CFO Magazine: selectie van een ERP-pakket, bezint

it
de selectie van een (erp-)pakket:
bezint voor u begint!
maak de juiste keuze in vijf stappen
Wanneer bedrijven vaststellen dat hun administratieve processen met draadjes aan elkaar
beginnen te hangen, met alle administratieve overlast en bijhorende kosten vandien, wordt
vaak gedacht aan de aanschaf van een ERP-systeem. De grote toegevoegde waarde van ERP’s
ligt precies in de integratie van data en processen. Zo ontstaat een flow waarbij alle transacties
meteen correct worden verwerkt, de voorraden aangepast, en de boekhouding bijgewerkt. Dit
alles leidt bovendien tot adequate sturingsinformatie.
Tenminste, dat is de theorie. In onze dagelijkse praktijk zien we het echter vaak verkeerd lopen en leidt een ERP-implementatie niet altijd tot het gewenste resultaat.
In dit artikel gaan we in op de factoren die
het succes bepalen van de eerste kritische
stap, met name de keuze van het juiste
pakket. Het mag hiermee meteen duidelijk zijn dat een succesvolle implementatie begint met goed voorwerk.
q Het functioneel
lastenboek
De ultieme droom van ieder bedrijf is
dat alle data geruisloos door een ERPsysteem zoemen, vanaf de captatie van
transactiegegevens tot en met de productie van een relevante managementrapportering. Heel vaak is dit te hoog gegrepen,
en soms ook niet wenselijk voor een eenmalig implementatietraject, omdat zowel
de kost, doorlooptijd en complexiteit van
een dergelijk project te hoog oplopen.
Bedrijven zullen derhalve vaak opteren
voor een trapsgewijze implementatie.
Toch is de ontwikkeling van een visie op
het eindstation een belangrijke eerste
stap. Niet zelden zien we binnen bedrijven modules van verschillende ERPsystemen naast mekaar lopen, omdat er
bedrijfsbreed geen visie op de langere termijn werd vastgelegd. Dat is doodzonde,
omdat men op die manier per definitie
een stuk van de voordelen van een ERPbenadering verliest.
24
cfo magazine september 2014
De vastlegging van een visie is een functionele oefening, en komt dus in de eerste
plaats de managers van de verschillende
bedrijfsonderdelen toe. Verwar deze fase
dus niet met een IT-oefening.
Eens de globale visie is vastgelegd, worden de concrete behoeften meestal in
een functioneel lastenboek vertaald:
de gewenste to be-situatie wordt hierin
beschreven na een grondige procesevaluatie. Hoe duidelijker het bedrijf de
gewenste situatie beschrijft, hoe beter
de aangesproken kandidaten voor een
eventuele implementatie hierop kunnen
inspelen, en zich ook later minder zullen
kunnen verschuilen achter onduidelijkheden bij de aanvang.
Ì
Ì
Ì
Ì
w De Request for Proposal
(RFP)
Het functioneel lastenboek dat werd
opgemaakt is een onderdeel van de Request
for Proposal (RFP) die naar de potentiële
aanbieders van de ERP soft ware wordt
verstuurd.
In de RFP wordt verder aangegeven welke
de verwachtingen zijn ten aanzien van de
leverancier. Vraag hierin op zijn minst :
een helder project plan, met daarin de
mijlpalen voor de realisatie van het project.
een complete prijsofferte, met inbegrip van de basisprijs van de modules,
de noodzakelijke aanpassingen die
specifiek zijn om aan de behoeften
te voldoen (‘customizations’), de middelen vereist voor de implementatie,
en de licenties. Vergeet bij dit laatste
zeker niet de gradatie van de licenties:
welke licenties zijn er, is er onderscheid
naar type gebruikers, of naargelang de
gebruikte modules?
een overzicht van de functionaliteiten
waaraan niet standaard kan worden
voldaan
een lijst van referenties
Het spreekt vanzelf dat hoe beter de RFP
werd opgesteld, hoe beter de verschillende aanbiedingen beoordeeld zullen
kunnen worden.
e De eerste beoordeling
van de leveranciers
De belangrijkste categorieën waarop een
offerte wordt getoetst zijn zeker de prijs,
de invulling van de behoeften (compliance),
“Verwar deze fase niet met een IT-oefening”
ERP
luc
dekimpe
trifinance
en de voorgestelde aanpak. Daarnaast
kunnen nog een aantal bijkomende elementen meegenomen worden. Elk van de
selectiecriteria moet een weging of puntentotaal toegewezen krijgen en voor elk
apart kan vervolgens een score bepaald
worden.
