Reactie van WOR-bestuurder op de voorwaarden en
adviezen van de COR over de fijnstructuur van de
Gemeente Amsterdam
Amsterdam, 3 september 2014
2
ALGEMENE VOORWAARDEN EN ADVIEZEN
Naast de brief waarin een algemene reactie is gegeven op de voorwaarden en adviezen van de COR
hebben wij in aansluiting op de behoefte van de COR om een puntsgewijze reactie te ontvangen deze
bijlage geschreven. In onderstaande treft u compact en puntsgewijs mijn reactie op de algemene
voorwaarden en adviezen uit het advies van de COR (d/d/ 22 augustus 2014).
A. Algemeen: Voorwaarden
1. De COR kan niet positief adviseren als uit de Gateway review feiten naar voren komen
waardoor positief adviseren niet mogelijk is. Om dit te kunnen beoordelen moet de COR
uiterlijk op 25 augustus 2014 de Gateway review ontvangen, met daaraan toegevoegd een
overzicht van de acties die tot op heden zijn of worden uitgevoerd. Toesturen kan met een
beroep op geheimhoudingsplicht. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert
de COR negatief.
Reactie:
Conform mijn eerdere toezegging bied ik de COR de mogelijkheid om de Gateway Review
vertrouwelijk in te zien. Na besluitvorming door het College zal de Gateway Review ook voor
raadsleden vertrouwelijk ter inzage komen te liggen bij de Griffie. De genomen en nog te nemen acties
naar aanleiding van de review worden daarbij eveneens inzichtelijk gemaakt.
2. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien de begroting
structureel wordt opgesteld op basis van de feitelijke loonkosten. Indien aan deze voorwaarde
niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief.
Reactie:
Om een goed beeld van de organisatie te krijgen en te houden is er gezamenlijk behoefte aan
financiële informatie die aansluit bij de werkelijke situatie. Ik kan u meedelen dat bij het opstellen van
de begroting van de RVE’s de feitelijke loonkosten als uitgangspunt genomen worden. Daarnaast is
het uitgangspunt van het college dat de begroting van de nieuwe organisatie moet passen binnen het
financiële kader van de huidige begroting. Overigens is het begrotingsrecht het primaat van de
politiek.
3. De COR adviseert uitsluitend positief indien inzage wordt geboden in de begroting van de
clusters, de RVE’s en de stadsdelen en deze ter informatie (art. 31 WOR) worden voorgelegd
aan de medezeggenschapsorganen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan,
adviseert de COR negatief.
Reactie:
Na besluitvorming door het College wordt de begroting van de gemeente openbaar gemaakt, ten
behoeve van behandeling in de raadscommissies en gemeenteraad. De medezeggenschap heeft
vanaf dat moment eveneens volledige inzage in de begroting. Zoals bij het vorige punt al opgemerkt is
het begrotingsrecht het primaat van de politiek.
4. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien een werk- en
baangarantie wordt gegeven in het geval binnen twee jaar nadat de huidige reorganisatie is
aangevangen opnieuw wordt gereorganiseerd. Indien niet aan deze voorwaarden wordt
voldaan, dan is het advies van de COR negatief.
Reactie:
Ik lees in uw voorwaarde de zorg voor medewerkers. Deze zorg deel ik. U wilt voorkomen dat er na
deze reorganisatie binnen twee jaar weer wordt gereorganiseerd, met eventuele boventalligheid of
baanverlies tot gevolg. Het gaat u dus om medewerkers die in deze reorganisatie worden geplaatst,
maar op enig moment in de komende twee jaren, als gevolg van latere reorganisaties in het kader van
de doorontwikkeling of veranderende omstandigheden, boventallig kunnen worden.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
3
Voor de huidige reorganisatie is de afspraak gemaakt dat er baangarantie is voor alle medewerkers in
dienst van de Gemeente Amsterdam, met uitzondering van die domeinen waarin op basis een
voorlopend besluit reeds een krimp van toepassing was (Domein C Krimp).
Vooruitlopend op komende organisatieaanpassingen, waarin de medezeggenschap de rol zal krijgen
die haar op grond van de WOR toekomt, kunnen wij een dergelijke baangarantie niet bieden. Ik wil
benadrukken dat wij ons enorm inspannen om tijdens deze reorganisatie reorganisatieontslag te
voorkomen. Meer daarover kunt u lezen bij het antwoord op voorwaarde acht.
Ik stel naast bovenstaande vast dat deze voorwaarde geen betrekking heeft op de reorganisatie
behorende bij de huidige fijnstructuur, maar op organisatieaanpassingen na deze reorganisatie, in het
kader van de doorontwikkeling. Daarmee valt deze voorwaarde buiten het bereik van het besluit op de
fijnstructuur, zoals dat in de adviesaanvraag is voorgelegd.
5. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien eerst de eigen
medewerkers geplaatst worden. Pas als alle eigen medewerkers, d.w.z. medewerkers die bij de
gemeente in dienst zijn, zijn geplaatst, kan er plaats zijn voor een extern ingehuurde
medewerker. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief.
Reactie:
Aan deze voorwaarde wordt voldaan. Tijdens de reorganisatie wordt, op grond van de NRGA,
allereerst gekeken naar de plaatsing van medewerkers in vaste dienst van de gemeente en
medewerkers die bij de gemeente een tijdelijke proeftijdaanstelling hebben. De nieuwe organisatie
wordt daardoor primair ingevuld met ‘eigen’ medewerkers.
Pas na het versturen van de definitieve besluiten omtrent de plaatsing kan eventueel extern worden
ingehuurd voor de dan bestaande vacatures, met inachtneming van de geldende regels en afspraken
voor vacaturevervulling.
6. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien vóór 1 januari
2015 gekomen wordt tot een ‘protocol inhuur en outsourcing’ waarin heldere criteria worden
vastgelegd wanneer in te huren of uit te besteden en wanneer juist niet, inclusief de organisatie
van het toezicht op de uitvoering van het protocol. Indien aan deze voorwaarde niet wordt
voldaan, adviseert de COR negatief;
Reactie:
Graag betrek ik de COR bij de wijze waarop wij externe inhuur kunnen sturen en gericht kunnen
inzetten. In lijn met mijn toezegging in de extra COR overlegvergadering van 18 augustus jl., zal er
een protocol externe inhuur worden opgesteld.
Voor de goede orde merk ik op dat tijdens de reorganisatie allereerst wordt gekeken naar de plaatsing
van medewerkers in vaste dienst en ‘proeftijders’ van de gemeente. In bijzondere situaties, waarin
sprake is van piekbelasting of noodzaak tot het gebruik van specialistische expertise en inzet op
tijdelijke projecten, zal echter gebruik van externe inhuur moeten worden gemaakt. Op dit moment
wordt de regie op externe inhuur versterkt en worden instrumentaria ontwikkeld om controle op
externe inhuur te houden.
7. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de
afspraak om in het najaar van 2014 een uitwerking van de cultuurverandering aan de COR voor te
leggen wordt nagekomen en het plan hierover ter informatie en bespreking aan de
medezeggenschap wordt aangeboden. Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is
het advies van de COR negatief.
Reactie:
Cultuurverandering en nieuwe werkwijzen zijn essentieel voor de gewenste flexibele en
resultaatgerichte organisatie. Ik ben het dan ook geheel met u eens dat het van groot belang is om,
naast aandacht voor de structuur van de organisatie en voor de individuele ontwikkeling van
medewerkers, ook expliciet en blijvend aandacht te besteden aan de cultuur van onze organisatie.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
4
Een cultuurverandering van deze omvang is een continu proces van ontwikkeling om ervoor te zorgen
dat we als één organisatie zo efficiënt en effectief mogelijk werken voor de stad. Het is een
permanente dialoog door de hele organisatie heen (ook de medezeggenschapstafel) waarin we onze
agenda en onze werkwijzen steeds zullen ijken aan het bestuurlijk kompas (de bestuurlijke inleiding)
en de vijf werkzame principes.
Graag nodig ik u uit voor een bijeenkomst in het najaar 2014, waar de verschillende programma’s en
initiatieven om de gewenste cultuuromslag te realiseren - ter informatie en bespreking - in een plan
zullen worden gepresenteerd, zoals de prestatiedialoog, het programma permanent verbeteren en het
introductieprogramma topmanagement.
8. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien gedwongen
ontslagen worden voorkomen, ook tijdens de doorontwikkeling. Indien niet aan deze voorwaarde
wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief. Zet in op het voorkomen van boventalligheid,
zowel in deze reorganisatie als in de doorontwikkeling door gebruikmaking van natuurlijk verloop,
vermindering van externe inhuur, organisatie van vrijwillige mobiliteit, strategische
personeelsplanning en flankerend personeelsbeleid;
Reactie:
Het gezamenlijke uitgangspunt van de gemeente en de COR is om zoveel mogelijk gedwongen
ontslagen te voorkomen. Er zijn meerdere mogelijkheden om dit te realiseren; door natuurlijk verloop,
met strategische personeelsplanning, het stimuleren van mobiliteit en flexibiliteit en het terugdringen
van externe inhuur. Daarnaast zal tijdens de plaatsing- en selectieperiode ook maximaal gekeken
worden naar een goede inpassing (plaatsing) en mogelijkheden voor medewerkers.
Omdat we gedwongen ontslagen zoveel mogelijk willen voorkomen, hebben de COR en ik, samen
met de vakbonden, flankerend beleid ontwikkeld dat deze ambitie ondersteunt. Het mobiliteitscentrum
is intussen gestart, uitstroomarrangementen worden toegepast, het matchingsproces is strakker en
minder vrijblijvend georganiseerd en vacatures worden zeer terughoudend extern opengesteld.
Zoals het er nu naar uitziet, zullen de gevolgen van de reorganisatie bovendien zeer beperkt zijn wat
betreft gedwongen reorganisatieontslag. Op dit moment kan boventalligheid alleen ontstaan in het
domein C Krimp.
De geleverde informatie, ten behoeve van de advisering door de COR, is gebaseerd op de situatie per
1 april 2014. Per 1 augustus 2014 kunnen wij aangeven dat 94% van de medewerkers in dienst van
de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De overige 6% zal allereerst belangstelling gaan
uiten op vacante functies binnen het reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen
reorganisatie domein geen passende functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies.
Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke
proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers
aanwezig is en een reorganisatie-ontslag kan worden voorkomen. Indien de COR dat wenst wil ik de erg meevallende - cijfers die op het moment van besluitvorming bekend zijn over de te verwachten
boventalligheid de COR delen.
Toezeggen dat niemand wordt ontslagen na een actieve bemiddelingsperiode van twee jaar is echter
niet wenselijk. Het verlenen van reorganisatie-ontslag in het onverhoopte geval dat het vinden van een
passende andere functie niet slaagt, ligt besloten in de NRGA. De gedachte hierachter is dat het altijd
mogelijk blijft dat voor een medewerker binnen de gemeente geen ander, passend werk meer kan
worden gevonden.
9. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien voorafgaand aan
de verzending van de plaatsingsbrieven helderheid aan de medewerkers wordt verschaft
betreffende hun plek in het concern, ook wat betreft de teamindeling. Indien niet aan deze
voorwaarden wordt voldaan, luidt het advies van de COR negatief.
Reactie:
Direct leidinggevenden krijgen, zodra we de plaatsingsbrieven gaan versturen, drie werkdagen de tijd
om voordat de plaatsingsbrieven op de deurmat liggen hun eigen medewerkers nauwkeurig te
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
5
informeren. Hiertoe krijgen zij de benodigde informatie. Op die manier kan iedere medewerker
persoonlijk worden geïnformeerd over het (voorgenomen) besluit, voordat hij of zij de brief ontvangt.
Het organisatieonderdeel en de afdeling waar geplaatste medewerkers zullen gaan werken, wordt ook
in de (voorgenomen) plaatsingsbesluiten vermeld.
Als het gaat om de indeling in een team, wil ik graag opmerken dat de nieuwe organisatie op
onderdelen flexibeler zal zijn dan de huidige organisatie. Waar teams passend zijn zullen deze
ontstaan. Op plaatsen waar dat niet nodig is of passend is zal er gewerkt worden met afdelingen. Een
deel van de organisatie kent geen teams en een ander deel van de organisatie heeft (flexibele) teams.
Het proces van teamvorming is voorafgaand aan de plaatsing nog niet overal afgerond.
Vanzelfsprekend zal aan de medewerkers zodra dat mogelijk is duidelijkheid worden verschaft over de
teamindeling.
10. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien dit functieboek
uiterlijk voor de verzending van de definitieve plaatsingsbrieven wordt gepubliceerd. Indien
niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief.
Reactie:
Het huidige functieboek is reeds gepubliceerd en de uitwerking van de functieprofielen voor de nieuwe
of sterk gewijzigde functies is aan de COR ter beschikking gesteld. Zodra de plaatsingsbrieven
worden verstuurd zullen alle vacante functies per reorganisatiedomein inzichtelijk worden. De website
waarop de informatie over de vacante functies te zien is, zal ook in de persoonlijke plaatsingsbrief
worden vermeld.
11. De COR adviseert uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur, indien de
boventalligheid als gevolg van deze reorganisatie volledig wordt opgelost. Indien niet aan
deze voorwaarden wordt voldaan, dan is het advies van de COR negatief. De rechten van de
huidige boventalligen moeten geborgd zijn, in het bijzonder dat zij mogen solliciteren naar de
vrijgekomen functies.
