PAGINA 1 VAN 32 REGLEMENT KEURMERK POLYPLAST van Polyplast, branchevereniging voor kunststofbewerkers Versie 3.1 Reglement Keurmerk Polyplast 28-02-2014 Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 2 VAN 32 Inhoud Versiebeheer ........................................................................................................................................................... 3 1 Algemeen ....................................................................................................................................................... 4 1.1 Inleiding ................................................................................................................................................. 4 1.2 Doelgroep .............................................................................................................................................. 5 1.3 Begrippen en definities .......................................................................................................................... 5 2 Taken en verantwoordelijkheden .................................................................................................................. 8 2.1 Organisatie van de branchevereniging Polyplast .................................................................................. 8 2.1.1 Ledenvergadering ......................................................................................................................... 8 2.1.2 Bestuur .......................................................................................................................................... 8 2.1.3 Secretariaat ................................................................................................................................... 9 2.1.4 Controleur ..................................................................................................................................... 9 2.1.5 Beroepscommissie inzake Keurmerkreglementen ....................................................................... 9 2.1.6 Technische Commissie .................................................................................................................. 9 2.1.7 PR Commissie ................................................................................................................................ 9 2.1.8 Kas Commissie ............................................................................................................................ 10 2.1.9 Geheimhoudingsverklaring controleur ....................................................................................... 10 3 Lidmaatschap en aanmelding ....................................................................................................................... 11 3.1 Lidmaatschap Polyplast ....................................................................................................................... 11 3.1.1 Regulier lidmaatschap................................................................................................................. 11 3.1.2 Buitengewoon lidmaatschap ...................................................................................................... 11 3.1.3 Donateurs ................................................................................................................................... 11 3.2 Aanmeldingsprocedure ....................................................................................................................... 11 3.3 Kosten van keurmerk controles ........................................................................................................... 12 4 Controles en certificaatverlening ................................................................................................................. 13 4.1 Keurmerk Polyplast processchema ...................................................................................................... 13 4.2 Beheer van onderliggende normen (ISO-VCA-DVS) ............................................................................ 14 4.2.1 Overgangstermijnen ................................................................................................................... 14 4.2.2 Normbeheer ................................................................................................................................ 14 4.3 Polyplast controles (twee-jaarlijks) ..................................................................................................... 14 4.4 Vakbekwaamheid controleur Keurmerk Polyplast .............................................................................. 15 4.5 Geheimhoudingsverklaring controleur Keurmerk Polyplast ............................................................... 15 4.6 Controle rapportage ............................................................................................................................ 16 4.7 Non-conformities ................................................................................................................................. 16 4.8 Verlenen, waarschuwen en intrekken van het Keurmerk Polyplast .................................................... 16 4.9 Geldigheidsduur .................................................................................................................................. 17 4.10 Logogebruik ......................................................................................................................................... 17 5 Bezwaar en beroep....................................................................................................................................... 18 5.1 Bezwaar- en beroepsprocedure .......................................................................................................... 18 5.2 Bezwaarprocedure .............................................................................................................................. 18 5.3 Beroepsprocedure ............................................................................................................................... 18 5.4 Register Keurmerkhouders en vervallen certificaten .......................................................................... 18 5.5 Consequentie intrekking Polyplast Keurmerk ..................................................................................... 18 5.6 Vervallen Polyplast Keurmerk.............................................................................................................. 18 5.7 Communicatie van wijzigingen ............................................................................................................ 19 5.8 Klachtbehandeling ............................................................................................................................... 19 6 BIJLAGEN ...................................................................................................................................................... 20 6.1 Bijlage 1: Voorschriften Keurmerk Polyplast ....................................................................................... 20 6.1.1 Voorschriften vanuit de ISO-9001:2008.................................................................................... 200 6.1.2 Voorschriften vanuit de VCA:2008/5.1 ....................................................................................... 20 6.1.3 Voorschriften vanuit de DVS-2212............................................................................................ 200 6.1.4 Voorschriften vanuit de NEN 7200…………………………………………………………………………………………..22 6.1.5 Overige wet- en regelgeving ..................................................................................................... 222 Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 3 VAN 32 Versiebeheer Versie Datum Omschrijving wijziging 1.0 2.0 2.1 3.0 2012 Sept. 2013 Okt. 2013 Dec. 2013 3.1 Feb 2014 Oorspronkelijke Keurmerkteksten, nog niet herzien Eerste herziene versie Keurmerk Polyplast Herzieningen na feedback bestuur Herzieningen t.a.v. keurmerk regels rondom kunststof lassen, invoegen index en kleine tekstcorrecties Invoegen NEN 7200, verwijderen versienummers normen, kleine correcties tekst en lay out Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 4 VAN 32 1 Algemeen 1.1 INLEIDING Het Keurmerk Polyplast is een branchekeurmerk voor kunststofbewerkers. Het instellen van het keurmerk dient de volgende doelen: - borging en bevordering van een gegarandeerd kwaliteitsniveau van producten en montage, - borging en bevordering van een gegarandeerd veiligheidsniveau van productie en montage, - de samenwerking tussen de leden te bevorderen en - de belangen van zowel de gemeenschappelijke leden, als de branche te bevorderen. Het keurmerk valt daarbij terug op een aantal essentiële eisen uit de actuele versies van de ISO-9001 (integrale kwaliteitsborging), VCA-2008 (veiligheid tijdens montage op locatie) en de DVS 2212 en NEN7200 inzake persoonsgebonden lascertificaten (voor een kwalitatieve uitvoering). Daar waar in de onderstaande teksten gesproken wordt over ISO, VCA, DVS of NEN7200, wordt bedoeld de meest actuele versie van de ISO-9001, VCA of DVS 2212 normen. Indien een beperkt deel van het toepassingsgebied van toepassing is wordt alleen hierop het lid gecertificeerd. Hierbij wordt teruggevallen op reeds aanwezige bedrijfscertificaten voor ISO en VCA (welke conform de NEN EN ISO/IEC 17020 accreditatie worden afgenomen) en de aanwezige lascertificaten van vakdeskundige lassers conform de DVS of NEN7200. Indien de bedrijfscertificaten niet aanwezig zijn, zal het bestuur van branchevereniging Polyplast een onafhankelijk controleur een toetsing laten uitvoeren op een aantal essentiële eisen in de ISO-9001 en VCA. Deze toetsing valt buiten de scope van de NEN EN ISO/IEC 17020 accreditatie. De vertaalslag (het systeem en de werkwijze) dient verder in overeenstemming met het DVS Verlag ‘Taschenbuch DVS- merkblätter und – Richtlinien, Fügen von Kunststoffen’ te zijn en een specifieke invulling van het voldoen aan Wet- en Regelgeving en Persoonscertificaten is vereist. Daar waar het alleen stuiklassen van buizen en hulpstukken van kunststofleidingen voor het transport van gas, drinkwater of afvalwater betreft, mag worden teruggevallen op de door opdrachtgevers veelvuldig vereiste norm NEN7200. In alle andere gevallen is de DVS2212 van toepassing. Het Keurmerk Polyplast is tot stand gekomen door een werkgroep binnen de vereniging Polyplast. Alle leden verplichten zich tot het behalen van het Keurmerk Polyplast, uitzondering hierop zijn de handelsbedrijven en buitengewone leden. De handelsbedrijven en buitengewone leden kunnen lid blijven zonder het Keurmerk Polyplast te hoeven behalen. Slechts het bestuur van Polyplast is bevoegd tot uitgave (en intrekking) van het Keurmerk Polyplast. Nieuwe leden krijgen bij aanmelding dit Reglement Keurmerk Polyplast. Binnen een jaar na toelating dient het nieuwe lid het Keurmerk Polyplast te halen volgens dit reglement. In zoverre dat mogelijk is, toetst het bestuur van Polyplast bij aanname of er binnen een jaar geen onvolkomenheden aan de orde zijn die het Keurmerk Polyplast in de weg staan. Het lidmaatschap van het lid betekent automatisch dat het lid na maximaal een jaar dient te voldoen aan de eisen van het Keurmerk Polyplast. Dit wordt maximaal een jaar later na de start van het lidmaatschap getoetst door middel van een audit. Vervolgens vindt er iedere twee jaar een hertoetsing plaats die inhoudelijk dezelfde diepgang heeft als de eerste initiële audit, ofwel de documenten en implementatie worden iedere twee jaar beoordeeld. