aanvraagformulier - Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid

eWZC-programma
OPROEP TOT PROJECTEN VOOR HET
INFORMATISERINGSTRAJECT VAN DE
VLAAMSE WOONZORGCENTRA (WZC)
AANVRAAGFORMULIER BIJ DE OPROEP VOORJAAR 2014
Uiterste indieningdatum:
15 mei 2014, 12u „s middags
Coördinatie eWZC
Consortium van koepelverenigingen Ouderenzorg
In te vullen door de coördinatie eWZC
Guimardstraat 1
1040 Brussel
[email protected] vlaanderen.be
Ontvangsttijdstip
Dossiernummer
Wie lanceert de oproep voorwerp van dit formulier?
Deze oproep wordt gelanceerd vanuit een tijdelijk consortium van de vier koepelverenigingen Ouderenzorg (de Vereniging van Vlaamse Steden
en Gemeenten vzw, Zorgnet Vlaanderen vzw, de Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg vzw en FERUBEL Vlaanderen vzw), die in aanloop
naar deze oproep samen hebben bijgedragen tot de opmaak van een roadbook voor het informatiseringstraject van de Vlaamse
woonzorgcentra ter facilitering van een kwalitatief bewoners- en zorgdossier, en dit op initiatief van en in overleg met het Vlaams agentschap
Zorg en Gezondheid. Het roadbook heeft enkel betrekking op het ondersteunen van de zorgprocessen, niet op de administratieve processen;
facturatie, boekhouding, personeels- en voorraadbeheer vallen buiten de scope van dit roadbook. Het roadbook gaat in bijlage bij de oproep. Met
dit formulier kunt u zich kandidaat stellen met een project ter realisatie van een deel van het roadbook. De zorgthema’s waarbinnen de projecten
zich prioritair dienen te situeren zijn (zie ook specifieker in het addendum bij het Roadbook):
Transmurale zorg: informatiedoorstroming tussen de voorzieningen en de zorgverstrekkers (incl. tussen WZC).
Zorgplanning: multidisciplinaire samenwerking binnen de muren van het WZC
Kwaliteitsbeleid: ondersteuning van het kwaliteitsbeleid door ICT toepassingen.
Apotheek: informatiseren van het intern medicatieproces (voorschrijven – bewaren – distribueren – toedienen)
Door indiening van dit formulier onderschrijft de indiener de principes in het roadbook.
Waarvoor dient dit formulier?
Met dit formulier kunt u zich kandidaat stellen met een project voor informatisering van de Vlaamse woonzorgcentra. Op basis van dit formulier
worden de projectvoorstellen geëvalueerd en onderling vergeleken. U moet alle vragen beantwoorden en alle velden invullen, anders is de
aanvraag niet ontvankelijk. Als een bepaalde vraag in dit formulier niet van toepassing is, noteer dan naast de vraag de vermelding ‘NVT’ en geef
de reden op. Waar de tekstruimte voor een antwoord niet zou volstaan, kan u verwijzen naar een uitgebreider antwoord in bijlage van het
ingevulde formulier.
Als een project positief wordt geëvalueerd, goedgekeurd en er een subsidie aan wordt toegekend, dan wordt aan de hand van dit formulier
nagegaan of het project conform werd uitgevoerd.
Waar vindt u meer informatie? Dit aanvraagformulier en het eWZC_GBA_Roadbook_informatisering_WZC_v1.0.doc. Daarnaast zullen er nog
informatiesessie’s plaatsvinden op donderdag 27/03 10u30-12u30 in de Raadzaal van het Provinciehuis te Leuven en op vrijdag 28/03/2014
14u00-16u00 in het WZC Veilige Have Auditorium te Aalter, inclusief een vraag en antwoord-sessie. De vragen die daar zullen behandeld
worden zijn de vragen die door de geïnteresseerden tegen uiterlijk vrijdag 14/03/2014 werden bezorgd per mail aan [email protected]
Bovendien kunnen de geïnteresseerden terecht bij de koepels voor ondersteuning en begeleiding van de indieningen.
Wie vult dit formulier in?
Het project wordt ingevuld en ingediend door een samenwerkingsverband van gelijkwaardige actoren. Het samenwerkingsverband zal zich hierin
laten vertegenwoordigen door een door hun gezamenlijk aangeduid aanspreekpunt, dat de aanvraag administratief indient namens het
samenwerkingsverband,. Zie definitie van samenwerkingsverband in deel 0.2.1. en zie ook de ontvankelijkheidscriteria in hoofdstuk 0. Het
samenwerkingsverband moet een projectvoorstel indienen dat binnen een welomschreven context en termijn kan worden uitgevoerd. In het
projectvoorstel zal het samenwerkingsverband moeten erkennen dat het hiervan op de hoogte is en dat haar project binnen deze context en
termijn kan worden uitgevoerd. Ingediende projecten mogen reeds gestarte projecten zijn, maar dan moeten het projecten zijn waarvan de
oplossing nog niet in gebruik genomen is, en waarvoor nog geen piloottesten uitgevoerd zijn. De subsidies mogen wel enkel dienen om te
realiseren wat nog niet gerealiseerd is.
Aan wie bezorgt u dit formulier?
U moet van het formulier zowel een digitale versie als één papieren versie per aangetekend schrijven bezorgen. Stuur de digitale versie van het
ingevulde aanvraagformulier per e-mail naar [email protected], en de papieren versie naar het postadres van de coördinatie eWZC.
Wanneer vult u dit formulier in?
Uw aanvraag moet uiterlijk op donderdag 15/05/2014 om 12 uur zijn ingediend. Als tijdstip van indiening van de digitale versie geldt het tijdstip
van ontvangst op de server van eWZC; van de papieren versie is dat het tijdstip van de poststempel.
Hoe gaat het verder met uw aanvraag?
De validatiegroep of selectiecomité van het consortium bestaat uit een afgevaardigde van elk van de koepels en de voorzitter van de Stuurgroep
of zijn afgevaardigde(n) van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. De validatiegroep laat zich voor haar beslissingen ondersteunen door
een onafhankelijke expertengroep, en laat zich waar nodig adviseren door een technische validatiegroep. De validatiegroep voert een
kwalitatieve controle uit van de eerste twee hoofdstukken van het ingevulde aanvraagformulier en op basis daarvan beslissen ze welke
aanvragen met hun volgende hoofdstukken verder zullen geëvalueerd worden. De evaluatie resulteert in een voorlopig selectie-advies. In
samenspraak met een voorwaardelijk geselecteerde initiatiefnemer kan nog overleg plaats hebben en kunnen eventueel nog wijzigingen worden
aangebracht (bv. scope van samenwerkingsverbanden bijsturen, gelijkaardige projecten samennemen,…); in aanwezigheid van de
geïnteresseerde wordt het projectvoorstel dan besproken met de validatiegroep, of met een ad-hoc werkgroep. De validatiegroep kan een positief
of negatief beslissingsadvies geven, eventueel aangevuld met aandachts- en verbeterpunten en opmerkingen. De validatiegroep motiveert haar
beslissingsadvies, en legt het voor aan de eWZC Stuurgroep ter formele beslissing. De validatiegroep kan de Stuurgroep verder adviseren tot het
bijsturen van de scope en het budget van de ingediende projecten indien dit als wenselijk wordt beoordeeld (bv. omwille van loonkost, inzet
personeelsmiddelen, niet gekozen projectonderdelen, …).
De ingediende projecten worden gescoord op de mate waarin het project o.a. (deze lijst is niet exhaustief)

bijdraagt tot een verhoogde kwaliteit van zorg (effectiviteit, efficiëntie, bewonersgerichtheid, betere samenwerking en
uitwisselbaarheid, betrouwbaarheid, toegankelijkheid, veiligheid, tijdigheid, duurzaamheid) door inzet van ICT

bijdraagt tot een verbeterde interne werking van het woonzorgcentrum
2
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

in staat is om na het project een maximale uitrol te garanderen. De uitrol/uitrolbaarheid moet zo goed als mogelijk gekwantificeerd
worden: doelaantallen, kostprijs, kostprijsmodel,…. Een zo groot mogelijk aantal van zo divers mogelijke woonzorgcentra,
koepeloverstijgend, moet bereikt worden.

