ARIS proceshandboek Inrichten financiële administratie

ARIS proceshandboek
Inrichten financiële administratie
Versie:
3
Status:
Productie
Datum:
04-06-2014
Pagina:
1 van 34
Inrichten financiële administratie
Documenthistorie
Datum
Eenheid
Activiteit
Besproken met:
Uitkomst
25-04-2014
AC
AC
Paul Franssen (AC) en Pieter-Jan Aartsen
(S&I)
Paul Franssen (AC)
Aanvulling verwerkt
09-04-2014
Aanvullingonderzoeks
kostenplaatsen
Onderhouden
procesbeschrijving
20-08-2013
AC
Onderhouden
procesbeschrijving
Paul Franssen, Hein Brouwer
07-02-2013
AC
N.v.t.
06-02-2012
AC
18-08-2011
AC
16-06-02011
AC
Uitdraaien nieuw
proceshandboek
Bespreken wijzigen
organisatorische
stamdata
Vaststellen
procesbeschrijving
Verwerken reacties
controllers
30-03-2011
AC
Aanpassingen
Paul Franssen (AC)
24-03-2011
14-03-2011
28-02-2011
AC
Aanpassingen
AC
23-12-2010
AC
08-12-2010
AC
Inrichten
grootboekadministratie
Uitgebreid tot inrichten
financiële administratie
Geschikt maken voor
controllersoverleg
nanv terugjkoppeling
Tom Nguyen
Bespreken van
concept handboek
2010
Tom Nguyen (AC), Andrea Demmendaal
en Pieter-Jan Aartsen (CC)
Tom Nguyen en Theo van Loon (AC)
Geselecteerd model:
In ARIS-groepsstructuur:
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Paul Franssen, Hein Brouwer, Jacko Hoek,
Harry Hodzelmans en Theo van Loon (AC)
Erik Boels en Jean Rwasibo (F&C)
Chris Schut (Directeur AC) en Eric Boels
(Concern Controller)
Paul Franssen, Hein Brouwer, Jacko Hoek
en Theo van Loon (AC)
Procesbeschrijving
onderhouden
Procesbeschrijving
onderhouden
Nieuw proceshandboek
uitgedraaid
Handboek
geaccordeerd
Handboek vastgesteld
Handboek akkoord
voor vaststellen
Concern Control
Versie geschikt voor
controllersoverleg
Versie geschikt voor
controllersoverleg
Concept versie
Tom Nguyen (AC)
Versie geschikt voor
controllersoverleg
Tom Nguyen (AC)
Aangepaste versie
geschikt voor
terugkoppeling FB
Inrichten financiële administratie
Main group\Algemeen\Processen\Ondersteunende processen\Financieel
management\Inrichten financiële administratie
Pagina 2 van 34
Inrichten financiële administratie
Inhoudsopgave
1.
PROCES: INRICHTEN FINANCIËLE ADMINISTRATIE.........................................................................................4
1.1
2.
PROCES: BEHEER CO GEBIEDEN ..........................................................................................................................6
2.1
3.
PROCESKETEN: BEHEER INTERNE ORDERS ............................................................................................................ 24
PROCES: AANMAKEN WBS-ELEMENT ............................................................................................................... 26
8.1
9.
PROCESKETEN: BEHEER GROOTBOEKREKENINGEN/KOSTENSOORTEN .................................................................. 20
PROCES: BEHEER INTERNE ORDERS ................................................................................................................ 23
7.1
8.
PROCESKETEN: BEHEER KOSTENPLAATSEN ........................................................................................................... 16
PROCES: BEHEER GROOTBOEKREKENINGEN/KOSTENSOORTEN .......................................................... 19
6.1
7.
PROCESKETEN: BEHEER PROFITCENTERS.............................................................................................................. 13
PROCES: BEHEER KOSTENPLAATSEN .............................................................................................................. 15
5.1
6.
PROCESKETEN: BEHEER BEDRIJVEN ...................................................................................................................... 10
PROCES: BEHEER PROFITCENTERS .................................................................................................................. 12
4.1
5.
PROCESKETEN: BEHEER CO GEBIEDEN ...................................................................................................................7
PROCES: BEHEER BEDRIJVEN ...............................................................................................................................9
3.1
4.
PROCESKETEN: INRICHTEN FINANCIËLE ADMINISTRATIE ...........................................................................................5
PROCESKETEN: AANMAKEN WBS-ELEMENT .......................................................................................................... 27
PROCES: BEHEER PRESTATIESOORTEN .......................................................................................................... 29
9.1
PROCESKETEN: BEHEER PRESTATIESOORTEN ....................................................................................................... 30
10. PROCES: BEHEER BTW CODES ........................................................................................................................... 32
10.1
PROCESKETEN: BEHEER BTW CODES ................................................................................................................... 33
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 3 van 34
Inrichten financiële administratie
1.
Proces: Inrichten financiële administratie
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Financieel management
Het doel van dit proces is het inrichten van de financiële administratie om op een
juiste manier te kunnen rapporteren en het daarbij voldoen aan de wetgeving.
De inrichting van de financiële administratie gebeurt in SAP en SAP heeft hiervoor
twee modulen: SAP FI en SAP CO. De financiële administratie ten behoeve van
de externe verslaggeving gebeurt in SAP FI en voor interne verslaggeving in SAP
CO. Gerelateerde termen binnen SAP FI zijn bedrijven en grootboekrekeningen.
Voor SAP CO zijn dit: CO gebieden, kostensoorten, profit centers en WBSelementen.
Direct per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Administratief Centrum (AC)
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het wijzigen en aanmaken van stamgegevens in SAP FI/CO
* het verzoeken om aanmaken van inrichtingselementen in SAP FI/CO
De BTW specialist zorgt ervoor dat:
* een wijziging in de BTW wetgeving wordt vertaald naar een wijzigingsvoorstel
voor SAP en wordt voorgelegd aan Functioneel Beheer.
Verslaggeving zorgt voor:
* het beoordelen van aanvragen voor profitcenters, kostenplaatsen,
grootboekrekeningen om deze nieuw aan te maken of om bestaande te wijzigen.
Verslaggeving en Financiën & Control zorgen gezamenlijk voor:
* het beoordelen en bespreken of de aanpassing/wijziging in de organisatie
gevolgen heeft voor de inrichting in SAP
* het (mede)aanleveren van de informatie voor de aanmaak van
inrichtingselementen in SAP
Financiën & Control is de bepalende factor inzake het inrichten van de financiële
administratie.
Verslaggeving geeft uitvoering aan het door Financiën & Control aangegeven
beleid. Bijvoorbeeld door middel van het bewaken van het ontwikkelen en
implementeren van formulieren en (grootboek)rekeningen, kostensoorten,
kostenplaatsen e.d. en het toetsen en adviseren inzake het inrichten van de
financiële administratie.
Bestuur en Bestuursstaf
De medewerker Financiën & Control zorgt voor:
* het beoordelen van aanvragen voor profitcenters, kostenplaatsen,
grootboekrekeningen om deze nieuw aan te maken of om bestaande te wijzigen.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt voor:
* het indienen van een aanvraag voor profitcenters, kostenplaatsen,
grootboekrekeningen om deze nieuw aan te maken of om bestaande te wijzigen..
Applicatiebeheer zorgt voor:
* het aanmaken van de inrichtingselementen(CO gebied, bedrijf) in SAP FI/CO
Triggers
Afbakening
Prestatie-maatstaf
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Datum opgeslagen: 04-06-2014
De eindgebruiker zorgt voor:
* het uitvoeren van een gebruikerstest, nadat Applicatiebeheerder een
inrichtingselement heeft aangemaakt in SAP.
Aanvraag tot wijziging in de bestaande inrichting van de financiële administratie.
Voorgestane wijziging in de bestaande inrichting van de financiële administratie tot
en met de feitelijke aanpassing van de inrichting van de financiële administratie.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:40:01 PM
rkieft1
Pagina 4 van 34
Inrichten financiële administratie
1.1
Procesketen: Inrichten financiële administratie
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 5 van 34
Beheer CO gebieden
2.
