Bijzonder verlof 2014 Beleidsregels voor het verlenen van vrijstelling van dienst wegens bijzondere omstandigheden op grond van: ‘Hoofdstuk V, van de Regeling vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren’. Ministerie van Algemene Zaken afdeling P&O Bijlage bij: LB 14/0270 van 3 september 2014 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Voorwoord 2 Inleiding 3 Bijzonder verlof 4 1. DEFINITIES 4 2. BELEIDSREGELS 5 2.1 Kort verlof ............................................................................................... 5 2.2 Langdurig verlof....................................................................................... 6 2.3 Onbetaald verlof ...................................................................................... 7 2.4 Bijzondere gevallen .................................................................................. 9 2.5 Hardheidsclausule .................................................................................. 10 3. PROCEDURES 10 3.1 Bevoegde autoriteit ................................................................................ 10 3.2 Bevoegd gezag ...................................................................................... 11 4. RAAKVLAKKEN MET ANDER BELEID 11 5. BIJLAGEN 11 Voorwoord In 2008 werd de nota Bijzonder Verlof in principe vastgesteld door het Bestuurscollege (BC). Nadat het GOA zijn opmerkingen had gegeven werd alsnog juridisch advies verzocht. Die stap werd echter nooit voltooid. De beleidsregels werden overigens wel toegepast in de praktijk. Inmiddels is de situatie gewijzigd. Vanwege de constitutionele veranderingen zijn een aantal dingen, zoals de vrijstelling van dienst voor Eilandsraadsleden en de constructie voor onbetaald verlof voor politiek assistenten achterhaalt. Echter de positie van fractiemedewerkers vraagt nu aandacht. Verder word het niet langer zinvol geacht om voor willekeurig welk doel altijd één jaar onbetaald verlof te verlenen. In de nota is nu vastgelegd in welke gevallen wel, en in welke gevallen geen onbetaald verlof wordt verleend. Vervolgens is geconstateerd dat er niet eenduidig wordt omgegaan met het verlenen van verlof in het geval van zieke kinderen. Daarnaast blijkt dat het zwangerschaps- en bevallingsverlof, zoals dat wordt verleend nergens is vastgelegd voor ambtenaren. Andere dingen zijn niet gewijzigd en hoewel de beleidsregels in de praktijk wel werden toegepast werd de nota nooit definitief vastgesteld door het voormalige BC. Om aan al deze tekortkomingen tegemoet te komen is de nota op onderdelen herschreven en opnieuw vastgesteld. PAGINA 2 VAN 11 Inleiding Met regelmaat wordt de overheid geconfronteerd met verzoeken van overheidsdienaren voor bijzonder verlof (BV) voor het bijwonen van: internationale (sport)evenementen, conferenties of workshops. Ook wordt verlof gevraagd om zieke familieleden te begeleiden of thuis te verzorgen en onbetaald verlof wordt verzocht als terugkeergarantie bij het starten van een eigen bedrijf of nieuwe carrière. Om meer consistentie en transparantie te bewerkstelligen in het toekennen of weigeren van deze vormen van verlof is het wenselijk hiervoor nadere beleidsregels vast te stellen. Juridische grondslagen In de Regeling vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren is een hoofdstuk opgenomen met de titel ‘Vrijstelling van dienst wegens bijzondere omstandigheden’, in de volksmond, en in de werktijdenregeling wordt dit Bijzonder Verlof genoemd, afgekort: BV. Het onderwerp beslaat de artikelen 26 t/m 30 van de genoemde regeling. Art. 26 noemt bijzondere dagen waarop de ambtenaar recht op BV heeft zoals de dag van zijn jubileum, huwelijk, verhuizing etc. Art. 27 bepaalt dat de dagen dat de ambtenaar de toegang is ontzegd tot de dienstlokalen (art. 48 van de