Eindrapport toewijzingen huurwoningen

Vlaamse overheid
Agentschap Inspectie RWO
Afdeling Toezicht
Toezichtproject controle op de registers, de
inschrijvingen en de toewijzingen van sociale
huurwoningen
Rapport voorjaar 2014
nspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc
erhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk
e kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W
en Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic
Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu
ersbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha
ijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woning
onds Lokale besturen Inspectie RWO Toezicht Sociale huisvesti
maatschappijen Sociale verhuurkantoren Huurdersbonden Vlaam
Huurdersplatform Erkende kredietmaatschappijen Vlaamse Maa
chappij voor Sociaal Wonen Vlaams Woningfonds Lokale bestur
nspectie RWO Toezicht Sociale huisvestingsmaatschappijen Soc
erhuurkantoren Huurdersbonden Vlaams Huurdersplatform Erk
e kredietmaatschappijen Vlaamse Maatschappij voor Sociaal W
en Vlaams Woningfonds Lokale besturen Inspectie RWO Toezic
Sociale huisvestingsmaatschappijen Sociale verhuurkantoren Hu
ersbonden Vlaams Huurdersplatform Erkende kredietmaatscha
Inhoud
1
Inleiding .................................................................................................................................................... 3
2
Voorwerp van het onderzoek ................................................................................................................... 3
2.1
Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurders.............................................................................. 3
2.2
De registratie van de kandidaat-huurders ............................................................................................. 3
2.3
De toewijzing van sociale huurwoningen .............................................................................................. 3
3
Aanpak van het onderzoek ....................................................................................................................... 4
4
Vastgestelde inbreuken/tekortkomingen ................................................................................................. 4
4.1
Informatieverstrekking aan kandidaat-huurders................................................................................... 4
4.2
Registratie van de kandidaat-huurders ................................................................................................. 4
4.3
Toewijzing van sociale huurwoningen ................................................................................................... 5
5
Opvolging .................................................................................................................................................. 6
2/6
1 Inleiding
Medio 2013 startte de afdeling Toezicht met het project “sociale huurwoningen” met de bedoeling een
inspectiemethodologie uit te werken die alle elementen van het toewijzingsproces, van inschrijving van de
kandidaat tot ondertekening van de huurovereenkomst, omvat.
Het project werd bewust beperkt gehouden – in tijd en omvang – zodat de gebruikte inspectiemethodologie en
verslaggeving snel geëvalueerd konden worden.
Concreet vonden er bij 15 actoren inspecties plaats in de periode januari tot april 2014: 13 sociale
huisvestingmaatschappijen (SHM) en 2 sociale verhuurkantoren (SVK). De selectie van deze actoren gebeurde
op basis van de risico-analyse die onder meer rekening houdt met de vaststellingen tijdens vorige inspecties en
de periode die verstreken was sedert de laatste inspectie van dit item bij die actor.
2 Voorwerp van het onderzoek
Het onderzoek spitste zich toe op drie domeinen:
• Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurders
• De registratie van de kandidaat-huurders
• De toewijzing van sociale huurwoningen
2.1 Informatieverstrekking aan de kandidaat-huurders
Het ontvangen van voldoende en correcte informatie is uitermate belangrijk voor de kandidaat-huurder,
immers enkel zo weet hij wat zijn rechten en plichten zijn. Bovendien is de verhuurder wettelijk verplicht een
aantal zaken mee te delen aan de kandidaat.
De toezichthouder controleerde de volgende documenten en ging na of de verhuurder die ook daadwerkelijk
gebruikte:
• Het inschrijvingsregister
• Het intern huurreglement (IHR)
• Het inschrijvingsformulier en eventuele informatiebrochures die worden meegegeven aan de
kandidaat-huurders
• Het inschrijvingsbewijs
• De aanbodbrieven
• De actualisatiebrieven
• De schrappingsbrieven
• De brieven waarin de gemotiveerde weigering van een toewijzing wordt meegedeeld aan de
kandidaat-huurder
• De huurovereenkomst
2.2 De registratie van de kandidaat-huurders
Op basis van een steekproef werd nagegaan of de kandidaat-huurders correct ingeschreven werden in het
register en of de inschrijvingsvoorwaarden voldaan en geattesteerd werden.
