zaak_id bericht_nummer ADVIES EN BEHEER Collegevoorstel Reg.nr. B&W d.d. Openbaar Ja, zonder beperkingen Dienstverlening Programma DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten Ingekomen van Afdeling Advies en Beheer Onderwerp Openbare Europese aanbesteding Arbo-dienstverlening d.d. Dictum In te stemmen met: De start van de Europese openbare aanbesteding voor Arbodienstverlening Het aanbestedingsdocument: Offerteaanvraag ten behoeve van de aanbesteding “Arbo dienstverlening”. Voorbesproken met Wethouder Wim van den Beucken 4 juni 2014 Besluit B&W Akkoord Bespreken Team ABPOS Steller R Lowes Doorkiesnummer +31 77 3596122 Datum Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd Secretaris P. Lucassen Portefeuillehouder W. van den Beucken Collegevoorstel Samenvatting Op 30 september 2014 eindigt het huidige contract tussen Arbo Unie, onze huidige Arbodienstverlener en de gemeente Venlo. Het sluiten van een nieuwe overeenkomst met een Arbodienstverlener is aanbestedingsplichtig. In dit voorstel wordt het college gevraagd in te stemmen met het aanbesteden van een nieuwe overeenkomst en het daarvoor uitgewerkte aanbestedingsdocument, inclusief het Programma van Eisen. In de aanbestedingsdocumenten, onderwerp van de opdracht, die bij deze aanbesteding horen wordt de ambitie van de gemeente Venlo verwoord met betrekking tot de wijze van verzuimbegeleiding. Een breed samengestelde interne projectgroep is gestart met alle werkzaamheden behorende bij dit aanbestedingsproces. Het DT heeft ingestemd met de procedure en de uitgesproken ambitie van de organisatie om het zogenaamde Eigen Regie model van verzuimbegeleiding toe te passen en heeft kennis genomen van de aanbestedingsstukken. De OR heeft ingestemd met zowel de procedure alsook de aanbestedingsdocumenten. Bijlagen Nr. 1. 2. 3. 4. 5. Naam Offerteaanvraag ten behoeve van de aanbesteding “Arbo dienstverlening”. Verzuimcijfers oktober 2012 tot oktober 2013. Kwalitatieve analyse. Brief Instemming OR. DT Voorstel en besluit, 14-5240 DT voorstel en besluit, 14-6000 Datum Mei 2014 Mei 2014 3 juni 2014.. 6 mei 2014 19 mei 2014 2 Collegevoorstel Voorstel Inleiding Op 30 september 2014 eindigt het huidige contract tussen Arbo Unie, onze huidige Arbodienstverlener en de gemeente Venlo. Het sluiten van een nieuwe overeenkomst met een Arbodienstverlener is aanbesteding plichtig. De opdracht van de dienstverlening overschrijdt de drempelwaarde van € 207.000,-- waardoor deze aanbesteding een openbare Europese aanbesteding wordt. In dit voorstel wordt het college gevraagd in te stemmen met het aanbesteden van een nieuwe overeenkomst en het daarvoor uitgewerkte aanbestedingsdocument, inclusief het Programma van Eisen. Het DT heeft op 6 mei, DT voorstel 14-5240, ingestemd met deze procedure en is in het DT overleg van 19 mei jl., DT voorstel 14-6000, geïnformeerd over de aanbestedingsdocumenten. De OR heeft, bij brief van 3 juni 2014, ingestemd met de aanbestedingsprocedure en met de inhoud van de Aanbestedingsdocumenten. Onderwerp van de opdracht De gemeente Venlo zal met betrekking tot haar ziekteverzuimbeleid, zowel preventief alsook curatief1, zich laten ondersteunen door een arbo dienstverlener. De te verkrijgen dienstverlening zal zich gaan focussen, naast het terugdringen van verzuim, op het stimuleren en vergroten van de inzetbaarheid van onze medewerkers en de begeleiding en coaching van de leidinggevenden bij de ziekteverzuimbegeleiding. Bij verzuim wordt de juiste en meest effectieve ondersteuning en begeleiding gegeven gericht op een snelle en verantwoorde re-integratie van de verzuimend medewerker. Onze medewerkers zijn immers ons ‘bedrijfskapitaal’. De leidinggevende zal hier een actieve rol in moeten gaan nemen, als casemanager, en zal worden bijgestaan door de externe deskundige: de bedrijfsarts. De bedrijfsarts vervult de rol van medisch expert en adviseur naar de leidinggevende. Dit alles binnen het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Een goed Programma van Eisen (PvE) zorgt voor de waarborging van de door ons gevraagde kwaliteit en een goede prijs. Op het gebied van Arbodienstverlening kan door middel van het doorlopen van een goed aanbestedingstraject waarschijnlijk een besparing gerealiseerd worden. In het te ontwikkelen PvE zullen tevens de resultaten en geuite wensen uit de recent gehouden evaluatie2 Arbodienstverlening worden meegenomen. Ambitie organisatie Bij het afsluiten van het contract in 2010 is de ambitie uitgesproken dat gedurende de looptijd van het contract onze organisatie zou toe groeien naar het zogenaamde ‘eigen regie’ model. In dit model is de leidinggevende volledig verantwoordelijk voor het verzuim en neemt het voortouw in de verzuimbegeleiding. Dit in de veronderstelling dat de leidinggevende zijn medewerkers het beste kent. Het achterliggende doel hierbij is verzuim breder bespreekbaar te maken, gedrag te veranderen en betrokken te blijven bij de eigen medewerkers en door ‘vooraan in de wedstrijd te zitten’ het verzuim te reduceren3. 