Landsverordening Materieel Arbeidsrecht (LMA)) of de dagen dat hij geen dienst mocht verrichten vanwege een besmettelijke ziekte van een persoon (art. 51 LMA) als BV moeten worden aangemerkt. Artikel 28 behandelt het principe van BV in de vorm van time-back wanneer de ambtenaar die dienst heeft verricht op andere tijdstippen dan hij volgens rooster, of werktijden zou moeten. Art. 29 geeft de mogelijkheid om tot en met 15 dagen bijzonder verlof te verstrekken met behoud van inkomen, of tot 3 maanden met gedeeltelijke inhouding van inkomen indien het bevoegd gezag of bevoegde autoriteit oordeelt dat daartoe aanleiding bestaat. Art. 30 geeft de mogelijkheid om onbetaald verlof te verlenen gedurende maximaal 5 jaar indien het bevoegde gezag oordeelt dat daar aanleiding toe bestaat. Deze laatste twee artikelen bieden wel mogelijkheden maar geven geen indicatie wanneer er aanleiding toe bestaat. Deze nota beoogd beleidsregels te stellen voor de invulling van de beleidsruimte welke in deze artikelen wordt gegeven. Leeswijzer Het vervolg van de nota bestaat uit en aantal onderdelen. In hoofdstuk 1 worden de definities gegeven waarna in hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de beleidsregels voor het toekennen van kort, langdurig en onbetaald verlof aan overheidsdienaren. Paragraaf 2.4 behandelt vervolgens een aantal bijzondere afspraken die zijn gemaakt. Hoofdstuk 3 beschrijft de procedures en hoofdstuk 4 tenslotte schetst de raakvlakken met ander beleid. PAGINA 3 VAN 11 Bijzonder verlof Middels deze nota worden nadere beleidsregels gesteld ten aanzien van het verlenen van bijzonder verlof op grond van de artikelen 29 en 30 van de Regeling vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren. Deze beleidsregels zijn van overeenkomstige toepassing op arbeidscontractanten. 1. Definities Binnen de organisatie worden verschillende termen door elkaar gebruikt. Echter niet iedereen kent dezelfde betekenis toe aan deze termen. Het is dan ook belangrijk om eerst de begrippen die in deze nota worden gebruikt te definiëren. a. Bevoegd gezag: de Gouverneur voor ambtenaren en de betreffende minister voor contractanten. b. Bevoegde autoriteit: de betreffende secretaris-generaal1. c. Regeling: Regeling vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren. d. Bijzonder verlof: verzamelnaam voor verlof verleend op grond van artikel 26 t/m 30 van de Regeling. e. Herplaatsing: het opnieuw benoemen in een functie na een afwezigheid als gevolg van onbetaald verlof of non-activiteitstelling. f. Kort verlof: verlof verleend op grond van artikel 29 van de Regeling tot maximaal 15 dagen. g. Langdurig verlof: verlof verleend op grond van artikel 29 van de Regeling welke langer is dan 15 dagen. h. Onbetaald verlof: verlof verleend op grond van artikel 30 van de Regeling. i. Overheidsdienaar: de mannelijke of vrouwelijke ambtenaar bedoeld in de Regeling of de arbeidscontractant. j. Passende functie: een functie die een medewerker redelijkerwijs in verband met zijn persoonlijkheid, omstandigheden en de voor hem bestaande vooruitzichten kan worden opgedragen en welke doorgaans hetzelfde is gewaardeerd als de oude functie, of maximaal twee niveaus lager, danwel, in bijzondere gevallen, één niveau hoger. k. Politiek gezagdrager: een minister, de gevolmachtigd minister of een Statenlid. l. Zorgverlof: verlof verleend op grond van artikel 26 eerste lid onder I-i van de Regeling of verlenging of voortzetting daarvan op grond van artikel 29 of 30. 1 Dit wijkt af van de tekst van de Regeling, echter, in het organisatieconcept van de NA was het diensthoofd de hoogste ambtenaar binnen een ministerie. Binnen het organisatieconcept van StM is dat de SG, en is een ‘diensthoofd’ het hoofd van een uitvoerende dienst. De Regeling t.z.t. gewijzigd moeten worden. PAGINA 4 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 2. Beleidsregels In dit hoofdstuk worden de beleidsregels geformuleerd en nader toegelicht. 