Proces: Beheer CO gebieden
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
Een controllinggebied (CO gebied) wordt ingericht om op eenvoudige wijze allerlei
interne transacties tussen verschillende onderdelen te faciliteren. Een CO gebied
is vooral gericht op interne sturingsrapportages en toerekening van
kosten/opbrengsten aan verschillende activiteiten.
De UvA en alle gelieerden zijn ondergebracht in een CO gebied.
Het blokkeren van een CO gebied is buiten het bereik van deze beschrijving
gelaten.
P.S.
Tot bedrijf 7000 worden alle bedrijven geconsolideerd.
Een nieuw samenwerkingsverband of gelieerd bedrijf zou, ook al zit het in de
fiscale eenheid, een bedrijfsnummer hoger dan 5900 moeten krijgen. Dit beperkt
het risico dat bij de BTW uitdraai voor de BTW aangifte van de UvA
samenwerkingsverbanden of gelieerde organisaties worden betrokken, die
zelfstandig BTW aangifte moeten doen, omdat ze belaste activiteiten verrichten en
zelfstandig naar buiten toe optreden (zoals ACTA; bedrijf 2200 en AUC; bedrijf
2900).
Per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Administratief Centrum (AC)
Het Hoofd Verslaggeving zorgt voor:
* het toetsen of het aanmaken, wijzigen of afsluiten van een CO gebied o.g.v. de
juiste overwegingen plaatsvindt en geen ongewenste effecten heeft en het
uitbrengen van een advies hieromtrent aan Financiën & Control.
* het (mede)aanleveren van de informatie voor aanmaak van CO gebied in SAP.
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het beheren/onderhouden van de stamgegevens van de CO gebieden
* het indienen van een verzoek tot aanmaken, wijzigen of afsluiten van een CO
gebied bij Applicatiebeheer.
Bestuur en Bestuursstaf
Financiën & Control zorgt voor:
* het goedkeuren van het voorstel inzake het aanmaken van een nieuw CO
gebied of afsluiten/wijzigen van een bestaand CO gebied
* het (mede)aanleveren van de informatie voor aanmaak van CO gebied in SAP
Applicatiebeheerder zorgt voor:
* het aanmaken van een nieuw CO gebied in SAP in de acceptatieomgeving
* om het nieuwe CO gebied over te zetten naar productie-omgeving indien de
gebruikerstest goed verlopen is.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
De eindgebruiker zorgt voor:
* het uitvoeren van een gebruikerstest, nadat Applicatiebeheerder een CO gebied
heeft aangemaakt in SAP.
* Wijziging in de bestaande organisatiestructuur
* Wens tot het verbeteren van (financiële) rapportages
Van het ontvangen van de aanvraag tot het aanmaken van een nieuw CO gebied
tot en met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP en
het organisatieregister.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:40:02 PM
rkieft1
Productie
Pagina 6 van 34
Beheer CO gebieden
2.1
Procesketen: Beheer CO gebieden
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 7 van 34
Beheer CO gebieden
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer CO gebieden
Processtappen / objecten
1
Doen van een voorstel voor een
nieuw CO gebied
2
Ontvangen en toetsen voorstel
nieuw CO gebied
3
Beoordelen en vaststellen
verzoek
4
Doorsturen informatie benodigd
voor nieuw CO gebied
5
Beoordelen informatie nieuw
CO gebied
6
7
Vragen om aanvullende
gegevens
Aanmaken CO gebied
8
Testen van gehele CO-gebied
9
Doorgeven aanmaken CO
gebied
Uitvoeren gebruikerstest
10
11
12
Informeren over aanmaak CO
gebied
Overzetten CO gebied naar
productie
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Medewerkers Financiën & Control en controllers kunnen
een voorstel voor een nieuw CO gebied doen.
Het aanmaken, wijzigen of afsluiten van een CO gebied komt zelden voor. Indien een
aanvraag hiervoor wordt ingediend door een controller of een medewerker Financiën &
Control zal het Hoofd Verslaggeving toetsen of sprake is van de juiste overwegingen en er
geen ongewenste effecten optreden. Vervolgens brengt Hoofd Verslaggeving een advies
hieromtrent uit aan de Concern Controller.
De Concern Controller beoordeelt het voorstel inzake het aanmaken, wijzigen of afsluiten van
een CO-gebied. De Concern Controller kan dit doorzetten aan een medewerker Financiën &
Control.
Indien een CO gebied moet worden aangemaakt, gewijzigd of afgesloten stuurt de Concern
Controller of een medewerker Financiën & Control informatie hierover naar Functioneel
Beheer.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de aanvraag is ondertekend en op welk
wijze de aanvraag moet worden verwerkt in SAP. Bij onduidelijkheden of benodigde
aanvulling wordt er afgestemd met betrokkenen.
Voordat de aanvraag wordt doorgestuurd naar Applicatiebeheer, beoordeelt een medewerker
Functioneel Beheer er voldoende informatie is aangeleverd om een CO gebied aan te maken.
Indien aanvullende informatie nodig is, vraagt een medewerker Functioneel Beheer deze aan
de Concern Controller en het Hoofd Verslaggeving.
In de ontwikkelomgeving wordt door Applicatiebeheer een nieuw CO gebied aangemaakt en
in de acceptatieomgeving beschikbaar gemaakt voor testen.
Indien het CO-gebied is aangemaakt in SAP, test een medewerker Functioneel Beheer in de
acceptatieomgeving of het werkt.
De medewerker Functioneel Beheer informeert de betrokkenen over het aanmaken van een
nieuw CO gebied en vraagt om dit te testen.
Voor gehele acceptatie in SAP wordt een gebruikerstest uitgevoerd in de acceptatieomgeving
om te zien of de werking in SAP naar wens is. Desgewenst kan er met Functioneel Beheer en
Applicatiebeheer worden afgestemd welke stamgegevens/transacties nog moeten worden
aangepast.
Als de gebruikerstest positief is uitgevallen vraagt de medewerker Functioneel Beheer
Applicatiebeheer om het CO gebied in de acceptatieomgeving over te zetten naar de
productieomgeving, zodat de eindgebruikers deze kunnen gebruiken.
Nadat het nieuwe CO-gebied in SAP is ingevoerd en getest, worden alle belanghebbenden,
zoals de Concern Controller en Hoofd Verslaggeving, hierover per e-mail geïnformeerd.
Als de gebruikerstest goed is verlopen zorgt de applicatiebeheerder voor het overzetten van het
nieuwe CO gebied van de acceptatieomgeving naar de productie-omgeving.
Pagina 8 van 34
Beheer bedrijven
3.
Proces: Beheer bedrijven
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
Indien een eenheid zicht moet hebben op de eigen balanspositie wordt een bedrijf
voor deze eenheid aangemaakt.
Per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Bestuur en Bestuursstaf
Financiën & Control zorgt voor:
* het beoordelen en goedkeuren van het voorstel inzake het aanmaken van een
nieuw bedrijf of opheffen/wijzigen van een bestaand bedrijf
* het (mede) aanleveren van de informatie voor het aanmaken van een bedrijf in
SAP.
Administratief Centrum (AC)
Het Hoofd Verslaggeving zorgt voor:
* het toetsen of het aanmaken of afsluiten o.g.v. de juiste overwegingen
plaatsvindt en geen ongewenste effecten heeft en het uitbrengen van een advies
hieromtrent aan Financiën & Control.
* het (mede)aanleveren van de informatie voor aanmaak van een bedrijf in SAP
* het testen van de aanpassing van de bedrijven in de financiële administratie
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het beheren/onderhouden van de stamgegevens van een bedrijf
* het indienen van een verzoek tot aanmaken/ afsluiten van een bedrijf bij
Applicatiebeheer
De applicatiebeheerder zorgt voor:
* het aanmaken van een nieuw bedrijf in SAP in de acceptatieomgeving
* om het nieuwe bedrijf over te zetten naar productie-omgeving indien de
gebruikerstest goed verlopen is.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
De eindgebruiker zorgt voor:
* het uitvoeren van een gebruikerstest, nadat de applicatiebeheerder een bedrijf
heeft aangemaakt in SAP.