Ì
Ì
Ì
de prijselementen: de laagste prijs
krijgt de hoogste score, de andere offertes een score in verhouding (bv. 20%
hogere prijs is 20% lagere score)
de compliance factor: de graad van
overeenstemming van de functionele
standaardmogelijkheden van het pakket in overeenstemming met de vereisten van het bedrijf. Uiteraard is dit een
uiterst belangrijk element in de beoordeling.
het voorgestelde implementatie- en
projectplan: hoe is dit opgebouwd, en
welke is de voorgestelde projectmethodiek? Hoe realistisch is het projectplan?
Vaak valt ook hier veel te leren door vergelijking tussen de verschillende offertes. En wat heeft iedere samenwerking
als weerslag op de interne organisatie naar tijdsbesteding en expertiseopbouw?
Bijkomende elementen zijn :
de soliditeit en betrouwbaarheid van de
implementatiepartner: welke profielen
heeft men in huis? Welke projecten
heeft men reeds gerealiseerd? Hoe goed
kent men de voorgestelde soft ware?
Hoe goed kan men zich inleven in de
noden van het bedrijf ?
Ì de referenties: welke referenties geeft
de implementatie partner zelf op? Wat
is hun feedback, en wat is hun relevantie voor het eigen project? Hoe was de
ervaring tijdens de implementatie en
die na een go-live? Is er een onderlinge
consistentie tussen deze referenties
waar te nemen of is er tegenspraak?
Ì de impact op de interne resources: is
dit voldoende duidelijk aangegeven, en
is dit haalbaar voor de interne organisatie? Hoe groot is het risico op te veel
externe afhankelijkheid na go-live?
Ì
Laat zeker niet na de kandidaten die u
interessant lijken uit te nodigen voor een
diepgaand gesprek. Niet enkel zal dit uw
gevoel meer substantie geven, u zal er ook
altijd wat van opsteken dat interessant is
voor het verdere verloop van uw project.
Voor de elementen buiten de prijs kan
best eerst een waarderingsschaal worden
gebruikt (bv. +++ / ++ / + / = / - / -- / ---) die
daarna vertaald wordt in een score naargelang de belangrijkheid van het specifieke criterium.
Ì
Ì
r De test van de
leveranciers:
de Proof of Concept
Op basis van de beoordeling van het RFP
proces, zal aan geloofwaardige aanbieders ook gevraagd worden een test-demo
te geven van hun soft ware pakket. Niet
alleen de standaard-demo, maar ook
een vooraf beschreven testscenario moet
door het bedrijf zelf bij de RFP gevoegd
wordt. Zo’n scenario wordt in het jargon
Proof of Concept (PoC) genoemd. Ook dit is
niet evident, en een foute aanpak kan een
struikelblok betekenen in de juiste selectie en beslissing. Om een bruikbaar resultaat te hebben zal elk van de weerhouden
soft ware aanbieders een identieke PoCdemo moeten doen zodat vergelijking
mogelijk is. Enkele aanbevelingen:
Ì Beschrijf duidelijk en stap voor stap de
transacties die je in de demo wil zien;
Ì Hou de master data die je daarbij
opgeeft simpel, vermijd verwarring;
Ì Zorg ervoor dat je uiteindelijk een duidelijke beoordeling kan maken van de
verschillende relevante processen;
Ì
Ì
Vraag aan de verschillende aanbieders
hoeveel tijd ze inschatten om de PoCdemo op een redelijke manier te kunnen doen;
Maak het scenario evenwel zo op dat
een tijdsbestek van ± 4 uur haalbaar is;
Focus op materialiteit, niet op details;
Laat de PoC-demo bijwonen door een
kern van key-users.
Bepaal vooraf ook duidelijk wat je wil
beoordelen (de kwaliteit van de demo,
de compliance met de vereisten, aangetoonde gebruiksvriendelijkheid, de
getoonde functionaliteiten, bepaalde
technische elementen, enzovoort). Ook
aan de PoC wordt door de verschillende
deelnemers best een score toegekend
t De finale keuze
Aan de overgebleven aanbieders wordt
een definitieve offerte gevraagd (ook wel
benoemd als de Best and Final Offer of
BAFO) gevraagd, na een laatste onderhandeling met de overgebleven aanbieders. U bent nu klaar om een goed overwogen
beslissing te nemen op basis van een duidelijk proces. Het is een eerste fundament
voor het welslagen van het verdere implementatie traject. Overigens hebben veel
van de elementen in dit artikel niet enkel
betrekking op de selectie van een ERPpakket. Đ
cfo magazine september 2014
25

Download Report