Verslag: VAC Hasselt: Werkgroep Facilities

Agentschap voor Facilitair Management (AFM)
Boudewijngebouw
Boudewijnlaan 30 bus 60
1000 Brussel
Verslag:
VAC Hasselt: Werkgroep Facilities
datum
voorzitter
verslaggever
19 februari 2014
Nathalie Vandebrouck
Bert Daenen
AANWEZIGEN:
A/
V1
Naam
A
D. Leenen
[email protected]
VLM
A
K. Stevens
[email protected]
Albon
A
M-J Brems
[email protected]
Adlo
A
J-L Verjans
[email protected]
ALV
A
E.Verboven
[email protected]
A
I. Ceulemans
[email protected]
A
J.Maes
[email protected]
Wonen
Ruimte
Vlaanderen
AWV
A
P.Balas
[email protected]
A
S.Booms
[email protected]
A
F. Noels
[email protected]
AMV
Onroerend
Erfgoed
AMI
A
A. Forier
[email protected]
TOVO
A
B. Vananderoye
[email protected]
ABB
A
P. Deronde
[email protected]
ABB
A
C. Noelmans
[email protected]
AFM
A
B. Daenen
A
N. Vandebrouck
1
Telefoon
0499 59 43 80
e-mail
Agentschap
[email protected]
AFM
[email protected]
AFM
Aanwezig of Verontschuldigd
Opmerkingen op het verslag dienen tegen de volgende werkgroepvergadering overgemaakt te
worden.
Agenda punten
-
Stand van zaken trappen
Signalisatie
Trolleys
Tijdelijke situatie loketten op het glv.
Verhuisplanning
Werkgroepvergadering Facilities
AFM
Page 1 of 5
1. Stand van zaken trappen
Er zijn 6 aannemers aangeschreven voor het opmaken van een offerte voor het verwijderen van
de trappen en het dichtmaken van de schalmgaten.
Tegen 10 maart zullen de offertes binnen zijn.
De werken zullen plaatsvinden buiten de kantooruren en voor het bouwverlof uitgevoerd zijn.
2. Signalisatie
De Vlaamse Overheid introduceert in het voorjaar 2014 een nieuwe huisstijl.
In de eerste fase zal de buitenkant van het gebouw worden aangepakt. Op de passerels en op de
grote glazen poorten wordt er nieuwe folie voorzien in de aard van onderstaande foto’s.
Na de verhuis zal dan de binnen signalisatie aangepast worden. Iedere dienst dient na te vragen
of zij hun eigen logo nog mogen gebruiken.
Werkgroepvergadering Facilities
AFM
Page 2 of 5
3. Trolleys
AFM voorziet voor iedere kop een nieuwe trolley indien gewenst. N.Vandebrouck neemt de
volgende keer een trolley mee zoals ze voorzien zijn in het VAC te Gent. Zij zal ook navragen
welke andere types verkrijgbaar zijn via het raamcontract.
De huidige ladeblokken aan de bureaus worden afgevoerd.
Voor de mensen die een secretariaatsfunctie uitoefenen en bijgevolg een vaste werkplek krijgen
kan bekeken worden of zij deze ladeblok aan hun bureau kunnen behouden.
4. Tijdelijke situatie loketten gelijkvloers
de
De herinrichting van de loketten van het gelijkvloers zal pas in de 3 fase (eind 2014/begin 2015)
voorzien worden. Daarom zullen we ons eerst moeten behelpen met een tijdelijke inrichting van
de loketten. Wij zullen daarom een 5-tal tafels met stoelen voorzien waar de diensten dan de
mensen aan kunnen ontvangen.
Graag zouden wij van de diensten die een loket krijgen op het glv tegen de volgende vergadering
willen weten welke noden zij minimaal nodig hebben aan een tijdelijk loket om hun dienstverlening
optimaal te kunnen uitvoeren.
5. Verhuisplanning.
De verhuisplanning die Cindy heeft opgesteld en uitgelegd wordt bijgevoegd als bijlage bij het
verslag. Van het moment dat specifiekere datums bekend zijn, wordt deze planning aangepast.
Varia:
Tapijt onder de archieven (op de sites)
Het tapijt onder de archieven wordt niet vervangen, omdat dit tapijt bijna niet zichtbaar is en ook
geen slijtage vertoont.
Dus alleen het tapijt onder de archieven die effectief weggaan om plaats te besparen wordt
vervangen.
