Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere

Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere
vrijdag 21 maart 2014
Aanwezig:
Arie de Graaf
Martin van der Kruijf
Gerard Evers
Bernadette Janssen
Henk Lieftink
Mirjam Lieftink
Jos Alferink
Hans Koestal
Geurt Toorenburgh
Gerda Toorenburgh
Chris Smeekes
Sylvia Smeekes
Ben Luntungan
Peter Smits
Mathijs Treffers
Joop van Leeuwen
Anneke Kwint
Jo Koot
Marco van Limpt
Hetty Noteboom
Afgemeld:
William Roelevink
AGENDA
•
•
•
•
•
•
•
•
Opening en mededelingen
Notulen Algemene Ledenvergadering 2013
Verslag 2013 bestuur en commissies en vooruitblik 2014
Verkiezing bestuur
Aftredend Hetty Noteboom secretaris, herkiesbaar
Presentatie Zonnepanelen
Verslag kascontrolecommissie
Financieel verslag en begroting 2014
Rondvraag
Pagina 1
Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere
vrijdag 21 maart 2014
• Opening en mededelingen
Ben Luntungan opent de vergadering om 20.07 uur.
• Notulen vergadering 2013
Vanuit de vergadering komt de vraag hoe iemand lid van verdienste kan worden. We
spreken af het Huishoudelijk Reglement op de site te zetten zodat dit bij alle leden
bekend is.
Vanuit de vergadering komt de vraag waarom de uitnodiging voor de ALV niet per brief
aan alle leden is verstuurd, zoals in de statuten staat, dit zou de opkomst verbeteren en
de betrokkenheid bij de vereniging vergroten.
Het antwoord van het bestuur is dat ook uitnodigen per brief de opkomst niet verbeterd.
De ALV is op de website, op het prikbord en in de nieuwsbrief aangekondigd. De leden
lijken tevreden te zijn met de gang van zaken binnen de vereniging en daarom niet
geinteresseerd in de punten die in de ALV besproken worden.
Er wordt gevraagd wat de status is van het opknappen van de oefenkooi. Dit is vorig jaar
besproken, maar er is nog niet opgeknapt. De parkcommissie zal deze vraag bij het
verslag van de Parkcommissie beantwoorden.
Er is aangekondigd dat ook 65+ leden verplicht bardiensten gaan draaien en dat
daarvoor het Huishoudelijk Reglement moet worden aangepast. We spreken af dat
uiterlijk 1 mei het aangepaste Huishoudelijk Reglement op de website staat.
•
Verslag 2013 bestuur en commissies en vooruitblik 2014
• Bestuur
Het is een rustig verenigingsjaar geweest, er zijn veel vragen vanuit de leden bij het
bestuur terechtgekomen en beantwoord. Het is bestuur blijkt goed benaderbaar te
zijn.
Het aantal leden van tennisverenigingen in het algemeen daalt, maar bij LTV is het
ledenaantal stabiel. Focussen op de jeugd heeft goed uitgepakt.
Komende jaren gaan we werken aan een duidelijker beleid wat betreft de sponsoring
en het TC/JC beleid. Streven is om dit vóór 2015 rond te hebben en aan de leden
bekend te maken.
De voorzitter bedankt de ledenadministratie voor het vele werk dat zij hebben
verricht.
• Sponsorcommissie
Het afgelopen jaar heeft een groot aantal sponsors een bijdrage aan onze vereniging
gedaan.
Dat geld is onder andere besteed aan extra trainingsmogelijkheden voor de jeugd en
aan de toernooien.
Een deel van de sponsoring komt ook in natura. Zo krijgen we bijvoorbeeld grote
korting bij onze accountant en zijn er bij de toernooien altijd diverse bijdragen in
natura.
De rest van het geld is indirect besteed aan onder andere de verfraaiing van onze
accommodatie.
In totaal is er ongeveer € 18.000,-- binnengekomen.
Er waren ongeveer € 1000,-- aan onkosten. Dit onder andere aan de fabricage van
nieuwe borden en vervanging van winddoeken.
Voor 2014 is het voornemen om de sponsoring nog uit te breiden. Verder is het de
bedoeling dat volgend jaar wat nauwkeuriger kan worden gerapporteerd over waar de
inkomsten daadwerkelijk aan zijn besteed.
Pagina 2
Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere
vrijdag 21 maart 2014
• Promodorp
In dit eerste jaar was het promodorp een succes. Dat bleek vooral uit de vele
positieve reacties die de organisatie heeft gekregen. Het promodorp gaat zeker een
vervolg krijgen. De eerste gesprekken met kandidaten hebben inmiddels
plaatsgevonden.
Ook financieel heeft het promodorp aan de verwachtingen voldaan. Er was een zeer
klein positief saldo. De doelstelling was om een geslaagd promodorp te hebben.
Zonder daar geld aan over te houden of bij te leggen.
