Verbeteren betrokkenheid Raad bij rapporten Rekenkamercommissie

Verbeteren betrokkenheid van de gemeenteraad bij onderzoeksrapporten van de Rekenkamercommissie (Rkc)
1. In de huidige procedure wordt er na het gereedkomen van een rapport een feitencheck uitgevoerd door ambtenaren. Na deze feitencheck wordt het rapport aangeboden aan het college van B&W voor hoor en wederhoor. Door deze bestuurlijke hoor en
wederhoor vindt de discussie veelal plaats aan de bestuurstafel van B&W en is er geen
volwaardige discussie meer mogelijk in de raad. Het college heeft immers haar mening
gegeven en de Rkc heeft daar weer op gereageerd. Voorstel is om de bestuurlijke hoor
en wederhoor te schrappen uit de procedure of op zijn minst optioneel te maken. Aanvullend voordeel is dat de doorlooptijd van rapporten aanzienlijk verkort wordt.
2. Op dit moment worden regelmatig zgn. follow up onderzoeken uitgevoerd. Dit zijn
onderzoeken op basis waarvan de Rkc onderzoekt wat met de aanbevelingen uit een
eerder rapport is gedaan. Het opvolgen van aanbevelingen is echter een taak van het
college en de gemeenteraad kan het college kritisch bevragen op het opvolgen van
aanbevelingen. Het uitvoeren van follow up onderzoeken door de Rkc kan hierdoor
komen te vervallen.
3. Er worden relatief veel onderzoeken uitgevoerd. Voorgesteld wordt, om de aandacht
van de raad niet te laten verslappen om het aantal onderzoeken terug te brengen naar
in principe maximaal 3 per jaar. Maximaal 2 onderzoeken zullen vooraf gepland worden en er zal budgettaire ruimte gecreëerd worden om een onderzoek gedurende het
jaar te initiëren, op basis van actualiteit of een verzoek van de gemeenteraad. De onderzoeken zullen meer gespreid gedurende het jaar worden uitgevoerd om het ambtelijke apparaat zo min mogelijk te belasten.
4. Bij het opstellen van een onderzoeksprogramma wordt rekening gehouden met de
programma’s van de programmabegroting. Alle programma’s dienen in een raadsperiode onderwerp zijn geweest van onderzoek.
5. Meer dan tot op heden zal de Rkc gebruik maken van toezeggingenlijsten, actielijsten
etc. van raadsgremia om onderzoeksonderwerpen zoveel mogelijk aan te laten sluiten
bij de actualiteit.
6. In de huidige jaarplannen en onderzoeksopzetten geeft de Rkc aan wat de relevantie
van de onderzoeken is. Meer dan tot op heden zal aangegeven worden wat de meerwaarde is van de onderzoeken, te denken valt aan politieke actualiteit, accountantsbevindingen en bijvoorbeeld good governance.
7. De onderzoeken zullen meer dan tot op heden zich ook moeten richten op de “burger”.
8. Meer dan tot op heden zal de Werkgroep Financial Audit worden betrokken bij de
onderzoeksagenda. Voorgesteld wordt om 2 x per jaar een overleg te plannen. Een
maal om terug te kijken en eenmaal om voorstellen voor een onderzoeksplan voor het
volgende jaar te bespreken waarbij ook de planning en budgetallocatie aan de orde
komt.
9. De Werkgroep Financial Audit is aanspreekpunt voor de Rkc en wordt gevraagd om
vooraf een inventarisatie uit te voeren bij raadscommissies naar actuele en relevante
onderzoeksonderwerpen. Deze zullen worden besproken in een van de overleggen
tussen de Rkc en de werkgroep. De Rkc kan hierbij ondersteunen.
10. De onderzoeksrapporten zijn veelal (te) uitgebreid. In de nieuwe opzet zullen de
rapporten zich richten op een samenvatting van de bevindingen, de conclusies en aanbevelingen waarbij de uitgebreide onderzoeksbevindingen in een bijlage worden opgenomen.
11. Ook zal bij de aanbevelingen nadrukkelijker onderscheid worden gemaakt tussen:
noodzakelijk, voldoende of keuzevrijheid en zal ook aangegeven worden voor wie de
aanbeveling bedoeld is (raad, college, ambtelijk).
12. Een afgerond rapport wordt besproken in een van de commissies. De commissies
geven een inhoudelijk advies aan de gemeenteraad waardoor het debat gevoerd wordt
in de raad en de betrokkenheid verbeterd. De onderzoeker kan uitgenodigd worden
om de conclusies en aanbevelingen toe te lichten in de raadsvergadering.
13. Door de meerwaarde van de Rkc te vergroten kan meer dan tot op heden ruimte
worden gecreëerd voor advisering tijdens beleidsvormingsprocessen en uitvoering.
Naast de ondersteuning van de gemeenteraad in haar controlerende taak, is het binnen duidelijke kaders, voor de Rkc mogelijk om bij lopende beleidsprocessen en de
uitvoering te adviseren. Hiermee kan tegemoet gekomen worden aan de groeiende
behoefte van de gemeenteraden om onafhankelijke ondersteuning bij complexe besluitvormingstrajecten.
14. Meer gebruik maken van de data analyse van het bureau statistiek en onderzoek.
Periodiek worden de cijfers aangeleverd voor de prestatiemonitor. De Rkc kan op basis
van deze cijfers een onderzoeksagenda opstellen die nadrukkelijker aansluit op het
ondersteunen van de controlerende taak van de gemeente raad.
15. Stroomlijning rapporten:
De Rkc onderscheidt 4 verschillende producten.
1. Onderzoeksrapporten: dit is een diepgaand en soms langdurig onderzoek.
2. QuickScans: een wat oppervlakkiger onderzoek met een kortere doorlooptijd.
3. Rekenkamerbrieven: om de raad aandacht te vragen voor een bepaalde zaak;
hier hoeft niet per se methodisch onderzoek aan ten grondslag te liggen, het kan
ook gaan om iets waar de Rekenkamercommissies ‘tegenaan zijn gelopen’.
4. Vervolgonderzoeken: om aan de raad te rapporteren wat er van eerdere
aanbevelingen van de Rekenkamercommissie en eventuele toezeggingen van het
college is terecht gekomen.
Het onderzoeksproces kent vijf fasen. Hieronder zijn de verschillende fasen van het
onderzoeksrapport benoemd. Voor andere rekenkamerproducten kan het proces er op
onderdelen anders uitzien.
Fase 1. Onderzoeksprogrammering: onderwerpen verzamelen en het Jaarplan.
Fase 2. Onderzoeksopzetten: de Rekenkamercommissie als opdrachtgever.
Fase 3. Onderzoeksuitvoering: werken in stilte.
Fase 4. Rapportage: hoor en wederhoor en presentatie.
Fase 5. Nazorg, evaluatie en vervolgonderzoek.

Download Report