Maandag 19 mei 2014 Bijeenkomst

Maandag 19 mei 2014
Bijeenkomst: Voorbereidingscommissie droombijeenkomst v.v. Westerlee
Aanwezig: Aletta Kuiper, John Veen, Koos Zijlstra, Arnoud Veldman, Johan Brons
en Anneke Suurling
Taakverdeling functies en commissies v.v.Westerlee:
Bestuur:
Leidinggeven aan de gehele vereniging. Zij draagt er zorg voor dat de sport (zowel prestatief
als recreatief) gedaan kan worden. Het hoofdbestuur laat zich adviseren door alle
commissies.
Voorzitter:








Leiding geven aan en toezicht houden op de commissies.
Zorg dragen voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de
vereniging, de voorschriften van de KNVB en andere reglementen en bepalingen van
officiële instanties.
De algemene ledenvergadering (ALV) en de periodieke bestuursvergadering leiden.
Officieel woordvoerder van de vereniging.
Contactpersoon naar gemeentelijke instanties.
Bezoeken KNVB vergaderingen.
In beginsel aanwezig zijn bij thuis(-en uit) wedstrijden 1e elftal voor representatie, bij
verhindering zorg dragen voor een adequate vervanger uit het bestuur.
Zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar de verschillende geledingen van
de vereniging.
Secretaris:








Fungeren als postadres van de vereniging en zorgen voor doorzending van de
verenigingspost naar de personen en/of de organen voor wie deze post bestemd is.
Behandelen van ingekomen stukken.
De dagelijkse correspondentie van de vereniging voeren.
Verzorgen van de agenda en vergaderstukken voor de algemene ledenvergadering
en periodieke bestuursvergaderingen.
Op de ALV verslag uitbrengen over het afgelopen verenigingsjaar.
Kennisnemen van voorschriften van de KNVB en de gemeentelijke verordeningen en
andere bepalingen.
Onderhouden van contacten met de KNVB en gemeentelijke (respectievelijk
overheidsinstanties).
Zorg dragen voor informatie vanuit het bestuur naar de verschillende geledingen van
de vereniging.
Penningmeester:




Het beheren van de financiële zaken van de vereniging.
Zorg dragen voor de inning van de contributies en overige inkomsten van de
vereniging.
De administratie van alle inkomsten en uitgeven van de vereniging verzorgen.
Verslag uitbrengen op de ALV van het beheer van de geldmiddelen en een begroting
indienen voor het komende verenigingsjaar.


De kascommissie inzage geven in alle bescheiden en middelen en alle gewenste
informatie verstrekken.
Ledenadministratie
Interne zaken senioren:








Vertegenwoordigd de senioren in het bestuur in de breedste zin van het woord
Zorg dragen voor de uitvoering van het beleidsplan voor de senioren.
Draagt er zorg voor, dat het dagelijks bestuur door hem gedurende het seizoen wordt
ingelicht omtrent de gang van zaken binnen de afdeling senioren.
Vertegenwoordigt de seniorenafdeling bij officiële gelegenheden naar buiten.
Zorgt voor werving van trainers.
Ziet toe dat de functiebeschrijvingen worden uitgevoerd.
Signaleert problemen die er eventueel zijn tussen of met leiders, trainers, spelers en
speelt deze door naar de desbetreffende coördinator.
Bewaakt de begroting en stuurt zo nodig bij (uitgaven blijven binnen de begroting).
Interne zaken jeugd:








Vertegenwoordigd de jeugd in het bestuur in de breedste zin van het woord
Zorg dragen voor de uitvoering van het beleidsplan voor de jeugd.
Draagt er zorg voor, dat het dagelijks bestuur door hem gedurende het seizoen wordt
ingelicht omtrent de gang van zaken binnen de afdeling jeugd.
Vertegenwoordigt de jeugdafdeling bij officiële gelegenheden naar buiten.
Zorgt voor werving van trainers.
Ziet toe dat de functiebeschrijvingen worden uitgevoerd.
Signaleert problemen die er eventueel zijn tussen leiders, trainers, spelers en ouders
en speelt deze door naar de desbetreffende coördinator.
Bewaakt de begroting en stuurt zo nodig bij (uitgaven blijven binnen de begroting).
De bestuursleden werken aan een (technisch) beleidsplan en stellen deze zo nodig bij en
bewaken de naleving van het plan, dragen zorg voor een transparante communicatie naar
alle leden van de vereniging. Stimuleren commissieleden, leden en donateurs om initiatieven
te ontplooien met als doel de vereniging in beweging te houden.
Wedstrijdsecretaris:










Verantwoordelijk voor het hele wedstrijdgebeuren en het coördineren van de indeling
van de elftallen en het tijdig inschrijven van de elftallen bij de KNVB.
Publicatie, zowel intern als extern, van de door de KNVB vastgestelde wedstrijden.
Uitvoeren van besluiten van de KNVB en verantwoordelijk voor de correspondentie
van de competitiewedstrijden.
Zorg dragen voor de planning van alle wedstrijden en verantwoordelijk voor de
veldindeling en kleedkamerindeling van wedstrijden op eigen terrein.
Het doorgeven van alle wedstrijd- en trainingsinformatie aan de leiders.
Het tijdig doorgeven van afgelastingen aan leiders, scheidsrechters en de tegenpartij
in overleg en samenwerking met de consul of de bestuurskamerdienst.
In samenwerking met technische commissies van jeugd en senioren het
trainingsschema samenstellen.
Controleren en tijdig verzenden van de eventuele strafrapporten.
Toezien op de verplichtingen van de vereniging inzake strafzaken.
Verdelen van de bestuursdiensten (’s morgens en ’s middags).

