Download PDF

VTTI EN iCOLOGiQ LEREN
VAN ELKAAR
VEILIGHEID EN DUURZAAMHEID
TRANSPARANT GEMAAKT MET EQMS
VTTI, met als thuisbasis de Rotterdamse haven, is
gespecialiseerd in de opslag en het transport van
olie. De organisatie beschikt daartoe over veertien
terminals, waarvan drie in aanbouw, in alle delen van
de wereld en runt daarnaast nog enkele projecten. Met
iCOLOGiQ EQMS garandeert VTTI dat alle terminals
en projecten volgens dezelfde basisprincipes werken.
Met deze kwaliteitssoftware worden bovendien alle
onderliggende compliance-processen transparant
gemaakt.
VTTI gebruikt de software al sinds 2010. Stap voor stap
heeft de organisatie alle met compliancy verbonden
werkzaamheden geautomatiseerd met iCOLOGiQ EQMS.
IT-directeur René Gijsbers vertelt: “Ons bedrijf is in 2006
opgericht. De eerste jaren werkten wij nog met Excel
en papieren checklists. Al snel hadden we een omvang
waarbij dat niet meer werkt. Het kostte teveel tijd en
was foutgevoelig. Bovendien hadden wij ook in de
gaten: als we alles wat met veiligheid en duurzaamheid
samenhangt transparant maken voor alle vestigingen,
dan kunnen we van elkaar leren. Een ezel stoot zich
niet twee keer aan dezelfde steen, maar bij ons kon
het gebeuren dat de terminal in Maleisië dezelfde fout
maakte als onze terminal in Letland.”
Een nog belangrijker reden om te investeren in software
om alle met compliancy verbonden werkzaamheden
te automatiseren is de License to Operate, waarbinnen
iedere terminal moet opereren. “Gezien de aard van
onze business moeten wij aan legio voorschriften
voldoen. Logisch, want de opslag en het transport van
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
olie vormen natuurlijk een risico voor de veiligheid
en het milieu. Ieder land hanteert andere wet- en
regelgeving en deze wordt ook nog eens regelmatig
aangepast. Het is gewoon niet meer te doen om
handmatig alle rapporten te maken die overheden
van ons verlangen. Bovendien worden wij regelmatig
geaudit. Ook dat proces verloopt stroperig als de
informatie uit verschillende applicaties moet komen.”
Vrijheid op de werkvloer
Alle reden om in 2010 op zoek te gaan naar software
voor kwaliteits- en veiligheidsmanagement. Gijsbers
en zijn team stelden een shortlist samen door te kijken
waar concurrenten mee werken. Omdat Vopak de
software van iCOLOGiQ - destijds nog Quality Online
- gebruikte, kwam deze leverancier op de shortlist
terecht. “Ik kon me meteen vinden in hun visie: probeer
niet iedere uitzondering te automatiseren, maar richt
je op het hoofdproces en automatiseer dat. Zo dwing
je af dat iedereen volgens dezelfde procedures werkt,
zonder medewerkers alle vrijheid te ontnemen. Want
veiligheid is natuurlijk iets wat je deels van bovenaf
moet opleggen door vaste procedures, maar je kunt het
niet in zijn geheel afdwingen. De beste manier om te
garanderen dat medewerkers veilig werken, is ze regie
te geven over hun eigen proces. Zij staan immers op
de werkvloer, zij zien wat er gebeurt en zij willen snel
kunnen ingrijpen op het moment dat ze iets zien wat de
veiligheid in gevaar brengt. Dat moet kunnen zonder dat
ze in een veiligheidsmanagementsysteem eerst allerlei
standaardstappen moeten doorlopen, en zonder dat
e-mail
[email protected]
online
www.icologiq.com
rigide procedures precies voorschrijven hoe ze moeten
handelen. Want ook al leg je alles nog zo detaillistisch
vast, er blijven altijd uitzonderingen bestaan. We
zochten daarom software die afdwingt dat medewerkers
wel altijd de standaard veiligheidsprocedures volgen,
maar die ze daarbinnen de flexibiliteit geeft om hun
werk aan te passen aan de omstandigheden. De
governance van het hoofdproces hebben we op VTTIniveau vastgelegd en de terminals hebben daarbinnen
lokale flexibiliteit. Op deze wijze kan het hoofdkantoor
kwaliteits- en veiligheidsstatistieken over alle terminals
uniform rapporteren en kan een terminal additioneel
over specifieke, voor hen relevante zaken verslag
uitbrengen.”
Compliancy afdwingen
VTTI gebruikt iCOLOGiQ EQMS voor vier op compliancy
gerichte onderwerpen:
■■ Alle zogenaamde Controlled procedures – dat zijn
procedures waarop de organisatie met regelmaat
wordt geaudit – zijn geautomatiseerd met EQMS
Document Control.
■■ EQMS Incident Reporting wordt gebruikt voor de
registratie van alle afwijkingen van de ‘safe steady
state’, zoals vastgelegd in de controlled procedures.
Afwijkingen betreffen near misses, incidents,
rapporten van Safety Observation Rounds, audits,
safety reports et cetera. Deze uitgebreide registratie
biedt enerzijds de mogelijkheid tot een goede
(correctieve) actie-tracking, maar ook tot het
bijhouden van statistieken over afwijkingen op
terminals.