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 5 VAN 32 1.2 DOELGROEP De doelgroep van bedrijven welke in aanmerking komen voor het Keurmerk Polyplast is de volgende: - Alle actieve leden van de branchevereniging Polyplast welke de kunststoffen actief bewerken en verwerken en een regulier lidmaatschap hebben binnen de branchevereniging Polyplast. Daarnaast zijn er leden van de branchevereniging Polyplast welke handelen in kunststof producten of toeleverancier zijn aan kunststofbewerkers. Deze leden komen niet in aanmerking voor het regulier lidmaatschap van de vereniging (en haar Keurmerk Polyplast), maar kunnen zich als buitengewoon lid of donateur aansluiten vanuit een gemeenschappelijk belang. 1.3 BEGRIPPEN EN DEFINITIES Afwijking Niet voldoen aan een gespecificeerde eis ALV Algemene Leden Vergadering, waaraan het bestuur in een jaarlijks te houden jaarvergadering over het gevoerde en toekomstige beleid verantwoording aflegt aan de verzamelde (reguliere en buitengewone) leden. Audit Systematische en onafhankelijk onderzoek om te bepalen of volgens het opgestelde systeem wordt gewerkt en of het systeem voldoet aan de eisen van de organisatie Beroep Beroep, aangetekend bij de Commissie van Beroep, nadat de kunststofbewerker of belanghebbende het niet eens was met de beslissing op het bezwaar ingediend bij het bestuur van Polyplast. Bevoegdheden Omschrijving van de rechten om binnen het omschreven functiegebied actie te nemen en de daarvoor benodigde middelen (geld, menskracht, materiaal) aan te wenden Bezwaar Bezwaar, aangetekend bij het bestuur van Polyplast, over de besluiten tot (niet) verlening, waarschuwing en intrekking van het Keurmerk Polyplast o.b.v. het inspectieschema van het Keurmerk Polyplast. Buitengewoon lid Een bij de branchevereniging aangesloten bedrijf dat zelf geen bewerker is van kunststoffen, maar wel belangen heeft in de branche of een bewerker die niet binnen de reguliere termijnen kan voldoen aan de eisen uit het reglement Keurmerk Polyplast. Commissie van Beroep De beroepscommissie van Polyplast. Certificaat Keurmerk Een namens het bestuur van Polyplast uitgereikt certificaat op naam van Polyplast de keurmerk houder welke geldig is voor de op het certificaat aangegeven vestigingen. Nevenvestigingen welke tussentijds door oprichting of overname aan het certificaat moeten worden toegevoegd dienen daarvoor apart getoetst / gecontroleerd te worden op invulling van de eisen. Na deze initiële beoordeling kunnen de nevenvestigingen meedraaien op het certificaat en de toetsingstermijn van de hoofdvestiging mits daarvan op de hoofdvestiging de relevante bewijzen kunnen worden ingezien. Certificatie Contract Controleur Reglement Keurmerk Polyplast Indien een nevenvestiging reeds zelfstandig gecertificeerd was (zonder lopende afwijkingen), kan deze (tegen administratiekosten) worden toegevoegd aan het certificaat van een hoofdvestiging. Schriftelijke verklaring, doorgaans, maar niet altijd, bedoeld als bewijsstuk voor de kwaliteit van een bedrijf, dienst of product. Overeengekomen eisen tussen een derde en een klant Een onafhankelijk en deskundig persoon welke door het bestuur van Polyplast is aangesteld om de tweejaarlijkse controles uit te voeren op naleVersie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 6 VAN 32 Controle rapport Corrigerende maatregel DVS Hoofdvestiging Instructie ISO ISO-9001 Kalibratie Keuring Klacht Klant NEN Nevenvestiging NNI Normbeheerder PBM Preventieve maatregel Product Register Registratie Reglement Keurmerk Polyplast Reglement Keurmerk Polyplast ving van de gestelde eisen vanuit het Keurmerk Polyplast. Feitelijke rapportage van bevindingen aangaande het voldoen aan de gestelde eisen (ISO, VCA en DVS). Maatregel die wordt genomen om de oorzaken van een bestaande afwijking, gebrek of een andere ongewenste situatie te elimineren om herhaling te voorkomen Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren - Houder van het certificaat waarvoor in eerste instantie het keurmerk is aangevraagd. - Houder van het hoofdcertificaat waaraan gelijktijdig of later (middels extra beoordelingen) aanvullende vestigingen zijn toegevoegd. Werkplekgebonden beschrijving van de te hanteren uitvoerings-, bedienings- of controlemethoden International Standards Organisation Internationale standaard voor organisatiekwaliteit. Meest actuele versie is 2008+c1:2009 (versie 2008 + een kleine correctie doorgevoerd op de referentietabel inzake verwijzingen naar de ISO-14001 norm voor milieu). Vaststellen van de meetafwijking van een meetmiddel ten opzichte van een standaard Activiteiten zoals meten, onderzoeken, beproeven of schatten van één of meer kenmerken van een product of dienst en het vergelijken van de resultaten daarvan met de gespecificeerde eisen om vast te stellen of overeenkomstigheid voor elk kenmerk is bereikt Elk feitelijke of vermeende tekortkoming of afwijking die door een opdrachtgever, onderaannemer of toeleverancier wordt gemeld Persoon, ander bedrijf of instantie waarvoor de organisatie werkzaamheden in opdracht uitvoert Nederlandse Norm, welke wordt vastgesteld door het NNI (Nederlands Normalisatie Instituut). Een vestiging, welke organisatorisch gelieerd is aan een specifieke reeds gecertificeerde hoofdvestiging, waarop het Keurmerk Polyplast van toepassing is. Een nevenvestiging kan maar aan één hoofdvestiging toebehoren. Nederlands Normalisatie Instituut welke de verschillende NEN normen vaststelt (normen uit eigen land en vertalingen van internationale normen). De onafhankelijke en deskundige persoon welke door het bestuur van Polyplast is aangewezen om het Keurmerk reglement actueel te houden Persoonlijke Beschermings Middelen die aan de werknemer ter beschikking worden gesteld om de gevolgen van een ongeval op de werkplek te verminderen Maatregel die wordt genomen om de oorzaken van een mogelijke afwijking, gebrek of andere ongewenste situatie te elimineren om het optreden daarvan te voorkomen Basismaterialen verbonden door middel van verbindingstechnieken Document dat overzicht geeft van in het bedrijf aanwezige documenten Vastlegging van waarnemingen of waarden Overzicht van eisen (dit document, inclusief bijlagen) waaraan een keurmerkhouder zicht moet conformeren om in aanmerking te komen voor uitgifte van het Keurmerk Polyplast. Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 7 VAN 32 Regulier lidmaatschap Taken TBV Vakbekwaamheid Lidmaatschap van een kunststofbewerkend bedrijf wat binnen de gestelde termijnen voldoet/blijft voldoen aan de in het keurmerk gestelde eisen. Activiteiten waarvan de uitvoering aan een bepaalde medewerker is opgedragen Afkorting van Taken, Bevoegdheden en Verantwoordelijkheden Aantoonbaar bewijs van vakmanschap. De houder van het Keurmerk Polyplast, dient middels het overleggen van een planning aantoonbaar te maken hoeveel gelijktijdige projecten worden uitgevoerd. Op basis van dit aantal projecten moet zij kunnen aantonen dat op elk project minimaal één persoonsgecertificeerd lasser (conform de relevante DVS eisen) aanwezig is. Het bedrijf dient een register te bewaken van zijn vakbekwaamheid en voor voldoende borging / vervangbaarheid te zorgen. Verantwoordelijkheden De (resultaten van ) handelingen en beslissingen waarvoor een bepaalde medewerker aanspreekbaar is en/of rekenschap moet (kunnen) afleggen VCA VGM Checklist Aannemerij (VGM = veiligheid, gezondheid en milieu). Meest actuele versie van de norm is 2008, versie 5.1. Overige definities: zie het onderdeel ‘Termen en Definities’ uit de NEN ISO 9001 norm en Bijlage met ‘Afkortingen – definities - begrippen’ uit de norm VCA. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 8 VAN 32 2 Taken en verantwoordelijkheden 2.1 ORGANISATIE VAN DE BRANCHEVERENIGING POLYPLAST De branchevereniging Polyplast heeft zich als volgt georganiseerd: Ledenvergadering Bestuur Secretariaat Technische Commissie Controleur PR Commissie Kas Commissie Beroepscommissie Het bestuur houdt zich het recht voor om in voorkomende gevallen naast de bovengenoemde commissies tijdelijk een extra commissie aan te wijzen welke zich bezighoudt met een specifiek onderwerp. 2.1.1 Ledenvergadering De Ledenvergadering is het hoogste orgaan in de vereniging, en bestaat uit alle gewone en buitengewone leden. Zij oefenen door middel van het stemrecht zeggenschap uit. Donateurs kunnen op uitnodiging aanwezig zijn op de vergadering, maar hebben geen stemrecht. 