Bekijk een hoofdstuk

Hoofdstuk
1
Het schrijven van brieven neemt in het bedrijfsleven een belangrijke plaats
in. In deze cursus behandelen we diverse aspecten van de Nederlandse
bedrijfscorrespondentie. U zult kennismaken met verschillende soorten
brieven. U leert wat de kenmerken van een goede brief zijn en u gaat u
oefenen in het schrijven van brieven.
Een brief schrijven betekent, dat u een keuze leert maken uit de informatie
die tot uw beschikking staat en dat u een verantwoorde structuur en stijl
kiest om het doel van uw brief te bereiken.
De presentatie van een brief is daarbij van belang. Hoe vaak belanden
onleesbare brieven niet half gelezen in de prullenbak? Of brieven met
spelfouten en kromme zinnen? Zulke brieven hebben geen overtuigingskracht. De enige boodschap die achterblijft, is die van slordig taalgebruik.
Alle moeite die aan de brief is besteed, is dan voor niets geweest. Per slot van
rekening moet een brief effect hebben.
De opbouw van de cursus
Onderdelen
Om te voorkomen dat het effect van een brief verloren gaat als gevolg van een
slechte presentatie, is er in elk hoofdstuk ruimte ingebouwd voor de onderdelen Spelling en Stijl.
Bovendien komt u in de eerste acht hoofdstukken grammaticatraining tegen
die ervoor moet zorgen dat uw taalgebruik niet alleen effectief is, maar ook
grammaticaal een verzorgde indruk maakt.
Het is van belang bij het schrijven van een brief op de juiste wijze om te gaan
met beschikbare tekstgegevens. Daarmee oefenen we in het onderdeel Tekstbegrip in de hoofdstukken 9 t/m 16.
De hoofdstukken 17 t/m 24 bevatten telkens een lijst met begrippen uit de
handel om uw woordenschat op dat vlak te vergroten.
Oefenopgaven
Ieder hoofdstuk kent een groot aantal oefenopgaven. De uitwerking hiervan
vindt u achter in het hoofdstuk. Vergelijk uw uitwerking met de modeluitwerking achterin. Als u veel fouten hebt, moet u het desbetreffende stukje
leerstof nog een keer bestuderen om na te gaan waarom uw uitwerking fouten
bevatte.
500N1.FM
Wanneer u de behandelde theorie niet begrijpt, lees het hoofdstuk dan nog een
keer goed door. Hebt u daarna nog problemen, dan kunt u uw docent
raadplegen.
1.1
Huiswerkopgaven
Elk hoofdstuk wordt besloten met een aantal huiswerkopgaven, waarvan u de
uitwerking ter correctie moet insturen. Die opgaven moet u pas uitwerken als
u het hele hoofdstuk met alle oefenopgaven goed hebt doorgewerkt. Uw docent
beoordeelt uw uitwerking, verbetert de fouten en geeft commentaar en een
cijfer. Bestudeer na ontvangst eerst de verbeteringen en aantekeningen van uw
docent en sla er eventueel het hoofdstuk nog een keer op na. Stuur niet meer
dan een of twee hoofdstukken tegelijk in.
U ontvangt speciaal LOI-uitwerkpapier voor de opgaven. Vul alle gevraagde
gegevens goed in om te voorkomen dat uw huiswerk zoekraakt. Bij de opgaven
wordt aangegeven hoe u uw uitwerkingen moet insturen.
De complete richtlijnen zijn als volgt:
Instructie voor schriftelijke opgaven
• Voorzie elk uitwerkblad en elke bijlage van uw naam, adres, woonplaats,
cursusnaam, roosternummer, cursistennummer en inzendcode
(uitsluitend het bij de LOI bekende adres gebruiken).
• Vouw het blad of de bladen zó dat uw naam aan de buitenkant staat.
Vouw bladen die betrekking hebben op dezelfde inzendcode in elkaar.
• Verstuur uw uitwerkingen altijd in de speciale verzendenvelop.
• Vermeld op de verzendenvelop duidelijk alle gevraagde gegevens.
• Controleer steeds voor verzending alle ingevulde gegevens.
• Stuur vragen over uw studie die geen betrekking hebben op de leerstof in
een aparte envelop naar de afdeling Klantenservice; stop ze dus niet bij uw
uitwerkingen.
• Houd de correctiestrook vrij voor de docent.
• Nummer de uitwerkbladen van bij elkaar horende opgaven per inzendcode.
Vul op het eerste blad ook het totaal aantal bladen in.
Spelling
Het is hiervoor al aan de orde geweest, maar we zeggen het nogmaals: een brief
moet er goed verzorgd uitzien. Hieronder verstaan wij ook dat er geen enkele
spelfout in een brief mag zitten. In elk hoofdstuk zal daarom een onderdeel uit
de Nederlandse spelling behandeld worden.
De term spelling omvat een serie afspraken over de wijze waarop de klanken
van het Nederlands opgeschreven worden. Het Nederlands bestaat uit
ongeveer 40 klanken. We beschikken over 26 letters om die klanken weer te
geven. Er zijn verschillende normen te hanteren bij het kiezen van een spellingwijze, en dus ook verschillende manieren van spellen.
Eén spelling
Officiële spelling
Het Nederlands kent een officiële spelling. Deze spelling wordt in alle hoofdstukken gehanteerd. Van u verwachten wij, gelet op uw (toekomstige) functie,
dat u ook in al uw werk deze spelling gebruikt. De basis voor de huidige
spellingregels is gelegd in 1954, toen de spellingvoorstellen van een groep
Nederlandse en Belgische deskundigen officieel goedgekeurd werden.