Zoals u heeft kunnen lezen in onze reactie op voorwaarde 8 kunnen wij aangeven dat per 1 augustus
2014 94% van de medewerkers in dienst van de gemeente functievolger (functiecategorie 1) is. De
overige 6% zal allereerst belangstelling gaan uiten op vacante functies binnen het
reorganisatiedomein C en C Krimp. Indien binnen het eigen reorganisatie domein geen passende
functie is kunnen zij stadsbreed reageren op vacante functies.
Op dit moment zijn er meer functies dan medewerkers in vaste dienst of met een tijdelijke
proeftijdaanstelling en is de kans zeer groot dat er een passende functie voor de medewerkers
aanwezig is en boventalligheid en eventueel reorganisatie-ontslag kunnen worden voorkomen.
12. De COR adviseert uitsluitend positief indien alle vacatures onmiddellijk worden opengesteld
voor alle medewerkers en er derhalve geen beperkingen en/of andere voorwaarden gelden op
basis van cluster en/of reorganisatiedomein. Indien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan,
adviseert de COR negatief.
Reactie:
De reorganisatie waarop de COR advies gevraagd is omvat de gehele organisatie. De daarbij horende
reorganisatiedomeinen zijn stadsbreed en kennen geen beperkingen op basis van clusters of
stadsdelen. De bij deze reorganisatie behorende reorganisatiedomeinen zijn bedoeld om een zo groot
mogelijk aantal medewerkers snel zekerheid te geven over hun plaatsing. Indien deze
reorganisatiedomeinen worden opgeheven zal een groot deel van de medewerkers langer in
onzekerheid blijven. Dat vind ik niet wenselijk. Het is bovendien praktisch niet meer te realiseren om
de reorganisatiedomeinen samen te voegen tot één domein, in de huidige fase van de voorbereiding
van de reorganisatie.
In de taskforce is ook gesproken over een stadsbrede ronde in de plaatsingsprocedure, om zoveel
mogelijk medewerkers snel een kans te geven om belangstelling te uiten op vacante functies in
andere domeinen dan hun eigen domein, na het afronden van de plaatsingen in de
reorganisatiedomeinen A, B, C en C Krimp. Dit vergt nog een formele bekrachtiging door het college,
die naar huidig inzicht leidt tot een NRGA-wijziging. Deze wijziging is momenteel in voorbereiding.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
6
13. De COR adviseert dan ook uitsluitend positief ten aanzien van de fijnstructuur indien in het
geval dat het takenpakket van een medewerker niet onverkort en onveranderd overgaat naar
een RVE/cluster, het afspiegelingsbeginsel wordt toegepast.
Reactie:
Ik hecht aan een toelichting op dit antwoord, omdat ik heb begrepen dat achter deze voorwaarde de
zorg van de COR zit dat tijdens het plaatsingsproces een functiecategorie door een leidinggevende
‘zomaar’ wordt aangepast van categorie 1 naar 2. Met nadruk merk ik op dat de functievergelijking en
aan functies toegekende functiecategorieën zijn gebaseerd op de vaste regels hiervoor in het Sociaal
Plan Amsterdam. De toedeling van functiecategorieën is onderdeel van een zorgvuldig proces en
gebeurt niet lichtzinnig of willekeurig. In het geval dat na het plaatsingsbesluit de functiecategorie
gewijzigd wordt, dan geldt dat het (niet-)plaatsingsbesluit met deze wijziging van de functiecategorie
voor toetsing kan worden voorgelegd in bezwaar en beroep.
U spreekt in uw voorwaarde over het afspiegelingsbeginsel. Het afspiegelingsbeginsel is slechts van
toepassing is als er teveel medewerkers zijn, met een functiecategorie 1 (ongewijzigde of licht
gewijzigde functie), voor het aantal beschikbare plaatsen in die functie in de nieuwe organisatie. Dan
wordt aan de hand van genoemd afspiegelings-beginsel bepaald wie zijn of haar - hooguit licht
gewijzigde - functie behoudt, en wie niet (zie artikel 16.18 en 16.27 NRGA). Voor zover de COR op
deze situatie doelt, neem ik deze voorwaarde over. Ik merk echter op dat in deze reorganisatie die
situatie niet voorkomt. Het is dus niet nodig het afspiegelingsbeginsel toe te passen.
14. De COR adviseert uitsluitend positief indien tegelijk met het definitief besluit over de
fijnstructuur een voor elke ambtenaar toegankelijk draaiboek klaar ligt over het
plaatsingsproces. Voor dit draaiboek formuleert de COR nog een viertal inhoudelijke
voorwaarden, die hier kortheidshalve niet worden herhaald (blz. 29 in de Word-versie).
Reactie:
Er zal duidelijke communicatie plaatsvinden aan alle medewerkers. Een ‘Draaiboek Plaatsingsproces’
zal hier onderdeel van uitmaken. De werkwijze achter dit draaiboek wordt op dit moment in
bijeenkomsten voor de leidinggevenden toegelicht. Zodra het plaatsingsproces start, zal dit aan de
medewerkers beschikbaar worden gesteld. Aan de in het advies genoemde vier inhoudelijke
voorwaarden is voldaan, voor zover dat mogelijk is: zo besprak ik bij punt 9 kort al de gewenste
informatie over de teamindeling in de plaatsingsbrieven (vierde voorwaarde voor het draaiboek). De
informatie over de teamindeling zal samen met meer praktische informatie beschikbaar komen
voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie.
Bij de tweede voorwaarde voor het draaiboek merk ik graag op dat in reorganisaties waarin er
medewerkers zijn met functiecategorie 1 aan wie niet op voorhand een functie is toebedeeld, als
gevolg van de toepassing van het afspiegelingsbeginsel, deze medewerkers hun belangstelling voor
nog openstaande functies kenbaar mogen maken in de belangstellingsregistratie (zie artikel 16.28
NRGA), net als medewerkers met functiecategorie 2. Zoals ik bij de vorige voorwaarde echter al
opmerkte, doet deze situatie (toepassing afspiegelingsbeginsel) zich niet voor in deze reorganisatie.
15. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat duidelijk wordt
gemaakt hoe de medezeggenschap bij voorkeursregistraties wordt betrokken. Indien aan
deze voorwaarde niet wordt voldaan, adviseert de COR negatief.
Reactie:
De genoemde voorkeursregistratie gaat om de aansluiting bij individuele wensen van de medewerkers
en is primair bedoeld voor praktische zaken. Binnen de nieuwe organisatie is op vele plekken
behoefte om de inrichting van teams en soms ook de daarbij horende locatie zo dicht mogelijk op de
wensen van de medewerkers te laten aansluiten. Daarvoor is het nodig om de voorkeuren (wensen)
van medewerkers te weten. Dat kan door een persoonlijk gesprek, maar bij grote
organisatieonderdelen kan dit ook via een digitale uitvraag. Naast de individuele wensen van de
medewerkers zal gekeken worden naar een goede teamopbouw waarbij ook diversiteit een rol speelt.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
7
Het gaat in geen geval om formele onderdelen van de plaatsing. In een overlegvergadering licht ik
graag nogmaals toe waarom de gestelde voorwaarde buiten de reikwijdte van de ingediende
adviesaanvraag valt.
16. Voorwaarde voor een positief advies ten aanzien van de fijnstructuur is dat de in hoofdstuk 10
van deel 1 van het COR-advies voorgestelde medezeggenschapsstructuur (COR – GOR –
OR) integraal en onverkort wordt overgenomen. Indien aan deze voorwaarde niet wordt
voldaan, adviseert de COR negatief.
Reactie:
Ik ga de komende maanden graag met de COR in gesprek over de uitwerking van de toekomstige
medezeggenschapsstructuur. Hangende dit overleg kan de huidige structuur gehandhaafd blijven. U
heeft uw visie op de nieuwe medezeggenschapsstructuur gegeven en gaat uit van OR’en op alle
niveaus: concern, cluster en RVE/stadsdelen. Alvorens de nieuwe structuur van de medezeggenschap
te bepalen wil ik graag eerst met u in overleg over de uitgangspunten van de zeggenschap en
medezeggenschap.
Ik stel voor om de komende maanden onder deskundige leiding het gesprek over de nieuwe
medezeggenschapsstructuur te voeren.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
8
B. Algemeen: Adviezen
1. De COR adviseert duidelijke randvoorwaarden te creëren voor een goede samenwerking
tussen de RVE’s en centrale afspraken te maken over verantwoordelijkheden en
bevoegdheden tussen cluster (RVE’s) en de bestuurscommissies, alvorens de
reorganisatieplannen te implementeren en na te denken over doorontwikkeling.
Doorontwikkeling kan overigens pas plaatsvinden en worden geïmplementeerd nadat een
nieuwe adviestraject is doorlopen, voor zover er sprake is van een belangrijke wijziging in de
organisatie dan wel sprake is van een andere adviesplichtige situatie; Zorg voor duidelijkheid
en consistentie inzake gebiedsgericht werken, samenwerking met de stadsdelen en
resultaatverantwoordelijkheid per RVE;
Reactie:
Na besluitvorming zal de nieuwe organisatie per 1 januari 2015 een feit zijn. Ter voorbereiding zijn de
clusters / RVE's en stadsdeelorganisaties met een gezamenlijk commitment aan de slag gegaan om
het gebiedsgericht werken en de dragende samenleving nader uit te werken. Hierbij vormt de
uitwerking van een heldere taakverdeling de basis. Uitgangspunt is dat stadsdelen en clusters/RVE’s
elkaar versterken. De samenwerking tussen stadsdelen en clusters/RVE's organiseren we op
organisatieniveau en niet op clusterniveau. Dat betekent dat wij generieke afspraken gaan maken
over het samenspel tussen clusters en stadsdelen, inclusief afspraken over de wijze van escaleren.
Hier zullen we de COR bij betrekken. De uitgangspunten uit het Bestuurlijk Kompas zijn daarvoor
richtinggevend. Uiteraard betrekken wij u bij de doorontwikkeling indien er sprake is van advies- of
instemmingsplichtige zaken die voortvloeien uit de Wet op de ondernemingsraden.
2. Ontwikkel tevoren spelregels hoe om te gaan met urgente, onvoorziene behoefte aan
capaciteit en middelen bij projecten die afwijken van de door RVE’s begrote capaciteit. De
COR verwijst in dit verband naar zijn advies inzake de Stadsdelen;
Reactie:
Het gebiedsgericht werken wordt binnen de gemeente Amsterdam als nieuwe vorm van werken
ontwikkeld. Naast lijnsturing en programmasturing wordt gebiedssturing toegevoegd aan het
gemeentelijk sturingsmodel om de opgave vanuit de gebieden in kaart te brengen en aan te pakken
samen met Amsterdammers en partners van de gemeente. Er wordt met gebiedssturing een
sturingscomponent toegevoegd aan de manier van werken van de gemeentelijke organisatie om zo de
effectiviteit en uitvoeringskracht van de organisatie te vergroten. De inzet (capaciteit en middelen) van
stadsdeelorganisaties en RVE’s hangt af van wat er nodig is in een gebied en kan dus per gebied
verschillen. Dat betekent dat de opdrachtgever/opdrachtnemersrol tussen stadsdeelorganisaties en
RVE’s niet in beton gegoten is.
Ook de samenwerking met externe partners zal steeds verschillend zijn. In sommige gebieden hoeft
de gemeente veel minder te doen omdat er een actieve bewonersgroep is die het groen onderhoudt of
omdat er bijvoorbeeld veel mantelzorgers actief zijn.
Uw advies om escalatiemodellen en spelregels te ontwikkelen om wrijving tussen de verschillende
sturingsvormen te voorkomen neem ik mee in de uitwerking van het stedelijk programma
gebiedsgericht werken. Het voorkomen van wrijving is daarbij geen doel op zich. Het gaat erom dat we
leren de effectiefste keuze te maken om het gewenste resultaat te bereiken. Daarbij kan altijd sprake
zijn van een botsing tussen verschillende perspectieven en belangen. De kunst is om een verstandige
belangenafweging te maken om het beste resultaat voor Amsterdammers te realiseren.
Om deze gebiedsgerichte manier van werken in de organisatie te implementeren worden in het kader
van het stedelijk programma gebiedsgericht werken een aantal spelregels voor de nieuwe
gemeentelijke organisatie ontwikkeld. Er is begin dit jaar een eenduidige gebiedsindeling vastgesteld
en er komt een leermodule gebiedsmanagement. Er wordt een gebiedsdialoog ontwikkeld, dit is een
prestatiedialoog over de inzet van de gemeente (stadsdelen en RVE’s) en partners in de gebieden. De
gebiedsmanager faciliteert deze gebiedsdialoog. Binnen het stedelijk programma gebiedsgericht
werken lopen vier projecten waarmee het fundament voor gebiedsgericht werken in de organisatie
wordt gelegd, project 1) het uitwerken van de gebiedscyclus, project 2) gebiedsgericht begroten,
project 3) uniforme informatiehuishouding, project 4) gebiedssturing. Voor de start van de nieuwe
organisatie is de gebiedssturing uitgewerkt. De gebiedscyclus is in april dit jaar al van start gegaan om
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
9
te oefenen met deze werkwijze. De ‘gebiedsanalyses light’ en de ‘gebiedsagenda’s light’ zijn klaar. Bij
de concernbegroting 2015 wordt een gebiedsparagraaf gemaakt. Parallel daaraan is gestart met het
implementeren van de buurtbegroting voor de hele organisatie. Vanaf oktober dit jaar ‘start’ de
gebiedscyclus met een verbeterde versie van de gebiedsanalyses die in januari 2015 af zijn. Dan zal
de gebiedscyclus gaan aansluiten bij de beleidscyclus en de P&C cyclus van de organisatie.
