Trends in documentbeheer en hun gevolgen

Integrale Informatieveiligheid is de paraplu waaronder alle documentstromen vallen
Trends in documentbeheer
en hun gevolgen
Drie trends zorgen voor een nieuwe kijk op documentstromen en werkprocessen binnen
bedrijven en organisaties. Deze zijn de exponentieel groeiende informatiestromen;
de flexibilisering van de werkomgeving en de behoefte om efficiënt te werken, om de
concurrentiepositie te versterken. Integraal Informatieveiligheidsbeleid biedt het hoofd aan de
uitdagingen die deze trends opleveren. Facility- en ICT-managers moeten handen en voeten
geven aan dat Integrale Informatieveiligheidsbeleid, door middel van de inzet van technologieën
als digitaliseren, scannen en opslag in de cloud. Iron Mountain adviseert hoe bedrijven en hun
managers de hedendaagse documentenstromen het best bedwingen. Auteur Jeroen Strik, Iron Mountain
A
anzwellende informatiestromen zorgen dagelijks voor
enorme hoeveelheden mails, afdrukken, documenten, tweets en meer. Daarbij komt dat medewerkers
steeds vaker buiten de kantoormuren werken, op plaatsen en
tijden die hen het best uitkomen. Het zij duidelijk dat er binnen organisaties behoefte is efficiënt te werken en de concurrentiepositie te versterken. De grote uitdaging daarbij is om
al die informatiestromen en (digitale) werkprocessen – van
kritiek belang voor het voortbestaan van de onderneming of
organisatie - veilig te beheren. Technologieën als digitaliseren,
scannen en (centrale) cloud-opslagmethoden zijn daarbij soms
twijfelachtige hulpmiddelen: ze behelzen ook risico´s en vragen
om visie en beheer.
38 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 5 - 2014
De realiteit van papier en digitaal
Informatie is de grondstof voor alle werkprocessen. En in
een eigentijdse organisatie staan de informatie en de verwerking daarvan centraal - niet de informatiedragers. Het
beleid bepaalt of informatie digitaal of fysiek beschikbaar is.
Digitale werkprocessen bieden de mogelijkheid om zo te werken dat bedrijfsinformatie gelijktijdig beschikbaar is voor alle
geautoriseerde medewerkers van verschillende afdelingen en
op verschillende locaties.
Feit is dat bedrijfsinformatie in zowel digitale als papieren
vorm bestaat. Hoewel de hoeveelheid papieren documenten
afneemt, van een papierloze of zelfs papier-arme werkom-
ADVERTORIAL DOCUMENT&IC T SOLUTIONS
Jeroen Strik
geving zal in de nabije toekomst geen sprake
zijn. Het digitaliseren van papieren documenten dient zekere doelen, maar bant het
papier niet uit. Het is dus belangrijk beleid te
maken op de realiteit van een hybride model,
waarin digitale en papieren documenten
naast elkaar worden gebruikt.
Digitaliseren
Wie document- en dossierbeheer moderner, veiliger en efficiënter wil inrichten, kan
profiteren van de voordelen die Integraal
Informatieveiligheidsbeleid biedt. Daarbij is
een goede analyse van de behoefte, de werkprocessen en het type dossierstukken van
essentieel belang. Dit maakt inzichtelijk of
het nodig is om alle dossiers te digitaliseren
en wat de meest kostenefficiënte oplossing is.
Een belangrijk onderscheid hierin is het verschil tussen dynamische en statische dossiers.
Dynamische dossiers worden veelvuldig
geraadpleegd of bewerkt binnen de organisatie. Digitalisering ervan is dan een logische
en efficiënte keuze.
Statische dossiers worden slechts nu en dan
geraadpleegd door een enkele medewerker.
Het is daarom raadzaam om statische dossiers niet te digitaliseren.
In de analyse van de noodzaak van en de voorwaarden voor het archiveren van bedrijfsinformatie, speelt de wet- en regelgeving rondom
bewaartermijnen een grote rol. Moet een
betreffend dossier überhaupt worden bewaard?
Welke wet- of regelgeving is er toepasselijk?
Het is daarom goed om na te gaan welke
dossiers volgens welke wetten of regelgevingsinstanties bewaard moeten blijven of veilig
kunnen worden vernietigd. Advocatenkantoor
‘EEN COMBINATIE VAN
CLOUDOPSLAG EN
OFFLINE TAPE-BACKUP
IS EEN GOUDEN DUO’
De Brauw Blackstone Westbroek en informatiemanager Iron Mountain ontwikkelden
hiertoe een praktische, gratis gids waarin
per documentsoort aangegeven staat wat de
bewaartermijn is.
Centrale opslag
Het is efficiëntieverhoging en kostenverlaging
wat de klok slaat. Meer ruimte voor tijd- en
plaatsonafhankelijk werken, verdeeld over
de stad, regio, het land of zelfs over de grens,
leidt tot minder behoefte aan kantoorruimte.
Uit onze ervaring en onderzoek blijkt dat
centrale archivering hierdoor in populariteit
stijgt en dat archiefkasten op de werkplek uit
de gratie zijn. Daarbij is het in beheer houden van een eigen fysieke archief de meest
voorkomende oplossing, maar het onderbrengen van het papieren archief bij een externe
partij wint aan terrein. Voor gedigitaliseerde
bedrijfsinformatie blijkt cloud-gebaseerde
data-opslag een populaire optie voor organisaties. Zo blijkt uit onderzoek dat 57 procent
van de ondervraagde managers gegevens
naar de cloud heeft verhuisd, of plannen heeft
dat de komende 12 maanden te doen. Cloudopslag is aantrekkelijk in termen van flexibiliteit, toegankelijkheid en efficiëntie. Daarbij
rijst wel de noodzaak om de cloudopslag in
het Integrale Informatieveiligheidsbeleid op
te nemen. Een combinatie van cloudopslag
en offline tape-backup is daarbij de overweging meer dan waard.
