doclogic_vipdoc_article_201403

Tekst: Leon van Velzen
Dag dikke dossiers
Een cadeautje voor zorginstelling Amarant Groep: papierloos vergaderen. Projectleider ICT
implementatie, Joris van Deudekom, stelde twee jaar geleden als lid van de Ondernemingsraad
voor om papierloos te gaan vergaderen. “De gebruikers zijn enthousiast.”
De Amarant Groep staat voor zorg en
dienstverlening in Brabant aan mensen
met een beperking in elke levensfase. Elk
mens met een ernstige verstandelijke beperking vraagt om andere competenties,
andere huisvesting, andere netwerken dan
de mens met autisme of de mens met een
licht verstandelijke beperking. Bij elkaar
gaat het om circa vijfduizend mensen die
begeleid worden door even zo veel medewerkers.
Joris van Deudekom werkt op het Servicecentrum van de Amarant Groep in
Rijen. “Met vijfduizend medewerkers die
verspreid over vrijwel de gehele provincie
werken, wordt er veel vergaderd. We zoeken altijd naar manieren waarop dat sneller, efficiënter en goedkoper kan. Na een
korte speurtocht kwamen we terecht bij
ICT-dienstverlener Doclogic uit Meppel.
Zij bieden onder andere oplossingen aan
rond zaakgericht werken met Decos D5.
Wij werken hier met hun module die papierloos vergaderen mogelijk maakt.”
Tijdwinst
Het grootste voordeel, vindt Van Deudekom, is dat de documenten tot op het
laatste moment aan de agenda kunnen
worden toegevoegd. “Je loopt niet meer
te sjouwen met dikke tassen met dossiers,
om er tijdens de vergadering achter te komen dat je de laatste versie niet hebt geprint.”
Maar er zijn meer voordelen. “De grootste
winst in tijd behalen we op de secretariaten. Medewerkers zijn soms tot wel een
dag in de week bezig met het klaarmaken,
printen, in enveloppen stoppen en versturen van de documenten. Dat is niet langer
nodig. Ze maken de agenda, hangen daar
alle noodzakelijke documenten aan, geven
er een klap op, zodat er een PDF ontstaat
die vervolgens voor de deelnemers van de
vergadering wordt gepubliceerd. Deelnemers krijgen een notificatie via e-mail dat
er (nieuwe) vergaderstukken gereed staan
en kunnen deze via de applicatie direct
downloaden op hun iPad.”
De kosten voor papier en porti schoten na
het gebruik van de module omlaag. Op dit
moment maken zo’n 55 mensen gebruik
van papierloos vergaderen. De deelnemers
kunnen op hun iPad teksten arceren, notities maken en bijvoorbeeld memo’s plaatsen. Deze extra laag wordt bij hun eigen
documenten opgeslagen en blijft bewaard.
Missiewerk overbodig
“Bij deze applicatie bleek missiewerk zo
goed als overbodig. De gebruikers zijn
snel overtuigd van het gemak van papierloos vergaderen. We zijn begonnen bij de
Ondernemingsraad, vervolgens de Raad
van Bestuur, de Cliëntenraad en de verschillende managementteams. Zo gaan we
steeds dieper de organisatie in.”
Ter voorkoming van misverstanden: de
deelnemers aan een vergadering zitten
nog wel altijd vertrouwd bij elkaar aan tafel. “Er zijn twee digitale omgevingen: één
voor de secretariaten our meeting en een
voor de deelnemers my meeting. Deelnemers zijn lid van een groep, waarvan de
rechten op individueel niveau zijn geregeld, compleet met wachtwoorden. Ook
de app zelf kan met een pincode of wachtwoord worden beveiligd. De deelnemers
kunnen de agenda en mappen zo organiseren zoals dit voor hen het handigst is. De
interface van het systeem werkt intuïtief.
Een secretariaatsmedewerker heeft aan
een training van drie uur ruim voldoende
om met de module te kunnen werken, een
deelnemer is met een uurtje klaar.”
Een ander minpunt zou kunnen zijn dat
er geen integratie is met bijvoorbeeld MS
Outlook of andere digitale agenda’s. Dat
zou betekenen dat mensen twee agenda’s
in twee omgevingen gaan bijhouden.
“Klopt”, zegt Van Deudekom. “Dat is wel
een wens vanuit de diverse secretariële
ondersteuners. We onderzoeken of we volgende stappen kunnen gaan zetten met
Decos, een documentinformatiesysteem.
Daarin zit een koppeling met Outlook. Dat
is toekomstmuziek. Zaken als beveiliging
en gemak willen we echt goed geregeld
hebben. Voorlopig gaan we zeker verder
op dit pad van papierloos vergaderen.”
Kijk voor een white paper over papierloos
vergaderen op http://goo.gl/dzjCBA
Altijd online
Zowel de secretariaten als de deelnemers
aan vergaderingen zijn enthousiast. “Als
er al een nadeel zou zijn, dan is het dat je
voor de laatste versie van de documenten
altijd online moet zijn, hetzij via Wifi of
een 3G-verbinding. Zo niet dan loop je het
risico de allerlaatste versie net te missen.”
Het nieuwe werken, digitale dossiers,
digitaal vergaderen, mobiliteit, mail,
document management.
VIP|Doc l nummer 3 l 2014
31

Download Report