3. Definieer de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ en geef duidelijk aan via
welke mechanismes de vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd;
Reactie:
De samenwerking rond bedrijfsvoering wordt opgebouwd met de kennis en inbreng van de collega's
uit het primaire proces. Onderwerpen als ‘werken in partnerschap’ en ‘gedeconcentreerd werken’
komen daarbij aan de orde. Vooruitlopend op de situatie in januari 2015 worden enkele pilots
georganiseerd; een pilot bij Stadsdeel Centrum wordt momenteel voorbereid. Hierbij wordt gebruik
gemaakt van de ervaringen uit TransFM en ICT Centraal. Daarnaast is er een intranetsite geopend om
de dialoog over gedeconcentreerd werken aan te gaan. Het proces omtrent aansturing – hiërarchisch
en functioneel leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. Uiteraard wordt de COR betrokken bij
bovengenoemd proces.
4. De COR adviseert om heldere evaluatieafspraken te maken en deze in de
medezeggenschapskalender op te nemen. Daarin moet niet alleen naar het proces worden
gekeken, maar bovenal of de beoogde doelstellingen ook worden gehaald;
Reactie:
De doorlooptijd van de organisatieontwikkeling is tot en met 2016. In de tweede helft van 2016 wil ik
een onafhankelijke evaluatie van de organisatieontwikkeling uit laten voeren. In het eerste kwartaal
van 2015 zal gestart worden met het voorbereiden van deze evaluatie, onder meer door het
ontwikkelen van een toetsingskader met indicatoren waarmee het ‘slagen’ van de
organisatieontwikkeling ‘gemeten’ kan worden. Het toetsingskader en de opzet van de evaluatie zullen
in samenspraak met de COR ontwikkeld worden. De COR kan de in het advies op de fijnstructuur
gedane suggesties voor evaluatiecriteria dan inbrengen. In de evaluatie zullen het proces van de
organisatieontwikkeling, maar vooral ook de beoogde doelen / effecten van de
organisatieontwikkeling, centraal staan. De evaluatie zal in de medezeggenschapskalender
opgenomen worden.
Ik wil voorstellen om daarnaast in overleg met de COR halfjaarlijks te komen tot een lijst met
knelpunten die we snel op kunnen pakken en weg kunnen werken. Tijdens de reguliere OVbijeenkomsten kan de COR ook tussentijds zorgpunten aangeven.
5. Definieer voorafgaand aan evaluaties succesfactoren in overleg met de medezeggenschap;
Reactie:
Zie mijn antwoord bij punt 4. Graag verneem ik van de COR welke succesfactoren hij bij de evaluatie
wil betrekken.
6. De prestatie-indicatoren moeten elk jaar geëvalueerd worden in het kader van de planning&
controlcyclus. De resultaten worden teruggekoppeld naar de medezeggenschap;
Reactie:
Uiteraard zal deze reorganisatie net als andere reorganisaties worden geëvalueerd. In de P&C cyclus
zijn evaluatie- en prestatie-indicatoren ingebouwd. Deze cyclus vindt elk jaar plaats. Wij zullen de
resultaten aan de COR terugkoppelen. Indien prestatie-indicatoren geactualiseerd moeten worden zal
dit plaatsvinden.
7. Voer twee jaar na de start van de nieuwe organisatie een evaluatieonderzoek uit, gericht op
de vraag of de nieuwe organisatiestructuur goed werkt en of organisatorische aanpassingen
nodig zijn. Daarnaast zijn tussenevaluaties nodig op kortere termijn om knelpunten te
signaleren, resulterend in concrete actielijsten. Ook deze evaluaties worden teruggekoppeld
naar de medezeggenschap.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
10
Reactie:
Zoals ik in mijn antwoord op advies 4 heb aangegeven zullen we de reorganisatie evalueren.
8. Breng voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatiestructuur samen met de medewerkers
de risico’s in beeld, betrek hen bij het bedenken van oplossingen en deel deze schriftelijk met
de COR;
Reactie:
Risico’s t.a.v. de organisatieontwikkeling worden op diverse wijzen geïnventariseerd. In januari is er
een Gateway Review uitgevoerd. Daarnaast is het programma Organisatieontwikkeling opgenomen in
de regeling risicovolle projecten. Twee maal per jaar wordt over de risico’s en getroffen
beheersmaatregelen gerapporteerd aan het college. Graag betrek ik de COR bij het in beeld brengen
van risico’s.
Daarnaast is elke RVE-manager verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken van risico’s voor zijn /
haar eigen organisatieonderdeel en hierover verantwoording af te leggen in de reguliere P&Cproducten. De RVE-managers zullen medewerkers hierbij betrekken.
9. Leg voor de ingangsdatum van de nieuwe organisatie vast met welke frequentie het cluster
rapporteert aan het gemeentelijk managementteam, werk ook de overige stappen in de
rapportagecyclus uit en geef daarvan de frequentie aan;
Reactie:
Jaarlijks vindt door middel van P&C, maar ook in de beoordelingsgesprekken van directeuren B&O,
stadsdeelsecretarissen en RVE managers een gesprek plaats over de voortgang en ontwikkeling van
de nieuwe organisatie. Maandelijks gaan stedelijk directeuren met de RVE managers om de tafel om
de voortgang te bespreken.
10. Betrek bij de verdere uitwerking van de bezuinigingsopgave de medezeggenschap, zoals
overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli 2014.
Reactie:
Uiteraard betrek ik u de komende periode bij ontwikkelingen die voortvloeien uit de
bezuinigingsopgave. Tevens zal ik u informeren over de uitwerking van de bezuinigingsopgave.
11. Houd de eerste jaren na ingangsdatum van de nieuwe organisatie jaarlijks een
medewerkerstevredenheidsonderzoek en voer een nulmeting uit bij de start van de nieuwe
organisatie;
Reactie:
Ik onderschrijf het belang van een 0-meting na de start van de nieuwe organisatie. De gemeente
Amsterdam heeft in dit kader de samenwerking binnen de G4 gezocht om gezamenlijk een
Medewerkerswaarderingonderzoek (MWO) uit te voeren in het voorjaar van 2015. We onderschrijven
het belang om frequent vinger aan de pols te houden om de ontwikkelingen in
medewerkerswaardering te kunnen volgen en stappen te zetten die de waardering kunnen verhogen.
12. Voeg de richtlijn die bedoeld is voor risicomanagement toe aan het reorganisatieplan, zodat
voor iedereen duidelijk is welk document als norm wordt gehanteerd;
Reactie:
Risicomanagement is een vast agendapunt voor het College en het GMT. Hierover worden separaat
afspraken gemaakt. Ik deel de wens van de COR om de normen ten aanzien van Risicomanagement
helder en eenduidig te hanteren.
13. Betrek bij de verdere uitwerking van de nog openstaande bezuinigingsopgave opgave de
medezeggenschap, zoals overeengekomen in het convenant d.d. 1 juli 2014;
Reactie:
Zie mijn antwoord bij punt 10.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
11
14. Zorg voor opleiding en coaching van medewerkers en leidinggevenden voor deze nieuwe
manier van werken en evalueer de uitkomsten binnen een termijn van een jaar na de
ingangsdatum van de nieuwe organisatie;
Reactie:
Ik ben het met u eens dat medewerkers en leidinggevenden in staat moeten worden gesteld om aan
nieuwe verwachtingen te voldoen. De Amsterdamse School is deze zomer van start gegaan. Wij
zullen het thema ‘opleiding’ betrekken bij het medewerkerswaarderingsonderzoek (MWO) om zo de
ontwikkelingen te monitoren en te evalueren.
15. De COR adviseert er op toe te zien dat er ruimte is voor vernieuwing en kwaliteitsverbetering
van het management, zodat (nieuwe) leidinggevenden kunnen bijdragen aan de noodzakelijke
cultuurverandering. De COR adviseert om samen met de medezeggenschap een
toetsingsinstrumentarium op te stellen voor deze ambities;
Reactie:
Bij de selectie van (nieuwe) leidinggevenden worden de gewenste vaardigheden en criteria (zoals
verwoord in de vijf principes, resultaatgerichtheid, samenwerken en vakinhoud) net als bij het
topmanagement direct meegenomen in de selectieprocedure. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een
aantal instrumenten zoals de competentieprofielen en eventueel assessments. Zie verder mijn
antwoord bij punt 4.
16. Bespreek de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de diverse lagen en
leidinggevenden nog een keer met de medezeggenschap. Hiërarchische en functionele
bevoegdheden moeten volstrekt duidelijk zijn, dit om onder andere de synergie te
optimaliseren;
Reactie:
De verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen gemeentesecretaris/algemeen
directeur, de clusterdirecteuren en RVE-managers wordt op basis van het Bestuurlijk Kompas in
opdracht van het College van B&W in een algemeen en bijzonder mandaatbesluit uitgewerkt. Het
voorgenomen mandaatbesluit wordt met de COR besproken.
Er is zeker aandacht voor een heldere verdeling tussen hiërarchische en functionele bevoegdheden.
Hier wordt ook samen met medewerkers op de werkvloer aan gewerkt. Ik stel voor om dit onderwerp
voor een van de overlegvergaderingen te agenderen.
17. Vul de medezeggenschapskalender zo spoedig mogelijk concreet in, doch uiterlijk 31
december 2014;
Reactie:
Graag ga ik binnenkort met u in overleg om tot een bruikbare medezeggenschapskalender te komen.
Laten wij er samen voor zorgen een goede medezeggenschapskalender op te stellen voor 31
december 2014.
18. Bij het vormgeven van deze ICT- IV governance (bestuurlijke afspraken) wil de
medezeggenschap geïnformeerd en betrokken worden. In dit advies kan de COR hier geen
uitspraken over doen omdat op de peildatum van dit advies de benodigde informatie nog niet
beschikbaar was voor de COR. Hetzelfde geldt voor het Archief- en DocumentBeheer (IDM).
De COR verwacht hiervoor op korte termijn een adviesaanvraag.
Reactie:
De Informatie functie zal nog nader worden uitgewerkt en ter advisering aan de COR worden
voorgelegd. Hiervoor wordt op dit moment een notitie uitgewerkt.
19. De COR adviseert dat er afspraken worden gemaakt over de intergemeentelijke ‘preferred
suplliers’. Het uitgangspunt zoals hierboven genoemd zal ook moeten worden opgenomen in
het nog overeen te komen inhuurprotocol met de COR. Zonder een concrete toezegging
inzake een dergelijk protocol adviseert de COR negatief ten aanzien van de fijnstructuur;
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
12
Reactie:
De gemeente werkt als één organisatie, dus we maken in beginsel maximaal gebruik van de eigen
mensen. Wanneer we capaciteit (kennis, kunde) niet in huis hebben wordt deze ingekocht buiten de
deur door de lead buyer. Hiermee werken wij uniform en leggen de verantwoordelijkheid bij de
deskundige neer. Zoals bij de beantwoording van de voorwaarden is toegezegd wordt een protocol
externe inhuur opgesteld. Hierin zal bovengenoemd uitgangspunt worden opgenomen.
20. Maak duidelijk afspraken wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en opleiding van de BHV
medewerkers en borg deze verantwoordelijkheid binnen het cluster. Borg dat er altijd
voldoende BHV’ers aanwezig zijn in de verschillende gebouwen (rekeninghouden met bijv.
roostering);
Reactie:
Ik deel uw belang voor een goede zorg voor BHV en ARBO medewerkers. ARBO en BHV
medewerkers vallen onder de RVE Personeel- en Organisatieadvies. De RVE Personeel- en
organisatieadvies en het Facilitair Bureau zijn verantwoordelijk voor de organisatie en aanwezigheid
van ARBO-medewerkers en BHV-ers in de verschillende gebouwen. Na plaatsing hebben wij inzicht in
de aanwezigheid van deze rollen per gebouw en RVE. Als blijkt dat dit om extra scholing vraagt van
medewerkers, zullen wij hier uiteraard zorg voor dragen.
21. De COR adviseert om een plan te maken voor de ARBO zorg in de transitiefase en de
eindfase en dit voor te leggen aan de medezeggenschap. De COR adviseert om ten aanzien
van de ARBO een uniform zorgsysteem in te richten voor het cluster, waarop maatwerk per
RVE aan moet sluiten.
Reactie:
Dit proces wordt ingericht samen met alle stakeholders en een instemmingsaanvraag wordt
voorgelegd aan de COR. Aanvullend ARBO-beleid of een nadere uitwerking van de wettelijke kaders
kent instemmingsrecht van de medezeggenschap. Omdat ARBO direct medewerkers raakt, zal de
gemeente ook in de nieuwe situatie actief en dankbaar gebruik maken van ideeën en adviezen van
medewerkers zelf en de medezeggenschap hierover. Tot de transitiedatum is ARBO de
verantwoordelijkheid van het huidige management, daarna van het nieuwe management. Pas in die
nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is. Bij de RVE
Personeel- en Organisatieadvies zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor.
