Draaiboek Sportevenementen Voetbalfederatie Vlaanderen 1 september 2014 1 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 1 Inleiding ............................................................................................................................................ 3 2 De voorbereiding .............................................................................................................................. 4 2.1 Aanstellen van een eventcoördinator (EC).............................................................................. 4 2.2 Samenstellen van de werkgroep ............................................................................................. 4 2.3 De succescriteria: medewerkers, fondsen, accommodatie, actoren en interne communicatie ................................................................................................................................... 5 3 4 5 2.4 De grote lijnen ......................................................................................................................... 8 2.5 Taakverdeling .......................................................................................................................... 8 2.6 Timing .................................................................................................................................... 10 2.7 Begroting ............................................................................................................................... 11 2.8 Sponsoring ............................................................................................................................. 11 2.9 Verzekeringen, Vergunningen en contracten ....................................................................... 12 2.10 EHBO – voorzieningen ....................................................................................................... 13 2.11 Catering ............................................................................................................................. 14 2.12 Vrijwilligerslijst .................................................................................................................. 14 2.13 Weersomstandigheden ..................................................................................................... 14 Dagplanning .................................................................................................................................... 16 3.1 Programma ............................................................................................................................ 16 3.2 Algemene secretariaat .......................................................................................................... 16 3.3 De activiteiten ....................................................................................................................... 16 3.4 Materiaallijst.......................................................................................................................... 17 3.5 EHBO – post ........................................................................................................................... 18 3.6 Laatste loodjes....................................................................................................................... 18 Evaluatie ......................................................................................................................................... 19 4.1 Briefing en debriefing ............................................................................................................ 19 4.2 Evenement-evaluatie ............................................................................................................ 19 Stappenplan .................................................................................................................................... 21 Voetbalfederatie Vlaanderen 2 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Voor een succesvolle voetbalclub, van amateurniveau tot topclub, is het levensnoodzakelijk om naast de reguliere trainings- en wedstrijdactiviteiten, ook op regelmatige basis extra activiteiten te organiseren. Deze evenementen streven een actieve, bruisende clubsfeer na, gesteund op engagement van ouders, spelers, sympathisanten en vrijwilligers. De feel good–factor straalt zowel binnen de club af als ver daarbuiten. Elk evenement heeft met andere woorden effect op het imago van de club binnen de regio. Een evenement kan echter wel verschillende doelstellingen nastreven. Bepaal dus altijd vooraf wat dit hoofddoel is. Willen we een financiële injectie van de jeugdkas? (vb. regionaal jeugdtornooi, …) Willen we leden werven? (vb. initiatiedag, talentdag, …) Willen we onze sponsors een return aanbieden? (vb. een sponsortornooi, …) Willen we onze jeugdploegen kwalitatieve wedstrijden aanbieden? (internationaal jeugdtornooi, …) Bij de organisatie van deze evenementen komt heel wat kijken. Het blijkt dan ook niet voor alle clubbesturen even eenvoudig! In dit document geven we een uitgestippeld stappenplan dat de organisator kan volgen om tot een geslaagd evenement te komen. Een voetbalevenement kan heel divers zijn. In dit draaiboek