02-Procesvoorstel aanbesteding nieuwe accountant

PROVINCIE
FLEVOLAND
Presidium
Onderwerp
Procesvoorstel (Europese) aanbesteding nieuwe accountant
Registratienummer
1584295
Dotum
27 februari 2014
Auteur
H.R. Kalk
Beslispunten
1. Herbevestigen, na consultatie commissie Planning en Control en seniorenconvent, dat gekozen wordt voor het opnieuw aanbesteden van de accountant, ten
behoeve van de accountantscontrole vanaf 30 april 2015
2. De commissie Planning en Control om advies te verzoeken over het plan van
aanpak voor deze aanbesteding
3. Bij het opstellen van het plan van aanpak het advies van Gedeputeerde Staten
te betrekken.
4. PS te laten besUssen over het proces voor de nieuwe aanbesteding
5. Het aan de nieuwe staten over te laten de accountant te benoemen.
Aanleiding
Afdeling/Bureau
SGR
Openbaarheid
Passief: o p e n baar
Portefeuillehouder
n.v.t.
iRouting
Presidium
10 m a a r t 2014
April 2015, na het controlejaar 2014 en afronding jaarrekening 2014, loopt de
huidige overeenkomst voor de accountantscontrole af.
Voor het controlejaar 2015 en verder dient de Provincie Flevoland een nieuwe
overeenkomst aan te gaan, tenzij het huidige contract wordt verlengd. Het
huidige contract geeft de mogeUjkheid twee maal met één jaar te verlengen. Bij
het afsluiten van het contract is bewust gekozen voor de mogeUjkheid tot verlenging.
Er is in 2013 voor het eerst gebruik worden gemaakt van de
optie van verlenging voor één jaar. Dit gebeurde na consultatie van zowel de
voormaUge statenwerkgroep Planning en Control en de fractievoorzitters. Hierbij
is in meerderheid aangegeven dat het contract met één jaar kon worden verlengd.
Het contract is inmiddels met één jaar verlengd, d.w.z. t / m de controle over het
jaar 2014 (= 30 april 2015). Formeel, voor 1 juU 2014, moet besloten worden of
nogmaals met een jaar wordt verlengd
Bij de eerdere consultatie van commissie en seniorenconvent, is al aangegeven
dat het niet wenseUjk is nogmaals te verlengen. De nieuwe statenperiode wordt
als natuurUjk moment voor aanbesteding gezien.
Het is in 2015 aan de staten een nieuwe accountant te benoemen. Het Ugt in de
rede dat Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten in nader overleg treden over
de uitvoering van de aanbesteding van de accountant
Betrokkenheid oude en nieuwe staten
Het eerste deel van het aanbestedingsproces vindt voor de statenverkiezingen in
maart 2015 plaats en het tweede deel na de installatie van de nieuwe staten. De
ervaring van de huidige staten wordt op deze wijze ingezet bij de nieuwe aanbe-
PROVINCIE
FLEVOLAND
:
Presidium
Registratie
1584295
Bladnummer
2
steding . Voorkomen wordt dat de nieuwe staten direct na de installatie met een geheel nieuwe
belangrijks taak worden verrast. Ze krijgen wel de gelegenheid hun rol en taak in de keuze van de
nieuwe accountant vorm te geven
De stappen tot en met opstellen Program van Eisen vindt plaats door de 'huidige ' staten.
Het betreft:
De stappen 'beoordeUng inschrijvingen' op basis van inschrijvingen tot en met 'benoeming van de
accountant' vinden plaats met betrokkenheid van de nieuwe statenleden.
Ook dient voorzien te worden in een eventuele overdracht tussen de huidige accountant en de
nieuwe als er wordt gekozen voor een andere partij.
Het bovenstaande wordt door de griffie in overleg met de commissie Planning en Control vertaald in
een plan van aanpak.
Planning
Indien tot aanbesteding wordt overgegaan stelt de griffie de volgende globale planning voor:
Maart
2014
April-mei 2014
procesplan Presidium
Commissie Planning en Control
Plan van aanpak met tijdsschema (statenvoorstel)
September/november 2014
opstellen Program van Eisen (statenvoorstel)
December 2014
aankondiging publicatie aanbestedingsprocedure
EG
December / maart 2015
inschrijvingstraject door partijen
15 maart 2015
Verkiezingen
Maart/april 2015
beoordeUng inschrijvingen op basis van selectiecriteria, statenvoordracht benoeming van de accountant door PS
30 april 2015
opdrachtverlening
PS als opdrachtgever
Start
opdracht
1 mei 2015van
= dedecontrole
over en
2015
PS zijn
de opdrachtgever
accountant
stellen het kader op voor de beoordeUng accountantscontrole. Deze kaders worden beschreven in de controleverordening provincie Flevoland 2012.