Uitgangspunt voor de transitie is verder dat medewerkers die speciale rollen hebben in relatie tot
ARBO, zoals BHV-ers en vertrouwenspersonen, deze rollen gewoon blijven uitvoeren. Deze rollen
hoeven niet persé beperkt te blijven tot één RVE. Bijvoorbeeld voor de rol vertrouwenspersoon is het
juist beter RVE overstijgend te werken. Dat gebeurt nu ook al tussen diensten.
22. De COR adviseert om afzonderlijke RI&E’s aan elkaar koppelen en actief aan de slag gaan
met de gesignaleerde risico’s. (Plan van aanpak behoeft instemming van de
medezeggenschap);
Reactie:
Pas in die nieuwe situatie kan beoordeeld worden of en zo ja welk aanvullend beleid noodzakelijk is.
Daarbij zullen bestaande RI&E’s zo nodig worden samengevoegd of nieuwe worden georganiseerd. U
wordt betrokken in de doorontwikkeling ervan.
23. Adviezen inzake agressie, geweld en ongewenst gedrag:
 Hanteer een uniforme manier van melden, analyseren en beheren van Agressie en
Geweld;
 Zorg in overleg met de decentrale medezeggenschap voor de juiste uitvoering van het
beleid op gebied van seksuele intimidatie, agressie & geweld, pesten en discriminatie
(PsychoSociale arbeidsbelasting, Arbeidsomstandigheden);
 Zorg voor voldoende preventiemedewerkers en vertrouwenspersonen per RVE;
Reactie:
Het Agressie en geweld beleid, zoals dat nu centraal is geformuleerd, blijft bestaan en zal door het
nieuwe management worden uitgedragen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
13
Het advies ten aanzien van de uniforme manier van melden, analyseren en beheren van agressie en
geweldsvoorvallen spreekt aan en wordt overgenomen. Bij de RVE Personeel- en Organisatieadvies
zal dit worden opgepakt. Daar zijn nu al initiatieven voor. Overigens werken vertrouwenspersonen
RVE overstijgend.
24. Besteed veel meer aandacht aan de relatie (driehoek) tussen Strategische
Personeelsplanning / Amsterdamse School / Mobiliteitscentrum zowel op centraal niveau als
op clusterniveau en geef dit een duidelijke plek. Werk dit uit in overleg met de
medezeggenschap. Een en ander moet gezamenlijk vorm worden gegeven en niet van
bovenaf worden opgelegd. Dit zijn belangrijke punten voor de doorontwikkeling;
Reactie:
Dat deel ik met u. De ontwikkeling van strategische personeelsplanning, de Amsterdamse School en
het Mobiliteitscentrum hangen nauw met elkaar samen en worden dan ook in samenhang ontwikkeld
onder regie van de RVE Personeel- en Organisatieadvies. Een van de uitgangspunten van de RVE
Personeel- en Organisatieadvies is juist dat hierin alle P&O medewerkers gezamenlijk werken aan de
ontwikkeling en uitvoering van het P-beleid.
25. Communiceer personele zaken omtrent de transitie helder en tijdig naar de medewerkers.
(b.v. servicehuis, vakantie uren, ziekteverzuim). De COR adviseert om de medezeggenschap
hierbij te betrekken;
Reactie:
Dit zullen wij zeker doen. Juist door de vorming van een RVE P&O bestaat beter dan voorheen de
mogelijkheid om afspraken over deze onderwerpen voor de gehele organisatie te maken. Dat is ook
vanzelfsprekend, omdat we één werkgever zijn en omdat alle medewerkers in algemene dienst zijn.
Bestaand beleid wordt gecontinueerd en consequenter en eenduidig uitgevoerd.
De nieuwe organisatie is daar ook beter op ingericht. Beleidscapaciteit, uitvoering van beleid en
advisering daarover zijn straks allemaal geconcentreerd bij de RVE P&O. Nieuwe initiatieven kunnen
beter worden opgepakt en gerealiseerd. Overigens is de gemeente van mening dat goed beleid
betekent: doen wat we afspreken en het management daar op aanspreken. De COR is
vanzelfsprekend de medezeggenschapspartner voor P-beleid.
26. Start onmiddellijk na de startdatum van de nieuwe organisatie met het Leerhuis;
Reactie:
Het leren wordt georganiseerd vanuit de Amsterdamse School. De positieve ervaring van het leerhuis
wordt hierin meegenomen.
27. Stel iedere medewerker in staat om binnen een redelijke termijn te voldoen aan het nieuwe
functieprofiel en de bijbehorende competenties. Een schouw in de beginsituatie is hiervoor
een bruikbaar startpunt.
Reactie:
Wij delen uw advies. Vanaf de oprichting van de RVE Personeel- en Organisatieadvies zal dit nader
worden uitgewerkt.
28. Het is dienstig de aansturing van de gedeconcentreerde medewerkers en het onderhoud van
het P-dossier, m.n. de FBO-cyclus, binnen een jaar te evalueren;
Reactie:
Wij stellen voor dit mee te nemen als één van de indicatoren voor de evaluatie.
29. Bied de COR uiterlijk op 1 oktober een instemmingsverzoek aan voor de stedelijke
klachtenregeling, zodat de COR vóór aanvang van de nieuwe organisatie hierover
overeenstemming met u kan bereiken;
Reactie:
U ontvangt uiterlijk voor 1 oktober een instemmingsverzoek voor de stedelijke klachtenregeling.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
14
30. De COR adviseert om extra zorgvuldig om te gaan met zienswijzen van medewerkers in het
B-spoor;
Reactie:
Alle zienswijzen zullen zorgvuldig behandeld worden via een vaste werkwijze. Dit geldt natuurlijk ook
voor de medewerkers in Spoor B.
31. De COR adviseert om medewerkers alsnog in hun teams te plaatsen tijdens dit
reorganisatieproces of speciale afspraken te maken over de plaatsing in teams, zodat de rol
van de medezeggenschap daarbij en te hanteren zienswijze- en bezwaarprocedure worden
geborgd;
Reactie:
Daar waar er gewerkt gaat worden met teams zullen medewerkers vooraf aan de start van de nieuwe
organisatie geïnformeerd worden over de teamindeling. In een groot aantal afdelingen zal samen met
de medewerkers en de (nieuwe) leidinggevende gekeken worden naar een goede teamindeling. De
indeling in teams is geen onderdeel van de formele plaatsing.
32. Voor de plaatsing van afdelingsmanagers en/of teamleiders (3e niveau) moet het principe
‘mens volgt werk’ toegepast worden, conform het Sociaal Plan Amsterdam;
Reactie:
Tijdens de gehele reorganisatie wordt het principe ‘mens volgt werk’ toegepast. Alleen daar waar het
werk sterk wijzigt en daardoor de functie sterk wijzigt of vervalt, ontstaan er grotere veranderingen
voor medewerkers.
33. De COR dringt aan op een ruimhartig beleid om medewerkers die al jarenlang in detachering
ander werk doen desgewenst de kans te bieden om dit voort te zetten;
Reactie:
Als een medewerker elders is gedetacheerd vormt zijn oorspronkelijke functie zijn uitgangspositie.
Tijdelijke rollen/functies kunnen niet de basis vormen voor een juridisch toetsbare
plaatsingsprocedure. Dit lijkt enigszins strijdig met het uitgangspunt dat het sociaal plan hanteert (de
inhoud van het werk is bepalend), maar dat benadrukt juist dat de formele positie (generieke
functie/niveau) in overeenstemming gebracht moet worden met de actuele feitelijke structurele
werksituatie. Bij een detachering is het uitgangspunt dat sprake is van een aantoonbaar tijdelijk
karakter. In dat geval wordt de formele functie dus niet aangepast aan de (tijdelijke) actualiteit, en blijft
de bestaande formele positie de uitgangssituatie voor plaatsing bij reorganisatie. Het medewerkers
zelf laten kiezen is in ieder geval geen optie. Waar mogelijk zal het advies van de COR meegenomen
worden met respect voor de correcte juridische procedures.
Voor detacheringen geldt hetzelfde als bij waarnemingen: Alleen als uit de concrete feiten en
omstandigheden blijkt dat het feitelijk niet meer een detachering is, en verzuimd is een
overplaatsingsbesluit te nemen, is dit anders.
34. Corrigeer op korte termijn, maar uiterlijk binnen een jaar na de ingangsdatum van de nieuwe
organisatie, ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bij functies die in de WORDT-situatie
als gelijk worden beschouwd, maar in de WAS-situatie uiteenlopend worden benoemd en
beloond omdat ze bij verschillende organisaties worden uitgevoerd.
Reactie:
Indien er ongerechtvaardigde inschalingsverschillen bestaan nadat het plaatsingsproces is uitgevoerd
zal nader worden bepaald of onderzoek noodzakelijk is. Het nemen van een beslissing hierover valt
overigens buiten de scope van de adviesaanvraag.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
15
C. Specifieke adviezen op organisatieonderdelen
CLUSTER SOCIAAL
RVE INKOMEN
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Pas het inrichtingsmodel van de Afdeling Handhaving Werk en Inkomen aan conform het
alternatieve plan d.d. 17 juni van de medewerkers afdeling Handhaving. Dit houdt in dat
gebiedsgerichte teams worden ingesteld in plaats van doelgroepgerichte teams. Dit leidt tot
lagere kosten wegens minder verplaatsingen, is flexibeler bij fluctuaties in de vraag en voorkomt
dat door specialisatie de functie van handhaver wordt uitgehold. (Het alternatieve plan is als
bijlage in het deeladvies van cluster Sociaal opgenomen);
Reactie:
De uitgangspunten van het alternatieve plan/inrichtingsmodel zijn dezelfde als die in het originele plan.
De vertaling hiervan in een afdelingsstructuur is verschillend. Wij zijn van mening dat structuren niet in
beton moeten worden gegoten, maar flexibiliteit moeten bieden om tot de beste resultaten te komen.
Wij hebben gekozen voor en houden vast aan een doelgroep inrichting van de afdeling Handhaving
Werk en Inkomen.
Met deze inrichting sluiten we aan bij het inrichtingsprincipe dat ook bepalend is geweest voor de
inrichting van de afdelingen met klantmanagers en de teams met inkomensconsulenten. Om goede
resultaten te behalen op het domein Werk en Inkomen (door de RVE’s Inkomen, Werk en Participatie),
moeten klantmanagers, inkomensconsulenten en handhavers intensief samenwerken. Een
gelijksoortige inrichting van de afdelingen en teams versterkt en vereenvoudigt ook de samenwerking
tussen teams en afdelingen. Daarnaast biedt deze indeling wat ons betreft de meest optimale balans
tussen generiekheid van de functie en professionele ontwikkeling door meer te specialiseren. Dit
betekent echter dat de handhavers ook regelmatig wijkgericht (bijvoorbeeld de handhavers verbonden
aan de afdeling activering) of gericht op specifieke groepen (die de doelgroepen doorkruizen, bijv
alleenstaande moeders of mensen met mogelijk bezit in het buitenland), zullen werken.
In gesprekken met medewerkers van de afdeling Handhaving en de COR hebben we ook aangegeven
dat – als het werk daarom vraagt – altijd ruimte moet zijn om in te spelen op gebiedsgerichte issues.
Voor het effectief handhaven van fraude is het belangrijk om dit klant specifiek te doen. Fraude houdt
zich niet aan gebiedsgrenzen, controle richt zich altijd op klanten. Hoe je controleert en handhaaft is
meer klantspecifiek dan gebiedsspecifiek.
Na definitieve besluitvorming zullen wij met de medewerkers van de nieuwe afdeling Handhaving
Werk en Inkomen verder werken aan werkwijze in de teams.
2.
Het wijzigen en uitsplitsen van takenpakketten mag niet leiden tot uitholling van de functie van
inkomensconsulent. De COR wil concreet zien dat het takenpakket inhoudelijk vergelijkbaar blijft.
Reactie:
Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van inkomensconsulent (en
handhavingsspecialist (zie ook voorwaarde 1). Zowel de functie van handhavingsspecialist als die van
inkomensconsulent blijven generiek. Elke medewerker moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren.
Mensen krijgen de kans zich in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd te ontwikkelen op
een aantal specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat hierdoor geen
specialistische functies gaan ontstaan, maar dat er een generiek functieprofiel overeind blijft met een
breed takenpakket en ruimte om je te ontwikkelen in specifieke rollen. De keuze voor een team is niet
voor het leven. Wij hechten veel waarde aan leren. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met
hun managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
16
3.
In de WAS WORDT lijst 4.0 is de teamindeling van de afdeling Handhaving niet zichtbaar. Dit zal
in het definitieve reorganisatieplan alsnog moeten gebeuren voordat tot uitvoering wordt
overgegaan.
Reactie:
Voorafgaand aan de start van de nieuwe organisatie zal duidelijk zijn hoe de teamindeling vorm krijgt.
Deze teamindeling is geen onderdeel van het reorganisatieplan en de plaatsingsbrieven. Zie hiervoor
ook mijn reactie in het algemene deel.
4.
Voor alle afdelingen dienen de werkprocessen regelmatig geëvalueerd te worden, omdat
knelpunten worden verwacht bij de inkomensconsulenten en bij de handhavers. De
medezeggenschap (de raad die het dichtst bij de RVE Inkomen staat) dient hierbij betrokken te
worden.
