Lees meer - ICT

Whitepaper
De werkplekimplementatie
die niet kan mislukken!
Een flexibele werkplekoplossing op maat!
Herkent u dit? U bent vol goede moed begonnen aan de inrichting van een nieuwe werkplekinfrastructuur. De voortgang tot
de acceptatiefase verloopt soepel en zonder problemen: de nieuwe VDI-infrastructuur is gebouwd en de eerste gebruikers zijn
begonnen aan de acceptatietesten. En dan gaat het fout… Uw gebruikers melden zich met problemen, omdat applicaties niet
functioneren of zelfs niet meer beschikbaar zijn in de nieuwe werkplekomgeving. In de wandelgangen roept men met enige
cynisme: “ICT heeft weer iets bedacht en het is weer niet succesvol”, “Het kost een hoop geld en het werkt weer niet”.
In de praktijk komen we deze situatie te vaak tegen. Tijd dus om de implementatieaanpak van een nieuwe
werkplekinfrastructuur eens kritisch onder de loep te nemen.
De bottleneck
Er is niets complexer dan het implementeren van een nieuwe werkplek. Dat een groot deel van de organisaties en
overheidsinstellingen nog steeds gebruik maakt van Windows XP is daarvan wel het bewijs. Het ontwerpen van een nieuwe werkplek
heeft nu eenmaal veel voeten in de aarde én bovendien is de impact van de implementatie op de gebruikersorganisatie groot. In de
meeste projecten zit precies daar de bottleneck!
De vernieuwing van uw werkplek valt of staat met gebruikerstevredenheid. Uw gebruikers dienen te werken met de door u uitgegeven
oplossing. Wie tijdens de ontwerpfase van de nieuwe werkplekomgeving enkel denkt uit het oogpunt van ICT, zal snel geneigd zijn om
de keuze te maken voor een standaard werkplek. Eenvoudig te beheren, gemakkelijk op- en af te schalen en een vaste lage prijs per
maand.
In de meeste organisaties worden gebruikers hier echter niet gelukkig van! En laten we eerlijk zijn: eindgebruikers die werkzaam
zijn in de zorgsector zijn al helemaal geen standaard gebruikers. Zij zijn niet over één kam te scheren. Het zijn verpleegkundigen die
werken met Computers on Wheels (COWS), het zijn artsen die van spreekkamer tot behandelkamer werken, het zijn chirurgen die in
de operatiekamer techniek ondersteunend laten zijn aan de behandeling en het zijn laboranten en studenten die werken met
onderzoeks- en onderwijstoepassingen, zodat de kwaliteit van zorg op een vooruitstrevend niveau blijft. Allen hebben hun eigen eisen
en wensen en allen hebben een eigen, specifieke werkplek nodig die hen optimaal ondersteunt bij hun werkzaamheden.*
Om gebruikerstevredenheid te bevorderen, dient het streven te zijn om de gebruiker een werkplek op maat aan te bieden die past bij
zijn/haar werkzaamheden en ten goede komt aan zijn/haar productiviteit. Aan de hand van bovenstaande voorbeelden is u wellicht
al duidelijk geworden dat de aanname dat alle gebruikers productief kunnen zijn op één type werkplek verkeerd is. Dit wilt u niet
pas concluderen tijdens of vlak na de uitrol van uw nieuwe werkplek. Daarom is het essentieel dat u in de beginfase van het project
inzicht krijgt in uw gebruikers én dat u deze gebruikers centraal stelt voor de nieuwe werkplekoplossing.
Voor een succesvolle implementatie geldt natuurlijk wel dat in het
ontwerp ook randvoorwaarden vanuit ICT, zoals beheersbaarheid,
kosten, functionaliteit en veiligheid meegenomen dienen te worden.
Het is de uitdaging om binnen deze principes een
werkplekoplossing samen te stellen. Onze ervaring is dat het
gebruik van dit model bij discussies over functionele eisen en
productkeuzes een helpende hand biedt.