■■ In de module Management of Change houdt VTTI
alle relevante (gewenste) veranderingen bij die
een impact hebben op procesveiligheid alsmede
veranderingen die betrekking hebben op de
organisatie, producten, processen, procedures of
apparatuur
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
■■ Met EQMS Compliance Planning verzekert VTTI
zich ervan dat de grenzen van de License to
Operate inzichtelijk worden gemaakt. Enerzijds
betreft dit tijdig extern rapporteren over alle zaken
waar autoriteiten informatie over willen hebben,
bijvoorbeeld emissierapporten, en anderzijds
het intern delen van informatie ten aanzien van
opgelegde inspectieschema’s of te bereiken targets
voor behandelingen van bijvoorbeeld water, grond
of lucht.
VTTI heeft de software zo opgezet dat de
veiligheids- en duurzaamheidsprocessen van alle
terminals en projecten volledig transparant zijn
voor het hoofdkantoor in Rotterdam en alle lokale
managementteams. Gijsbers: “Wij straffen fouten niet
af, maar zien ze als leermoment. Door open naar elkaar
te zijn over incidenten en missers in de procedures
kunnen we van elkaar leren en voorkomen we dat een
ander in dezelfde valkuil stapt.”
“De beste manier om te
garanderen dat medewerkers
veilig werken, is ze regie te
geven over hun eigen proces”
Leren van elkaar
VTTI leert ook van iCOLOGiQ. Gijsbers: “Ik vind hun
Lean Startup methode heel interessant. Zij ontwikkelen
de software via Scrum. Dat betekent dat ze nieuwe
functionaliteit eerst marginaal ontwikkelen tot een
zogenaamd minimal viable product (MVP), waarbij ze
wel meteen een werkend systeem opleveren. Na iedere
scrum sprint – een periode van twee weken waarin
aan nieuwe functionaliteit wordt gewerkt – komt het
hele team bij elkaar en presenteren ze aan elkaar de
onderdelen waar zij aan hebben gewerkt. Ze houden
daarbij steeds een vinger aan de pols bij hun klanten:
werkt de software zoals we die hebben gemaakt ook in
e-mail
[email protected]
online
www.icologiq.com
de praktijk? Wat kan er beter en wat moet er anders?
Door de nauwe interactie tussen softwareontwikkelaars
en hun klanten zorgen ze ervoor dat de software op
ieder moment heel goed aansluit bij de praktijk.”
Gijsbers en zijn collega hebben bij iCOLOGiQ in
Enschede een dag meegelopen om te ervaren hoe
zo’n lean ontwikkelproces in de praktijk werkt. “Ik ben
directeur van ITank, de ICT-dienstverlener van VTTI.
Ik zie in de werkwijze van iCOLOGiQ onderdelen die
ook heel goed passen in de manier waarop wij software
ontwikkelen. Wij zijn ook een pragmatische club
die in nauwe interactie met de business applicaties
ontwikkelt. We hebben door ons bezoek aan iCOLOGiQ
ervaren dat we onze werkwijzen nog beter kunnen
structureren en dat we een werkende eerste versie van
een applicatie al veel eerder aan de business kunnen
presenteren. Wij wachten soms te lang voordat we onze
interne klant laten zien wat we hebben gebouwd.
Door middels kortere iteraties de voortgang te laten
zien, sluit je nog nauwer aan bij hun behoeften en
voorkom je dat je veel rework moet doen.”
Partnership
Als we Gijsbers vragen zijn relatie met iCOLOGiQ samen
te vatten in één woord, zegt hij zonder te twijfelen:
“Gelijkwaardigheid. Zij begrijpen onze business, we
kunnen op gelijkwaardig niveau met elkaar praten.
Wij leren van hen en zij van ons. Het is geen klantleverancier relatie, maar een echt partnership.”
address
Zuiderval 72, Enschede, The Netherlands
tel
+31 (0)53 480 9090
Over VTTI
VTTI is een snel groeiende en ondernemende
organisatie in op- en overslag van olieproducten.
Wereldwijd bezit VTTI elf olieopslagterminals in vijf
continenten met een gezamenlijke capaciteit van meer
dan 7,5 miljoen m3. Er zijn nog drie nieuwe terminals
in aanbouw. VTTI is een 50/50 joint venture tussen de
Vitol Group en MISC Berhad. Kijk voor meer informatie
op www.vtti.com
Over iCOLOGiQ
iCOLOGiQ is een ambitieuze en snel groeiende speler
op het gebied van Business Information Management.
Met onze oplossingen en methoden zorgen wij
voor doorbraken op het gebied van de digitalisering
van processen en het implementeren van slimme
procesinnovaties. Hiervoor gebruiken wij ons iCOLOGiQ
EQMS Applicatie Platform.
EQMS standaardiseert werkwijzen door generieke
processen te ontwikkelen voor specifieke taken.
Door alleen te automatiseren wat er moet gebeuren en
niet hoe dat moet gebeuren, hebben medewerkers op
de werkvloer vrijheid om hun werk naar eigen inzicht
in te richten. Iedereen in de organisatie werkt dan via
standaardprocessen, wat de voorspelbaarheid vergroot
en de flexibiliteit van de organisatie ten goede komt.
Kijk voor meer informatie op www.icologiq.nl
e-mail
[email protected]
online
www.icologiq.com

Download Report