Notulen tussenvergadering

Notulen tussenvergadering verenigingsbesturen 26-03-2014
•
Aanwezige verenigingen:
Er waren 32 verenigingen vertegenwoordigd.
Afgemeld: Blomehaof, De Bosrand, Roerzicht, De Sjôrker, De Schuur, De Triviant.
Afwezig zonder afmelding: Bremmers, C’est L’amour, De Tramhalte, Double Trouble.
•
Opening:
De voorzitter opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Niet aanwezige
verenigingen worden geacht de eventueel op deze vergadering genomen beslissingen te
accepteren.
1. Ranking:
Er is van diverse kanten toch weer gevraagd om de rankingtoernooien in ere te herstellen.
Het bestuur wil hier wel aan tegemoetkomen mits duidelijk blijkt dat hier genoeg animo voor is.
Op de vergadering is besloten om nogmaals de interesse voor rankingtoernooien en bekercompetitie "oude stijl" te peilen.
Dit houdt in dat bij beide disciplines alles weer op een hoop gegooid wordt en er
een winnaars en verliezersronde gespeeld wordt.
Uit een ledenonderzoek, waarbij alle verenigingen hun leden op een aan hun verstrekte lijst laten
invullen waar hun voorkeur naar uit gaat, moet blijken of dit haalbaar is. Van alle leden wordt
verwacht dat ze deze lijst invullen en ondertekenen, zodat het RWDC bestuur een reëel
overzicht krijgt wat de leden willen en niet de visie van een verenigingsbestuur of bestuurslid.
De verenigingen zijn verantwoordelijk voor het invullen van deze lijsten en de volledig ingevulde
formulieren moeten voor 30 april ingeleverd zijn bij het RWDC secretariaat.
2. Competitie:
De competitie verloopt vrij chaotisch. Men neemt het niet zo nauw met het op tijd doorgeven
van de uitslagen. Wedstrijdformulieren komen te laat binnen. Te weinig porto op de via de post
gestuurde formulieren, waardoor de RWDC de kosten in rekening worden gebracht. Er raken
originele wedstrijdformulieren kwijt. Vaak kan maar met moeite een van de kopieën boven water
gehaald worden om in elk geval de ranking punten te kunnen bepalen. Komend seizoen zal dan
ook weer consequent beboet gaan worden voor het niet op tijd aanleveren van wedstrijduitslagen of formulieren. Worden uitslagen per mail via de website verstuurd, dan komt de
betreffende mail op 2 plaatsen aan en dit voorkomt dat er ten onrechte boetes uitgeschreven
worden.
3. Beker:
Hiervoor geldt hetzelfde als voor de ranking. Er is vraag naar een bekertoernooi oude stijl.
Ook dit zal meegenomen worden in het bij punt 1 aangehaalde ledenonderzoek.
4. Wedstrijd-/Rankingformulieren:
Nog steeds leveren een aantal verenigingen geen of slechts sporadisch de digitale
rankingformulieren in. Hierdoor wordt het bijhouden van de ranking standen vertraagd, omdat
gewacht moet worden tot alle papieren wedstrijdformulieren binnen zijn. Verder blijkt dat deze
wedstrijdformulieren dan ook nog incompleet of slecht ingevuld zijn.(nummers kloppen niet,
vaak dezelfde nummers bij verschillende namen, naam team klopt niet, enz.) Ook hierop zal
komend seizoen gelet worden en zal de betreffende teamcaptain hierop eenmalig gewezen
worden. Bij herhaling zal beboet worden.Omdat bij de rankingformulieren div. controles zijn
ingevoerd moeten al deze fouten in de ledenlijst gecontroleerd en in de digitale formulieren
gecorrigeerd worden. Dit is allemaal extra werk waardoor de vertraging ontstaat.
Uit de pilot met de digitale rankingformulieren blijkt dat een aantal RWDC
verenigingen nog niet klaar zijn om met compleet digitale wedstrijdformulieren te
gaan werken. Voor volgend seizoen zal dit dan ook niet te realiseren zijn.