* Lees ook de whitepaper “De standaard cloud werkplek is voor de zorg nog geen oplossing” op www.ict-partners.nl
it’s all connected ict-partners.nl
EEMSGOLAAN 9 • 9727 DW GRONINGEN • T 055 528 22 22 • F 055 528 22 29
VOSSELMANSTRAAT 2 • 7311 CL APELDOORN • T 055 528 22 22 • F 055 528 22 29
Verkrijg inzicht in de eisen en wensen van uw gebruikers
Om iedere gebruiker van de juiste werkplek te voorzien, dient u in de analyse en diagnosefase van uw project uw gebruikers te leren
kennen en te categoriseren. Daarvoor kunt u het best een overzicht maken van type gebruikers die in uw organisatie werkzaam zijn.
Maak hierbij gebruik van de antwoorden op de volgende, belangrijke vragen:
• Waar werken de gebruikers?
- Op de hoofd- of nevenvestiging, thuis, op één of meerdere afdelingen?
• Hoe werken de gebruikers (op welk device)?
- Op een fat client, laptop, mobiel device?
• Wat hebben de gebruikers nodig om werkzaamheden uit te kunnen voeren?
- Welke applicaties? Welke datashares? Welke randapparatuur? Welke rechten?
• Welke wensen hebben de gebruikers?
- Zelf software installeren, eigen devices gebruiken, etc.?
Uiteindelijk zal blijken dat middels het inzichtelijk maken van type gebruikers u uw gebruikers in kunt delen in onderstaande
categorieën of combinaties daarvan.
• Taakwerkers
• Kenniswerkers
• Mobiele werkers
• Machinewerkers
• Proceswerkers
Zorg wel dat u niet te veel verschillende gebruikerstypes definieert om het model bruikbaar te houden.
Koppel ieder gebruikerstype aan een passend werkplektype
Nu u alle gebruikerstypes binnen uw organisatie helder heeft, is het van belang om deze te koppelen aan de werkplek die hier het
best bij past. Dit is een lastig proces, waarbij de uitkomst voor iedere organisatie anders is. We kennen immers vanuit ICT
verschillende soorten werkplekken. ICT-Partners heeft daarom een aantal veelvoorkomende werkplektypes gedefinieerd die ingezet
kunnen worden voor verschillende gebruikerstypes. Deze werkplektypes (zie onderstaand overzicht) zijn leverancier onafhankelijk en
kunnen met meerdere softwareoplossingen gerealiseerd worden.
Gebruikersomgeving
Data
Applicaties
Type werkplek --> GVW
PVW
GRVW
LW
MW
Gedeelde virtuele werkplek (GVW)
Dit is de bekende Terminal Server/XenApp oplossing. Meerdere gebruikers maken tegelijk gebruik van gepubliceerde applicaties of
een werkplek op een server. Geschikt voor gebruikers die niet veeleisend zijn, maar wel overal willen kunnen werken. Dit type werkplek
is voor veel gebruikers toepasbaar en vanuit kostenoogpunt zeer interessant, omdat veel gebruikers gelijktijdig op één server werken.
De veiligheid van dit type werkplek is hoog: applicaties en data blijven in het datacenter staan. Op een gedeelde virtuele werkplek
kunnen gebruikers echter geen eigen software installeren. Ander nadeel is dat niet alle applicaties geschikt zijn voor dit type
werkplek.
Persoonlijke virtuele werkplek (PVW)
Ook bekend als VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Gebruikers loggen in op een eigen virtuele Windows 7 of Windows 8 werkplek.
Deze oplossing is toepasbaar voor bijvoorbeeld gebruikers die applicaties gebruiken die niet geschikt zijn voor de gedeelde virtuele
werkplek of voor gebruikers die een werkplek nodig hebben die meer performance kan bieden. Het grote voordeel is ook dat meer
applicaties geschikt zijn voor de persoonlijke virtuele werkplek. Gemiddeld kunnen er echter minder gebruikers op de server dan bij
een gedeelde virtuele werkplek en de licentiekosten zijn hoog.
Grafische virtuele werkplek (GRVW)
De grafische virtuele werkplek is een virtuele werkplek die gebruik kan maken van een grafische kaart in de server. Met deze
oplossing kan aan gebruikers die gebruik maken van CAD- en grafische applicaties ook een virtuele werkplek worden aangeboden.
