Drie decentralisaties projectopzet toegang

Programma Drie Decentralisaties
1. Toegang
Datum: 16 april 2014
1
1. PROJECT TOEGANG
Opdrachtgever: Stuurgroep 3d’s
Projectleider: Dorine Vijfvinkel (Saleza)
Projectgroep: Peter Nicodem (Saleza), Eline Rood (Westvoorne), Kitty Termaat
(WIZ), Anita Beket / Claudia Baars (P&O), Louke Vianen (externe, JSO)
Doelen
•
•
•
•
Het vóór 1 januari 2015 realiseren van één operationeel, samenhangend systeem
van toegang tot de huidige én te decentraliseren gemeentelijke voorzieningen, welke
doelmatig is georganiseerd.
Het systeem van toegang voorziet inwoners van een passend antwoord op hun vraag
en/of een passende oplossing voor hun probleem waarbij achtereenvolgens wordt
gekeken naar de inzet van informatie en advies, eigen kracht, het sociale netwerk,
algemene voorzieningen en maatwerkvoorzieningen.
Het gerealiseerde systeem van toegang leidt tot een doelmatige en rechtmatige inzet
van de beschikbare (middelen voor) voorzieningen door een juiste triage (‘licht als het
kan, zwaar als het moet’).
Bij klanten die op 31 december 2014 zorg ontvangen vanuit andere wettelijke kaders
vindt tijdig een onderzoek plaats op basis waarvan zij een aanvraag kunnen doen
voor een gemeentelijke voorziening op het moment dat hun huidige indicatie afloopt.
Keuzes en beperkingen
1. Het systeem van toegang bouwt waar mogelijk voort op de bestaande gemeentelijke
infrastructuur en werkwijze.
2. Er komt één loket voor Participatie en Ondersteuning (volwassenen). Daarnaast een
loket voor jeugd (CJG). In het loket werken mensen met brede algemene kennis die
mensen kunnen helpen met de meeste vragen, ondersteund met een ICT-applicatie
(sociale kaart).
3. Voor inwoners met een meervoudige vraag die meerdere terreinen bestrijkt én voor
inwoners waarvan de vraag niet geheel duidelijk/afgebakend is, wordt een integraal
werkproces ingericht (3D-breed).
4. Er blijven drie afzonderlijke klantprocessen bestaan voor inwoners met een vraag op
één terrein (jeugd, zorg/ondersteuning of participatie). Deze processen kunnen
worden gebaseerd op de bestaande werkwijzen.
5. In de backoffice worden verschillende expertises/terreinen in één werkorganisatie
gebundeld. Individuele medewerkers beschikken over hun eigen specifieke expertise.
Als er multidisciplinaire vraagverheldering nodig is, gaan cliënten met meerdere
mensen uit de backoffice in gesprek.
6. Het ontwikkelen van een instrument voor digitale screening (online) wordt
doorgeschoven naar 2015 (operationeel per 2016).
Resultaten per 1 januari 2015 voor de gezamenlijke gemeenten
A. Er is een stroomschema waarin duidelijk wordt hoeveel klanten binnenkomen, welke
vragen en problematiek zij hebben, welk proces ze doorlopen (aanmelding,
screening, vraagverheldering, indicatie, diagnostisch team) en wanneer en hoe ze
2
uitstromen.
B. Er is een hulpmiddel dat een snelle triage mogelijk maakt van alle klantvragen die
binnenkomen aan het loket (‘screening’), en deze doorgeleidt naar de juiste ‘plek’
(direct afhandelen, direct naar partner, enkelvoudige backoffice, meervoudige
backoffice (3D-breed)). Dit instrument wordt gebruikt door het CJG (Jeugdwet) en het
sociaal loket (P-wet en Wmo) en heeft als belangrijk doel om de workload van de
backoffice te beheersen.
C. Er is een instrument voor backoffice medewerkers dat gebruikt wordt voor het
uitvoeren van een onderzoek (vraagverheldering) voor cliënten met een meervoudige
vraag, onduidelijke vraag of specifieke Wmo-vraag.
D. Er zijn één of meerdere instrumenten voor backoffice medewerkers waarmee zij
indicatie-aanvragen kunnen beoordelen.
E. Voor alle organisatieonderdelen (CJG, Sociaal loket, backoffice) zijn werkprocessen
geformuleerd zodat voor iedereen duidelijk is wat hij/zij moet doen in elke stap van
het proces. Ook is de organisatiestructuur vormgegeven.
F. Er is een overzicht van de relevante kernpartners van de Toegang en de wijze
waarop hiermee wordt samengewerkt. Daarbij is speciale aandacht voor de
organisatie van cliëntondersteuning in de breedte van het sociale domein.