2.1.2 Bestuur Het orgaan wat verantwoordelijk is voor het besturen van de vereniging, aansturing van de aan de commissies toegewezen projecten en het behandelen van bezwaar. Daarnaast vormt zij zich een oordeel over de onderwerpen welke relevant zouden kunnen zijn of worden voor de branchevereniging Polyplast. Het bestuur legt over het gevoerde beleid verantwoording af aan de leden tijdens de jaarvergadering. Het doel is een optimale belangenbehartiging van de branchevereniging, rekening houdend met in- en externe ontwikkelingen. Het bestuur wordt middels verkiezing door de leden vastgesteld. Het bestuur verplicht zich tot: 1. Het actueel houden van de documenten ‘Vereisten bij het voeren van het keurmerk Polyplast’, ‘Certificatiereglement Keurmerk Polyplast’ en de documenten die hierin vernoemd zijn. Wijzigingsvoorstellen worden door werkgroepen binnen de Technische Commissie van de vereniging Polyplast behandeld en deze worden geaccordeerd door het Bestuur. De leden worden d.m.v. email geïnformeerd dat er gewijzigde documenten op www.polyplast.nl geplaatst zijn; 2. Het actueel houden van de website www.polyplast.nl; 3. Toezicht houden op de leden die bevoegd zijn tot het dragen van het keurmerk Polyplast; 4. Bekrachtiging voor het aanwijzen van de controleurs door de Technische Commissie; 5. Uitgeven certificaten Keurmerk Polyplast; 6. Aanstellen controleur voor uitvoering van Keurmerk Polyplast controles; 7. Het inplannen van de controlebezoeken; 8. Beheren van het Keurmerk Polyplast; 9. Toezicht op de naleving van de eisen volgens het Keurmerk Polyplast; 10. Bereiken van acceptatie en waardering van het Keurmerk Polyplast door promotie en publiciteit. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 9 VAN 32 2.1.3 Secretariaat Het secretariaat heeft tot doel het bestuur (en de commissies) in haar dagelijkse taken te ondersteunen, middels organisatie en verslaglegging van vergaderingen en het actief formuleren en ondersteunen van relevante projecten. Het secretariaat ziet (voor bedrijven welke ISO/VCA gecertificeerd zijn) toe op tijdige toezending van onderliggende ISO en VCA bedrijfscertificaten, alsmede controle op de relevante persoonscertificatie en bedrijfscertificatie inzake het DVS. 2.1.4 Controleur Een door het bestuur aan te wijze onafhankelijke persoon welke, in het belang van de instandhouding van het Keurmerk Polyplast, controles uitvoert op het naleven van de norm: Keurmerk Polyplast. Hierbij wordt ingezoomd op de verplicht gestelde onderdelen uit de ISO en/of VCA, en de vakbekwaamheidseisen vanuit de DVS. De stippellijnen in het organigram benadrukken de onafhankelijke positie van de controleur. Daarnaast geldt het volgende: De controleur rapporteert aan de voorzitter van het Bestuur van Polyplast. Indien zich situaties voordoen waarin dit reglement niet voorziet, stelt de controleur zich in verbinding met het Bestuur van Polyplast als het om algemene zaken gaat. Indien het om inhoudelijke zaken gaat wordt de Technische Commissie van Polyplast ingeschakeld. Het advies van het Bestuur of Technische Commissie van Polyplast is bindend. De controleur is een afgevaardigde van het Bestuur van Polyplast. De controleur is geen lid van de vereniging Polyplast. Indien er sprake is van belangenverstrengeling van de controleur en het lid kan er geen audit plaats vinden. Het bestuur vergadert minimaal één keer per jaar met de controleur(s). 2.1.5 Beroepscommissie inzake Keurmerkreglementen De beroepscommissie behandelt alle beroepen aangaande beslissingen op bezwaren waarover het bestuur zich reeds uitgesproken heeft. Deze commissie heeft een vaste samenstelling (minimaal één bestuurslid en lid TC) waaraan, om tot een weloverwogen oordeel te komen, nog gewone leden aan toegevoegd kunnen worden. Het vaste deel van de beroepscommissie wordt telkens voor 2 jaar aangewezen door het bestuur. De stippellijn in het organigram symboliseert de onafhankelijkheid van deze commissie. 2.1.6 Technische Commissie De TC (Technische Commissie) is verantwoordelijk voor het inhoudelijk beoordelen van technische aspecten (b.v. wetswijzigingen) welke voor de branchevereniging relevant zijn. Daarnaast ondersteunt de TC de leden inhoudelijk bij technische vragen rondom productie en ver-/bewerkingstechnieken. De TC verplicht zich tot: 1) Het beantwoorden van technische vragen van de keurmerk controleurs; 2) Het informeren van de controleurs over ontwikkelingen t.a.v. markt, wetgeving, opleidingen, nieuwe technieken; 3) De benoeming van bevoegde controleurs, wat bekrachtigd wordt door het bestuur; 4) Toetst inhoudelijk of de eisen van het Keurmerk Polyplast conform de wet- en regelgeving zijn; 5) Verstrekt aan de leden basisinformatie om de eisen van het Keurmerk Polyplast in te vullen; 6) Distributie van de eisen van het Keurmerk Polyplast bij wijzigingen. 2.1.7 PR Commissie De PR (Public Relations) commissie van branchevereniging Polyplast houdt zich bezig met in- en externe promotie van de vereniging, de branche, het Keurmerk, alsmede de belangenbehartiging in algemene zin. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 10 VAN 32 2.1.8 Kas Commissie De Kascommissie ziet toe op een gezonde financiële huishouding van de branchevereniging. Eens per jaar controleert de commissie de boekhouding en adviseert de leden over het verlenen van décharge aan het bestuur. 2.1.9 Geheimhoudingsverklaring controleur De door het bestuur aangewezen controleur tekent voor aanvang van de werkzaamheden een geheimhoudingsverklaring met onderstaande teksten. 1. Ondergetekende is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft, verplicht tot geheimhouding tegenover derden ten aanzien van informatie die door de branchevereniging Polyplast en leden als geheim, danwel vertrouwelijk is gekwalificeerd. 2. Ondergetekende is niet gerechtigd de vertrouwelijke informatie die aan hem in het kader van zijn werkzaamheden voor de branchevereniging Polyplast ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. 3. Tenzij daartoe door de branchevereniging Polyplast voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal ondergetekende de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van de branchevereniging Polyplast en haar leden, die niet zijn opgesteld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informatie te voorzien, niet openbaar maken. Ondergetekende zal er tevens voor zorgdragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen. 4. Ondergetekende zal zijn verplichtingen op grond van dit artikel opleggen aan door hem ingeschakelde derden. Voor akkoord getekend door: ___________________________ Datum: ……………..-…………………-…………………….. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 11 VAN 32 3 Lidmaatschap en aanmelding 3.1 LIDMAATSCHAP POLYPLAST Het Keurmerk Polyplast is een branchekeurmerk voor bewerkers van thermoplastische kunststoffen met industriële toepassing. De branchevereniging behartigt de belangen van 2 soorten leden: - Bewerkers en verwerkers van kunststoffen - Handelaren en toeleveranciers in de kunststoffen keten Daarnaast kunnen andere belanghebbenden, betrokkenen of geïnteresseerden zich als donateur aanmelden. De branchevereniging heeft tot doel: - de toepassing van technische kunststoffen te bevorderen, - de samenwerking tussen de leden te bevorderen, - de gezamenlijke belangen van de leden te behartigen. In dat kader treedt Polyplast ook namens haar leden naar buiten in aangelegenheden die daarvoor geschikt worden geacht. Denk daarbij aan deelname in verschillende overlegstructuren met bijvoorbeeld overheid, collega-branches etc. Activiteiten Om deze doelen te bereiken organiseert Polyplast niet alleen bijeenkomsten, lezingen en promotie activiteiten, maar zijn er ook vaste werkgroepen (zoals de PR-commissie en de Technische Commissie) ingesteld. Daarnaast worden er waar nodig werkgroepen op ad hoc basis gecreëerd. Alle werkgroepen richten zich op voor de leden belangrijke onderwerpen en ontwikkelingen in de branche die relevant zijn. 3.1.1 Regulier lidmaatschap Men kan zich aanmelden voor het regulier lidmaatschap van Polyplast door gebruik te maken van de aanmeldingsprocedure. Als regulier lid moet men voldoen aan de in het keurmerk gestelde eisen t.a.v. kwaliteits- en veiligheidsmanagement. Dit kan aantoonbaar gemaakt worden door certificatie of door het inrichten van een eigen managementsysteem. Daarnaast moet voldaan worden aan de opleidingseisen m.b.t. persoonscertificatie. Binnen een jaar na toetreding als lid, dient het bedrijf het Keurmerk verkregen te hebben. Lukt dat niet, dan gaat het bedrijf over naar de categorie buitengewone leden. 3.1.2 Buitengewoon lidmaatschap Handelaren en toeleveranciers in de kunststoffen keten kunnen zich ook aansluiten bij de vereniging als buitengewoon lid. Zij voeren geen montage of installatie activiteiten uit en kunnen daarvoor derhalve ook niet als bedrijf of persoon gecertificeerd worden. Ook reguliere leden, zonder keurmerk, vallen in deze categorie. 3.1.3 Donateurs Andere belanghebbenden, betrokkenen of geïnteresseerden kunnen zich als donateur aanmelden. 3.2 AANMELDINGSPROCEDURE In de statuten zijn alle voorwaarden vastgelegd met betrekking tot het aangaan en beëindigen van het lidmaatschap, contributie etc.. Een informatieverzoek kan gericht worden aan het secretariaat van Polyplast, via [email protected], onder achterlating van de contactgegevens, of door het aanmeldingsformulier op de website www.polyplast.nl in te vullen en te verzenden. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 12 VAN 32 Een aanmelding wordt doorgegeven aan het bestuur en in de eerstvolgende bestuursvergadering besproken. In de regel neemt daarna één van de bestuursleden contact op met het potentiële lid om vragen te beantwoorden en verder te informeren over de gang naar het lidmaatschap. Hierna wordt de aanvraag voorgelegd aan de leden, zij beslissen gezamenlijk over de definitieve toetreding van nieuwe leden. Bij een akkoord, wordt het nieuwe (buitengewone) lid uitgenodigd om bij de eerstvolgende ledenvergadering aanwezig te zijn en krijgt daar de ruimte om zichzelf en het bedrijf in een korte presentatie voor te stellen. Ter informatie: Op de website zijn de statuten te vinden. 