bijdraagt tot lagere implementatiebarrières voor ICT binnen het woonzorgcentrum

gebruik maakt van Vitalink i.k.v. multidisciplinaire gegevensdeling met eerstelijn en/of de tweedelijn alsook met de patiënt.

waar relevant gebruik maakt van de basisdiensten van het federale eHealthplatform (http://ehealth.fgov.be)

de oplossingen beantwoorden aan de conventies en evoluties van de standaarden binnen eHealth en Vitalink

de betrouwbaarheid van de gegevensdeling kan worden gewaarborgd worden

gebruik maakt van technische en semantische standaarden met duurzaam karakter

projectresultaten genereert die compatibel zijn met de huidige oplossingen in de markt

aanleiding geeft tot een verbeterde registratie van de zorgactiviteiten

zorgt voor administratieve vereenvoudiging

zorgt voor functionele vereenvoudiging voor de zorgactor

de financiële toegankelijkheid van de ontwikkelde oplossingen verzekert voor de woonzorgcentra en de afspraken die hierrond zijn
gemaakt

aangeeft in hoeverre het samenwerkingsverband zich engageert tot het dissemineren van de projectresultaten. Formele bevestiging
van bereidheid tot kennisdeling (bv. via infodag, bv. evaluatiebundel, bv. publicatie van uitwisselingsstandaarden, bv. richtlijnen voor
gebruikersinterface, bv. richtlijnen voor visualisatie,...).

precieze doelstellingen hanteert uit de oproep die evalueerbaar zijn

aansluit bij de contouren van het roadbook

informatiedoorstroming tussen interne en externe actoren toelaat

de gewenste kwaliteiten van de zorgsystemen ingevuld worden

…
De projecten worden tevens gescoord op een aantal projectmatige criteria, die de Validatiegroep en Stuurgroep moeten toelaten om de projecten
op te volgen naar realisatie van de vooropgestelde doelstellingen.
Elk project zal in haar uitvoering een zekere autonomie hebben en draagt de verantwoordelijkheid om haar doelstellingen te bereiken. Vanuit de
het programma is er voor de geselecteerde projecten een opvolging met betrekking tot het bewaken van de scope (eventuele
wijzigingsaanvragen) en overall-planning, de beschikbare middelen en de dialoog tussen de projecten. Voor deze opvolging wordt er van de
projecten verwacht dat ze maandelijks een statusrapport per mail bezorgen aan [email protected] Deze rapporten zijn ter voorbereiding
van een maandelijkse samenkomst van de Programma Management Groep (PMG), waar de verschillende projecten en hun voortgang en
resultaten besproken; met waar nodig op afroep de deelname van de betrokken projectleiders, in functie van de agendapunten of bijzondere
aandachtspunten. Daarnaast is er nog een 2 à 3-maandelijkse Stuurgroepvergadering.
3
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
0. Administratie en samenstelling van het samenwerkingsverband
0.1. Projectnaam
0.1.1. Naam of roepnaam van het project (max. 250 karakters)
0.2.
Gegevens van het aanspreekpunt van het samenwerkingsverband. Het is mogelijk dat de aanvraag betrekking
heeft op een samenwerkingsverband van meerdere rechtspersonen met meerdere van hu n WZC; die andere
(buiten het aanspreekpunt) kunnen worden ingevuld in hoofdstuk 0.3.
0.2.1. Vul hieronder de gegevens in van de organisatie die door het samenwerkingsverband werd aangeduid als
aanspreekpunt voor de aanvraag namens het samenwerkingsverband.
Elke aanvraag wordt na ontvangst beoordeeld op de volgende ontvankelijkheidscriteria (hier moet cumulatief aan voldaan worden):

Aanspreekpunt. Indiening kan gebeuren door een rechtspersoon (beheersinstantie) die één of meerdere woonzorgcentra uitbaat, en die
de indiening doet voor een samenwerkingsverband waarin andere woonzorgcentra zitten en één of meerdere software leveranciers.
Het samenwerkingsverband dat gekozen word(t), is datgene dat het meest garantie geeft op een succesvol traject en resultaat en
waarvan de softwareleverancier(s) bereid gevonden is (zijn) om na positieve evaluatie door de Stuurgroep het resultaat over de sector
uit te rollen tegen redelijke prijzen.

Samenwerkingsovereenkomst: het samenwerkingsverband voegt bij de projectaanvraag een samenwerkingsovereenkomst die is
ondertekend door alle actoren die deelnemen aan het project en waarin het projectbudget is vastgelegd - zie model van
samenwerkingsovereenkomst in bijlage 1.

Maximaal budget: het projectbudget is beperkt tot het maximum projectbudget voor de oproep vastgelegd door de Stuurgroep.
Bijkomende kosten zijn ten laste van het samenwerkingsverband conform hun onderlinge overeenkomst.

Het project is niet in strijd met wetgevende bepalingen en doet geen afbreuk aan de privacy van de bewoner. Van de indieners wordt
verwacht dat ze formeel bevestigen dat hun projecten en oplossingen voldoen aan de vereisten op vlak van veiligheid en privacy, en dat
ze bereid zijn de verdere noodzakelijke stappen (bv. machtigingsaanvragen naar de betreffende commissies) hierin te ondernemen

De doelgroep is omschreven en valt binnen de vooropgestelde doelgroepen van de oproep opgesomd onder deel 1.2.1.

Het thema is omschreven en valt binnen de vooropgestelde thema’s van de oproep.

Er is voldaan aan de algemene administratieve voorwaarden m.b.t. timing en vorm van de indiening en de deelnemende organisaties.

Er is voldaan aan specifieke in de oproep vastgelegde regels.

Er is geen probleem bij de projectindieners op vlak van de financiële draagkracht, op vlak van het voldoen aan overheidsverplichtingen
(RSZ,..).