Reactie:
Uiteraard zullen we de processen, ketens en samenwerking regelmatig evalueren en waar nodig
samen met de medewerkers bijstellen. Wij zullen de medezeggenschap hierbij betrekken.
5.
De functie-inhoud van de teamassistent mag niet worden uitgehold, hetgeen in ieder geval
inhoudt dat de combinatie van scanwerk en ondersteunende taken behouden moet blijven om te
zorgen dat het werk niet eentonig wordt.
Reactie:
De teamassistenten en administratief medewerkers bieden administratieve ondersteuning aan ten
behoeve van de teams. We brengen hen nu onder in de afdeling inkomensvoorziening. In deze
afdeling komen de nu bestaande verschillende uitvoeringspraktijken (5 werkpleinen immers) samen.
Samen met medewerkers gaan we vorm geven aan een meer uniforme werkwijze op terrein van
postverwerking, scannen, werk verdelen en teamondersteuning. Wij zijn daarom van mening dat er
geen sprake is van uitholling van de functie van teamassistent.
De COR heeft een goed punt als het gaat om het onderzoeken van de impact van de verder gaande
digitalisering met name op de functies teamassistent en administratief medewerker. N.a.v. de zorg van
de COR zullen we dit eind 2015 samen met de COR onderzoeken.
Adviezen
1. Aan de hand van een voorkeurregistratie is een voorgenomen teamindeling tot stand gekomen.
De locaties waar de werkzaamheden zullen worden verricht zijn nog niet bekend. De COR
adviseert de mogelijkheid open te houden om op het moment dat de locaties wél bekend, de
medewerkers de gelegenheid te bieden om hun voorkeur aan te passen. Daarna kan een
definitieve plaatsen plaatsvinden.
Reactie:
De afdeling Inkomensvoorziening wordt in zijn geheel gehuisvest in een gemeentelijke locatie in
Amsterdam Zuidoost. Deze locatie is tijdelijk ter overbrugging naar een eindsituatie die we in 2017
hopen te bereiken (vermoedelijke huisvesting in Triade). De huisvesting / locatie en de teamindeling is
gemeentebreed geen criterium dat wordt meegenomen in de aanstelling, benoeming, plaatsing van
medewerkers.
Bij de plaatsing van medewerkers in de teams van Inkomensvoorziening speelt de locatie ook geen
rol. Alle medewerkers van de afdeling Inkomensvoorziening zijn gehuisvest in Amsterdam Zuidoost.
Wij beseffen dat verhuizingen van medewerkers impact hebben op bijvoorbeeld woon-werk verkeer
etc. Uiteraard kan er altijd gekeken worden naar maatwerkoplossingen door medewerker en
teammanager.
2.
Stel een Plan van Aanpak op met betrekking tot de jongeren- en
jongerenbegeleidingsproblematiek, zodat deze op een minder versnipperde wijze binnen het
cluster Sociaal kan worden belegd.
Reactie:
Naast de RVE Inkomen hebben ook de RVE’s Werk en OJZ een belangrijke rol bij het begeleiden van
jongeren (inkomen/voorkomen van uitval school/naar werk etc). Het is belangrijk dat er binnen het
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
17
cluster goed naar dit proces en een optimale samenwerking tussen de verschillende afdelingen
gekeken wordt om zo het beste resultaat voor de jongeren te realiseren. Het feit dat meerdere
RVE’s/afdelingen betrokkenheid hebben bij jongeren wil niet perse zeggen dat het ook anders
uitgevoerd hoeft te worden.
We hebben dit proces benoemd als een keten met belangrijke taken/verantwoordelijkheden.
Geconstateerd is inderdaad ook dat er mogelijk overlap bestaat tussen de werkzaamheden van de
mensen bij de afdelingen Werk en Re-integratie en Werk en opleiding Jongeren (in de RVE Werk). In
september wordt daarom een leantraject gestart om de taken naast elkaar te houden en te komen tot
een efficiënt werkproces.
3.
Stel op korte termijn een onderzoek in naar de inschaling van de medewerkers van de afdeling
handhaving. De COR heeft vernomen dat de indruk bestaat, dat deze medewerkers anders zijn
ingeschaald dan medewerkers van andere RVE’s die hetzelfde, dan wel vergelijkbaar werk doen.
De COR wordt graag op de hoogte gehouden van de uitkomsten van het onderzoek. Ook
verneemt de COR graag wanneer dit onderzoek zal plaatsvinden.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
4.
Richt op korte termijn de werkprocessen van de RVE’s in en maak heldere afspraken over de
samenwerking tussen de RVE’s en de afdelingen daarbinnen.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Voor de werkprocessen die veranderen geldt dat deze, samen met
medewerkers, zullen worden besproken en ingericht (overigens niet alle werkprocessen zullen
veranderen), dit geldt zeker ook voor de processen tussen verschillende afdelingen en RVEs.
5.
Wat betreft de afdeling ‘Doelgroepen’ adviseert de COR om nader te onderzoeken hoe deze
afdeling goed gepositioneerd kan worden in het cluster Sociaal, rekening houdend met de vele
dwarsverbanden met andere RVE s. Graag zien we dit in een plan van aanpak terug.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Het klopt dat bijzondere doelgroepen met verschillende afdelingen binnen
het cluster sociaal samenhang heeft. Positionering bij de RVE participatie zou ook kunnen. Behalve
het screeningsloket, dit heeft een nauwe samenhang met inkomensvoorziening en wordt daarbinnen
ook gepositioneerd. Op advies van de COR zal mogelijke positionering bij de RVE Activering (en de
relatie tot de RVE OJZ en de RVE Wonen (cluster R&E)) in 2015 worden onderzocht.
6.
Breng zo spoedig mogelijk in kaart of er personele gevolgen te verwachten zijn door de invoering
van de Participatiewet.
Reactie:
De impact en consequenties van de invoering van de Participatiewet zijn door DWI al in kaart
gebracht. We zullen de COR hier op korte termijn over informeren. De invoering van de Participatiewet
levert voor Werk, Inkomen en Participatie levert overigens vooralsnog geen organisatorische
wijzigingen op. Wel wordt er in de volgende implementatiefase nog eens goed gekeken naar
koppelingen en doorontwikkelingen die de 3d’s vragen, en die nieuwe dwarsverbanden op
clusterniveau vragen.
7.
Onderzoek of ‘Terugvordering en Verhaal’ ingebed kan worden in het op te richten incassobureau
FIBA als de vorming van FIBA wordt doorgezet.
Reactie:
Recent is de financiële validatie voor FIBA opgeleverd. In het najaar van 2014 wordt de besluitvorming
hierover afgerond. Hierbij is de vraag: hoe omvangrijk zijn de te behalen financiële baten? Daarna zijn
vervolgstappen met organisatorische keuzen aan de orde waarbij ook de organisatorische
vraagstukken aan de orde komen. Op zijn vroegst zal in deze fase gekeken worden naar de
positionering van Terugvordering en Verhaal. Wij zullen de COR hierover informeren.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
18
RVE WERK
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Inkomen indien aan de volgende
voorwaarde wordt voldaan:
1. De teamindelingen dienen zichtbaar te worden gemaakt in de organogrammen en in de WASWORD-lijsten.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
2. De functie-inhoud van de klantmanager mag niet worden uitgehold. Dat betekent, dat in ieder
geval de “intake” behouden moeten blijven of daarvoor in de plaats waarborgen moeten
komen, dat de klantmanager voldoende betrokken wordt bij de instroom.
Reactie:
Elke klantmanager moet alle werkzaamheden kunnen uitvoeren. Mensen krijgen echter de kans zich
in de verschillende teams gedurende een bepaalde tijd wat meer te ontwikkelen op een aantal
specifieke taken voor specifieke doelgroepen. Ons beeld is dat er een generiek functieprofiel overeind
blijft met een breed takenpakket en ruimte om je als medewerker te ontwikkelen in specifieke rollen.
Wij zijn van mening dat er geen sprake is van uitholling van de functie van klantmanager. Wij hechten
veel waarde aan continue leren en ontwikkelen. Dit betekent ook dat medewerkers in overleg met hun
managers afspraken maken over hun professionele ontwikkeling en vanuit welk team dit het beste kan
plaatsvinden. Het takenpakket blijft vooralsnog hetzelfde.
Ondanks het feit dat de klantmanagers zich gaan richten op een specifieke klantengroep (trede 4, 3 of
1/2) en er klantmanagers zich in de afdeling Intake specifiek gaan richten op de nieuwe klanten zal de
functie van klantmanager generiek blijven. Alle klantmanagers richten zich op de “beoordeling van
doelmatigheid", ze zijn continu bezig vast te stellen wat er nodig is om een klant zo snel mogelijk aan
het werk, participeren te krijgen.
Voor de specifieke taak m.b.t. instroom (afdeling intake) geldt dat de klantmanagers in de afdeling
intake zich specifiek richten op de nieuwe instroom van klanten en diagnose maakt met behulp van
diverse instrumenten om vervolgens de klant over te dragen aan de juiste afdeling om het traject uit te
zetten. Hiermee beogen we een betere kwaliteit en een beter beeld van de klant door het methodisch
werken waardoor je uiteindelijk efficiënter wordt (ook voor de klant). De overdracht van de klanten
naar de overige afdelingen wordt op dit moment uitgewerkt. Belangrijk is dat de klantmanagers
voldoende informatie hebben over de klant en de uitkomsten van de intake om hun werk goed te
kunnen doen. Dat wordt geborgd.
Het gaat hier om een nieuwe werkwijze binnen het domein werk en inkomen. Wij zullen, een half jaar
na de start van de nieuwe organisatie, met de COR afspreken hoe en wanneer we deze nieuwe
werkwijze gaan evalueren en kijken of het nodig is om de functie van klantmanager specifiek nog te
bekijken.
Adviezen
1.
Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Werk en de RVE Participatie.
Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de
doorontwikkeling lijkt het de COR nuttig te onderzoeken of de RVE Werk en de RVE Participatie
kunnen worden samengevoegd.
Reactie:
De RVE’s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand
aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de
afdeling Intake, die gepositioneerd is in de RVE Participatie. Klanten worden ingedeeld via de tredeindelingen waardoor zij specifiek klantmanagement krijgen. Met name de klanten uit trede 2 zullen
vervolgens begeleid worden door klantmanagers uit de RVE Participatie, de klanten uit trede 3 en 4
door klantmanagers in de RVE Werk. Dit maakt dat beide RVE's ook verschillende doelstellingen
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
19
hebben. Wij herkennen de zorg van de COR. Omdat er zo veel verbinding en afhankelijkheid is, is er
ook een risico van overlap.
Het is belangrijk om eerst van start te gaan met de RVE’s zoals we die nu in het plan van het cluster
sociaal hebben voorgesteld. We zullen na de start, zeker m.b.t. de RVE's Inkomen, Werk en
Participatie, uiteraard onderzoeken of de voorgestelde werkwijze goed werkt. Hoe dit precies vorm
krijgt zullen we met de betrokken RVE managers bekijken en we zullen de COR daar ook bij
betrekken.
2.
Laat het Werkgeversservicepunt als doel vacatures/banen hebben en de andere afdelingen als
doel het verkleinen van de afstand tot de vacatures/banen. Bij dit laatste zou uitgegaan moeten
worden van de afstand van de kandidaat tot de vraag op de arbeidsmarkt.
Reactie:
Enerzijds haalt DWI de laatste jaren de doelstellingen voor uitstroom naar werk in de huidige moeilijke
arbeidsmarkt, anderzijds kan gesteld worden dat de afstemming in de matchingsketen (van de
Amsterdammer die bij DWI binnen stapt voor een uitkering, de vacature die een werkgever aandraagt
en de aansluiting op elkaar) zeker beter en efficiënter kan. Om te komen tot een betere
matchingsketen is al een aantal stappen gezet. (bijv project herontwerp matchingsproces/lean, een
gezamenlijke visie vanuit de RVE Werk).
Op dit moment zijn inhoudelijke verbeteringen van de matchingsketen leidend. Als daaruit blijkt dat
organisatorische aanpassingen in afdelingen, teams of werkwijze grote voordelen biedt, dan volgt
daarover nieuwe besluitvorming met uiteraard betrokkenheid (mogelijk adviesaanvraag) van de COR.
RVE PARTICIPATIE
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Participatie indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Het onderdeel diagnose voor de aanvang van de nieuwe organisatie helder is uitgewerkt zodat de
startpositie van de klant en het te volgen traject duidelijk zijn.
Reactie:
De processen en rolverdeling binnen de afdeling Intake worden beschreven en in samenhang met alle
betrokkenen wordt een waardestroomanalyse uitgevoerd (dienstverlening en de ontvangende
partijen). Ook vindt intensief overleg plaats met de ontvangende partijen (Activering, WSP, Koers naar
Werk) over de overdrachtmomenten en documenten en wordt aandacht besteed aan het inbrengen
van kennis uit deze laatste onderdelen bij het Intake proces. Streven is om in oktober te starten met
het uitvoeren en toetsen van de nieuwe werkprocessen. Specifiek zal het proces vanuit
klantperspectief in kaart worden gebracht.
Wij zijn het met de COR eens dat dit voor aanvang van de nieuwe organisatie helder moet zijn, met
bovenstaande aanpak en planning zal dat ook zo zijn.
