1.4 Digitale Handtekening - V-ict-or

Afschaffen handtekeningen
en digitaal tekenen bij de
stad Antwerpen
VICTOR SHOPT IT – Antwerpen8/5/2014
aanleiding
- vanaf 2007 - : digitaal werken en digitaal
archiveren
- 2012: opdracht stadssecretaris
-
digitaal werken  digitaal tekenen
wat kan/moet er juridisch?
waar mogelijk: afschaffen
analyse
– juridisch:
• geen vormvereisten: functie van de handtekening staat centraal
• digitaal tekenen kan met een:
– gewone handtekening
– geavanceerde handtekening
– gekwalificeerde handtekening
• weinig (overkoepelende en eenduidige) rechtspraak en rechtsleer
– archivistisch:
• handtekenen is geen vereiste voor authenticiteit
• analyse functie van document in het proces (context)
• digitale alternatieven met zelfde finaliteit beschikbaar
uitrol - principes
– comply or explain:
• afschaffen
• enkel tekenen indien juridisch vereist
– voortaan digitaal
– technische oplossing
• stadsbreed zelfde technologie
• principes certificaten en tekenplatform:
– gratis (kostenbewust)
– generiek
– ondertekenen van word, email, excel, pdf
beslissingsmodel
uitrol - aanpak
– fase 1: voorbereiding
•
•
•
•
handleidingen
opleiding (helpdesk, gebruikers)
communicatie: nieuwsbrieven, infosessies en Yammer
intranet:
– beslissingsmodel met voorbeelden
– realisaties
– praktische en technische FAQs
• pc’s tekenklaar maken: verspreiden middleware, registry settings,
certificaten, enz.
uitrol - aanpak
– fase 2:
• technisch: keuze tekenplatform DSS van Fedict
– afsluiten SLA
– piloot: integratie in eBesluitvorming
• toepassing van de principes
– diensten toetsen zelf hun processen aan het beslissingsmodel
– rol projectteam: adviesverlening + focus bewaken
– eerst intern, dan pas extern
• uittekenen digitale tekenflow
– fase 3:
• technische implementatie tekenflow
• overdracht naar reguliere werking
openstaande kwesties
–
–
–
–
bulktekenen
tekenen op tablet
aangetekend verzenden, ontvangstbewijzen
weerstand bij externe instanties
succesfactoren
– draagvlak bij management
– aanjagen door voorbeelden
– functie van het document en van de
handtekening staat centraal
– geen ‘big bang’: aanbieden waar mogelijk
– aankweken van reflex bij iedere medewerker
– bestaande werking permanent in vraag stellen
www.felixarchief.be

Download Report