1.2
In 1995 en 1996 is de spelling herzien. Dit was nodig om drie redenen. Ten
eerste waren er in ruim veertig jaar heel wat nieuwe woorden bijgekomen. Het
ging daarbij vooral om bastaardwoorden uit het Engels: leasen, faxen,
floppydisk en dergelijke. Deze begrippen waren in 1954 nog niet bekend. De
nieuwe Woordenlijst Nederlandse Taal bevat dan ook heel wat meer woorden
dan de lijst uit 1954.
Ten tweede was er al vanaf het begin heel veel kritiek op de zogenaamde
dubbelvormen: een voorkeurspelling en daarnaast een toegelaten spelling.
Hiermee was de Nederlandse taal vrijwel uniek in de wereld! Daarom besloot
men de dubbelvormen af te schaffen. Sinds 1996 is nog maar één spelling
mogelijk; in bijna alle gevallen is dat de spelling die voor 1996 de voorkeurspelling genoemd werd.
Ten derde kende de Nederlandse taal vrij moeilijke regels op het gebied van de
tussenklanken in samenstellingen. Bijvoorbeeld: bessesap naast bessenjam,
hondehok naast kippenhok. Deze regels zijn in de nieuwe spelling aangepast.
De makers van de woordenlijst hebben beloofd om in het vervolg elke tien jaar
een nieuwe versie uit te brengen. De spellingregels blijven daarbij wel gelijk,
maar nieuwe woorden kunnen dan telkens worden opgenomen en verouderde
verdwijnen uit de lijst.
Het Groene boekje
De spellingregels zijn te vinden in de Woordenlijst Nederlandse Taal, ook wel
het Groene boekje genoemd. Deze woordenlijst dient als basis voor de woordenboeken Nederlands. Het Groene boekje bestaat uit een aantal pagina’s met
spellingregels en een lijst met woorden. In deze lijst kunt u opzoeken hoe een
woord officieel gespeld moet worden. Het woord actie bijvoorbeeld wordt
volgens de officiële spelling met een -c- geschreven.
Let op: het Groene boekje geeft geen woordbetekenissen. Daarvoor moet u een
gewoon woordenboek raadplegen.
Erg handig is trouwens ook, dat in het Groene boekje staat aangegeven hoe een
woord kan worden afgebroken aan het eind van een regel. Bijvoorbeeld:
in-du-stri-a-li-se-ring
spon-so-ring
Wij raden u aan om een recent exemplaar van het Groene boekje aan te
schaffen. Als u twijfelt aan de spelling van een woord, kunt u het hierin
opzoeken. Daarnaast geeft het boekje informatie over meervoudsvorming, de
verdeling van een woord in lettergrepen, het geslacht van een woord en de
vervoeging van werkwoorden.
500N1.FM
Geen andere spellingwijzen meer!
Heel belangrijk is dat u onthoudt dat er nog maar één spelling mogelijk is. Het
woord actie kunt u dus enkel met een ”c” spellen. Niet alleen spellingwijzen als
axie, aksie of aksi zijn fout, maar ook aktie is een officiële spelfout. Gelukkig
heeft de spellingwijze van 1996 voor veel bestaande teksten nauwelijks
gevolgen gehad. Deze staan in de oude voorkeurspelling van 1954. Die oude
voorkeurspelling is nu de enige juiste spelling, behalve bij de volgende (39)
woorden; die zijn hierna opgeschreven op de enige manier waarop ze vanaf
1996 nog geschreven mogen worden.
1.3
antichrist
complot
complotteren
corpus
dioxide
elektrocuteren
elektrocutie
emfase
fotokopie
fotokopiëren
harmonica
insect
katheter
kroket
kwantum
lambriseren
lambrisering
macrokosmos
mediëvist
microkosmos
oxidatie
oxide
oxideren
prakkiseren
praktiseren
pre
predicatief
preses
product
productie
productief
productiviteit
propedeuse
propedeutisch
publicatie
quaker
vredestraktaat
vulkanisatie
vulkaniseren
Voor de overige woorden is de oude voorkeurspelling de enige juiste spelling.
De spellingregels
Spellingprincipes
In het Groene boekje vindt u niet alleen een lijst met de spelling van het Nederlandse woord, maar ook een overzicht van de spellingregels van het Nederlands.
De Nederlandse spelling berust op vier principes, die we hier een voor een
zullen toelichten.
Uitspraak
In de eerste plaats gaat de spelling uit van een relatie tussen klank en letter: zoals
je het woord uitspreekt, schrijf je het ook op. Dat geeft soms problemen, want
het Nederlands kent ongeveer 40 spraakklanken en maar 26 letters. Dat
betekent dat we sommige letters voor meer dan één klank gebruiken. De e in
bedstede wordt bijvoorbeeld gebruikt om drie verschillende klanken weer te
geven. Zo worden in het woord horloge twee klanken uitgedrukt met de letter o.
Herleidbaarheid
Het tweede principe van de Nederlandse spelling is gebaseerd op de herleidbaarheid van vervoegde woorden. In het woord vind hoort u aan het eind een
t, maar u spelt het met een d, omdat u in vinden en vinder een d hoort. Dit
gebeurt overigens niet altijd consequent, denk maar aan muizen, vazen en
zeven. Hier zouden we strikt genomen muiz, vaaz en zeev verwachten, maar dit
botst weer met onze taalregel die zegt dat woorden niet op een v of een z
kunnen eindigen.
Gelijkvormigheid
Het derde principe waarop de spelling van het Nederlands gebaseerd is, is het
gelijkvormigheidsprincipe. We schrijven hij vindt met een t aan het eind,
omdat hij zingt ook op een t eindigt. Zo schrijven we gedaald met een d, want
we horen een d in gedaalde.
Overeenkomst
Vervolgens is er het beginsel van de overeenkomst of analogie tussen gelijksoortige woordvormen. Zo schrijven we stationsstraat met dubbel-s, omdat het
ook stationsplein is. En kennen we grootte met dubbel-o en dubbel-t, vanwege
hoogte en breedte, overeenkomstige woorden.
