Collegejaar 2014-2015 - Hogeschool van Amsterdam

Readerprocedure
Collegejaar 2014-2015
Doelgroep:
 Readercoördinatoren
 Docenten
 Canon
Auteur: Irmgard van Genderen
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
INHOUDSOPGAVE
1. DE READERREGELING ................................................................................................................... 3 1.1 Lange overname .................................................................................................................... 3 1.2 Inlogcode melden lange overname ........................................................................................ 3 1.3 Overname uit digitale (mediatheek) bronnen ......................................................................... 3 1.4 Digitale leeromgevingen......................................................................................................... 4 1.5 Reader checklist ..................................................................................................................... 4 ........................................................................................................................................................... 4 2. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PARTIJEN ........................................................................... 5 2.1 2.2 2.3 3. Docent .................................................................................................................................... 5 Reader coordinator ................................................................................................................ 5 Canon Copyshop ................................................................................................................... 5 DIVERSEN ......................................................................................................................................... 6 BIJLAGE 1 UITERSTE INLEVERDATA READERS ................................................................................ 7 BIJLAGE 2 READERCODERING EN DOMEINCODES .......................................................................... 8 BIJLAGE 3 HANDIGE TIPS .................................................................................................................... 10 BIJLAGE 4 REPRO OPDRACHTBON ................................................................................................... 11 Verbeterpunten ten aanzien van readerprocedure 2013-2014:
- Bewijsexemplaren van readers kunnen nu ook digitaal naar Stichting Pro worden
gestuurd door deze te uploaden via hun portal.
- Stichting Pro heeft via hun portal ook een woordenteller. U kunt het PDF-bestand
uploaden en binnen ± 15 minuten ontvangt u het aantal getelde woorden per mail.
- De repro/reader opdrachtbon is nu een invulbare pdf geworden. U hoeft ‘m dus niet
meer te printen en met de pen in te vullen.
- Indien u de specificaties van de toestemmingsaanvraag en –verlening meestuurt
naar Canon, doen zij voortaan nog een extra controle om het risico op onverwachts
hoge facturen te verkleinen.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
2
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
1.
De Readerregeling
De HBO-raad is met het Nederlands Uitgeversverbond en Stichting PRO in 2010 een nieuwe
afkoopregeling voor de korte gedeelten overeengekomen. De gemaakte afspraken zijn vastgelegd in
een aangepast contract en de voorwaarden worden toegelicht en uitgewerkt in de 'voorwaarden bij de
afkoopregeling'. Met deze aangepaste regeling maakt Stichting Pro het de onderwijsinstellingen nog
gemakkelijker en worden de voorwaarden in een praktisch document gepresenteerd.
De voorwaarden zijn te vinden op: http://www.stichting-pro.nl/nl/HBO.
Het gebruik van korte overnames is bij de HvA gedekt door deze afkoopregeling.
Informatie over wat korte overnames zijn en overige informatie kunt u o.a. terugvinden in de
voorwaarden en in de volgende F.A.Q.-lijst: http://www.stichting-pro.nl/nl/FAQ_2
1.1
Lange overname
Voorafgaand aan publicatie vraagt de docent toestemming aan bij de Stichting Pro. Dit kan online via de
portal van Stichting Pro door het invullen van een toestemmingsaanvraag. Zodra toestemming is
verkregen, kan de reader worden gepubliceerd. Het aan u toegekende nummer van de toestemming
vermeldt u ook in de bronvermelding van de reader. De benodigde bewijsexemplaren van elke
readertitel kunt u digitaal uploaden via de portal na de toestemmingsaanvraag.
Op de portal kunt u onder ‘bewijsexemplaar uploaden’ zien van welke readertitels nog een
bewijsexemplaar moet worden geupload.
Onder ‘nieuw bewijsexemplaar uploaden’ kunt u een reader met alleen korte overnames (geen
toestemmingsaanvraag nodig) uploaden.
Tenslotte ontvangt u een factuur conform de geldende tarieven. Canon verzorgt de Pro-administratie.
De afhandeling van Pro-gelden verricht de HvA.
Het online formulier (toestemmingsaanvraag) is te vinden op:
http://portal.stichting-pro.nl/Account/LogOn?ReturnUrl=%2f
De inlogcodes zijn te vinden in bijlage 2.