De verplichte formulieren (aanvraagformulier, projectbegroting, samenwerkingsovereenkomst en verklaring op eer) zijn volledig en
correct ingevuld en tijdig ingediend (d.i. voor het afsluiten van de oproepperiode).
De toetsing op het gebied van ontvankelijkheid houdt geen appreciatie in. Het betreft enkel een controle op de naleving van de
deelnemingsvoorwaarden. Projecten die niet ontvankelijk zijn, worden uitgesloten van de verdere evaluatie- en selectieprocedure. De indiener
wordt hiervan via mail op de hoogte gebracht en krijgt 5 kalenderdagen om te beantwoorden aan de ontvankelijkheidscriteria. Indien binnen deze
periode niet voldaan werd, wordt het aanvraagdossier definitief uitgesloten van de verdere procedure.
naam van de rechtspersoon die
fungeert als aanspreekpunt namens
het samenwerkingsverband, en
erkenningsnummer WZC
straat en nummer
postnummer en gemeente
Werkingsgebied
juridisch statuut (OCMW, VZW, NV,
…)
KBO-nummer
IBAN – nummer
BIC - code
webadres
4
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
0.2.2. Vul hieronder de gegevens in van de contactpersoon bij de als aanspreekpunt fungerende organisatie
Voornaam en achternaam
functie
e-mail
telefoonnummer
GSM-nummer
faxnummer
0.3.
Gegevens van de andere betrokken organisaties Er wordt verwacht dat er per project een 3 à 4 diverse
woonzorgcentra zouden deelnemen, één of meerdere softwareleverancier(s). (indien meerdere gelieve zelf
verder aan te vullen).
0.3.1. Zorgactor 1 rechtspersoon (beheersinstantie)
naam
straat en nummer
postnummer en gemeente
juridisch statuut
KBO-nummer
Naam en voornaam contactpersoon
telefoonnummer
GSM-nummer
faxnummer
e-mail
webadres
Zorgactor 2 rechtspersoon (beheersinstantie)
naam
straat en nummer
postnummer en gemeente
juridisch statuut
KBO-nummer
Naam en voornaam contactpersoon
telefoonnummer
GSM-nummer
faxnummer
e-mail
webadres
Zorgactor 3 rechtspersoon (beheersinstantie)
naam
straat en nummer
postnummer en gemeente
juridisch statuut
KBO-nummer
Naam en voornaam contactpersoon
telefoonnummer
5
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
GSM-nummer
faxnummer
e-mail
webadres
Zorgactor 4 rechtspersoon (beheersinstantie)
naam
straat en nummer
postnummer en gemeente
juridisch statuut
KBO-nummer
Naam en voornaam contactpersoon
telefoonnummer
GSM-nummer
faxnummer
e-mail
webadres
0.3.2. Softwareleverancier
naam
straat en nummer
postnummer en gemeente
juridisch statuut
KBO-nummer
Naam en voornaam contactpersoon
telefoonnummer
GSM-nummer
faxnummer
e-mail
webadres
1. Projectachtergrond
1.1.
Situering
Geef hieronder een korte omschrijving van het project, inclusief van zijn samenhang of raakvlakken met andere
relevante projecten, initiatieven, basisdiensten omtrent “ICT in de zorg” (eHealth, Vitalink, Belrai,…). Deze
omschrijving zal worden gebruikt in de communicatie rond deze oproep. (max . 2.000 karakters)
Deze omschrijving bevat de aanleiding (achterliggende noden,…) en de beschrijving van het project en dient duidelijk en concreet verwoord te
worden. Een buitenstaander dient te begrijpen voor welke zorgnood het project hoe een oplossing biedt.
1.2.
Belanghebbenden
1.2.1
Omschrijf de doelgroep van uw project zo nauwkeurig mogelijk en geef aan wat de omvang van de beoogde
doelgroep is (“kwantificatie”). (max. 1.250 karakters)
Omschrijf de doelgroep(en) van het project kwalitatief en kwantitatief. Wie is de finale gebruiker, welke afgeleide gebruiker(s) kunnen eveneens van
de oplossing gebruik maken, welke zijn de intermediairs die de gebruiker ondersteunen, …
6
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
Maakt de doelgroep deel uit van de prioritaire doelgroepen voor deze oproep of niet? Wat is de grootorde van de doelgroep in Vlaanderen in
absolute cijfers?
Deze doelgroep valt onder de volgende van de prioritaire, primaire en secundaire, doelgroepen voor deze
oproep:
Woonzorgcentra, als primaire doelgroep
Bewoner en zijn familie
Huisarts
Apotheker
Externe kinesist
Ziekenhuis
Overheid
2. Projectdefinitie
2.1.
Visie
2.1.1. Situeer de visie van het project in de globale visie-actieplan “Naar een (e)zorgzaam Vlaanderen” van minister
Vandeurzen - zie referentie [01] – en positioneer de visie van het project specifieker in de voor de
woonzorgcentra afgeleide, verder geconcretiseerde visie in het “Roadbook informatisering WZC”. (max . 2.000
karakters)
Centrale voorwaarden in de uitgewerkte visie voor informatisering ten dienste van de woon- en zorgprocessen van de woonzorgcentra zijn:

Streven naar informatisering van alle informatie en processen die noodzakelijk zijn om de zorgtaken in de woonzorgcentra
optimaal te ondersteunen.

Streven naar maximale samenwerking tussen alle actoren betrokken in de zorg voor een bewoner
Leg uit aan welke zorgnood de oplossing tegemoet komt en hoe ze daaraan tegemoet.
Waarom is het belangrijk om de oplossing te introduceren? Welk nut dient de oplossing? Wat is de omvang van het achterliggende probleem? Zijn
de medische, psychosociale en/of maatschappelijke gevolgen van het probleem significant? Treft het probleem een significant deel van de
bevolking? Wat zijn de maatschappelijke baten?
2.2.
Prioriteiten
2.2.1. Geef aan op welke van de prioritaire eWZC-programmathema‟s het project inspeelt, en omschrijf in het kort hoe.
(max. 1.250 karakters)
Transmurale zorg: informatiedoorstroming tussen de voorzieningen en met de
zorgverstrekkers (incl. tussen WZC), zoveel mogelijk gebruik makend van bestaande
platformen (Vitalink, eHealthBox,…).
Zorgplanning: multidisciplinaire samenwerking binnen de muren van het WZC.
Kwaliteitsbeleid: ondersteuning van het kwaliteitsbeleid door ICT toepassingen
Apotheek: informatiseren van het intern medicatieproces (voorschrijven – bewaren –
distribueren – toedienen)
Andere: nader te bepalen
7
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
2.3.
Doelstellingen
2.3.1. Geef aan hoe uw project met zijn oplossing inspeelt op de aspecten die bijdragen tot de uiteindelijke
doelstellingen van het programma, en dit op een zo meetbaar mogelijke wijze (SMART-doelstellingen). (max . 1.250
karakters)
Een verlaging van de implementatiebarrière voor ICT
Een goede codering van de geregistreerde gegevens
Het duurzaam hanteren van de juiste datastructuren en standaarden
Het uitwerken van goede procedures en handboeken voor de beoogde toepassingen
Een vlotte rapportering voor beheersdoeleinden.
Een vlotte rapportering voor de overheid. Bv. indicatoren m.b.t. Zorg en Leven zoals
uitgewerkt in het Referentiekader moeten kunnen aangeleverd worden. Rapportering ad
overheid betreft niet enkel referentiekader kwaliteit, maar ook subsidiedossiers
(momenteel animatiewerking, binnenkort ook Dagverzorgingscentra en Centra voor Kort
Verblijf en later nog meer).
Een goed werkende softwaremarkt die vlot inspeelt op de behoeften van de stakeholders
Implementatie van het referentiekader kwaliteit
Digitale communicatie tussen de woonzorgcentra
Gegevensdeling tussen 1 e en 2e lijnszorg en de woonzorgcentra in het kader van
multidisciplinaire samenwerking
Gebruik van de eHealth-platform basisdiensten voor beveiliging en uniforme
gegevensuitwisseling (o.a. eHealthbox)
Koppeling met externe basisdiensten en toepassingen zoals Vitalink, Belrai, Vaccinnet,
GMD-register, laboresultaten etc.
Gebruik en al dan niet ontwikkelen van uniforme standaarden en gebruik van repertoria
zoals BCFI (geneesmiddelen)
Elektronisch patiëntendossier (medisch en paramedisch luik)
2.4.
Timing, budget en gevraagde steun
De startdatum is de datum waarop de activiteiten voor het project zouden starten, of inmiddels reeds gestart zijn. De einddatum is de datum waarop het
project is afgerond, inclusief inproductiestelling, uitrol naar en ingebruikname (binnen 3 maanden na inproductiestelling van de software) door de betreffende
doelgroep(en) zoals bepaald in 1.2.1. De softwareleveranciers moeten zich engageren om de afwerkte applicaties tegen redelijke prijzen ter beschikking te
8
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
stellen van de onder 1.2.1. bepaalde doelgroepen. De uiteindelijke primaire doelgroep van het project zijn met andere woorden alle door Vlaanderen erkende
woonzorgcentra. Enkel een project met een duurtijd tot maximum einde 2015 komen in aanmerking voor steun.
Omschrijf vervolgens bondig, maar zo concreet mogelijk waarvoor de aangevraagde middelen zullen worden gebruikt. Hierbij hoeft niet in het kleinste detail
worden getreden (hiervoor verwijzen we naar de projectbegroting), maar het antwoord dient een duidelijk beeld te scheppen van de activiteiten die zullen
worden ondernomen met de toegezegde middelen. De subsidie bedraagt maximum 80% van de aanvaarde projectkosten, er kan maximaal 200.000 euro
toegekend worden per project.
Ondernemingen dienen ermee rekening te houden dat volgens Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de
toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad van 24
december 2013, L 352/1), ze enkel steun mogen ontvangen ten belope van 200.000 euro per onderneming over een periode van 3 belastingjaren.
Let op: Het gaat om alle van overheidswege ontvangen steun die onder deze regelgeving valt. Dit totaal mag niet hoger zijn dan 200.000 euro voor een
periode van 3 jaar.
De organisaties die voldoen aan bovenstaande definities en subsidies ontvangen in het kader van deze oproep, ondertekenen een verklaring op eer (zie
bijlage 2, p. 21) waarbij ze aantonen te voldoen aan de voorwaarden voor de ‘de-minimis’ steun.
Hierbij dient de projectbegroting duidelijk aan te geven welk subsidiebedrag aan elke partner toevalt. Wanneer de begunstigde een zorg- of kennisinstelling is
die reeds gesubsidieerd wordt door de Vlaamse overheid zal nagegaan worden of geen dubbele subsidiëring ontstaat.
Voor één project kan maximaal voor twee jaar een subsidie worden toegekend.
In de loop van de projecten zal de Stuurgroep op geregelde tijdstippen de verschillende projecten evalueren wat betreft de doelstellingen die ze moeten
behalen. Op basis van deze evaluatie wordt per project een volgende schijf uitbetaald. De uitbetaling van de subsidie gebeurt in drie schijven.



