1. bijlage bij: I14.006443 Samenwerkingsovereenkomst VTH

Samenwerkingsovereenkomst VTH-taken West-Friesland
Partijen,
a) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
b) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
c) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
d) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
e) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
f) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door;
g) Het college van burgemeester en wethouders
rechtsgeldig vertegenwoordigd door.
van de gemeente Drechterland, te dezen
van de gemeente Enkhuizen, te dezen
van de gemeente Hoorn, te dezen
van de gemeente Koggenland, te dezen
van de gemeente Medemblik, te dezen
van de gemeente Opmeer, te dezen
van de gemeente Stede Broec, te dezen
Overwegende dat:
a) partijen de ambitie hebben om de VTH-taken met een zo hoog mogelijke kwaliteit uit te voeren
tegen maatschappelijk aanvaardbare kosten;
b) partijen de ambitie hebben om aan de kwaliteitscriteria 2.1 te voldoen;
c) partijen de noodzaak en urgentie van intergemeentelijke samenwerking onderschrijven;
d) in de regio West-Friesland de RUD Noord-Holland Noord actief is, welke is belast met de
uitvoering van de basistaken en voor enkele gemeenten de overige milieutaken en met welke
intensief samengewerkt zal blijven worden;
e) partijen uitdrukkelijk zelf de beleidskaders vast zullen stellen;
f) partijen zelf de loketfunctie voor burgers en bedrijven zullen blijven vervullen;
g) partijen met elkaar een samenwerkingsovereenkomst willen aangaan;
h) partijen de gemeentelijke autonomie volledig behouden;
i) deze overeenkomst ertoe strekt de werking van het samenwerkingsmodel - zowel bestuurlijk
als ambtelijk - nader te preciseren en vast te leggen;
j) de overeenkomst de samenwerking met de bestuursorganen borgt en effectueert;
k) de voorgaande colleges van de deelnemende partijen toestemming hebben gegeven voor een
West-Friese samenwerking samenwerking op het gebied van VTH-taken;
l) de raden van de deelnemende partijen geïnformeerd zijn over de samenwerking op het gebied
van VTH-taken.
Zijn overeengekomen als volgt:
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1 Begripsbepalingen
a) VTH-taken: taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving op basis van
de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht voor zover deze betrekking hebben op bouwen
en ruimtelijke ordening;
b) landelijk basistakenpakket: de lijst van activiteiten waarvoor uitvoering op regionaal
niveau geboden is;
c) medewerker: een medewerker van één van de samenwerkende gemeenten die betrokken is bij
de uitvoering van VTH-taken.
d) maatlat: de definitie die op elk te onderscheiden deskundigheidsgebied bepaalt of de uitvoering
van de taak bij het niet voldoen aan de kwaliteitscriteria op basis van deze overeenkomst
moet verlopen;
e) takenpakket onder de maatlat: het takenpakket waarvoor de inzet van medewerkers niet via
de samenwerking hoeft te verlopen;
f) takenpakket boven de maatlat: het takenpakket waarvoor de inzet van medewerkers wel via
de samenwerking moet verlopen;
g) partner: een aan deze overeenkomst deelnemende partij;
h) externe partner: een niet aan deze overeenkomst deelnemende partij;
i) leverende partner: de partner die verantwoordelijk is voor de levering van een dienst of
product;
j) afnemende partner: de partner die de dienst of het product afneemt van de leverende partner;
k) samenwerkingskosten: kosten die ten behoeve van het functioneren van de samenwerking
door de partners als collectief gedragen worden.
Artikel 2 Doel samenwerking VTH-taken West-Friesland
Het doel van de samenwerking VTH-taken West-Friesland is het door samenwerking:
a) leveren van goede adviezen aan de partners ten behoeve van vergunningverlening, toezicht en
handhaving en daardoor een goede kwaliteit, veiligheid en gezondheid van de leefomgeving te
bevorderen;
b) breed inzetten van kennis en kunde (kwaliteiten van medewerkers van deelnemende partners)
ten behoeve van de partners, door middel van een netwerkorganisatie;
c) bieden van een structuur waarin de partners voldoen aan de wettelijke eisen van kwaliteit,
effectiviteit en robuustheid voor de uitvoering van hun VTH-taken met betrekking tot de
kritieke massa;
d) realiseren van efficiencywinst, waarbij deze in de eerste plaats wordt ingezet voor
(kostenneutrale) kwaliteitsverbetering.