belichten we echter de algemene zaken die tijdens de organisatie van elk evenement aan bod komen. We verwijzen hierbij meteen naar de VFV draaiboeken ‘voetbalstages’ en ‘tornooien’ die een specifieke aanvulling zijn bij deze brochure. Elk draaiboek bestaat uit volgende onderdelen: De voorbereiding De dagplanning De evaluatie Stappenplan Wij hopen met dit draaiboek een nuttig instrument te kunnen aanbieden aan al onze clubs op elk niveau. Een kwalitatief evenement zorgt immers voor een absolute meerwaarde voor de club. Voor meer informatie: 1 2 Stefan Verheyen 3 Coördinator Recreatief Voetbal VFV 4 Tel: 02/367.67.22 5 E-mail: [email protected] 6 Website: www.voetbalfederatievlaanderen.be Voetbalfederatie Vlaanderen 3 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Nadat het clubbestuur beslist om een bepaald evenement te organiseren, is de eerstvolgende stap: wie gaat dit organiseren? Een omgekeerde chronologische volgorde kan natuurlijk ook: een sympathisant die een voorstel doet naar het bestuur toe en zichzelf als coördinator voorstelt. Een mogelijk coördinator, die meteen ook goed geplaatst is, zou de TVJO (technisch verantwoordelijke jeugdopleiding) kunnen zijn. Andere mogelijkheden: een jeugdtrainer, administratieve medewerker of AVJO, jeugdsecretaris, ouder. Sporttechnische kennis van de eventcoördinator (EC) is mooi meegenomen, maar geen vereiste. Indien niet, dient hij zich laten bijstaan door andere mensen om het sporttechnische luik in te vullen. De verantwoordelijke dient over volgende kwaliteiten te beschikken: in staat zijn om een degelijk draaiboek uit te werken enthousiasme bij de medewerkers teweeg brengen kunnen coördineren, bijsturen en leiding geven sterk zijn in organisatie en administratie Hou er rekening mee dat de voorbereiding van het evenement, afhankelijk van de grootschaligheid, heel wat tijd in beslag neemt. Verifieer of de mogelijke coördinator zich hiervoor voldoende vrij kan maken. Vaak wordt een geschikte persoon gevonden in kringen waarvan men het niet meteen verwacht. Spreek daarom ook ouders, supporters, spelers van de eerste ploeg, … aan. De eventcoördinator stelt een werkgroep samen. Dit is de groep die de gehele organisatie van het evenement tot doel stelt. Het zijn dus stuk voor stuk gemotiveerde en geëngageerde mensen. Zie het niet meteen te groot; deze werkgroep kan gerust slechts uit 3 personen bestaan, bv. de jeugdsecretaris, de TVJO en een ouder. Hun eerste taak is brainstormen over een aantal kernvragen (doelstellingen): waarom wensen wij dergelijk evenement te plannen? voor wie gaan we dit organiseren, welke leeftijd? wat zal de doelgroep ervan verwachten? hoe gaan we ons profileren? wanneer zou een goed tijdstip zijn? … Hoe meer vragen en antwoorden, hoe beter: in deze fase is geen enkel idee gek genoeg! Beperk deze fase echter wel in tijdsduur want nodeloos blijven brainstormen (=wegdromen?) leidt tot niets. Op het einde van de brainstormfase zet de werkgroep een aantal kerngedachten op papier. Deze komen terug na de toepassing van de volgende stap: de succescriteria! Voetbalfederatie Vlaanderen 4 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Nu er een aantal ideeën, wensen en doelstellingen genoteerd zijn, gaat de werkgroep, onder leiding van de eventcoördinator, de belangrijkste criteria na die succes of mislukking inleiden: de medewerkers, de accommodatie, de fondsen, de actoren en de interne communicatie. De medewerkers kan je meestal opdelen in 2 groepen: enerzijds heb je vrijwilligers nodig, die niet vergoed worden, en die meestal instaan voor de niet-voetbal gerelateerde zaken zoals de catering, het materiaal, foto’s en beeldmateriaal, de kleedkamers, de kantine, … en anderzijds heb je afhankelijk van het evenement trainers nodig die kwalitatieve trainingen op maat van de kinderen voorbereiden en geven. Vrijwilligers Voor de organisatie van een evenement dient de eventcoördinator dus in ieder geval te kunnen rekenen op de goodwill, inzet en engagement van een aantal vrijwillige medewerkers. Stem je organisatie af op het verwachte aantal. Als je twijfelt, neem dan geen risico’s; beter een kleinschalig en kwalitatief project dan een groots evenement dat op organisatorisch vlak de mist ingaat… en dat zo aan kwaliteit inboet. Het is een torenhoog cliché, maar des te meer de waarheid: vrijwilligers zijn de hoekstenen van de verenigingen! Bij het aanstellen van de vrijwilligers is het altijd interessant om binnen de club zelf te kijken. Natuurlijk is het niet de bedoeling om mensen (die gewoon zijn om de kantine open te houden) nog meer te belasten op deze dag. Mogelijk is het een opportuniteit om ook de spelers van het eerste elftal te betrekken bij het evenement. Belangrijk is dat je na het evenement de vrijwilligers een beloning geeft: nodig hen uit voor een receptie, een etentje of bezorg hen een klein aandenken. Dit is een blijk van respect en een bonus die de vrijwilligers kan motiveren om zich bij volgende edities van het evenement opnieuw kandidaat te stellen als vrijwilliger. De KBVB geeft hiervoor het goede voorbeeld door elk jaar “de dag van de vrijwilliger” te organiseren. Zie 2.12. voor een vrijwilligerslijst. Trainers Trainers bepalen voor