2. Het gebiedsgericht werken wordt uitgewerkt in overleg met de stadsdelen.
Reactie:
Gebiedsgericht werken betekent een andere manier van werken met partners en tussen de
verschillende organisatieonderdelen. De zeven nieuwe stadsdeelorganisaties hebben hierin een
belangrijke rol. In het programma gebiedsgericht werken zijn in verschillende projectgroepen
medewerkers van stadsdeelorganisaties, RVE's en B&O vertegenwoordigd.
3. De teamindeling van de afdelingen ‘’Beleid Werk en Inkomen’, ‘Educatie en Inburgering’ en
‘Intake’ in de WAS WORDT lijsten en het reorganisatiebesluit worden opgenomen.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
20
4. Tussen de COR en de bestuurder duidelijke afspraken worden gemaakt over het vervolgtraject,
waaronder het medezeggenschapstraject, ten behoeve van de drie decentralisaties die volgen op
de invoering van de Participatiewet.
Reactie:
Er wordt een medezeggenschapskalender opgesteld waarin mogelijke adviesaanvragen m.b.t. de drie
decentralisaties zullen worden opgenomen. Hierdoor zal de medezeggenschap tijdig betrokken
worden bij veranderingen.
5. In de stadsdelen is in elk stadsdeel één fte voor armoedebestrijding aanwezig. Deze zijn in het Bspoor geplaatst. In de beleidsafdeling kan echter maar 5,6 fte geplaatst worden. Omdat
medewerkers in het B-spoor functievolgers zijn en de functie ongewijzigd blijft, moet de
beschikbare formatie in de beleidsafdeling zodanig worden uitgebreid, dat alle betrokken
medewerkers geplaatst kunnen worden.
Reactie:
In spoor B worden betrokken medewerkers altijd geplaatst. Niet in alle stadsdelen is een fte voor
armoedebestrijding aanwezig. In goed overleg tussen het cluster Sociaal en de stadsdelen is overeen
gekomen om 5.6 fte toe te voegen aan de afdeling beleid werk en inkomen van de RVE Participatie.
Dit zijn nieuwe functies. Deze nieuwe functies zijn vastgesteld en zal conform afspraken en planning in
het plaatsingsproces worden opgenomen. Bij een stadsdeel geldt dat er 1 fte overgaat in het
zogenaamde B spoor, de overige functies zijn dus nieuw.
Adviezen
1. Werk de positie van de afdeling Intake tot andere afdelingen en RVE’s beter uit. De COR
adviseert voorts om een evaluatiecyclus tot stand te laten komen, waarin continu wordt bekeken
hoe de afdeling zich ontwikkelt.
Reactie:
Na de definitieve besluitvorming zal die positie, ook samen met de betrokken medewerkers verder
worden uitgewerkt. Uiteraard wordt er continue beoordeeld hoe het gaat en of er
aanpassingen/wijzigingen nodig zijn.
2.
De COR vindt dat een gebundelde beleidsafdeling bij de RVE Participatie die tevens werkt voor
de RVE Inkomen en de RVE Werk niet past in de hoofdstructuur van cluster Sociaal. Logischer is
om in elke RVE een beleidsafdeling op te nemen en vanuit de clusterstaf Sociaal via opdrachten
en de begeleiding en bewaking daarvan te zorgen voor projectmatig werken en horizontale
coördinatie.
Reactie:
Omdat de samenhang tussen de RVE’s inkomen, werk en participatie zowel op de uitvoering als op
beleid groot is, naast het zogenaamde ‘stippellijntje’ tussen deze RVE’s, er ook gekozen voor één
beleidsafdeling. Om dit op te knippen in 3 beleidsafdelingen of de beleidsadviseur te verdelen onder
de afdelingen zou heel erg inefficiënt zijn en het risico van slechte afstemming binnen het
beleidsterrein Werk en Inkomen vergroten. De RVE’s zijn zelf verantwoordelijk voor hun
beleidsadvisering/ondersteuning. Bij de andere RVE’s kan dit door de aard van het werk wel. Die
RVE’s zijn vanuit zichzelf al veel meer beleids RVE’s dan de 3 werk & inkomen RVE’s.
De kleine strategische unit van de clusterstaf heeft geen taak in opdrachten geven aan de
beleidsafdelingen en heeft vooral een rol bij de grotere RVE overstijgende onderwerpen. De keuze om
deze beleidsafdeling bij Participatie onder te brengen heeft te maken met de omvang van de 3 RVE’s.
3.
Voorkom dat er een overlap ontstaat tussen en binnen de RVE Participatie en de RVE Werk.
Duidelijk moet worden welke afdeling waarvoor verantwoordelijk is. In het kader van de
doorontwikkeling, in het bijzonder de invoering van de Participatiewet in 2015, lijkt het de COR
nuttig te onderzoeken of de RVE Participatie en de RVE Werk kunnen worden samengevoegd.
Reactie:
De RVE’s Inkomen, Werk en Participatie werken straks intensief samen: men levert samen bijstand
aan Amsterdammers en kennen gecombineerde geldstromen. Alle klanten stappen binnen via de
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
21
afdeling Intake, die gepositioneerd is in de RVE Participatie. Klanten worden ingedeeld via de tredeindelingen waardoor zij specifiek klantmanagement krijgen. Met name de klanten uit trede 2 zullen
vervolgens begeleid worden door klantmanagers uit de RVE Participatie, de klanten uit trede 3 en 4
door klantmanagers in de RVE Werk. Dit maakt ook de doelstellingen die beide RVE’s hebben
verschillend van elkaar. Het is dus duidelijk welke RVE waar verantwoordelijk voor is, maar we
herkennen wel de zorg van de COR, omdat er zo veel verbinding en afhankelijkheid is, is er ook een
risico van overlap.
Het is belangrijk om eerst van start te gaan met de RVE’s zoals we die nu in het plan van het cluster
sociaal hebben voorgesteld. We zullen na de start, zeker m.b.t. de drie werk en inkomen RVE’s,
onderzoeken en evalueren of de gekozen werkwijze goed werkt. Hoe dit precies vorm krijgt zullen we
met de betrokken RVE’s managers bekijken en we zullen de COR daar ook bij betrekken.
RVE ONDERWIJS, JEUGD EN ZORG
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Onderwijs, Jeugd en Zorg indien aan
de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De afdeling Burgerschap en Diversiteit is een afdeling die een adviserende rol heeft naar het
bestuur toe. Er dient voorafgaand aan de uitvoering van die voornemens duidelijkheid te komen
of en welke taken er vanuit de stadsdelen overkomen naar deze afdeling. Vervolgens dient een
juiste WAS WORDT lijst inclusief de bijbehorende formatie te worden opgesteld.
Reactie:
Er komen vooralsnog geen taken over van de stadsdelen. De afdeling heeft inderdaad naast een taak
in de ontwikkeling en uitvoering van beleid/programma’s en het (zelfs clusteroverstijgend) aanjagen
van de inbedding van de diversiteitsthematiek binnen andere domeinen, ook een belangrijke
bestuursadviserende rol.
De afdeling heeft een veelomvattende, brede en zeer diverse taak. Uitgangspunt is daarbij de huidige
opgenomen formatie (en taakverdeling), waarbij volgens het nieuwe flexibele organisatiemodel
eventuele wijzigingen in capaciteitsinzet afhankelijk is van eventuele bestuurlijke prioriteiten en
opgaven. Een deel van de uitvoering zal overigens binnen overige afdelingen, RVE’s en stadsdelen
plaats vinden.
2.
In de WORDT-formatie bij de afdelingen en teams ontbreken ondersteunende functies en/of die
van project- en programma-assistent. Het gaat vaak om specifiek op het primaire proces
toegespitste ondersteuning en niet slechts om algemene secretariële ondersteuning. Een
voorbeeld is de functie van Projectassistent van de afdeling Burgerschap en Diversiteit. Deze
(ontbrekende) functies dienen toegevoegd te worden aan de WAS-WORDT lijst en de formatie.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
3.
De clustermanagers van Bureau Leerplicht plus zijn functievolgers en dienen als categorie 1 te
worden aangemerkt.
Reactie:
Alle medewerkers die een functie hebben die niet of licht wijzigt zijn functievolger.
4.
De WAS-WORDT lijst van de betrokken medewerkers op de afdeling Onderwijs moet compleet
en juist worden gemaakt. De formatie moet in kaart worden gebracht aan de hand van de totale
inzet die op dit moment op de afdeling bestaat (dus inclusief structurele externe inhuur en
tijdelijke contracten). Pas dan kunnen vaste medewerkers op grond van de wijze zoals
omschreven in het Sociaal Plan op een juiste en eerlijke manier worden geplaatst op de nieuwe
afdeling.
Reactie:
Zie hiervoor mijn antwoord in het algemene deel.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
22
5.
In een aantal afdelingen ontbreekt de teamindeling. De teamindeling dient in het definitieve
besluit te worden opgenomen, zodat helder is hoeveel en welke functies in elk team komen en
welke managementfuncties daarbij horen.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
6.
De medewerkers van de afdelingen die te maken krijgen met een tweede reorganisatie als gevolg
van de decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente dienen een werk-, dan wel
baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de medewerkers ook
toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werk- en baangarantie
door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze
medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1
januari 2017 blijven gelden.
Reactie:
Zie hiervoor allereerst mijn reactie in het algemene deel.
Door de gelijktijdigheid van de reorganisatie Jeugd en Zorg gelden dezelfde afspraken ten aanzien
van werk en baangarantie die op dit moment van toepassing zijn voor de stadsbrede reorganisatie.
7.
De COR dient betrokken te worden bij de evaluatie van de gebiedsgerichte teams van de afdeling
Jeugd en de afweging om van deze afdeling al dan niet een zelfstandige organisatie te maken.
Reactie:
Wij zullen de COR informeren over de proeftuinen en bekijken graag met de COR hoe zij hier bij
betrokken kunnen worden. Graag bespreek ik met u welke gedachte er zit achter het advies om af te
wegen van de afdeling Jeugd een zelfstandige organisatie te maken, zodat ik er gerichter op kan
reageren. Uiteraard is het zo dat als uit de evaluatie wijzigingen komen in de structuur wij de COR
conform WOR zullen betrekken.
Adviezen
1. De afdelingen Zorg en Jeugd krijgen (op korte termijn) te maken met grote decentralisaties van
taken van de overheid naar de gemeente. Dit leidt tot een mogelijke tweede reorganisatieronde
en daarmee tot extra onzekerheid voor de medewerkers. De COR adviseert de reorganisatie
fijnstructuur en de doorontwikkelingen in verband met deze decentralisaties zoveel als mogelijk in
elkaar te schuiven, zodat de medewerkers zo min mogelijk met twee reorganisaties te maken
krijgen.
Reactie:
Op 1 juli 2014 is door het college een voorgenomen besluit genomen inzake de reorganisatie van de
afdeling Jeugd en Zorg.
Vanuit het belang van medewerkers om niet in korte tijd met 2 reorganisaties geconfronteerd te
worden heeft de COR er bij de bestuurder op aangedrongen om deze reorganisatie Jeugd en Zorg te
laten samenvallen met de gemeentebrede reorganisatie. Om die reden heeft de COR versneld advies
uitgebracht en heeft er reeds een overlegvergadering over het concept advies plaatsgevonden. De
uitkomst van het overleg is verwerkt in het besluit dat als definitief besluit gelijktijdig aan B&W wordt
voorgelegd.
Aan het advies van de COR deze reorganisatie te laten plaatsvinden tegelijk met de gemeentebrede
reorganisatie wordt tegemoet gekomen. Hoewel deze reorganisatie oorspronkelijk is aangekondigd als
een doorontwikkeling binnen het cluster sociaal, na de gemeentelijk brede reorganisatie, is de
reorganisatie Jeugd en Zorg naar voren gehaald. Dit vanwege de noodzaak om per 1 januari 2015
klaar te staan voor invoering van de decentralisatie van de AWBZ en de Jeugdzorg.
Dan moeten de nieuwe afdelingen Jeugd en Zorg staan. Uitstel van besluitvorming brengt de
invoering van deze decentralisatie in gevaar.
Concreet betekent het voorgaande dat de plaatsingsprocedure inzake de afdeling Jeugd en de
afdeling Zorg gelijktijdig plaats vindt met de plaatsingsprocedure van de gemeentelijke reorganisatie.
De betrokken medewerkers zitten in het reorganisatiedomein Jeugd en Zorg. Voor het management
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
23
geldt, net als voor de overige managementfuncties gemeentebreed en in het cluster Sociaal, dat het
reorganisatiedomein C gelijk van toepassing is. De reorganisatie Jeugd en Zorg is hiermee geen
doorontwikkelingsopdracht meer.
2.
Bij de afdelingen Zorg en Jeugd bestaat het gevaar dat de lijnorganisatie en de gebiedsteams te
veel naast elkaar gaan functioneren. De COR adviseert om de lijnorganisatie en de
gebiedsteams meer onderling te integreren.
Reactie:
Het is inderdaad heel belangrijk om niet naast elkaar, maar mét elkaar samen te werken. De nieuwe
inrichting van de afdelingen zorg en jeugd is moet hiervoor zorgen.
3.