Artikel 3 Reikwijdte van de overeenkomst
1. Deze overeenkomst heeft betrekking op de samenwerking ter zake van vergunningverlening,
toezicht en handhaving op het gebied van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht,
specifiek op de terreinen bouwen en ruimtelijke ordening1.
2. Partners kunnen tijdens de looptijd van de samenwerking deze overeenkomst
wijzigen of aanvullen, mits alle partners het daarmee eens zijn.
1
In de toelichting is een tabel opgenomen met deskundigheidsgebieden en de wijze waarop daar in de samenwerking mee
om wordt gegaan.
Hoofdstuk 2: De samenwerking
2.1 Inrichting
Artikel 4 Onderdelen
De samenwerking kent naast de uitvoerende eenheden van de partners de volgende onderdelen:
a)
b)
c)
d)
kwaliteitsmanager;
stuurgroep VTH;
kwaliteitskring VTH;
kwaliteitsoverleggen VTH.
2.2 Samenstelling
Artikel 5 De kwaliteitsmanager
1. Op basis van een voordracht door een van de partners of de stuurgroep als geheel is door alle
gemeenten besloten een kwaliteitsmanager aan te stellen. De kwaliteitsmanager zal in dienst
zijn van een van de partners (Gemeente Hoorn), maar werkzaamheden verrichten voor de
samenwerking als geheel. De kosten voor de kwaliteitsmanager worden gedragen door alle
partners: financiering vindt plaats via de Kwaliteitskring West-Friesland.
2. De kwaliteitsmanager wordt telkens aangesteld voor de periode van 1 jaar.
3. De kwaliteitsmanager zal ten minste voor 18 uur in de week werkzaamheden verrichten voor
de samenwerking.
Artikel 6 De stuurgroep VTH
1. De stuurgroep VTH bestaat uit de ambtelijke eindverantwoordelijken op het gebied van de
VTH-taken.
2. Elke partner levert ten minste 1 afgevaardigde aan de stuurgroepvergaderingen.
3. Jaarlijks kiest de stuurgroep uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend
voorzitter. Iedere partner kan een kandidaat voordragen.
Artikel 7 De kwaliteitskring VTH
1. De kwaliteitskring VTH bestaat uit afgevaardigden van elke partner op het werk- en
denkniveau van coördinator of leidinggevende.
2. Elke partner levert ten minste 1 afgevaardigde aan de kwaliteitskringvergaderingen.
3. Jaarlijks kiest de kwaliteitskring uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend
voorzitter. Iedere partner kan een kandidaat voordragen.
Artikel 8 De Kwaliteitsoverleggen
1. Elk cluster van deskundigheidsgebieden kent een kwaliteitsoverleg.
2. De kwaliteitsoverleggen bestaan uit medewerkers van de partners op het gebied van de VTHtaken.
3. De bezetting van de kwaliteitsoverleggen kan per zitting verschillen.
4. Elke partner levert bij elk van de kwaliteitsoverleggen ten minste 1 afgevaardigde.
5. Jaarlijks kiest elk kwaliteitsoverleg uit haar midden een vast aanspreekpunt, die
verantwoordelijk is voor de coördinatie van het betreffende kwaliteitsoverleg.