een groot deel de kwaliteit van het sportieve evenement (initiatie, stage,…). Hebben ze een trainers- of pedagogisch diploma? Hebben ze ervaring met de doelgroep en het niveau? Hebben ze de motivatie om een hele week het beste van zichzelf te geven? … ? Voor de trainers zal je wellicht een vergoeding dienen te voorzien. In het andere geval dient de eventcoördinator af te toetsen hoe de trainers op een officiële manier vergoed kunnen worden. We zoeken (minstens) de antwoorden op volgende vragen: hoeveel medewerkers hebben we nodig en voor welke taken? (zie 2.5. taakverdeling) wie maakt de takenlijst, -verdeling en –omschrijving? welke kennis en kunde hebben onze medewerkers nodig? wordt er een bedankje/vergoeding voorzien? Voetbalfederatie Vlaanderen 5 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Motiverende factoren voor medewerkers kunnen zijn: opleidingsmogelijkheden (bv. als je medewerker was tijdens een evenement krijg je hierna de kans om op kosten van de club een bestuurlijke of sporttechnische bijscholing te volgen) relaties met andere vrijwilliger ( “OK, ik wil helpen tijdens die voetbalstage als die of die er ook is!”) vergoeding van de onkosten, bv. kilometervergoeding, vrijwilligerscontract… gewaardeerd worden! Demotiverende factoren voor medewerkers kunnen zijn: onduidelijke organisatie en taakverdeling (te) veel activiteiten die de club organiseert en waarvoor zij hulp vragen (te) hoge verwachtingen van de organisatie onderlinge relaties tussen de (betaalde) trainers en de vrijwilligers Probeer met deze (de)motiverende factoren rekening te houden bij de benadering en communicatie met je medewerkers! Dit is een eerste voorbereidende denkoefening voor een definitieve begroting, die later nog aan bod komt. In deze fase is een beknopte simulatie-oefening voldoende. Vragen die beantwoord dienen te worden: Is een break-even haalbaar? Zijn er voldoende fondsen beschikbaar vooraleer er inkomsten zijn? Wat kunnen de voornaamste uitgaven zijn? … Een extra aanzet om publiek te kunnen aantrekken , is het vermelden van het doel van het evenement en de investering van de eventuele opbrengsten. Een jeugdtornooi ten voordele van nieuwe trainingsdoelen voor de jeugd geeft onmiddellijk een positieve imago aan het evenement. Een goede en ruime accommodatie zal zorgen voor een vlotte en aangename organisatie waarbij er meer aandacht kan gaan naar de inhoudelijke zaken. Het creëert met andere woorden een kader waarin iedereen en alles beter kan functioneren. Elke accommodatie zal echter ook zijn beperkingen hebben waarvan de organisatie zich bewust dient te zijn om hierop in te kunnen spelen. De vragen die men zich dient te stellen zijn: Is de eigen accommodatie geschikt voor het evenement? Zijn er voldoende voetbalvelden? Is er voldoende parkeerplaats? Zijn de voetbalvelden op het moment van het evenement beschikbaar (in functie van het onderhoud en andere activiteiten)? Voetbalfederatie Vlaanderen 6 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Zijn de voetbalvelden voldoende kwalitatief op het moment van het evenement? Zijn er voldoende kleedkamers? Zijn er extra toiletvoorzieningen noodzakelijk? Zijn er extra ruimtes om indooractiviteiten te doen? Zijn er infrastructuurwerken gepland? Wordt de eigen accommodatie met andere clubs gedeeld? Is er behoefte aan slaapvoorziening? … Speciale aandacht bij het bepalen van de accommodatie en locatie dient uit te gaan naar de veiligheid. De staat van de accommodatie en de aard van het evenement zijn hierbij van belang. Extra vragen hiervoor zijn: Dienen er afbakeningen voorzien te worden? Moeten er bepaalde wegen of delen van de accommodatie afgesloten worden? Moeten de omwonenden op de hoogte gebracht worden? Moet de brandweer op de hoogte gebracht worden? Dient er een voorafgaande veiligheidscontrole te gebeuren? … Voor vele sportieve evenementen is het nuttig een plattegrond op te maken. Deze kan je vooraf bezorgen aan deelnemers van het evenement en alle medewerkers maar uiteraard wordt deze plattegrond ook duidelijk zichtbaar uitgehangen op de meest geschikte plaatsen, vb. bij de ingang. Actoren zijn mensen die van ver of dichtbij betrokken (kunnen) zijn bij de organisatie van je evenement. Je hebt mensen die eerder positief staan t.o.v. je initiatief en die je misschien zelfs kunnen ondersteunen (sportdienst, ouders, scholen, …). Langs de andere kant zijn er wellicht ook mensen die geen voorstander zijn (buurtbewoners, andere voetbalclubs, andere sportclubs, … ). Het ideaalbeeld is dat je erin slaagt de “positieve” actoren op een actieve manier te betrekken bij de voetbalstage en de “negatieve” actoren te overtuigen van de meerwaarde van het evenement. Actoren zijn ook de mensen vanuit de club en de onmiddellijke omgeving die je moet blijven informeren over het verloop van de organisatie (clubbestuur, schepencollege, sportfunctionaris, sponsors, …) Interne communicatie tussen alle leden van de werkgroep is heel belangrijk om tot een vlotte organisatie te komen. Iedereen dient op elk moment van een ander te weten waar hij/zij aan werkt, wat de stand van de zaken is, wat er nog moet gebeuren. Open en veelvuldige communicatie als basis: goede afspraken maken