2.1 Kort verlof Kort verlof wordt verleend op grond van artikel 26 of 29 van de Regeling, het kan niet langer duren dan 15 dagen en kan alleen worden verleend: a. voor het bijwonen van (sport)evenementen, conferenties of workshops; b. als zorgverlof op grond van artikel 26 eerste lid onderdeel I-i; Toelichting Naast de dagen waarop de overheidsdienaar ingevolge artikel 26 reeds recht op bijzonder verlof blijkt uit dossieronderzoek dat verzoeken om kortdurend verlof ingevolge artikel 29 doorgaans om bovengenoemde twee redenen worden aangevraagd. Ad a: Kenmerk van een verzoek om een dergelijk kort verlof is dat er een combinatie van belangen meespeelt. Een eigen belang van de overheidsdienaar en een collectief (St. Maartens) belang. Er zijn twee criteria die overwogen moeten worden bij de advisering omtrent een dergelijk verzoek: 1. of de dienst het toelaat; 2. Of er naast het persoonlijk belang tevens sprake is van een collectief (St. Maarten's) belang dat de overheidsdienaar deelneemt aan het evenement of activiteit. Van een collectief belang is sprake als het bijvoorbeeld uitgaat van een instelling welke een algemeen nut dient of een charitatieve instelling is. Om tot een weloverwogen oordeel te komen moeten hier zowel het oordeel worden meegenomen van de afdeling waarbinnen de overheidsdienaar werkzaam is, als die van de afdeling verantwoordelijk voor het beleidsveld waarbinnen de activiteit te plaatsen is. Voor een positieve beslissing is het van belang dat aan beide criteria wordt voldaan. We spreken niet van BV als men deelneemt aan een dergelijke activiteit op verzoek van de overheid. In dergelijke gevallen wordt deelname doorgaans georganiseerd door de overheid en treedt de overheidsdienaar op als vertegenwoordiger van de overheid. Een dergelijke activiteit draagt het karakter van een dienstreis waarvoor tevens meestal ook allerlei kosten worden betaald. Het gaat derhalve om die activiteiten waaraan de deelname niet van overheidswege wordt georganiseerd. Ad b: zorgverlof Zorgverlof wordt meestal verzocht ten behoeve van ernstige ziekte van directe familieleden, of het begeleiden van een patiënt voor een bezoek aan een medische instelling of specialist. Het vindt zijn grondslag in artikel 26, lid 1 onderdeel I sub i. Het zorgverlof zoals bedoeld in artikel 26 kan verleend worden voor ten hoogste 15 dagen door de bevoegde autoriteit. Ook voor kort zorgverlof gelden twee criteria: 1. of de dienst het toelaat; 2. of er een medische noodzaak bestaat. PAGINA 5 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 De indicatie dat het familielid deze zorg behoeft is een medische. Het verzoek dient dan ook vergezeld te gaan van een verklaring van de behandelend arts samen met een verklaring van: de huisarts, of de instelling welke wijkverpleging verzorgd, of de medisch adviseur van de instelling welke de uitzending van de patiënt verzorgd. Voorkomen van misbruik. Langdurig verlof (volgende paragraaf) heeft financiële gevolgen. Ten einde deze te voorkomen worden soms elkaar opeenvolgende verzoeken voor kort verlof gedaan. Dit is uiteraard niet het beoogde doel van de mogelijkheid. Daarom zullen elkaar (vrijwel) direct opeenvolgende verzoeken voor hetzelfde doel gezien worden als één periode. Daarnaast worden, slechts 15 dagen per kalenderjaar als kort verlof verleend. 