3.3 KOSTEN VAN KEURMERK CONTROLES De kosten voor de uitvoering van de keurmerk controles hangen af van de volgende criteria: 1) Het aantal werknemers in het bedrijf; 2) Het wel of niet in bezit zijn van het ISO 9001-certificaat; 3) Het wel of niet in bezit zijn van het VCA*- of VCA**-certificaat. De prijs per dag (8 uur) van de auditor is € 850,-, inclusief kilometerkosten en/of verblijfskosten. Een dag bestaat uit twee dagdelen en er wordt minimaal 4 uur in rekening gebracht, via de Polyplast vereniging. Tabel met aantal benodigde te besteden auditdagen per twee jaar (inclusief rapportage). Aantal medewerkers 0-5 gemiddeld per jaar (eigen en ingeleende medewerkers) 6-20 20-50 50-100 100 > Reglement Keurmerk Polyplast Geen ISO 9001-certificaat en geen VCAbedrijfscertificaat 2 ISO 9001- of VCAbedrijfscertificaat Zowel ISO 9001- als VCAbedrijfscertificaat 1,5 Via secretariaat. 2,5 3 3,5 4 2 2,5 2,5 3 Versie 3.1 Bewaking op basis van certificaten. 24 februari 2014 PAGINA 13 VAN 32 4 Controles en certificaatverlening Om in aanmerking te komen voor het regulier lidmaatschap van Polyplast dient voldaan te worden aan de systeem- en opleidingseisen welke worden vastgelegd in de Voorschriften Keurmerk Polyplast (zie bijlage 2). 4.1 KEURMERK POLYPLAST PROCESSCHEMA Flowchart toekenning Keurmerk Polyplast Polyplast Lid ISO-9001 certificaat aanwezig ? NEE ISO-9001 certificaat reeds aanwezig of in aanvraag ? OF kwaliteit/veiligheidshandboek dat voldoet aan Polyplast eisen Insturen geldig ISO-9001 systeemcertificaat OF Keurmerk audit JA VCA certificaat aanwezig ? NEE VCA certificaat reeds aanwezig of in aanvraag ? OF kwaliteit/veiligheidshandboek dat voldoet aan Polyplast eisen 1) Insturen geldig VCA systeemcertificaat OF Keurmerk audit JA Lascertificaten DVS-2212 / NEN 7200 aanwezig ? NEE Lassers certificeren volgens DVS-2212 / NEN-7200 JA Review (door TC) * ISO-9001/VCA certificaten of Oordeel keurmerkaudit * Las certificaten Toekenning Polyplast Keurmerk 1) bij alleen werkplaats werkzaamheden is geen VCA-certificaat benodigd. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 14 VAN 32 4.2 BEHEER VAN ONDERLIGGENDE NORMEN (ISO-VCA-DVS-NEN7200) Het bestuur van het Keurmerk Polyplast zal het keurmerk Polyplast (laten) aanpassen aan gewijzigde omstandigheden, zoals wijzigingen in onderliggende normen (ISO, VCA en DVS). Dit gebeurt als volgt: 1. Beoordeling gewijzigde wet- en regelgeving en toepasselijke normen: o De extern normbeheerder beoordeelt de mogelijke impact van op handen zijnde norm wijzigingen (ISO-9001 en VCA). o De TC beoordeelt de mogelijke impact van op handen zijnde norm wijzigingen (DVS en NEN7200). 2. Informeren van het bestuur middels een concreet uitgewerkt wijzigingsvoorstel. 3. Accorderen wijzigingsvoorstel door bestuur 4. Communicatie wijziging en overgangstermijnen aan de leden. 4.2.1 Overgangstermijnen Met betrekking tot overgangstermijnen wordt het volgende aangehouden: 4.2.2 Normbeheer De normbeheerder (welke wordt aangestuurd door het bestuur van het keurmerk Polyplast) komt binnen 3 maanden na het verschijnen van een nieuwe norm met het wijzigingsvoorstel voor het keurmerk Polyplast. Het is wenselijk dat dit voorstel vervolgens binnen 3 maanden in haar definitieve vorm door het bestuur geaccordeerd wordt. De totale doorlooptijd van stappen 1-2-3 (zie hierboven) is daarmee maximaal 6 maanden. Wijzigingen en overgangstermijnen voor aangesloten Keurmerkhouders - Voor reeds ISO-9001 en/of VCA gecertificeerde bedrijven worden de in de nieuwe norm gecommuniceerde overgangstermijnen aangehouden. Over het algemeen is dit de lopende certificatieperiode. - Voor bedrijven die middels een nieuwe certificatie aan de eisen willen gaan voldoen voor ISO-9001 en/of VCA worden de in de nieuwe norm gecommuniceerde overgangstermijnen aangehouden. Over het algemeen is dit een periode van een half jaar. - Voor bedrijven die middels een eigen (niet gecertificeerd) kwaliteits- en veiligheidsmanagement systeem willen voldoen aan de eisen, geldt dat zij een half jaar de tijd krijgen hun kwaliteits- en veiligheidsmanagement systeem aan de nieuwe eisen aan te passen, of hiertoe een nieuw systeem op te zetten. Hiervoor dienen de gestelde normelementen uit de ISO-9001 en VCA als leidraad gebruikt worden. Zie bijlage 2 van dit document. - Voor DVS en NEN7200 worden de in de nieuwe norm gecommuniceerde overgangstermijnen aangehouden. Over het algemeen is dit de lopende certificatieperiode. Bedrijven dienen te beschikken over een (digitale) versie van de betreffende normen. Hieronder wordt verwezen naar externe links om normen aan te schaffen: ISO-9001: VCA: DVS-2212: NEN7200: http://www.nen.nl/iso9001 http://www.vca.nl http://www.beuth.de http://www.nen.nl/ 4.3 POLYPLAST CONTROLES (TWEE-JAARLIJKS) VOOR BEDRIJVEN ZONDER ISO/VCA Doel van de controles welke om het jaar gehouden worden is om na te gaan of aan de in het keurmerk opgenomen verplichtingen (normatief auditen) feitelijk voldaan wordt, zonder daarbij op dat moment inhoudelijk bedrijfsadvies af te geven. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 15 VAN 32 Aanbevelingen worden alleen gegeven indien de kans bestaat dat de invulling van normelementen zodanig dreigt te verslappen dat er het risico bestaat dat bij een volgende audit niet meer aan de verplichtingen wordt voldaan hetgeen in de toekomst zal leiden tot lichte of zware afwijkingen. Op andere zaken worden geen aanbevelingen gedaan. Polyplast zal, indien verstrekking van het Keurmerk niet plaats vindt op basis van behaalde ISO-9001 en/of VCA certificaten, elke 2 jaar een inhoudelijke controle audit op locatie laten uitvoeren. De kosten van deze audit komen voor rekening van het gecontroleerde bedrijf. De controle bestaat uit een “systeemaudit”, uit te voeren door een Lead-Auditor (of gelijkwaardig) en een praktijkcontrole, uit te voeren door een technisch deskundige. Het controleplan wordt samengesteld op basis van beide onderdelen. De praktijk controle wordt uitbesteed aan een externe auditor (van de TUV). Kosten hiervoor worden apart in rekening gebracht. De controleur stelt een rapport op van het controlebezoek op basis van een standaard checklist. Tegen het einde van het bezoek koppelt de controleur de bevindingen terug aan het bedrijf en stelt vast welk advies aan het bestuur van Polyplast zal worden uitgebracht. Dit kan zijn: a. Voorstel tot certificatie (zonder voorwaarden) b. Voorstel tot certificatie onder voorbehoud c. Afwijzing certificatie Ad. A. Indien een advies tot certificatie zonder voorwaarden wordt afgegeven, zal het rapport zonder afwijkingen worden gepresenteerd aan het bestuur van Polyplast, welke onder normale omstandigheden zal besluiten tot verlenging of uitreiking van het certificaat. Ad B. Een advies tot certificatie onder voorbehoud wordt afgegeven indien er één of meerdere lichte of zware afwijking geconstateerd wordt, die normaal gesproken binnen de gestelde termijnen afgehandeld kunnen worden. Ad. C. Een advies tot afwijzing van certificatie wordt gegeven indien de organisatie met normale inspanningen niet op korte termijn (binnen 12 weken) zal kunnen voldoen aan de gestelde eisen. Een organisatie zal op zijn vroegst 6 maanden na de oorspronkelijke controle datum weer opnieuw het keurmerk kunnen aanvragen. Het bestuur zal de toekenning van het Keurmerk bekrachtigen met een certificaat. 4.4 VAKBEKWAAMHEID CONTROLEUR KEURMERK POLYPLAST Deze controleur heeft minimaal de volgende ervaring: - Certified Lead Assessor ISO-9001. - > 5 jaren praktische ervaring m.b.t. VCA en ISO-9001 certificatie - Ruime ervaring bij maakbedrijven/in de branche - Ruime veiligheidskundige ervaring m.b.t. Bedrijfs-, functionele- en situationele risico’s 4.5 GEHEIMHOUDINGSVERKLARING CONTROLEUR KEURMERK POLYPLAST De controleur is aangesteld door het bestuur van de branchevereniging Polyplast en brengt haar rapporten uit aan de keurmerk houder (het bedrijf) en het bestuur. Op geen enkele wijze zal de controleur deze of andere informatie, verkregen uit bedrijfsbezoeken, overdragen aan derden. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 16 VAN 32 4.6 CONTROLE RAPPORTAGE De controle rapportage is gebaseerd op een checklist met daarin de normelementen welke worden getoetst in de volgorde zoals deze in de norm voorkomen. Daarbij worden eerst de (algemene) organisatorische ISO-9001 normelementen behandeld, gevolgd door de VCA normelementen. Toetsing van het voldoen aan vaktechnische bekwaamheidseisen voor kunststof lassen, vindt plaats via externe technische controles op werkstukken door de TUV. De audit wordt afgesloten met een presentatie van de voorlopige bevindingen aan vertegenwoordigers van het bedrijf. De rapportagetermijn is vervolgens gesteld op 3 weken ( 15 werkdagen). Hierbij kan de controleur in de tussentijd in overleg treden met het bestuur van Polyplast, om tot overeenstemming te komen over de gradatie of inhoud van bevindingen. De definitieve rapportage wordt gelijktijdig zowel aan het bedrijf als aan het bestuur van Polyplast toegezonden. De inhoud en opmaak van de rapportage/keurmerk checklist is weergegeven in bijlage 3 van dit document. 4.7 NON-CONFORMITIES Op basis van de feitelijke bevindingen wordt de rapportage vastgesteld. Het uiteindelijke advies over het voldoen aan de Keurmerk vooraarden is weergegeven in paragraaf 4.3. Bij het uitschrijven van afwijkingen wordt de volgende verdeling aangehouden: - Zware afwijking/Major non-conformity: een element is in zijn geheel niet conform de gestelde eisen in de norm vormgegeven danwel ingevoerd. Een Major-NC dient binnen 12 weken na vaststelling hiervan (bezoekdatum) te worden afgehandeld middels het standaard sjabloon voor afhandeling van afwijkingen. Een major NC betekent dat de status van certificatie tijdelijk wordt aangehouden totdat uitdrukkelijke beoordeling en nacontrole van effectiviteit van genomen maatregelen door de controleur heeft plaats gevonden. - Lichte afwijking/Minor non-conformity: een element is gedeeltelijk niet conform de gestelde eisen in de norm vormgegeven danwel ingevoerd. De bedoeling/geest van het verplichte norm element wordt niet behaald. Het bedrijf krijgt 12 maanden de tijd de afwijking effectief te herstellen en hiervan de resultaten aan het bestuur terug te koppelen. Een Minor NC heeft geen gevolgen voor de status van certificatie. Een minor NC kan (indien deze langere tijd open staat, en het bedrijf geen bevredigende maatregelen neemt) worden opgeschaald naar Major NC. Het secretariaat bewaakt de afhandeltermijnen van de afwijkingen. (Aspirant) Leden dienen het bewijs voor afhandeling van afwijkingen toe te sturen aan het secretariaat. 