goede vrienden! Zie ook 4.1. briefing en debriefing. Voetbalfederatie Vlaanderen 7 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 De werkgroep staat nu al redelijk ver. De leden hebben een beeld gevormd over wat het organiseren van een evenement inhoudt en ze hebben de succescriteria kritisch onder de loep genomen. Deze gegevens leiden tot het uittekenen van de grote lijnen. We zoeken hierbij antwoorden op volgende vragen: Waarom organiseren we het evenement? Welke doelstellingen heeft ons evenement? Dit kan gaan van commerciële return, over ledenwerving, over het imago van de club of om de aangesloten jeugdspelers meer leermogelijkheden aan te bieden. Voor elke club kunnen de doelstellingen anders zijn. Pin je niet vast op de redenen waarom andere clubs dit organiseren – elke situatie is anders! De doelstelling van je evenement heeft uiteraard een invloed op de verdere uitwerking ervan. Wanneer organiseren we het evenement? Bij de organisatie van de eerste editie van een evenement kan de eventcoördinator relatief vrij kiezen wanneer dit zal plaatsvinden (rekening houdend met beschikbaarheid, verlof, vrijwilligers, …) Naar de eventuele toekomstige edities toe is het interessant dat het evenement telkens op hetzelfde tijdstip plaatsvindt. Zo kan je een traditie opbouwen zodat alle betrokken personen en organisatie hier rekening mee kunnen houden. Bv: het jeugdtornooi vindt telkens plaats tijdens de tweede zaterdag van augustus. Voor wie organiseren we het evenement? Dit is uiteraard onlosmakelijk verbonden met het doel van het evenement. Heren of dames? Jongens of meisjes? Volwassenen of jongeren? Welke leeftijd? Specifieke doelgroep g-voetbal? Hou ook rekening met het niveau. Waar organiseren we het evenement? Eigen accommodatie of via derden? Zie eerder 2.3. “succescriteria”. Na het beantwoorden van bovenstaande vragen komen we tot het antwoord op de hoofdvraag: Is het vooropgestelde concept haalbaar? Afhankelijk daarvan wordt er definitief beslist om het evenement te laten plaatsvinden en wel volgens de lijnen hierboven. Het voordeel van een werkgroep is in de eerste plaats dat de takenlast niet volledig op de schouders van de eventcoördinator valt. Stel dus samen een taakverdeling op waar iedereen zich goed bij voelt… en speel natuurlijk in op de kwaliteiten van elk groepslid! Voetbalfederatie Vlaanderen 8 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Hieronder een overzicht van de mogelijke taken die bij de organisatie van een evenement komen kijken. Dit overzicht is uiteraard niet limitatief en het omgekeerde is evenzeer waar: niet alle taken die hier opgenomen werden dienen noodzakelijk uitgevoerd te worden bij de organisatie van jouw evenement. Financiën: opstellen van een budget, betalen van de facturen, offertes aanvragen, controleren van de betaling door de deelnemers, …Onder punt 2.7 gaan we dieper in op het opstellen van een begroting. Administratie: inschrijvingen beheren, reservaties aanvragen, accommodatie vastleggen, … Een belangrijke taak die weggelegd is voor “administratieve duizendpoten”: correct, nauwgezet en overzichtelijk werken is een must! Sponsoring en subsidies: subsidies aanvragen bij de gemeentelijke / provinciale sportdienst, vaste sponsors contacteren of op zoek gaan naar éénmalige sponsoring. Zorg bij het zoeken naar sponsors voor een professionele benadering waarbij het budget op voorhand bepaald is en waarbij je telkens benadrukt welk voordeel er is voor de sponsor. Sponsoring is een belangrijk en behoorlijk specifiek hoofdstuk dat bij de organisatie van alle sportevenementen komt kijken. Voor nuttige input over hoe sponsors te zoeken en te benaderen kan je steeds contact opnemen met daartoe gespecialiseerde instanties. Wij bevelen het Dynamo Project aan (www.dynamoproject.be). Zij geven aan alle bij de VFV aangesloten voetbalclubs gratis advies over dergelijke zaken. Promotie: zorg er vooral voor dat de vooropgestelde doelgroep bereikt wordt en dat je de boodschap duidelijk overbrengt! Hiervoor moet je onderzoeken welke kanalen er beschikbaar zijn en op welke manier je alles aan de man wenst te brengen (affiches, flyers, website, sociale media zoals Facebook, Twitter, Zamante,...). Probeer ook de (lokale) pers te betrekken want die zorgt voor heel wat extra publiciteit! Materiaal en accommodatie: op voorhand maak je best een lijst op met al het benodigde materiaal. Bv. aantal ballen (welke maat?), doelen (grote/kleine?), hoedjes, hesjes, loopladder, tafels, stoelen, muziekinstallatie, … Maar denk niet alleen aan het essentiële materiaal. Zaken als plakband, tape, schaar, veiligheidslint, … kunnen zeer belangrijk zijn. Indien je niet zelf over al het nodige materiaal beschikt, kan je dit vooraf huren of, beter nog, lenen van een instantie, school, sportdienst, ... Zorg er ook voor dat het materiaal op voorhand al aanwezig is, zodat je hier tijdens de voetbalstage zelf geen tijd aan verliest. De vragen die je jezelf kan stellen in verband met accommodatie, vind je onder “2.3. succescriteria”. Catering: hier heb je als verantwoordelijke heel wat opties. Je kan de deelnemers zelf hun lunchpakket laten meenemen, je kan een koud middagmaal voorzien, je kan een volledige