1.4
Op basis van deze principes zijn een aantal spellingregels ontwikkeld die u
moet kennen om geen spelfouten te maken. In deze cursus gaan we in op de
lastigste spellingproblemen. Om u een idee te geven:
Is het hopenlijk of hopelijk, ideeën, ideëen of ideën? Wanneer zet je een komma
en hoe zit het precies met hoofdletters? Ook wordt er ruim aandacht besteed
aan de werkwoordspelling, in de praktijk toch nog steeds een groot struikelblok.
Oefenopgave 1
Zoek in het Groene boekje of in een woordenboek de spelling op van de
woorden in de volgende zinnen en noteer deze.
1. Dat lo(k/c)aal bevindt zich op een wat vreemde lo(k/c)atie.
2. Met die (k/c)ritiek was de (k/c)riti(k/c)us deze keer wel erg voorbarig.
3. Ik heb de indruk dat je nu wel al je (k/c)rediet hebt verspeeld.
4. (K/C)omisch zoals hij toch (k/c)onsequent die woorden foutief blijft
spellen.
5. De ele(k/c)triciens gingen uiteindelijk a(kk/cc)oord met het voorstel van
hun werkgever.
6. Een erg pra(k/c)tische handleiding vind ik het niet.
7. Er is altijd nog plaats voor een a(kk/cc)urate se(k/c)retaresse.
8. Een zo radi(k/c)ale publi(k/c)atie lees je maar zelden.
9. Ik heb de indruk dat dit (k/c)ostuum je niet echt als gegoten zit.
10.Daarvoor zal hij zijn e(x/ks)(k/c)uus moeten aanbieden.
11.Ons foto(c/k)opieerapparaat maakt duizend (c/k)opieën per maand.
12.Bij de produ(c/k)tie van het nieuwe merk tandpasta zijn enkele problemen
gerezen.
13.Wilt u zo vriendelijk zijn de a(c/k)tiepuntenlijst te (c/k)ontroleren?
14.Een va(c/k)antie in o(c/k)tober lijkt mij niet ideaal.
15.Uiteindelijk trok men de (c/k)on(c/k)lusie dat de heli(c/k)opter moest
worden ingezet.
Grammatica
In elk van de eerste acht hoofdstukken wordt aandacht besteed aan een
onderdeel uit de grammatica. Het is noodzakelijk dat u deze onderwerpen
grondig bestudeert. In de onderdelen Stijl en Spelling wordt nogal eens teruggegrepen naar al eerder aangeleerde grammaticale begrippen. Zinsontleding en
woordbenoeming zullen achtereenvolgens aan bod komen. Waar mogelijk
worden ze met elkaar in verband gebracht.
Waarom grammatica?
Misschien vraagt u zich nu af ”Waarom grammatica?” Op uw middelbare
school is hier immers al uitgebreid aandacht aan besteed. Laten we vooropstellen dat het niet ons einddoel is dat u iedere zin vlekkeloos kunt ontleden in
woordsoorten en zinsdelen. Wij vinden het veel belangrijker dat u uw grammaticaal inzicht toepast in het schrijfproces. Veel briefschrijvers komen daar niet
aan toe. Kijkt u maar eens goed naar de volgende zinnen:
500N1.FM
1. De vergadering stemde voor verhoging van de liquiditeit, het aanpassen
van de leeftijd voor prepensionering en dat door alle stafleden nagedacht
wordt over vervanging van de huidige computers.
1.5
2. Graag zullen wij op uw kantoor een demonstratie geven van de mogelijkheden van ons nieuwe product en hopen, dat dit bezoek vrucht zal
afwerpen.
3. Het verdient aanbeveling dat u deze akte van geldlening goed bestudeerd.
4. Bovengenoemd bedrag wordt in rekening-courant verrekent.
In zin 1 ontbreekt iets achter en: ...en men verwacht dat...
In zin 2 moet achter en het onderwerp wij worden herhaald: ...en wij hopen,
dat...
In zin 3 en 4 staan spelfouten. In zin 3 moet het zijn bestudeert, omdat bestudeert hier een persoonsvorm is. Het onderwerp is u (u bestudeert). Dus:
STAM+T (bestudeer+t).
Daarentegen had in zin 4 verrekend, met een d dus, moeten staan, omdat het
hier om een voltooid deelwoord gaat: ...wordt verrekend (hulpwerkwoord +
voltooid deelwoord).
Een voltooid deelwoord mag men verlengen om te horen wat het moet zijn;
hier dus: verrekende.
Hebt u niet meteen alle fouten in deze vier zinnen ontdekt? Geen nood, want
ze worden nog uitvoerig behandeld in de komende hoofdstukken.
In een goede brief mogen dergelijke fouten natuurlijk niet voorkomen.
Kromme zinnen en stijl- en spelfouten zijn een slecht visitekaartje voor een
bedrijf. Bovendien leiden ze de aandacht af van de boodschap van de brief.
Grammatica en stijl-/
spelfouten
De stijl- en spelfouten uit de voorbeeldzinnen zijn te herleiden tot een gebrek
aan grammaticaal inzicht. Met een gedegen grammaticale kennis hadden ze
voorkomen kunnen worden. Dat geldt voor bijna alle stijl- en spelfouten. Om
die reden is ruimte ingebouwd voor de behandeling van onderdelen uit de
grammatica.
Als we gaan kijken hoe een taal in elkaar zit, dan ontdekken we al snel allerlei
structuren. In teksten, brieven en gesprekken zien we patronen. Zo zit er
bijvoorbeeld altijd een begin (een inleiding) en een einde (een slot) in een tekst.