2.2 Langdurig verlof Langdurig verlof op grond van artikel 29 wordt alleen verleend als: a. zorgverlof; b. studieverlof. Toelichting Dit is verlof voor de duur van ten hoogste 3 maanden. Gedurende de eerste maand geniet de overheidsdienaar vol inkomen, gedurende de tweede en derde maand 50%. Deze terugval in inkomen doet de meeste mensen afzien van het verzoek voor drie maanden. Ad a: We beperken de toekenning hiervan tot die gevallen waarin de 15 dagen kort zorgverlof ontoereikend zijn. In dergelijke gevallen kan ingevolge artikel 29 BV worden toegekend voor maximaal drie maanden. Het biedt geen soulaas voor de verzorging van chronische zieken maar kan in dergelijke gevallen wel een periode overbruggen tot wanneer een blijvende oplossing is gerealiseerd. Er zijn twee criteria die overwogen moeten worden bij de advisering omtrent een dergelijk verzoek: a. of de dienst het toelaat; b. of er sprake is van een medische indicatie. De indicatie dat het familielid deze fulltime zorg behoeft is een medische. Het verzoek dient derhalve vergezeld te gaan van een verklaring van de behandelend arts samen met een verklaring van: de huisarts, of de instelling welke wijkverpleging verzorgd. Een dergelijke medische verklaring dient als indicatie van de zorgbehoefte van de patiënt, en hoe de tijdelijke inzet van de overheidsdienaar bijdraagt in het zorgplan van het zieke familielid. Voor een positieve beslissing is het van belang dat aan beide criteria wordt voldaan en dat er een afweging plaatsvindt tussen het belang van de aanvrager en het dienstbelang. Toestemming wordt verleend door het bevoegde gezag. (zie procedure in § 3.2). Ad b: Wanneer een overheidsdienaar een opleiding of training volgt in het belang van de organisatie kan het voorkomen dat bepaalde studieactiviteiten zich niet of moeilijk laten combineren met het werk. Dit kan bv het geval zijn bij het moeten uitvoeren van een veldonderzoek of de laatste krachtinspanningen bij het afstuderen. In dergelijke gevallen kan BV worden verleend PAGINA 6 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 Er zijn twee criteria die overwogen moeten worden bij de advisering omtrent een dergelijk verzoek: a. of de dienst het toelaat; b. of de studie in het belang van de organisatie is. Of de studie in het belang van de organisatie is wordt bepaald aan de hand van schriftelijke afspraken die zijn gemaakt in het kader van de beoordeling cyclus of het daarbij behorende persoonlijke ontwikkelingsplan (POP). 2.3 Onbetaald verlof Bij het verlenen van onbetaald verlof op grond van artikel 30 van de Regeling zijn de volgende beleidsregels van toepassing: a. Het wordt alleen verleend aan overheidsdienaren die meer dan 4 jaar in dienst zijn. b. De lengte van het onbetaald verlof wordt in principe beperkt tot 1 jaar. c. Onbetaald verlof wordt niet verleend indien de reden voor het verzoek: d. niet wordt gegeven; het aanvaarden van een dienstbetrekking elders is; het starten van een eigen onderneming betreft. Onbetaald kan worden verleend indien de reden voor het verzoek is: zorgverlof; het gaan volgen van een studie in het belang van de dienst; e. Verlenging kan worden verleend telkens voor maximaal één jaar. Voor verlenging gelden dezelfde voorwaarden als voor de aanvraag. f. De oude functie wordt niet beschikbaar gehouden. Bij herstel in actieve dienst zal gezocht worden naar een passende functie. g. Herstel in actieve dienst met ingang van een datum gelegen voor de datum van het verstrijken van de vrijstellingstermijn is in beginsel niet mogelijk tenzij de redenen voor de toekenning van het verlof zijn vervallen. h. Aan de overheidsdienaar worden de volgende verplichtingen opgelegd gedurende de periode van onbetaald verlof: i. het hoofd van de afdeling of dienst gedurende de gehele periode te (blijven) voorzien van een actueel post en e-mailadres; uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de termijn schriftelijk contact op te nemen met het hoofd om aan te geven of hij/ zij in actieve dienst hersteld wilt worden aan het einde van die periode. Het niet voldoen aan de verplichtingen die zijn gesteld in de beschikking geldt