Een eerste schijf van 30% , ten vroegste 30 dagen na de beslissing tot toekenning van de steun en in onderling overleg overeengekomen en
goedgekeurd projectplan met meetbare doelstellingen (zie ook deel 2.3);
Een tweede schijf van max. 30% na 1 jaar (voor projecten die lopen over twee jaar) of als de helft van de projectduurtijd doorlopen is (voor
projecten die aflopen na 1 jaar), en in functie van realisatie van de doelstellingen in het overeengekomen en goedgekeurde projectplan;
Een derde schijf van 40 % , het saldo, na afloop van het project. Het saldo wordt gekoppeld aan de uiteindelijke realisatie van de doelstellingen in
het overeengekomen en goedgekeurde projectplan met o.a. de uitrol (=ingebruikname) van de oplossing door de in het plan bepaalde
doelgroepen (zie deel 6.2.3).
Indien tijdens de uitvoering van het project zou vastgesteld worden dat (verdere) realisatie van de doelstellingen niet (meer) haalbaar is, dan kan beslist
worden om de projectsubsidiëring te beëindigen.
Belangrijk aandachtspunt: de indiener die na goedkeuring van zijn aanvraagdossier een begrotingswijziging wenst door te voeren, vraagt dit voorafgaandelijk
en elektronisch, en uiterlijk voor de beëindiging van het project, aan via het mailadres [email protected]
2.4.1.
gevraagd subsidiebedrag
euro met een maximum van 200.000 euro
startdatum project
duurtijd project
einddatum project
maanden
2.4.2. Omschrijf kort in welke mate de oplossing test- en gebruiksklaar is en hoeveel middelen er nog voor verdere
ontwikkeling, inproductiestelling, uitrol-ingebruikname en nazorg-ondersteuning worden voorzien. (max. 1000
karakters)
Er wordt gevraagd naar de staat van de applicatie en de hoeveelheid middelen die nog zullen worden besteed om de oplossing tot succesvolle
uitrol en gebruik te brengen. Voorkeur gaat uit naar projecten met oplossingen waarvan minstens het prototype al werd getest in een
gecontroleerde omgeving en eventueel al operationeel is. Deze oproep betreft dus geen ondersteuning voor Onderzoek & Ontwikkeling.
Aanpassingen en uitbreidingen in functie van de verdere afwerking, de inproductiestelling en uitrol-ingebruikname zijn uiteraard wel toegestaan.
2.5.
Bijzondere aandachtspunten
2.5.1. Geef hieronder een omschrijving van de bijzondere aandachtspunten (kansen/opportuniteiten, risico‟s,
knelpunten, afhankelijkheden,…) die u verwacht in de uitvoering van uw project, en geef aan hoe daar u daar zal
mee omgaan. Belangrijk is zeker de context van het project wordt meegegeven: juridisch, financieel,
informatieveiligheid, link met EBD. (max . 3.500 karakters)
O.a.:

Gebruiken wat bestaat. Het is uitdrukkelijk de bedoeling de bouwstenen die reeds voorhanden zijn, bv Belrai en Vitalink, te benutten
dan wel te doorkruisen. Ook het ‘only once’ principe moet voor wat registratie betreft worden gerespecteerd over de verschillende
modules/oplossingen/projecten.

Privacy. De samenwerking en gegevensdeling met externe actoren zal veilig en beveiligd moeten zijn en ten volle respect opbrengen
voor de privacy van de bewoners. Bewonersdossier bevat privacygevoelige informatie, maar er is in de (meeste) woonzorgcentra nog
niet het nodige in plaats om daar veilig mee om te gaan. In de (meeste) woonzorgcentra zijn er voor de verpleeg- en zorgkundigen geen
eID-lezers beschikbaar.
9
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014

Om de privacy van de bewoners te garanderen worden bij de uitwisseling van de bewonersgegevens de veiligheids- en
toegangsprincipes toegepast die vastgelegd werden door het eHealth-platform en Vitalink.
Bewaring van gegevens. Persoonsgegevens moeten na het toedienen van de laatste zorgen nog minimaal 2 en maximaal 5 jaar
bewaard worden. Medische gegevens dienen 30 jaar bewaard te worden. Adequate archiveringsprocedures dienen binnen het WZC
opgezet te worden.
Specifieke aandacht dient gegeven te worden aan woonzorgcentra die nog niet of slechts in beperkte mate geïnformatiseerd zijn.
Vermeden dient te worden dat deze woonzorgcentra aan de zijlijn blijven staan en niet beschikken over de mogelijkheid om elektronisch
gegevens te delen. Enkele mogelijke ideeën voor pistes, waarvoor de indiener kan aangeven hoe die pistes hun projecten kunnen
helpen (of omgekeerd hoe zij de pistes kunnen helpen)
o (Financieel) stimuleren van samenwerkingsverbanden: kosten voor ICT kunnen voor de WZC draaglijker gemaakt
worden indien meerdere WZC samenwerken. Nagegaan dient te worden hoe deze samenwerking gestimuleerd kan worden.
o
Generieke openbare aanbestedingen / groepsaankopen: vanuit bijvoorbeeld de koepelverenigingen kunnen voor
hardware of software openbare aanbestedingen of groepsaankopen opgestart worden.
o
Centraal beheerde EBD modules: duidelijk afgelijnde modules kunnen éénmalig ontwikkeld worden en aangeboden
worden aan de WZC.
o
Aanbieden van individuele adviesverlening: aan de WZC kunnen specifieke diensten ter beschikking gesteld worden.
Deze kunnen de vorm aannemen van adviesverlening rond het ontwikkelen van een informatiseringsplan en ICT-visie voor
een specifiek WZC, het ontwikkelen van een security en contingency plan, …
o
Individueel financieel stimuleren: WZC kunnen financieel gestimuleerd worden zodat deze over een ruimer budget
beschikken voor de aankoop van ICT-middelen. Overwogen kan worden om de financiering te baseren op het effectief
gebruik van de ICT-middelen.
o
Labelingprocedure van WZC-software: door een labelingprocedure op te zetten voor de WZC-software is het voor de WZC
duidelijk welke software voldoet aan de opgestelde minimum criteria.
Alles wat zich afspeelt in de context van het Gewin- en het kwaliteitsdecreet: het regelgevend kader is volop in
ontwikkeling. Via de desbetreffende decreten kunnen diverse hefbomen gecreëerd worden. De Vlaamse Regering heeft
inmiddels een principieel akkoord gegeven aan een ontwerp van decreet over de gegevensdeling waaraan nog een aantal
aanpassingen moeten gebeuren na overleg met de belanghebbenden en na de te volgen adviesprocedures. Dit ontwerp van
decreet zal moeten toelaten om een goede juridische basis te hebben om – mits akkoord van de zorggebruiker – zijn
gegevens op een beveiligde manier digitaal te kunnen delen met andere actoren in de zorg (zowel welzijns- als
gezondheidszorg) en om hemzelf toe te laten deze gegevens te kunnen inzien. Er wordt voorzien in een grote mate van
beslissingsautonomie voor de vertegenwoordigers van de zorgverstrekkers, de zorgverzekeraars, de zorggebruikers en de
zorgaanbieders of voorzieningen over de materies die hen rechtstreeks aanbelangen inzake gegevensdeling en de
randvoorwaarden daartoe.
WZC beschikken niet steeds over de nodige kennis over wat mogelijk is met ICT en wat de best practices zijn. Het feit dat het
bewonersdossier elektronisch wordt geeft nog geen garantie dat de systemen goed gebruikt worden. Best practices over het gebruik
van de systemen en het delen van informatie dienen verzameld en verspreid te worden.
In de meeste gecontacteerde WZC consulteert de huisarts momenteel niet het elektronische bewonersdossier
bij de informatisering van de woonzorgcentra gaat specifieke aandacht naar het opzetten van een adequate beveiliging van de harden software bij de woonzorgcentra. Specifieke aandacht gaat ook naar het opzetten van correcte en geteste procedures die de garantie
bieden dat de bewonersgegevens continu beschikbaar blijven. Verifiëren of alle noodzakelijke procedures correct worden uitgevoerd
en de veiligheidsmechanismen aanwezig zijn vraagt specifieke kennis die momenteel niet steeds beschikbaar is bij de WZC. Daarom
wordt in het roadbook voorgesteld om pistes uit te werken die beschrijven hoe veiligheidsconsulenten de nodige verificaties kunnen
uitvoeren
Niet elk WZC of lokale ICT-dienstenleverancier zal over de nodige competenties beschikken om een antwoord te bieden op
bovenstaande aandachtspunten (risico’s,…)
o