De tarieven voor lange overnames zijn te vinden op: http://www.stichting-pro.nl/nl/Tarieven
1.2
Inlogcode melden lange overname
Voor elk domein binnen de HvA geeft het relatienummer in combinatie met een wachtwoord toegang tot
de portal en het online formulier. Gebruik van de portal is verplicht. Aangevraagde
toestemmingsverleningen worden direct aan het relatienummer van een domein gekoppeld (zie
bijlage 2).
Voor het invullen van de readergegevens gelden instructies zoals het vermelden van het readernummer
(waarin de kostenplaats is verwerkt) als referentie. Dit om de plaatsing van facturen te bevorderen. Zie
daarvoor ook bijlage 2 voor een voorbeeld.
1.3
Overname uit digitale (mediatheek) bronnen
De HvA beschikt over digitale informatiebronnen. Deze databanken worden door de bibliotheken
beschikbaar gesteld aan zowel medewerkers als studenten. De regels met betrekking tot korte en lange
overnames zijn ook hier van toepassing. De licentie overeenkomsten van de HvA staan het niet toe dat
informatie verkregen uit die digitale informatiebronnen zonder toestemming ter publicatie of reproductie
wordt aangeboden.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
3
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Ook hier geldt dus dat u voor digitale lange overnames vooraf toestemming vraagt aan Stichting Pro,
net als bij papieren gebruik. U verstrekt Stichting Pro een toegangscode om het digitale materiaal op de
elektronische leeromgeving te kunnen controleren. Geen melding kan leiden tot boetes.
1.4
Digitale leeromgevingen
De regels voor een hardcopy reader of een digitale reader zijn hetzelfde. Deze regels zijn echter van
toepassing voor alle vormen waarbij auteursrechtelijk beschermd werk wordt overgenomen en wordt
gedeeld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inscannen van een hoofdstuk uit een lesboek en dit op
DLWO of Blackboard plaatsen of het delen van artikelen via een elektronische leeromgeving.
Ook voor deze vormen van publicatie dient vooraf toestemming te worden gevraagd aan Stichting Pro.
Aangezien het domein op deze manier buiten Canon om informatie verspreidt en zowel Canon als het
Bedrijfsbureau hier geen rol in spelen, ligt alle verantwoordelijkheid voor een goede afdracht aan
Stichting Pro bij de domeinen zelf.
1.5
Reader checklist
Zie hieronder een korte schematische weergave van het proces van samenstelling, eventuele melding
en rapportage.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
4
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
2.
VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN PARTIJEN
2.1
Docent



2.2
De docent is verantwoordelijk voor de inhoud en samenstelling van de reader.
De docent is ook verantwoordelijk voor het aanleveren van een correcte bronvermelding en
(verplichte) toestemmingsverleningen voor lange overnames.
De docent levert dit geheel in bij de readercoördinator van het domein.
Reader coordinator




De readercoördinator controleert of de docent zich administratief aan de regels heeft gehouden
en of de ingeleverde reader is voorzien van geprinte toestemmingsverleningen en een correcte
bronvermelding.
Indien gewenst kan de coördinator assisteren bij het melden van een lange overname via de
site van de Stichting Pro. Digitale aanlevering wordt gestimuleerd en verhoogt de snelheid
waarmee de reader in omloop kan worden gebracht.
De readercoördinator heeft de verplichting dat de toegekende readernummers plus titels via
een overzichtelijke readerlijst tijdig bekend worden bij de Canon Copyshops, de docenten en
vooral ook de studenten.
De readercoördinator levert de readers in bij de Canon Copyshops (op locatie, per mail of via
de website) samen met de opdrachtbon (zie bijlage 4). Deze opdrachtbon is nu een invulbare
pdf geworden, waardoor men ‘m niet meer eerst hoeft te printen en met pen invult.
Voor productie en opname in Weblisher is essentieel dat:
o de readeropdrachtbon (bijlage 4) is ingevuld,
o daarbij de volgende metadata bekend is: Domein, opleiding, studiejaar (2014/2015), studiefase (1,
2, 3, 4, 5, Minor), POD vermelding bij toestemmingsaanvraag
o en dat de huisstijl van de HvA wordt nageleefd.
2.3
Canon Copyshop





In nauwe samenwerking met de readercoördinatoren en de Centrale Repro zorgt de Canon
Copyshop voor de tijdige productie van de readers.
Door de Canon Copyshop worden de opdrachten van de readercoördinatoren in ontvangst
genomen en op volledigheid gecontroleerd. De Copyshop controleert als uitvoerende instantie
of het origineel is voorzien van het unieke readernummer en de verkoopperiode en of eventueel
de Pro-formulieren aanwezig zijn.
