Infopakket aanvragen digitale toetsen Om tegemoet te komen aan

Infopakket aanvragen digitale toetsen
Om tegemoet te komen aan de vragen die er binnen academies leven ten aanzien van het aanvragen
van digitaal toetsen, is dit informatiepakket ontwikkeld. Hierin staat beschreven welke stappen
ondernomen moeten worden om deze toets op een veilige manier af te nemen?
Binnen Avans Hogeschool wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten digitale toetsen die via
diverse softwarepakketten worden afgenomen. De procedures voor deze toetsen zijn daarom niet
altijd gelijk. In onderstaand document zijn zes verschillende digitale toetsen uitgewerkt. Per digitale
toets staat beschreven wie er betrokken zijn, wat het LIC verwacht van de academies en wat de
academies mogen verwachten van het LIC.
De zes mogelijke digitale toetsen zijn:
1. Blackboard toetsen
2. Hogeschooltaal toetsen
3. Mediaplus – office toetsen
4. Toetsen via een eigen netwerk (programmeren, cad/cam)
5. Landelijke (PABO) toetsen
6. Een combinatie van Excel/Word/SPSS etc. met Blackboard
Via het klikken op één van de bovenstaande linken in combinatie met het ingedrukt houden van de
CTRL-toets, kom je direct op de juiste pagina.
Uitgangspunt voor het aanvragen van digitale toetsen bij het LIC is het besluit van het CvB:
Voor alle summatieve digitale toetsen moet per periode per toets op voorhand groen licht worden
gegeven.
Voor alle digitale toetsen geldt dat het gebruik van Kurzweil vraagt om extra beveiligingsmaatregelen.
Het LIC adviseert om hierover vooraf contact op te nemen met de examencommissies van de
betrokken opleidingen.
1. Toetsen die via Blackboard worden afgenomen







Wat verwacht het LIC van de academies:
Bereikbaarheid van een verantwoordelijke docent, een eLCO en een examencommissielid
tijdens de toets.
De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Tanja van Grinsven) door op welke datum en
tijdstip er een toets is gepland is. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn
van de geplande toets. Gebruik voor de aanvraag van de toets het schema in bijlage 1.
De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de
verantwoordelijke docent).
De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in
de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.
De eLCO zorgt ervoor dat er een wachtwoord op de Lockdown Browser is ingesteld en dat dit
wachtwoord op een correcte manier (hoofd/kleine letters) is doorgegeven aan de
tentamenorganisatie.
De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het
opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.
Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en
de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten:



Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen voldoende veilig zijn.
Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:
- Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.
- Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen
afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.
- Rood licht: de toets is niet veilig.
Het LIC onderhoudt de kennis rond digitaal toetsen en de beschikbare beveiliging en schoolt
waar nodig de eLCO’s.
2. Hogeschooltaal
Wat verwacht het LIC van de academies:








Aanwezigheid van een contactpersoon
De contactpersoon vanuit de academie geeft aan het LIC door op welke datum en tijdstip er
een toets is gepland door een mailtje te sturen aan [email protected] met een cc
aan Tanja van Grinsven. Het LIC moet 2 weken voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de
geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema
in bijlage 1.
De contactpersoon stuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een lijst met
ingeschreven studenten in de vorm van een Excel bestand. In deze lijst zijn opgenomen:
studentnummer, voornaam, achternaam en eventueel toegekende extra tijd.
De contactpersoon geeft door om welke toets het gaat, het niveau van de toets en de beginen eindtijd van de toets.
De contactpersoon ziet er op toe dat de studenten een instructie krijgen over het gebruik van
het programma en wat er van hen wordt verwacht om aan de eisen te voldoen.
De contactpersoon ziet er op toe dat de aanwijzingen voor de student en de surveillant die het
LIC stuurt, worden gekopieerd en in de examenenveloppen worden gestopt.
De contactpersoon verwerkt de resultaten van de toetsen in Osiris.
De contactpersoon ziet toe op de verspreiding van de behaalde certificaten.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten:





Het LIC stelt de toets beschikbaar voor de studenten die zijn aangemeld door de
contactpersoon.
Het LIC verstuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een handleiding voor het maken
van de toets voor studenten en voor surveillanten.
Tijdens de toets is een medewerker van het LIC telefonisch beschikbaar.
Het LIC verstuurt 3 werkdagen na het afnemen van de toets de definitieve toets-scores.
Het LIC stuurt een Excel bestand met studenten die in aanmerking komen voor een
Hogeschooltaal-certificaat naar het secretariaat van Hogeschooltaal..
3. Mediaplus – Office toetsen
Wat verwacht het LIC van de academies:







Aanwezigheid van een contactpersoon.
De contactpersoon geeft aan het LIC door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland
door een mailtje te sturen aan [email protected] met een cc aan Tanja van Grinsven.
Het LIC moet 2 weken voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de
aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.
De contactpersoon stuurt uiterlijk 2 weken voor aanvang van de toets een lijst met
ingeschreven studenten in de vorm van een Excel bestand. In de lijst zijn opgenomen:
studentnummer, voornaam, achternaam en eventueel toegekende extra tijd.
De contactpersoon geeft door om welke toets het gaat en de begin- en eindtijd van de toets.
De contactpersoon ziet er op toe dat de studenten een instructie krijgen over het gebruik van
het programma en wat er van hen wordt verwacht om aan de eisen te voldoen.
De contactpersoon ziet er op toe dat de aanwijzingen voor de student en de surveillant die het
LIC stuurt, worden gekopieerd en in de examenenveloppen worden gestopt.
De contactpersoon verwerkt de resultaten van de toetsen in Osiris.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten?




Het LIC stelt de toets beschikbaar voor de studenten die zijn aangemeld door de
contactpersoon.
Het LIC verstuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een handleiding voor het maken
van de toets voor studenten en voor surveillanten.
Tijdens de toets is een medewerker van het LIC telefonisch beschikbaar.
Het LIC geeft de contactpersoon aanwijzingen voor het ophalen van de toets-scores uit het
systeem.
4. Toetsen via een eigen netwerk (programmeren, cad/cam)
Wat verwacht het LIC van de academies:





Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent
De contactpersoon vanuit de academie vraagt de toets aan bij het LIC (Eky Fioole en Tanja
van Grinsven) met vermelding van de datum en het tijdstip waarop de toets wordt afgenomen.
Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de
aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.
De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in
de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.
De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het
opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.
Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en
de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten:


Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen afdoende beveiligd zijn.
Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:
- Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.
-
Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen
afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.
Rood licht: de toets is niet veilig.
5. Landelijke (PABO) toetsen







Wat verwacht het LIC van de academies:
Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent, eLCO of een contactpersoon tijdens de
toets.
De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Tanja van Grinsven) door op welke datum en
tijdstip er een toets is gepland. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van
de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het
schema in bijlage 1.
De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de
verantwoordelijke docent).
De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in
de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.
De contactpersoon zorgt voor de verspreiding van inlognamen en wachtwoorden onder de
studenten die zich hebben ingeschreven voor deze toetsen.
De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het
opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.
Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en
de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten:



Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen genoeg geborgd kunnen
worden.
Het LIC geeft binnen één werkdag reactie op de aanvraag. Het LIC reageert binnen één
werkdag op de aanvraag met:
- Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.
- Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen
afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.
- Rood licht: de toets is niet veilig.
Het LIC houdt de kennis up to date en geeft de mogelijkheid om eLCO’s te scholen.
6. Digitale toetsen m.b.v. Excel/Word/SPSS etc., eventueel in combinatie met Blackboard
Het gebruik van deze toetsen wordt door het LIC afgeraden, omdat de veiligheid van deze
toetsen minder goed geborgd kan worden.


Wat verwacht het LIC van de academies:
Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent, een eLCO en een examencommissielid
tijdens de toets.
De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Tanja van Grinsven) door op welke datum en
tijdstip er een toets is gepland. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van
de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het
schema in bijlage 1. .








De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de
verantwoordelijke docent).
De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in
de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.
De eLCO zorgt voor een extra course waarin het tentamen wordt afgenomen, waarbij alleen
de eLCO de studenten kan enrollen. De eLCO zorgt ervoor dat de studenten één dag voor
aanvang van het tentamen enrollt zijn in de course.
De eLCO zorgt ervoor dat studenten die zichzelf te laat hebben ingeschreven 15 minuten voor
de toets de mogelijkheid hebben zichzelf te enrollen middels een wachtwoord (dat alleen
beschikbaar wordt gemaakt in het tentamenlokaal). Na 15 minuten verandert de eLCO de
instellingen weer op enrollen via cursusleider/systeembeheerder.
De studenten leveren de toets in via een Assignment.
De eLCO zorgt ervoor dat de tentamencourse is beveiligd met een wachtwoord en dat dit
wachtwoord op een correcte manier (hoofd/kleine letters) is doorgegeven aan de
tentamenorganisatie.
De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het
opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.
Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en
de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.
Wat mogen de academies van het LIC verwachten:



Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen genoeg geborgd kunnen
worden.
Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:
- Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.
- Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen
afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.
- Rood licht: de toets is niet veilig.
Het LIC houdt de kennis up to date en geeft de mogelijkheid om eLCO’s te scholen.
Bijlage 1: Aanvraagformulier digitale toetsen
Aan
Eky Fioole/Tanja van Grinsven (LIC)
Met een cc naar:
Onlinetaalsupport(Hogeschooltaal)of onlinetraining(mediaplus) (LIC)
Servicedesk DIF
Blackboard Informatie (DIF)
Van
Toets
Academie
Opleidingen
Kwartaal / Collegejaar
Toetsmoment
Lokalen
Generieke checkvragen
Met welk doel wordt de
toets afgenomen?
Met welk toetsprogramma
wordt de toets afgenomen?
Aanspreekpunt academie
tijdens afname toets?
Plan B aanwezig?
Beveiliging toets?
Mailopties tijdens toets?
Toetsmiddel
1
eLCO van de academie
Verantwoordelijke docent
Naam van de toets
Naam van de academie
Naam/namen van de opleiding(en)
Kwartaal/collegejaar
1) Eerste kans: datum en begin- en eindtijd
2) Tweede kans: datum en begin- en eindtijd
Tweede kans
Eerste kans
Lokalen
Lokalen
Summatief/formatief
Blackboard/Hogeschooltaal/Mediaplus/Eigen netwerk/Landelijke
toetsen/ExcelWordSPSS etc. via Blackboard1
1) Naam verantwoordelijke docent + telefoonnummer
2) Naam eLCO van de academie + telefoonnummer
3) Naam examencommissie lid + telefoonnummer
Ja/nee
Papieren versie van de toets / Uitstellen tentamen i.o.m. de
examencommissie
‐ Via wachtwoord.
‐ Via inzet van de LockDownBrowser
‐ Toets is pas beschikbaar (via ingestelde klok) op starttijd toets.
Gedurende toets is het niet mogelijk dat de student het toetsscherm
verlaat. Als het toetsprogramma dit wel toelaat; hoe ga je zoveel
mogelijk ondervangen dat studenten niet gaan e-mailen?
Vaste computer/Laptop
Streep door wat niet van toepassing is
Bijlage 2: Checklist bij summatief digitaal toetsen
Binnen Avans wordt er gebruik gemaakt van verschillende summatieve digitale toetsen. Deze
checklist is daarom verdeeld in een aantal generieke vragen en vragen die dieper ingaan op het
gebruik van de toetsmodule in Blackboard en de daarbij in te stellen toetsopties.
Beantwoord de generieke vragen voor elke toets afzonderlijk:
* Met welk doel wordt de digitale toets afgenomen: formatief of summatief?
Is er ook een juiste relatie met de OER gelegd (vermelden van eventuele bonuspunten?)
* met welk toetsprogramma wordt de toets afgenomen? (Blackboard, Online Office/Online
Taaltoetsen, eigen toetsen).
* Is de docent die verantwoordelijk is voor de toets beschikbaar tijdens de afname van de toets
(inclusief telefoonnummer)?
* Is de eLCO beschikbaar tijdens de afname van de toets (inclusief telefoonnummer)?
* Is er tijdens de afname van de toets vanuit de academie/opleiding iemand beschikbaar, die zowel in
kan grijpen bij problemen maar die ook kan/mag beslissen over de te nemen maatregelen
(bijvoorbeeld de vertegenwoordiger van de examencommissie is bereikbaar is bij problemen).
* Heeft de academie/opleiding die digitaal toetst, een ‘plan B’ (uitwijkoptie zoals een papieren editie
van de toets) beschikbaar in het geval zich storingen voordoen bij de afname van een toets.
* Wordt de toets pas in het tentamenlokaal beschikbaar gesteld via het vrijgeven van een wachtwoord
of een andere vorm van beveiliging?
* Zijn tijdens de afname van een toets de mailopties uitgeschakeld?
Gebruik van de toetsmodule van Blackboard:
In Blackboard bestaan 2 afgeschermde mogelijkheden om toetsen af te nemen, de test (voor toetsen)
en het assignment (gericht op het maken van opdrachten). Beide opties kunnen zowel met een
formatief als een summatief doel worden ingezet. De eisen die aan de beveiliging worden
gesteld, kunnen daarmee verschillen. Nieuw in Blackboard is dat assignments (het inleveren van
opdrachten) niet alleen individueel gemaakt kunnen worden, maar ook toegewezen kunnen worden
aan een groep studenten.
Voor het inschatten van de risico’s gebruiken we bij Avans de volgende checklist:

wordt er gebruik gemaakt van het Assignment of de Testfunctie in Blackboard? Het gebruik van
toetsdocumenten in Blackboard wordt sterk afgeraden. Hierbij gaat het om het plaatsen van
documenten met daarin vragen/opgaven die gebruikt worden voor een toets.