2.6
Assumpties
2.6.1. Geef hieronder een korte omschrijving van de assumpties waar van u bent uitgegaan voor de bepaling,
budgettering en planning van uw project. (max . 1.000 karakters)
10
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
3. Projectaanpak
3.1.
Model
3.1.1. Beschrijf de aanpak en model-methode volgens de welke het project zal worden uitgevoerd om zijn visie en
doelstellingen te realiseren binnen vooropgestelde bereik, timing en budget. (max. 3.500 karakters)
3.2. Fasen, taken, mijlpalen
3.2.1. Welke kernfasen zal het project doorlopen om het beoogde bereik te realiseren, en met welke concrete
werkproducten? Gelieve ook aan te geven hoe die fasen concreet en praktisch zullen georganiseerd worden.
(max . 2.000 karakters)
Architectuurborging, Juridische Borging, Veiligheidsborging, Kwaliteitsborging, Coördinatie met andere projecten, Globale Behoefteanalyse,
Gedetailleerde Vereistenanalyse, Functionele Analyse en Ontwerp, Technische Analyse en Ontwerp, Ontwikkeling, Unit en Integratietesten,
Formele Systeem Testen, Formele Acceptatie Testen, Inproductiestelling, Ingebruikname, Post-Productie Ondersteuning.
3.2.2. Hoe zal het management van het project en de coördinatie met andere projecten en initiatieven worden
aangepakt? Gelieve aan te geven hoe dat concreet en praktisch zal georganiseerd worden, inclusief de
rapportering ervan naar het eWZC-programma. (max. 2.000 karakters).
De verantwoordelijkheid voor de goede uitvoering van de projecten ligt bij de begunstigden. De opvolging van de projecten wordt vastgelegd bij de
start. Er zullen afspraken gemaakt worden met betrekking tot de opvolging van de projecten door de eWZC Programma Management Groep. Er
wordt verwacht dat de initiatiefnemers de Programma Management Groep op de hoogte houden via een maandelijkse tussentijdse rapportering.
De tussentijdse rapportering bevat:
-
Status van de uitvoering van het project en evoluties t.o.v. de oorspronkelijk bepaalde doelstellingen met betrekking tot het project.
Een overzicht van de acties die gedaan zijn met in begrip van het werkplan voor de volgende werkingsperiode
Een functionele, inhoudelijke verantwoording of toelichting bij de behaalde resultaten, en de bereikte kwaliteit.
Een overzicht van de ingezette middelen door de initiatiefnemers en in het bijzonder prestatiestaten van het ingezette personeel.
Specifieke aandachtspunten voor de volgende maand: risico’s, issues, wijzigingsaanvragen,…
In de beschrijving van het management moet ook aandacht besteed worden aan de procedures voor communicatie, voortgangsbeheersing,
risicobeheer, wijzigingsbeheer,…
In verband met coördinatie met andere projecten wordt verwezen naar de verwachting dat de projecten onderling afspraken maken zodat de
verschillende producten complementair zijn en de bouwstenen uitwisselbaar.
Om te vermijden dat de verschillende projecten losstaande, geïsoleerde initiatieven blijven in het zorglandschap, is een centrale, overkoepelende
omkadering vereist. Hierdoor zal een inbedding van de resultaten in het bredere ecosysteem mogelijk worden alsook een natuurlijke doorstroom
naar verdere implementatie en uitrol in Vlaanderen, België en/of internationaal.
Het consortium heeft een onafhankelijke ICT architect aangesteld om toe te zien op de technische kwaliteiten en de structuur van de oplossingen
die voortvloeien uit de projecten en mee evalueert wat/ hoe de relatie met andere projecten en initiatieven is of zou moeten zijn. Deze persoon
heeft een adviserende rol naar de validatie-, experten en stuurgroep van het consortium. Het referentiekader voor deze opdracht is het roadbook,
de bijhorende prioriteitennota en dit projectaanvraagformulier. Om deze toezichtsfunctie te kunnen invullen, heeft deze architect inzicht nodig in het
technische en functionele ontwerp van de oplossing. Dit kan op basis van functionele en technische ontwerp documenten van de oplossing,
informatiemodellen, etc. De effectieve ontwerp taak van software, informatiestandaarden, of andere opleveringen ligt volledig bij de begunstigden.
Gelieve aan te geven over welke informatie de consortium ICT architect kan beschikking om aan zijn toezichtstaken te voldoen.
3.2.3. Geef een beschrijving van de mijlpalen die voorzien zijn in het project, met zowel start- als einddatum, met
welke bijbehorende werkproducten/eindproducten, en waarop de projectvoortgang kan bewaakt worden?
Gelieve ook aan te geven hoe de validatie en formele goedkeuring van de mijlpaaleindproducten (en eventuele
andere tussenproducten) zal georganiseerd worden (wie, volgens welke procedure, criteria,…) (max. 2.000 karakters).
11
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
4. Projectorganisatie
4.1. Model
4.1.1. Geef schematisch de organisatiestructuur van het project weer, met daarin in het bijzonder ook de positionering
van de “klant” van het project (of de “businessgebruiker” van het projecteindresultaat). (max. 3.000 karakters).
4.2. Projectrollen en verantwoordelijkheden
4.2.1. Welke rollen zijn voorzien in de organisatie van het project, en wat zijn hun precieze verantwoordelijkheden en
taken. (max. 2.000 karakters)
Projectsponsor of –beslissingsnemer, Project Manager, Architect, Businessgebruiker/expert, Analist/Ontwerper, Ontwikkelaar, Tester,..
4.3. Projectgroepen
4.3.1. Welke projectgroepen zijn voorzien in de organisatie van het project? Wat zijn de definitie en
verantwoordelijkheden van die groepen? Hoe zullen ze samengesteld zijn: welke projectrollen, ingevuld door
wie van welke organisatie, van welke partner? Wat is de frequentie van samenkomst van die groep, en wordt de
agenda en verslaggeving van die samenkomsten georganiseerd? (max. 2.000 karakters)