Hoofdstuk 3: Taken
3.1 Kwaliteitsmanager
Artikel 9 Taken en bevoegdheden kwaliteitsmanager
1. De kwaliteitsmanager heeft de volgende taken en bevoegdheden:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)
k)
het implementeren en onderhouden van het digitale platform waarop medewerkers
informatie uitwisselen en kennis delen;
de jaarlijkse zelfevaluatie in welke mate de medewerkers binnen West-Friesland aan de
kwaliteitscriteria voldoen;
de uitvoering van een plan voor permanente educatie van de medewerkers in WestFriesland;
de begeleiding van eventueel te volgen ErVaringsProfiel-trajecten (EVP-trajecten) om aan
de kwaliteitscriteria voor kritieke massa te voldoen;
de continue monitoring van de mate waarin gemeenten aan de procescriteria voldoen en
de advisering aan gemeenten hoe te voldoen aan deze criteria;
de jaarlijkse evaluatie voor het eind van het jaar;
het opstellen van een voorstel voor de jaarlijkse financiële afrekening tussen de partners
onderling;
de tweejaarlijkse audit op het kwaliteitssysteem;
de (tussentijdse) verantwoording van de kwaliteitsoverleggen naar de kwaliteitskring VTH
en de stuurgroep VTH;
de jaarlijkse verantwoording aan de verschillende gemeenten;
de algehele administratie van het kwaliteitssysteem.
3.2 De stuurgroep VTH
Artikel 10 Taken en bevoegdheden stuurgroep VTH
1. De stuurgroep VTH heeft de volgende taken en bevoegdheden:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
het
het
het
het
het
het
bewaken van het functioneren van de samenwerking en het sturen hierop;
beoordelen en aansturen van de kwaliteitsmanager;
stellen van kaders over de werking van de samenwerking;
functioneren als aanspreekpunt voor externe partners;
afstemmen met de kring van gemeentesecretarissen;
oplossen van geschillen conform hoofdstuk 6 van deze overeenkomst.
3.3 Kwaliteitskring VTH
Artikel 11 Taken en bevoegdheden kwaliteitskring VTH
1. De kwaliteitskring VTH heeft de volgende taken en verantwoordelijkheden:
a)
in samenwerking met de kwaliteitsmanager, het stimuleren, motiveren en aansturen van
de kwaliteitsoverleggen;
b) het afstemmen van de praktische zaken die meerdere kwaliteitsoverleggen aangaan;
c) het adviseren van de stuurgroep VTH.
3.4 Kwaliteitsoverleggen
Artikel 12 Taken kwaliteitsoverleggen
1. De kwaliteitsoverleggen hebben de volgende taken:
a)
het bewaken van de kwaliteit van de producten en/of diensten die binnen een
deskundigheidsgebied worden geleverd;
b) het op peil houden van kennis op het deskundigheidsgebied en dit met elkaar delen;
c) het coördineren en bewaken van de uitvoering van taken op het betreffende
deskundigheidsgebied;
d) het plannen, coördineren, uitvoeren en rapporteren op het betreffende
deskundigheidsgebied;
e) het informeren van de kwaliteitsmanager over de voortgang en de resultaten ten einde
deze in staat te stellen de voortgang te bewaken en te ondersteunen.
Artikel 13 Samenwerking met externe partners
Waar nodig wordt samenwerking gezocht met externe partners om aan de kwaliteitscriteria te
voldoen.
Hoofdstuk 4: Werking van de samenwerking
Artikel 14 De maatlat
1. De partners blijven verantwoordelijk voor de eigen werkvoorraad.
2. Voor alle VTH-taken, zoals omschreven in artikel 1a, toetsen de medewerkers of deze boven
of onder de maatlat vallen.
3. Indien een taak onder de maatlat valt, kan elke gemeente deze taak volledig zelfstandig
uitvoeren.
4. Indien een taak boven de maatlat valt en de partner niet ten minste 1 medewerker heeft die
kan voldoen aan het landelijk vereiste kwaliteitsniveau, voor taken binnen het betreffende
deskundigheidsgebied, kan deze hieraan voldoen met gebruikmaking van de deskundigheid van
een of meerdere partners volgens de gemaakte afspraken per deskundigheidsgebied.