5. Verplaatsen wedstrijden:
Door een aantal vrije weekenden in het programma op te nemen menen verenigingen dat ze zelf
kunnen bepalen wanneer ze hun competitiewedstrijden kunnen spelen. Hierin zal verandering
moeten komen. Zeker als er weer ranking- of andere toernooien georganiseerd gaan worden.
Normaal moet een wedstrijd binnen de reglementair voorgeschreven 3 dagen voor of na de
wedstrijddag afgewerkt worden. Indien men op een andere dag wil spelen moet dit ten alle
tijden van goede argumenten voorzien eerst bij het secretariaat aangevraagd worden.
6. Verenigingsbesturen:
Af en toe blijkt dat een bij inschrijving opgegeven verenigingsbestuur niet meer in dezelfde
samenstelling bestaat of zelfs helemaal niet meer in functie is. Reglementair dient elke bij de
RWDC ingeschreven vereniging te voorzien in een bestuur met voorzitter, secretaris en
penningmeester, met eventueel een combinatie van 2 functies. Bij inschrijving voor volgend
seizoen zullen wij hier nauwkeurig op toezien. Vaak wordt er maar iemand als secretaris of
penningmeester opgegeven. In veel gevallen zijn deze personen zich niet van hun taak bewust,
zodat informatie vanuit het secretariaat niet of te laat bij verenigingen komt. Zeker in de functie
van secretaris geldt, dat dagelijks de e-mail wordt gecheckt. Voor het RWDC secretariaat is het
belangrijk dat de informatie zo snel mogelijk bij verenigingen komt.
7. Reservespelers:
Tot nu toe kent de RWDC geen reservespelers maar worden betreffende leden ingeschreven bij
het laagst team van hun vereniging. Nu blijkt afgelopen seizoen dat wordt aangenomen dat
reservespelers zonder vermelding op het wedstrijdformulier mee kunnen spelen in hogere
teams.(men zegt dan”: “hij is reservespeler voor het 2e team en speelt ook maar alleen in dit
team”)
Vraag: Waarom worden deze spelers niet gewoon in het betreffende team
ingeschreven? Hoe gaan we hier in de toekomst mee om? Moet hierover iets in het
huishoudelijk reglement opgenomen worden?
In de toekomst zullen reservespelers, indien bij inschrijven vermeld wordt voor welk team, deze
bij het betreffende team ingeschreven worden. In alle overige gevallen worden reservespelers
ingeschreven bij het laagste team. Dit team zal dan ook met deze spelers op sterkte beoordeeld
worden. Verenigingen moeten zelf het reglement raadplegen m.b.t. spelers uit hogere teams
inschrijven in lagere teams.
8. Aanpassing Huishoudelijk reglement:
Met betrekking tot bovenstaande zal een aanpassing in het huishoudelijk reglement opgenomen
worden.
Vraag aan de aanwezigen: Zijn er verder in het huishoudelijk reglement
onduidelijkheden die eventueel aangepast of aangevuld moeten worden?
Eventuele onduidelijkheden in het reglement ook vóór 30 april doorgeven, zodat het bestuur
hierin nog actie kan ondernemen.
9. Prijsuitreiking:
De prijsuitreiking op 23 mei a.s. zal op dezelfde manier plaatsvinden als vorig jaar.
Dat wil zeggen:
- Er zullen herinneringen uitgereikt worden voor competitie, ranking, meeste 180ers en hoogste
finish,
- er wordt een uitgebreid buffet geserveerd,
- er zal een discjockey aanwezig zijn die voor de feeststemming zorgt,
- verenigingen moeten deelnemende leden met eventuele partners aanmelden,
- aangemelde leden ontvangen bij binnenkomst consumptiepenningen en buffetbonnen.
(de bekers voor de bekerwinnaars zullen op de finaledagen uitgereikt worden)
10. Door verenigingen aangedragen agendapunten::
Er zijn door de verenigingen geen verdere agendapunten aangedragen.