De archieven die weggaan zijn de lage archieven in 1A3 en 1A5.
De lage archieven in site 1B3
Het lage archief in site 2B1 en het grote archief in site 4B3;
Deze archieven zullen met grote zekerheid al worden afgebroken al vorens men aan de verhuis
begint. Mag ik de diensten die gebruik maken van deze archieven vragen dat zij al beginnen aan
de opkuis van deze archieven. Indien een exacte datum bekend is over het afbreken van deze
archieven wordt dit zo spoedig mogelijk gecommuniceerd.
Trashday
In de week van 31 maart en 16 juni worden er 2 containers (1 restafval, 1 papier).
Het is dan de bedoeling dat in deze weken de archieven opgeruimd worden en het afval dan in
deze containers gedumpt kan worden. Diensten die hun archief al op een eerder tijdstip willen
opruimen mogen hun afval voorlopig stockeren in de polyvalente ruimte.
Het is dan wel de bedoeling dat zij naderhand dit afval zelf in de containers deponeren.
Definitieve plannen
De definitieve plannen worden net als de verslagen van werk- en stuurgroepen op de volgende
site geplaatst:
Werkgroepvergadering Facilities
AFM
Page 3 of 5
http://www.bestuurszaken.be/vachasseltoptimalisatie
Ook de glazen stroken waarmee men de trapgaten gaat opvullen worden op de definitieve
plannen ingetekend.
Benoeming toegewezen vergaderzalen
De VLM stelt de vraag of aan hun dienst toegewezen vergaderzalen hun eigen benoeming mag
hebben. AFM betwijfelt of deze benoeming dan ook wordt mee voorzien bij de opmaak van de
nieuwe binnen signalisatie.
Intekening kelder
De afdeling AMV vraagt om de intekening van de kelder zo spoedig mogelijk bekend te maken.
Dan kan de verhuis van de archieven in de kelder reeds beginnen.
Volgende Vergadering: 05/03/2014 om 10u. in lokaal 1A10.
Opgelet. Op de werkgroep van 20 maart gaan de specifieke noden ICT en netwerk
besproken worden. Gelieve daarom uw collega met kennis van zaken te sturen of mee te
nemen naar deze werkgroep.
Werkgroepvergadering Facilities
AFM
Page 4 of 5
Bijlage 1: Verhuisplanning
e
1. AWV en Mobiliteit (3A) tijdelijk huisvesten in satellietkantoor en op 4 verdieping (veel vrije
ruimte)
Herinrichting 3A volledige verdieping (periode xx/xx – xx/xx)
e
2. Invullen 3 verdiep volgens nieuwe bezetting door AWV en Mobiliteit
4A volledige verdieping komt vrij en kan opnieuw ingericht worden (periode xx/xx –
xx/xx)
3. AWV terug inhuizen op 4A1 + Vlabel naar 4A3 en 4A5 (periode xx/xx – xx/xx)
3B5 komt vrij en kan gebruikt worden als ‘transitzone’
e
4. RWO 1B5 huisvesten op 2 verdieping
Wonen Vlaanderen tijdelijk naar 3B5
1B volledige verdieping kan ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx)
5. Wonen en Inspectie RO definitief naar 1B3
Onroerend Erfgoed naar 1B5
2B1 is dan leeg.
6. RO 2B3 tijdelijk huisvesten op 3B5
2B1 en 2B3 kunnen ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx)
7. Albon en VEA definitief naar 2B1
Milieu Vergunningen en Milieu Inspectie definitief naar 2B3
3B1 en 3B3 zijn dan leeg.
8. RO 2B5 en 2B6 tijdelijk naar 3B1 en 3B3
2B5 en 2B6 kunnen ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx)
9. Beleidsdomein LV definitief naar 2B5 en 2B6
2A3 en 2A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx).
10. RO definitief naar 2A3 en 2A5
3B1 - 3B3 – 3B5 en 1A5 zijn dan leeg.
11. ANB tijdelijk naar 3B3 en 3B5
4B kan ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx).
12. ANB definitief naar 4B3 en 4B5
Toezicht Volksgezondheid definitief naar 4B1
Beleidsdomein WSE definitief naar 4B§
3B en 1A3 en 1A5 kunnen ingericht worden (periode xx/xx – xx/xx).
13. Inhuis VLM (27/10/2014)
14. Inhuis ABB (xx/xx/xx)
Werkgroepvergadering Facilities
AFM
Page 5 of 5