Zinsontleding
We kunnen ook op een lager niveau naar taal kijken, en dan merken we dat een
taal bestaat uit zinnen. Die zinnen bestaan weer uit bouwstenen, die op een
bepaalde manier met elkaar te maken hebben. Wanneer we van zinnen
aangeven uit welke delen ze zijn opgebouwd, en aangeven welke functies deze
delen in het geheel vervullen, spreken we van zinsontleding. (Bijvoorbeeld
zinsdelen als het gezegde, het onderwerp en het lijdend voorwerp.) Hierbij
letten we op de betekenis van de verschillende delen en hun bijdrage aan het
geheel. De bijdrage van woorden en woordgroepen aan het geheel kunnen we
onder andere achterhalen door delen van de zin te vervangen, te verschuiven,
weg te laten of te veranderen.
Woordbenoeming
We kijken ook naar de woorden in een zin. Woorden kunnen verschillende
functies in een zin vervullen. Het woord schrijven kan bijvoorbeeld een
werkwoord zijn in de zin: Wij schrijven een brief. Maar in: Het schrijven gaat
hem gemakkelijk af, is schrijven gebruikt als een zelfstandig naamwoord.
We spreken van woordbenoeming of taalkundige ontleding wanneer we van
afzonderlijke woorden aangeven tot welke woordsoorten ze behoren. Bij de
1.6
indeling van woorden in woordsoorten letten we op de volgende eigenschappen van woorden: hun betekenis, gebruiksmogelijkheden en mogelijke
veranderingen.
Zowel zinsontleding als woordbenoeming zullen in de cursus aan bod komen.
De persoonsvorm
Wat is de persoonsvorm?
Laten we nu eerst eens bekijken hoe het zit met de persoonsvorm in een zin. De
persoonsvorm (pv) is de vervoegde vorm van een werkwoord.
Enkele voorbeelden:
Wat een prachtige sinaasappel ligt daar.
De mast brak plotseling, doordat de storm wel erg hevig was.
Hoe vindt u de persoonsvorm?
Veranderen van de
tijd
Met de beschikbare spellingregels kunnen we de schrijfwijze van de
persoonsvorm beredeneren. Daarom is het van belang om uit elke zin de
persoonsvorm(en) te halen. Gelukkig beschikken we hiervoor over enige
foefjes.
Allereerst is daar het foefje van de tijd. Als u de hele zin van de tegenwoordige
tijd in de verleden tijd zet, of omgekeerd, verandert er slechts één woord. Dat
woord is de persoonsvorm.
Vergelijk:
De printer werkt niet goed. (tegenwoordige tijd)
De printer werkte niet goed. (verleden tijd)
U ziet het: werkt is werkte geworden. Werkt was dus de persoonsvorm.
Oefenopgave 2
Haal uit de volgende zinnen de persoonsvorm door de tijd van de zin te veranderen.
1. Het was prachtig weer.
2. De nerveuze sollicitant huivert.
3. Kijkt u nog naar deze brieven?
4. De minister jaagt het nieuwe wetsvoorstel door de Kamer.
5. De belastingmaatregelen treffen de kleine middenstanders het hardst.
6. Ik woon aan de overkant.
7. Vinden de cursisten dit hoofdstuk moeilijk?
8. Met welke schroevendraaier heb jij die schroef losgedraaid?
9. Enkele mensen geven de voorkeur aan een eenpansgerecht.
10.Het hoofd Commerciële Zaken rende de trap op.
11.Wie heb jij voor de vergadering uitgenodigd?
12.De kruideniers verlagen de prijzen met 1,5 %.
13.Door de giflozingen stijgt het aantal dode vissen in de rivier.
14.Dankzij de geslaagde voorlichtingscampagne is het aantal slachtoffers van
vuurwerk dit jaar beperkt gebleven.
15.Het beursindexcijfer vertoonde een geleidelijk stijgende lijn.
500N1.FM
Zin vragend maken
Behalve dat u de tijd kunt veranderen om de persoonsvorm te achterhalen,
kunt u ook de zin vragend maken. In vraagzinnen staat de persoonsvorm
1.7
namelijk altijd voorop. De zin Jan is ziek verandert dan in Is Jan ziek? Het
woord is moet dus de persoonsvorm zijn. Past u dit maar eens toe op de zinnen
uit oefenopgave 2.
Het gezegde
Werkwoordelijk gezegde
Wanneer u de persoonsvorm in een zin hebt gevonden, hebt u ook op z’n minst
een deel van het gezegde te pakken. De persoonsvorm is soms het hele gezegde.
Omdat de persoonsvorm een werkwoord is, heet dat gezegde dan werkwoordelijk gezegde.
De kip legt een ei.
(legt = persoonsvorm & werkwoordelijk gezegde)
Zij leest de brief nog eens.
(leest = persoonsvorm & werkwoordelijk gezegde)
Soms is de persoonsvorm slechts een deel van het gezegde.
De kip heeft een ei gelegd.
(heeft = persoonsvorm, heeft gelegd = werkwoordelijk gezegde)
Zij heeft de brief nog eens gelezen.
(heeft = persoonsvorm, heeft gelezen = werkwoordelijk gezegde)
Aan de laatste twee zinnen kunt u zien dat de persoonsvorm met andere
werkwoorden in de zin samen het gezegde vormen. Omdat het gezegde uit
louter werkwoorden bestaat, wordt ook dit het werkwoordelijk gezegde
genoemd.
Naamwoordelijk gezegde
Er is ten slotte ook nog zoiets als het naamwoordelijk gezegde. De naam zegt het
al: naast de persoonsvorm moet er ook een naamwoord in staan, meestal een
zelfstandig naamwoord of een bijvoeglijk naamwoord.
Bijvoorbeeld:
Els is secretaresse.