* Nieuwe juridische entiteiten in het organisatieregister met een wettelijke
verplichting tot publiceren van een balans- en een winst- en verliesrekening.
* Activiteiten die om bijzondere redenen in een bedrijf worden geclusterd (bv.
energiebedrijf).
Van het voorstel inzake het aanmaken, wijzigen of opheffen van een bedrijf tot en
met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP en het
organisatieregister.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:40:02 PM
rkieft1
Productie
Pagina 9 van 34
Beheer bedrijven
3.1
Procesketen: Beheer bedrijven
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 10 van 34
Beheer bedrijven
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer bedrijven
Processtappen / objecten
1
Doen van een voorstel voor een
bedrijf
2
Ontvangen en toetsen voorstel
nieuw bedrijf
3
Beoordelen en vaststellen
verzoek
4
Doorsturen informatie benodigd
voor bedrijf
5
Beoordelen informatie
aanpassing bedrijf
6
8
Sturen checklist van benodigde
gegevens
Aanpassing bedrijf maken in
SAP
Testen van aanpassing bedrijf
9
10
Doorgeven aanpassen bedrijf
Uitvoeren gebruikerstest
11
Informeren over aanpassing
bedrijf
7
12
Overzetten bedrijf naar
productie
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Medewerkers Financiën & Control en controllers kunnen een voorstel voor een nieuw bedrijf
doen.
Een nieuw bedrijfsnummer is gewenst indien er sprake is van een nieuwe juridische entiteit
die een wettelijke verplichting heeft om een balans en winst- en verliesrekening te publiceren.
Ook komt het voor dat een nieuw bedrijfsnummer wordt aangemaakt omdat men de specifieke
wens heeft de hierin onder te brengen activiteiten specifiek te volgen.
Bedrijven kunnen ook worden afgesloten, bijvoorbeeld als een entiteit op houdt te bestaan. Het
Hoofd Verslaglegging toetst deze voorstellen en brengt hier over advies uit aan Financiën &
Control. Door een organisatiewijziging of door de wens voor betere rapportage, kan het
mogelijk zijn dat een nieuw bedrijf in SAP is gewenst. Het bedrijfsnummer is vooral gericht
op de wettelijke verslaglegging via balans en W&V-rekening.
De Concern Controller beoordeelt het voorstel inzake het aanmaken, van een nieuw bedrijf of
het opheffen/wijzigen van een bestaand bedrijf en stelt dit zo nodig vast. De Concern
Controller kan dit doorzetten aan een medewerker Financiën & Control.
Indien een bedrijf moet worden aangemaakt, gewijzigd of afgesloten vraagt de Concern
Controller of een medewerker Financiën & Control Functioneel Beheer hiervoor te zorgen en
stuurt informatie hierover naar Functioneel Beheer.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de aanvraag is ondertekend en op welk
wijze de aanvraag moet worden verwerkt in SAP. Bij onduidelijkheden of benodigde
aanvulling wordt er afgestemd met betrokkenen.
De reeds beschikbare informatie wordt door Functioneel beheer overgenomen op een
checklist. Indien nodig wordt er om aanvullende informatie gevraagd.
Indien aanvullende informatie nodig is, vraagt een medewerker Functioneel Beheer aan de
hand van een checklist om aanvulling van de informatie.
Applicatiebeheer past in de ontwikkelomgeving een bedrijf aan en maakt dit in de
acceptatieomgeving beschikbaar om te worden getest.
Indien een bedrijf is aangemaakt in SAP, test een medewerker Functioneel Beheer in de
acceptatieomgeving of het werkt voor de gebruikers worden geïnformeerd, dat de aanpassing
kan worden getest.
De Functioneel Beheerder geeft de aanpassing door aan de eindgebruikers.
Voor gehele acceptatie in SAP wordt een gebruikerstest uitgevoerd in de acceptatieomgeving
om te zien of de werking in SAP naar wens is. Desgewenst kan er met Functioneel Beheer
worden afgestemd welke stamgegevens/transacties nog moeten worden aangepast.
Als de gebruikerstest positief is uitgevallen vraagt de medewerker Functioneel Beheer
Applicatiebeheer om het bedrijf in de acceptatieomgeving over te zetten naar de
productieomgeving, zodat de eindgebruikers deze kunnen gebruiken.
Nadat het nieuwe bedrijf in SAP is ingevoerd en getest, worden alle belanghebbenden, zoals
de Concern Controller en Hoofd Verslaggeving, hierover per e-mail geïnformeerd.
Als de gebruikerstest goed is verlopen zorgt de applicatiebeheerder voor het overzetten van het
nieuwe bedrijf van de acceptatieomgeving naar de productie-omgeving.
Pagina 11 van 34
Beheer profitcenters
4.
Proces: Beheer profitcenters
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
• Tijdverantwoording met samenhang
De profitcenterstructuur dient de afspiegeling te zijn van de UvA
organisatiestructuur , zoals vastgelegd in het organisatieregister. Het identificeert
alle afzonderlijke resultaatverantwoordelijke eenheden binnen de UvA.
Per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt voor:
* het indienen van een aanvraag voor een nieuw profitcenter of een
wijziging/blokkering van een bestaande profitcenter door middel van een SAP
mutatieformulier profitcenter en kostenplaats bij Financiën & Control.
Administratief Centrum (AC)
Het Hoofd Verslaggeving zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor een nieuw profitcenter of
wijziging/blokkering van bestaand profitcenter
* het ondertekenen van de aanvraag indien akkoord bevonden
De BTW-specialist (IAC) adviseert vooraf bij ieder voorstel tot het aanmaken of
wijzigen van een profitcenter.
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het wijzigen/blokkeren van een bestaand profitcenter
* het aanmaken van een nieuw profitcenter
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Bestuur en Bestuursstaf
De Concern Controller of medewerker Financiën & Control zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor een nieuw profitcenter of
wijziging/blokkering van bestaand
* het ondertekenen van de aanvraag indien akkoord bevonden
Wijziging in de bestaande organisatiestructuur.
Van het ontvangen van de aanvraag tot het aanmaken van een nieuw profitcenter
tot en met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP en
het organisatieregister.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:40:02 PM
rkieft1
Productie
Pagina 12 van 34
Beheer profitcenters
4.1
Procesketen: Beheer profitcenters
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 13 van 34
Beheer profitcenters
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer profitcenters
Processtappen / objecten
1
Indienen aanvraag (wijziging)
profitcenter
2
Beoordelen aanvraag
profitcenter
3
Fiscaal toetsen accoord
profitcenter
Vaststellen aanvraag mutatie
profitcenter
Vragen om herziening
aanvraag/wijziging profitcenter
4
5
6
7
8
9
Doorsturen SAP
mutatieformulier profitcenter en
kostenplaats
Ontvangen en beoordelen
aanvraag (wijziging)
profitcenter
Accorderen SAP
mutatieformulier profitcenter en
kosten plaats
Beoordelen informatie
aanpassing profitcenter
10
Wijzigen/blokkeren profitcenter
11
12
Aanmaken profitcenter
Doorgeven wijziging
profitcenter
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Een controller van een eenheid dient door middel van het SAP mutatieformulier profitcenter
en kostenplaats bij Financiën & Control een aanvraag in voor het wijzigen of aanleggen van
een profitcenter.
P.S.
Een aanvraag voor het wijzigen of aanleggen van een profitcenter moet altijd gepaard gaan
met een gewijzigde versie van het organisatieregister.