als het willekeurig verbreken van het dienstverband wat leidt tot ontslag op grond van artikel 101 van de LMA. PAGINA 7 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 j. Onbetaald Verlof kan alleen verleend worden door middel van een beschikking van het bevoegd gezag (zie procedure § 3.2). Door middel van deze beschikking wordt betrokkene ingelicht over zijn rechten, plichten en de rechtspositionele gevolgen van onbetaald verlof. Toelichting Vrijstelling van dienst wegens bijzondere omstandigheden kan ook zonder behoud van inkomen worden verleend. Wij gebruiken hiervoor de term: Onbetaald verlof. Het wordt veelal gevraagd door de overheidsdienaar als een ‘zekerheid’ bij het starten van een nieuwe carrière, onderneming, studie of verlengd zorgverlof. Het dient als zekerheid waarop men kan terugvallen indien dat noodzakelijk is. De regeling staat toe dat dit tot vijf jaar kan duren. Hoewel de gedachte vaak is dat het de overheid geen geld kost, en het dus makkelijk verleent kan worden voor langere periodes, zitten er risico’s aan voor de organisatie. Door de bovengenoemde beleidsregels worden deze risico’s verminderd: Ad a: Loyaliteit groeit over jaren. Het verlenen van onbetaald verlof is pas aan de orde als de arbeidsrelatie ten minste 4 jaar heeft geduurd en de overheidsdienaar alleen al om die reden in vaste dienst is. Ad b: Hier wordt de duur beperkt tot in principe 1 jaar. Als de vrijstelling van dienst lang heeft geduurd kan men geconfronteerd worden met terugkerende oud-overheidsdienaren die niet zonder meer te plaatsen zijn. Benodigde competenties voor functies kunnen veranderd zijn en de professionele vaardigheden van de overheidsdienaar kunnen niet meer up-to-date zijn met de actuele ontwikkelingen op het vakgebied. Ad c, d en e: de reden waarvoor onbetaald verlof wordt gevraagd is doorslaggevend voor een positieve beslissing. Enkel ten behoeve van zorgverlof of het gaan volgen van een opleiding die in het belang van de dienst is, wordt nog onbetaald verlof verleend. Daarnaast wordt het verlof steeds voor 1 jaar verleend. Dit dwingt zowel de organisatie als de overheidsdienaar de situatie eenmaal per jaar opnieuw te bekijken. Ad f: wanneer een terugkeergarantie wordt gegeven voor de oude functie dan moet die soms voor langere tijd onvervuld blijven of worden waargenomen. Dit is meestal niet bevorderlijk voor het functioneren van de dienst. Ad g: plannen en begroten is belangrijk voor het goed functioneren van elke afdeling of dienst. Vaak worden tijdelijke contracten afgesloten voor het opvullen van een vacature die is ontstaan door onbetaald verlof van de functiehouder. De organisatie heeft dan ook juridische en morele verplichtingen aan deze nieuwe medewerkers. Een vroegtijdige terugkeer van de functiehouders kan daardoor extra kosten veroorzaken. Ad h: In het verlengde van het vorige lid geldt ook dat de overheidsdienaar tijdig laat weten of hij aan het einde van vrijstelling terugkomt of niet. Ad i: langdurig onbetaald verlof wordt nogal eens vergeten vanwege wisselingen in management of personeelsadviseurs. Hoewel de overheidsdienaar geen recht op salaris heeft gedurende dit doorlopende verlof blijft het dienstverband wel in stand. Ook als hij zich meldt na 10 jaar, is hij nog steeds in dienst, en kan de overheid met een lastig juridisch probleem geconfronteerd worden wanneer de overheidsdienaar eist in actieve dienst hersteld te worden. Dit kan voorkomen worden door al in de beschikking op te nemen dat als men niet aan de verplichtingen voldoet, dit geldt als het willekeurig verbreken van het dienstverband wat leidt tot ontslag -. PAGINA 8 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 2.4 Bijzondere gevallen a. Overheidsdienaren die namens hun vakorganisatie zitting nemen in het GOA hebben recht op