Download

Voorbeeld projectplanning Alzheimer Café/activiteiten
KWARTAAL - MAILING - PERS
Agenda maken werkgroepoverleg
Onderwerpen kwartaalflyer aandragen
Werkgroepoverleg
Beslissen op onderwerpen kwartaalflyer
Notulen maken werkgroepoverleg
Sprekers vinden voor 3 bijeenkomsten
Gespreksleider informeren (indien nodig organiseren)
Vrijwilligers ronselen voor samenvoegen mailing
Teksten kwartaalflyer redigeren
Checken voldoende materiaal / anders bestellen
Mailinglijst laten controleren door werkgroepleden
Masters kwartaalflyers, kwartaalposters en indiv. posters maken
Kopieeropdracht aan kopieerbedrijf
Kopieren in week voorafgaand aan mailingdatum
Mailinglijst aanpassen met wijzigingen + doorgeven Amanda
Wijzigingen doorvoeren mailinglijst
Etiketten uitprinten met aantallen (wat in welke envelop)
Ruimte + koffie reserveren voor de mailingactiviteiten
Mailing (vouwen in enveloppen + sorteren op gewicht)
Mailing naar Selektmail brengen Franciscusweg 221
Grotere aantallen naar sleutelfiguren ter verspreiding
Grotere aantallen naar contactpersonen bij zorginstellingen
Voorraadje flyers voor in het Alzheimer Cafe komende kwartaal
Persbericht thema's komende kwartaal naar websites, bladen etc.
Website aanpassen met gegevens van de bijeenkomsten
Tussendoor kopieren van flyers en posters op verzoek
Wie
Projectleider
Werkgroep olv projectleider
Werkgroepleden + projectleider
Werkgroep olv projectleider
Roulerend iemand van de werkgroep?
Werkgroep olv projectleider
projectleider
projectleider /Communicatie
Communicatie
projectleider / Communicatie
Communicatie
Communicatie
projectleider
kopieerbedrijf
Communicatie/bestuurssecretaris
Communicatie
Communicatie
projectleider
vrijwilligers / Communicatie
vrijwilligers / Communicatie
vrijwilligers / Communicatie
vrijwilligers / Communicatie
projectleider / Communicatie
Communicatie
Communicatie
projectleider
MAANDBIJEENKOMST - PERS
Persbericht komende bijeenkomst naar kranten etc.
Communicatie
Persbericht komende bijeenkomst naar organisaties en instituten tbv nieuwsbladen,
Communicatiebulletins, websites
Voorbespreken gespreksleider met thema inleider
gepreksleider
Badges + inteken informatielijst aanpassen/meenemen
vrijwilliger die de taak heeft
Bloemen voor spreker(s) en bezoeker
vrijwilliger die de taak heeft
Badges bij vrijwilligers + teamleden opdoen
vrijwilliger die de taak heeft
Voorgesprek (indien nodig)
projectleider + werkgroep +vrijwilligers
Individuele posters voor volgende bijeenkomst meenemen
projectleider
Café inrichten met banner, tafels, podium, bloemen etc.
leden + vrijwilligers (taken verdeeld)
4 weken
8 weken van 6 weken van 5 weken van van te
te voren
te voren
te voren
voren
3 weken
van te
voren
Datum
mailing
Informatietafel klaarmaken
Lijst met bezoekers (in te vullen naam + adres)
Badge door vaste begeleiders van de avond opdoen
Bezoekers ontvangen en koffie/thee geven
Boek beschikbaar maken voor reacties en vragen van bezoekers
Praten met bezoekers voor, in de pauze en na afloop
Bloemen overhandigen aan spreker en bezoeker in de zaal
Posters voor volgende bijeenkomst uitdelen
Evaluatiegesprek na de bijeenkomst
Opruimen van de spullen + ruimte aan kant maken
Lijst met nieuwe namen bezoekers doorspelen PR/Communicatie
Nieuwe reacties en vragen uit boek doorspelen naar iedereen
Gegevens nieuwe bezoekers doorgeven tbv mailingijsten
Genoteerde NAW gegevens bezoekers invoeren verzendlijst(en)
Tussendoor netwerkcontacten met zorginstellingen
Tussendoor kopieren van flyers en posters op verzoek
Steunpunt Mantelzorg
vrijwilliger die de taak heeft
allen
verantwoordleijke vrijwiligers
taakverantwoordelijke
teamleden + vrijwilligers
projectleider of plaatsvervanger
Communicatie
projectleider + werkgroep +vrijwilligers
Facilitair + teamleden + vrijwilligers
vrijwilliger die de taak heeft
taakverantwoordelijke
Communicatie aan database beheerder
Communicatie
vrijwilliger die de taak heeft
projectleider
Algemene taken en verantwoordelijkheden
Aansturen vrijwilligers
Begeleiden vrijwilligers op de avond van het café
PR/Communicatie tbv Alzheimer Cafe
Communicatie ondersteuning (voorlopig)
Project management
Facilitaire zaken locatie
Informatie algemeen
Voortgang en kwaliteit bewaken
Professionele ondersteuning tijdens bijeenkomsten
Contacten en lobbyen bij zorginstellingen
Functie
Wie
Vertegenwoordiger Alzheimer ned.
Steunpunt Mantelzorg
Communicatie
?
Bestuurslid Communicatie/Communicatie AN
?
Projectleider
?
Facilitair beheerder
?
werkgroeplid
?
Projectleider
?
Werkgroepleden
?
Vertegenwoordiger Alzheimer ned.
?
2 weken van 10 dagen
5 dagen van
te voren
van te voren te voren
2 dagen van
te voren
1 dag van te
voren
Bijeenkomst 1 dag erna

Download Report