1 Curatief: genezend Evaluatie uitgezet oktober, november jl. onder alle leidinggevende in onze organisatie (respons 75%) 3 Verzuim streefnorm vastgesteld in 2012 op 4,6% 2 3 Collegevoorstel Terugkijkend kan worden geconcludeerd dat we deze doelstellingen (streefnorm) nog onvoldoende hebben bereikt. In de ons achterliggende contractperiode (afgelopen vier jaren) is het evenwel gelukt de externe ziekteverzuimkosten structureel met € 30.000,-- per jaar te reduceren en het ziekteverzuim, wat in 2011 nog ruim 7% bedroeg, tot onder de 6% te laten dalen (5,7% eerste kwartaal 2014). In het hoofdenoverleg van 23 april jl. is unaniem door de afdelingshoofden en DT besloten dat onze organisatie zelf een nadrukkelijkere rol dient in te nemen met betrekking tot de verzuimbegeleiding. Er is, zoals gezegd, wederom gekozen voor het zogenaamde Eigen Regie model. In dit model wordt de manager verantwoordelijk gesteld voor de verzuimbegeleiding en re-integratie. Middels gerichte coaching, cursussen e.d. worden de managers hiervoor toegerust. In dit model is het eveneens van belang dat ook de individuele medewerker verantwoordelijk wordt gesteld voor zijn eigen verzuim. Hiervoor zal vaker en nadrukkelijker dan nu het geval is het zogenaamde tripartiete4 gesprek plaats vinden. In het hoofdenoverleg is verder afgesproken dat één jaar na de start van de nieuwe dienstverlening het niveau behaald dient te zijn wat noodzakelijk is om dit eigen regie model te kunnen uitvoeren. Om het eigen regie model goed te kunnen uitvoeren zal het team P&O haar positie hierin moeten nemen. Om het management de benodigde ondersteuning te kunnen geven zal de knowhow, onder andere met betrekking tot de vigerende wetgeving5, processen e.d. aanwezig dienen te zijn. Deze kennis, gezien het specialisme, bij voorkeur niet te ‘versnipperen’ over de bestaande capaciteit binnen het team. In een te schrijven interne notitie zal de invulling en de rol van het team P&O in het Eigen Regie model worden uiteengezet en op welke wijze het team P&O dit gaat inrichten. Aanbestedingsprocedure Onze huidige Arbo dienstverleningsovereenkomst loopt op 1 oktober 2014 af. De nieuwe overeenkomst zal nog niet veel afwijken van de huidige dienstverlening. We streven er wel naar om in de nieuwe contractperiode de verzuimbegeleiding zoveel als mogelijk zelf op te pakken. Door ons hierin te laten begeleiden en te sturen en de organisatie hier naar toe te laten groeien. De afdeling Advies en Beheer (team P&O) is gestart met de voorbereiding van de aanbesteding Arbodienstverlening. Hiervoor is een projectgroep geformeerd welke de werkzaamheden behorende bij de Europese aanbesteding voorbereidt en uitvoert. 4 5 Tripartiete gesprek: verzuimgesprek tussen manager, medewerker en bedrijfsarts. Met name de Wet Verbetering Poortwachter 4 Collegevoorstel De werkgroep is samengesteld uit: Afdelingshoofd Maatschappelijke Ontwikkeling: Teamleider Openbare Gebouwen en Omgeving: Teamleider Samenleven en Werk: OR/VWGM : Inkoopadviseur: Afdeling Advies en Beheer (team P&O): Elske van Beek-Westerdaal; Jan Driesen Edwin Vaassen; Tiny Ververs; Chris Janssen; John Steegh Rob Lowes Het college wordt in dit voorstel gevraagd in te stemmen met de procedure van een Europese aanbesteding. Voor wat betreft het zogenaamde Bedrijfszorgpakket is een overeenkomst gesloten met IZA Bedrijfszorg welke middels een door het V.N.G. uitgeschreven Europese aanbesteding deze dienst heeft verworden. Dit ontslaat de gemeente Venlo van de verplichting om voor dit pakket een separate aanbesteding uit te schrijven. De OR heeft conform art. 27 (lid 1, sub d)van de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsrecht met betrekking tot regelingen arbo omstandigheden, ziekteverzuim regelingen en re-integratiebeleid. Dit betekent dat zij het recht heeft mee te beslissen (instemmingrecht) bij de uiteindelijke keuze van dienstverlener. Voor wat betreft de inhoud van dit voorstel, aankondiging procedure, en de bijbehorende aanbestedingsdocumenten is dit dan ook ter instemming de OR worden voorgelegd. Daar de OR vertegenwoordigd is in de projectgroep Arbo aanbesteding is zij volledig op de hoogte van het proces en de inhoud. Bij brief van 3 juni 2014, heeft de OR ingestemd met zowel de procedure van de aanbesteding alsook met de inhoud van de opdracht. De WOR bestuurder zal vanuit zijn competentie reageren op de in deze brief door de OR gemaakte kanttekeningen. Toekomstige situatie Het nieuw af te sluiten contract wordt voor een periode van drie jaar afgesloten, met twee maal een optionele