Leren leiden in samenwerken

INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE
Leren leiden
in samenwerken
Uw gemeente werkt samen en verandert in omvang:
Leidt u die ontwikkeling en wilt u tot effectievere
samenwerking komen?
Sioo-alumni van de leergangen voor ambtelijke leiders van gemeenten,
ontwikkelden samen met Sioo en partners een nieuwe leergang over
samenwerken als gemeenten. De leergang is bedoeld om patronen in de
samenwerking beter te leren zien, waar nodig te doorbreken om zo tot een
effectievere samenwerking te komen.
April 2014
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
Inhoud
1 Leren leiden in samenwerken
3
Wilt u tot effectievere samenwerking komen?
3
Bent u verantwoordelijk voor samen werken?
3
Wilt u meer de gang van zaken bepalen?
4
Een geschikte opleiding voor u?
4
Werken in de leergang
5
Kerngroep met wisselende gasten
5
2 Het programma
7
Vier themabijeenkomsten
7
Thema 1.
Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking
8
Intermezzo
Zomeronderzoek
8
Thema 2.
Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek
Thema 3.
Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking10
Thema 4.
Evalueren en leren van de samenwerking
10
Vijf consultatiebijeenkomsten
11
9
Slotdag
12
3 Data, kosten en contact
13
Data en kosten
13
Aanmelden
13
Contact
13
Sioo, Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde
14
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
2
1
Leren leiden
in samenwerken
Wilt u tot effectievere
samenwerking komen?
Sioo-alumni van de leergangen voor ambtelijke leiders van gemeenten,
ontwikkelden samen met Sioo en partners een nieuwe leergang over
samenwerken als gemeenten. De leergang is bedoeld om patronen in de
samenwerking beter te leren zien, waar nodig te doorbreken om zo tot een
effectievere samenwerking te komen. Speciale aandacht gaat uit naar het
aangehaakt houden van raad en college bij het ontwerpen van nieuwe
samenwerkingsrelaties.
Bent u verantwoordelijk
voor samen werken?
De leergang Leren leiden in samenwerken is bedoeld voor ambtenaren die
verantwoordelijk zijn voor samenwerking met andere gemeenten,
maatschappelijke en/of commerciële organisaties: De gemeentesecretaris,
de adjunct-directeur, de regiosecretaris, het hoofd van een sector, dienst of
cluster, of anderszins.
U werkt samen op
• ondersteunende diensten, zoals de shared service centers, of
• regionale taken, zoals werk, inkomen, zorg, jeugd, of
• strategische opgaven, zoals vervoer, wonen of onderwijs in de regio.
Tijdens de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject
Bovendien kan het gaan om een toekomstige fusie van ambtelijke organisaties
en eventueel het komen tot een nieuwe gemeente met één bestuur.
In de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject. U betrekt daarbij,
verspreid over de bijeenkomsten, in totaal ten minste vijf collega’s. Dit met het
oog op het boeken van goede vooruitgang met de samenwerking, waarvoor u een
belangrijke verantwoordelijkheid hebt.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
3
Wilt u meer de gang
van zaken bepalen?
De leergang stelt de interventiemogelijkheden centraal die u hebt als leider in
een spel waar psychologie en macht belangrijke onderdelen zijn. U verdiept zich,
onder andere, in:
• Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking.
• Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek.
• Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking.
• Evalueren en leren van de samenwerking.
De leergang stelt de interventiemogelijkheden centraal
Al tijdens de leergang bepaalt u meer en meer de gang van zaken, levert uw inzet
meer resultaat op en houdt u beter zicht op de grote lijnen. U bouwt aan uw eigen
samenwerkingsvaardigheid en die van uw gemeente.
U bouwt aan uw eigen samenwerkingsvaardigheid en die van uw gemeente
Een geschikte opleiding voor u?
Merkt u als leider in samenwerking dat
• de gang van zaken meer uw handelen bepaalt dan dat u de gang van zaken
bepaalt?
• er veel meer energie in de samenwerking gaat dan dat er vooruitgang of
resultaat uit komt?
• allerlei kleine en grotere incidenten het zicht op wat er gaande is en hoe het
gaat, wegneemt?
• de goede ambtelijke voorbereiding regelmatig struikelt in de gemeenteraad?
• er meer tekst wordt geproduceerd dan beoogde effecten en prestaties waar het
om was begonnen?
