Open hier het protocol.

Protocol van handelen bij
kerkelijke uitvaarten
20 juni 2014
Definitief
Voor gemeenteleden
Hoe te handelen na het van overlijden van een gemeentelid en het regelen van een kerkelijke
uitvaartdienst?
1. Na het overlijden van een gemeentelid neemt een nabestaande of de uitvaartondernemer contact
op met de wijkpredikant van het overleden gemeentelid. Met hem/haar kunt u afspraken maken
over pastorale begeleiding en een eventuele kerkelijke uitvaart. De predikant zal ook andere
betrokkenen binnen de kerkelijke gemeente informeren.
2. Bij afwezigheid van de wijkpredikant kunt u als nabestaande of uw uitvaartondernemer contact
opnemen met de scriba van de wijkgemeente. De scriba bespreekt met u de mogelijkheid van
pastorale begeleiding en de eventuele wens van een kerkelijke uitvaart en over wie dat dan kan
doen.
3. Bij overleg met de scriba dan wel de predikant geldt:
Bij de kerkelijke uitvaart van een gemeentelid worden als dienst naar de overledene, geen
kosten in rekening gebracht.
De kerk zorgt indien gewenst, altijd voor een predikant voor pastorale begeleiding en het
leiden van een uitvaartdienst.
Als de wijkpredikant of de predikant van de andere wijkgemeente beschikbaar is, zal een van
beiden namens de kerk deze taken op zich nemen.
Als de wijkpredikant en de predikant van de andere wijkgemeente niet beschikbaar zijn, zal er
in overleg met u als nabestaande, iemand anders worden gevraagd.
Als de wijkpredikant of de predikant van de andere wijkgemeente wel beschikbaar is, maar u
kiest als nabestaanden zelf voor een ander om de dienst te leiden, dan zijn eventuele kosten
voor rekening van de nabestaanden of hun verzekering. De nabestaanden of de
uitvaartondernemer dienen dan zelf met de voorganger te overleggen.
4.
De uitvaartondernemer en de predikant die de uitvaartdienst leidt, overleggen met u als
nabestaande over de datum, tijd en locatie van de uitvaartdienst. Ook stellen zij via de
coördinatoren van de gebouwen vast of de gekozen kerk beschikbaar is.
5.
De uitvaartondernemer regelt in overleg met u als nabestaande en betrokken predikant, een
organist en/of een andere muzikant,
6.
De scriba van de betreffende wijk zorgt dat er een afkondiging van het overlijden naar beide
kerken gaat zodat de gemeente op de zondag na het overlijden geïnformeerd wordt.
7.
De dienstdoende ouderling/doelgroepbegeleider tijdens de uitvaartdienst regelt in overleg met de
(gast)predikant een In Memoriam in het kerkblad. Zij kunnen de nabestaanden eventueel om een
foto van de overledene vragen.
8.
De scriba van de betreffende wijk informeert het Kerkelijk Bureau over het overlijden zodat
administratief ook alles goed wordt afgehandeld.
NB 1: De uitvaartondernemer dan wel de nabestaanden kunnen met de coördinatoren van de
gebouwen overleggen betreft mogelijkheden en kosten van koffie, thee, koek, broodjes
en eventuele andere faciliteiten in de gebouwen.
We hopen u zo voldoende te hebben geïnformeerd.
Namens alle kerkenraden,
Ruud van der Herberg, Frans Jansen en Arie Bol
Voor werkers in de kerk.
Protocol/stappenplan/communicatieschema van handelen rondom berichtgeving van
overlijden van gemeenteleden en het regelen van een kerkelijke uitvaartdienst.
1.
Berichtgeving van overlijden kan binnenkomen bij:
Predikant
Scriba
Kerkelijk Bureau
Sectiecoördinator/Doelgroepbegeleider/Ouderling/Wijkcontactpersoon
Gemeentelid
2. Informatieronde.
Afhankelijk bij wie het bericht is binnengekomen worden direct geïnformeerd:
In wijk West predikant, scriba, coördinator en de ouderling/doelgroepbegeleider
In wijk Oost predikant, scriba en wijkouderling
In wijk West informeert de sectiecoördinator de betreffende contactpersoon
In wijk Oost informeert de wijkouderling de contactpersoon
Scriba's van Oost en West informeren elkaar
De (wijk)predikant is verantwoordelijk voor het pastoraat en de uitvaart.