4.8 VERLENEN, WAARSCHUWEN EN INTREKKEN VAN HET KEURMERK POLYPLAST Het proces van het (al dan niet onder voorwaarden) verlenen van het Keurmerk is reeds beschreven in paragraaf 4.3. Een auditor kan daarnaast besluiten tot het geven van een aanbeveling in het licht van mogelijke toekomstige afwijking(-en). Het bestuur kan op aangeven van het secretariaat of de keurmerk controleur besluiten tot het geven van een waarschuwing in de volgende gevallen: - Indien een bedrijf zich niet houdt aan de tijdige afhandel termijn van een afwijking (licht of zwaar). Aan te leveren bij het secretariaat. - Indien een bedrijf niet tijdig de onderbouwende certificaten instuurt aan het secretariaat. - Indien een bedrijf naar beoordeling van de keurmerkcontroleur onvoldoende inhoud heeft gegeven aan een eis tot verbetering in de vorm van een lichte of zware afwijking. Het bestuur kan besluiten tot intrekking van het Keurmerk Polyplast. Zij kan dit slechts doen na het geven van ten minste 1 waarschuwing waarin een concrete einddatum is gesteld. Indien deze datum Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 17 VAN 32 zonder het gewenste resultaat is verstreken zal het bestuur haar voornemen tot intrekking schriftelijk aan het bedrijf bekend maken. Opmerking: indien door een certificerende instelling aan bedrijven (m.b.t. ISO-9001 of VCA certificaten) een waarschuwing is gegeven of het certificaat daadwerkelijk is ingetrokken, dient het bedrijf het bestuur van Polyplast hiervan onverwijld op de hoogte te stellen. 4.9 GELDIGHEIDSDUUR De geldigheidsduur van het Keurmerkcertificaat betreft 24 maanden. Oftewel elke 2 jaar zal het bestuur van de vereniging vaststellen of aan de eisen voldaan wordt. Dit geschiedt middels: - De rapportages van de keurmerkcontroleur - Beoordeling van tijdige toezending van onderliggende ISO-9001 en VCA certificaten. Op basis van deze beoordeling wordt het Keurmerk toegekend/verlengd. 4.10 LOGOGEBRUIK Indien een lid voldoet aan de eisen van het Keurmerk voldoet mag deze het logo hiertoe voeren op haar: - website - briefpapier - voertuigen - enz… Het logo ‘Keurmerk Polyplast’ is geregistreerd in het Benelux Merkenregister. Het logo mag alleen ten aanzien van diensten m.b.t. bewerking van thermoplastische kunststoffen gebruikt worden. Het Bestuur van Polyplast gebruikt het logo van het ‘Keurmerk Polyplast’ op het certificaat. Onder het logo van het ‘Keurmerk Polyplast’ wordt de tekst ‘Uitgegeven door de Branchevereniging Polyplast’ geplaatst. Het Polyplast-logo mag slechts gebruikt worden indien ook de naam en het beeldmerk van de vereniging Polyplast worden gebruikt. Voorschriften voor uitvoering van het ‘Keurmerk Polyplast’ Het logo kan worden afgedrukt in kleur, of geheel in zwart. Afmetingen: minimale hoogte 20 mm, minimale breedte 20 mm. De branchevereniging zal tegen wederrechtelijk gebruik van het logo of het misbruik daarvan, waaronder te verstaan het opnemen van het Polyplast-beeldkeurmerk op documenten, waarmee ten onrechte de indruk wordt gewekt dat deze betrekking hebben op activiteiten of dienstverlening vallende onder Polyplast–certificatie volgens het Keurmerk Polyplast, optreden. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 18 VAN 32 5 Bezwaar en beroep 5.1 BEZWAAR- EN BEROEPSPROCEDURE Een bedrijf kan als volgt protest aantekenen tegen een beslissing: 1. Indienen bezwaarschrift bij het bestuur van de vereniging en indien hier een ongewenst resultaat uit volgt bestaat er de mogelijkheid tot het 2. Aantekenen van beroep bij de beroepscommissie van de vereniging De uitspraak van de beroepscommissie is bindend. 5.2 BEZWAARPROCEDURE Tegen een beslissing over het niet-verlenen, intrekken en waarschuwen van het Keurmerk kan door de onderneming binnen een maand na verzending van het besluit middels een aangetekend schrijven bezwaar gemaakt worden bij het bestuur van Polyplast. Het bezwaar dient gemotiveerd te zijn. Het indienen van het bezwaar heeft opschortende werking. Bij de beslissing op bezwaar kan het bestuur besluiten dat het indienen van beroep schorsende werking heeft. Indien tijdens de bezwaarprocedure de houdbaarheid van het Keurmerk door tijdsverloop eindigt, wordt het geacht te zijn verlengd tot de datum van de uitspraak op het bezwaar. Daarmee blijft er ook sprake te zijn van controlebezoeken inzake het voldoen aan eisen van het Keurmerk. 5.3 BEROEPSPROCEDURE Tegen een beslissing op het bezwaar kan door de onderneming binnen een maand bij aangetekend schrijven beroep worden ingesteld bij de Beroepscommissie. Het instellen van beroep heeft geen opschortende werking. 5.4 REGISTER KEURMERKHOUDERS EN VERVALLEN CERTIFICATEN Op de website van de vereniging Polyplast wordt een actueel register gevoerd van reguliere leden, aangesloten leden, donateurs en bedrijven met vervallen certificaten. 5.5 CONSEQUENTIE INTREKKING POLYPLAST KEURMERK Na het onherroepelijk worden van het besluit tot intrekken van het Keurmerk wordt de registratie van de onderneming van de Polyplast website verwijderd en dienen logo’s binnen een redelijke termijn (3 maanden) te worden verwijderd van commerciële uitingen (zoals bij 4.8 beschreven). Indien na die tijd nog steeds het logo wordt gevoerd, kan het bestuur overgaan tot het nemen van aanvullende maatregelen. Eén jaar na datum van onherroepelijke intrekking kan het Keurmerk Polyplast opnieuw aangevraagd worden. 5.6 VERVALLEN POLYPLAST KEURMERK Het Keurmerk Polyplast vervalt: a. bij beëindiging van de onderneming b. bij surseance van betaling en/of faillissement c. bij wijziging van de rechtsvorm d. bij het niet-tijdig uit laten voeren van de twee-jaarlijkse (vervolg)inspectie e. door opzegging van het lidmaatschap door de onderneming f. door intrekking n.a.v. het niet tijdig/correct afwerken van Non-conformities. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 19 VAN 32 5.7 COMMUNICATIE VAN WIJZIGINGEN Dit reglement is vastgesteld onder het voorbehoud dat er geen sprake is van strijdigheid met weten/of regelgeving. Toekomstige wijzigingen in wet- en/of regelgeving die consequenties hebben voor de inhoud van dit reglement worden geacht rechtstreeks hierin door te werken. De wijzigingen worden gepubliceerd op de website van Polyplast en zullen bij de eerstvolgende aanpassing van het reglement worden doorgevoerd. 5.8 KLACHTBEHANDELING Klacht/Suggestie Registratie secretariaat Polyplast Ontvangstbevestiging (naar indiener) Screening door Klachtencommissie (Bestuur Polyplast en Voorzitter Technische Commissie) Wel noodzakelijk Externe deskundigheid Inwinnen extern advies Niet noodzakelijk Behandeling klacht/ suggestie Wel wenselijk Documenten/ Procedures wijzigen? Uitbrengen advies Niet wenselijk Uitbrengen standpunt Registratie afhandeling Secretariaat Polyplast Standpunt Bestuur Polyplast (naar indiener) Einde Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 20 VAN 32 6 BIJLAGEN 6.1 BIJLAGE 1: VOORSCHRIFTEN KEURMERK POLYPLAST Een aangesloten bedrijf dient zich te houden aan de volgende eisen inzake management van kwaliteit, veiligheid en vakbekwaamheid in de organisatie. 6.1.1 Voorschriften vanuit de ISO-9001 Onderwerp Beheersing van documentatie Beheersing van registraties * Directiebeoordeling algemeen, input en output voor de beoordeling Personeel: bekwaamheid, bewustzijn en training Bepaling en beoordeling van producteisen Inkoopproces, inkoopgegevens en verificatie van het ingekochte product Beheersing van productie en het leveren van diensten Beheersen van bewakings- en meetapparatuur Klanttevredenheid Interne audits Bewaking en meting van producten Beheersing van afwijkende producten Continue verbetering en corrigerende / preventieve maatregelen 6.1.2 Onderdeel uit de ISO-9001 4.2.3 4.2.4 5.6.1 en 5.6.1 c), d), e), f), g) 5.6.3 c) 6.2.2 a), b), e) 7.2.1 c) zie DVS, 7.2.2 a) zie DVS 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 7.5.1 a), b), c), d) 7.6 8.2.1 8.2.2 8.2.4 8.3 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Voorschriften vanuit de VCA Onderwerp Aanstelling V&G-functionaris VGM-structuur Betrokkenheid top- en middelmanagement Beoordeling management VCA-eisen VGM-RIE Taakrisico-analyse Persoonlijke beschermingsmiddelen Vakopleiding medewerkers B-VCA Bedrijfseigen VGM-voorlichting Preventieve milieumaatregelen Werkplekinspecties Keuring materieel en middelen Procedure ongevallen Onderzoek ongevallen Onderdeel uit de VCA 1.2 1.3 1.5 1.6 2.1 2.2 2.4 3.1 3.2 3.5 6.1 8.1 10.2 12.1 12.2 6.1.3 Voorschriften vanuit de DVS-2212 De DVS vormt de basiseis voor kwaliteitsborging en – bevordering voor het vervaardigen, bewerken, verwerken, en monteren van thermoplasten. Het DVS verlag ‘Taschenbuch DVS- merkblätter und – Richtlinien, Fügen von Kunststoffen’ is het basisdocument voor het Keurmerk Polyplast. Bij een nieuwe uitgave van de DVS is deze direct van toepassing. 1. DVS 2212 bedrijfscertificaat: Het bedrijf dient een overzicht te maken met de onderdelen uit het DVS verlag ‘Taschenbuch DVS- merkblätter und – Richtlinien, Fügen von Kunststoffen’ welke van toepassing zijn voor de activiteiten die het lid uitvoert. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 21 VAN 32 2. Persoonscertificatie ‘Kunststoflassen’: Op een project dient minimaal één persoonsgecertificeerde kunststoflasser, met de specifieke vereisten behorend bij de kunststoflas, op het project aanwezig te zijn. In de hierna volgende tabellen zijn de eisen aangegeven. 