Er wordt voorgesteld om te werken met veel verschillende (soorten) gebiedsteams. De COR
juicht een gebiedsgerichte benadering toe, maar vraagt zich tegelijkertijd af of de structuur met
zoveel soorten gebiedsteams niet vereenvoudigd kan worden. Onderzoek een structurele manier
van samenwerken en overleg met de stadsdelen die verder gaat dan een jaarcyclus met
gebiedsvisies en een dergelijke wijze van samenwerking, in overleg met de stadsdelen, ook te
ontwikkelen. De verdeling van taken en bevoegdheden, deelname aan teams en
overlegstructuren dienen op korte termijn helder te worden en te worden uitgewerkt. De COR
wordt hiervan graag op de hoogte gehouden en ontvangt graag de nadere uitwerkingen hiervan.
Reactie:
Zie hiervoor de reactie behorende bij het adviestraject Jeugd en Zorg.
4.
Voer, net als bij Onderwijs, ook bij Jeugd een netwerkfunctie op stadsdeel/-gebiedsniveau in. Tot
nu toe werd deze netwerkfunctie uitgevoerd door de OKC-manager. Om te voorkomen dat kennis
en ervaring verloren gaat, moet duidelijk worden waar deze netwerkfunctie wordt belegd. Een
goede overdracht is daarbij onontbeerlijk. De COR verneemt graag hoe een dergelijke overdracht
zal plaatsvinden.
Reactie:
Zie hiervoor de reactie behorende bij het adviestraject Jeugd en Zorg.
RVE SPORT EN AMSTERDAMSE BOS
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Sport en Amsterdamse Bos indien aan
de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1.
De COR wil voor de uitvoering beschikken over een volledige, juiste en actuele WAS WORDT lijst
komen voor de gehele RVE. Verschillende functies zijn in de aangeleverde stukken onder andere
teams geplaatst dan nu bekend en gecommuniceerd is door de RVE voorbereiders.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
2.
Er dient alsnog een functievergelijking gemaakt te worden voor de managementfuncties in
categorie C2 voor een objectieve beoordeling of hier sprake is van een sterk gewijzigde functie,
als bedoeld in het Sociaal Plan Amsterdam. Als geen sprake is van een sterk gewijzigde functie,
dan dienen deze functies alsnog geplaatst te worden in de categorie C1.
Reactie:
Deze functies zijn reeds voorgelegd aan het team functievergelijking voor een objectieve beoordeling.
Vervolgens is bepaald of de functies C1 of C2 zijn.
Adviezen
1. In de voorgestelde organisatiestructuur worden de huidige afdelingen Sport en het Amsterdamse
Bos samengevoegd en geïntegreerd. De COR staat positief tegenover deze ontwikkeling en
verwacht dat deze samenwerking, dan wel samenvoeging tot een meerwaarde zal leiden. De
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
24
COR adviseert daarbij wel duidelijke afspraken te maken over functieonderhoud en functieinhoud in verband met de samenvoeging van gelijkwaardige taken en het voornemen om meer
verantwoordelijkheid en zelfstandigheid bij de medewerkers te beleggen.
Reactie:
Vanzelfsprekend zullen er duidelijk afspraken gemaakt worden over samenwerking, taken en
werkzaamheden, binnen de nieuwe RVE Sport en Bos. Voor alle RVE’s geldt dat afspraken worden
gemaakt over samenwerking, taken en werkzaamheden.
2.
Verschaf daarnaast duidelijkheid aan de medewerkers over de verantwoordelijkheden van de
verschillende managementlagen en de aansturing van de medewerkers.
Reactie:
Net als de COR zien wij dit als een vanzelfsprekend en essentieel punt. Het gaat daarbij naast het
verschaffen van duidelijkheid juist ook over het gesprek tussen medewerkers en tussen medewerkers
en hun (team)managers.
RVE GGD
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE GGD indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1.
De centralisering van de bedrijfsvoering moet zodanig geschieden dat de taken
gedeconcentreerd worden uitgevoerd en dat maatwerk mogelijk blijft voor die taken die nauw
verweven zijn met het primaire proces.
Reactie:
De GGD heeft samen met het cluster bedrijfsvoering onderzocht hoe zij kunnen aansluiten bij de
centralisering van de bedrijfsvoeringstaken zonder dat dit negatief effect heeft op het bereiken van de
resultaten. Hierover zijn goede maatwerkafspraken gemaakt.
2.
De uitvoering van wettelijke taken mag niet in gevaar komen en de kosten voor extern
ingehuurde krachten mogen niet toenemen. [De kwaliteit van de dienstverlening en de
ondersteuning blijft gehandhaafd, minimaal op het niveau van de eerste helft 2014, en de HKZ
certificering van de zorginstelling GGD blijven behouden.
Reactie:
Uiteraard is dit ook ons uitgangspunt.
3.
De inzet van alle benodigde ondersteuning bij grote rampen wordt gewaarborgd.
Reactie:
Dit advies nemen we vanzelfsprekend over.
4.
Er wordt een participatieparagraaf opgenomen in het definitieve besluit, waarin wordt beschreven
hoe het personeel wordt betrokken bij de invoering van de nieuwe plannen en de
doorontwikkelingsaspecten. Tevens dient de medezeggenschap tijdig bij advies- en
instemmingsplichtige zaken te worden betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en
het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.
Reactie:
In het plan van het cluster Sociaal als ook het overkoepelende organisatieontwikkelingsplan staat
beschreven hoe medewerkersparticipatie verder gestimuleerd en ingezet zal worden. Het is een van
de belangrijkste speerpunten voor de nieuwe organisatie en dat geldt uiteraard ook voor de GGD. Een
aparte participatieparagraaf is dan ook niet nodig, de GGD sluit aan bij de gemeentebrede
uitgangspunten. Uiteraard zullen wij altijd de WOR volgen bij mogelijke doorontwikkelingen.
5.
De medewerkers van deze RVE die te maken krijgen met een tweede reorganisatie als gevolg
van de decentralisaties van taken van de overheid naar de gemeente dienen een werk-, dan wel
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
25
baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de medewerkers ook
toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werk- en baangarantie
door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze
medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1
januari 2017 blijven gelden.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Adviezen
1. Behoud de eigenheid van de GGD, maar zorg wel voor een duidelijke samenwerking tussen de
GGD en de overige RVE’s binnen het cluster Sociaal. De COR acht het van belang dat wordt
gezocht naar gezamenlijke oplossingen voor gezamenlijke problemen. De COR adviseert in dit
kader een risicoparagraaf op te stellen voor de RVE GGD.
Reactie:
Uiteraard zal de GGD, net als de afgelopen jaren, zo goed mogelijk samenwerken met haar partners
binnen en buiten cluster sociaal. De nieuwe organisatiestructuur maakt die samenwerking ook
makkelijker naar het idee van de GGD. Een aparte risicoparagraaf is vooralsnog niet nodig.
2.
Blijf gebruik maken van de bij de GGD aanwezige expertise en gecertificeerde professionals,
alsmede van de publiekscontacten van de GGD voor de communicatie naar de diverse
doelgroepen. De afdeling Jeugdgezondheidszorg bereikt bijv. 98% van de jeugd van 0-19 jaar.
Voor een goed slagen van de RVE GGD is het van belang dat de gemeente deze meerwaarde
ziet en deelt.
Reactie:
De GGD zet zoals onder 1 gezegd al haar expertise in voor het bereiken van de bevolking. Zo werkt
de GGD ook al mee aan onder andere de top 600 aanpak, samenwerking OKC’s, programma
Amsterdamse Aanpak Gezond Gewicht. We zijn uiteraard bereid onze expertise waar gevraagd en
soms ook ongevraagd in te zetten.
3.
De RVE GGD krijgt (op korte termijn) - net als de afdelingen Zorg en Jeugd binnen de RVE
Onderwijs, Jeugd en Zorg - te maken met grote decentralisaties van taken van de overheid naar
de gemeente. Dit leidt tot een mogelijke tweede reorganisatieronde en daarmee tot extra
onzekerheid voor de medewerkers. De COR adviseert de reorganisatie fijnstructuur en de
doorontwikkelingen in verband met deze decentralisaties zoveel als mogelijk in elkaar te
schuiven, zodat de medewerkers zo min mogelijk met twee reorganisaties te maken krijgen.
Reactie:
Voor de GGD zijn de personele gevolgen van de decentralisaties minimaal. Met de COR is
afgesproken dat deze minimale gevolgen in eerste instantie met de OR van de GGD verder besproken
kunnen worden. Over toekomstige wijzigingen/reorganisaties verwijzen wij naar de tekst in het
algemene deel.
4.
Stimuleer een cultuurverandering binnen de RVE GGD door meer verantwoordelijkheid te leggen
bij de medewerkers. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van Lean management.
Reactie:
Uiteraard sluit de GGD aan bij de gemeentebrede ontwikkelingen rond cultuurverandering en bij de
uitrol van permanent verbeteren (lean).
5.
Maak afspraken over de evaluatie van de positie van de GGD ten opzichte van externe partijen
zoals het rijk, stadsdelen, zorgverzekeraars, politie e.d. Wat voorop moet staan is een evaluatie
of de burger beter wordt bediend en of de klantvriendelijkheid is verbeterd of is verslechterd.
Reactie:
Er is een onderzoek geweest naar de positionering van de GGD. N.a.v. dat onderzoek is eind 2013
door het college van B&W besloten dat de GGD binnen de Gemeente Amsterdam gepositioneerd blijft.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
26
Mocht het nodig zijn om dit nogmaals te onderzoeken en dit besluit te heroverwegen dan doen we dat
uiteraard. De inbreng en relatie met externe partners speelt hierbij een belangrijke rol.
RVE SUBSIDIES EN INKOOP
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Subsidies en Inkoop Sociaal indien
aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1.
Het team ‘Social Return’ (5 fte) maakt deel uit van de afdeling Inkoop en contractmanagement.
Dit team voldoet niet aan de vastgestelde normen voor de “span of control” en er wordt ook geen
managementfunctie aangegeven voor dit team. De COR verwacht dat ook de vastgestelde
algemene normen voor dit team gelden en de teamindeling daarop wordt aangepast.
Reactie:
Social Return is een specialisme en kan niet samengevoegd worden met een andere team. De
teammanager heeft extra ruimte en energie nodig voor sturing op de vernieuwing en ontwikkeling, het
zoeken naar verbindingen binnen en buiten de gemeente. Dit rechtvaardigt een afwijking van de span
of control.
2.
Van de 27 fte van de afdeling Inkoop en contractmanagement zijn 21 functies afkomstig uit spoor
A, 9 uit spoor B en de Manager F uit spoor C. De COR acht de indeling in spoor A niet juist. Dit
moet worden gewijzigd in spoor B, nu deze afdeling wordt samengesteld uit diverse afdelingen
van de latende diensten. Deze aanpassingen dienen te worden doorgevoerd in de WAS WORDT
lijsten, dan wel de formatieplannen.
Reactie:
Deze afdeling zit in spoor B. Na besluitvorming zal er een plaatsingslijst komen (hierop staan alle
mensen) en een formatieplan voor de nieuwe organisatie (behorende bij de begroting). De formatie is
niet ter advisering aan de COR aangeboden.
Adviezen
1. De COR adviseert om alle medewerkers binnen het cluster Sociaal die zich bezighouden met
inkoop en contractmanagement te centraliseren in de RVE Subsidies en Inkoop Sociaal. Zo nodig
kunnen ze gedeconcentreerd worden ingezet in andere RVE’s van het cluster Sociaal.
Reactie:
Alle inkopers (mensen die zich technisch en procedureel bezig houden met inkoop) zullen geplaatst
worden bij de RVE Subsidies en Inkoop Sociaal. Medewerkers die zich bezig houden met de
beleidsmatige/ inhoudelijke en/of uitvoeringsgerichte kant van de dienstverlening die ingekocht wordt,
blijven bij de inhoudelijke RVE's. Dat hoort bij hun rol als opdrachtgever en budgethouder.
2.
De keuzes die worden gemaakt over de RVE Juridisch Bureau hebben ook effect op het cluster
Sociaal, in het bijzonder deze RVE. De COR adviseert hierover als volgt. Op het moment dat voor
de RVE Juridisch Bureau van het cluster Bedrijfsvoering wordt besloten over te gaan op een
thematische specialisatie in plaats van een gebiedsindeling, dan ligt het voor de hand om ook de
juristen van cluster Sociaal daar onder te brengen. Wanneer in de RVE Juridisch Bureau van het
cluster Bedrijfsvoering de keuze voor gebiedsgericht werken blijft gehandhaafd, dan kunnen de
juridische medewerkers Bezwaar en beroep van DWI die zich sec bezig houden met
bezwaarschriften en beroepszaken beter hun plek binnen de RVE Subsidies en Inkoop van
cluster Sociaal behouden.
Reactie:
Bij de RVE Juridisch Bureau wordt overgegaan naar een indeling mede op thema’s/specialismen.
Dit betekent ook dat wij het advies van de COR over zullen nemen en de algemeen juristen van het
cluster sociaal zullen plaatsen bij de RVE juridisch bureau. De medewerkers bezwaar, beroep en
klachten blijven bij de RVE subsidies en inkoop sociaal.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
27
CLUSTERSTAF SOCIAAL
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur Clusterstaf van het cluster Sociaal indien
aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1.