warme maaltijd serveren,… Daarnaast kan je enkele standjes voorzien waar de deelnemers eten en drank kunnen aankopen. Als het over eten en drank gaat, doen wij slechts 1 oproep: hou het zoveel mogelijk gezond! Als organisator van een voetbalevenement dien je het goede voorbeeld te geven. Voetbalfederatie Vlaanderen 9 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Drukwerk: maken en drukken van folders, drankkaarten, diploma’s voor deelnemers, weekprogramma, evaluaties… Voor het promotiemateriaal zoals affiches en flyers, kan je indien gewenst gebruik maken van een grafisch bureau, zodat je promotiemateriaal mooi en professioneel overkomt. Draaiboek: het draaiboek opstellen is in principe de taak van de eventcoördinator. Het draaiboek wordt opgesteld zodat iedereen exact weet wat, wanneer, met wie en waarom er iets van hem/haar verwacht wordt. Evaluatie: dankzij een grondige evaluatie kan je de volgende keer een nog kwaliteitsvoller evenement organiseren. De verantwoordelijke voor dit onderdeel kan de eventcoördinator zijn, maar ook iemand anders. Belangrijk is dat iemand deze verantwoordelijkheid op zich neemt, want het gevaar bestaat dat na afloop van het evenement “de riem eraf gaat” en dat de evaluatie te lang op zich laat wachten of, erger nog, nooit wordt uitgevoerd. Meer informatie over de evaluatie vind je onder hoofdstuk 4. Per deeltaak wordt een realistische timing bepaald. Deeltaken zijn onderdelen van de taken hierboven beschreven. Bv. deeltaken van “promotie” zijn: affiches ontwerpen, flyer ontwerpen, drukken van deze materialen, publiciteit op website, contact met pers, ophangen van affiches en verspreiden flyers, etc. Het is handig om per opdracht een rooster te gebruiken. Hieronder een voorbeeldje. PROMOTIE (verantwoordelijke: Eric) Week 1 Ontwerp affiche en flyer Bureau X Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Webmaster Webmaster Webmaster Webmaster Verdeling flyers Trainers Trainers Ophangen affiches Trainers Trainers Publicatie website Pers inlichten Eric Een rooster voor de catering met warme maaltijden zou er zo kunnen uitzien. CATERING (verantwoordelijke: jan) Opstellen dagmenu’s Zoeken vrijwilligers Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Jan +SC Jan +SC Jan +SC Week 5 Jan Aankopen ingrediënten Benjamin Opstellen dagplanning Jan Bij kleinschalige evenementen is het mogelijk om alle deeltaken in één tabel te gieten, bij grote evenementen is het raadzaam om één tabel per taak te maken. Voetbalfederatie Vlaanderen 10 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Geen activiteit zonder begroting! Het lijkt op het eerste zicht niet gemakkelijk en in de praktijk zullen ongetwijfeld niet alle clubs een begroting op voorhand in elkaar knutselen, maar wij raden sterk aan om hier het nodige werk in te steken. Dankzij de opmaak van een begroting kom je maar zelden voor (onaangename) verrassingen te staan. Het grote voordeel van een begroting is dat je een denkoefening uitvoert over de noodzakelijkheid van verschillende kosten. Je bent in staat om een negatieve kostenbaten structuur te detecteren en kan je deze desgevallend trachten aan te passen (kosten verminderen of inkomsten verhogen). Kernbetrachting is om minstens een break-even na te streven. Hou hierbij rekening met een post “onvoorziene kosten”, ter waarde van ongeveer 10% van de totale uitgaven. Via eenvoudige formules kan je in Excel of gelijkaardige programma’s op een vlotte en weinig tijdrovende manier tot een degelijke begroting komen. Inkomsten Uitgaves Inschrijvingsgelden Trainersvergoeding Sponsoring Vrijwilligersvergoeding Subsidies Catering Verzekering Huur accommodatie Elektriciteit / Gas Materiaal aankoop / huur Drukwerk Promotiekosten Prijzen + aandenkens Onvoorziene kosten Randactiviteit Zorg dat alle vaste clubsponsors steeds op de hoogte zijn van nieuwe evenementen. Dit creëert betere relaties tussen club en sponsor. De sponsor krijgt zo een duidelijk beeld waarin hij zijn geld investeert. Dit kan ook voordelen opleveren in de toekomst. Indien je extra sponsoring nodig hebt voor je evenement vraag je dit ook eerst en vooral aan de huidige sponsors. Indien er daarnaast nog mogelijkheden zijn, tracht je extra eventsponsors aan te werven via netwerking en een concreet en gericht voorstel. Alle medewerkers maar ook ouders in de club inschakelen om in hun netwerk mogelijke sponsors aan te spreken, is zeker geen overbodige luxe. Tenslotte zijn de clubevenementen ideale netwerkmomenten voor deze sponsors. Voetbalfederatie Vlaanderen 11 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Het goed voorbereid sponsordossier geeft de (potentiële) sponsor een heel duidelijk beeld over het event. Het belangrijkste punt hierin voor de sponsor is de mogelijke return die er voor hem aan vasthangt. Je kan verschillende bedragen vragen aan verschillende sponsors. Het instapbedrag neem je best op minimum 30€ omdat dit fiscaal aftrekbaar is. Afhankelijk van het geïnvesteerde bedrag krijgen ze dan meer of minder in return. Dit noemt men sponsorpakketten. Hieronder een voorbeeld: SPONSORING Logo op flyer – achterzijde 30€ 50€ 75€ 100€ X 150€ X Logo op flyer – voorzijde X X X X X X X Logo op website X X Logo op presentatie tijdens event X X Logo op affiche Naamverbondenheid X Hou ook zeker rekening met de “gevoeligheid” van sponsoring. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat je 2 potentiële sponsors kan vinden binnen dezelfde sector (2 sportwinkels bvb). Kies dan liever voor 1 sponsor zodat die zeker tevreden is. Stel zeker een sponsorcontract op dat strookt met het juiste sponsorpakket. Zo kunnen er achteraf onmogelijk discussies ontstaan. Een goede verzekering regelen voor een evenement is natuurlijk van prioritair belang. Denk hierbij niet alleen aan de deelnemers, maar ook aan publiek, vrijwilligers en (eventueel) personeelsleden. Vraag, vooraleer een verzekeringscontract af te sluiten, eerst een aantal offertes op en laat de details van elk voorstel door een persoon met kennis ter zake onderzoeken. Uiteraard kan de verantwoordelijke zich via de federatie informeren. Zorg er ook voor dat alles wettelijk geregeld is qua accommodatie, brandveiligheid, politiebesluiten etc. Contracten dienen eventueel afgesloten te worden voor huur van accommodatie en materiaal, met sponsors, eventueel met artiesten, bekende voetballers of anderen. Verder dient er nog rekening gehouden te worden met tal van zaken zoals: geluidswetgeving, brandveiligheid, afvalverwerking, auteursrechten... Aangezien deze materie zo uiteenlopend is kunnen we hier onmogelijk alle verschillende situaties onder de loep nemen. Ons advies luidt: wees zo sluitend mogelijk en betrek zeker deskundige personen. We raden aan zeker onderstaande verzekeringen af te sluiten: Verzekering lichamelijke ongevallen tijdens voetbalactiviteit Verzekering ongeval van en naar de voetbalstage Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor lichamelijke letsels en materiele schade aan derden Verzekering schade sportaccommodatie Voetbalfederatie Vlaanderen 12 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Enkele nuttige websites: Auteursrechten www.organisator.be www.bvergoed.be www.sabam.be www.ikgebruikmuziek.be Geluidswetgeving www.binnenland.vlaanderen.be/regelgeving Koninklijk besluit (normen) www.bin.be Maak goede afspraken in verband met EHBO. Alle actoren van het evenement dienen op de hoogte te zijn van het protocol dat gevolgd dient te worden bij blessure, ziekte of ernstige verwondingen. Een uitgebreide EHBO-post is dan ook een must voor elke voetbalstage! Zorg ervoor dat al het nodige EHBO-materiaal aanwezig is en dat er een gediplomeerde eerstehulpverlener aanwezig is (men kan hier beroep doen op gekende instanties zoals het Rode Kruis). Belangrijk is ook dat de adressen van de dichtstbijzijnde huisarts en ziekenhuis gekend zijn. Deze huisarts moet zelf natuurlijk ook op de hoogte zijn! Nog beter is dat er op het evenement een voortdurende permanentie is van een dokter, kiné of Rood Kruis. Hieronder een opsomming van welke zaken er aanwezig zouden moeten zijn op een EHBO-post: Materiaal Aanwezig? Kleefpleister (of sporttape) Wondpleister Tweedehuidverband Kompres Zwachtel of verband Steriel drukverband Driehoeksverband Isolatiedeken Reinigingsmiddel Ontsmettingsmiddel Coldpack Wegwerphandschoenen Kleine, niet pluizige handdoek Kousverband Splinterpincet Tekentang Koortsthermometer Roestvrije schaar met fijne punten Verbandschaar Doosje veiligheidsspelden Plastiek zakjes Papier en potlood Zakmasker (reanimatie) Lijst met nuttige telefoonnummers Handleiding eerste hulp Steriele naalden GSM Voetbalfederatie Vlaanderen 13 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Snelle suikers Medicatielijst deelnemers voetbalstage Paracetamol (enkel op initiatief van de betrokkene) Als het nodig is om samen te werken met een cateringdienst, maak dan goede afspraken. Vraag enkele offertes bij verschillende catering firma’s, zodat je een overzicht krijgt van een correcte prijs voor de dienst. Raadpleeg eerst je eigen vaste sponsors. Voorziening van de catering: Welk aanbod voorzie je? Welk aanbod voorzie je voor kinderen? Welk aanbod voorzie je voor vegetariërs? Hoeveel eten/drank dienen we te voorzien? Kan de brouwer bijleveren bij dranktekort? … Het is aangeraden om een verkoop van drankbonnen te voorzien. Dit bespaart je veel tijd in de bediening aan de bar. Voorzie de stand van de verkoop van drankbonnen van voldoende wisselgeld. Tijdstip Vrijwilliger(s) Taak Jan, Piet en Pol Opbouw en afbraak Karel Ticketing inkom Vrijdag 17u – 22u Zondag 8u – 12u Zaterdag 10u – 14u Piet en Pol bonnetjesverkoop Zaterdag volledig Sjarel Animatoren randactiviteiten Zaterdag volledig Jean-Louis Catering Zaterdag volledig Jari, Rosalie en Mathilde Ballenrapers Zaterdag 10u – 14u Jari, Michiel en Benny Ballenrapers Zaterdag 14u – 18u Jan, Karl en Kurt scheidsrechters Zaterdag volledig Stefan en Jonas Afvalruimers Zaterdag 10u – 14u Bob en Benny Afvalruimers Zaterdag 14u – 18u Hier kan je een duidelijk overzicht weergeven van welke vrijwilliger instaat voor welke taak op welk tijdstip. Zoals je kan zien, kunnen meer vrijwilligers ingezet worden bij verschillende taken, afhankelijk van de vrije tijdstippen. Hou ook rekening met de weersomstandigheden: Voetbalfederatie Vlaanderen 14 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Zonnige dag Zorg voor voldoende