De beleidsmedewerker van Financiën & Control beoordeelt het voorstel inzake het aanmaken
van een nieuw profitcenter of het opheffen/wijzigen van een bestaand profitcenter. Indien de
beleidsmedewerker van Financiën & Control de aanvraag positief beoordeelt vraagt hij de
BTW specialist om de aanvraag fiscaal te toetsen.
De BTW specialist van IAC toetst de aanvraag van een nieuw profitcenter vooraf op fiscale
aspecten en accordeert de aanvraag.
Als de BTW specialist de aanvraag voor het profit center heeft geaccordeerd, stelt de Concern
Controller de aanvraag vast.
Als de medewerker Financiën & Control niet akkoord is met de aanvraag voor een nieuw
profitcenter of wijziging/blokkering van een bestaand profitcenter vraagt deze om herziening
van de aanvraag.
Indien een profitcenter moet worden aangemaakt, gewijzigd of afgesloten stuurt de
beleidsmedewerker van Financiën & Control het formulier door naar Verslaggeving.
Het Hoofd Verslaggeving beoordeelt de aanvraag tot een nieuw of gewijzigd profitcenter.
Als het Hoofd Verslaggeving de aanvraag positief beoordeelt ondertekent hij het SAP
mutatieformulier profitcenter en kostenplaats en stuurt de aanvraag door naar Functioneel
Beheer om de mutatie in SAP te verwerken.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de aanvraag is ondertekend en op welk
wijze de aanvraag moet worden verwerkt in SAP. Bij onduidelijkheden of benodigde
aanvulling wordt er afgestemd met betrokkenen.
Bij een bestaand profitcenter kan een medewerker Functioneel Beheer de naam van het
profitcenter, de afdelingsnaam of de verantwoordelijke persoon wijzigen of het profitcenter
blokkeren.
De Functioneel Beheerder maakt een nieuw profitcenter aan.
Nadat het profitcenter is aangemaakt, gewijzigd of geblokkeerd informeert de medewerker
Functioneel Beheer alle belanghebbenden, zoals de controller van de betreffende eenheid, het
Hoofd Verslaggeving en de Concern Controller en de BTW-specialist hierover per e-mail.
Pagina 14 van 34
Beheer kostenplaatsen
5.
Proces: Beheer kostenplaatsen
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Activamanagement met samenhang
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
• Tijdverantwoording met samenhang
Het aanleggen/wijzigen/opheffen van entiteiten in SAP waarop kosten en
opbrengsten kunnen worden geregistreerd die niet direct toerekenbaar zijn aan
primaire activiteiten. Kostenplaatsen representeren in de regel ondersteunende
activiteiten.
De organisatie-eenheden die personele capaciteit omvatten, worden altijd door
een kostenplaats gerepresenteerd. Dit zijn de zogenaamde HR
stamkostenplaatsen. De hiërarchie hiervan dient te corresponderen met het
organisatieregister.
Per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Transacties moeten worden toegewezen aan WBS-nummers of aan
kostenplaatsen, anders leidt dit tot doublures.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt voor:
* het indienen van een aanvraag voor een nieuwe kostenplaats of een
wijziging/blokkering van een bestaande kostenplaats.
Administratief Centrum (AC)
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het na akkoord van Verslaggeving wijzigen/blokkeren van een bestaande
kostenplaats
* het na akkoord van Verslaggeving aanmaken van een nieuwe kostenplaats.
Het Hoofd Verslaggeving zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor nieuw/bestaand kostenplaats of een te
blokkeren kostenplaats
* het ondertekenen van de aanvraag indien akkoord bevonden
De BTW-specialist (IAC) adviseert bij ieder voorstel tot het aanmaken van een
nieuwe kostenplaats vooraf over de te gebruiken BTW codes.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Bestuur en Bestuursstaf
De Concern Controller of medewerker Financiën & Control zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor een nieuwe/bestaande kostenplaats of
een te blokkeren kostenplaats (alleen indien het een HR-stamkostenplaats betreft
* het ondertekenen van de aanvraag indien akkoord bevonden
* om eventueel met Verslaggeving na te gaan of verzoek op andere wijze kan
worden ingevuld indien er twijfels zijn over het doel en nut van de aangevraagde
kostenplaats.
* wijziging in het organisatieregister
* vrijgeven/wijzigen/blokkeren van een kostenplaats
Van het ontvangen van een aanvraag tot het wijzigen van een kostenplaats tot en
met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP en het
organisatieregister.
[email protected]
[email protected]
May 20, 2014 4:51:36 PM
rkieft1
Productie
Pagina 15 van 34
Beheer kostenplaatsen
5.1
Procesketen: Beheer kostenplaatsen
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 16 van 34
Beheer kostenplaatsen
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer kostenplaatsen
Processtappen / objecten
1
Indienen aanvraag (wijziging)
kostenplaats
2
3
4
5
Beoordelen mutatie
kostenplaats
Vragen om herziening mutatie
kostenplaats
Doorsturen aanvraag akkoord
SAP HR kostenplaats
Doorsturen aanvraag
onderzoeks-kostenplaats
6
Accorderen SAP
mutatieformulier profitcenter en
kostenplaats
7
Fiscaal toetsen akkoord
kostenplaats
Doorsturen aanvraag overige
kostenplaatsen
Ontvangen (wijziging)
kostenplaats
Beoordelen aanvraag mutatie
kostenplaats
8
9
10
11
12
13
14
Fiscaal toetsen akkoord
kostenplaats
Controleren aanvraag
kostenplaats
Accorderen aanvraag mutatie
kostenplaats
Wijzigen/blokkeren
kostenplaats
15
Aanmaken kostenplaats
16
Doorsturen SAP
mutatieformulier profitcenter en
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Een (project)controller dient door middel van het SAP mutatieformulier profitcenter en
kostenplaats bij Financiën & Control een aanvraag in voor het wijzigen of aanleggen van een
kostenplaats.
P.S.
Aanvraag en mutatie op kostenplaatsen kunnen de volgende drie soorten kostenplaatsen zijn:
1.Personele kostenplaatsen; in geval van personele kostenplaatsen, zal ook altijd een
organisatieregister toegevoegd moeten worden bij de aanvraag. Tab financieel kan de
controller de mutatie aangeven. Voor het tabblad personeel zal de controller contact moeten
opnemen met de eigen P&O afdeling om zodoende tot een goed kloppend personele tab te
kunnen komen. Nadat dit gereed is kan het SAP mutatieformulier profitcenter en kostenplaats
én gewijzigd organisatieregister personeel & financieel, ter beoordeling worden gestuurd naar
Financiën & Control.
2. Onderzoeksgroep kostenplaatsen; in geval van aanvragen voor onderzoeksgroep
kostenplaatsen, zal er ook een SAP mutatieformulier profitcenter en kostenplaats
ingevuld moeten worden. Zolang de structuur nog niet is opgenomen in het organisatieregister
zal deze niet meegestuurd hoeven te worden. Als dit echter wel het geval is, dan zal ook de
wijziging in de tab onderzoeksgroepen (nog in ontwikkeling) meegestuurd moeten worden
naar Financiën & Control.
3.Overige financiële kostenplaatsen; in geval van aanvragen voor overige kostenplaatsen kan
worden volstaan met het opsturen van een SAP mutatieformulier profitcenter en kostenplaats
naar Financiën & Control.
Het Hoofd Verslaggeving beoordeelt de aanvraag tot een nieuwe of gewijzigde kostenplaats.
Als de aanvraag akkoord is, tekent het Hoofd Verslaggeving de aanvraag.
Indien bij beoordeling wordt getwijfeld over doel en nut van de kostenplaats, wordt nagegaan
of kostenplaats nodig is en om aanvraag eventueel te herzien.
Het Hoofd Verslaggeving stuurt aanvragen voor kostenplaatsen met personele lasten door naar
Financiën & Control in verband met eventuele noodzakelijke aanpassingen van het
organisatieregister.
Het Hoofd Verslaggeving stuurt aanvragen voor wijziging van kostenplaatsen voor de
onderzoeksorganisatie door naar Financiën & Control.
P.S.