G. Er zijn competentie- en functieprofielen voor de medewerkers in de loketten en de
medewerkers in de backoffice, inclusief een overzicht van de omvang van
verschillende benodigde expertise/kennis, de gewenste houding en vaardigheden
van de medewerkers en de verantwoordelijkheden per functie.
H. Eventueel benodigde extra medewerkers voor loketten en/of backoffice zijn
aangenomen en getraind om hun werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren.
I. De loketten en de backoffice zijn fysiek ingericht, incl. benodigde voorzieningen.
J. Er is een overzicht van de informatie die in elke fase van het klantproces verzameld
moet worden over de klant, en van de sturingsinformatie die verzameld moet worden.
Er is een ICT-voorziening die het verzamelen van deze informatie mogelijk maakt.
Stappen / activiteiten:
A. Stroomschema klantroutes en omvang
Definiëren doelgroepen en klantvragen plus aantallen
Ontwerpen stroomschema en bepalen positie en taken KCC ten
opzichte van loket
Bepalen welke doelgroepen te specialistisch of te klein zijn om lokaal
expertise voor in dienst te nemen
Besluit nemen over hoe deze expertise op Voorne niveau te beleggen
(‘diagnostisch team’)
B. Hulpmiddel triage (‘screening’)
Bepalen wat het hulpmiddel precies voor resultaat moet hebben (welke
cliënten door, welke niet?)
Bepalen ‘operationele’ eisen aan het hulpmiddel
Ontwikkelen of kiezen hulpmiddel en besluitvorming
Besluitvorming
Overige
betrokk
enen
Stuurgro
ep
Week 22
KBG
Stuurgro
ep
Week 22
Stuurgro
ep
Week 22
C. Instrument vraagverheldering
Vaststellen eisen aan het te kiezen instrument
Inventarisatie bestaande instrumenten die mogelijk geschikt zijn
Voorlopige keuze instrument
Peilen draagvlak voor instrument onder belangrijkste partners
Definitieve keuze instrument
ICT
KBG
ICT
KBG
Organi
saties
Stuurgro
ep
Week 22
3
D. Instrumentarium indicatiestelling
Bepalen op basis van welke criteria iemand in aanmerking komt voor
een maatwerkvoorziening (link met inhoudelijke projectgroepen Wmo
en Jeugdwet en verordeningen), hierin ook betrekken duur van de
indicaties
KBG,
PG
AWBZ/
Wmo,
PG
Jeugd.
ICT
Vaststellen eisen aan te kiezen instrument(en)
Inventarisatie bestaande instrumenten die mogelijk geschikt zijn
Voorlopige keuze instrument(en)
Peilen draagvlak voor instrument onder belangrijkste partners
Definitieve keuze instrument(en) en criteria
E. Werkprocessen en organisatiestructuur
In kaart brengen huidige werkprocessen Wmo en SoZa (1D)
Spoedprocedure vormgeven voor meldingen waarbij acuut opvang of
hulp nodig is voordat het onderzoek kan worden afgerond (incl.
eigenaarschap en overdracht hiervan), zorgdragen voor opname in
verordening
Beschrijven werkproces voor Toegang binnen het CJG, Sociaal loket
en de backoffice en relatie met andere organisatieonderdelen (incl.
eigenaarschap en overdracht hiervan).
Organisatiestructuur loket en backoffice vormgeven
F. Samenwerking met kernpartners, incl. cliëntondersteuning
Bestuurlijke afspraken maken met MEE over continuïteit
dienstverlening (in aanvulling op VP- en stadsregionale afspraken)
Vaststellen kernpartners van sociaal loket, CJG en backoffice (o.a.
zorgcoördinatie, huisarts, wijkverpleegkundige, CIZ, UWV, diagnostisch
team) en contact leggen
Per organisatie concrete afspraken maken over de terreinen waarop
wordt samengewerkt en wat de samenwerking inhoudt
(werkafspraken), incl. eigenaarschap en eventuele overdracht hiervan.
Vormgeven onafhankelijke cliëntondersteuning in samenwerking met
huidige uitvoerende organisaties
KBG
Organi
saties
Stuurgro
ep
Week 22
JZ, PG
AWBZ/
Wmo
Regiegro
ep
Week 27
Regiegro
ep
Week 27
College
Week 18
Stuurgro
ep/Colle
ge
Week 25
Stuurgro
ep
Week 25
G. Communicatie en informatie
In kaart brengen bestaande bronnen van informatie over de sociale
kaart
Nagaan mogelijkheden en kosten om lokale sociale kaart onder te
brengen bij regionale sociale kaart MEE
Kiezen vorm en inhoud sociale kaart en deze realiseren
Ontwerpen benodigde informatiematerialen voor cliënten en
medewerkers (o.a. uitleg werkwijze van de gemeente voor cliënten)
ICT,
Cliënte
n
Huisart
sen,
CIZ,
UWV,
(BJZ)
Regio
MEE,
SBO,
GGZorg’s
CJG,
PG
AWBZ/
Wmo,
organis
aties.