drankvoorziening? Zorg voor andere verfrissingen? Zorg voor de mogelijkheid om in/uit de zon te zitten? Bescherm spelers ook preventief tegen de felle zon Bewolkte/ koude dag Is er een overdekte ruimte voor toeschouwers? Is er mogelijkheid om iets warms te drinken/eten? Is er voldoende warm water om te douchen? Zijn de tenten/overkappingen voldoende vastgelegd? Je kan steeds contact opnemen met het KMI om een perfecte weergave te krijgen van het weer op de dag van je event. Voetbalfederatie Vlaanderen 15 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Dit is een duidelijk en beknopt overzicht van welke activiteit wanneer (en waar) plaatsvindt. Het is belangrijk dat alle medewerkers en deelnemers goed op de hoogte zijn van dit programma. Het is dus zaak dit programma via verschillende kanalen te communiceren. Voor vele evenementen is het aangeraden vooraf een infoboekje/flyer/mailing te versturen met alle nodige informatie. In onderstaand voorbeeld beschrijven we het dagprogramma voor een familiedag van de club: Dagprogramma 10u00 10u15 10u30 11u45 12u20 13u15 15u15 16u00 16u05 17u00 17u15 Ontvangst deelnemers Openingsspeech van de voorzitter Activiteiten aan de standen Galawedstrijdje mama’s tegen de U9 Middagmaal Activiteiten aan de standen Penaltycup per leeftijdsgroep Afsluitend woordje van een bestuurslid Drankje en hapje Afsluiting Afbouw en opruim Het is raadzaam een algemene contactpersoon en contactlocatie te voorzien op een (groot) evenement. Dit is een plaats waar alle informatie te verkrijgen is en mogelijke vragen te stellen zijn. Dit kan handig zijn voor deelnemers, clubs en scheidsrechter. Gebruik dit punt niet om info te verschaffen aan toeschouwers. Om toeschouwers te informeren kan je gebruik maken van affiches of infoboekjes die te verkrijgen zijn aan de ingang. Op deze plaats is het ook altijd handig om een micro-installatie en beeldschermen te voorzien. Dit is een makkelijke manier om iedereen van de nodige informatie te voorzien. Elk hierboven vermeld onderdeel vraagt natuurlijk een verdere specificatie. Bij sommige activiteiten kan deze verduidelijking zeer beknopt zijn, bij andere heel wat meer. In het voorbeeld hierboven behoeft het afsluitend woordje van het bestuurslid weinig verdere uitleg, dit in tegenstelling tot “activiteiten aan de standen”, waarbij het de bedoeling is dat er voor alle standen op het evenement een klein “draaiboekje” wordt opgesteld. Dit zou er zo kunnen uitzien: Voetbalfederatie Vlaanderen 16 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Draaiboek ‘initiatie’ mama’s Coördinator Jan De Roover Medewerkers Anke Cockx en Bert Janssens Locatie B-terrein; de helft het dichtst bij de cafetaria Opzet De mama’s en alle andere aanwezige vrouwen krijgen de kans om hun voetbaltalent te ontdekken. Ze doen dit aan de hand van een paar eenvoudige, speelse oefeningen onder leiding van een gediplomeerd trainster. Taken Jan regelt de inschrijvingen, coördineert, lost eventuele problemen op en is het aanspreekpunt. Anke geeft de initiatiesessie en wordt hierbij ondersteund door Bert. Een materiaallijst is niet zomaar een opsomming van wat materialen. Het is een gedetailleerde lijst met welk soort materiaal - zo specifiek mogelijk - het aantal, wie er voor zal zorgen en waar het gebruikt wordt. Wat Muziekinstallatie met USBaansluiting en microfoon Oranje kegels Minidoeltjes Waar Centraal voor de cafetaria Te verdelen over A, B en Cterrein 4 op B-terrein 2 op A-terrein Aantal Wie 1 Koen 40 Marc 6 Marc In werkelijkheid zal deze lijst natuurlijk veel langer zijn. Spendeer hier voldoende aandacht aan. Het zal u achteraf veel werk en vooral veel kopzorgen besparen! Voor kleinschalige evenementen kan het werkbaar zijn om één materiaallijst te maken voor het hele evenement, maar meestal is het interessanter om per activiteit een materiaallijst te voorzien, zeker als er met standen gewerkt wordt. Deze lijsten kunnen gebundeld worden door de coördinator zodat gelijkaardig materiaal samen besteld kan worden. Na het evenement is het aangeraden om de materiaallijst te controleren op verdwenen of beschadigd materiaal. Voetbalfederatie Vlaanderen 17 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Een uitgebreide en opvallende EHBO-post is een must voor elk evenement. Zie hiervoor 2.10. Zorg ervoor dat al het nodige EHBO-materiaal aanwezig is en dat er een gediplomeerde eerstehulpverlener aanwezig is (men kan hier beroep doen op gekende instanties zoals het Rode Kruis). Belangrijk is ook dat de adressen van de dichtstbijzijnde huisarts en ziekenhuis gekend zijn. Deze huisarts moet zelf natuurlijk ook op de hoogte zijn! De post zelf dient goed bereikbaar te zijn en bij voorkeur centraal gelegen te zijn op de accommodatie. Vermeld de aanwezigheid ervan zeker ook op de communicatie van het evenement en duidt de ligging ervan duidelijk aan op de plattegrond. Als je bovenstaande stappen goed gevolgd hebt, zal je evenement vlot verlopen. Als alle deelnemers vertrokken zijn zit het er echter nog niet op. De laatste inspanningen zullen het afbouwen en opruimen zijn. Deze opdracht wordt eveneens best op voorhand gecoördineerd en gecommuniceerd. Breekt iedereen zijn eigen stand af? Naar waar wordt