Het organisatieregister is uitgebreid met een tabblad over de onderzoeksorganisatie.
Aanvragen voor onderzoekskostenplaatsen kunnen alleen na voorafgaande wijziging in het
organisatieregister tab 3 worden aangelegd of gewijzigd. Aanvragen voor nieuwe
onderzoekskostenplaatsen worden daarom naar Financiën & Control doorgestuurd en getoetst
aan het organisatieregister, omdat dit ook impact heeft op de indeling van de onderzoekscodes
in METIS.
Overige aanvragen voor wijziging van kostenplaatsen worden als de aanvraag door het Hoofd
Verslaggeving positief is beoordeeld ondertekend.
Indien het Hoofd Verslaggeving overige aanvragen voor kostenplaatsen positief beoordeelt
stuurt hij de aanvraag door naar de BTW specialist om deze fiscaal te toetsen.
De BTW specialist van IAC toetst de aanvraag van een nieuwe kostenplaats vooraf op fiscale
aspecten en accordeert de aanvraag.
Het Hoofd Verslaggeving stuurt als de aanvraag op fiscale aspecten is beoordeeld rechtstreeks
door naar Functioneel Beheer om in SAP te worden verwerkt.
De medewerker Functioneel Beheer ontvangt de aanvraag voor het aanmaken van een nieuwe
of het wijzigen van een bestaande kostenplaats.
De Concern Controller beoordeelt het voorstel inzake het aanmaken, opheffen of wijzigen van
een kostenplaats met personele lasten of een "onderzoekskostenplaats". De Concern Controller
kan dit doorzetten aan een medewerker Financiën & Control.
De BTW specialist van IAC toetst de aanvraag van een nieuwe kostenplaats vooraf op fiscale
aspecten en accordeert de aanvraag.
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de aanvraag is ondertekend en op welk
wijze de aanvraag moet worden verwerkt in SAP. Bij onduidelijkheden of benodigde
aanvulling wordt er afgestemd met betrokkenen.
Als de BTW specialist de aanvraag voor de SAP HR kostenplaats heeft geaccordeerd, stelt de
Concern Controller de aanvraag vast.
Bij een bestaande kostenplaats kan een medewerker Functioneel Beheer de naam van de
kostenplaats, de afdelingsnaam of de verantwoordelijke persoon wijzigen of
de kostenplaats blokkeren.
Bij het aanmaken in SAP van de kostenplaats wordt de kostenplaats ook gekoppeld aan een
kostenplaatsgroep. Daarnaast moet er ook worden aangegeven of het een OBP of WP
kostenplaats is.
Indien een profitcenter moet worden aangemaakt, gewijzigd of afgesloten stuurt de
beleidsmedewerker van Financiën & Control het formulier door naar Verslaggeving.
Pagina 17 van 34
Beheer kostenplaatsen
17
kostenplaats
Doorgeven wijziging/nieuwe
kostenplaats
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Nadat de kostenplaats is aangemaakt, gewijzigd of geblokkeerd informeert de medewerker
Functioneel Beheer alle belanghebbenden, zoals de controller van de betreffende eenheid, het
Hoofd Verslaggeving en de Concern Controller en de BTW-specialist hierover per e-mail.
Pagina 18 van 34
Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
6.
Proces: Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
Bovenliggende modellen
Doel
• Activamanagement met samenhang
• Bank met samenhang
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
In het rekeningschema (accounting manual) wordt onderscheid gemaakt in
balans- en resultaatrekeningen zoals voorgeschreven in de richtlijnen van OCW.
Dit is SAP FI.
In SAP CO worden interne toerekeningen geadministreerd m.b.v. een aantal
aanvullende rekeningen, o.a. budgetverdeling CvB, budgetverdeling binnen
faculteiten, matching projecten, dienstverlening shared service centra, verrekening
personele inzet etc.
IN SAP FI wordt een grootboekrekening aangemaakt als een balans- of
resultaatrekening. In SAP CO worden primaire en/of secundaire kosten/opbrengstensoorten geregistreerd.
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Sommige grootboekrekeningen/kostensoorten zijn slechts te boeken via een
subadministratie.
Per aanvraag
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Het is mogelijk om grootboekrekeningen / kostensoorten aan BTW te koppelen,
maar dit wordt niet als wenselijk beschouwd, omdat dit veel
herstelwerkzaamheden zou meebrengen.
Faculteiten en overige diensten
De controller zorgt voor:
* het indienen van een aanvraag voor een mutatie van een grootboekrekening
en/of kostensoort door middel van een SAP mutatieformulier Grootboek en
kostensoort bij Verslaggeving.
Administratief Centrum (AC)
Verslaggeving zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor een nieuwe grootboekrekening(en/of
kostensoort)
* het beoordelen van verzoeken om grootboekrekeningen te wijzigen/blokkeren
* het ondertekenen van de aanvraag indien akkoord bevonden
Eventueel kan Verslaggeving ook een aanvraag indienen om bestaande
grootboekrekeningen te wijzigen of te blokkeren.
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het wijzigen/blokkeren van een bestaande grootboekrekening(en/of kostensoort)
* het aanmaken van een nieuwe grootboekrekening (en/of kostensoort)
* het koppelen van een kostensoort aan een kostensoortgroep onder de
hoofdstructuur van IV EXPLOIT (CO) en UVAD (FI).
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Bestuur en Bestuursstaf
De Concern Controller of medewerker Financiën & Control zorgt voor:
* het beoordelen van de aanvraag voor een nieuwe grootboekrekening(en/of
kostensoort) en het beoordelen van een verzoek om een bestaande
grootboekrekening of kostensoort te wijzigen of te blokkeren.
-wijzing richtlijnen OCW
-noodzaak voor verdere kostendifferentiatie
Van het ontvangen van een aanvraag voor een grootboekrekening / kostensoort
tot en met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:06:56 PM
rkieft1
Productie
Pagina 19 van 34
Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
6.1
Procesketen: Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 20 van 34
Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
Processtappen / objecten
1
Indienen aanvraag (wijziging)
grootboek/ kostensoort
2
Beoordelen (wijziging)
grootboek/ kostensoort
3
Accorderen SAP
mutatieformulier Grootboek en
kostensoort
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Beoordelen aanvraag
(wijziging) grootboek/
kostensoort
Verzenden reden afkeuring
(wijziging) grootboek/
kostensoort
Verzenden (wijziging)
grootboek/ kostensoort
Ontvangen e-mail met reden
afkeuring (wijziging)
Controleren aanvraag en
bepalen van benodigde stappen
Wijzigen/blokkeren
grootboekrekening in
rekeningschema
Invoeren grootboekrekening in
rekeningschema
Aanleggen kostensoort CO
(secundair)
Wijzigen beschikbaarstelling
aan bedrijven
Beschikbaarstellen
grootboekrekening aan
bedrijven
Aanleggen grootboekrekening
FI (primair)
Onderscheiden soort grootboek
rekening
Aanleggen kostensoort
Koppelen kostensoort aan
kostensoortgroep
Doorgeven wijziging/nieuwe
grootboekrekening of
kostensoort
Onderscheiden soort grootboek
rekening
Doorgeven wijziging/nieuw
grootboekrekening
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Een (project)controller dient door middel van het SAP mutatieformulier Grootboek en
kostensoort bij Verslaggeving een aanvraag in voor het wijzigen of aanleggen van een
grootboekrekening (resultatenrekening of balansrekening) of kostensoort.
Het Hoofd Verslaggeving toetst of de aanvraag van een nieuwe of gewijzigde
grootboekrekening of kostensoort voldoet aan de verslaggevingseisen van het Ministerie van
OCW en het interne rekeningschema.
Als de aanvraag voldoet aan de verslaggevingseisen van het Ministerie van OCW en het
interne rekeningschema accordeert Verslaggeving het SAP mutatieformulier Grootboek en
kostensoort.
P.S.