11. Bestuursmededelingen:
Er is door een vereniging gedreigd met een juridische procedure als we een van hun leden niet
zouden toestaan te spelen in een van hun lagere teams. Dit nadat bij inschrijving vermeld werd
dat hij niet kon spelen door zijn werk, maar wel lid wenste te blijven. Bij aanvang van de
competitie bleek de betreffende speler wel mee te spelen in het lager team. Hierop volgde direct
respons van hun tegenstanders. Omdat bij het inschalen door het secretariaat geen rekening
was gehouden met zijn meespelen werd het betreffende team in een lage klasse ingeschaald.
Omdat het vorig jaar competitievervalsing een van de discussiepunten was en het merendeel
van de vereniging van mening was dat dit aangepakt moest worden, heeft het RWDC bestuur de
betreffende vereniging verzocht de betreffende speler alleen in hun 1e team te laten spelen.
Toen hieraan geen gevolg werd gegeven, heeft het RWDC bestuur zelf de beslissing genomen
dat de speler slechts in het 1e team mocht spelen. Daarop is ruim 2 maanden later een brief
ontvangen waarin werd medegedeeld dat men de betreffende speler toestond alsnog in een lager
team te spelen en met bovenstaande juridische stappen dreigde bij een verbod hierop door de
RWDC. Dit alles heeft de RWDC genoodzaakt ook een jurist in de hand te nemen om juridisch
advies. Hierdoor zijn wij opgezadeld met een hoop extra werk en dit had ook een hoop extra
uitgaven tot gevolg kunnen hebben.
Het RWDC-bestuur meent dat haar integriteit door de betreffende vereniging ter
discussie gesteld wordt en vraagt de aanwezigen hierin een standpunt te bepalen.
12. Rondvraag:
Aad Remunj:
Is het niet mogelijk dat alle verenigingen een vast e-mailadres met verenigingsnaam
aanmaken, zodat meerdere personen binnen de vereniging hier toegang tot hebben?
Het RWDC-secretariaat zou dit toejuichen en roept alle verenigingen op hier gehoor aan te
geven.
Bij het controleren van de pasjes wordt momenteel niet zo nauw gekeken, zodat er
vaak fouten gemaakt worden bij het invullen van het wedstrijdformulier. Is het
mogelijk dat op de website per vereniging een lijst met naam en nummer gepubliceerd
wordt, zodat deze eventueel als controle geraadpleegd kan worden?
In principe is dit mogelijk. Bekeken zal evenwel moeten worden of meerdere verenigingen dit als
een voordeel ervaren, voordat de RWDC hiertoe overgaat. Dit zal als agendapunt bij de
komende algemene ledenvergadering opgevoerd worden.
New Darts:
Is het niet mogelijk een herinnering te ontvangen indien een boete niet binnen de
daarvoor gestelde termijn is betaald?
Het bestuur wil hier niet in tegemoet komen. Wel is er dit seizoen in een aantal gevallen coulant
gereageerd bij het verstrekken van boetes. Het op tijd betalen is verantwoording van het
betreffende clubbestuur.
Triple Niex:
We hebben begrip voor het fei dat verenigingen via een tombola wat extra inkomsten
willen genereren. De lange pauze tussen de wedstrijden wordt vaak als storend
ervaren. Hoe staat het RWDC bestuur hier tegen over?
Het bestuur vindt dat lange pauzes tussen de wedstrijden voorkomen dienen te worden.
Reglementair mag de pauze tussen de onderlinge partijen slechts 5 minuten bedragen. Indien de
gasten ermee instemmen zou dat ingeval van een tombola wat langer kunnen zijn. Verder kan
een tombola ook gehouden worden zonder dat dit extra tijd kost d.m.v. de winnende nummers
op de prijzen te plakken.
Waarom staat er op het rankingformulier geen controle kolom van het gastteam?
De controle kolom staat ook op het formulier, mar zal net buiten beeld vallen. Deze controle
kolommen worden continue aangevuld met nieuwe leden.
Triple Niex wil verder nog kwijt dat zij het volste vertrouwen hebben in het RWDCbestuur en zeer veel waardering voor de wijze waarop zij hun taak uitvoeren.
Hierop volgt een instemmend aplaus van de aanwezigen.
13. Sluiting:
De voorzitter dankt de aanwezigen voor hun steun en wenst allen een goede thuiskomst.

Download Report