Indien aan een van deze criteria niet is voldaan, accepteert de Copyshop de opdracht niet en
retourneert deze aan de verantwoordelijke readercoördinator. Belangrijk is dat alle
opdrachten op tijd worden aangeleverd (Zie bijlage 1).
De Canon Copyshop vult het betreffende deel op de readerbon in en zorgt ervoor dat de
opdracht bij de Repro in productie wordt genomen. Van iedere reader wordt een tussenorigineel
gemaakt en gearchiveerd voor eventuele bijdruk gedurende de op het voorblad aangegeven
periode(n).
De oplage (via weblisher verkochte eenheden) moet in de 1e week van elk kwartaal aan de
Stichting Pro worden doorgegeven door Canon via het afgesproken format in Excel.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
5
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
3.
DIVERSEN
Meervoudig gebruik van een reader
Indien een reader voor meerdere blokken wordt gebruikt, of wordt ingezet voor meerdere opleidingen,
of wordt ingezet voor een minoren traject, dan dient dit aan de readercoördinator te worden
doorgegeven. In Weblisher kan dan worden aangegeven dat de reader ook voor een minor beschikbaar
is. Hiermee wordt voorkomen dat voor 1 reader meerdere readercodes wordt uitgegeven.
Aangepaste reader
Indien de inhoud van een bestaande reader wordt gewijzigd dan geldt hiervoor dat er sprake is van een
nieuwe reader. De docent dient aan te geven of de oude reader uit de handel genomen moet worden.
Voor de aangepaste reader gelden dezelfde regels als voor een nieuwe reader.
Eisen aan het voorblad van een reader
 verplicht gebruik readeromslag conform huisstijl op te maken via http://hva.oce-bs.nl/
 titel reader en publicatiedatum!
 melding readercode en relatienummer (zie bijlage 2)
 naam domein, opleiding en module/vak
 periode waarin de reader gebruikt wordt (bijv. blok 1,2 of 1,3)
 naam samensteller van de reader (de verantwoordelijke docent)
Digitale verstrekking van readers
Indien readers uitsluitend via intranet, internet, e-mail of via cd’s worden verstrekt dient daarvan ook
melding te worden gemaakt aan Stichting PRO. De melding is zelfs verplicht voor zowel readers met
korte als lange overnames uit beschermd Nederlands- of buitenlands werk.
Een exemplaar, inclusief de vereiste kerngegevens en eventuele toestemmingsverleningen, moet aan
de Stichting PRO worden gezonden. Geen melding kan leiden tot inbreukfacturen.
Inbreukfacturen
Inbreuk- of boetefacturen worden op basis van het PR-nummer aan het desbetreffende domein
gezonden. Het domein treedt zelf met Stichting Pro in overleg betreffende de legitimiteit van de factuur.
Bezwaren op facturen kunnen inclusief een duidelijke motivatie naar [email protected] worden gestuurd.
Opmaak van document voldoet niet
Indien de kwaliteit van het aangeleverde origineel niet voldoet aan de eisen voor een goede reproductie
of de huisstijl heeft Canon het recht de opdracht te weigeren en te retourneren aan de
readercoördinator (zie bijlage 3 “Handige Tips”).
Afhandeling Pro
Van alle readers zendt Canon binnen één maand na publicatiedatum een bewijsexemplaar naar
Stichting Pro. Tevens zendt Canon een lijst met verkoopaantallen aan de Stichting Pro. Dit zowel voor
de readers met lange als korte overnames. De HvA blijft contractpartner van Stichting Pro en zal bij
eventuele inbreuken door Stichting Pro gefactureerd worden.