Bijvoorbeeld geschikt voor organisaties die engineers thuiswerkmogelijkheden willen bieden of werk uitbesteden aan organisaties in
it’s all connected ict-partners.nl
het buitenland. Het grote voordeel is dat je een locatieonafhankelijke werkplek voor engineers/designers kunt aanbieden, terwijl data
en applicaties veilig in het datacenter blijven. Daarentegen is specifieke hardware nodig en zal deze werkplek meer kosten met zich
mee brengen.
Lokale werkplek (LW)
Dit type kennen we als de traditionele werkplek die gebruik maakt van lokale hardware. Met nieuwe beheeroplossingen zoals client
hypervisors is dit weer een populaire oplossing. De lokale werkplek is voor veel gebruikers geschikt, omdat het een flexibele en
goedkope oplossing is. Denk aan het kunnen aanbieden van een werkplek waar gebruikers zelf wijzigingen kunnen doorvoeren in de
vorm van het installeren van applicaties. De gebruikers kunnen eenvoudig meer rechten krijgen, er is minder hardware nodig in het
datacenter, er is sprake van efficiënt gebruik van fat clients en alle applicaties zijn geschikt voor de lokale werkplek. Grote nadelen van
dit type werkplek: applicaties staan lokaal geïnstalleerd en bij offline gebruik kan er ook data lokaal staan. Voor gebruikers die snel
willen ‘roamen’ is dit type werkplek niet geschikt.
Mobiele werkplek (MW)
Onder de mobiele werkplek plaatsen wij het gebruik van smartphones en tablets. Belangrijk bij dit type werkplek is om te bepalen
welke veiligheidseisen worden opgesteld. Wat kan en mag de gebruiker op deze apparaten? Ook de Bring Your Own devices kunnen
in dit werkplektype worden meegenomen. Het voordeel is dat op de mobiele devices de gebruiker de beschikking heeft over data en
applicaties. Echter staat data lokaal, wat vraagt om strenge veiligheidseisen.
Geef uw gebruikers een consistente gebruikerservaring
Een consistente gebruikerservaring is een belangrijke succesfactor in het slagen van een nieuwe werkplekoplossing. Het type
apparaat waar de gebruiker op werkt, dient voor een gebruiker geen verschil te maken. Als hij maar de beschikking heeft over zijn/
haar “gereedschap”. Voor uw gebruiker zou het dus niet uit mogen maken of zij bijvoorbeeld op de lokale werkplek op kantoor werken
of thuis inloggen op de virtuele werkplek. De gebruikersomgeving (applicaties, data, persoonlijke voorkeuren als
bereaubladsnelkoppelingen en browserfavorieten) dient op iedere werkplek hetzelfde te zijn. Het is dus belangrijk dat u bij het
selecteren van oplossingen voor het uitrollen van applicaties, het benaderen van data en het beheer van de gebruikersomgeving
rekening houdt met het feit dat deze op ieder type werkplek ingezet dient te kunnen worden.
Een keuze die nog wel eens wordt gemaakt is dat op laptops applicatievirtualisatie en gebruikersomgevingoplossingen niet worden
ingezet. Dit met als doel om de gebruiker zoveel mogelijk op de centrale virtuele werkplek te laten werken. Dit is op zich een prima
keuze. Echter komt er voor de gebruiker altijd een moment dat er geen internetverbinding beschikbaar is. De gebruiker wil dan nog
steeds documenten kunnen lezen en bijvoorbeeld zijn/haar mailbox opschonen. Applicaties, data en gebruikersvoorkeuren dienen
dan ook offline beschikbaar zijn.
Houd rekening met dit soort scenario’s bij het bepalen van de functionaliteit en veiligheid van de mobiele werkplek. Denk bijvoorbeeld
aan diskencryptie en het remote kunnen verwijderen van data.
Bepaal uw eisen en wensen vanuit beheersperspectief
Zoals eerder aangegeven dient bij een succesvolle werkplekimplementatie ook rekening gehouden te worden met de
randvoorwaarden vanuit ICT. Het is dan ook belangrijk om tijdens de analysefase te bepalen wat uw eisen en wensen zijn vanuit
beheersperspectief. De uitkomst van deze inventarisatie geeft richtlijnen aan het ontwerp-, bouw- en configuratieproces en
uiteindelijk ook in de implementatiefase.
Vragen waar u rekening mee dient te houden:
• Hoe wilt u werkplekken gaan uitrollen en beheren?