• Jeugdcommissie
In 2013 zijn er veel activiteiten geweest voor de jeugd van LTV Almere. De
activiteiten liepen uiteen van minitoernooien naar LTV Almere Jeugd Open. Dergelijke
activiteiten kunnen alleen tot stand komen als er een goede samenwerking is in de JC
en een goede samenwerking tussen JC, sponsoren, trainers en vrijwilligers. Er zijn op
dit moment (22 februari 2014) 129 jeugdleden van het totaal van 542 LTV-leden, dit
is afgerond 24%. De groep van 5 tot en met 12 jaar wordt steeds groter en dat
vinden wij ook erg belangrijk omdat dit de toekomst van de club wordt. Voor 2014
zijn we van plan om net zoveel jeugdactiviteiten te organiseren als in 2013. In 2014
zal de JC intensiever samenwerken met de diverse commissies die nodig zijn om de
jeugdactiviteiten goed te organiseren. In 2014 gaan de JC en de TC zich buigen over
een beleidsplan.
• Technische Commissie
Dick Treffers heeft afscheid genomen als competitieleider. Astrid Smits heeft het van
hem overgenomen. Zij werd direct geconfonteerd met de problemen van de KNLTB
die een nieuw systeem voor de competitie heeft ingevoerd.
Huidige leden van de TC zijn: Marco van Limpt, Remco Brijde, Alex Versterre, Arnoud
Dompeling, Astrid Smits en Jo Koot (voorzitter).
De competitie is zonder noemenswaardige problemen goed verlopen, er hebben veel
teams deelgenomen.
Het LTV Henkey Open toernooi was een groot succes, veel deelnemers, mooi weer.
Nieuw hierbij was het Promodorp.
Ook nieuw dit jaar was de Almeerse Najaarscompetitie, een competitie voor en door
Almeerse verenigingen georganiseerd. Door de drukte in het najaar is daarom
besloten de dubbel-clubkampioenschappen in maart 2014 te spelen.
In 2014 wordt samen met de jeugdcommissie een beleidsplan opgesteld.
• Parkcommissie
Als jongste lid van de parkcommissie ben ik vooral trots als voorzitter hoe onze
oudste groep van LTV zich manifesteert. Geruisloos doen zij wat er aan werk voor de
voeten komt.
Ze willen graag meer doen dan alleen maar opruimen en bijhouden.
Ondanks een rommelige winter met groot onderhoud aan bomen en struiken en de
aanleg van tegelpaden naar de banen 3 en 8 ziet het park er na veel inzet goed uit.
De nieuwe aanplant zal het nog groener maken.
De eigen input is groot en vanuit de commissie zijn er dan ook diverse plannen om
verbeteringen in het proces en ook verbeteringen op het park te bewerkstelligen.
Er is veel bereidwilligheid om bijvoorbeeld samen met de baancommissie te zorgen
dat het park er top uitziet maar vooral ook uit blijft zien voor de toekomst.
Ook is er gekeken naar het opknappen van de oefenkooi. De vloer is niet goed,
daardoor is een goedkope oplossing niet mogelijk. Na uitgebreid overleg is besloten
de vloer voor € 4900,-- te laten opknappen en zelf de muren te doen. Ook verlichting
en dergelijke zal door de parkcommissie en overige leden moeten worden aangepakt.
Pagina 3
Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere
vrijdag 21 maart 2014
• Activiteitencommissie
Nieuw in de Activiteitencommissie zijn dit jaar Saskia Schemkes en Marion van Limpt,
zij vervangen Jeanette Treffers en Marion van Aken.
Alle gebruikelijke activiteiten zijn weer georganiseerd
De belangstelling voor de interne toernooien loop terug, mede door het grote aanbod,
zoals de HNLTV.
Het openingstoernooi is gecancelled wegens gebrek aan belangstelling, helaas is dat
niet duidelijk aangegeven, hierover had een mededeling op de site en het prikbord
moeten staan.
• Barcommissie
De barcommissie en sponsorcommissie zijn de kleinste commissies van LTV Almere.
Toch wel een beetje apart, want ze genereren het meeste geld voor de
penningmeester. LTV Almere is nu eenmaal een vrij open vereniging waar in principe
meer kan dan bij andere verenigingen. Neem nu een doordeweekse winteravond,
geen bardienst ingeroosterd en toch is de kantine de hele avond open. Er zijn altijd
wel een aantal personen die een en ander in de gaten houden en de eventuele
“troep” opruimen/afwassen, want we blijven natuurlijk Nederlands, wel pakken,
afrekenen en niet opruimen. Dit is mooi maar eigenlijk ook weer niet wenselijk. Wij
streven toch naar wat meer gestructureerde openingstijden. Het zou mooi zijn als
meer avonden geregeld waren als de dinsdagavond groep, die met ca 10 personen
het “hele” jaar de bardienst verzorgd. Ik zal nogmaals een oproep doen of er voor de
maandag, woensdag en donderdagavond zoiets mogelijk is. Dit scheelt ook heel veel
werk v.w.b. de planning van het barrooster.