2.3 De toewijzing van sociale huurwoningen
De toezichthouder controleerde een vijftal toewijzingen per actor op het vlak van de toewijzingsregels en –
voorwaarden.
3/6
3 Aanpak van het onderzoek
Als voorbereiding op de inspectie ter plaatse vroeg de toezichthouder onder meer volgende documenten op:
• intern huurreglement
• parameters van de prioriteiten van art. 19 van het Kaderbesluit Sociale Huur (KBSH)
• inschrijvingsformulier
• aanbodbrieven
• actualisatiebrieven
• schrappingsbrieven
• register der kandidaat-huurders
Op basis van het register en de notulen van de actor selecteerde de toezichthouder een 8-tal toewijzingen
waarvan hij de toewijzingslijsten bij de actor opvroeg. Vervolgens bepaalde hij de steekproef voor de controle
ter plaatse.
Tijdens de inspectie ter plaatse controleerde de toezichthouder steekproefsgewijs een aantal
kandidatendossiers en toewijzingen en de gebruikte documenten.
De bevindingen van de toezichthouder en de vastgestelde inbreuken tijdens de controle werden opgelijst in
een verslag dat vervolgens aan de actor bezorgd werd. De SHM kreeg telkens een bepaalde periode de tijd om
uitvoering te geven aan de door de toezichthouder gevraagde aanpassingen. De duur van deze periode is
afhankelijk van de ernst van de feiten en de omvang van het werk dat nodig is om de noodzakelijke
aanpassingen door te voeren.
4 Vastgestelde inbreuken/tekortkomingen
4.1 Informatieverstrekking aan kandidaat-huurders
De toezichthouders stelden bij elk van de gecontroleerde actoren in mindere of meerdere mate
onvolkomenheden in de gebruikte documenten vast. Veel tekortkomingen bestaan erin dat de laatste
wetswijzigingen (nog) niet in de documenten verwerkt zijn.
De afdeling Toezicht zal de modeldocumenten die door de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW)
worden opgesteld, nalezen om te zien of de meest voorkomende knelpunten daarmee worden ondervangen.
4.2 Registratie van de kandidaat-huurders
De toezichthouders stelden bij 12 van de gecontroleerde actoren tekortkomingen vast m.b.t. het
inschrijvingsregister. In de helft van de gevallen ging het om de verplichte vermeldingen die niet (correct)
werden opgenomen in het register. Zo werd bv. de maximale marktwaarde die de huurder wenst te betalen
niet opgenomen in het register. Ondertussen hebben de softwareleveranciers hun programma’s aangepast
zodat de maximale huurwaarde – die meestal wel geregistreerd werd – ook vermeld wordt in het register.
Er werd ook vastgesteld dat er in een groot aantal van de gecontroleerde SHM’s tekortkomingen waren m.b.t.
de parameters in de software van de prioriteiten van art. 19 en 20 van het KBSH. Artikel 19 werd recent
gewijzigd.
Omdat een foute instelling van deze parameters een grote impact heeft op de correctheid van de
1
toewijzingslijsten werden deze parameters – los van geplande inspecties – opgevraagd bij alle SHM’s . Ook
tijdens deze algemene bevraging werd vastgesteld dat bij veel actoren deze parameters (nog) niet werden
aangepast.
1
De wijzigingen in het puntensysteem bij SVK’s gebeurde centraal door de softwareleverancier.
4/6
Bij elke actor werden onvolkomenheden vastgesteld m.b.t. de registratie of attestering van de
kandidatendossiers.
1. Inschrijvingsvoorwaarden – algemeen
De belangrijkste tekortkomingen zijn:
• De inschrijvingsvoorwaarden worden niet voor alle meerderjarigen geattesteerd of nagegaan.
Meestal werden de voorwaarden wel afgetoetst voor de referentiehuurder en zijn partner,
doch niet voor de meerderjarige kinderen.