Aanvragen voor kostensoorten of grootboekrekeningen hoeven enkel door Verslaggeving te
worden
goedgekeurd en niet door Financiën & Control, mits ze passen binnen een bestaande
kostensoortgroep in IV_EXPLOIT / rekeninggroep binnen UVA1 / UVAD. Als de hiërarchie
met name van kostensoorten gewijzigd zou moeten worden, is dat wel een kwestie voor
Financiën & Control. Aanleiding hiervoor kan zijn verandering in Jaarverslaggevingsrichtlijn
of wijziging in managementinformatiebehoefte.
De Concern Controller toetst de aanvraag aan de verslaggevingseisen van het Ministerie van
OCW en het interne rekeningschema. De Concern Controller kan dit doorzetten aan een
medewerker Financiën & Control.
Als de Concern Controller de aanvraag afwijst verstuurt hij een e-mail met de reden voor het
afkeuren van de aanvraag.
Als de Concern Controller akkoord gaat met de aanvraag verstuurt hij de aanvraag tot
wijziging van de grootboekrekening of kostensoort door aan Functioneel Beheer.
De controller ontvangt de e-mail met reden van de afkeuring (wijziging).
Een medewerker Functioneel Beheer controleert of de aanvraag is ondertekend en op welk
wijze de aanvraag moet worden verwerkt in SAP. Bij onduidelijkheden of benodigde
aanvulling wordt er afgestemd met betrokkenen. Daarnaast wordt de nieuwe kostensoort in
UvAdata vastgelegd.
Een grootboekrekening wordt gebruikt in SAP FI (hetzij als balans- als een resultaatrekening)
en in SAP CO (als primaire kostensoort, als resultaatrekening dient voor boeking directe
kosten). In SAP CO wordt een secundaire kostensoort alleen gebruikt voor toewijzing van
indirecte kosten.
Een medewerker Functioneel Beheer wijzigt of blokkeert de grootboekrekening of kostensoort
in het rekeningschema.
De medewerker Functioneel Beheer voert de grootboekrekening in het rekeningschema in. Als
de gewenste grootboekrekening een resultaatrekening is, dan wordt dit ook als primaire
kostensoort genoemd. Hierop worden de directe kosten geboekt.
De medewerker Functioneel Beheer kan resultaatrekeningen ook alleen in SAP CO aanleggen.
Hierop worden dan de indirecte kosten geboekt.
De medewerker Functioneel Beheer wijzigt de beschikbaarstelling aan bedrijven.
De medewerker Functioneel Beheer stelt de grootboekrekening beschikbaar aan bedrijven.
De medewerker Functioneel Beheer legt de grootboekrekening aan in SAP FI.
Bij een nieuwe grootboekrekening in de exploitatierekening maakt Functioneel Beheer ook
een kostensoort aan in SAP CO. Deze nieuwe kostensoort moet nog worden gekoppeld aan
een kostensoortgroep.
De medewerker Functioneel Beheer legt de kostensoort aan.
De medewerker Functioneel Beheer koppelt de kostensoort aan de kostensoortengroep.
Nadat de grootboekrekening of kostensoort is aangemaakt, gewijzigd of geblokkeerd
informeert de medewerker Functioneel Beheer het Hoofd Verslaggeving hierover per e-mail.
Bij een nieuwe grootboekrekening in de exploitatierekening maakt Functioneel Beheer ook
een kostensoort aan in SAP CO. Deze nieuwe kostensoort moet nog worden gekoppeld aan
een kostensoortgroep.
Nadat de invoer in SAP van de nieuwe of gewijzigde grootboekrekening heeft plaatsgevonden,
worden alle belanghebbenden hierover per e-mail geïnformeerd.
P.S.
Wijzigingen worden altijd per e-mail doorgegeven. Daarnaast wordt eventueel mondeling
Pagina 21 van 34
Beheer grootboekrekeningen/kostensoorten
21
22
23
24
Aanpassen Accounting Manual
Ontvangen wijziging/nieuw
grootboekrekening
Ontvangen wijziging/nieuw
grootboekrekening
Ontvangen wijziging/nieuw
grootboekrekening
Datum opgeslagen: 04-06-2014
nadere toelichting verstrekt bij belangrijke wijzigingen of wijzigingen met verdergaande
gevolgen, zoals ten aanzien van de werkkostenregeling.
Hoofd Verslaggeving past het Accounting Manual aan.
De aanvragende controller, Hoofd Verslaggeving en de Concern Controller ontvangen bericht
van het aanmaken of wijzigen van de grootboekrekening.
De aanvragende controller, Hoofd Verslaggeving en de Concern Controller ontvangen bericht
van het aanmaken of wijzigen van de grootboekrekening.
De aanvragende controller, Hoofd Verslaggeving en de Concern Controller ontvangen bericht
van het aanmaken of wijzigen van de grootboekrekening.
Pagina 22 van 34
Beheer interne orders
7.
Proces: Beheer interne orders
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
In SAP gaat het bij interne orders om:
- interne orders; WBS-elementen kunnen afrekenen naar een interne order, ze
kunnen worden gebruikt om een specificatie te krijgen van reserverekening 1512;
en
- pandcodes ("statistische orders") kunnen als extra dimensie worden gebruikt in
Vastgoed en FC om baten en lasten op te boeken. Door het gebruik van
pandcodes kunnen kosten worden toegerekend aan kostensoort, kostenplaats en
pand (bijvoorbeeld bij eigendomsregistratie).
Er is bij Facility Services één "statistische order" voor kosten / opbrengsten <
boekjaar. Maar dat is in feite een pandcode.
Resultaatbestemming projecten of eigendomsregistratie of huur van panden
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Administratief centrum
De medewerker Projectadministratie zorgt ervoor dat:
* de interne order wordt aangemaakt zoals aangegeven bij het aanmaken van
een of meer WBS-elementen
* de interne order bij het afsluiten van het project wordt 'leeggeboekt'.
De controller of Controller Vastgoed zorgt ervoor dat:
* de informatie wordt aangeleverd om een pand als een interne order aan te
kunnen maken in SAP
* eventuele wijzigingen in de stamgegevens van een interne order worden
aangeleverd.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Administratief Centrum
De BTW-specialist (van IAC) adviseert de controller bij ieder voorstel tot het
aanmaken van WBS-elementen voor vast actief in aanbouw ("V") en voor
contractactiviteiten ("C") boven de 50.000 euri vooraf over de te gebruiken BTW
codes.
Bij het bestemmen van het resultaat op projecten of het aanmaken van een of
meer WBS-elementen bij de start van projecten wordt een interne order
aangemaakt om het resultaat te kunnen overboeken.
Van resultaatbestemming projecten of eigendomsregistratie of huur van panden
tot en met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in SAP.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:40:02 PM
rkieft1
Productie
Pagina 23 van 34
Beheer interne orders
7.1
Procesketen: Beheer interne orders
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 24 van 34
Beheer interne orders
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer interne orders
Processtappen / objecten
1
Verstrekken informatie interne
order
2
Fiscaal toetsen aanmaken WBSelementen
3
Verzoeken om aanmaken
interne order
4
Ontvangen melding aanmaken
interne order
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Aan elk WBS-element dient een label te worden meegegeven, zodat bij de
crediteurenadministratie eenduidig is te bepalen of het om een ondersteunende of een primaire
taak gaat, en als het om een primaire taak gaat, of die BTW plichtig is. De controllers van de
afzonderlijke faculteiten geven aan hoe elke afzonderlijke WBS gelabeld moet worden, door
een projectsoort op te geven en door aan te geven of de activiteit BTW plichtig is.
De controller heeft bij ieder voorstel tot het aanmaken van WBS-elementen voor vast actief in
aanbouw ("V") en voor contractactiviteiten ("C") boven de 50.000 euri vooraf overleg met de
BTW specialist over de te gebruiken BTW codes.