Docent exemplaren
Voor via Weblisher aangeboden readers kunnen docentenexemplaren aangevraagd worden. Voor het
afhalen van de reader dient een formulier te worden verkregen bij het domein. Dit formulier dient
volledig te worden ingevuld en ingeleverd bij de Copyshop. De Copyshop zal een repro
opdrachtformulier uitschrijven waarmee de bestelling van het docentexemplaar een feit is. De kosten
zullen via doorbelasting aan het domein in rekening worden gebracht. De Copyshop verplicht zich
hiermee tot levering van de reader.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
6
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Bijlage 1 Uiterste inleverdata readers
Aanleveren readerlijsten met coderingen
Voor heel studiejaar aan de Canon Copyshop:
vrijdag 27 juni 2014
Blok 1:
Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop:
Readerlijsten uitdelen aan studenten:
Start verkoop Weblisher
Start onderwijs blok 1:
vrijdag 04 juli 2014
zomerreces gelijk met boekenlijst
maandag 18 augustus 2014
maandag 01 september 2014
Blok 2:
Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop:
Readerlijsten uitdelen aan studenten:
Start verkoop Weblisher
Start onderwijs blok 2
vrijdag 19 september 2014
in de week van 06 okt. - 10 oktober 2014
maandag 20 oktober 2014
maandag 10 november 2014
Blok 3:
Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop:
Readerlijsten uitdelen aan studenten:
Start verkoop Weblisher
Start onderwijs blok 3
vrijdag 05 december 2014
in de week van 05 – 09 januari 2015
maandag 12 januari 2015
maandag 02 februari 2015
Blok 4:
Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop:
Readerlijsten uitdelen aan studenten:
Start verkoop Weblisher
Start onderwijs blok 4
vrijdag 20 februari 2015
in de week van 09 maart – 13 maart 2015
maandag 16 maart 2015
maandag 13 april 2015
Blok 5 (summer school):
Ontvangen/geaccepteerd op de Canon Copyshop:
Readerlijsten uitdelen aan studenten:
Start verkoop Weblisher
Start onderwijs blok 5
vrijdag 22 mei 2015
in de week van 15 juni – 19 juni 2015
maandag 22 juni 2015
maandag 20 juli 2015
Op bovenstaand schema zijn uitgezonderd de readers waarbij bijzondere nabewerkingen nodig zijn of
die op speciaal papier en/of met kleurendruk moeten worden uitgevoerd. Hiervoor moet vooraf overleg
met de Canon Copyshop worden gevoerd, omdat de productietijd langer is.
Readercoderings-nummers inleveren
De readercoördinator levert de te gebruiken readernummers in bij de Canon Copyshop op locatie. Dit
geschiedt eind juni voor het volgende studiejaar. Niet alle opgegeven nummers hoeven daadwerkelijk
gebruikt te worden, als maar een redelijke inschatting wordt gemaakt. Inleveren kan ook per mail.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
7
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Bijlage 2 Readercodering en Domeincodes




De codering van alle readers op de Hogeschool geschiedt via een uniform systeem.
Dit coderingssysteem is verplicht vanwege de Pro-controle op de betaling van auteursrechten.
Op elke reader wordt een uniek nummer vermeld.
Voor elke nieuwe reader dient de codering aangepast te worden aan het nieuwe studiejaar.
Verklaring van het coderingssysteem
Het coderingsnummer dient als volgt te worden samengesteld:
PR00132794–999999-14-0001
De code heeft de volgende verklaring:
PR00132794 : Relatienummer domein bij de Stichting Pro
999999
: Kostenplaats om kosten van lange overname op te kunnen factureren; ieder domein
gebruikt zijn eigen kostenplaats. Het hier gebruikte nummer is slechts een voorbeeld.
14
: laatste twee cijfers jaar waarin het studiejaar (2014/2015) eindigt;
0001
: volgnummer van de reader van de opleiding/Domein in het betreffende studiejaar.
Het volgnummer van de reader
In de code zijn de vier laatste cijfers beschikbaar om het volgnummer van de reader aan te geven. Zo
krijgt elke readertitel een uniek volgnummer. Er dient een opvolgende reeks te worden aangehouden,
bijvoorbeeld 0001 t/m 0170 of 0101 t/m 0150 en 0201 t/m 0250. Ongewijzigde bijdrukken in één
studiejaar blijven hetzelfde nummer behouden.
Gewijzigde drukken binnen één studiejaar krijgen een nieuw uniek volgnummer! Dit kan dus nooit een
nabestelling zijn!
Bij het jaarlijks opschonen van Weblisher worden alle readers met de “oude jaarcode” voorzien van de
“nieuwe jaarcode”. (2013 wordt dan 2014). Bevat de reader een lange overname dan moet hiervoor
opnieuw toestemming worden aangevraagd. Een toestemmingsverlening is maar één publicatie jaar
geldig.