• De inleiding van de echtscheiding of de onherstelbare ontwrichting werd niet geattesteerd
wanneer een gehuwde kandidaat zich als alleenstaande wenste in te schrijven.
• De kandidaat-huurder werd niet op de correcte datum ingeschreven, namelijk op het
ogenblik dat alle attesten ter staving van de inschrijvingsvoorwaarden in bezit van de
verhuurder waren.
2.
Inschrijvingsvoorwaarden – eigendomsvoorwaarde
De eigendomsvoorwaarde werd in 7 gevallen niet geattesteerd of de verklaring op eer werd niet altijd
ter bevestiging bezorgd aan de FOD Financiën.
3.
Registratie kandidaat-huurder
Belangrijkste vaststellingen:
• De prioriteiten waarop de kandidaat-huurder recht heeft, worden dikwijls niet (correct)
geregistreerd in de software. Wanneer deze prioriteiten van toepassing zijn heeft deze
inbreuk een grote impact op de correctheid van de toewijzingslijsten.
• De woonkeuze van de kandidaat-huurder bij zijn inschrijving of actualisatie werd niet steeds
correct overgenomen in het register. Ook deze inbreuk heeft een grote impact op de
correctheid van de toewijzingslijsten.
• Bij twee actoren werd vastgesteld dat men een te beperkte woonkeuze van de kandidaathuurder toestaat zodat de toewijzing van een woning quasi onmogelijk wordt.
4.
Inschrijvingsvoorwaarden – inkomensvoorwaarde
• Tijdens 5 inspecties werd vastgesteld dat de inkomensvoorwaarde niet of onvoldoende
geattesteerd werd.
• Bij 3 actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder werd ingeschreven ondanks het feit
dat hij niet voldeed aan de inkomensvoorwaarde.
5.
Schrappingen
Bij drie actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder ten onrechte geschrapt werd uit het
register.
4.3 Toewijzing van sociale huurwoningen
De opmerkingen hadden in de helft van de gevallen betrekking op de ‘procedure van de toewijzingen’.
Hieronder valt onder meer:
• De notulering van de toewijzingen is niet in overeenstemming met rondzendbrief 1 d.d. 06/03/2010
van het agentschap Inspectie RWO. Bedoeling van deze rondzendbrief was om er voor te zorgen dat
de bestuurders correcte en voldoende onderbouwde beslissingen kunnen nemen en toezicht op
afstand mogelijk te maken.
• De toewijzing, ondertekening of ingang van het huurcontract vond plaats voordat het – volgens het
huishoudelijke reglement – bevoegde bestuursorgaan zijn goedkeuring verleende.
De vaststellingen m.b.t. de volgorde van de toewijzingen en het aanbod hebben betrekking op cruciale zaken in
het toewijzingsproces:
• Bij 3 actoren werd vastgesteld dat een kandidaat-huurder een nieuw aanbod kreeg in de
‘wachtperiode’ van 3 maanden na een eerste weigering zonder dat hij hier uitdrukkelijk om verzocht
5/6
•
•
In 2 gevallen werd de weigering of niet-reactie op het aanbod geregistreerd als een eerste of tweede
weigering – die aanleiding geeft tot schrapping - ook al stond de kandidaat-huurder niet batig
gerangschikt.
Bij 1 actor werd vastgesteld dat de toewijzingslijsten niet gevolgd werden en dat geschikte kandidaten
geen aanbod kregen.
5 Opvolging
De hierboven vermelde vaststellingen golden op het moment van de controle ter plaatse. Voor een aantal van
de inbreuken waarvoor de remediëringstermijn verstreken is, hebben de SHM’s zich ondertussen
geconformeerd aan de regelgeving. Een aantal andere inbreuken vergen een bijkomende actie of verdere zorg
door de actor en een opvolging door de toezichthouder.
In een volgende fase zullen naast opvolgingsinspecties m.b.t. deze actoren, ook inspecties gebeuren bij andere
actoren in functie van het opgestelde risicoprofiel.
Juli 2014
Chris Hubin
Toezichthouder / projectleider
Christian FIEREMANS
Afdelingshoofd / toezichthouder
6/6

Download Report