Projectstuurgroep, Project Management Groep, Businesswerkgroep, Businessvalidatiegroep, Technische werkgroep, Technische validatiegroep,..
4.3.2. Op welke wijze wordt rekening gehouden met de gebruiker (uit de betreffende doelgroepen zoals bepaald in
1.2.1)?
(max . 1000 karakters)
Geef aan op welke wijze binnen het project mogelijke aanpassingen / opmerkingen door de gebruikers verwerkt worden in de beoogde tussen- of
einddoelstellingen en welke partner hiervoor verantwoordelijk is.
4.3.3. Beschrijf de wijze waarop de testgroep(en) worden samengesteld en welke partner(s) hiervoor verantwoordelijk
is(zijn). Verantwoord de grootte van de groep(en) en de gekozen aanpak. (max . 2.000 karakters)
Welke methodiek zal gehanteerd worden om de testgroep en de controlegroep samen te stellen? Hoe wordt de objectiviteit, een voldoende
steekproefgrootte en een weergave van de diversiteit van de doelgroep gegarandeerd in de samenstelling?
4.3.4.
I.v.m. de partnershipwerking. Beschrijf specifiek die werking in het project: wat is de specifieke rol van elk van
de partners in het project is (bv. inhoudelijke bijdrage, technische bijdrage, financiële inbreng, sponsoring,…),
wat is de meerwaarde van de samenwerking voor elk van de partners,…?. (max. 2.000 karakters).
U dient [email protected] een door alle partners van het samenwerkingsverband ondertekende samenwerkingsovereenkomst te bezorgen
waarin deze samenwerking door hen officieel wordt bevestigd, en waarbij duidelijkheid wordt verschaft omtrent de projectfinanciering. Hiervoor
vindt u een model van ‘samenwerkingsovereenkomst’ in de bijlagen van deze oproep. Deze samenwerkingsovereenkomst dient u naar waarheid,
correct en volledig in te vullen zonder er iets aan te wijzigen.
12
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
4.3.5. Wat is de voorgeschiedenis (doelgroep, technologisch, … ) van het ingediende project bij de verschillende
partners in het samenwerkingsverband? (max. 2.000 karakters)
Indien één of meerdere eerder ingediende projecten aan de basis liggen, dan dient dit hier weergegeven te worden.
4.3.6. Hebben de organisaties uit het samenwerkingsverband ervaring en expertise met de thematiek die behandeld
wordt in het project en de beoogde doelgroep(en)? Licht die ervaring per partner hieronder bondig toe. (max. 500
karakters per partner,- aan te v ullen indien meer dan 3 partners)
Partner
Ervaring en expertise Ervaring en expertise in Bijkomende relevante ervaring en
in verband met de
verband met de
expertise. Hoe past het project in
thematiek
doelgroep(en)
de strategie van de partner?
1.
2.
3.
…
4.4. Projectomgeving
4.4.1. Beschrijf de omgeving(en). (max . 2000 karakters)
Waar wordt het project uitgevoerd en afgeleverd, in zijn verschillende fasen?
Is dit in één of meerdere woonzorgcentra, welke, …
Is die omgeving verschillend van de plaats waar het eindresultaat in de realiteit zal toegepast worden? Wat is hier de reden toe?
In dit verband ook aangeven hoe de gegevensuitwisselbaarheid kan getest worden.
5. Projectbudget
5.1
Personeelsplan
5.1.1. Vul hieronder de gegevens in van het personeel – ook van eventueel nieuw aan te werven personeel – dat u zult
inzetten voor de organisatie van het project en waarvan de personeelskosten worden opgenomen in de
begroting.
Wat zijn de kwalificaties, de vakkennis, de ervaring en de achtergrond van de personen die bij het project betrokken zijn?
Voor- en achternaam
Taak in het
project
Profiel(
kwalificaties,
relevante kennis
en ervaring)
Periode
(van ... tot ...)
Tijdsbesteding
%
%
%
%
%
13
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
5.1.2. De projectbegroting moet worden ingevuld in één van de bijlagen bij deze oproep.
In het document ‘Projectbegroting’ bij het aanvraagformulier dient een gedetailleerde begroting te worden opgenomen voor de volledige looptijd van
het project. Die bestaat uit een globale begroting en een begroting per kalenderjaar dat het project loopt.
Deze begroting moet een gedetailleerde raming van alle kosten bevatten, ongeacht of die volledig door de subsidie worden gedekt of niet. De
projectbegroting en het projectplan dienen als beoordelingsbasis voor een realistische inschatting (o.a. van de opgegeven personeelsbehoefte,…).
De kosten die in aanmerking worden genomen voor de berekening van de subsidie zijn beperkt. Hierbij wordt onder andere met de volgende
aspecten rekening gehouden:
Wat is de verwachte output in verhouding tot de ingezette (overheids)middelen?
Wat is de verhouding tussen de ingezette overheidsmiddelen en de private middelen?
Welk aandeel van de projectbegroting financiert de indiener en het samenwerkingsverband met projecteigen opbrengsten?
Welk aandeel financiert de indiener en het samenwerkingsverband met de subsidie?
Is de projectbegroting in evenwicht? Zijn de kosten gelijk aan de opbrengsten?
Is de begroting in evenwicht? Zijn de voorziene uitgaven gedekt door de verwachte financiering (waar de subsidie een deel van is)?
6. Projectbereik, -kwaliteit en planning
6.1
Bereik.
6.1.1. Businessarchitectuur. Geef een high level overzicht van businesscomponenten, businessactoren en van de
manier waarop de diverse actoren kunnen samenwerken in de oplossing van uw project, inclusief informatie uitwisseling tussen de woonzorgcentra en externe actoren.
Inclusief momenteel gekende belangrijkste informatiestromen tussen de WZC en externe actoren: opname nieuwe WZC bewoner, opname en
ontslag ziekenhuis, opvolging en actualisatie zorg (,opsporing vermiste personen). (max . 2.000 karakters)
6.1.2. Businessprocessen en -functionalteiten. Beschrijf hier welke businessprocessen, scenario‟s,… door de
oplossing zullen ondersteund worden, en met welke functionaliteiten. (max . 2.000 karakters)
In dit verband werden ook vermeld als bijzondere aandachtspunten:

Uitwisselbaarheid van gegevens. Gezien het toenemend transmuraal karakter van de zorg wordt uitwisselbaarheid van gegevens steeds
belangrijker. Ook voor de interne werking van het woonzorgcentra is een goede uitwisselbaarheid van gegevens met andere
zorgverstrekkers en voorzieningen van groot belang.

Toegankelijkheid.

Gebruiksvriendelijkheid. Voor elke actor dient bepaald te worden wat de meest aangewezen interface wordt om de voor hem
toegankelijke gegevens uit het EBD te benaderen.
6.1.3. Technische architectuur. Geef een high level overzicht van de technische componenten en hun samenhang in
de oplossing van uw project, ter realisatie van de businessarchitectuur, inclusief die voor gegevensuitwisseling
tussen de woonzorgcentra en externe actoren. (max . 2.000 karakters)
6.1.4. Technische modules en componenten. Beschrijf hier de modules en componenten die het project zal
ontwikkelen om de businessarchitectuur en –functionaliteiten te realiseren. Beschrijf hier ook welke modules en
componenten uit andere oplossing zullen gebruikt worden (e-Health, Vitalink, Belrai,…) (max . 2000 karakters)
6.1.5. Informatie over het type van gegevens dat zal opgeslagen en gedeeld worden. (max . 2.000 karakters)
– Welk gegevens zullen worden gedeeld?
– Zijn die gegevens gestructureerd opgebouwd?
– Maakt dit deel uit van een groter geheel? Indien ja, beschrijf dit.
– Worden deze gegevens reeds gedeeld, in andere projecten of door andere gebruikers?
14
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
– Wie mag wat doen met deze gegevens?
– Wat zijn de verdere evoluties van deze gegevens of ruimere context?
– Zijn deze gegevens reeds opgeslagen in een gegevensbron met gezondheids- of welzijnsinformatie? Welke?
– Is het dataformaat van de gegevens gestandaardiseerd?
– Betreft dit een open standaard?
– Is de interpretatie van deze standaard duidelijk en uniform?
– Is dit een gedragen standaard, en wordt die ondersteund door de sector?
– Wie mag gegevens aanmaken, wijzigen, schrijven of verwijderen?
– Welke mogelijkheden heeft de zorggebruiker (patiënt/cliënt) om zijn gegevens te consulteren of wijzigen?
– Hoeveel gegevens (data) zullen worden uitgewisseld in de verschillende fases van het project, en na productie?
– Hoeveel gebruikers zullen na 2 jaar dit gegeven delen? Gebruik een percentage van de totale betreffende doelgroepen. Bepaal eventueel
tussentijdse doelstellingen.
– …
6.1.6. Hoe voorziet u de desgevallende problematiek van datamigratie/conversie naar de nieuwe oplossing aan te
pakken? (max . 1000 karakters)
6.1.7. Aanbevelingen en standaarden. Van welke, andere dan boven vermelde, toepasselijke -relevante formele en/of
de-facto standaarden maakt de oplossing van uw project gebruikt? (max . 1000 karakters)
In dat verband: centraal in de informatisering staat het Elektronisch BewonersDossier (EBD). Aangenomen wordt dat de kwaliteit en het gebruik
van het EBD een rechtstreekse invloed heeft op de kwaliteit van de verstrekte zorgen en huisvesting. Momenteel loopt er voor het eWZCprogramma een traject voor het formuleren van aanbevelingen i.v.m. EBD, op het vlak van marktwerking, wetgeving, uniforme codering en
uitwisselingsstructuur om zo de interoperabiliteit en multidisciplinaire samenwerking te garanderen doordat iedereen de data op ondubbelzinnige
manier kan interpreteren en zo de gegevens van kwalitatief niveau zijn,… De conclusies dienen beschikbaar te zijn in het voorjaar van 2014 en
zullen dienen te worden meegenomen in de voorziene informatiseringsprojecten. De projecten onderling maken afspraken zodat de verschillende
producten complementair zijn op basis van een gemeenschappelijke thesaurus en de uitwisselbaarheid van de bouwstenen.
6.2.
Kwaliteit.
Omschrijf op welke manier het project tegemoet komt aan de criteria van kwaliteitsvolle zorg en hoe u deze zal
bewaken binnen de evolutie van het project? (max . 750 karakters per criterium)
Beschrijf binnen de opgegeven definities hoe in het project onderstaande criteria van kwaliteitsvolle zorg gerealiseerd/bewaakt worden. In de verwerkte
resultaten van het project kan de evolutie tot het bekomen van deze criteria aangetoond worden door objectieve meetgegevens, aanpassingen aan project
op basis van de reacties van de gebruiker, …
De ICT architect van het consortium zal mee toekijken op de technische kwaliteiten van de oplossing. Gelieve aan te geven kwaliteitscategorieën als prioritair
gezien worden en welke maatregelen genomen worden om de kwaliteit van de oplossing te waarborgen,. Bijvoorbeeld: een validatiedienst voor een
uitwisselingsstandaard, een bepaald continuïteitsvoorziening, een methode om tot een uitwisselingsstandaard te komen, ….
Effectiviteit
6.2.1.
Hierbij wordt gekeken of een
interventie, zoals een preventieve
service, diagnostische test, of
therapie, betere resultaten geeft
dan alternatieven, inclusief het
alternatief van niets doen.
Efficiëntie
Vermijden van verspilling, met
inbegrip van uitrusting,
benodigdheden, ideeën en
energie. Gebruiksvriendelijkheid is
een kernvoorwaarde om efficiëntie
te bekomen.
Zorgbehoevende gestuurd
Respectvol inspelen op de
individuele zorgbehoevende
15
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
voorkeuren, behoeften en
waarden, en ervoor te zorgen dat
de zorgbehoevende betrokken
wordt bij alle beslissingen.
Tijdigheid
Het verminderen/vermijden van
wachttijden en de soms
schadelijke vertragingen voor
zowel degenen die zorg
ontvangen als degenen die zorg
geven.
Toegankelijkheid
Verlenen van zorg die niet varieert
in kwaliteit als gevolg van
persoonlijke kenmerken zoals
geslacht, etniciteit, geografische
locatie en sociaaleconomische
status. Inzicht in de zorgkwaliteit
voor alle betrokkenen vereist
gepaste toegang mogelijkheden
tot de zorginformatie
Beschikbaarheid
Een breder gebruik van ICT
impliceert ook een sterkere
afhankelijkheid en resulteert in
grotere implicaties bij calamiteiten.
Samenwerking en
uitwisselbaarheid
Woonzorg is geen eiland. Een
EBD staat in relatie met andere
zorginformatie. Een goede
uitwisselbaarheid van informatie
en koppelbaarheid van de
zorgsystemen zijn voorwaarden
om ahv een eenduidige taal en op
een eenduidige manier tot
informatiedeling over te gaan en
de multidisciplinaire
samenwerking aan te gaan
Betrouwbaarheid en
Onderhoudbaarheid
Zorgsystemen moet beheersbaar
blijven. De nadruk moet bij de
zorg blijven Dit vereist dat het
zorgsysteem foutbestendig,
herstelbaar en volwassen is.
Veiligheid
Zorgbehoevenden dienen te
worden beschermd tegen schade
veroorzaakt door het zorgsysteem.
Vermindering van het risico en het
waarborgen van de veiligheid
vragen specifieke vereisten voor
meer aandacht voor systemen die
helpen bij het voorkomen en het
inperken van fouten. Dit houdt ook
de veiligheid van
persoonsgegevens in en het
beschermen van de privacy van
de patiënten en de gebruikers.
6.3. Planning
6.3.1. Geef hier een overzicht van de planning van uw project, met de verschillende fasen, taken, mijlpalen en
bijhorende eindproducten, inclusief de coördinatie met andere projecten en initiatieven en de effectieve
16
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
inproductiestelling, uitrol (documentatie, opleiding,…) / ingebruikname, en nazorg van de oplossing. (max. 2.000
karakters).
6.3.2. Verdere uitrolperspectieven. (max. 2.000 karakters).
De ambitie is om op een zinvolle manier de informatisering van de woonzorgcentra als primaire doelgroep en bij de uitbreiding de informatisering
van de secundaire doelgroepen te verbeteren. Dat veronderstelt de uitrol van de ontwikkelingen over een zo groot mogelijk aantal doelgroepen.
Dat kan door:



De zorgmeerwaarde als resultaat voorop te stellen
Een goede communicatie te organiseren (door de koepels)
De softwareleveranciers te motiveren om de (financieel ondersteunde) ontwikkelingen voor een brede markt toegankelijk te maken.
Wat dat laatste betreft bestaat de bezorgdheid dat er tussen pilootversie en uitrolversie nog een lastige weg is af te leggen. De vraag aan de kant
van de voorzieningen en de betrokkenheid van de overheid kan de leverancier het nodige comfort bieden dat men tot een rendabele activiteit kan
komen, maar deze afweging is best voor aanvang van het project te maken.
–
–
–
–
–
–
–
–
Hoe zal het project verder worden verbreed naar heel Vlaanderen?
Hoe worden alle betrokken actoren bereikt?
Hoe kan elke betrokken partij worden overtuigd om deze oplossing te gebruiken, de betreffende gegevens uit te wisselen? (What's In It For Me)
Geef aan hoe de producenten van software van alle betrokken zorg- en hulpverleners en zorggebruikers (patiënten/cliënten) zullen worden
overtuigd om de noodzakelijke aanpassingen uit te voeren.
Geef aan hoe u zal samenwerken met alle betrokken partijen om dat project te realiseren
Toon aan dat bij alle betrokken partijen een draagvlak en noodzaak bestaat om dit type gegeven te delen.
Hoe worden alle partijen betrokken bij het project en welke mogelijkheid tot inspraak is voorzien?
Is dit project uitbreidbaar naar andere doelgroepen?
17
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
7. Samenvatting en Ondertekening
7.1.
Omschrijving van het volledige project
7.1.1. Geef een omschrijving van het volledige project met inbegrip van zorgnood, probleemstelling, doelgroep, plan
van aanpak, de strategie voor commerciële uitrol of potentieel voor sociaal ondernemerschap, bondige
beschrijving van de cruciale partners en hun individuele bijdrage. (max. 5.000 karakters)
Hiertoe kunnen elementen uit eerdere rubrieken hergebruikt worden, aangevuld met het plan van aanpak, de uitrolstrategie en bijkomende
relevante elementen om het project toe te lichten en te verdedigen.
De verschillende vragen van de aanvraag richten zich steeds op een specifiek onderdeel van het project, wat een vertekend beeld kan opleveren.
In deze laatste vraag kan de aanvrager daarom in zijn eigen woorden een duidelijke omschrijving geven van het project. Deze informatie zal niet
worden gepubliceerd.
18
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
8.2.
Ondertekening
8.2.1. Vul de onderstaande verklaring in.
Ik verklaar dat ik dit aanvraagformulier naar waarheid, correct en volledig heb ingevuld.
Ik geef de toestemming aan de cel coördinatie van eWZC om elk nazicht, elk onderzoek of elke controle te doen die noodzakelijk is voor
de behandeling van deze aanvraag.
De indiener verbindt zich ertoe de voorwaarden na te leven van de beslissing van de Vlaamse Regering van 14 december 2012 tot goedkeuring
van het voorstel om de oproep tot lancering van de projecten te realisatie van eWZC.
Het aanspreekpunt, vermeld onder rubriek 0., verklaart dat zowel hij zelf als de andere bij het project betrokken organisaties, vermeld onder
diezelfde rubriek:
o voldoen aan de regelgeving van toepassing in het Vlaamse Gewest;
o op de indieningsdatum van de steunaanvraag geen achterstallige schulden bij de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid hebben noch
een procedure op basis van Europees of nationaal recht lopen hebben waarbij een toegekende steun wordt teruggevorderd;
o met betrekking tot dezelfde in aanmerking komende kosten als deze vermeld onder de projectbegroting nog geen aanvraag voor steun
hebben ingediend bij de Vlaamse overheid of het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin. In dat geval is de steunaanvraag
immers onontvankelijk tenzij de eerdere aanvraag is afgerond met een negatieve beslissing.
datum
plaats
dag
maand
jaar
naam van de indiener
functie
handtekening
Indien het aanspreekpunt of een of meerdere van de bij het project betrokken instanties een onderneming is,
dient elk van hen bovendien de verklaring op eer binnen de bijlagen behorende bij deze oproep te
ondertekenen.
Ik v erklaar op eer dat de onderneming in een periode v an drie belastingjaren (het lopende en de 2 v oorgaande) nog geen 200.000 euro de-minimissteun heeft
ontv angen (met inbegrip v an de huidige aanv raag), ongeacht de ov erheidsinstantie v an w ie de de-minimissteun w erd v erkregen, en ongeacht de
inv esteringen/projecten waarvoor de de- minimissteun werd v erkregen. Voor ondernemingen die actief zijn in het w egv erv oer is de de-minimissteun beperkt tot
100.000 euro ov er een periode v an 3 belastingjaren. Alle de-minimissteun uit de referentieperiode dient opgeteld te w orden. De door de Vlaamse ov erheid
toegekende steun in het kader v an de ‘oproep projecten’ v ormt immers de-minimissteun op basis v an Verordening Nr. 1407/2013 v an de Commissie v an 18
december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen 107 en 108 van het Verdrag betreffende de w erking v an de Europese Unie op de-minimissteun, (EU
Publicatieblad v an 24 december 2013, L 352/1). Indien de onderneming het plafond van de de-minimissteun overschrijdt, zal het volledige bedrag aan toegekende of
uitbetaalde steun in het kader v an de ‘oproep projecten’ komen te v erv allen of w orden teruggev orderd, alsook het gedeelte v an deze steun dat dit plafond niet
ov erschrijdt.
Aan wie bezorgt u de aanvraag?
De ondertekende versie van het aanvraagformulier en haar bijlagen ‘projectbegroting’, ‘samenwerkingsovereenkomst’ en de ‘verklaring op eer’, alsook uw
eventuele ander bij uw projectvoorstel gevoegde bijlagen, zijnde:
Document
Datum
Naam bestand
Elektronische versie moet voor donderdag 15/05/2014 om 12 uur ontvangen zijn bij [email protected] en de papieren versie bij
Coördinatie eWZC
Consortium van koepelverenigingen Ouderenzorg
Guimardstraat 1
1040 Brussel
19
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
20
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
Bijlage 1: Samenwerkings ov er eenk omst
De onderget ek enden
a) ............................. voor de zorgactor (NAAM PERSOO N + NAAM EN ADRES ZORGACT O R(EN ))
b) ............................. voor
BEDRIJF S LEVEN )
het
bedrijfslev e n
(NAAM
PERSOON
+ NAAM
EN
ADRES
PARTN E R(S)
komen overeen dat:
- zij voor gezamenlijk e rekening samenw erk en bij het uitvoeren van het project (NAAM VAN HET PROJECT ) dat
beschrev en staat in het aanvraagf orm ulier voor de indiening van eWZC-projecten - oproep voorjaar 2014.
- de overeenk omst in werking treedt op STARTD AT U M VAN HET PROJEC T (dd.-mm-jjjj) en loopt tot en met EINDDAT U M
VAN HET PROJEC T (dd.-m m -jjjj).
- zij één van de partners uit het samenw erk ingsv erband (NAAM EN ADRES ZORGACT OR OF PARTN ER BEDRIJFSL EVEN)
machtigen om als indiener op te treden voor het project (NAAM VAN HET PROJ EC T ).
- de partners uit het samenw erk ingsv erband (NAAM EN ADRES ZORGACT O R(EN ) OF PARTN ER (S) BEDRIJF SLE VEN) de
volgende bijdrage of prestaties leveren aan het project (BEKN OPT E BESCH RI J VIN G PER PARTNER VAN HET
SAMEN W ER KI N G SVER BAN D VAN DE CONCEPT U ELE- INHOUDELI J KE BIJDRAG E).
- het project begroot wordt op (TOTALE PROJEC T KO ST EN IN EUR) en de partijen zich engageren tot een financiële bijdrage
van minstens 20% in het project.
- de partijen hun te betalen financiële bijdrage van minstens 20 % onderling bepalen, nl.: (NAAM + INBREN G IN EUR PER
PARTN ER VAN HET SAMEN W ER KI N GS VER BAN D ).
- zij ervan uitgaan dat zij intensief zullen samenw erk en in een open, duidelijk e communic atiestruct uur en het project jegens
elkaar te goeder trouw zullen uitvoeren.
- zij verklaren dat het samenw erkingsv erband een boekhouding voert die toelaat de projectkost en eenduidig te
identific eren en dat het samenw erk ings v erband een jaarlijks activiteitenv erslag public eert.
Aldus overeengek om en en in (AANT AL) exemplaren door alle betrokk en partijen ondertek end te (LOCATI E) op (DATU M).
a) voor de zorgact or(en)
b) voor het bedrijfslev en
HANDTEKENI N GEN + NAMEN + FUNCTIES
21
Formulier voor indiening van e-WZC-projecten - oproep voorjaar 2014
Bijlage 2: verklaring op eer
Het door de Vlaamse overheid voorziene steunbe drag vormt ‘de minimis’ steun, toegeke nd op basis van
Verordening Nr. 1407/2013 van de Commissie van 18 december 2013 betreffende de toepassing van de artikelen
107 en 108 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie op de-minimissteun, (EU Publicatieblad
van 24 december 2013, L 352/1).
Deze verordenin g vereist dat de begunstigd e in een periode van drie belastingsjare n (het lopend e en de 2
voorgaan de) nog geen 200.000 euro ‘de minimis’ steun heeft ontvang en, ongeacht de overheidsinstantie van wie
‘de minimis’ steun werd verkregen, en ongeacht de investeringen/projecten waarvoor ‘de minimis’ steun werd
verkregen. Alle ‘de minimis’ steun uit de referentieperiod e dient dus opgeteld te worden.
Indien de onderneming dit plafond overschrijdt, moet het volledige bedrag ‘de minimis’ steun worden
teruggevorderd, ook het gedeelte van de steun dat het plafond niet overschrijdt.
Door te bevestige n, verklaart de begunstigde op eer dat zij aan alle voorwaarden van deze verordening voldoet.
Organisatie
Datum
Aanvraagformulier voor de oproep projecten – najaar 2013
22