de reikwijdte is een bewuste keuzen

03
30 De Pensioenwereld in 2015
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 31
Evaluatie uitbesteding
vermogensbeheer: de reikwijdte
is een bewuste keuze
Auteurs: Tim Barlage en Jeroen Ruepert
Pensioenfondsen die het model hanteren waarbinnen een (externe)
fiduciair of integraal beheerder1 een centrale rol vervult, stellen doorgaans
hoge eisen aan deze partij. Eén van de manieren om de relatie met
deze beheerder scherp te houden – en hiermee ervoor te zorgen dat de
beheerder aan de eisen blijft voldoen – is het uitvoeren van een periodieke
evaluatie. Het is hierbij van belang een bewuste keuze te maken voor de
insteek en de reikwijdte van de evaluatie.
Een gedegen en constructieve evaluatie
In een eerder artikel2 introduceerden wij een toetsingskader dat een overzicht
geeft van de aandachtsgebieden die wat ons betreft minimaal terug zouden
moeten komen in een evaluatie van een integraal beheerder. Het betreft hier
aspecten zoals organisatie, klantbediening, menselijk kapitaal en kosten. Dit
generieke raamwerk geeft pensioenfondsen houvast bij het ontwerpen van
een fondsspecifiek evaluatiekader. Wat dit raamwerk echter niet doet, is het
expliciet maken van de vraag voor welke aspecten het pensioenfonds naar de
beheerder kan kijken en voor welke aspecten er meer introspectie benodigd is.
De praktijk laat zien dat dit wel nuttig en noodzakelijk is.
1
2
Zoals toegelicht in ons artikel ‘Integraal vermogensbeheer meer dan een make-over van fiduciair management uit 2011’ verkiezen wij, als
het de uitbestedingsrelatie betreft tussen een pensioenfonds en een vermogensbeheerder waarbij de laatste de eerste over de gehele
keten van vermogensbeheer ondersteunt, de term integraal management. Integraal vermogensbeheer: een duurzame relatie is een scherpe relatie; De Pensioenwereld in 2014; Tim Barlage en Jeroen Ruepert.
© 2014 KPMG Advisory N.V
32 De Pensioenwereld in 2015
Het startpunt
Een eerste reflex bij een evaluatie van uitbesteed vermogensbeheer is vaak
om primair te kijken naar de beheerder. De volgende vragen komen op:
Hoe tevreden zijn wij nog over onze fiduciair? Zitten wij nog bij de juiste partij?
Is het geen tijd om een rondje in de markt te doen?
Startpunt van een selectietraject is ook vaak de beheerder. Het gaat hier dan
om het profiel en de reputatie van de beheerder, het aanwezige menselijk
kapitaal, de aanwezige capaciteiten op de uiteenlopende functionele gebieden
en de ervaring van de partij in de markt. Deze aspecten zijn in principe los van
de context van het pensioenfonds te evalueren, hoewel hier wel geldt dat de
perceptie en het waarderaamwerk van het pensioenfonds een rol spelen. Dit
is geïllustreerd in figuur 1 waarin naast de aspecten van evaluatie tevens is
weergegeven waar het zwaartepunt van de evaluatie ligt: in dit geval puur op
de beheerder.
“Een eerste reflex bij een evaluatie van
uitbesteed vermogensbeheer is vaak
om primair te kijken naar de rol van de
beheerder zelf.”
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 33
MODEL VAN UITBESTEDING
Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING
BEHEERDER
reputatie
mensen
capaciteit
ervaring
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 1: Evaluatieaspecten gericht op de beheerder
De dienstverlening definieer je zelf
De dienstverlening die de beheerder aan het pensioenfonds biedt, maakt vaak
deel uit van de initiële vraag. Hier gaat het om aspecten als de kwaliteit van
de geleverde diensten en de toegevoegde waarde die de integraal beheerder
biedt. Ook het feemodel en de feitelijke vergoedingen zijn hier een onderdeel
van. Voor een goede evaluatie van de dienstverlening is het wel van belang om
in ogenschouw te nemen dat het pensioenfonds de dienstverlening zelf heeft
gedefinieerd. Het handhaven van bestaande dienstverlening en het aanbrengen
van wijzigingen in het dienstenpakket zijn zaken die pensioenfonds en
beheerder samen overeenkomen en waarbij de vraag van het pensioenfonds
het uitgangspunt is.
© 2014 KPMG Advisory N.V
34 De Pensioenwereld in 2015
MODEL VAN UITBESTEDING
Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING
waarde
kwaliteit
kosten
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 2: Evaluatieaspecten gericht op de dienstverlening
Een relatie heb je samen
Soms kan het echter nodig en nuttig zijn om iets fundamenteler te kijken
naar de relatie tussen pensioenfonds en beheerder. In deze ‘schil’ kun je
eigenlijk niet meer spreken van het evalueren van iets wat buiten het eigen
pensioenfonds staat. Het pensioenfonds is immers zelf medeverantwoordelijk
voor de relatie: de diepgang, intensiteit en aard van de relatie worden bepaald
door de samenwerking tussen beide partijen. De evaluatie hiervan zou dan ook
voor de helft op de eigen organisatie gericht moeten zijn. Hiervoor is moed
nodig: het is immers veel moeilijker om jezelf kritisch in de spiegel aan te kijken
dan om een ander te beoordelen.