Volgens artikel 217 Provinciewet en artikel 2 Ud 3 van de controleverordening stelt Provinciale
Staten het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole vast. In het
programma van eisen komen bijvoorbeeld de volgende onderwerpen aan de orde:
-omschrijving van het takenpakket;
-specificatie van de werkzaamheden;
-de toe te passen controletoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringtoleranties).
PROVINCIE FLEVOLAND
:
Presidium
Registratie
1584295
Bladnummer
3
Van belang bij de keuze voor opnieuw aanbesteding of verlengen van het huidige contract is de
provinciale Controleverordening provincie Flevoland 2012 en het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten.
in de huidige controleverordening 2012 staat het volgende:
"Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
1 De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar.
2 Het college bereidt in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.
3 Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van
eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:
a. de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventuele afwijkende rapporteringtoleranties bij
de controle van de jaarrekening;
b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en
goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringtoleranties);
c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;
d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.
4 Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks
voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de
jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale
organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren."
Achtergrond van deze bepaling is dat een accountantskantoor in ieder geval gedurende de bestuursperiode van de statenperiode haar werkzaamheden verricht. De bepaUng 'in principe' geeft aan
dat hierop uitzonderingen mogeUjk zijn. Gedacht kan worden aan: een langere periode, omdat men
tevreden is over de dienstverlening en nog geen aanleiding bestaat om te wisselen van accountant.
Een kortere periode omdat men niet tevreden is met de dienstverlening en/of de dienstverlening
niet conform het contract wordt geleverd.
Nieuw speelveld
PS dient te besluiten over een verlenging van het contract dan wel een nieuwe aanbesteding.
Het speelveld is (zie Bijlage) ten opzichte van 2010 veranderd. De aanbesteding van de accountant
werd voorbereid door een commissie die bestond uit leden van de commissie bestuur en ambtenaren.
Inmiddels is sinds kort sprake van een commissie planning en control die als andere commissie ex.
artikel 82 Provinciewet een formele rol heeft voor PS. Het Reglement van Orde van die commissie
voorziet erin dat zij de voorbereiding van de benoeming van de accountant op zich neemt (zie
Bijlage 2).
Het huidige contract dat nu een jaar is verlengd is aanbesteed met inachtneming van de Europese
aanbestedingsregels. Uiteindelijk is met PWC een contract gesloten; PWC was overigens in 2010 ook
al de huisaccountant.
Nieuwe ontwikkeUngen
inmiddels zijn er interessante nieuwe ontwikkeUngen ten aanzien van de keuze voor een accountant, die welUcht ook in Flevoland kunnen worden toegepast, in de provincie Noord-Holland heeft
vooruitlopend op nieuwe wetgeving gekozen voor een knip. De stuurgroep accountancy aldaar heeft
,op advies van de concerncontroller, besloten om de control en adviesfunctie van de accountant uit
elkaar te halen . Hiermee wordt beoogd een zuiver onderscheid aan te brengen tussen de control en
PROVINCIE
FLEVOLAND
;
Presidium
Registratie
1584295
Bladnummer
4
adviestaken . Noord-Holland loopt daarmee voor op wetgeving die al geldt voor bedrijven. Deze
nieuwe ontwikkeling verdient nadere aandacht in liet vervolgtraject. Kiest men daar niet voor dan
trekt de ambtelijke organisatie, net zoals in het verleden, dit traject. Kiest men wel voor een
dergeUjke knip dan dienen ook beide trajecten vanuit de ambteUjke organisatie te worden getrokken.
Besluit Presidium 10 maart 2014:
Conform.
Bijlages
1. Aanbesteding accountant afgelopen keer maart 2010(bron: Inkoop)
Inleiding.
Het lopende contract voor accountantsdiensten loopt af met het jaarverslag over het boekjaar
2009. Daarom was een nieuwe aanbesteding nodig. Bestuurlijke opdrachtgever hiervoor zijn Provinciale Staten en ambtelijk opdrachtgever is directeur M. Overmars.
Voor deze aanbesteding is een ambtelijke werkgroep gevormd bestaande uit
Tiem v.d. Berg, (financiën, voorzitter)
Sjam Jokhan (griffie)
Gerbe Vos (concern control, materiedeskundige)
Dennis Pijnacker (jurist, en secretaris projectgroep)
Kees Kroon (inkoopadviseur)
Vanuit Provinciale Staten is een begeleidingsteam gevormd, bestaande u i t :
A. Stuivenberg (SP)
J.J. van Wieren (CDA)
F. Boode (PvdA)
R. Bosma (WD)
Bij de beoordeUng van de offerten zijn bovendien Henk Dekker (concerncontroller), Michiel Rovers
(hoofd afdeling financiën) en Maria Overmars (directeur) betrokken.