(is = persoonsvorm, is secretaresse = naamwoordelijk gezegde, secretaresse
is een zelfstandig naamwoord)
Els is bijdehand. (is = persoonsvorm, is bijdehand = naamwoordelijk
gezegde, bijdehand is een bijvoeglijk naamwoord)
Omdat deze tamelijk ingewikkelde materie niet van invloed is op de schrijfwijze en de spelling van uw brief, zullen we de kwestie van het naamwoordelijk
gezegde verder laten rusten.
1.8
Oefenopgave 3
Bepaal in de volgende zinnen de persoonsvorm en het werkwoordelijk gezegde.
1. Wij zullen hem voorlopig laten volgen.
2. Wat wordt er in de krant geplaatst?
3. Het publiek kon er niets mee beginnen.
4. Dat heb ik je nou al zo vaak gezegd.
5. Daarmee heb je me fantastisch geholpen.
6. Het bedrijf wordt op de kwestie geattendeerd.
7. In de begroting werd daarvoor alvast 5 miljoen ingeboekt.
8. De directie reageert op geen enkele wijze op de klachten van haar
werknemers.
9. Directie en personeel moeten daar samen maar uitkomen.
10.Maar dat hebben we geweten.
Stijl
Stijl is de vorm waarin we iets gieten. Net als in mode of in de beeldende kunst
kan stijl strak, overdadig, afstandelijk of informeel zijn.
Waarom stijl?
Geen absolute normen
Effectieve communicatie
In deze cursus gaan we u niet voorschrijven wat nu precies wel en niet goed
Nederlands is. Hierover is het laatste woord nog niet gezegd.
Normen voor correct Nederlands zijn niet absoluut en ze zijn steeds aan verandering onderhevig. Vijftien jaar geleden voelde iedereen bijvoorbeeld heel
precies het verschil aan tussen hen en hun. Dat taalgevoel is nu aan het
verdwijnen. Dat heeft voor een deel te maken met het feit dat er tegenwoordig
andere eisen aan het taalgebruik gesteld worden. Voor het schrijven van een
brief is het niet meer voldoende wanneer u verschillende openings- en
slotzinnen kent en de taalregels correct kunt toepassen.
Een modern bedrijf is afhankelijk van goede public relations en verwacht van u
dat u leesbaar, levendig en dynamisch kunt formuleren. Het accent is
verschoven van taalnormen naar effectieve communicatie. Deze tendens vindt
u dan ook terug in deze cursus. Wij vinden het in de eerste plaats belangrijk dat
u kunt bepalen welke stijl in welke situatie de voorkeur verdient, en dat u deze
stijl vervolgens weet te hanteren. Dat betekent echter niet dat er in deze cursus
geen aandacht meer geschonken wordt aan correct Nederlands, want hoe goed
u ook kunt argumenteren, als u slecht Nederlands gebruikt, zullen uw
argumenten niet overkomen. Daarom zult u in de komende hoofdstukken te
maken krijgen met de effecten van allerlei stijlen, maar ook getraind worden in
het herkennen en verbeteren van karakteristieke stijlfouten. Wij zullen daarbij
steeds gebruikmaken van begrippen uit de grammatica.
Public relations
500N1.FM
Goodwill kweken
Vergeet u ook nooit die ene brief, waaarin u op een arrogante toon aan een
openstaande rekening herinnerd werd? Als u de keus hebt, doet u vast met dat
bedrijf geen zaken meer.
Een goede brief is niet alleen een kwestie van op een gestructureerde manier
een boodschap overbrengen. Het is ook belangrijk dat de lezer een beeld van
het bedrijf krijgt dat hem of haar bevalt, een bedrijf waarmee het prettig
zakendoen is. Geen enkel bedrijf is immers gediend met een wisselvallig
klantenbestand.
Een goede zakenbrief kweekt begrip en goodwill bij de lezer. Het gaat erom dat
een lezer een vertrouwd, veilig gevoel heeft bij de maatschappij waarmee hij
1.9
zaken doet. Dat langetermijndoel wordt vaak vergeten. Veel briefschrijvers
denken alleen aan de boodschap die ze over willen brengen (het kortetermijndoel) en vergeten dat een brief ook het visitekaartje van het bedrijf is. Een
slechte brief kan het imago dat een bedrijf zorgvuldig van zichzelf heeft
opgebouwd, schaden. Schrijf dus steeds in natuurlijk, verzorgd Nederlands,
waarbij u zich naar uw publiek richt.
Lezergericht schrijven
Woordkeus
Houd rekening met
uw publiek
Een omslachtige brief vol clichés (niet meer ”sprekende” woorden) past niet bij
een bedrijf dat op een modern dynamisch publiek mikt. Het gebruik van
Latijnse woorden zal bij een eerbiedwaardig advocatenkantoor meer
aansluiting vinden dan bij een jonge televisieomroep. Schrijft u een brief naar
een al lang gepensioneerd historicus, dan kunt u beter alle egards in acht
nemen en zeker geen ”turbotaal” bezigen. Als u tenminste op enige goodwill
wilt rekenen.
Moeilijkheidsgraad
Bij het schrijven moet u ook rekening houden met de aanwezige kennis van de
lezer. Voor ingewijden kunt u ingewikkelder formuleren dan voor leken. Zo is
het mogelijk dat een voormalig staatssecretaris van woningbouw aan een
Kamerlid meedeelde:
Ten behoeve van de diverse participanten in de administratieve en justiciabele sfeer aan het proces van urbane milieurevisie is in voorbereiding een
brochure, waarin een kort exposé zal worden gegeven van alle aspecten van
bovengenoemd proces: de rehabilitatie, regeneratie, renovatie, casu quo
amovering van het existerende woningbestand.
Het Kamerlid zal de staatssecretaris best begrepen hebben. Dergelijk taalgebruik is in de parlementaire wereld namelijk vrij gebruikelijk en kennelijk ook
noodzakelijk om serieus genomen te worden. Maar het kan ook anders. Het
citaat is door de taalkundige Paardekooper als volgt verbeterd, of liever verduidelijkt:
Wij werken aan een brochure voor mensen die – administratief of gerechtelijk – betrokken zijn bij de stadssanering. Wij geven een kort overzicht van
alle kanten van die zaak: het herstel, bruikbaar maken en zo nodig slopen
van de bestaande huizen.