Domeincode en wachtwoord
PRCODE
Domein
Wachtwoord
PR00132794
PR00132795
PR00132796
PR00132797
PR00132798
PR00132799
PR00132800
PR00039251
8609
5001
8882
5176
4767
9467
3717
2402
Bewegen, Sport en Voeding
Economie en Management
Gezondheid
Maatschappij en Recht
Media, Creatie en Informatie
Onderwijs en Opvoeding
Amsterdamse Hogeschool voor Techniek
Archiefschool DMCI
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
8
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Invulinstructie bij 1. Readergegevens
Titel
: Titel van de Reader
Digitaal
:Nee (Digitale reader = Ja)
POD
: ja
Uw referentie
: Het readernummer van de HvA
Publicatiedatum
: 1e dag van periode ingebruikname
Bij alle readers die via weblisher worden verkocht dient bij POD “JA” te worden ingevuld. Achteraf
worden per kwartaal de verkoopcijfers aan de Stichting Pro doorgegeven. Vul dus ook geen aantallen
in!
Indien om welke reden dan ook de reader niet via Weblisher wordt verkocht dient bij POD ‘nee’ te
worden ingevuld. Bij aantal/oplage is het dan verplicht de daadwerkelijke oplage te vermelden. Let wel
dat dan in dit geval de aanvrager zelf verantwoordelijk is voor de complete afhandeling van de reader.
Zowel qua verzending van het origineel als financieel.
Omdat readers niet digitaal worden aangeboden aan studenten dient bij <Digitaal> “Nee” te worden
ingevuld.
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
9
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Bijlage 3 Handige tips
Hoe telt Pro?
 Digitaal met OCR-software
 100% controle (alle readers)
 Woordengrens tijdschrift: 8.000 woorden
 Woordengrens niet-literair boek: 10.000 woorden
 Grafieken, foto’s e.d. 200 woorden per stuk ongeacht de grootte
 Lange overname: toestemming vooraf vereist
 Pro kijkt naar de overgenomen pagina’s uit het origineel
 Verkleinen van 2 pagina’s naar 1 pagina maakt niet uit
 Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde reader kunnen samen een lange
overname zijn
 Twee korte overnames uit 1 boek of 1 tijdschrift in dezelfde course binnen een elektronische
leeromgeving kunnen samen een lange overname zijn
Tips voor het tellen
 Tel horizontaal het aantal woorden per regel (H) bijv. 20
 Tel vertikaal het aantal regels op een pagina (V) bijv. 30
 Tel het aantal pagina’s (P) bijv. 40
 Tel het aantal illustraties (I) bijv. 5
 Reken maar uit: HxVxP = 20x30x40= 24.000 woorden I= 5x200= 1000 Totaal=25.000 woorden
 Houdt rekening met witte halve pagina’s
 Ook wat je niet gebruikt, maar wel mee kopieert wordt meegerekend bijvoorbeeld:
o Voetnoten
o Inhoudsopgaven
o Onderschriften
o Halve alinea’s vorig hoofdstuk dat je hebt doorgestreept (gewoon niet mee kopiëren)
 Geen bronvermelding is boete, ook bij korte overnames!!!!
Automatische woordenteller
Stichting Pro heeft tevens een automatische woordenteller. Bij twijfel over het aantal woorden kunt u het
PDF-bestand uploaden via hun portal en ontvangt u na ongeveer 15 minuten het aantal getelde
woorden per mail. Vraag bij twijfel toestemming aan via het digitale aanvraagformulier op de portal. Dit
voorkomt inbreukfacturen.
Opmaak Diensten Canon Copyshop
 Advies over readeroriginelen en de verdere verwerking
 DTP mogelijkheid (opmaak, huisstijl, ontwerp enz.)
 Scannen van plaatjes en foto’s
 Gedeeltes uit boeken kopiëren
 Kleurenafdrukken
 Kopiëren, printen en inbinden
 Beheer en opslag tussenorigineel readers
Tips voor opmaak
 Houd de kaft duidelijk leesbaar en informatief
 Houd je aan de huisstijl van de HvA
 Gebruik duidelijke plaatjes en foto’s
 Scan geplakte originelen
 Doorlopende duidelijke pagina nummering
 Vermeld altijd een bronvermelding
Handige links
 http://www.stichting-pro.nl/nl/Mag-ik-bladmuziek-overnemen-in-onderwijspublicaties
 [email protected]
 www.auteursrechtenonderwijs.nl
 http://hva.oce-bs.nl/ (voor het bestellen en opmaken van readerkaften)
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
10
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Bijlage 4 Repro opdrachtbon (voorbeeld)
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
11
Readerprocedure Collegejaar 2014-2015
Facility Services
© 2014, Hogeschool van Amsterdam
14 mei 2014 – Versie 1.0
12

Download Report