedaan moet worden om het oude
rekeningnummerformaat naar IBAN te veranderen en zo
de nieuwe SEPA producten te kunnen gebruiken.
4.
Als u een acceptgiroverspreider of incassant bent, praat
met uw bank en bespreek wanneer en hoe de huidige
acceptgiro’s en incasso’s gemigreerd kunnen worden
naar de SEPA betaalproducten.
5.
Analyseer de kansen die de nieuwe SEPA producten
bieden voor het factureringsproces. Zo kan de
reconciliatie vereenvoudigd worden en ontstaan er
mogelijkheden voor pan-europese betaal- en vooral
collectie service centers.
6. Praat met uw bank en leverancier van uw
boekhoudpakket en/of ERP systeem en stel zeker dat zij
het SEPA formaat (XML) aankunnen. Vraag ze naar hun
SEPA roadmap en vereisten zodat u weet hoe u de SEPA
betalingen moet aanleveren.
7.
Neem SEPA dit jaar al mee in de planning en
budgetteringscyclus voor de komende jaren. Mogelijk
kunnen de vereiste aanpassingen al meegenomen
worden in reeds geplande systeemvervangings- en/of
aanpassingsinitiatieven.
8.
Breng uw productvoorwaarden in lijn met de nieuwe
SEPA richtlijnen, vermeld bijvoorbeeld dat uw klant de
mogelijkheid heeft om een SEPA incasso te weigeren
voordat de incasso plaatsvindt.
Enigma Payments Consulting
Wilhelminalaan 51
3701 BG Zeist
T (030) 27 60 535
F (030) 27 60 533
[email protected]
Iwww.enigmapayments.nl
SEPA website voor bedrijven:
www.sepa.nl

Download Report