5. De samenwerkingsvorm tussen de partners kan per deskundigheidsgebied verschillen, maar
bestaat in ieder geval uit één van onderstaande vormen:
a) de uitvoering van de taken gebeurt volledig door de leverende partner;
b) de uitvoering van de taken wordt ter hand genomen door de leverende en afnemende
partner in samenwerking;
c) de taak wordt niet in samenwerking uitgevoerd, maar opgedragen aan een externe
partner, daar waar de wet die mogelijkheid biedt.
6. Het staat elke medewerker vrij om ongeacht de uitkomst van de maatlattoets de hulp in te
schakelen van een andere partner.
Artikel 15 Samenwerking door detachering
De partners werken waar mogelijk mee aan een onderling verzoek voor een tijdelijke detachering om
capaciteitsproblemen op te lossen.
Artikel 16 Uitvoeringsprogramma's/beleid
1. Iedere partner stelt zijn eigen uitvoeringsprogramma/beleid vast.
2. De uitvoeringsprogramma’s en het beleid van de afnemende partner zijn leidend bij de
uitvoering van de taken door en/of in samenwerking met de leverende partner.
Artikel 17 Informatie-uitwisseling
1. Voor de hoofdzakelijke uitwisseling van informatie is een digitaal systeem geïmplementeerd:
Basecamp. Daarnaast geschiedt informatie-uitwisseling via de nu al beschikbare kanalen
(telefoon, mail, post, fysiek).
2. Partners blijven zoeken naar effectievere en efficiëntere vormen van informatie-uitwisseling,
waarbij ingespeeld wordt op relevante technische, wettelijke of andere ontwikkelingen.
Artikel 18 Kwaliteitsborging boven en onder de maatlat
1. Teneinde voor het volledige takenpakket te voldoen aan de gestelde kwaliteitscriteria, wordt
voor de taken onder en boven de maatlat de zogenoemde systeemcontrole toegepast. Deze
systeemcontrole bestaat uit een kwaliteitssysteem, opgebouwd uit ten minste de volgende
elementen:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
procesbeschrijvingen;
permanente educatie;
kwaliteitsoverleggen;
digitaal systeem informatie-uitwisseling;
audits;
delen van beleidsstukken;
toetsings- en toezichtprotocol vaststellen (minimaal landelijk niveau);
kwaliteitsmanager.
Hoofdstuk 5: Financiën
Artikel 19 Kostenoverzicht
De kwaliteitsmanager stelt voor 1 oktober van het lopende jaar een overzicht op van de te verwachten
kosten voor de samenwerking in het daaropvolgende kalenderjaar. Dit overzicht wordt uiterlijk 1
november van het lopende jaar vastgesteld door de stuurgroep VTH.
Artikel 20 Verrekening van de samenwerkingskosten
De samenwerkingskosten worden door elke partner gelijkelijk gedragen.
Artikel 21 Financiële verantwoordelijkheid van partners
Iedere partner is verantwoordelijk voor betaling van de benodigde middelen voor:
a) uitvoering van de VTH-taken conform het uitvoeringsprogramma met de kwaliteitscriteria;
b) haar bijdrage aan de samenwerkingskosten, conform artikel 20.
Artikel 22 Verrekening van de geleverde en afgenomen diensten
1. Elke partner registreert welke diensten hij levert aan een andere partner en hoeveel uren
daarmee gemoeid zijn.
2. De kwaliteitsmanager brengt jaarlijks voor 1 maart na afloop van het betreffende jaar in kaart
hoeveel uren aan diensten de partners elkaar hebben geleverd.
3. Onder de 40 uur aan geleverde diensten hebben partners geen recht op verevening in welke
vorm dan ook.
4. Indien een partner meer dan 40 uur heeft afgenomen aan diensten dan dat zij geleverd heeft,
wordt in de stuurgroep besloten hoe deze uren verevend kunnen worden. Hierbij geldt dat
verevening is eerste instantie zal worden gezocht in het leveren van diensten of uren (onder
de maatlat).
5. Indien verevening in diensten of uren niet mogelijk blijkt, zal de stuurgroep afspraken maken
over financiële verrekening.
6. Naar aanleiding van de evaluatie uit artikel 30 kan de stuurgroep nadere afspraken maken over
verevening.
