Stappenplan Start Europese domiciliëring

Stappenplan
Start Europese domiciliëring
Vanaf 1 februari 2014 kunt u als schuldeiser enkel nog invorderen met de Europese domiciliëring.
Nieuw bij de Europese domiciliëring is onder meer dat de schuldeiser verantwoordelijk is voor het
beheer van de mandaten (creatie, beheer en archivering). U moet dan ook de Europese standaarden
gebruiken die zijn gebaseerd op de XML lay-out.
Starten met (het migreren naar) de Europese domiciliëring vergt dus heel wat aanpassingen. Met
onderstaand stappenplan willen we u alvast op het goede spoor zetten.
Kort
Stap 1 Informeer u over de Europese domiciliëring.
Stap 2 Beslis met welk schema (Europese domiciliëring Core en/of B2B) u zult werken
Stap 3 Sluit een contract voor Europese domiciliëringen in uw KBC-bankkantoor.
Stap 4 Stel een plan van aanpak op.
4.1 Duid een verantwoordelijke aan en breng het proces in kaart
4.2 Contacteer uw softwareleverancier, start op tijd met de interne ontwikkeling of
4.2 gebruik onze toepassing Mandatenbeheer in KBC-Online for Business.
4.3 Bekijk hoe u het mandatenbeheer uitwerkt.
4.4 Contacteer uw cliënt.
Stap 5 Stuur uw Europese domiciliëringsbestanden op tijd door
De SEPA-specialisten van KBC staan voor u klaar!
U vindt meer informatie op www.kbc.be/sepa.
Hebt u toch een probleem? Bel dan de KBC Helpdesk Bedrijven: 016 43 25 18.
Of ga naar uw KBC-bankkantoor.
Een extra woordje uitleg
Stap 1
Informeer u over de Europese domiciliëring.
Verdiep u in de regels over de Europese domiciliëring.
• Lees de informatie op onze website. Houd zeker rekening met de aandachtspunten voordat u
begint met de implementatie.
• Neem de Febelfin brochure De Europese domiciliëring – beschrijving en procedure voor migratie
van de Belgische domiciliëring (DOM’80) door.
• Op de website www.sepabelgium.be vindt u heel wat informatie.
Stap 2
Beslis met welk schema (Europese domiciliëring Core en/of B2B) u zult werken.
• U kunt de Europese domiciliëring (Core) – de basisversie – gebruiken voor al uw cliënten-schuldenaars, dus zowel voor particuliere als voor professionele schuldenaars.
Bij de migratie van DOM’80-mandaten naar Europese domiciliëringsmandaten (Core) hoeft de
schuldenaar geen nieuw mandaat te tekenen.
• Hebt u professionelen of bedrijven als cliënt, dan kunt u met de Europese domiciliëring B2B
(Business-to-Business) werken. In dat geval moet u bij de opstart wel nieuwe mandaten laten
tekenen.
Met de Europese domiciliëring B2B vermijdt u de kans op terugbetalingen.
Wilt u de administratie vermijden die gekoppeld is aan het laten ondertekenen van nieuwe mandaten? Dan kunt u ook voor uw professionele schuldenaars incasseren via de basisversie van de
Europese domiciliëring (Core).
Wist u dat niet alle banken het B2B-schema ondersteunen als bank van de schuldenaar? Een
overzicht van alle beschikbare banken vindt u hier.
Stap 3
Sluit een contract Europese domiciliëring in uw KBC-bankkantoor.
U moet een contract voor Europese domiciliëringen Core en/of een contract voor Europese domiciliëringen B2B ondertekenen, afhankelijk van het schema waarmee u zult werken.
Van KBC krijgt u vervolgens een SEPA-schuldeisersidentificatienummer, dat u kunt gebruiken om in
te vorderen in alle landen van de SEPA-zone.
Stap 4
Stel een plan van aanpak op.
4.1 Duid een verantwoordelijke aan en breng het proces in kaart
Bepaal wie binnen uw organisatie verantwoordelijk wordt voor de start met de Europese domiciliëring. Voor grote bedrijven is het allicht nuttig om voor de migratie een projectteam samen te
stellen met medewerkers uit de diensten boekhouding, ICT en verkoop.