Wanneer u één of meer van de bovenstaande vragen met ‘ja’ beantwoordt, dan
heeft de leergang u veel te bieden.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
4
Werken in de leergang
In de leergang werkt u aan uw samenwerkingsproject. Belangrijk is dat u een
project inbrengt waar u nog niet uit bent. De leergang biedt u namelijk tijd,
ruimte en mensen om anders naar uw project te leren kijken. U leert kijken naar
samenwerken over organisatiegrenzen heen vanuit een systeem dynamische
U krijgt tijd, ruimte en mensen om anders naar uw project te leren kijken
invalshoek. Kenmerkend aan deze benadering is kijken naar patronen; de acties
en reacties tussen mensen die zich herhalen, terwijl interventies om dit patroon
te doorbreken, het alleen maar lijken te versterken. Herkent u de volgende
uitspraken misschien? ‘Wij doen dit en vaak gebeurt er dan dat’. ‘We proberen
steeds om dit voor elkaar te krijgen en meestal verzandt het in niets of iets
nietszeggends’. Uw handelen is onderdeel van deze patronen en in de regel zetten
patronen als deze zich voort in andere samenwerkingsrelaties, zoals met
maatschappelijke organisaties.
Macht en psychologie zijn terugkerende thema’s
U kijkt niet alleen vanuit een systeem-dynamische invalshoek, ook macht en
psychologie zijn terugkerende thema’s in de leergang. Immers, de interne
samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie heeft
invloed op de wijze waarop er met externe partijen, waaronder andere
gemeenten, wordt samengewerkt. Met anderen samenwerken als gemeente, is
een ander spel, dan als gemeente zelf bepalen wat te doen en op welke wijze.
Kerngroep met wisselende gasten
Er kunnen veertien tot zestien ambtenaren uit de ambtelijke top van gemeenten
en regio’s deelnemen aan de kerngroep van de leergang. Daarnaast zijn er vijf
momenten waarop kerngroeplid een gast meebrengt die een deel van het
programma actief deelneemt; tijdens de vier themabijeenkomsten en de slotdag.
Zo brengt u samenwerking in het leerproces van de leergang.
Deelname door veertien tot zestien ambtenaren uit de ambtelijke top van gemeenten
De leergang biedt een mooie vervolgopleiding voor alumni van Lokaal leiderschap
en ‘Leiderschap in de top van de gemeentelijke organisatie’. De leergang versterkt
uw onderzoekende professionaliteit als lokale leider en leert u kijken naar wat er
gaande is achter gebeurtenissen die zich op het eerste gezicht aandienen.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
5
U versterkt uw onderzoekende professionaliteit
Ook niet-alumni kunnen deelnemen aan de leergang, juist omdat zij worden
opgenomen in een groep waarvan de meeste deelnemers weten wat er voor nodig
is om van en met elkaar te leren. Door samen een groep te maken, ontstaat een
omgeving waarin u elkaar feedback kunt geven en elkaar kunt helpen te
reflecteren.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
6
2
Het programma
Het programma bestaat uit vier themabijeenkomsten, vijf consultatiebijeen
komsten en een slotdag. De eerste consultatiebijeenkomst heeft het karakter
van een intakegesprek. Daarna bepaalt u of u de hele leergang wilt volgen.
Vier themabijeenkomsten
De themabijeenkomsten vinden steeds plaats van woensdagmiddag
(start 14.00 uur) tot donderdagmiddag (einde 14.00 uur). Voor iedere
themabijeenkomst nodigt u een andere gast uit om deel te nemen aan het
avondprogramma (van 16.00 uur tot 20.00 uur, met buffet).
De themabijeenkomsten starten met nagaan waar iedereen op dat moment staat
in de samenwerking met andere gemeenten: Welke interventie was succesvol en
welke vraag houdt de voortgang momenteel het meeste op? Daarnaast bereidt de
kerngroep zich voor op het verwelkomen van de gasten; de doelstelling van het
avondprogramma wordt nog eens scherp neergezet.
De avondprogramma’s zijn niet alleen leerzaam voor u, maar ook voor uw gasten
De avondprogramma’s met gasten zijn bedoeld om de leden van de kerngroep te
helpen bij hun werk als leider in de samenwerkende gemeenten. Aan de gasten
wordt gevraagd hun perspectief op de gang van zaken in de samenwerking te
geven, hun kennis over die samenwerking te delen en mee te helpen in de
verkenning van patronen. Interessante sprekers leiden de avondprogramma’s in.