• Welke devices dienen ondersteund te gaan worden?
• Hoe gaat u uw applicaties distribueren?
• Welke veiligheidseisen stelt u op? Gaat u onderscheid maken in de gebruikerstypen?
• In hoeverre gaat u de wensen van gebruikers realiseren?
Neem in deze stap ook andere principes mee als beschikbaarheid, aanpasbaarheid, schaalbaarheid en natuurlijk kosten.
Als bepaald is welk type werkplekken in uw organisatie benodigd zijn, dienen deze vragen per werkplektype beantwoord te worden. Er
is voor ICT een voorkeurstype, welke als primair werkplektype ingezet wordt. De eigenschappen van dit type kunnen als uitgangspunt
dienen om te bepalen wanneer een gebruiker een ander primair werkplektype krijgt.
Even een praktijkvoorbeeld:
Een medewerker in een ziekenhuis werkt de hele dag op hetzelfde device. Hij maakt gebruik van de meeste standaard applicaties,
it’s all connected ict-partners.nl
echter heeft hij voor onderzoek specialistische randapparatuur nodig. Deze randapparatuur functioneert niet goed binnen een virtuele
werkplek.
Hoewel u natuurlijk het liefst iedere werkplek virtueel aanbiedt is het in deze situatie verstandiger om te kiezen voor een lokale
werkplek. Dit is immers de beste oplossing voor de gebruiker. Bespreek dit soort scenario’s van tevoren, zodat hier tijdens de
implementatiefase geen discussies over ontstaan.
Bepaal welke applicaties u wilt virtualiseren en welke niet
Laat ook het virtualiseren van iedere applicatie geen obsessie worden. Bepaal van tevoren waarom u een applicatie zou willen
virtualiseren. Is het omdat er zeer regelmatig een update voor uitkomt (beheer), omdat u verschillende versies van de applicatie wilt
kunnen aanbieden (functionaliteit) of omdat de applicatie voor problemen zorgt in combinatie met andere applicaties (beheer)?
Tip: Als deze punten niet van toepassing zijn en de applicaties laten zich niet eenvoudig packagen, neem de applicaties dan op in het
golden image.
Bepaal met welke oplossing u uw omgeving wilt inrichten
Laten we er even van uitgaan dat u een oplossing nodig heeft voor 3 verschillende gebruikerstypes en dus 3 verschillende
werkplektypes nodig heeft: de gedeelde virtuele werkplek, de lokale werkplek en de mobiele werkplek. Wat zijn dan mogelijkheden in
de markt qua oplossingen die zich bewezen hebben en aan uw verwachtingen zullen voldoen?
De grote spelers in de markt zijn natuurlijk Microsoft, Citrix en VMware. Deze softwareleveranciers hebben oplossingen in hun
portfolio die voor verschillende werkplektypes ingezet kunnen worden. Citrix XenDesktop en VMware Horizon zijn hiervan de
bekendste. Naast oplossingen voor Server Based Computing (SBC) en VDI werkplekken zijn er met Citrix XenClient en VMware Mirage
ook moderne oplossingen om fat-clients te beheren. Waar vooral XenClient een aantal jaar geleden nog niet geschikt was om in
productie te gebruiken is het uitgegroeid tot een uitstekende oplossing om op fat-clients lokaal een virtuele, centraal beheerde
machine te draaien. VMware Mirage heeft hiervoor een andere techniek, maar ook hiermee is het mogelijk om centraal een image
te creëren en die te distribueren naar fat-clients. Het voordeel dat VMware Mirage heeft ten opzichte van XenClient, is dat VMware
Mirage ook de mogelijkheid heeft om eenvoudig applicaties te distribueren naar fat-clients. Een kleinere speler in deze client
virtualisatie markt is MokaFive. Zij heeft zich gespecialiseerd in client hypervisor software, maar heeft geen oplossing voor SBC en VDI
werkplekken.
Het voordeel van Citrix Xendesktop en VMware Horizon is dat met deze producten veel verschillende werkplektypes beheerd kunnen
kunnen worden. Bent u echter op zoek naar een oplossing voor alleen het werkplektype lokale werkplek, kies dan voor MokaFive.