7. Voor het deskundigheidsgebied ‘Constructieve Veiligheid’ gelden de uitgangspunten in lid 1
t/m 6 van dit artikel niet en zullen er tussen partners nadere afspraken worden gemaakt.
Artikel 23 Verantwoording
1. De kwaliteitsmanager stelt jaarlijks voor 1 maart een financiële verantwoording op van de
besteding van de ter beschikking gestelde middelen voor de samenwerkingskosten in het
voorgaande jaar. Deze verantwoording wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de stuurgroep
VTH.
2. De kwaliteitsmanager verzorgt jaarlijks voor 1 maart een overzicht met de onderling tussen
partners te verevenen uren voor de gerealiseerde uitvoering van de VTH-taken die door
partners zijn afgenomen dan wel geleverd in het voorgaande jaar.
Artikel 24 Financiën detachering
Partners maken onderling afspraken over de voorwaarden waartegen medewerkers worden
gedetacheerd.
Hoofdstuk 6: Geschillenregeling
Artikel 25 Geschillenregeling
1. Eventuele geschillen, die ontstaan rondom de uitvoering van de afspraken in deze
overeenkomst worden besproken en opgelost in de stuurgroep VTH.
2. Indien in het geval van het eerste lid geen oplossing wordt gevonden, of indien een conflict
tussen één of meerdere van de partners met de stuurgroep VTH is ontstaan, wijst iedere
partner een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit.
Hoofdstuk 7: Overige bepalingen
Artikel 26 Verplichtingen partners
De partners verplichten zich om:
a) het toetsings- en toezichtprotocol vast te stellen op ten minste het landelijke niveau of deze
naar beneden bij te stellen op basis van een risicoanalyse;
b) hun organisatie zodanig in te richten en de medewerkers zodanig te faciliteren en te instrueren
dat de medewerkers hun taken in het kader van de samenwerking VTH-taken West-Friesland
correct en tijdig kunnen uitvoeren;
c) alle gegevens te registreren die nodig zijn om de werking en de doelstellingen van de
samenwerking VTH-taken West-Friesland te monitoren en te sturen;
d) partners die zich niet houden aan de afspraken hierop aan te spreken;
e) wijzigingen in personele bezetting die samenhangen met de uitvoering van VTH-taken door te
geven aan de kwaliteitsmanager.
Artikel 27 Toetreding
Toetreding tot deze samenwerkingsovereenkomst is mogelijk op schriftelijk verzoek van de aspirant
partner en met unanieme instemming van de partners.
Artikel 28 Opzegging
De overeenkomst kan door elk van de partners worden beëindigd, waarbij een opzegtermijn geldt van
1 kalenderjaar.
Artikel 29 Looptijd samenwerkingsovereenkomst
1. Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op 1 januari 2015.
2. De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd.
Artikel 30 Evaluatie overeenkomst
1. Een jaar na inwerkingtreding wordt een totale evaluatie van de samenwerkingsovereenkomst
uitgevoerd en daarna jaarlijks voor 1 maart.
2. Als gevolg van de in het eerste lid genoemde evaluatie wordt door de partners besloten welke
financiële - en werkafspraken moeten worden aangepast en hoe de
samenwerkingsovereenkomst wordt voortgezet.
3. Uitkomsten van de in lid 1 genoemde evaluatie zullen aan het college worden aangeboden.
Aldus overeengekomen te Hoorn op 18 september 2014,
Gemeenten:
a. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Drechterland, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder G. Besseling,
datum:
handtekening:
b. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Enkhuizen, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder K. Kok,
datum:
handtekening
c. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder B. Tap,
datum:
handtekening:
d. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Koggenland, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder K. Knijn,
datum:
handtekening:
e. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Medemblik, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder J. Tigges,
datum:
handtekening:
f. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Opmeer, te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder H. Stoker,
datum:
handtekening:
g. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Stede Broec , te dezen rechtsgeldig
vertegenwoordigd door wethouder B.S. Nootebos,
datum:
handtekening:

Download Report