De avonden worden afgesloten met belangrijke inzichten die die avond zijn
opgedaan. Ieder avondprogramma is een onderdeel op zichzelf en zo niet alleen
leerzaam voor de leden van de kerngroep, maar ook voor de gasten. Op
donderdagochtend gaat de kerngroep verdiepend in op het programma van de
avond ervoor. U voegt een nieuwe dimensie aan de stof toe en doet opdrachten
om de lessen van de avond ervoor te verwerken en toe te passen. Bovendien
bereidt u de volgende themabijeenkomst voor. Zo kunt u uw nieuwe gasten goed
inpraten, zodat zij weten waarvoor zij worden uitgenodigd en wat de bedoeling
van de avond is.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
7
In de leergang staan de interventiemogelijkheden centraal die u als leider hebt in
een spel waar psychologie en macht belangrijke onderdelen zijn. De volgende vier
thema’s komen aan de orde:
• Analyseren van het dynamische krachtenveld rond de samenwerking.
• Opnieuw kijken naar de interactie met bestuur en politiek.
• Scherp krijgen en scherp houden van de bedoeling van de samenwerking.
• Evalueren en leren van de samenwerking.
Thema 1.
Analyseren van het dynamische
krachtenveld rond de samenwerking
Docenten: drs. ir. Jan den Hollander en Léon Sonnenschein MCM
Een analyse van de systeemdynamiek heeft als doel de stroom te leren begrijpen.
Jan den Hollander gebruikt hiervoor de metafoor van ‘wildwater kanovaren’.
In plaats van met de stroom het gevecht aan te gaan, kunt u proberen de stroom
waarop u vaart, te leren begrijpen. Dan gaat het kanovaren heel anders.
De eerste vraag bij het analyseren van het systeem dynamische krachtenveld is:
Wie zijn het vraagstuk en wat is de dynamiek tussen deze mensen?
Twee belangrijke vervolgvragen zijn: Wat gebeurt er als ik ‘X’ doe? Wat gebeurt er
als ik niets doe? Hoe erg is dit resultaat?
U kunt de stroom waarop u vaart leren begrijpen
Voor het avondprogramma nodigt u een directeur uit van een maatschappelijke
organisatie die regionaal opereert.
Intermezzo
Zomeronderzoek
Met de kennis van de eerste consultatie- en themabijeenkomst, kunt u de relatief
rustige zomermaanden benutten om nader onderzoek naar de samenwerking te
verrichten. Als lid van de kerngroep krijgt u een observatie- en interviewlijst mee
ter ondersteuning van uw onderzoek. Op deze lijst staan vragen als
• Wat is de bedoeling en de scope van de samenwerking?
• In hoeverre is er een gedeelde ambitie en agenda en waar lopen ambities
uiteen?
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
8
• Wat zijn de persoonlijke beweegredenen en drijfveren van de bestuurders en
topambtenaren om te willen samenwerken?
• Hoe praat u over ‘tijd’? Hoe benoemt u het huidige stadium van samenwerken
en in hoeverre gaat u ervan uit dat het groeien van die samenwerking tien tot
vijftien jaar duurt?
• Wie voelen zich allemaal eigenaar van de samenwerking en het succes ervan?
Bron: Roelof van Netten, De 18 aandachtspunten van samenwerkende gemeenten
Thema 2.
Opnieuw kijken naar de interactie
met bestuur en politiek
Docenten: drs. Harry ter Braak CMC en Ad Baijens
‘Samenwerken tussen gemeenten’ betekent goed kijken naar de samenwerking
tussen raad, bestuur en ambtelijke organisatie per gemeente en de interactie
tussen deze actoren. Een bekend patroon is: ‘Wij als ambtenaren weten het al
heel goed en vertellen dan de raad over het ‘wat’ en het ‘hoe’. Die neemt dat
echter niet over en het plan struikelt zo in de raad’. Wat is ervoor nodig om dit
anders te doen en waar begint u mee?
U leert goed kijken naar de samenwerking tussen raad, bestuur en
ambtelijke organisatie per gemeente en de interactie daartussen
Een ander bekend patroon in de relatie tussen ambtenaren en raad is: De raad
opereert onhandig, maar ambtenaren faciliteren dit ‘gewoon’. Deze ambtenaren
beklagen zich vervolgens achteraf over het onhandige handelen van de raad.
U kunt een patroon als dit voorkomen door goed te kijken naar de mentale
programmering: Wat kunnen we als ambtenaren beter doen, dan gewoon te doen
wat wordt gevraagd?