Reservering sporthallen, gymlokalen (winter).
Commissies:
Technische zaken senioren:
Bestuurslid interne zaken senioren, coördinator, hoofdtrainer, trainers senioren, leiders
senioren teams van het veld en in de zaal, 2 vrijwilligers (toernooien).
Taak:







Uitvoeren beleidsplan en technisch beleidsplan
Evalueren van de beleidsplannen
Samenstelling teams
Samenstelling selectie
Trainingstijden
Informeren leden van de teams
Aanspreekpunt spelers en leiders
Toernooien:



Organisatie mixed-toernooi
Organisatie 45+ toernooi
Organisatie Leegwaterbokaal
Technische zaken jeugd:
Bestuurslid interne zaken jeugd, coördinator, (oud leden jeugdcommissie), trainers, leiders
jeugd, 2 vrijwilligers (toernooien).
Taak:









Uitvoeren beleidsplan en technisch beleidsplan
Samenstelling teams
Trainingstijden
Informeren ouders van de teams
Opleiden nieuwe jeugdtrainers
Stroomlijnen overgang jeugd naar senioren
Informeren jeugd over gang van zaken
Verdelen kledingverzorgers over de teams i.s.m. commissie kleding
Aanspreekpunt ouders, spelers en leiders
Toernooien:

Organisatie jeugdtoernooi
Sponsoring:
Coördinator en 2 vrijwilligers
Taak:



Uitvoeren en desnoods aanpassen van sponsorplan
In samenwerking met de penningmeester letten op duur contracten.
Actief zoeken naar sponsoren voor:






Kleding teams senioren en jeugd
Reclameborden
Reclame/advertenties in de informatiegids
Website
Ballen
Bord van 70
Web beheer en PR:
Coördinator en 4 vrijwilligers
Taak:
PR:





Samenstellen informatiegids
Samenstellen Koeperkrant
Samenstellen flyers jeugd, senioren en algemeen
Postermateriaal voor activiteiten
Uitdragen club in de pers
Web beheer:






Vormgeving en bouwen website
Bijhouden website
Vormgeving informatie TV in de kantine
Onderhoud van WIFI, netwerk, beamer, computers
Faciliteren vereniging w.b.t. DWF
Beheer hardware
Wedstrijdzaken:
Wedstrijssecretaris (coördinator), planner scheidsrechters, scheidsrechters
Taak:








Scheidsrechters verdelen over de wedstrijden
Bijhouden spelregelkennis
Instructie leiders en trainers w.b.t. nieuwe spelregels
Instructie jeugd vanaf B-junioren – spelregelcertificaat
Instructie DWF
Scholen en begeleiden jeugdscheidsrechters
Werven nieuwe scheidsrechters
Spelregelquiz of avonden organiseren jeugd en senioren
Kantine:
Coördinator, inkoop, financiën, contactpersoon activiteiten, 20 vrijwilligers
Taak:
Het clubhuis van de vereniging beheren en exploiteren.






Vaststellen van het assortiment en de te hanteren tarieven en aan te houden
openings- en sluitingstijden.
Zorg dragen dat de kantine in goede staat van onderhoud is en blijft.
Bijdragen aan een goed verloop van diverse activiteiten die in het clubhuis
plaatsvinden.
De zorg voor het steeds over voldoende vrijwilligers kunnen beschikken voor de baren schoonmaakdiensten.
Er op toezien dat de hygiënecode in acht wordt genomen zich verantwoordelijk
voelen voor een goede en correcte exploitatie van de kantine.
Bijdragen aan een goed verloop van het gebruik van het terras (tijdens wedstrijden).
Accommodatie:
Coördinator, veldconsul, 8 vrijwilligers.
Taak:

Veldbeheer






Groen



Samen met externe instanties beheren van de velden
Snoeien, maaien
Materialen




Beheer velden
Wedstrijd klaarmaken velden
Beheer kalkwagen
Beheer en onderhoud doelen en doelnetten
Beheer en onderhoud vangnetten
Beheer trainingsmaterialen
Beheer trainings- en wedstrijdballen
Beheer opbergruimte bij trainingsveld
Gebouwen




Opzetten schema van onderhoud
Uitvoeren van herstelwerkzaamheden en onderhoud
Schoonmaken kleedkamers
Onderhoud reclameborden
Activiteiten:
Coördinator, 8 vrijwilligers
Taak:













Organisatie vrijwilligersavond
Organisatie afsluiting seizoen
Organisatie activiteiten jeugd (clinic, spelletjes, sport).
Pupil van de week
Organisatie evt. trainingskamp senioren en/of jeugd
Beheer tenten
Overleg met de kantinecommissie
Organisatie acties jeugd en senioren
Organisatie Grote Clubactie
Organisatie evenementen tijdens het seizoen (Rad van fortuin, bingo, enz)
Organisatie kaarten
Organisatie rondom kampioenschappen
Verkoop programmaboekjes - lootjes
Kleding:
Coördinator, kledingverzorgers
Taak:





Beheer tassen (kleding) van alle teams
Verzorging tenues alle teams
Uitlevering van benodigdheden tijdens het seizoen
Bestelling kleding
Bestelling trainingspakken
Vrijwilligers:
Coördinator, 5 vrijwilligers
Taak:






Werven van vrijwilligers
Inventariseren van benodigde vrijwilligers
Informeren van leden over vrijwilligerswerk
In kaart brengen van onkostenvergoedingen
Opstellen van vrijwilligersplan en zo nodig aanpassen hiervan
Overleg met alle commissies

Download Report