Plan van aanpak opv aanbevelingen rapport

¥
Raadsinformatiebrief
Nr. RI14.0116 (2014)
Betreft: Plan van aanpak opvolging aanbevelingen rapport Rekenkamercommissie 'Op het juiste spoor
en volgens schema?'
Aan de leden van de Gemeenteraad
In de raadsvergadering van 29 september 2014 heeft u de conclusies en aanbevelingen overgenomen
van het rapport van de Rekenkamercommissie ‘Op het juiste spoor en volgens schema?’. U hebt ons
opdracht gegeven om uiterlijk 1 december 2014 met een voorstel te komen voor de wijze waarop wij
de aanbevelingen in dit rapport uitvoeren. Onderstaand leest u het plan van aanpak.
Inleiding
De Rekenkamercommissie (RKC) heeft onderzocht hoe het college is omgegaan met de
raadsbesluiten over eerdere RKC-onderzoeken. De RKC heeft geconcludeerd dat de
informatievoorziening vanuit het college naar de raad over de voortgang en afronding nog verbeterd
kan worden. Daarnaast stelt de RKC vast dat de raad meer mogelijkheden moet krijgen om de
uitvoering van raadsbesluiten inzake RKC-onderzoeken te monitoren.
Plan van aanpak wijze van uitvoering aanbevelingen
Aanbeveling 1
Door raad
overgenomen
aanbeveling
De RKC beveelt de gemeenteraad aan om in het raadsbesluit bij een RKCrapport de opdracht te verstrekken om aanbevelingen uit te voeren, de
aanbevelingen op te nemen in het raadsbesluit en zo nodig een extra opdracht
toe te voegen, zoals een terugkoppeling van de aanpak of de opdracht om de
voortgang op te nemen in reguliere rapportagemomenten en bijvoorbeeld een
deadline te noemen.
Wijze van
opvolging/uitvoering
Ten aanzien van deze aanbeveling is de raad adressant. Het is niet aan het
college hier uitvoering aan te geven. Het college constateert wel dat de raad in
de raadsbesluiten over de laatste RKC-rapporten inderdaad vraagt om een plan
met een deadline daarvoor.
Planning
Niet van toepassing
Aanbeveling 2
Door raad
overgenomen
aanbeveling
Wijze van
opvolging/uitvoering
De RKC adviseert de gemeenteraad het college opdracht te geven om in de
planning en control documenten (bijvoorbeeld bij de tussenrapportage en
jaarrekening) inzicht te geven in de voortgang van de uitvoering van opdrachten
van de raad in het algemeen (moties, toezeggingen etc.) en van recente
aanbevelingen van de RKC in het bijzonder.
Moties en amendementen
Voor de moties en amendementen heeft het college begin 2013 een nieuwe
werkwijze ingericht. Op verzoek van het presidium is besloten eens per kwartaal
aan de commissies een overzicht te geven van de stand van zaken van de
moties en amendementen. Tevens wordt een integraal overzicht van alle moties
en amendementen betrokken bij de Kadernota.
Overgenomen aanbevelingen RKC-rapporten
Het college verantwoordt sinds 2012 de stand van zaken van de uitvoering van
de aanbevelingen jaarlijks in de paragraaf bedrijfsvoering in de
programmarekening. Vanaf de programmarekening 2013 is dat op een wijze
waarbij per aanbeveling wordt toegelicht of deze wel/niet/deels of afwijkend van
de aanbeveling is opgevolgd. Deze werkwijze wordt jaarlijks gecontinueerd.
Raadsinformatiebrief
¥ Pagina 1 van 2
Planning
De processen die nodig zijn om bovenstaande te realiseren, zijn ingericht. Voor
de moties en amendementen is de cyclus zoals hiervoor toegelicht, leidend.
Aanbeveling 3
Door raad
overgenomen
aanbeveling
De RKC adviseert de gemeenteraad de voortgang van de uitvoering van
raadsbesluiten in het algemeen en door de raad vastgestelde aanbevelingen
van RKC-rapporten in het bijzonder actief te bewaken.
Wijze van
opvolging/uitvoering
Ten aanzien van deze aanbeveling is de raad adressant. Het is niet aan het
college hier uitvoering aan te geven.
Planning
Niet van toepassing
Aanbeveling 4
Door raad
overgenomen
aanbeveling
Vraag het college om het proces te borgen en vooral periodiek te
communiceren over de wijze en voortgang van uitvoeren.
Wijze van
opvolging/uitvoering
Na het besluit van de raad over de opvolging van aanbevelingen van een RKCrapport wordt een plan van aanpak (PVA) gemaakt. Daarin staat op welke wijze
en wanneer uitvoering gegeven wordt aan de aanbevelingen. De raad ontvangt
het PVA met een raadsinformatiebrief.
Naar aanleiding van het managementonderzoek van 2011 is een aantal
maatregelen ter verbetering van de borging genomen. Zo is de ambtelijke
bewaking beter gestructureerd en op concernniveau geborgd. Alle
raadsbesluiten over RKC-rapporten zijn goed in beeld.
Zoals bij aanbeveling 2 is toegelicht, wordt de raad jaarlijks geïnformeerd via de
P&C-cyclus. Daarnaast kunnen in de PVA’s nog andere momenten zijn
opgenomen waarop de raad wordt geïnformeerd of betrokken wordt bij de
uitvoering van een aanbeveling. Dat is afhankelijk van de individuele RKCrapporten en de aard van de aanbevelingen.
Planning
De processen die nodig zijn om bovenstaande te realiseren, zijn ingericht.
Vanaf september 2014 wordt voor alle RKC-rapporten die in de raad worden
behandeld een plan van aanpak gemaakt na het nemen van het raadsbesluit.
Informeren raad en RKC over voortgang
Conform het raadsbesluit ontvangt u dit plan van aanpak voor 1 december 2014. In de paragraaf
Bedrijfsvoering in de programmarekening 2014 wordt u geïnformeerd over de stand van zaken van
bovenstaande aanbevelingen. In het raadsvoorstel bij het RKC-rapport is opgenomen dat ook de RKC
geïnformeerd moet worden over de voortgang van de aanbevelingen. Dezelfde informatie die de raad
ontvangt in de programmarekening 2014 wordt aan de RKC toegezonden.
Den Helder, 28 oktober 2014.
Burgemeester en Wethouders van Den Helder,
burgemeester
Koen Schuiling
secretaris
dr. Joost C.M. Cox
Raadsinformatiebrief
¥ Pagina 2 van 2

Download Report