RBG werkt slagvaardiger dankzij de KPN Werkplek De Regionale Belasting Groep in Schiedam heft en int de belastingen voor de hoogheemraadschappen van Schieland/Krimpenerwaard en Delfland. Daarnaast verzorgt de RBG dezelfde taken en de uitvoering van de wet WOZ voor de gemeente Delft en de gemeente Vlaardingen. De RBG komt voort uit twee waterschappen en werkte daarom tot voor kort op twee locaties, deels met eigen systemen en netwerken. De geplande verhuizing naar een gezamenlijk kantoor in Schiedam was goede aanleiding om zaken te harmoniseren en IT meteen wat meer op afstand te zetten. Projectleider en clustermanager Klanten, Eric van Bekkum vond met KPN de ideale partner. Het werd een mooi project en een perfecte verhuizing. “We droegen wel dezelfde naam maar functioneerden voor een belangrijk deel als twee organisaties”, verduidelijkt Eric. “De ene helft werkte voor Schieland en Krimpenerwaard in Rotterdam, de andere voor Delftland in Delft. En elke vestiging had een eigen IT-omgeving. Dat is natuurlijk geen ideale situatie. Vanuit twee locaties moesten via allerlei netwerkverbindingen diverse applicaties worden benaderd. En ook de telefonie was niet gelijkgeschakeld. We maakten gebruik van de centrales van de twee waterschappen. Door de zaak te integreren en slimmer in te richten zouden we veel efficiënter kunnen werken. Ik heb het dan over de kantoorautomatisering, de toegang tot onze belastingapplicatie, ons klantportaal en de telefonie. Het moest allemaal op orde zijn ten tijde van de verhuizing naar ons nieuwe pand. Inlevingsvermogen Bij de overheid gaat dat boven een bepaald bedrag altijd via een Europese aanbesteding. We vreesden veel inschrijvers maar uiteindelijk ontvingen we negen offertes. Na twee rondes bleek KPN met de inschrijving van dochter ApplicationNet de beste keuze. En dan heb ik het zeker niet alleen over de goede prijs. Het was ook een gedegen inschrijving waarin we ons als klant echt gehoord voelden. KPN toonde een groot inlevingsvermogen, begreep onze uitdaging en had een goed verhaal. Geen gelikte presentatie met mooie woorden maar meteen aanloggen in hun omgeving voor een demonstratie. Die handen-uit-de-mouwen mentaliteit past bij ons en sloeg ook aan. Tijdens de presentatie kwam ook projectleider Jan van der Bij aan het woord en gaf ook een commitment af: ik ben als projectleider jullie aanspreekpunt, ik haal alle partijen om te tafel en zorg dat deze klus wordt geklaard. Daarmee pakte hij meteen de verantwoordelijkheid en dat gaf ons vertrouwen. En dat heeft hij waargemaakt, samen met zijn collega’s en de mijne. Op 3 maart kregen ze de opdracht, 3 juni was het voor elkaar. Altijd en overal toegang De verschillende netwerken zijn door KPN naadloos op elkaar aangesloten en alle applicaties – standaard en niet- standaard – worden nu probleemloos voor gebruikers ontsloten via hun portal. Ze verzorgen technisch beheer en zien toe op de performance en security van de applicaties en data in het KPN-datacenter. We zijn van een hoop rompslomp verlost nu alles in de cloud draait. Medewerkers loggen aan bij KPN en hebben zo altijd en overal toegang tot al de applicaties en bestanden. De eerste lijn helpdesk doen we zelf, de tweede lijn wordt opgepakt bij KPN. Maar klachten waren er vanaf het begin nauwelijks. Maximale transparantie De verhuisdatum was een cruciale deadline. Op dat moment RBG werkt slagvaardiger dankzij de KPN Werkplek moest alles perfect werken. We hadden drie scenario’s uitgewerkt voor als het toch niet zou lukken. Maar het was allemaal niet nodig. Na tien dagen konden we de lichten op groen zetten en de oude omgeving stilleggen. We beschikken nu over een stabiele, schaalbare en locatie- onafhankelijke oplossing met een ‘pay per use’-betaalconstructie. In combinatie met het dashboard van KPN hebben we altijd helder en realtime inzicht in de kosten en verbruik. Maximale transparantie, ook dankzij hun menukaart met diensten. Zo zien we dat hier graag! En met de mogelijkheid thuis te werken hebben we hier minder plekken nodig dus we besparen met deze constructie ook nog. Ideale constructie Terugkijkend hebben we met KPN een goede keuze gemaakt. Eerlijk gezegd waren we eerst wat huiverig voor het grote KPN en de standaarden die we opgelegd zouden krijgen. Je wilt graag een speciale behandeling van een partij waarvoor je belangrijk bent. En voor KPN zijn we natuurlijk maar een kleine vis. Pas in tweede instantie begrepen we de kracht van ApplicationNet, die ons als kleine dochteronderneming van KPN die aandacht zou geven. En hun oplossing is goed uitontwikkeld dus onze angst bleek gelukkig ongegrond. In feite is het een ideale constructie: de voordelen van het grote en betrouwbare KPN datacenter in combinatie met een kleine, gespecialiseerde dienstverlener. Ze hebben geweldig met onze mensen samengewerkt. En samen hebben we ook de successen gevierd. Dit is precies zoals goed partnership eruit moet zien. Over KPN KPN biedt wereldwijd telecommunicatie- en IT-diensten. We bedienen meer dan 44,5 miljoen klanten met mobiele en vaste telefoonaansluitingen, internet en televisie. In de zakelijke markt ondersteunen we onze klanten met volledig beheerde ICT-oplossingen. Meer informatie Marsha Muller 06-23 41 89 09 [email protected] kpn.com/zakelijk/grootzakelijk/it/werkplek