Voor de grote evenementen worden vaak “speciale”barteams samengesteld,
• Verkiezing bestuur
Er is geen nieuwe kandidaat gevonden voor de functie van secretaris.
We zullen hieraan op de website nog aandacht besteden en aan de leden kenbaar maken
dat je kunt komen meekijken in het bestuur, dit om de drempel voor
kandidaatbestuursleden te verlagen.
Als algemeen bestuurslid wordt Arie de Graaf toegevoegd, voorlopig zonder stemrecht,
omdat het bestuur nu een even aantal bestuursleden heeft.
• Zonnepanelen
Vanwege de stijgende energiekosten is besloten de mogelijkheid om zonnepanelen te
plaatsen te onderzoeken.
De gemeente Almere ondersteunt dit initiatief en organiseert gesprekken tussen/met de
diverse sportverenigingen. Joop van Leeuwen neemt daaraan deel namens LTV Almere.
Bernadette Janssen en Raoul Hendriks van Spaar met de Zon geven een presentatie over
de zonnepanelen. Deze zal ook samengevat op de website worden geplaatst.
Voor het plaatsen van de zonnepanelen zal door LTV Almere een investering van
ongeveer € 15.000,- gedaan moeten worden, De terugverdientijd voor de panelen zal
ongeveer 6,5 jaar zijn, maar er zijn nog wat onzekere factoren die dit kunnen
beïnvloeden, zoals eventuele veranderingen in de importkosten.
De Eco-taks vervalt in 2015, in verband met een verwachte subsie voor duurzame
sportverenigingen zullen we niet eerder dan in 2015 tot plaatsing overgaan.
Vragen vanuit de vergadering:
- Is er voor de baanverlichting ook gekeken naar led-verlichting?
Joop van Leeuwen antwoordt dat dit in het gemeentelijk overleg ter sprake is
gekomen maar dat de led-verlichting nog niet sterk genoeg is om als baanverlichting
te dienen.
In Eindhoven is een vereniging die momenteel led-verlichting gebruikt, maar de
ontwikkeling is nog in volle gang.
Pagina 4
Notulen Algemene Ledenvergadering LTV Almere
vrijdag 21 maart 2014
- Hoe lang gaan de panelen mee?
Ze gaan niet stuk, de opbrengst gaat wel teruglopen. Na 25 jaar is de opbrengst nog
80%, na 30 jaar is het beter ze te vervangen ivm de economische opbrengst.
- Hoe moeten ze worden schoongehouden?
De regen spoelt ze schoon, door de schone lucht in de polder zijn ze daarom
onderhoudsvrij.
- Zijn er meer offertes opgevraagd?
Ja, maar daarmee waren we ongeveer 35% duurder uit.
• Verslag Kascontrolecommissie
Gerard Evers en Martin van der Kruijf hebben de financiële administratie gecontroleerd.
Martin van der Kruijf leest het verslag van de kascontrolecommissie voor: De
kascontrolecommissie heeft geconstateerd dat de inkomsten en uitgaven waren
onderbouwd en de onderliggende stukken beschikbaar waren. De verantwoording van de
inkomsten en uitgaven was duidelijk en inzichtelijk. Zij vormen naar de mening van de
kascontrolecommissie een getrouw beeld van de werkelijke inkomsten en uitgaven.
Er wordt door de leden decharge verleend aan het bestuur.
Er zijn geen gegadigden voor een nieuwe kascontrolecommissie, daarvoor zullen mensen
benaderd worden.
• Begroting 2014 en financieel verslag
Uit het verslag blijkt een lichte daling van de contributie-opbrengsten, dit wordt
veroorzaakt doordat het ledenaantal stabiel is, maar het aantal aantal 65+ leden en
jeugdleden daarbinnen groeit.
De contributie zal niet worden verhoogd.
We blijven kritisch omgaan met de uitgaven.
•
-
Rondvraag
Wanneer wordt het rolluik gemaakt (dit gaat niet meer open)?
Is in gang gezet, we wachten op onderdelen.
-
Wat gebeurt er als een iemand niet voor zijn/haar bardienst komt opdagen?
De persoon krijgt een herinnering en kan uiteindelijk een boete krijgen. In de praktijk
komt dit zelden voor.
-
Het gedoogbeleid: Er wordt nog steeds gerookt in de kantine Ook de 24.00 uur regel
wordt niet gehandhaafd. De bardienst gaat naar huis en een van de aanwezigen heeft
de sleutel en sluit later af.
Wat betreft roken: Er mag niet gerookt worden in de kantine.
Wat betreft het sluitingsbeleid: LTV Almere is een vereniging die daar vrij mee om
gaat, dit hoort bij de charme van de vereniging.
o
-
Wie is er verantwoordelijk als er iets gebeurt?
Voorstel is om de sleutelhouder aansprakelijk te stellen. Dit zal in het bestuur
besproken worden.
Verzoek om de notulen van deze Algemene ledenvergadering zo snel mogelijk op de
website te plaatsen.
Ben sluit de vergadering om 21.50 uur.
Pagina 5

Download Report