Relevantie
Onder lezergericht schrijven verstaan wij ook, dat u uit al de informatie
waarover u beschikt, alleen datgene kiest wat voor de lezer interessant en
relevant is. Hoe vaak gebeurt het niet dat u een brief krijgt waarin eindeloos uit
de doeken gedaan wordt welke gevolgen een nieuwe maatregel voor het bedrijf
zal hebben, voordat men eindelijk toekomt aan de gevolgen voor u persoonlijk.
Een lezer is geneigd zijn belangstelling te verliezen, wanneer hij voortdurend
geconfronteerd wordt met informatie waarin hij in eerste instantie niet geïnteresseerd is.
1.10
Doelgericht schrijven
Als u een brief schrijft, hebt u daarmee een bepaald doel. Belangrijk is dat u dit
doel van tevoren vaststelt. Vraag u af: wat wil ik met deze brief bereiken? Het
doel kan van alles zijn: informeren naar/over, bevestigen, overtuigen enz.
Verlies dit doel tijdens het schrijven niet meer uit het oog. Om uw doel te
bereiken, is het van belang dat u zich verplaatst in de positie van de lezer van
uw brief. Verwacht hij of zij informatie van u, geef die dan ook. Moet er een
misverstand uit de wereld geholpen worden? Doe dat dan. Niet meer en niet
minder.
Probeer dat echter zo te doen, dat naast afhandeling van de zaak in kwestie, ook
het langetermijndoel wordt bereikt: uw onderneming positief laten overkomen.
Dit betekent niet dat u altijd zoete broodjes moet bakken. Positief overkomen
kan ook inhouden dat u wilskrachtige taal gebruikt tegen een ernstige wanbetaler. Natuurlijk altijd zonder onbeleefd te worden.
Uw brief kan taalkundig wel correct zijn, maar toch bits en kortaf overkomen.
Bij de lezer laat u dan een weinig gunstige indruk achter, ondanks het feit dat
er geen enkele taalfout in de brief stond.
Berucht is bijvoorbeeld een slotzin als:
In de hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd, verblijf ik,
Veel aardiger om te lezen is:
Ik hoop dat u mijn informatie kunt gebruiken bij het maken van uw keuze.
Is er nog iets onduidelijk, dan kunt u mij gerust bellen. Mijn doorkiesnummer is ...
Correspondentie
Een goede brief schrijven is voor de meeste mensen een grote opgave. Het is
ook niet mogelijk eenduidige regels voor het schrijven van een goede brief te
geven. Er zijn mensen die kiezen voor een creatieve brief, en anderen geven de
voorkeur aan een strikt formele brief. Een brief van een modern reclamebureau
zal er inhoudelijk en uiterlijk anders uitzien dan een brief van een notariskantoor. Een brief is hoe dan ook niet alleen het visitekaartje van uzelf, maar
ook van het bedrijf waar u voor werkt. Wij zullen ons in de komende hoofdstukken bezighouden met het schrijven van zakelijke brieven, die daarom
trouwens niet per se onpersoonlijk, onvriendelijk of afstandelijk hoeven te zijn.
De briefindeling
In Nederland kennen we eigenlijk nog maar één systeem om een brief in te
delen: de zogenaamde Amerikaanse indeling. Deze Amerikaanse indeling heeft
drie kenmerken:
500N1.FM
- Alles past in een denkbeeldige rechthoekige blokvorm. Niets steekt daar
buiten, ook niet iets als Bijlage of Hoogachtend.
- Alle onderdelen van de brief staan tegen een denkbeeldige linkerkantlijn.
Ook de dagtekening (plaats en datum) staat links.
- Tussen de alinea’s slaat men een regel over. Er wordt niet ingesprongen.
1.11
In een zakelijke brief moeten de volgende elementen verwerkt worden:
1. Briefhoofd (of afzender)
2. Dagtekening
3. Geadresseerde
4. Betreftregel (of onderwerp)
5. Aanhef
6. Inhoud:
1ste alinea
2de alinea
3de en eventueel volgende alinea’s
7. Slotformule (of ondertekening)
8. Vermelding van bijlagen
1. Briefhoofd
Drukkerij ”Het Lettertje”
Bosweg 28 a
3734 SV BOSCH EN DUIN
–1×
2. Dagtekening
Bosch en Duin, 4 december [jaartal]
– 1×
3. Geadresseerde De heer K. Jansen
Soestdijkerlaan 308
3726 BV DE BILT
– 1×
4. Betreftregel
Betreft: betalingsherinnering
–
– 2×
5. Aanhef
Geachte heer Jansen,
– 1×
6. Inhoud
Volgens onze administratie hebt u onze factuur, nummer L 768 van
27 oktober jongstleden, nog niet voldaan.
– 1×
Het gaat om een bedrag van € 410,50 voor 16 aan u geleverde kleurenposters.
Het is u waarschijnlijk ontgaan dat de betalingstermijn al enige tijd verstreken
is. Daarom verzoeken wij u vriendelijk het bovengenoemde bedrag nog deze
week op onze bank- of girorekening over te maken.
– 1×
Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking.
–
– 2×
7. Slotformule
Hoogachtend,
Drukkerij ”Het Lettertje”
Afdeling Administratie
–
Handtekening
–
Mevr. L.M. Speerstra
Financieel medewerkster
–
8. Bijlage
Bijlage: kopie factuur L 768
Sla tussen de vaste onderdelen van een brief steeds één regel over, behalve
tussen de betreftregel en de aanhef, tussen de slotzin en de ondertekening, en
in de ondertekening zelf.