Met het groeiende digitale archief, kunnen
bedrijven aanzienlijke winsten boeken door
hun papieren archieven en levende documenten extern op te slaan. Het uitbesteden
van papieren-documentopslag is namelijk
een schaalbare en kosteneffectieve oplossing.
Prettig omdat bij de indeling van het nieuwe
kantoor vaak lastig is te voorspellen hoe het
volume aan papieren documenten zich in de
toekomst ontwikkelt. Daarnaast zijn de volgende zaken bepalend om het archief bij een
externe partner onder te brengen:
• omvang van het archief;
• behoefte aan een bepaald niveau van beveiliging;
• compliance (een papieren dossier kan fungeren als ´één enkele versie van de waarheid´);
NUMMER 5 - 2014 | OFFICEMAGAZINE.NL
39
DOCUMENT&IC T SOLUTIONS ADVERTORIAL
• bewaartermijnen;
• het statische dan wel dynamische karakter van documenten.
zijn. Zij die de meeste waarde aan de bedrijfsinformatie toevoegen, onderkennen de waarde van informatie als grondstof
kennelijk het minst!
Weglekken
Door de flexibiliseringstrend werkt inmiddels bijna tweederde
(60%) van de medewerkers ook vanuit huis. Zo verlaten documenten en digitale gegevens ook vaker ongestoord het pand.
Hoewel thuiswerkers zich vaak van geen kwaad bewust zijn, is
het belangrijk om als organisatie bewust te zijn van het grote
risico op verlies van documenten en bedrijfsgegevens. Slechts
18 procent van de werkgevers hanteert nog maar een doordacht en formeel beleid voor thuiswerken: veruit de meeste
werkgevers bieden geen enkele ondersteuning en begeleiding.
Verantwoord thuiswerken en werken vanuit andere externe
locaties, hoort daarom thuis in een overkoepelend Integraal
Informatieveiligheidsbeleid. Daarbij worden technologische
mogelijkheden aangevuld met bedrijfsrichtlijnen over omgaan
met bedrijfsinformatie.
Overkoepel de trends
Slim op alle fronten
Het overkoepelende Integraal Informatieveiligheidsbeleid
moét op directieniveau worden vastgesteld en in het bedrijf
worden gecommuniceerd en geleerd. In dit Integrale
Informatieveiligheidsbeleid staat welke regels er binnen de
organisatie gelden voor het omgaan met zowel papieren als
digitale documenten. Gebruikers van bedrijfsinformatie horen
hier nadrukkelijk bij: zij hebben immers de kennis, ervaring en
rol die noodzakelijk is voor een optimale informatiebescherming. En in de studeerkamer van de flexwerker is de kans dat
interne rapporten of USB-sticks verloren gaan nu eenmaal
groter dan op kantoor.
Technologie, zoals toegangsrechten via beveiligde computers
en het gebruik van VPN´s en intranet, maken de risico´s kleiner. Belangrijk is het vooral ook om medewerkers bewust te
maken van de risico´s en wat hun waardevolle bijdrage, maar
ook hun nalatigheid kan betekenen. Het scholen van medewerkers in verantwoord omgaan met documenten binnen en buiten de kantoormuren, is daarom ten minste zo belangrijk.
Slim en veilig beheerde bedrijfsinformatie is een belangrijk
middel om toegevoegde waarde te genereren en de concurrentiepositie veilig te stellen en te versterken. Vooral de afdelingen
marketing en klantenservice hebben daarin een belangrijke
rol. Het is gebleken dat een goede dienstverlening aan klanten
leidt tot meer vertrouwen in en loyaliteit aan een bedrijf. Ook
realiseert een bedrijf daarmee meer verkoop, een voorsprong
op de concurrentie en een betere reputatie. Nieuwe CRM- en
gegevensanalysesystemen kunnen daarbij interne barrières
slechten en waarde toevoegen aan de marketing- en klantenservice. Als bedrijfsinformatie over klanten onmiddellijk
toegankelijk is voor de klantenservicemedewerkers, treedt een
bedrijf of organisatie zijn klanten accuraat tegemoet, wat helpt
markten open te breken, klanten te werven, en de klantervaring en -loyaliteit te vergroten.
Maar het is ons ook duidelijk geworden dat deze afdelingen
een makkelijk lek van vertrouwelijke informatie naar buiten
40 OFFICEMAGAZINE.NL | NUMMER 5 - 2014
Beleid, organisatie, en technologie vormen de pijlers onder
het dak dat gedegen Integraal Informatieveiligheidsbeleid
vormt. Dat beleid is bedrijfsbreed en vereist disciplineoverstijgende interne samenwerking, om de bedrijfsinformatie als waarde-scheppende grondstof en productiemiddel
te benutten en veilig te stellen; om de concurrentiepositie
te beschermen en uit te bouwen; om te voldoen aan weten regelgeving; en om reputatieschade te voorkomen. Het
Integraal Informatieveiligheidsbeleid hoeft niet altijd vanuit
de interne omgeving te ontstaan. Een externe partij zoals Iron
Mountain, biedt een helpende hand wanneer bedrijven en
organisaties niet weten waar te beginnen met het opstellen van
hun Integraal Informatieveiligheidsbeleid.

Download Report