vrijstelling van dienst met behoud van salaris voor maximaal 4 uur per week voor het bijwonen van GOA vergaderingen. b. Overheidsdienaren die als fractiemedewerker willen gaan werken voor een fractie in het parlement, gaan een arbeidsovereenkomst aan met de Griffier van de Staten. Hun wordt onbetaald verlof verleend voor de zittingsduur van het parlement. c. Het verlof bij ziekte van kinderen in de leeftijd van 0 tot 11 jaar, wordt voor 50% als BV verleend op grond van artikel 29 van de Regeling en voor 50% als vakantie. d. Zwangerschaps- en bevallingsverlof voor overheidsdienaren worden verleend conform het Burgerlijk wetboek. Toelichting Ad a: Het verlof wordt verleend op grond van artikel 26 lid 1-III-a dan wel art. 29 door de bevoegde autoriteit. De overheidsdienaar moet bewijs overleggen dat er een vergadering is, bijvoorbeeld een oproep voor de vergadering van de voorzitter of de secretaris van de GOA. Ad b: Omdat er geen rechtspositieregeling is voor fractiemedewerkers, verliezen zij hun status als overheidsdienaar indien zij in dienst zouden treden van de politieke partijen in het parlement. Ad c: Overheidsdienaren met kleine kinderen worden soms geconfronteerd met ziekte van hun kinderen. Wanneer het niet een ernstige ziekte is op grond van artikel 26 lid 1-I-i kan het toch noodzakelijk zijn dat iemand aanwezig is vanwege het simpele feit dat kleine kinderen niet alleen thuis kunnen blijven. De praktijk laat zien dat hier verschillend mee omgegaan wordt zowel door leidinggevenden als overheidsdienaren. Het ziekteverzuimbeleid maakt duidelijk dat het niet gezien kan worden als ziekteverlof. Ook valt het doorgaans niet onder de definitie van ernstige ziekte. Ad d: Al vanaf 1978 kent de overheid een beleid betreffende zwangerschapsverlof. Vreemd genoeg is dit nooit opgenomen in de regeling vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren. Het beleid was neergelegd in een rondschrijven van de regering van de Nederlandse Antillen gericht aan de hoofden van dienst. Strikt genomen gold het niet voor St. Maarten maar men heeft die regeling hier ook altijd zo toegepast. Op grond van de Landsverordening overgangsbepalingen van wetgeving en bestuur is deze regeling feitelijk niet over gegaan. Zwangerschaps- en bevallingsverlof is overigens wel voor arbeidscontractanten geregeld in het Burgerlijk Wetboek. Het ligt dan ook voor de hand dit ook voor ambtenaren van toepassing te verklaren. Binnen die regeling kan t.a.v. van bevallingsverlof enigszins geschoven worden ten gunste van een wat langer bevallingsverlof. Dit kan natuurlijk alleen als men ook daadwerkelijk nog werkzaam is tot 4 weken voor de vermoedelijke bevallingsdatum. Op dit moment is er een wijziging van dit onderwerp in het BW in voorbereiding. De tekst van de beleidsregel is zodanig opgesteld dat een eventuele wijziging van het BW automatisch toepassing vindt. Hieronder volgt de letterlijke tekst van artikel 1614ca, zoals die nu luidt. Art. 1614ca.1 1. Onverminderd het bepaalde in artikel 1614c heeft de vrouwelijke arbeider ingeval van het niet verrichten van arbeid wegens zwangerschap en bevalling, recht op PAGINA 9 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 doorbetaling van het volledige salaris gedurende tenminste vier weken voor en ten hoogste zes weken voor de vermoedelijke bevaldatum als zijnde zwangerschapsverlof en gedurende tenminste zes weken na of ten hoogste acht weken na de werkelijke bevaldatum als zijnde bevallingsverlof. 2. De vrouwelijke arbeider bepaalt op grond van de door een huisarts, verloskundige of medisch specialist vastgestelde vermoedelijke bevaldatum en met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid, de ingangsdatum van het bevallingsverlof. 