3. Het bedrijf dient in het bezit te zijn van de laatste versie van het DVS verlag ‘Taschenbuch DVS- merkblätter und – Richtlinien, Fügen von Kunststoffen’. Persoonscertificatie ‘Kunststoflassen’ Op een project dient minimaal één persoonsgecertificeerde kunststoflasser, met de specifieke vereisten behorend bij de kunststoflas, op het project aanwezig te zijn. In de onderstaande tabellen zijn de eisen aangegeven. Angaben zu den Prüfstücken nach DVS 2212-1 Untergruppe I-1 Prüfst. Nr. Verfahren (DIN 1910-3) Stofart (DIN EN 22553) Werkstoff ***) Geitungsbereich der Prüfung *****) Bauteildicke bzw.Rohrdurchmesser (mm) - WZ V PVC-U V-/K-Nähte 1…10 DV- Nähte bis 20 161 1132 - WF WZ HS HS HS WZ HS HS HS WZ HS HS HM HM HM HM HD Hand HD Masch. HD Hand HD Masch. HD Hand HD Masch. HD Hand HD Masch. WE Kontinuierlich V X II II II X II II II V II II PVC-U PP ****) DV- Nähte bis 20 DV- Nähte bis 20 bis d=225 d=160 bis 500 d=315 bis 1600 DV- Nähte bis 20 bis d=225 d=160 bis 500 d=315 bis 1600 DV- Nähte bis 20 bis d = 225 bis d = 500 II-1.2 - WE Kontinuierlich II-1 M *) - WE Kontinuierlich II-2.1 - WE Kontinuierlich II-2.2 - WE Kontinuierlich II-2.M *) - WE Kontinuierlich II-3.1 - WE Kontinuierlich II-3.2 - WE Kontinuierlich II-3.M *) - WE Kontinuierlich II-4.1 - WE Discontinuierlich II-4.2 - V-/K-Nähte 1…10 V-/K-Nähte 1…10 I- Nähte >2…30 I- Nähte >2…50 I- Nähte >2…60 V-/K-Nähte 1…10 I- Nähte >2…30 I- Nähte >2…50 I- Nähte >2…80 V-/K-Nähte 1…10 I- Nähte > 1,9…10 I- Nähte > 1,9…12 bis d = 160 d=180 bis 630 bis d = 125 bis d = 110 bis d = 50 bis d = 125 bis d = 50 bis d = 125 bis d = 50 bis d = 110 bis d = 40 bis d = 110 V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte V-, HV-Nähte, Kehlnähte (a-Mass) DV-, DHV-Nähte I-2 I-3 I-4.1 I-4.2 **) I-4.3 I-5 I-6.1 I-6.2 **) I-6.3 I-7 I-8 I-8 E *) I-9.1 I-9.2 I-10 I-11 I-12.1 I-12.2 I-13.1 I-13.2 I-14.1 I-14.2 I-15.1 I-15.2 II-1.1 PE-HD PVDF PE-HD PP ****) PB PE-HD PP ****) PB PVDF Stumpf-Stoss V-Naht einlagig Stumpf-Stoss V-Naht mehrlagig Stumpf-Stoss V-Naht einlagig Stumpf-Stoss V-Naht mehrlagig Stumpf-Stoss V-Naht einlagig Stumpf-Stoss V-Naht mehrlagig Stumpf-Stoss V-Naht zweilagig PE-HD / artgleich Draht Granlat PP-H oder PP-B / PPR Draht Granulat PP-H oder PP-B/ PP-H -B Draht Granulat PE-HD/ artgleich Granulat bis 20 mm bis 40 mm bis 30 mm bis 60 mm bis 40 mm bis 80 mm bis 20 mm bis 40 mm bis 30 mm bis 60 mm bis 40 mm bis 80 mm bis 15 mm bis 30 mm bis 25 mm bis 50 mm bis 40 mm bis 80 mm bis 15 mm bis 30 mm bis 30 mm bis 60 mm *) E = Erweiterter Geitungsbereich, M= Merhlagige Erweiterung (in Anlahnng an DVS 2212-1) **) Diese Untergruppen können unter Erföllung der Bedingungen nach DVS 2212-1 eingeschlossen sein. ***) Qualitätsenforderungen für Grundmaterial und Schweisszusatz nach Abschnitt B ****) Bei Verwendung von Schweisszusatz aus PP-R galten die Anforderungen für PP-R (Tabelle 1 von DVS 2212-1). *****) Das Geitungsbereich der Prüfgruppe I umfasst in den Untergruppen I-1 bis I-8 sowohl Tafeln als auch Rohre. WZ = Warmgas-Ziehschweissen WF = Warmgas-Fächeischweissen HS = Heizelement-Stumpfschweissen HM = Heizwendelschweissen HD = Heizelement-Muffenschweissen WE = Warmgas-Extrusionsschweissen Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 22 VAN 32 Prüfstückangaben in Anlehnung an DVS 2212 Sondergruppe Prüfst. Nr. Schweissverfahren Stofart Werkstoff Geitungbereich der Prüfung Bauteilart Masse (mm) FEP FEP Liner Liner FEP PFA PFA Rohr Liner Liner bis d = 110 PFA E-CTFE MFA MFA Rohr Liner Liner Liner bis d = 110 PVC-NI Liner S-F1 S-F2 - WZ HK tellmechanisch S-F3 S-F4 S-F5 - HS WZ HK tellmechanisch S-F6 S-F7 S-F8 S-F9 - HS WZ WZ HK tellmechanisch S-T1 (I-1) Liner S-T2 (I-3) Liner S-T3 (I-5) Liner S-T4 (I-7) Liner S-T5 S-T6 S-T7 S-T8 S-T9 S-T10 S-T11 S-T12 S-T13 S-T14 S-B1 S-B2 S-B3 - WZ V Stumpf- Stoss (mit Cap-Strip) II V Stumpf- Stoss (mit Cap-Strip) II V V Stumpf- Stoss (mit Cap-Strip) V 022 WZ V PP *) Liner - WZ V PE-HD Liner 024 WZ V PVDF Liner - WZ WZ WF WF WE Diskontinuierlich WE Kontinuierlich WE Kontinuierlich HS HS WE Kontinuierlich WU Machinal WU von Hand QS von Hand V V V V V-Naht einlagig V-Naht einlagig V-Naht einlagig II II V-Naht einlagig überlappnaht überlappnaht überlappnaht PPs PVC-C PVC-C PVC-U PP/Granulat *) PVDF/Draht, Granulat PVC-U/Draht, Granulat PVC-NI PVC-C PVC-C/Draht, Granulat PE-modifiziert PE-modifiziert PVC-P/ Qquelischweiss-mittel THF FPO (flexible Polyolefine) FPO (flexible Polyolefine) S-B4 WU Machinal überlappnaht S-B5 WU von Hand überlappnaht *) bei Verwendung von Schweisszusatz aus PP-R gelten die Anforderungen für PP-R WZ = Warmgas-Zieschweissen WF = Warmgas-Fachelschweissen HK = Helzelement-Wärmekontaktschweissen W = Warmgas-Űberlappschweissen QS = Quelschweissen Tafel + Rohr Tafel + Rohr Tafel + Rohr Tafel Tafel + Rohr Tafel + Rohr Tafel + Rohr Rohr bis d = 110 Rohr bis d = 110 Tafel + Rohr Kunststoffdichtungsbahn Kunststoffdichtungsbahn Kunststoffdichtungsbahn Dach-/Abdichtungsbahn Dach-/Abdichtungsbahn 6.1.4 Voorschriften vanuit de NEN-7200 De norm kan door het bedrijf worden besteld bij NEN. Bij vragen over de toepassing ervan, kan het bedrijf zich wenden tot de Technische Commissie. 6.1.5 Overige wet- en regelgeving Onderdeel van de verplichte registraties (zie * in de normtabel van ISO-9001) is een overzicht van de volledige wet- en regelgeving die voor het lid van toepassing is bij het vervaardigen, bewerken, verwerken, of monteren van thermoplasten. Een basislijst met de meest van toepassing zijnde wet- en regelgeving wordt de Technische Commissie van Polyplast opgesteld en onder de leden verspreid. De meest recente versie is daarna tevens op de website te downloaden. Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 24 februari 2014 PAGINA 23 VAN 32 BIJLAGE 3 Checklist controle Keurmerk Polyplast Onderdeel uit de ISO 9001:2008 4.2.3 Beheersing van documentatie 4.2.4 Beheersing van registraties * 5.6.1 en 5.6.1 c), d), e), f), g) 5.6.3 c) Directiebeoordeling algemeen, input en output voor de beoordeling Reglement Keurmerk Polyplast Toelichting Controle/verificatiepunten Het bedrijf dient een procedure te hebben voor beheerste en herkenbare uitgifte en wijziging van handboeken. De procedure omvat minimaal: Goedkeuring van geschiktheid Goedkeuring van wijzigingen Herkenbaarheid van revisies Beschikbaarheid van de juiste versie van het handboek Leesbaarheid en herkenbaarheid Onbedoeld gebruik van vervallen documenten wordt voorkomen. Registraties welke aantoonbaar maken dat wordt voldaan aan de eisen en doeltreffende werking van het kwaliteitsmanagementsysteem, moeten worden beheerst. Controlepunten: Aanwezigheid van de procedure met bovenstaande verplichte items. Voldoende beschik-/leesbaarheid en juist versiebeheer op de werkplekken. Het bedrijf dient een procedure te hebben welke het bovenstaande borgt m.b.t.: Leesbaarheid Terugvindbaarheid Herkenbaarheid Bescherming Bewaartermijnen en vernietiging De directie moet het kwaliteitsmanagementsysteem minimaal jaarlijks beoordelen om er voor te zorgen dat het systeem bij voortduring geschikt, passend en doeltreffend is. Daarnaast moet het bedrijf mogelijkheden definiëren voor continue verbetering van het systeem o.b.v.: Resultaten van controles en audits Procesprestaties en productconformiteit Status v. corrigerende/preventieve acties Vervolgacties uit eerdere beoordelingen Veranderingen welke van invloed kunnen zijn op het kwaliteitsmanagementsysteem Inzake continue verbetering werkt het bedrijf een concreet plan uit, waarin de aandacht uit gaat naar: Verbetering van producten en diensten Vastleggen van verbeteracties (termijnen, voortgang, verantwoordelijken) Versie 3.1 Controlepunten: Aanwezigheid van de procedure met bovenstaande verplichte items. Een ordentelijk overzicht van welke registraties bewaard worden + termijn . Een papieren/digitale mappenstructuur. Controlepunten: Aanwezigheid van een vergaderagenda en planning voor de jaarlijkse directiebeoordeling. Voldoende diepgang van analyses. Voldoende aanvullende corrigerende en preventieve acties n.a.v. de beoordeling (waar nodig). Doelstellingen en verbeteracties voldoende geconcretiseerd in termen van te nemen maatregelen, verantwoordelijken, termijnen, streefwaarden en benodigde middelen en systemen. Doelen en acties gedurende het jaar met voldoende overzicht bewaakt. 24 februari 2014 PAGINA 24 VAN 32 6.2.2 a), b), e) Personeel: bekwaamheid, bewustzijn en training Behoefte aan middelen en opleiding De organisatie moet: a) Bepalen welke bekwaamheden benodigd zijn door het uitvoerend personeel b) Maatregelen treffen om de noodzakelijke bekwaamheid te verwerven. e) Registraties bijhouden van opleiding, training, vaardigheden en ervaring 7.2.1 c) zie DVS, 7.2.2 a) zie DVS Bepaling en beoordeling van produkteisen De organisatie moet het volgende bepalen: 7.2.1.c eisen vanuit wet- en regelgeving van toepassing op het product. 7.2.2.a. of voldaan wordt aan gedefinieerde producteisen 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3 Inkoopproces, inkoopgegevens en verificatie van het ingekochte produkt Inkoopproces: de ingekochte producten voldoen aan de gespecificeerde inkoopeisen Inkoopgegevens. De beheersing van leveranciers is afhankelijk van het effect van het ingekochte product op de realisatie van het eindproduct. Op basis hiervan worden de criteria voor keuze en (her-)beoordeling vastgesteld. Registratie van periodiek (her-) beoordelen moet worden bijgehouden. Inkoopgegevens: Vooraf gedefinieerde Inkoopgegevens moeten het in te kopen product effectief beschrijven, waaronder, waar van toepassing: - Eisen voor goedkeuring van het product, procedures, processen en uitrusting - Eisen voor kwalificatie van het personeel en - Eisen vanuit het kwaliteitsmanagementsysteem. De organisatie moet de productie en het leveren van diensten plannen en onder beheerste omstandigheden uitvoeren: a) De beschikbaarheid van informatie die de kenmerken van het product beschrijft. b) De beschikbaarheid van werkinstructies, waar nodig c) Het gebruik van geschikte uitrusting d) De beschikbaarheid en het gebruik van monitorings- en meetuitrusting. 