1.12
We zullen de verschillende elementen van de brief stuk voor stuk toelichten.
Briefhoofd (1)
Meestal heeft het briefpapier van een bedrijf een eigen briefhoofd. Wanneer dat
niet het geval is, zullen links bovenaan de naam, het adres en de woonplaats
vermeld moeten worden. Dit is nodig, omdat bij veel bedrijven de envelop niet
bewaard wordt. Naar wens vermeldt u de firmanaam of uw eigen naam. Dit is
natuurlijk afhankelijk van namens wie u schrijft.
Bij het adres kiest u voor postbusnummer, antwoordnummer of straatnaam en
huisnummer. Wanneer een onderneming een postbusnummer vermeldt als
adres, stelt men het op prijs dat de post dan ook daarheen verzonden wordt en
niet naar het woonadres. Bij de woonplaats hoort tussen de cijfers en de
(hoofd)letters van de postcode één spatie. Dan twee spaties, gevolgd door de
woonplaats. De plaatsnaam wordt ook met HOOFDLETTERS aangegeven.
Wanneer dit noodzakelijk is, vermeldt u vervolgens telefoonnummer en/of
giro- of banknummer.
Dergelijke nummers kunt u als volgt vermelden.
Drukkerij ”Het Lettertje”
Bosweg 28 a
3734 SV BOSCH EN DUIN
Telefoon
(030) 2931993 Postbank 791283 (zonder puntjes)
Fax
(030) 2931987 Rabobank 37.83.21.587 (met puntjes)
Let u erop geen komma’s of punten te gebruiken aan het eind van de regel in
een briefhoofd. Vergeet ook niet de plaatsnaam geheel met hoofdletters te
schrijven.
J.F.H. Janssen-Troost
Coolsingel 3
3039 BN ROTTERDAM
Telefoon (010) 4129833
Opmerking: als een vrouw de brief schrijft, mag u in het briefhoofd Mevr. voor
de naam schrijven.
Dagtekening (2)
U slaat vervolgens een regel over. Aan de linkerzijde wordt voluit de plaats
vermeld waarvandaan u schrijft. Dan zet u een komma en vervolgens dag,
maand (voluit) en jaar (ook voluit). Hierachter geen leestekens plaatsen.
Bijvoorbeeld:
Enteren, 5 augustus 20..
Geadresseerde (3)
500N1.FM
Eerst slaat u weer een regel over. In grote lijnen gebruikt u nu hetzelfde systeem
als waarin u naam en adres van de afzender schreef.
Er zijn grofweg drie mogelijkheden. Na iedere mogelijkheid geven we een
voorbeeld.
1.13
- De geadresseerde is een persoon.
De heer K. de Wit
Veldspaat 12
5913 AA TEGELEN
- De geadresseerde is een bedrijf.
SIRE Softwarehouse
Buitenhof 12-14
8255 GL SWIFTERBANT
- De geadresseerde is een persoon in een bedrijf.
SIRE Softwarehouse
Afdeling Expeditie
T.a.v. de heer K. de Wit
Buitenhof 12-14
8255 GL SWIFTERBANT
Een eventuele aanduiding van de afdeling plaatst u direct onder de bedrijfsnaam. Wanneer u de functie van een persoon noemt, volgt deze na zijn naam.
Als de aangeschrevene een titel voert, kunt u gebruikmaken van titulatuur. In
woordenboeken en in veel agenda’s kunt u hiervan een overzicht vinden.
Betreftregel (4)
Voordat de eigenlijke brief begint, vermeldt u in een paar woorden waar de
brief over gaat. Op deze wijze kan uw brief direct aan de juiste persoon of
afdeling gegeven worden, zonder dat de brief eerst volledig hoeft te worden
gelezen. U slaat één regel over en begint met Betreft of Onderwerp en plaatst
daar een dubbele punt achter. Daarachter volgt een omschrijving van het
onderwerp.
Let u erop dat uw onderwerpsbepaling niet langer dan één regel mag zijn. De
regel kent een soort van telegramstijl. Dus niet: de levering van horloges, maar:
levering horloges.
Betreft: levering horloges 12 juli ....
Betreft: schade auto
Aanhef (5)
Nadat u twee regels hebt overgeslagen, volgt de aanhef van de brief. De aanhef
wordt altijd gevolgd door een komma. De aanhef is van de eigenlijke brief
gescheiden door één regel wit.
Vermijd zoveel mogelijk de geadresseerde in het meervoud aan te spreken. Een
brief kan maar door één persoon tegelijk gelezen worden. Soms is dit echter
onvermijdelijk, bijvoorbeeld als een bedrijf een ”meerhoofdige leiding” heeft,
zoals een NV, BV, firma, de Gebrs. Joosten, en dergelijke. Gaat u er daarbij niet
van uit dat alleen heren brieven lezen!
Als u schrijft aan een bedrijf en u weet niet wie de brief in handen krijgt, kunt
u één van de volgende mogelijkheden gebruiken:
Geachte heer, mevrouw,
Geachte mevrouw/heer,
1.14
En als u schrijft naar een bestuur of een directie:
Geachte dames en heren,
Schrijft u de brief aan een particulier of hebt u in het adres ”T.a.v. +
persoonsnaam” opgenomen, dan gebruikt u:
Geachte heer,
Geachte mevrouw,
Mevrouw,
Geachte heer Schilder,
Geachte mevrouw De Wit,
Wanneer u de naam van de geadresseerde weet en deze in het adres hebt
opgenomen, is het raadzaam deze in de aanhef op te nemen. De brief klinkt dan
al meteen persoonlijker.
Let erop dat De in ”Geachte mevrouw De Wit” een hoofdletter heeft, omdat
het hier de eerste letter van de naam is. Voorletters worden nooit opgenomen
in de aanhef.