Bij bestemming van resultaat uit een project of eigendomsregistratie bij aanschaf of huur van
een pand moet een interne order worden aangemaakt. Hierop worden de direct aanwijsbare
kosten, zoals afschrijving, onderhoud, beveiliging, et cetera, die betrekking hebben op het
project geboekt. De controller dient hiervoor een verzoek in bij de medewerker
Projectenadministratie.
De controller of Controller Vastgoed ontvangt een melding van de medewerker
Projectenadministratie als een interne order is aangemaakt.
Pagina 25 van 34
Aanmaken WBS-element
8.
Proces: Aanmaken WBS-element
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Beheer octrooien met samenhang
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
• Projectadministratie algemeen met samenhang
• Projectadministratie algemeen
• Projectadministratie Onderwijs & Onderzoek met samenhang
Het juist en volledig aanmaken van WBS-elementen die voor verschillende
doeleinden wordt gebruikt. Bijvoorbeeld voor acquisitie, onderzoek en onderwijs,
grote investeringen, intern of extern.
Dagelijks
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Faculteiten en overige diensten
De medewerker projectbureau of (project)controller zorgt ervoor dat:
* een formulier voor het aanleggen van een WBS-element wordt ingevuld.
* de BTW plicht bij het aanmaken van een WBS-element wordt bepaald.
Het hoofd projectbureau of de (project)controller zorgt ervoor dat:
* het formulier voor de aanleg van een WBS-element wordt gecontroleerd en
eventueel aangevuld.
Administratief centrum
De BTW specialist (van IAC) adviseert bij adviesaanvragen van de
(project)controller of medewerker projectbureau bij het aanmaken van WBSelementen.
De BTW kwestie speelt met name bij het aanmaken van WBS-elementen met een
V- of C-nummer.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
De medewerker projectadministratie zorgt ervoor dat:
* het formulier voor de aanleg van een WBS-element wordt gecontroleerd op
juistheid en volledigheid, o.a. ten aanzien van de BTW plicht
* het formulier wordt verwerkt in SAP
* een mededeling wordt gedaan dat het WBS-element is aangemaakt
* de brondocumenten die ten grondslag liggen aan onderhanden werk (OHW)
WBS-element worden gearchiveerd.
Nieuw project door middel van Startdocument nieuw project.
Van het voorstel inzake het aanmaken, wijzigen of opheffen van een WBSelement tot en met het wijzigen van de master data / organisatorische stamdata in
SAP.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:06:56 PM
rkieft1
Acceptatie
Pagina 26 van 34
Aanmaken WBS-element
8.1
Procesketen: Aanmaken WBS-element
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 27 van 34
Aanmaken WBS-element
Korte uitleg per processtap van proces: Aanmaken WBS-element
Processtappen / objecten
1
Eventueel advies aanvragen
BTW Specialist
2
Adviseren op aanmaken WBSelement
3
Aanvragen aanleg WBSelement
Beschrijving / doel
De (project)controller of medewerker Projectbureau vraagt bij twijfel de BTW specialist bij
het aanmaken van WBS-elementen.
De BTW specialist (van IAC) adviseert over het aanmaken van een WBS-element.
Een WBS-element wordt aangevraagd met het daartoe bestemde formulier.
WBS-elementen worden aangevraagd voor Onderzoek- & Onderwijs (O&O) projecten,
investeringsprojecten en interne projecten. Kosten kunnen worden toegerekend aan
bijvoorbeeld regulier onderwijs en onderzoek (WBS-elementen die beginnen met hoofdletter
R), contractonderwijs en -onderzoek (WBS-elementen die beginnen met hoofdletter C), of aan
niet-onderwijs- of niet‑ onderzoeksgebonden activiteiten (WBS-elementen die beginnen met
hoofdletter I = interne projecten, of K = kostenplaatsen) of V = Vastgoed).
Voor O&O projecten geldt het volgende:
* hoofd acquisitie-element: per profitcenter wordt een WBS-element aangemaakt, beginnende
met A.profitcenter.000X. Onder dit WBS-element wordt voor iedere verzonden offerte een
nieuw WBS-element aangemaakt.
* Sub-A-WBS-element: bij de aanleg van een Sub-A-WBS-element wordt een ACQU mijlpaal
aangemaakt. De begroting wordt ingevoerd en de reactietermijn van de opdrachtgever
* WBS-element: bij de aanmaak van een WBS-element is het van belang dat wordt
aangegeven of het om een onderhanden werk project gaat of niet. Dit gebeurt door de correcte
projectsoort aan te geven. Tevens dient aangegeven te worden of het om een I-(intern), R(regulier onderwijs en onderzoek), of C- (extern) project gaat.
Bij een nieuw OHW WBS-element worden de begroting en de mijlpalen ingevoerd.
De volgende mijlpalen kunnen worden ingevoerd bij het aanleggen van het WBS-element:
* mijlpaal CONTF: mijlpaal voor de faculteit (vrij in te vullen).
* mijlpaal BEOOR: mijlpaal voor het insturen van een intern financieel verslag.
* mijlpaal DECL & DELI: mijlpaal voor het verzenden van een financieel rapport (DECL) en
een inhoudelijk rapport (DELI).
* mijlpaal EIND: mijlpaal voor de einddeclaratie.
* mijlpaal ACC: mijlpaal voor de externe accountantscontrole.
* mijlpaal FACT: mijlpaal voor de facturatie.
4
Controleren en / of aanvullen
van formulier aanmaak WBSelement.
5
Controleren op volledigheid van
formulier aanmaak WBSelement.
6
Aanleggen WBS-element in
SAP
Melden dat WBS-element is
aangelegd
7
8
Controleren van aangelegde
mijlpalen
9
10
Vaststellen volgende stappen
Archiveren van
brondocumenten OHW
projecten
Datum opgeslagen: 04-06-2014
De medewerker geeft aan hoe elk afzonderlijk WBS-element ook fiscaal gelabeld moet
worden, door op te geven of de activiteit BTW plichtig is. Bij twijfel over de BTW plicht moet
worden overlegd met de BTW specialist van de UvA.
Er komt een verzoek om een WBS-element te controleren of eventueel aan te vullen. Hoofd
acquisitie-elementen worden aan het begin van het jaar aangemaakt per profitcenter.
Belangrijke controles bij aanleggen van WBS-elementen is de volledigheid van de mijlpalen
en of het gaat om een onderhanden werk project.
Een medewerker Projectadministratie controleert het formulier voor het aanleggen van een
WBS-element op volledigheid op basis van brondocumenten, o.a. in verband met de
accountantscontrole.
Tevens wordt de CONT mijlpaal opgenomen indien een van de benodigde mijlpalen niet
aangemaakt kan worden. Dit komt voor wanneer niet alle gegevens hiervoor bekend zijn. Deze
CONT mijlpaal dient ter bewaking dat een ontbrekende mijlpaal alsnog moet worden
aangemaakt zodra de ontbrekende gegevens bekend zijn.
De medewerker Projectadministratie legt het WBS-element in SAP aan.
Nadat het WBS-element is aangemaakt, correspondeert de medewerker Projectadministratie
het bijbehorende nummer aan de belanghebbenden. Na het aanleggen wordt een
controlerapport gedraaid waarin overzichtelijk de aangelegde mijlpalen staan beschreven.
Deze wordt ter controle opgestuurd.
De mijlpalen, zoals ze in SAP staan, worden nogmaals gecontroleerd op juistheid. Wanneer de
mijlpalen zijn veranderd of gewijzigd dienen te worden, wordt dus doorgegeven aan de
medewerker projectadministratie.
De medewerker Projectadministratie stelt de volgende stappen vast.
Indien het een OHW project betreft (projectsoort 20, 21, 22 of 23) worden de brondocumenten
samen met het formulier gearchiveerd.
Pagina 28 van 34
Beheer prestatiesoorten
9.
Proces: Beheer prestatiesoorten
Bovenliggende modellen
Doel
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
Het differentiëren van de tijdsinzet van UvA-medewerkers naar uurtarief,
gerelateerd aan de salarisschaal en -trede.