het materiaal gebracht? Wie poetst er de cafetaria, wc’s, kleedkamers,… ? Wie brengt het gehuurde materiaal terug? ... Je kan er voor kiezen om een aparte “afbouwploeg” te maken. Deze vrijwilligers hebben geen taak tijdens het evenement zelf en schieten dus pas in actie als de deelnemers huiswaarts keren. Niet alle clubs hebben echter de luxe om over zoveel vrijwilligers te beschikken. Voetbalfederatie Vlaanderen 18 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Tijdens het evenement is het uiterst belangrijk voortdurende opvolging te doen. Dit is een taak van de eventcoördinator. Deze zal daarom vooraf (avond voordien) voor alle medewerkers een laatste briefing geven. Na elke eventdag is het dan zeker geen overbodige luxe om met dezelfde medewerkers een korte debriefing te houden. Dit om de dag te evalueren en om mogelijk pijnpunten te bespreken en bij te stellen indien het over een meerdaags evenement gaat. De debriefing dient tevens als voorbereiding op de volgende dag die kort overlopen wordt zodat iedereen de dagindeling en zijn eigen taken kent. Het is raadzaam om na het evenement met de werkgroep samen te komen om de organisatie te evalueren. Aangezien deze groep alles van de eerste rij heeft gevolgd, zijn zij de aangewezen personen om tot een gefundeerde evaluatie te komen. Je kan het echter ook door een andere bril bekijken: evaluaties van de deelnemers en de ouders zijn heel veel waard! Je kan dit schriftelijk via een invulformulier doen, maar tegenwoordig zijn er ook op Internet heel wat (gratis) mogelijkheden om een enquête te organiseren. Eigenlijk kan elk deeltje uit het draaiboek geëvalueerd worden, door de werkgroep, door een aantal vrijwilligers of door de deelnemers. Weeg op voorhand goed af welke evaluaties je wenst af te nemen en hoe je dit gaat aanpakken. De belangrijkste vraag hierbij is of de verwachte doelstellingen bereikt zijn. Een goede evaluatie leidt de volgende keer tot een verbeterde editie van het evenement… Stilstaan is achteruitgaan! We geven in dit hoofdstuk een aantal voorbeeldvragen mee waarmee je elke doelgroep kan betrekken bij je globale evaluatie. Was de briefing van de eventcoördinator volledig? Was de briefing van de eventcoördinator duidelijk? Hoe verliep de communicatie en feedback? Was er voldoende tijd voor de organisatie? Was de timing zoals vooropgesteld? Is de organisatie op een goede manier verlopen? Wat vond je van de taakverdeling voor en tijdens het evenement? Hoe verliep de interne samenwerking? Was het draaiboek volledig? (wanneer, waar, met wie, wat,…) Was het draaiboek duidelijk? (wanneer, waar, met wie, wat,…) Voetbalfederatie Vlaanderen 19 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 Zou je achteraf bepaalde punten anders in het draaiboek hebben opgenomen of anders hebben aangepakt? Was er voldoende publiciteit? Wat vond je van de locatie, de catering, enz.? Zou je in de toekomst nogmaals met deze leveranciers samenwerken? Was de briefing van de eventcoördinator volledig? Was de briefing van de eventcoördinator duidelijk? Hoe verliep de communicatie en feedback? Hoe verliep de samenwerking met de andere trainers? Was het draaiboek volledig? (wanneer, waar, met wie, wat,…) Was het draaiboek duidelijk? (wanneer, waar, met wie, wat,…) Was/is er volgens jou voldoende waardering door de organisatie voor het werk dat je gedaan hebt? Was/is er volgens jou voldoende waardering door de deelnemers voor het werk dat je gedaan hebt? Wat vond je van de accommodatie en het materiaal? Wat kan er volgende keer nog beter? Beoordeling over: Algemene indruk van het evenement Accommodatie Maaltijden Sportverzorging / EHBO Trainers Moeilijkheidsgraad Beoordeling over: Algemene indruk van het evenement Inschrijvingsprocedure Informatie Communicatie Kostprijs Uurregeling Voetbalfederatie Vlaanderen 20 Draaiboek Sportevenementen 1 september 2014 We geven hieronder een timing betreft het stappenplan voor de uitwerking van het evenement van A tot Z. Om niet in eindeloze details te verzeilen, vernoemen we de globale en belangrijkste stappen die te nemen zijn in de eventorganisatie. In het voorbeeld gaan we uit van een zomerevent dat georganiseerd wordt in de laatste week van juli en waarbij de eventcoördinator de TVJO is. TIMING December Januari Februari Maart April Mei ACTIE ACTOR Aanstellen eventcoördinator (EC) Opstellen begroting (jeugd)bestuur EC 1e overleg werkgroep (WG) Evalueren en bijstellen begroting Taakverdeling werkgroep Bepalen datum en locatie event + reservatie Aanvraag subsidie Aanvraag verzekering EC EC + WG EC + WG WG EC Verantw. inschrijvingen Werving vrijwilligers Werving van sponsors Opmaak dag/weekplanning en draaiboek EC + WG Verantw. sponsoring EC Ontwerp en aanmaak promotieflyers en affiches Werving trainers Verantw. promotie EC Start promotie (online en offline) en inschrijvingen Doorlopend: bevestiging inschrijving Verantw. promotie Verantw. inschrijvingen Opmaak trainingsinhoud EC + trainers Planning dagmenu’s catering Herinneringsmail inschrijving Evaluatie deelnemers Evaluatie werkgroep Laatste briefing medewerkers Verantw. catering Verantw. inschrijvingen EC EC + WG EC Juni Juli Voetbalfederatie Vlaanderen 21
© Copyright 2024 ExpyDoc