Inventariseer alle wijzigingen t.o.v. het proces met de Belgische domiciliëring. Betrek alle diensten
die raakvlakken hebben met die werkwijze. Stel u in de plaats van uw cliënt en doorloop de hele
ketting, van het afsluiten van een mandaat t.e.m. de invordering.
Niet alleen de ICT-afdeling, maar ook de boekhouding, de verkoop/aankoopdienst en de cliëntenservice moeten op de hoogte zijn van de start met de Europese domiciliëring. Vergeet ook niet
tegen uw cliënten te zeggen dat u in de toekomst zult invorderen met de Europese domiciliëring.
Reserveer de nodige budgetten en de nodige tijd!
Bekijk of u alle mandaten in een keer migreert of de migratie in fasen uitvoert.
4.2 Contacteer uw softwareleverancier, start op tijd met de interne ontwikkeling of gebruik onze
4.2 toepassing Mandatenbeheer in KBC-Online for Business.
• Vraag aan uw softwareleverancier of uw boekhoudpakket al SDD-compatibel is. Is dat niet zo?
Vraag dan wanneer de nieuwe versie verschijnt.
• Gebeurt de ontwikkeling intern, begin dan op tijd!
Op de Febelfin-website vindt u de geldende formaten terug.
U kunt ook de KBC-Filetester gebruiken, waarmee u kunt nagaan of de structuur van uw bestand
correct is. De KBC-Filetester vindt u op www.xml-tester.com.
• In KBC-Online for Business vindt u ook een tool voor Mandatenbeheer.
Met die toepassing kunt u uw mandaten beheren, maar ook invorderingsbestanden Europese
domiciliëring aanmaken.
4.3. Bekijk hoe u het mandatenbeheer uitwerkt.
Bij de Europese domiciliëring krijgt de schuldeiser een aantal nieuwe taken. Zo moet u als schuldeiser zelf mandaten aanmaken en unieke mandaatrefertes toekennen. En u moet de mandaten zelf
bewaren en archiveren.
• Nieuwe mandaatformulieren
Voor de Europese domiciliëring hebt u specifieke mandaatformulieren voor Europese domiciliëring en/of Europese domiciliëring B2B nodig.
U kunt bij ons terecht voor modelformulieren zodat u die mandaatformulieren kunt aanmaken.
De keuze van de lay-out is vrij, de inhoud niet. Het mandaat moet immers een aantal verplichte
gegevens bevatten, zoals de juridische vermelding i.v.m. het weigeren, de verwijzing naar het
onderliggende contract, enz.
Elk mandaat krijgt een unieke mandaatreferte.
Meer info over de mandaten vindt u in de Rulebooks of in de Febelfin brochure De Europese
domiciliëring – beschrijving en procedure voor migratie van de Belgische domiciliëring (DOM’80).
• Opvragen DOM’80-mandaatgegevens
Vraag in uw KBC-bankkantoor het overzicht van al uw actieve DOM’80-mandaten.
KBC helpt u om de gegevens van uw actieve DOM’80-domiciliëringsmandaten over alle financiële instellingen te verzamelen. KBC vraagt de gegevens van uw actieve mandaten DOM’80 op
bij de NBB (Nationale Bank van België).
Dat overzicht bevat voor elk actief mandaat:
– DOM’80-domiciliëringsnummer
– Naam en adres van de schuldenaar
– IBAN en BIC van de schuldenaar
– Referentie- of abonneenummer
Vergelijk uw cliëntengegevens met dat overzicht voordat u start met de migratie.
KBC bezorgt u alleen de mandaatgegevens. De papieren mandaatformulieren blijven bij de bank
van de schuldenaar.
KBC kan dat overzicht onmiddellijk opladen in de tool voor Mandatenbeheer die KBC ter beschikking stelt in KBC-Online for Business.
• Mandatenbeheer
Bij de Europese domiciliëring krijgt de schuldeiser een aantal nieuwe taken. U bent als schuldeiser verantwoordelijk voor het beheer van de mandaten. U moet niet alleen zelf mandaten
aanmaken en unieke mandaatrefertes toekennen, maar u moet de mandaten ook zelf bewaren
en archiveren.
Bekijk of u het beheer van de (papieren) mandaten in eigen huis doet of kiest voor een bedrijf
dat het mandatendocumentenbeheer voor u verzorgt. Als u dat wilt, geeft KBC u daarover
advies.
4.4. Neem contact op met uw cliënt.
• Zorg voor geldige mandaten.