De scriba is verantwoordelijk voor de berichtgeving en de communicatie.
De wijkouderling in Oost en de ouderling/doelgroepbegeleider in West is contactpersoon
voor de familie en zo mogelijk ambtsdrager bij de uitvaartdienst.
3. De wijkpredikant neemt contact op met de nabestaanden en communiceert met de
uitvaartondernemer. Zij stellen in overleg vast of een kerkelijke uitvaart gewenst is.
4. Bij afwezigheid van de wijkpredikant communiceert de scriba of haar vervanger met de
nabestaanden en/of de uitvaartondernemer of een kerkelijke uitvaart gewenst is en wie in dat
geval het pastoraat kan verzorgen en een uitvaartdienst kan leiden.
5.
Bij overleg met de nabestaanden geldt:
Bij de kerkelijke uitvaart van een gemeentelid worden als dienst naar de overledene, geen
kosten in rekening gebracht.
De kerk zorgt, indien gewenst, voor een predikant voor pastorale begeleiding en het leiden
van een uitvaartdienst.
Als de wijkpredikant of de predikant van de andere wijkgemeente beschikbaar is, zal een van
beiden namens de kerk deze taak op zich nemen.
Als de wijkpredikant en de predikant van de andere wijkgemeente niet beschikbaar zijn, zal er
in overleg iemand anders gevraagd worden de nabestaanden te begeleiden en een eventuele
uitvaartdienst te leiden.
Als de wijkpredikant of de predikant van de andere wijkgemeente wel beschikbaar zijn, maar
de nabestaanden kiezen voor een andere persoon om een uitvaartbijeenkomst te leiden dan
zijn de daaraan verbonden kosten voor rekening van de nabestaanden.
6.
De uitvaartondernemer en de predikant die de uitvaartdienst leidt overleggen met de
nabestaanden over de datum, tijd en locatie van de uitvaartdienst. Ook stellen zij via de
coördinatoren van de gebouwen vast of de gekozen kerk beschikbaar is.
7.
De betrokken coördinatoren van de gebouwen zorgen dat op het betreffende moment het gebouw
verwarmd is en er een (hulp) koster en iemand van beeld en geluid aanwezig is.
8.
De uitvaartondernemer regelt in overleg met nabestaanden en betrokken predikant, een organist
en/of een andere muzikant.
9.
De scriba van de betreffende wijk zorgt dat er een afkondiging is, voor de zondag na het
overlijden en informeert de dienstdoende ouderlingen en de betreffende (gast)predikanten van
beide kerkgebouwen. Zij verzoeken daarbij de afkondiging van overlijden voorafgaand aan de
voorbeden te doen en de nabestaanden in de gebeden te gedenken.
10. De dienstdoende ouderling/doelgroepbegeleider tijdens de uitvaartdienst vraagt aan de
(gast)predikant of hij/zij een “In memoriam” wil schrijven voor Kerkklanken. (Gast) predikanten
sturen deze kopij aan de (wijk) scriba die zal zorgen dat de kopij geplaatst wordt, zo mogelijk
met foto.
11. De scriba van de betreffende wijk informeert het Kerkelijk bureau over het overlijden.
12. Het Kerkelijk Bureau zorgt voor:
verwerking in LRP
publicatie in Kerkklanken
kennisgeving naar de kerkrentmeesters
NB 1: De uitvaartondernemer dan wel de nabestaanden kunnen met de coördinatoren van de
gebouwen overleggen betreft mogelijkheden en kosten van koffie, thee, koek, broodjes en eventuele
andere faciliteiten in de gebouwen.
NB 2: Wanneer er wel een rouwkaart is ontvangen maar geen kerkelijke begrafenis is geweest, komt
er een mededeling in Kerkklanken, verzorgd door het Kerkelijk Bureau. .
NB 3: Wanneer er geen enkele communicatie is geweest (familie > kerkelijke gemeente) volgt (zo
mogelijk) vermelding in Kerkklanken.
NB 4: De predikant houdt (in overleg met het Kerkelijk Bureau) een overzicht bij van de overledenen,
teneinde de nabestaanden te kunnen uitnodigen voor de dienst op de laatste zondag van het Kerkelijk
Jaar. Bij een vacature van de wijkpredikant zorgt de scriba voor een overzicht van overledenen.
Vastgesteld door de drie kerkenraden op 12 juni 2014

Download Report