Voor het avondprogramma nodigt u uw burgemeester uit.
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
9
Thema 3.
Scherp krijgen en scherp houden
van de bedoeling van de samenwerking
Docenten: drs. Maarten Königs, Roelof van Netten en dr. Sandra Kensen
Zonder gedeelde ambitie is er geen samenwerking, wel veel gedoe. Alom bestaat
de neiging om het over oplossingen te hebben om zo snel orde en zekerheid te
creëren. Het tegenovergestelde is het resultaat; eindeloze discussies en
verhoudingen die verharden. Daarom is het van het grootste belang dat u als
leider in een samenwerkende gemeente weet hoe u het goede gesprek kunt
voeren over beelden, taal, waarden, ambities, agenda’s, de waartoe-vraag en
scenario’s. Dit om zicht te krijgen en te houden op de missie, visie, het finale doel,
de onderliggende motivatie en de waardenpropositie. Deze aspecten van
organiseren aansprekend kunnen verwoorden, helpt samen werken enorm.
Als leider weet u hoe u het goede gesprek kunt voeren over beelden, taal,
waarden, ambities, agenda’s, de waartoe-vraag en scenario’s
Voor het avondprogramma nodigt u een inwoner uit uw regio uit die bij u bekend
staat als een lokaal leider met visie en verhaal.
Thema 4.
Evalueren en leren
van de samenwerking
Docenten: prof. dr. Ard-Pieter de Man, dr. Jaring Hiemstra en dr. ir. Rens Meijkamp
In de laatste themabijeenkomst staat het evalueren van de samenwerking
centraal. Hiervoor maakt u gebruik van de beschikbare kennis uit de
bedrijfskunde over besturingsmodellen en het evalueren van allianties. Met de
kennis van de voorgaande themabijeenkomsten kan deze kennis ook aan
gemeentelijke organisaties houvast bieden. Dat geldt in het bijzonder in situaties
zoals ‘Als we dit doen, dan gebeurt er vaak iets dat we niet willen; we kunnen hier
gek genoeg niet uitstappen’ of: ‘Wij proberen van alles om het werk goed te
krijgen, maar de ander doet steeds iets dat dit ondermijnt’.
Een goed ontwerp is onontbeerlijk om koers te houden, de voortgang
te waarborgen en tegengestelde belangen te verzoenen
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
10
Een goed ontwerp voor de structuur en besturing van de samenwerking is
onontbeerlijk om koers te houden, de voortgang te waarborgen en tegengestelde
belangen te verzoenen. Een ontwerp is uiteen te leggen in control- en trust
elementen. De risico’s waar een specifieke samenwerking mee te maken krijgt,
bepalen de juiste balans tussen die twee elementen. In deze themabijeenkomst
bespreekt u de verschillende afspraken, besluitvormingsmechanismen, normen/
waarden en structuren die u voor een samenwerking kunt gebruiken. U besteedt
vooral aandacht aan de vraag hoe u een structuur zo kunt inrichten, dat die kan
omgaan met veranderingen in de omgeving.
Voor het avondprogramma nodigt u uw collega-ambtenaren uit, werkzaam bij uw
(beoogde) samenwerkingspartners. Met deze partners gaat u het gesprek aan in
hoeverre het besturingsmodel goed is ingericht voor de samenwerking: Is er te
veel control of te veel trust; zijn er geen afspraken vergeten; is de structuur wel
goed?
Vijf consultatiebijeenkomsten:
Consultatiedocenten: drs. ir. Jan den Hollander, Ad Baijens, drs. Harry ter Braak
CMC, drs. Maarten Königs, dr. Jaring Hiemstra en dr. Sandra Kensen
De vijf consultatiebijeenkomsten, met zeven of acht leden van de kerngroep,
duren steeds vijf uur en vinden plaats op een dag dat het de deelnemers en de
consultatiedocent schikt. De consultatiedocenten wisselen; iedere consultatiedocent
bespreekt dicht op de huid van de deelnemers hun cases vanuit een andere
theoretische invalshoek op samenwerkende gemeenten. De vaste drie
ingrediënten zijn:
• Het onthullen van patronen in de samenwerking, met bijzondere aandacht voor
macht en psychologie.
• De interventies die mogelijk zijn om de patronen te doorbreken of te
accepteren.
• De betekenis van deze interventies voor het doen en laten van u als deelnemer.