3. Het zwangerschapsverlof en het bevallingsverlof, bedoeld in het eerste lid, duren samen maximaal twaalf weken, met dien verstande dat het bevallingsverlof, niettegenstaande de achteraf gebleken werkelijke duur van het zwangerschapsverlof, tenminste zes weken duurt. 4. van het bepaalde in dit artikel kan niet ten nadele van de vrouwelijke arbeider worden afgeweken. 2.5 Hardheidsclausule Het bevoegde gezag kan toepassing van deze beleidsregels achterwege laten of daarvan afwijken indien strikte toepassing ervan in individuele gevallen leidt tot onbillijkheid van overwegende aard. 3. Procedures Conform de voorschriften in de Regeling worden beslissingen over een verzoek om bijzonder verlof genomen door: 1. De bevoegde autoriteit indien het verzoeken betreffen die niet voor verblijf in het buitenland worden verleend en niet langer zijn dan 15 dagen. 2. Het bevoegde gezag . Indien verlof wordt verzocht voor verblijf in het buitenland of van langere duur dan 15 dagen. 3.1 Bevoegde autoriteit a. De overheidsdienaar dient een gemotiveerd verzoek in bij zijn direct leidinggevende onder overlegging van alle relevante documentatie. b. De leidinggevende neemt eventueel contact op met derden indien nodig en stelt een schriftelijk advies op waarin een uitspraak wordt gedaan ten aanzien van het verzoek in het licht van beide criteria genoemd onder 2.1. Voor een positief advies is het van belang dat aan beide criteria wordt voldaan. c. Indien de direct leidinggevende een sectiehoofd is legt hij het advies voor aan het afdelingshoofd ter ondertekening waarna het ter goedkeuring aan de SG wordt voorgelegd. d. Indien er nog geen beslissing is genomen bij aanvang van het verzochte verlof kan de overheidsdienaar of afzien van het verzoek of voorlopig vakantiedagen opnemen. Indien het verzoek achteraf, of gedurende zijn verlof alsnog wordt goedgekeurd worden de opgenomen vakantiedagen omgezet in dagen BV. Het is derhalve van belang om tijdig het verzoek in te dienen. PAGINA 10 VAN 11 BIJZONDER VERLOF 2014 3.2 Bevoegd gezag a. De overheidsdienaar dient een gemotiveerd verzoek in bij zijn direct leidinggevende onder overlegging van alle relevante documentatie. b. De leidinggevende neemt eventueel contact op met derden indien nodig en stelt een schriftelijk advies op waarin een uitspraak wordt gedaan ten aanzien van het verzoek in het licht van beide criteria genoemd onder 2.1. Voor een positief advies is het van belang dat aan beide criteria wordt voldaan. c. Indien de direct leidinggevende een sectiehoofd is legt hij het advies voor aan het afdelingshoofd ter ondertekening waarna het ter goedkeuring aan de secretarisgeneraal wordt voorgelegd. d. De secretaris-generaal stuurt zijn/haar advies naar de afdeling P&O alwaar dan een integraal advies opgemaakt zal worden. e. Indien er nog geen beslissing is genomen bij aanvang van het verzochte verlof kan de overheidsdienaar of afzien van het verzoek of voorlopig vakantiedagen opnemen. Indien het verzoek achteraf, of gedurende zijn verlof alsnog wordt goedgekeurd worden de opgenomen vakantiedagen omgezet in dagen BV. Het is derhalve van belang om tijdig het verzoek in te dienen. 4. Raakvlakken met ander beleid Het hier beschreven beleid Bijzonder Verlof heeft raakvlakken met ander beleid: a. met de Werktijdenregeling waarin de aanwezigheidsregistratie en de verplichting tot het aanvragen van alle vormen van verlof zijn vastgelegd; b. met het Her- en overplaatsingsbeleid waarin de regels zijn gegeven met betrekking tot herplaatsing na afwezigheid als gevolg van onbetaald verlof. c. De Bezoldigingsregeling ambtenaren en het daarvan afgeleide performance management beleid bieden de mogelijk om afspraken te maken over het POP. 5. Bijlagen a. Concept LB voor het verlenen van onbetaald verlof, met clausule: rechtspositionele gevolgen van onbetaald verlof. PAGINA 11 VAN 11
© Copyright 2024 ExpyDoc