Afhankelijk van de brief en de lezer(s), is het soms ook mogelijk om als aanhef
te gebruiken:
Geacht college,
Geacht bestuur,
Geachte redactie,
Geachte directie,
Foutieve aanhef
In de aanhef is zoals u ziet veel mogelijk. Gebruik echter nooit:
Dames,
Mijne dames,
Geachte meneer,
Geachte mijnheer,
Geachte mevrouw J. van de Linge,
Geachte meneer De Groot,
Ook de aanspreking L.S. (Latijn: Lectori Salutem = Lezers, gegroet) is uit den
boze. Die is ouderwets en bovendien bijzonder onpersoonlijk.
Slotformule (7)
De slotformule wordt, net als de aanhef, altijd gevolgd door een komma. Die
wordt gescheiden van de brieftekst door één witregel. Zoals u hebt gelezen,
kunt u de slotformule gewoon aan de linkerzijde van het blad plaatsen.
Als slotformule kunt u gebruiken:
Hoogachtend,
Met vriendelijke groet(en),
500N1.FM
Vervolgens zijn er twee mogelijkheden.
1.15
Persoonlijke brief
U schrijft een persoonlijke brief, dus niet namens een onderneming. U sluit
dan als volgt af:
Hoogachtend, (of Met vriendelijke groet(en),)
(handtekening)
Uw naam
Als u “als vrouw” ondertekent, zet u voor uw naam Mevr. of Mevrouw.
Namens een bedrijf
U schrijft namens een bedrijf:
Met vriendelijke groeten, (of Hoogachtend,)
Naam van het bedrijf voluit
Naam van de afdeling (indien nodig)
(handtekening)
Naam ondertekenaar
Functie ondertekenaar in het bedrijf
Let op dat u de handtekening niet door de overige tekstonderdelen heen
schrijft.
Bijlage(n) (8)
Onder de brief vermeldt u de eventuele bijlagen. U vermeldt wat de bijlage is.
Bij meer dan één bijlage nummert u de bijlagen wel. Wanneer er geen bijlagen
zijn, laat u dit item natuurlijk achterwege.
Bijlagen:
1. prijslijst zomeraanbiedingen
2. referentielijst
Bijlage: prijslijst
Ook vermeldt u onder aan de brief aan wie u kopieën stuurt. Daarvoor gebruikt
u de afkorting c.c: (kopie conform) of de aanduiding kopie:
C.c.:
Z. Jansen
Mevr. L.D. van Vliet
Kopie:
Z. Jansen
Mevr. L.D. van Vliet
De briefzin
Om er nu voor te zorgen dat u bij het voorbereiden van een zakenbrief uitgaat
van de juiste rol van de schrijver, de lezer en van een juiste doelstelling,
hanteren we tijdens de cursus de zogenaamde briefzin.
Deze briefzin ziet er ter voorbereiding van een brief altijd als volgt uit:
1.16
Met deze brief wil ik, (naam + functie invullen van eigen rol), bereiken bij
(naam bedrijf en dergelijke + functie van diegene aan wie u schrijft), dat (het
doel van de brief beknopt noteren).
Om een voorbeeld te geven:
Met deze brief wil ik, J. Peters, commercieel directeur bij transportbedrijf
Intrapex, bereiken bij de firma Glashouwers BV te Dordrecht, dat men
voortaan het glas laat vervoeren door Intrapex.
Met het op de juiste wijze formuleren van zo’n briefzin hebt u zich al gerealiseerd welke rol u zelf vervult, naar wie de brief gaat en wat het doel van de brief
is. Dit alles nog voor u een letter van die brief hebt geschreven.
500N1.FM
Briefzin komt niet in
de brief zelf!
Let op: zo’n briefzin is maar een kladje, hij is bestemd voor eigen gebruik en
mag niet in de brief zelf terechtkomen. De bedoeling is dat u zich bij alle briefopdrachten goed realiseert:
- Wie ben ik, welke functie bekleed ik, waar werk ik?
- Wie leest de brief, naar welk bedrijf gaat de brief, welke functie bekleedt de
lezer in die onderneming?
- Welk doel heb ik met de brief, wat wil ik ermee bereiken?
1.17
Uitwerking van de oefenopgaven
Oefenopgave 1
1. lokaal, locatie
2. kritiek, criticus
3. krediet
4. komisch, consequent
5. elektriciens, akkoord
6. praktische
7. accurate, secretaresse
8. radicale, publicatie
9. kostuum
10.excuus
11.fotokopieerapparaat, kopieën
12.productie
13.actiepuntenlijst, controleren
14.vakantie, oktober
15.conclusie, helikopter
Oefenopgave 2
1. was
2. huivert
3. kijkt
4. jaagt
5. treffen
6. woon
7. vinden
8. heb
9. geven
10. rende
11. heb
12. verlagen
13. stijgt
14. is
15. vertoonde
(was → is)
(huivert → huiverde)
(kijkt → keek)
(jaagt → joeg)
(treffen → troffen)
(woon → woonde)
(vinden → vonden)
(heb → had)
(geven → gaven)
(rende → rent)
(heb → had)
(verlagen → verlaagden)
(stijgt → steeg)
(is → was)
(vertoonde → vertoont)
Oefenopgave 3
1. pv = zullen
ww.gez. = zullen laten volgen
2. pv = wordt
ww.gez. = wordt geplaatst
3. pv = kon
ww.gez. = kon beginnen
4. pv = heb
ww.gez. = heb gezegd
5. pv = heb
ww.gez. = heb geholpen
6. pv = wordt
ww.gez. = wordt geattendeerd
7. pv = werd
ww.gez. = werd ingeboekt
8. pv = reageert
ww.gez. = reageert
1.18
500N1.FM
9. pv = moeten
ww.gez. = moeten uitkomen
10.pv = hebben
ww.gez. = hebben geweten
1.19

Download Report