Hoe zijn de toetsopties in Blackboard ingesteld? Bij summatieve toetsen of assignments gelden
de volgende voorwaarden:
- de test (toets) of het assignment is voorzien van een datum/tijdslot in zowel het Learning System
als in het bijbehorende gedeelte van het Content System.
-
De student mag de toets maar 1 x maken. Dit betekent echter dat er te allen tijde vanuit
de academie een eLCO of docent bereikbaar is die bij storingen of problemen de toets
opnieuw vrij kan geven.
-
Een Blackboardtoets wordt bij voorkeur uitgevoerd in combinatie met de
LockDownBrowser. Door de inzet van deze beveiligingssoftware kan een student ten tijde
van de toets geen andere applicaties of browsers opstarten. De LockDownBrowser werkt
echter alleen in combinatie met toetsen in Blackboard.
-
Een toets wordt voorzien van een wachtwoord. Deze wordt pas in de tentamenruimte bekend
gemaakt door de surveillant. Wanneer er sprake is van meerdere toetsen of eenzelfde toets
op meerdere momenten wordt afgenomen, dan wordt er per toets(moment) een wachtwoord
ingesteld.

Bij het gebruik van vragenpools wordt bij gesloten vragen gekozen voor het random
weergeven van de vragen. Het gebruik van de optie ‘Force completion’ wordt afgeraden
vanwege een te zware belasting van de servers.

Daarnaast geldt dat een toets of een assignment niet mag worden afgenomen in een course
waarin studenten schrijfrechten hebben.
Ten aanzien van de toetsorganisatie worden de volgende aspecten gecheckt:


de academie eLCO is op de hoogte en bij voorkeur op voorhand actief betrokken bij de
aanmaak en de keuze van de instellingen van de toets en is ook bereikbaar tijdens de afname
van de toets.

de toets is op voorhand aangemeld bij [email protected] met vermelding van datum,
tijd en het course-id. De Blackboardbeheerders beschikken zo over de nodige informatie en
kunnen de Blackboardservers scherper monitoren en het noodzakelijke onderhoud daarmee
afstemmen op het toetsproces.

de academie/opleiding die digitaal toetst, heeft een ‘plan B’(uitwijkoptie zoals een papieren
editie van de toets) beschikbaar in het geval zich storingen voordoen bij de afname van een
toets.

tijdens de afname van de toets, is er vanuit de academie/opleiding iemand bereikbaar die ook
echt kan ingrijpen en kan/mag beslissen over de te nemen maatregelen.

wanneer er toch voor gekozen wordt dat de toets of het assignment meerdere keren mag
worden opgestart, dan mag een student tijdens de duur van de toets de tentamenruimte niet
verlaten.

De academie draagt er zorg voor dat de toets en de toetsresultaten tenminste 2 jaren worden
bewaard. (vanaf collegejaar 2012-2013 verhoogd van 1 naar 2 jaar).

Bij het aanmaken van een toets worden de volgende richtlijnen van Blackboard in acht
genomen:
o Avoid creating large exams involving many/complex questions and presented all at
once.
o 50 questions are a lot!
o Consider breaking them into smaller exams taken in sequence instead.
o Large exams also create much more server load when submitting the final exam,
which can lead to failures due to application overload when groups of users submit at
the same time - so when taking large in-classroom exams, please stagger the
submissions.
o Train users to save their attempt every 10-15 minutes (but avoid too-frequent saves,
which overload the application).
o Avoid randomized display order for exams using question-by-question display.
o When using random selection of questions from pools, keep the overall exam
especially short.
Om problemen met de weergave van toetsen te voorkomen worden vragen en
antwoordalternatieven zoveel mogelijk als platte tekst zonder opmaak ingevoerd in Blackboard.
Na het klaar zetten van de toets dient men deze te openen om te controleren of alle vragen
correct woorden weergegeven. Controleer dus ook of je daadwerkelijk alle vragen ziet.

Download Report