Binnen de UvA is de definitie van een prestatiesoort gelijk aan een trede in een
salarisschaal. Alleen als de salarisstructuur wijzigt, zullen er nieuwe
prestatiesoorten moeten worden toegevoegd.
Prestatiesoorten zijn alleen gekoppeld aan HR-kostenplaatsen, ook wel organieke
of stamkostenplaatsen genoemd.
Prestatiesoorten liggen al vast in SAP en worden ook niet meer aangemaakt. Het
beheren van prestatiesoorten valt onder de subprocessen die beschreven zijn
onder Tijdverantwoording.
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
Prestatiesoort
De aanduiding van de activiteit die wordt ondernomen om een dienst of product te
realiseren is bepalend voor de hoogte van het toe te rekenen tarief. (De UvA kent
slechts één - zij het per afdeling en schaal/trede-niveau gedifferentieerde prestatiesoort: productieve werktijd van een medewerker. (Geen machine-uren).
Per combinatie kostenplaats - presentatiesoort wordt één tarief bepaald.
Veranderingen in de salarisstructuur
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Het Administratief Centrum (AC)
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor:
* het koppelen van prestatiesoorten aan kostenplaatsen
* bewaakt de koppeling van prestatiesoorten aan kostenplaatsen in SAP.
Verslaggeving
Verslaggeving stemt iedere aanvraag tot een nieuwe prestatiesoort af met
Financiën & Control.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Bestuursstaf
De Concern Controller of medewerker Financiën & Control bewaakt de koppeling
tussen kostenplaatsen en prestatiesoorten aan de hand van het
organisatieregister.
Veranderingen in de salarisstructuur
Van veranderingen in de salarisstructuur tot en met het wijzigen van de master
data / organisatorische stamdata in SAP.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:06:57 PM
rkieft1
Productie
Pagina 29 van 34
Beheer prestatiesoorten
9.1
Procesketen: Beheer prestatiesoorten
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 30 van 34
Beheer prestatiesoorten
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer prestatiesoorten
Processtappen / objecten
1
Afstemmen aanvraag
verandering salarisstructuur
2
Vaststellen prestatiesoorten
3
4
5
Voorstellen wijziging in de
UvA organisatie
Beheer Organisatie-register
Accorderen aanvraag
verandering salarisstructuur
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Het Hoofd Verslaggeving beoordeelt de aanvraag voor verandering in de salarisstructuur en
stemt de aanvraag tot een nieuwe prestatiesoort af met de Concern Controller.
De Concern Controller stelt aan de hand van de salarisstructuur de bijbehorende tarieven vast.
De Concern Controller kan dit doorzetten aan een medewerker Financiën & Control.
De Concern Controller doet een voorstel tot wijziging van de prestatiesoorten in de UvAorganisatie.
De medewerker Financiën & Control bewaakt de koppeling tussen kostenplaatsen en
prestatiesoorten a.d.h.v. het organisatieregister.
De Concern Controller accordeert de aanvraag tot het veranderen van de salarisstructuur.
Pagina 31 van 34
Beheer BTW codes
10.
Proces: Beheer BTW codes
Bovenliggende modellen
Doel
Termijn van afhandeling
Beleid
Verantwoordelijkheden
• Inrichten financiële administratie met samenhang
• Inrichten financiële administratie
Het beheren van de BTW gerelateerde stamgegevens in SAP voor het borgen van
een juiste aangifte omzetbelasting, voor zover het de toe te passen tarieven
betreft.
Direct bij iedere wijziging
Regeling financieel beheer
Nieuwe inrichting van de financiële administraties
Administratief Centrum
De BTW specialist zorgt ervoor dat:
* wijziging in de BTW wetgeving worden vertaald naar een voorstel voor
wijzigingen in SAP
* een benodigde wijziging van de BTW stamgegevens wordt voorgelegd aan
Functioneel beheer. (Wijziging kan bijvoorbeeld nodig zijn om BTW rapportages te
optimaliseren of het verhogen of verlagen van het BTW tarief).
Verslaggeving
Hoofd Verslaggeving zorgt voor:
* het beoordelen en accorderen van de aanvraag tot het wijzigen van de BTW
stamgegevens
* het sturen van de aanvraag naar de Concern Controller.
De medewerker Functioneel Beheer zorgt voor het:
* het toevoegen of wijzigen van de BTW stamgegevens in SAP, zodat er kan
worden voldaan aan wetgeving en/of rapportage(s)
* het testen van en informeren over het toevoegen of wijzigen van de BTW
stamgegevens.
Trigger(s)
Afbakening
E-mailadres proceseigenaar
Laatste wijziging op
Laatste wijziging door
Opmerkingen model:
Modelstatus
Opmerkingen model
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Bestuursstaf
De Concern Controller zorgt voor:
* het vaststellen van de aanvraag tot het wijzigen van de BTW stamgegevens
* het sturen van het akkoord van de aanvraag naar de medewerker Functioneel
Beheer.
* Bij wijziging BTW wetgeving
* Bij wijziging BTW stamgegevens
Van een wijziging van BTW tarieven of wetgeving tot en met het wijzigen van de
master data in SAP.
[email protected]
[email protected]
Apr 16, 2014 12:08:53 PM
rkieft1
Productie
Pagina 32 van 34
Beheer BTW codes
10.1
Procesketen: Beheer BTW codes
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Pagina 33 van 34
Beheer BTW codes
Korte uitleg per processtap van proces: Beheer BTW codes
Processtappen / objecten
1
Beoordelen van benodigde
wijziging
2
Voorstellen wijziging BTW
3
Beoordelen aanvraag wijziging
BTW stamgegevens
Vaststellen aanvraag wijziging
BTW stamgegevens
Ontvangen en beoordelen
aanvraag wijziging BTW
stamgegevens
Toevoegen/wijzigen BTW
stamgegevens
Testen van en informeren over
BTW code
Testen werking BTW code/
stamgegevens
(evt.) Bijwerken overzicht BTW
codes
Publiceren en informeren over
aanpassing BTW stamgegevens
4
5
6
7
8
9
10
Datum opgeslagen: 04-06-2014
Beschrijving / doel
Indien het bijvoorbeeld door fiscale wetgeving of het verhogen of verlagen van het BTW tarief
nodig is om BTW stamgegevens aan te vullen of aan te passen, wordt dit door de BTW
specialist (van IAC) omgezet naar een voorstel aan Functioneel Beheer. Het verzoek kan ook
voortkomen uit het feit dat verbeteringen in rapportages nodig zijn, waarvoor BTW
stamgegevens moeten worden aangepast.
Indien een wijziging van de BTW stamgegevens nodig is doet de BTW specialist een voorstel
tot wijziging aan Functioneel Beheer.
Het Hoofd Verslaggeving beoordeelt en accordeert de aanvraag tot wijziging van de BTW
stamgegevens en stuurt deze door naar de Concern Controller.
De Concern Controller stelt de aanvraag wijziging BTW stamgegevens vast en stuurt deze
door naar Functioneel Beheer.
Een medewerker Functioneel Beheer beoordeelt of (en welke) wijzigingen nodig zijn in SAP
om de aanvraag te kunnen verwerken. Mocht het nodig zijn om een grootboekrekening aan te
maken, dan wordt dit ook door Functioneel Beheer gedaan.
Een medewerker Functioneel Beheer muteert de BTW stamgegevens in SAP.
Voordat er terugkoppeling wordt gegeven over de aanpassing in SAP, wordt de werking in
SAP getest door Functioneel Beheer.
Voordat de wijziging in productie wordt genomen, test de BTW specialist of de aanvraag
correct is verwerkt in SAP.
De BTW Specialist werkt eventueel het overzicht BTW codes bij.
De aanpassing van de BTW stamgegevens (bijv. toevoeging van nieuwe BTW code) wordt
zowel op intranet gepubliceerd als naar de directe betrokkenen gestuurd, zoals Hoofd FA,
projectadministrateurs, -controllers, etc.
Pagina 34 van 34