Na de eerste consultatiebijeenkomst kunt u een weloverwogen
besluit nemen om wel of niet mee te doen
De eerste consultatiebijeenkomst is tegelijk het intakegesprek. U voert het
gesprek met de programmaleiding en Jan den Hollander. Na afloop van deze
eerste bijeenkomst staat het u vrij om alsnog af te zien van deelname aan de
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
11
leergang. Door intakegesprek en eerste consultatiebijeenkomst te combineren
krijgt u direct een goede indruk van de gang van zaken in de leergang en kunt u
een weloverwogen besluit nemen om wel of niet mee te doen.
Tijdens het intakegesprek/de eerste consultatiebijeenkomst analyseert u
gezamenlijk met programmaleiding en Jan den Hollander een samenwerkings
project dat is ingebracht door één van de deelnemers. U maakt daarbij gebruik
van de dynamische krachtenveldmethode. Zodoende kunt u nagaan of deze
manier van analyseren en werken u bevalt. Wanneer u besluit mee te doen aan de
leergang, kunt u met behulp van het voorbeeld een begin maken met de analyse
van uw eigen samenwerkingsproject. Hiervoor ontvangt u een behulpzame
vragenlijst en literatuur.
Slotdag
Vanaf het eerste consultatiegesprek tot aan de slotdag werken de leden van de
kerngroep en de docenten aan een publicatie over het geleerde in de leergang.
De programmaleider neemt hierin de leiding en zorgt dat de publicatie op de
slotdag kan worden gepresenteerd aan alle gasten van eerdere avondprogramma’s
en andere genodigden. De kerngroep geeft het programma voor de slotdag nader
vorm. Doel is het manifesteren van het geleerde aan een breed, relevant publiek.
U werkt tijdens de leergang aan een publicatie over het geleerde
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
12
3
Data, kosten
en contact
Data en kosten
Het intakegesprek, tevens het eerste consultatiegesprek, wordt gepland als zich
vijf kandidaten hebben gemeld.
De eerste themabijeenkomst vindt plaats nadat de nieuwe coalities zijn gevormd
en de collegeprogramma’s zijn geschreven. Het is belangrijk te starten
voorafgaande aan de rustige zomerperiode, zodat deelnemers van de kerngroep
in die periode een klein onderzoek kunnen verrichten naar de samenwerking met
andere gemeenten waar zij een leidende rol in hebben.
De data van de leergang staan vermeld op de website: www.sioo.nl/lis. Daar vindt
u tevens informatie over deelname- en verblijfskosten.
Aanmelden
U kunt zich voor de eerste consultatiebijeenkomst, tevens intakegesprek,
aanmelden met behulp van het aanmeldingsformulier op de website:
www.sioo.nl/lis. Na deze bijeenkomst bepaalt u of u de hele leergang wilt volgen
of van deelname afziet.
Contact
Voor nadere informatie kunt u zich wenden tot dr. Sandra Kensen, [email protected];
06 53766051
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
13
www.sioo.nl/lis
Sioo Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde
Succesvol bijdragen aan de ontwikkeling van organisaties. Werken aan eigen
ontwikkeling als organisatieprofessional. Wie zulke ambities koestert, wil meer
dan kant-en-klare, begrensde programma’s. Professionals zoeken de ruimte.
Die willen het denken openbreken, vóórdat het vastroest. En dat is precies wat u
bij Sioo vindt. Een intellectuele ruimte voor professionals met uiteenlopende
talenten en achtergronden, die willen leren van en met elkaar. Een kennisgemeenschap waarin mensen – vanuit verschillende invalshoeken – ervaringen
en theorieën uitwisselen en reflecteren op het eigen handelen.
Onze programma’s zijn ook allesbehalve standaard. We ontwikkelen ze
rondom deelnemende professionals en hun organisaties. Dat levert, weten we
uit ervaring, de grootste meerwaarde.
Sioo draagt bij aan uw ontwikkeling en die van uw organisatie via:
• Grensverleggende professionaliseringsprogramma’s
• Workshops; praktijkgericht, kort en actueel
• Programma’s gericht op sectoren en bedrijven
• Bedrijfsgerichte maatwerkprogramma’s
Sioo
Newtonlaan 209
3584 BH Utrecht
www.sioo.nl
[email protected]
030-291 30 00
Voor actuele informatie over Leren leiden in samenwerken (onder meer data en kosten) en voor
aanmelding heten wij u graag welkom op www.sioo.nl/lis
14

Download Report