– Bij de migratie van DOM’80-mandaten naar mandaten Europese domiciliëring (Core) – de
basisversie – hoeft de schuldenaar geen nieuw mandaat te tekenen.
– Hebt u professionelen of bedrijven als cliënt, dan kunt u met de Europese domiciliëring B2B
(Business-to-Business) werken, zodat u minder kans op terugbetalingen hebt. In dat geval
moet u bij de opstart wel nieuwe mandaten laten tekenen.
• Breng uw cliënt ervan op de hoogte dat u start met invorderen via de Europese domiciliëring.
• Werkt u met de Europese domiciliëring B2B, raad uw schuldenaar dan aan dat hij aan zijn bank
meedeelt dat hij een mandaat Europese domiciliëring B2B heeft ondertekend. U kunt pas invorderen als de bank van de schuldenaar de goedkeuring van de schuldenaar heeft geregistreerd.
Stap 5
Stuur uw Europese domiciliëringsbestanden tijdig door
Link naar Aandachtspunten
U kunt een bestand met Europese domiciliëringen afgeven aan KBC via de bankeigen elektronische
kanalen (bijvoorbeeld via KBC-Online for Business of Isabel 6).
Europese domiciliëring Core (Basisversie)
Voor de eerste invordering van een terugkerende reeks (First) of een eenmalige invordering (Oneoff) moet u de invorderingen ten laatste vijf bankwerkdagen voor de gevraagde inningsdatum
doorsturen naar uw bank, rekening houdend met de afsluitingsuren. (In de praktijk geeft u als
schuldeiser de invorderingen het best zes bankwerkdagen vooraf door aan KBC.)
Voor een volgende, terugkerende invordering (Recurrent) moet u de invorderingen ten laatste twee
bankwerkdagen voor de gevraagde inningsdatum doorsturen naar uw bank, rekening houdend met
de afsluitingsuren. (In de praktijk geeft u als schuldeiser de invorderingen het best drie bankwerkdagen vooraf door aan KBC.)
Opgelet:
KBC raadt u aan om pas een volgende terugkerende invordering (Recurrent) uit te sturen als de
eerste invordering (First) op het mandaat goed verwerkt is.
Als er een Reject (onuitvoerbare Europese domiciliëring) komt op de eerste invordering (First), moet
u opnieuw een eerste invordering (First) doorsturen en dus het bestand doorsturen ten laatste vijf
bankwerkdagen voor de gewenste uitvoeringsdatum.
Als er een Return (een onbetaalde Europese domiciliëring komt op de eerste invordering (First) op
een mandaat, mag u gewoon een volgende, terugkerende invordering (Recurrent) uitsturen. Het
bestand moet dan ten laatste twee bankwerkdagen voor de gewenste uitvoeringsdatum worden
doorgestuurd.
Europese domiciliëring B2B
Bij de B2B-versie moet u alle invorderingen ten laatste een bankwerkdag voor de gevraagde
inningsdatum doorsturen naar uw bank, rekening houdend met de afsluitingsuren. (In de praktijk
kunt u als schuldeiser de invorderingen het best twee bankwerkdagen voor de gevraagde inningsdatum doorsturen.)
Houd rekening met de vele exceptieboekingen (R-transacties) die mogelijk zijn bij de Europese
domiciliëring.
Voor iedere invordering moet u een aankondiging (prenotificatie) naar uw cliënten sturen. Een
schuldeiser moet zijn schuldenaar minstens 14 kalenderdagen voor de datum van invordering (tenzij
anders overeengekomen met de schuldenaar) op de hoogte te brengen van het bedrag en de datum
van uitvoering voor de schuldenaar. Die aankondiging (prenotificatie) mag deel uitmaken van de
factuur of kan afzonderlijk verstuurd worden.
De SEPA-specialisten van KBC staan voor u klaar!
U vindt meer informatie op www.kbc.be/sepa.
Hebt u toch een probleem? Bel dan de KBC Helpdesk Bedrijven: 016 43 25 18.
Of ga naar uw KBC-bankkantoor.
Verantwoordelijk uitgever: KBC Groep NV, Havenlaan 2, 1080 Brussel, België. BTW BE 0403.227.515, RPR Brussel.
Stappenplan Start Europese domiciliëring, 07-2012
www.kbc.be

Download Report