7.5.1 a), b), c), d) Beheersing van productie en het leveren van diensten 7.6 Beheersen van bewakings- en meetapparatuur Reglement Keurmerk Polyplast De organisatie moet bepalen welke monitoring en meting moet worden uitgevoerd (en met welke middelen) om het bewijs van overeenkomstigheid van het product t.a.v. de eisen te leveren: a) Gekalibreerde en geverifieerde meetmiddelen, herleidbaar tot de gebruikte (in- Versie 3.1 Controlepunten: Aanwezigheid van een opleidingsplan op persoons- en functieniveau. Tijdig (volgens wettelijke termijnen en eigen planning) voorzien in opleiding en instructie. Controlepunten: Aanwezigheid van een jaarlijks te actualiseren overzicht van toepasselijke wet- en regelgeving. Aantoonbare beoordeling van implicaties van gewijzigde wet- en regelgeving. Beoordeling of het product/dienst voldoet aan de gestelde eisen (toepasselijke wet- en regelgeving en eisen/wensen van de klant. Controlepunten: Toetsing of ingekochte producten (en diensten) voldoen aan de gestelde (inkoop) eisen Bepaling van leveranciers met een kritische invloed op het eindproduct Beoordeling van deze kritische leveranciers op voor de organisatie relevante aspecten Voldoende duidelijke (concreet gespecificeerde) inkoopcriteria / - bonnen Controlepunten: Criteria voor productie en levering van diensten zijn voldoende duidelijk (concreet gespecificeerd) middels werkopdrachten, instructies. Het voortbrengen van producten en leveren van diensten wordt voldoende bewaakt (gemonitord) en met geschikte middelen/uitrusting voortgebracht. Controlepunten: Meetapparatuur is geïdentificeerd Relevante meetstandaarden zijn geïdentificeerd (normen, steekproeven en toleranties/afwijkingen) 24 februari 2014 PAGINA 25 VAN 32 ternationaal erkende) standaarden. b) Middelen worden indien nodig (opnieuw) gejusteerd c) Identificatie zodat de kalibratiestatus bepaald kan worden. d) Beveiliging tegen ongewenst/niet geautoriseerd justeren. e) Beveiliging tegen beschadiging/achteruitgang v/h middel. Waar nodig moeten passende maatregelen genomen worden indien gebleken is dat meetmiddelen niet overeenkomstig de eisen functioneren. Registratie (digitaal) van kalibratie en verificatie moet worden bewaard. 8.2.1 Klantentevredenheid Als één van de metingen van de prestaties van een kwaliteitsmanagementsysteem moet de organisatie informatie monitoren met betrekking tot de perceptie van klanten in hoeverre de organisatie voldaan heeft aan de eisen van klanten. De methoden voor het verkrijgen van deze informatie moeten worden bepaald 8.2.2 Interne audits De organisatie moet met geplande tussenpozen audits uitvoeren om vast te stellen of het kwaliteitsmanagementsysteem: - Overeenkomt met de geplande regelingen (zie 7.1) met de eisen van deze internationale norm en met de eisen aan het kwaliteitsmanagementsysteem vastgesteld door de organisatie, en - Doeltreffend is geïmplementeerd en onderhouden. 8.2.4 Bewaking en meting van producten De organisatie moet de kenmerken van het product monitoren (gedurende geschikte stappen in het productieproces) en meten om te verifiëren of aan de producteisen wordt voldaan. Dit bewijs moet geregistreerd worden. Tevens moet vastgelegd worden wie producten voor levering aan de klant mag vrij geven en op basis van welke eisen. De organisatie moet een procedure hebben om te voorkomen dat producten welke niet aan de eisen voldoen, worden vastgesteld en beheerst om niet beoogd gebruik of aflevering te voorkomen. Hierbij wordt ingegaan op: a) Opheffing van de waargenomen afwijking (inclusief het opnieuw vrijgeven) b) Het onder voorwaarden en in overleg met de autoriteiten en de klant c) Door maatregelen te nemen om oorspronkelijk bedoeld gebruik uit te sluiten. d) Door maatregelen te nemen passend bij de (mogelijke) gevolgen. 8.3 Beheersing van afwijkende producten Reglement Keurmerk Polyplast Versie 3.1 Meetmiddelen worden voldoende regelmatig gecontroleerd en worden beschermd opgeslagen. Bij afwijkingen worden meetmiddelen gejusteerd. Voor aanvang van gebruik kan de gebruiker de juistheid bij voorkeur zelf vaststellen. In geval van justeren (het terugbrengen binnen de toleranties) wordt nagegaan of er aanvullende maatregelen nodig zijn voor recent voortgebrachte producten. Kalibratie certificaten zijn voorhanden en apparatuur is als zodanig ook herkenbaar als recentelijk gekalibreerd (goedgekeurd tot termijn). Controlepunten: Aanwezigheid van vooraf bepaalde indicatoren van klanttevredenheid vastgelegd naar een procedure. Jaarlijkse analyse van klanttevredenheid op basis van deze indicatoren Controlepunten: Aanwezigheid van een auditplan (waar nodig rekening houdend met de status en het belang van processen) Gedocumenteerde procedure welke de werkwijze beschrijft m.b.t. planning, uitvoering, rapportage en terugkoppeling (incl. het nemen van corr/prev maatregelen) Audits zijn objectief (geen audit van eigen werk) Verificatie van observaties uit eerdere audits. Controlepunten: Wie mag voorzien in de vrijgave van producten. Oftewel: wie doet de tussentijdse en eind controle en op basis van welke criteria? Controlepunten: Afkeur of uitval wordt correct geïdentificeerd en er zijn effectieve maatregelen dat deze producten niet opnieuw in omloop gebracht kunnen worden. Oorzaak van afwijkingen (leidend tot afkeur en uitval) wordt onderzocht. Indien producten in overleg met de klant toch mogen 24 februari 2014 PAGINA 26 VAN 32 Het bedrijf dient van het bovenstaande de juiste registraties bij te houden. 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3 Continue verbetering en corrigerende / preventieve maatregelen Reglement Keurmerk Polyplast Continu verbeteren: De organisatie moet continu de doeltreffendheid van het kwaliteitsmanagementsysteem verbeteren, gebruik makend van beleid, doelen, auditresultaten en andere analyses van corrigerende en preventieve maatregelen in de directiebeoordeling. Corrigerende maatregelen: De organisatie moet maatregelen treffen om de oorzaken van afwijkingen op te heffen om herhaling te voorkomen. Corrigerende maatregelen moeten zijn afgestemd op de gevolgen van de afwijkingen die zich voordoen. Er moet een procedure zijn waarin de eisen staan voor: a) Het beoordelen van afwijkingen b) Het bepalen van de oorzaken van afwijkingen c) Het beoordelen van de noodzaak tot het nemen van maatregelen die zorgen dat afwijkingen niet opnieuw optreden. d) Het vaststellen en doorvoeren van benodigde maatregelen e) Registratie van de (resultaten van) genomen maatregelen f) Beoordeling doeltreffendheid van de getroffen maatregelen. Preventieve maatregelen: De organisatie moet maatregelen vaststellen om de oorzaken van mogelijk toekomstige afwijkingen op te heffen om het ontstaan ervan te voorkomen. Afgestemd op de gevolgen van de mogelijk toekomstige problemen. Er moet een procedure zijn waarin de eisen staan voor: a) Bepaling van mogelijk toekomstige afwijkingen en oorzaken ervan b) Het beoordelen van de noodzaak tot het nemen van maatregelen die zorgen dat afwijkingen niet opnieuw optreden. c) Het vaststellen en doorvoeren van benodigde maatregelen d) Registratie van de (resultaten van) genomen maatregelen e) Beoordeling doeltreffendheid van getroffen maatregelen. Versie 3.1 worden doorgeleverd, dan worden de aangepaste eisen duidelijk vastgesteld. Registraties van afkeur/uitval, analyse en genomen maatregelen worden bewaard. Controlepunten: De organisatie neemt op eigen initiatief, n.a.v. analyses, aantoonbaar aanvullende corrigerende en preventieve maatregelen. Er is een procedure voor corrigerende maatregelen Er is een procedure voor preventieve maatregelen De effectiviteit van resultaten op genomen maatregelen wordt beoordeeld. Het beoordelen van de noodzaak tot het nemen van maatregelen wordt gewogen. Er is een registratie van genomen maatregelen, meestal terug te herleiden tot losse verbeter/afwijkingsformulieren en een overzicht verbeteracties. 24 februari 2014 PAGINA 27 VAN 32 Onderwerp 1.2 Aanstelling V&Gfunctionaris 1.3 VGM-structuur 1.5 Betrokkenheid top- en middelmanagement Onderdeel uit de VCA-2008/5.1 De coördinatie van de VG-aspecten binnen het bedrijf bij de dagelijks gang van zaken en het waarborgen van de inbreng van expertise daarbij. De VG-functionaris rapporteert aan de directie en is met naam genoemd in het organogram In de functie omschrijving van de VG-functionaris worden de TBV’s duidelijk omschreven De VG-functionaris beschikt over de nodige deskundigheid of doet daar aantoonbaar beroep op. De VG-functionaris staat bekend binnen de organisatie Optimale uitvoering van het VGM-beleid, waarbij alle betrokkenen binnen het bedrijf duidelijk is wat er van hen wordt verwacht op het gebied van VGM Organisatiestructuur met aanduiding van: De verschillende leidinggevende niveaus tot en met operationeel leidinggevenden Plaats in de structuur van de VG-functionaris met directe toegang tot de directie Plaats in de structuur van de milieufunctionaris met directe toegang tot de directie, indien aangesteld Functieomschrijvingen van alle leidinggevenden verschaffen helderheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden m.b.t. VGM. Controlepunten Controlepunten: Organogram waarin VG functionaris benoemd is VG-functionaris bij uitvoering bekend Functie omschrijving met juiste TBV’s In bezit van/raadplegen MVK/HVK deskundigheid Het stimuleren van VGM-zorg door actieve en zichtbare betrokkenheid van de directie. Controlepunten: Directie is aanwezig bij operationeel / VGM voortgangsoverleg Directie betrokken bij analyse van verzuim (zie agenda directiebeoordeling) Directie voort minimaal 2x per jaar werkplekinspecties uit op verschillende projecten/ploegen en legt deze op juiste wijze vast (met opvolging) Reglement Keurmerk Polyplast Actieve betrokkenheid door middel van: Voorzitten of bijwonen van vergadering met VGM op de agenda Evalueren van ongevallen met en zonder verzuim/werkverlet, inclusief trendanalyse Evalueren van VGM-activiteiten Werkplekinspecties: Procedure waarin is vastgelegd de uitvoering en follow-up van periodieke werkplekinspecties door directie, inhoudende wie deelneemt aan werkplekinspecties, met welke frequentie (tenminste tweemaal per jaar), waarbij de werklocaties van de diverse opVersie 3.1 Controlepunten: Duidelijk organogram met juiste niveau verdeling Directe toegang VG(M)-functionaris tot directie geregeld in organogram Ook resterende functieomschrijvingen bevatten de juiste VG(M) aspecten 24 februari 2014 PAGINA 28 VAN 32 1.6 Beoordeling management VCAeisen Betrokkenheid van de directie gericht op het voldoen aan de VCA eisen 2.1 VGM-RIE Reglement Keurmerk Polyplast drachtgevers geïnspecteerd worden. Toepassing inspectieprocedure Jaarlijkse beoordeling door directie op basis van interne audits over drie jaren het gehele systeem bestrijkend Vaststellen en opvolgen verbeteracties Vaststellen en beheer van de VGM-risico’s Voor alle functies binnen het bedrijf waarvan is vastgesteld dat ze risicovol zijn, zijn actuele