MEE
Stuurgro
ep
Week 30
Stuurgro
ep
Week 30
KBG,
ICT
Comm
unicati
e,
Cliënte
4
Ontwerpen formats voor formele correspondentie richting cliënten (in
elk geval de resultaten van het onderzoek en het beschikkingsbesluit)
Regiegro
ep
Week 30
H. Competentie- en functieprofielen medewerkers loketten en
backoffice
Overzicht maken van precieze taken van medewerker loket en
medewerker backoffice
Taken koppelen aan verantwoordelijkheden/bevoegdheden
Kenmerken doelgroepen die aan het loket komen en veelvoorkomende
vragen koppelen aan benodigde competenties (zie ook A)
In kaart brengen aan welke aspecten cliënten belang hechten
Opstellen competentieprofielen en functieprofielen voor medewerkers
CJG, sociaal loket en backoffice en koppelen aan HR21
I. Formatie op peil brengen en trainen medewerkers
In kaart brengen verworven competenties en kennis van huidige
medewerkers
Bepalen lacunes tussen verworven competenties en kennis en
gewenste competenties en kennis (op basis van competentieprofielen
en functieprofielen)
Bepalen budget voor trainingen en selecteren van benodigde trainingen
en uitvoerende bureaus/organisaties
Bepalen verwachte caseload per taak/fase op basis van
stroomschema’s; per 1 januari 2015, per 1 juli 2015 en per 1 januari
2016 en hieraan gekoppeld geschatte benodigde formatie
Besluitvorming over in te huren extra formatie per 1 januari 2015, per 1
juli 2015 en per 1 januari 2016 en verdeling kosten tussen
Hellevoetsluis en Westvoorne (DVO 2015 en 2016)
Werving en selectie van benodigde extra formatie
J. Fysieke inrichting
Opstellen scenario’s voor huisvesting loketten (CJG en Sociaal loket,
Hellevoetsluis en Westvoorne) en backoffice en bepalen beschikbaar
budget voor huisvesting
Bepalen definitief benodigd aantal (extra) werkplekken voor beide
loketten en de backoffice en maken keuze m.b.t. huisvesting
Op basis van overzicht taken en gesprek met medewerkers bepalen
behoefte aan voorzieningen op de werkplek (spreekkamers, etc.)
Realiseren huisvesting en benodigde voorzieningen
Manage
ment
Week 30
n
KBG,
JZ,
ICT,
Comm
unicati
e,
Cliënte
n
Cliënte
n,
Comm
unicati
e
KBG
Medew
erkers
KBG
Manage
ment
Week 36
KBG
KBG
Regiegro
ep/Stuur
groep/Co
llege
Week 36
Manage
ment
Week 46
CC
Manage
ment/Re
giegroep
Week 34
Manage
ment/Re
giegroep
Week 38
Manage
ment
Week 38
Vastgo
ed, CC
FaZa,
Vastgo
ed
FaZa,
ICT,
Medew
erkers
College
Week 44
5
K. Informatiehuishouding + ICT
Maken van overzicht van te verzenden en te ontvangen klantinformatie
per fase + zender/ontvanger (zorgorganisatie, CAK, etc.)
Maken van overzicht van te verzamelen sturingsinformatie per fase
ICT
Manage
ment/Stu
urgroep
Week 35
Beoordelen geschiktheid huidige ICT-systemen voor berichtenverkeer
en sturingsinformatie + advies
Bepalen budget voor ICT en maken van keuze over aanpassing huidige
ICT-systemen of aanschaf nieuw(e) syste(e)m(en)
ICT,
KBG
ICT,
KBG
ICT,
CC
Stuurgro
ep/
College
Week 40
Implementeren ICT-systeem/ aanpassingen
ICT
Planning:
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
A
t/
m
D
E
F
G
M E E
e
n
H
I
J
K
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
I
J
K
Samenstelling klankbordgroep projectgroep Toegang:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Vera Arends (programmamanager 3D’s Brielle)
Jan Knol (sectorhoofd Brielle)
Andries Daudey (projectgroep Jeugd, trekker regio Jeugd, sociale gebiedsteams)
Ron Buis (afd. hoofd WIZ) / coördinator WIZ
Paul Roodink (gemeente Westvoorne)
Bram Kap (ICT)
Desna Troost (Communicatie)
Marc Loeffen (projectgroep AWBZ/Wmo)
Consulenten Wmo
Mike Luycx (KCC)
Ron Buis
Iemand van FaZa en/of Vastgoed
6

Download Report