Hiermee bespaart u licentiekosten, omdat u de andere werkplektypemogelijkheden van Citrix XenDesktop en VMware Horizon niet
nodig heeft.
Conclusie
Bij het ontwerpen van een nieuwe werkplekoplossing dient vanaf het begin de gebruiker centraal staan. Een keuze maken voor alléén
VDI voordat het gebruikers- en applicatielandschap geïnventariseerd is kan verkeerd uitpakken.
De voorkeur voor VDI is logisch vanuit beheersperspectief, maar als uw gebruikers niet productief zijn op VDI brengt u dit geen stap
vooruit.
Belangrijk is dat u vanaf het begin de gebruiker betrekt in het traject. Inventariseer gebruikerswensen door het houden van
workshops en nodig de gebruiker in de volgende fases uit om de voortgang te bekijken en goed te keuren. Op deze manier krijgen
de gebruikers niet het gevoel dat de nieuwe werkplek hen wordt opgedrongen, maar dat ze betrokken zijn geweest bij de realisatie
ervan. De acceptatie en de gebruikerstevredenheid zal u geen windeieren leggen.
Uiteraard zijn we bij ICT-Partners voorstander van een VDI-oplossing, maar we zijn een grotere voorstander van een werkplek waar
zowel gebruiker als ICT gelukkig van wordt!
Door Bart Groot Zevert, Infrastructuur Consultant bij ICT-Partners
it’s all connected ict-partners.nl
Een effectieve werkplekimplementatie
ICT-Partners, dé ICT-dienstverlener van Noord- en Oost-Nederland heeft op basis van jarenlange ervaring een
optimalisatie- en migratiestrategie ontwikkeld, die ervoor zorgt dat u op gedegen wijze een nieuwe werkplekinfrastructuur kunt
inrichten zonder gebruikersverwachtingen over het hoofd te zien.
Het optimalisatiepad (in vijf stappen naar een gewenste implementatie: analyse,
diagnose, advies, implementatie en controle) zorgt voor helder te nemen stappen,
overzicht, regie en gezamenlijke verantwoordelijkheid in het resultaat:
een succesvolle en kosteneffectieve werkplekinfrastructuur.
Analyse, diagnose en advies
Op basis van een grondige analyse en diagnose (middels diverse scans en workshops) komen we tot het beste advies voor de
inrichting van uw eigentijdse en flexibele werkplekinfrastructuur. Het advies houdt rekening met bedrijfsdoelstellingen,
businessproductiviteit, gebruikersbehoeften en processen (organisatiescans), applicatiemanagement, beheer en beveiliging
(infrastructuurscans). Het advies resulteert in een verbeterplan voor uw werkplekinfrastructuur.
Scans en workshops binnen Mijn werkplek:
Organisatiescans:
• Gebruikersscan
• Processcan
Infrastructuurscans:
• Applicatiescan
• Desktopscan
• Netwerkscan
• Beveiligingsscan
Workshops:
• Visie & scope
• Desktopvirtualisatie
• Desktopdeployment
• Uservirtualisatie
• Functionaliteiten Microsoft Lync
• Windows 7 of Windows 8
• Office 2010 of Office 2013
• Applicatievirtualisatie
• Beveiliging
Implementatie
Conform gestandaardiseerde vernieuwings- en verbeteringsprojecten (PRINCE2) werken wij naar uw gewenste ICT-situatie.
Controle
ICT-Partners besteedt veel aandacht aan nazorg op de geïmplementeerde oplossing(en). Een ingebedde en verankerde situatie valt of
staat met kennis en betrokkenheid van beheerders.
Belangrijk is dat uw beheer aansluit op de nieuwe situatie. ICT-Partners ondersteunt u bij het inrichten van alle nieuwe processen en
werkafspraken. Bovendien laten wij u middels een Return on Investment-berekening zien of uitbesteden van het beheer voor u extra
voordeel op kan leveren (‘Mijn beheer’).
Als onderdeel van het veranderplan leveren we tevens diverse trainingen (‘Mijn kennis’), zodat de kennis van uw beheerders maximaal
aansluit op de nieuwe situatie.
Wilt u meer informatie over het inrichten van een nieuwe werkplekinfrastructuur kijk dan op www.ict-partners.nl.
it’s all connected ict-partners.nl

Download Report