VGM-risico-inventarisaties en – evaluaties aanwezig VGM-risico-inventarisatie en –evaluatie vinden plaats door: Inventarisatie van gevaren Bepalen van de risico’s Evaluatie van de risico’s VGM-risico-inventarisaties en –evaluaties worden uitgevoerd: Volgens een vaste methodiek Onder actieve medewerking van de VG-functionaris, zoals genoemd in 1.2 Risico’s, vastgesteld bij de evaluatie, worden beheerst door doeltreffende maatregelen, waarbij de bronaanpak de voorkeur verdient (preventieprincipes) Actieplan (plan van aanpak), inhoudende: Actiepunten, voortkomende uit de VGM-risico-inventarisaties en -evaluaties De verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing Tijdsplanning Periodieke toetsing van het actieplan (plan van aanpak), tenminste eenmaal per jaar, inclusief corrigerende maatregelen VGM-risico-inventarisaties en –evaluaties worden minimaal om de drie jaar geëvalueerd en zo nodig aangepast, onder actieve medewerking van de VG-functionaris Tenminste eenmaal per jaar op grond van ongevallen / VGM-incidenten worden de VGM-risico-inventarisaties en –evaluaties geëvalueerd en zo Versie 3.1 Controlepunten: Er is een KAM jaarplan waarin alle VGM aspecten gepland worden en interne audits tenminste eens per 3 jaar alle VCA elementen beschouwen Jaarlijkse directiebeoordeling met daarin ook de aspecten uit audits Concrete verbeteracties voor de veiligheid Controlepunten: Er is een actuele en passende RI&E voorhanden met een bijgewerkt plan van aanpak. Termijnen op het plan van aanpak worden gehaald en zijn realistisch Belangrijkste tabellen uit de RI&E worden regelmatig (minimaal elke 3 jaar)geactualiseerd (functionele, risico’s, risico’s arbeidsmiddelen en risico’s gevaarlijke stoffen) Bronaanpak wordt in voldoende mate toegepast Eens per jaar (b.v. in de directiebeoordeling) wordt het de RI&E en het plan van aanpak bijgewerkt Voldoende deskundige betrokkenheid (op MVK/HVK niveau) is aantoonbaar Waar nodig worden incidenten gebruikt om VGM risico’s bij te stellen 24 februari 2014 PAGINA 29 VAN 32 nodig aangepast. 2.2 Taakrisicoanalyse Vaststellen en beheersen van de VGM-risico’s van door het bedrijf uit te voeren werkzaamheden in een specifieke situatie/omgeving (werkplek) Richtlijn voor het vaststellen voor welke werkzaamheden / situaties / omgeving een taakrisicoanalyse dient te worden opgesteld Taakrisicoanalyse vindt plaats door omschrijving van: Taken (in specifieke omgeving) Daaraan verbonden risico’s Getroffen maatregelen Taakrisicoanalyse wordt uitgevoerd: Volgens een vaste methodiek Onder verantwoordelijkheid van een betrokken lijnfunctionaris die: Beschikt over voldoende kennis, kunde en ervaring met betrekking tot veiligheid Verantwoordelijk is voor de communicatie met alle uitvoerenden op de werkplek Risico’s, vastgesteld bij een taakrisicoanalyse, worden beheerst door doeltreffende maatregelen, waarbij de bronaanpak de voorkeur verdient. Na ieder ongeval met verzuim/werkverlet wordt de taakrisicoanalyse geevalueerd en zo nodig aangepast. 2.4 Persoonlijke beschermingsmiddelen Medewerkers voorzien van de juiste PBM ter voorkoming van letsel/beroepsziekte 3.1 Vakopleiding medewerkers Alle medewerkers beschikken over die vakkennis en kunde die nodig is voor door hen binnen het bedrijf uit te voeren werkzaamheden Reglement Keurmerk Polyplast Het verstrekken van PBM is gebaseerd op de in de RIE en TRA genoemde beheersmaatregelen Medewerkers beschikken over de juiste PBM De verstrekking, incl. onderhoud/omruil, is gratis Richtlijn voor het geven van gebruiksinstructies Overzicht per functie van vakopleidings- en ervaringseisen Versie 3.1 Controlepunten: Er is een passende procedure/methode voorhanden voor het opstellen van project of taakgebonden TRA’s. Er wordt voldoende deskundigheid geraadpleegd bij het opstellen van de TRA De TRA benoemt de juiste maatregelen op het juiste niveau (bronaanpak) Wordt de functionele RI&E of een relevante TRA aangepast indien zich incidenten voordoen? Controlepunten: PBM’s worden gratis ter beschikking gesteld en onderhouden Waar nodig is er instructie voor het veilig gebruik van PBM’s (zoals valharnas) Er is een link tussen de RI&E en TRA, de risico’s, de bronaanpak en de PBM’s PBM’s zijn waar nodig persoonlijk en afgestemd op het werk en de medewerker Controlepunten: Er is een opleidingsplan waarin de relevante veiligheidsaspecten benoemd worden. Middels effectieve uitvoering van het plan wordt ge- 24 februari 2014 PAGINA 30 VAN 32 3.2 B-VCA Alle operationele medewerkers beschikken over VGM-basiskennis 3.5 Bedrijfseigen VGM-voorlichting Reglement Keurmerk Polyplast In het kader van voorlichting wordt aandacht besteed aan: VGM-beleid van het bedrijf Algemene risico’s op het werk Algemene veiligheidsregels en –voorschriften Persoonlijke beschermingsmiddelen Melding van onveilige situaties en handelingen Handelswijze in geval van (ernstig) letsel Handelswijze in geval van nood Handelswijze bij klachten Vaststellen welke VGM-instructies (inclusief frequentie en wijze van instructie) van toepassing zijn bij welke werkzaamheden/omgevingen Borgen dat voldaan wordt aan de instructie-eisen Het voorkomen van bodemverontreiniging en effectief beheer van afvalstoffen borgd dat er voldoende kennis is en deze kennis waar nodig onderhouden wordt Controlepunten: Alle monteurs beschikken over ten minste B-VCA. Operationele medewerkers, die langer dan drie maanden in dienst zijn, beschikken over een geldig diploma, certificaat of attest “Basisveiligheid VCA”, voorzien van VCA logo Alle medewerkers hebben kennis van de VGM-regels en voorschriften, alsook van de VGM-instructies voor aan hen opgedragen werkzaamheden in de omgeving waarin zij doorgaans werkzaam zijn. 6.1 Preventieve milieumaatregelen Borgen dat op de werkvloer voldaan wordt aan de gestelde opleidings- en ervaringseisen Inventariseren van de risico’s met betrekking tot bodemverontreiniging en afvalstoffen (gerelateerd aan de activiteiten van het bedrijf) Het treffen van de nodige preventieve maatregelen Procedure afvalstoffenbeheer waarin is vastgelegd: Op welke wijze de afvalstoffen dienen te worden verzameld en opgeslagen Op welke wijze, door wie en naar welke erkende verwerkers de afvalstoffen zullen worden afgevoerd Versie 3.1 Controlepunten: Er zijn voldoende, passende en effectief gecommuniceerde instructies m.b.t. VGM aspecten welke op de reguliere werkzaamheden van toepassing zijn. Tenminste de nevenstaande risico’s worden behandeld. Een overzicht van welke VGM-instructies in welke situatie van toepassing zijn, is aanwezig Er is registratie van instructie Controlepunten: Er is een overzicht van bodembedreigende activiteiten en genomen maatregelen Er is een lijst van afvalstoffen en verwerkingsmethoden (afvoer), inclusief registraties van afvoer 24 februari 2014 PAGINA 31 VAN 32 8.1 Werkplekinspecties Het in stand houden dan wel bevorderen van een veilige werkomgeving / werkwijze 10.2 Keuring materieel en middelen Inventarisatie van periodiek te keuren arbeidsmiddelen en PBM Keuringseisen Frequentie van de keuringen, tenminste eenmaal per jaar met motivering van eventuele afwijking indien minder Deskundigheid keurenden Borgen dat geen gebruik wordt gemaakt van niet goedgekeurde arbeidsmiddelen en PBM Identificatie keuringsvervaldatum op arbeidsmiddelen en PBM Inzicht in de actuele VGM-prestaties Reglement Keurmerk Polyplast Procedure, waarin beschreven: De uitvoering van inspecties De opvolging van waargenomen afwijkingen Gebruik checklist Inspecties worden tenminste eenmaal per maand per werkplek uitgevoerd door de operationeel leidinggevende Inspectieverslagen, waarin opgenomen geconstateerde afwijkingen, uit te voeren verbeteracties, uitvoeringsverantwoordelijken en de bepaling van de tijdsduur voor uitvoering Actieplan, inhoudende: Actiepunten, voortkomende uit de inspecties De verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing Tijdsplanning Arbeidsmiddelen en PGM blijven voldoen aan de vastgestelde VGM-eisen 12.1 Procedure ongevallen Borgen dat afvalstoffenbeheer plaatsvindt conform procedure Meldingsprocedures / meldingsformulier Kennis van de procedure bij de medewerkers Registratie van ongevallen, ingedeeld naar de categorieën: Ongevallen met verzuim/werkverlet Versie 3.1 Controlepunten: Er is een geplande uitvoering van werkplekinspecties (aantallen conform de richtlijnen van de VCA) Acties uit werkplekinspecties worden bewaakt Tussentijdse preventieve acties worden genomen en voldoende concreet uitgewerkt Jaarlijkse analyse is aanwezig Controlepunten: Overzicht van keuringsplichtige middelen en PBM’s Keuringseisen zijn vastgelegd (of er wordt extern gekeurd) inclusief keuringsfrequentie Deskundigheid m.b.t. keuringen is aantoonbaar geregeld Verlopen danwel afgekeurde middelen worden herkenbaar uit omloop genomen De gebruiker kan op ieder moment de keuringsstatus vaststellen Bij voorkeur wordt gewerkt met “goedgekeurd tot ……” stickers. Controlepunten: Er is een procedure ongevallen Er is een ongevallen formulier Er is een ongevallen analyse Incidenten worden onderzocht volgens een vaste methode 24 februari 2014 PAGINA 32 VAN 32 12.2 Onderzoek ongevallen Lering trekken uit ongevallen Reglement Keurmerk Polyplast Ongevallen met aangepast werk Ongevallen zonder verzuim/werkverlet (interne) publicatie – periodiek, tenminste jaarlijks – van ongevalcijfers Corrigerende en preventie maatregelen worden bepaald Over incidenten en de leerpunten wordt gecommuniceerd Waar nodig worden risico inschattingen (RI&E en TRA of andere risico tabellen) bijgesteld Onderzoeksprocedure, gerelateerd aan de (potentiële) ernst van het ongeval, inhoudende: Termijn van afhandeling Aanwijzing verantwoordelijke voor onderzoek Onderzoeksmethode Verbetermaatregelen: Vaststellen verbetermaatregelen (opvolging (taak)risicoanalyse), incl. aanwijzing verantwoordelijke voor en planning van uitvoering Uitvoering verbetermaatregelen Follow-up van te nemen directe en preventieve maatregelen Actieplan inhoudende: Actiepunten, voorkomende uit onderzoek De verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing Tijdsplanning (interne) publicatie / communicatie leereffecten Versie 3.1 24 februari 2014
© Copyright 2024 ExpyDoc