verlenging van twee jaar. In de basis wijkt het aan te besteden pakket niet af van de huidige dienstverlening met dien verstande dat sturing en begeleiding wordt gevraagd naar het eigen regie model. Het perceel Arbodienstverlening bestaat uit de volgende (sub)onderdelen: • Basispakket Arbodienstverlening o Begeleiding en controle bij de uitvoering van het ziekteverzuimbeleid en sturing naar het eigen regie model o Overige spreekuren o Overleg met het management o Overleg tussen bedrijfsarts en opdrachtgever o Overleg met de ondernemingsraad o Proactieve advisering o Registratie en verwerking van ziekmeldingen en administratie o Rapportage • Aanvullende diensten op afroep Regionale samenwerking Momenteel wordt ook onderzoek gedaan naar de mogelijkheden van regionale samenwerking om tot een gezamenlijke aanbesteding te komen van meerdere gemeenten. 5 Collegevoorstel Op dit moment is niet aan te geven of dit uiteindelijk ook geeffectueerd zal worden. In de aanbestedingsprocedure wordt hier echter wel rekening mee gehouden. De mogelijkheid wordt open gelaten dat andere gemeenten in kunnen stappen in onze procedure zonder dat dit ten koste gaat van overschrijding van de planning en fatale termijnen. Een eventuele deelname na de uiteindelijke gunning behoort ook tot de mogelijkheden. Beoordelings- en gunningsprocedure Gunning van de opdracht zal plaatsvinden op basis van Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). EMVI houdt in dat de Inschrijver, naast de beoordeling op prijs, ook beoordeeld zal worden op kwaliteit. De kwaliteit zal 60% van de beoordeling uitmaken. De prijs zal voor 40% de beoordeling bepalen. Een belangrijk onderdeel van het criterium kwaliteit zullen de uitwerking van casussen zijn en een presentatie, verzorgd door de dienstverlener. De kosten die momenteel gemaakt worden op het gebied van Arbodienstverlening en het Bedrijfszorgpakket kunnen waarschijnlijk worden verminderd. De Inschrijver met de hoogste score (de som van prijs en kwaliteit) zal de opdracht gegund krijgen, mits op de inschrijver geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en de inschrijver aan alle geschiktheidseisen voldoet. Om te bepalen of de inschrijver geschikt is om onderhavige opdracht uit te voeren zal de inschrijver onder andere gevraagd worden om referenties te overleggen. De wegingsfactoren van de subgunningcriteria kwaliteit en prijs zullen nog nader bepaald worden. Deze wegingsfactoren liggen vast voor publicatie van de aankondiging van onderhavige aanbesteding. Verdere procesgang Na instemming door uw college zal publicatie van het aanbestedingsdocument plaats vinden. Begin augustus volgt de beoordeling en (voorlopige) gunning. In augustus wordt u een nieuw collegevoorstel gedaan met betrekking tot deze voorlopige gunning met een Arbodienstverlener. Na deze voorlopige gunning volgt de afronding van de aanbestedingsprocedure met de verplichte beroeps- en bezwaartermijn en de verificatiebespreking met de beoogde Arbo dienstverlener. Als dit, positief, is afgerond volgt de definitieve gunning. De definitieve gunning wordt u ook in een collegevoorstel ter instemming voorgelegd. Het nieuwe contract zal op 1 oktober a.s. ingaan. 6 Collegevoorstel • Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering. . 1. Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Nee, betreft procedurevoorstel. De uitkomst van de aanbesteding laat zien of het bijgestelde budget toereikend is - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur Ja Henk Mepschen Alleen bij voorstellen van de afdeling Ontwikkelbedrijf betreffende projecten: n.v.t. - Kan team SMO instemmen met het voorstel? Naam medewerker 2. Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte’s en inhuur) @Ja of Nee .. Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Bijgaand procesvoorstel heeft geen personele gevolgen en is in overleg met P&O tot stand gekomen. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur 3. Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Ja John Steegh n.v.t. Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur 4. @Ja of Nee .. Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Het volgen van een Europese aanbesteding met als gunningscriterium Economisch meest voordelige inschrijving is geheel in overeenstemming met de Aanbestedingswet en het Strategisch Inkoopkader. - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Naam adviseur 5. Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? Ja Chris Janssen n.v.t. - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het voorstel? Naam adviseur / afdelingsjurist 6. Communicatie intern / extern @Ja of Nee .. Communicatie is verweven in de processtappen van de aanbesteding - Naam adviseur / voorlichter Rob Wanten 7 Collegevoorstel 8
© Copyright 2024 ExpyDoc