Aanbesteding
Deze aanbesteding heeft plaatsgevonden conform de Europese Richtlijn voor overheidsopdrachten
en is op 8 januari 2010 gepubUceerd via aanbestedingskalender.nl. Hierbij is de zgn. openbare,
d.w.z. niet getrapte procedure gevolgd. De termijn voor inschrijving is gesloten op 22 februari
2010. De volgende partijen hebben een inschrijving gedaan.
• Ernst & Young
• PricewaterhouseCoopers (PwC)
• Deloitte.
Selectie
De ontvangen offertes zijn eerst getoetst aan de in de offerteaanvraag opgenomen selectiecriteria
die als uitsluitingscriteria gelden. Alle partijen voldoen alle gestelde selectiecriteria.
PROVINCIE FLEVOLAND
: ...
Presidium
Registratie
1584295
Bladnummer
5
Beoordeling
Vervolgens zijn de offertes beoordeeld op de aspecten kwaUteit en prijs. Deze beoordeUng is door
de ambteUjke werkgroep voorbereid en vervolgens met het begeleidingsteam besproken. Hierbij
kwamen PricewaterhouseCoopers en Deloitte als beste naar voren. Ernst & Young scoorde op vrijwel
alle onderdelen minder, met uitzondering van de prijs.
Met de eerste twee is een verificatiegesprek gevoerd door zowel het begeleidingsteam als de werkgroep.
Bij deze gesprekken waren Henk Dekker (concern controller), Michiel Rovers (hoofd afdeling
financiën en Maria Overmars (directie) aanwezig.
Gunningsadvies
Op grond van de beoordeling is door het complete team vastgesteld dat de inschrijving van PricewaterhouseCoopers
de economische meest voordelige aanbieding bevat, d.w.z. met de beste verhouding
tussen prijs en kwaliteit. PWC scoorde met name goed op het onderdeel 'natuurUjke adviesfunctie',
een punt dat door de statenleden als zeer belangrijk wordt gezien.
Dit advies is onder het voorbehoud dat partijen het eens worden over het onderdeel aansprakelijkheid in het contract.
Vervolg van de procedure
Het gunningsadvies zal ter bespreking worden geagendeerd voor de vergadering van de Commissie
Bestuur van 7 april a.s. en vervolgens voor de vergadering van Provinciale Staten op 27 april 2010.
TegeUjkertijd wordt het advies onder voorbehoud van goedkeuring door Provinciale Staten ter
kennis gebracht van de inschrijvers. Met de beoogde opdrachtnemer zal een gesprek plaats vinden
over het boven genoemde voorbehoud t.a.v. het contact.
Opdrachtverstrekking
Bij positieve besluitvorming door Provinciale Staten zal formeel opdracht worden verstrekt en kan
dë accountant per 1 mei starten met zijn werkzaamheden,
namens de werkgroep
Kees Kroon
12 maart 2010.
2.
Bron: Verordening voor het Reglement van Orde van de commissie Planning en Control 2013
Taken en samenstelling
Artikel 2 Taken
De commissie heeft de volgende taken:
1.
De commissie adviseert (on)gevraagd vanuit de kaderstellende en de controlerende rol van
provinciale staten over onderwerpen en documenten die verband houden met de kwaliteit van
de planning en controlcyclus. Zij treedt tijdens de reguUere planning en controlcyclus niet in de
plaats van de taak van de staten en de rondes/commissies maar klankbordt en rapporteert
daaraan vanuit een eigenstandige rol;
PROVINCIE
FLEVOLAND
:
...
Presidium
Registratie
1584295
Bladnummer
6
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Het onderzoeken van de door gedeputeerde staten aan provinciale staten aangeboden producten van de planning en controlcyclus zoals de jaarrekening en jaarverslag. Het onderzoek
betreft de rechtmatigheid van de rekening en de beoordeUng of het gevoerde financieel beheer
voldoet aan eisen van doelmatigheid en getrouwheid;
Periodiek overleg met de door de staten aangewezen accountant; zij adviseert de staten over
tussentijdse verslagen (managementletter) en andere verslagen van de accountant en over verstrekken van additionele opdrachten aan de accountant;
De voorbereiding van de benoeming van de accountant; het evalueren van het functioneren
van de accountant;
Het verzorgen van de aansturing van het rechtmatigheidonderzoek door de accountant;
Het zorgen voor een optimale afstemming tussen de bij de accountantscontrole betrokken
partijen en het transparant maken van het controleproces voor alle betrokkenen;
Het bespreken van de door het College uitgevoerde doelmatigheidonderzoeken (artikel 217a
onderzoeken);
De commissie brengt van haar bevindingen en aanbeveUngen verslag uit aan provinciale staten.

Download Report