“Het is veel moeilijker om jezelf kritisch in
de spiegel aan te kijken dan om een ander
te beoordelen.”
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 35
MODEL VAN UITBESTEDING
Beheerder
RELATIE
Pensioenfonds
scherpte
aandacht
extra mile vertrouwen
stimulerend intensiteit
openheid
DIENSTVERLENING
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 3: Evaluatieaspecten gericht op de relatie
De basis: het model van uitbesteding
Allesbepalend voor de uitbesteding is het model dat eraan ten grondslag ligt.
Wat doet het pensioenfonds zelf en wat besteedt het uit? Hoe zijn de
uitbestede activiteiten over verschillende partijen verdeeld? Ten aanzien van de
uitbesteding aan een integraal beheerder is het de vraag hoe de governance op
uitbestede activiteiten is georganiseerd, op welke wijze het pensioenfonds de
beheerder aanstuurt, welke kernprestatie-indicatoren (KPI’s) het pensioenfonds
heeft gedefinieerd en hoe de incentives zijn gericht. Het is primair de
verantwoordelijkheid van het pensioenfonds zelf om de reikwijdte en structuur
van de uitbesteding te bepalen en het geheel zo in te richten dat de belangen
van het pensioenfonds en zijn deelnemers maximaal worden gediend. Een
evaluatie van het uitbestedingsmodel is dan ook net zo goed een proeve van
zelfreflectie als een evaluatie van een derde partij.
© 2014 KPMG Advisory N.V
36 De Pensioenwereld in 2015
MODEL VAN
UITBESTEDING
aansturing
governance
juridisch kader
incentives
conflict of interest
KPI’s
rolverdeling
Beheerder
Pensioenfonds
RELATIE
DIENSTVERLENING
BEHEERDER
Reikwijdte evaluatie
Focus op…
Figuur 4: Evaluatieaspecten gericht op het model van uitbesteding
Evaluatie versus selectie
Het klassieke onderscheid tussen een evaluatie en een selectie is doorgaans
dat de eerste gericht is op het bestendigen van de bestaande relatie en de
tweede op het vinden van een nieuwe uitbestedingspartner. Onze ervaring is
dat er diverse hybride vormen zijn. Zo is een ‘search’ in de markt – mits met als
uitgangspunt dat een ‘switch’ een reële optie is – een goede manier om
invulling te geven aan de wens om te toetsen of de bestaande partij en
dienstverlening nog wel de optimale oplossing voor het pensioenfonds zijn.
Andersom is het in geval van de wens om aan de markt te vragen wat het
aanbod anno 2015 is goed om eerst te starten met een evaluatie van wat het
pensioenfonds in de huidige situatie meer of minder waardeert. Wellicht wringt
het gekozen model van uitbesteding en is er door het bijstellen hiervan veel
verbetering te realiseren binnen de context van de huidige partij.
Het volledige raamwerk om samen met een pensioenfonds te onderzoeken
wat de aard en de diepgang van een selectie of evaluatie zou moeten zijn, is op
de volgende pagina weergegeven.
© 2014 KPMG Advisory N.V
Uitbesteding & assurance 37
MODEL VAN
UITBESTEDING
Gericht op verbeteren
dienstverlening en
versterken bestaande
evaluatie relatie
RELATIE
aansturing
governance
juridisch kader
incentives
conflict of interest
KPI’s
rolverdeling
scherpte
aandacht
extra mile vertrouwen
stimulerend intensiteit
openheid
DIENSTVERLENING
waarde
kwaliteit
kosten
selectie
Gericht op bepalen
welke partij in de
markt het best in de
vraag kan voorzien
BEHEERDER
reputatie
mensen
capaciteit
ervaring
Figuur 5: Raamwerk bepaling reikwijdte evaluatie
Conclusie
Zoals hiervoor betoogd, verdient het aanbeveling om voor de start van een
evaluatie scherp de diepgang van de evaluatie te definiëren. De ‘gemakkelijkste’
weg is om alleen (de kwaliteit van) een aantal aspecten van de beheerder te
meten. Het is echter maar de vraag of dat daadwerkelijk voldoende inzichten
oplevert om de samenwerking te verbeteren of een goede basis vormt voor
besluitvorming over al dan niet continueren van de samenwerking.
Wie daadwerkelijk wil komen tot een goed antwoord op de vraag die speelt,
moet bereid zijn om ook andere aspecten te analyseren. Wellicht ook aspecten
die meer te maken hebben met het pensioenfonds zelf dan met de beheerder.
Een te beperkte focus in de evaluatie zal waarschijnlijk alleen de symptomen
naar boven brengen en daarmee niet bijdragen aan een echte verbetering. Het
is dan ook verstandig om een bewuste keuze te maken voor de reikwijdte van
een evaluatie – en daarin de echte vragen te durven op te nemen – alvorens de
feitelijke uitvoering te starten.
© 2014 KPMG Advisory N.V

Download Report