De doorontwikkeling van de afdeling Financiën en die van de IV-functie (inclusief IDB-functie)
gaat op korte termijn plaatsvinden. De COR zal voor dit traject te zijner tijd tijdig een separate
adviesaanvraag ontvangen. De medewerkers van deze afdeling die binnen twee jaar na invoering
van deze nieuwe organisatiestructuur te maken krijgen met een tweede reorganisatie dienen een
werk-, dan wel baangarantie te krijgen. Deze werk-, dan wel baangarantie hebben de
medewerkers ook toegezegd gekregen bij de huidige reorganisatie fijnstructuur. Door de werk- en
baangarantie door te trekken naar een mogelijke tweede reorganisatie wordt voorkomen dat deze
medewerkers op korte termijn alsnog hun baan verliezen. Deze garantie moet tenminste tot 1
januari 2017 blijven gelden.
Reactie:
Indien de verder doorontwikkeling van de afdeling Financiën en Businesscontrol en de afdeling IV
leiden tot aparte reorganisaties dan zal de COR uiteraard hiervoor een adviesaanvraag krijgen. Net
zoals de afgelopen periode zullen wij de COR ook de komende tijd hierover regelmatig informeren.
Met betrekking tot de baangarantie bij een mogelijke volgende reorganisatie verwijs ik naar mijn
reactie in het algemene deel.
2.
De afspraak dat na twee jaar een evaluatie plaatsvindt ten behoeve van de plaatsing van de
afdeling Financiën en Businesscontrol binnen het cluster Sociaal (en niet binnen het cluster
Bedrijfsvoering), waarbij de medezeggenschap eveneens zal worden betrokken, dient tijdig te
worden nagekomen.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
Advies
Op dit moment zijn (oud)medewerkers van DMO en DWI oververtegenwoordigd in de strategische unit
van de clusterstaf. De COR adviseert om medewerkers uit de beleidsvelden Zorg en GGD toe te
voegen aan deze strategische unit, alsmede één of meer beleidsmedewerker met kennis van de
gebiedsgerichte werkwijze van de stadsdelen.
Reactie:
In de strategische unit light zitten medewerkers uit alle huidige diensten, dus ook van WZS en GGD.
Uiteraard zegt dit niks over de uiteindelijke plaatsing, dan volgen we de plaatsingsprocedure.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
28
Cluster Ruimte en Economie
CLUSTER RUIMTE EN ECONOMIE ALGEMEEN
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur Cluster Ruimte en Economie indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. Positioneer de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor en de (ambtelijke) bevoegdheid tot het vast
stellen van nieuwe plannen: a. binnen het cluster R+E en laat deze onder de verantwoordelijkheid
van meerdere RVE’s vallen, of b: organiseer hiervoor een geheel transparant proces met goede
escalatiemogelijkheden, buiten (de afdeling Gebiedsontwikkeling van) de RVE Grond, voor
knelpunten in de planvormingsfase van een project;
Reactie:
Wij onderschrijven dit punt van de COR. Het is belangrijk om te komen tot een transparant proces
voor het vaststellen van nieuwe plannen. Binnen het cluster wordt een procesvoorstel opgesteld
waarbij tot een heldere rolverdeling en vooraf benoemde escalatiemogelijkheden komen, bij het
vaststellen van nieuwe plannen.
2.
Bied inzage in de financiële begroting van het cluster en de RVE’s en leg deze ter informatie art.
31 WOR aan de cie. R&E (of rechtsopvolger) voor.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
Adviezen
1. Bouw voor alle relevante beleidsvelden (Wonen, duurzaamheid etc) zodanige checks & balances
in, zodat tijdens de uitvoering van de projecten alle relevante kaders op een juiste wijze worden
geïnterpreteerd en toegepast en dat bij botsing tussen kaders een integrale afweging en
besluitvorming plaatsvindt. Neem de aanbeveling vanuit de evaluatie van de positionering van
Team GO! om de screening van bestuurlijke stukken vanuit Team GO! vergaand te beperken niet
over, omdat juist de screening een van de belangrijkste instrumenten is in het kader van de
checks & balances;
Reactie:
De aanbevelingen uit het evaluatierapport worden meegenomen in de ontwikkelopgave. Het geeft een
richting met een onderbouwing, die nog moet worden geconcretiseerd.
2.
Positioneer de prioritering in de strategie en planvormingsfase steviger en meer
structureel/regulier binnen het cluster en binnen het proces van gebiedsontwikkeling dan in
‘aanbeveling 12’ van de Evaluatie is verwoord, namelijk de oprichting van een incidenteel
‘platform’. Koppel kavelpromotie aan deze clusterbrede prioritering op basis van het
ontwikkelperspectief van de stad als geheel, dit in tegenstelling tot de hierop betrekking
hebbende aanbeveling van de evaluatie.
Reactie:
Binnen het cluster wordt het Ruimtelijk Economisch beraad ingesteld, waar afhankelijk van het
vraagstuk de betrokken RVE’s aan deelnemen. Vraagstukken die RVE- en clusteroverstijgend zijn,
zoals op het gebied van erfpacht, ontwikkelstrategieën of bv het productieproces om te komen tot
5000 woningen worden hier besproken. Centraal staan de verbindingen tussen de betrokken RVE’s
en clusters bij deze vraagstukken.
RVE ECONOMIE
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Economie indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
29
1.
In plaats van de in de adviesaanvraag aangekondigde plaatsing van 9 fte’s ‘economisch beleid’
vanuit stadsdeelorganisaties binnen de RVE Economie, worden ruim 22 fte’s ‘economisch beleid’
van de stadsdeelorganisaties geplaatst binnen de RVE Economie. Deze substantiële aanpassing
(van de was-wordt lijst RVE Economie) en het schriftelijke gemotiveerde besluit dat daaraan ten
grondslag ligt, dient aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het Cluster of de RVE
economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat) te worden
voorgelegd, voordat tot uitvoering wordt overgegaan.
Reactie:
Het gemotiveerde besluit d.d. 3 april 2014 SDS en de GS is overlegd aan de MZ van de RVE
Economie. In dit besluit is het uitgangspunt: uitvoering bij de stadsdelen en beleid bij de RVE.
Uitvoering betekent vooral het werk op straat, in de wijken, op de bedrijventerreinen en de relatie met
bedrijven. Hieronder worden de volgende functies verstaan: accountmanager, winkelstraatmanager,
gebiedsmanager. Bij Beleid gaat om het de functies van beleidsmedewerkers met economische
deskundigheid die economisch onderzoek entameren, beleid(implementatie)voorstellen formuleren en
(deels) uitvoeren, economische programma’s/ jaarbegrotingen opstellen en inhoudelijk adviseren over
economische zaken voor bestemmingsplannen, projectbesluiten, bouwvergunningen. Het gaat dus
over vormgeven en deels uitvoeren van de gehele Plan, do, act, check cyclus.
2.
Het aangepaste besturingsmodel van de RVE Economie dient conform art. 25 lid 1 WOR ter
advisering te worden voorgelegd aan de COR, dan wel de medezeggenschap van het Cluster of
de RVE Economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat).
Reactie:
Het besturingsmodel is niet aangepast ten opzichte van de adviesaanvraag. Wij zijn dan ook van
mening dat het besturingsmodel niet hoeft te hoeven worden voorgelegd aan de COR.
Adviezen
1.
Vind een oplossing voor de span of control van de manager Ondernemersklimaat op een
dusdanige wijze dat een functionele werkrelatie ontstaat. Dit heeft belangrijke gevolgen voor het
voorgestelde besturingsmodel van de RVE Economie. Er ontstaat een afdeling
(ondernemersklimaat) van ruim 30 medewerkers, terwijl in de adviesaanvraag (terecht) wordt
uitgegaan van een maximale ‘span of control’ van 20 tot 25 medewerkers.
Reactie:
Wij begrijpen de zorg en er wordt gewerkt aan een oplossing. In zijn algemeenheid wordt gestreefd
naar een minimale span of control van 20 a 25 medewerkers. Binnen de RVE wordt de totale workload
per manager verdeeld, waardoor een evenwichtige verdeling van taken en werkzaamheden ontstaat.
Er wordt geen extra manager aangesteld. De precieze verdeling van taken en werkzaamheden wordt
met de medezeggenschap besproken.
2.
Beschrijf de door de RVE Economie te behalen resultaten op de in het plan fijn structuur
genoemde thema’s ondubbelzinnig en leg deze voor eind 2014 voor aan de medezeggenschap
van het Cluster of de RVE economie (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE
Economie staat).
Reactie:
In het kader van de prestatiedialoog tussen RVE-manager en stedelijk directeur zullen resultaten van
de RVE smart benoemd worden. Deze zullen besproken worden met de medezeggenschap.
3.
Richt de werkprocessen van de RVE Economie zodanig in dat duidelijk is welke rol
(opdrachtgever of opdrachtnemer) de RVE Economie heeft binnen de te vormen ketens. Breng
dit in kaart ten opzichte van de overige RVE's, clusters, B&O en de stadsdeelorganisaties, zodat
een eenduidig beeld ontstaat over de verdeling van taken/bevoegdheden en de rol van de RVE
Economie daarbij. De COR adviseert dit voor eind 2014 ter informatie voor te leggen aan en te
bespreken met de medezeggenschap van het Cluster of RVE economie (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Economie staat).
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
30
Reactie:
In het RVE-plan wordt hier al (deels) op ingegaan. De werkprocessen worden besproken met de
medezeggenschap en de RVE manager Economie. In overleg zullen één of twee werkprocessen
verder worden uitgewerkt.
RVE GROND EN ONTWIKKELING
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Grond en Ontwikkeling indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. Voor de beoordeling van de was-wordt situatie van de RVE Grond en Ontwikkeling dient het
medewerkersoverzicht d.d. 1 maart 2014 (OGA) te worden gehanteerd als de WAS situatie van
de OGA medewerkers, waarbij de daarin opgenomen of op dit moment bestaande vacatureruimte
gehandhaafd dient te blijven voor de RVE Grond en Ontwikkeling.
Reactie:
De gehele COR advies aanvraag is gebaseerd op de bezettingsinformatie van 1 april 2014.
2.
Er dienen vervolgafspraken te worden gemaakt over het personeelsbeleid en de kwaliteit van de
arbeid binnen de nieuw op te richten RVE Grond en Ontwikkeling. Voorts dient er een
werkgelegenheidsgarantie te komen voor wijkers die ondergebracht worden in een andere RVE
of een ander cluster, inclusief de garantie dat zoveel als mogelijk rekening wordt gehouden met
de wensen van de wijkers als het gaat om taakbehoud en werkplekbehoud.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
3.
De huidige sterke sturing op korte termijn financieel resultaat bij gebiedsontwikkeling conflicteert
met relevante bestuurlijk vastgesteld beleidskaders. Daarom moet prioriteit gegeven worden aan
de inhoudelijke integrale/clusterbrede discussie over de prioritering van deze soms botsende,
(maar wel bestuurlijk vastgestelde) uitgangspunten
Reactie:
Team GO heeft als hoofddoel het ontwikkelen van gebieden en heeft daarbij de focus gericht op het
uitgeven van grond om zo tot gebiedsontwikkeling te komen. Daarbij worden verschillende belangen
afgewogen, waaronder de beleidskaders van DRO en Wonen zorg en Samenleving. De bestuurlijke
waarborg voor deze belangenafweging ligt in handen van wethouder van de Burg, die zowel
verantwoordelijk is voor de RVE G&O als de RVE Ruimte & Duurzaamheid.
Adviezen
1. Definieer de exacte rol en verantwoordelijkheid van de afdeling Gebiedsontwikkeling als die van
uitvoeringsverantwoordelijke voor al (elders) vastgestelde plannen en werk dit uit.
Reactie:
De afdeling Gebiedsontwikkeling is integraal verantwoordelijk voor de gebiedsontwikkeling, die aan de
RVE Grond & Ontwikkeling is toegewezen. De afdeling GO is ambtelijk opdrachtgever van concrete
gebiedsontwikkeling in opdracht van het gemeentebestuur. Deze rol is wat verantwoordelijkheid
betreft ondergebracht bij de RVE Grond & Ontwikkeling. De managers van de gebiedsontwikkeling
voeren de regie over de integrale afwegingen, betrekken daarbij de benodigde expertise en leggen
keuzes als zodanig ook voor aan de bestuurlijk verantwoordelijken. Verder worden de spelregels voor
Gebiedsontwikkeling uitgewerkt. Daarvoor is een eerste brief vanuit het cluster R&E naar de
stadsdelen gegaan en een procesvoorstel om de komende maanden maandelijks met elk stadsdeel
na te gaan hoe het werk verloopt, waar de knelpunten zitten en waar aanpassingen van de afspraken
nodig zijn.
2.
Betrek de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) bij de
definitieve inrichting van de afdeling gebiedsontwikkeling.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
31
Reactie:
Natuurlijk. De afdeling Gebiedsontwikkeling en Transformatie is een van de afdelingen van de nieuwe
RVE. Zoals bij alle afdelingen die niet meer in hun oude vorm terugkomen worden hierbij de
medewerkers van deze afdelingen en de medezeggenschap betrokken. Gebiedsontwikkeling is verder
één van de thema’s die in de tweewekelijkse informele overleggen tussen COR commissie R&E en de
stedelijk directeur R&E worden besproken.
3.
Betrek het erfpachtvermogen, het strategisch portefeuillebeheer en de rol van erfpacht bij
gebiedsontwikkeling bij de doorontwikkeling van de RVE Grond en Ontwikkeling. De COR
adviseert dit mede tot een van de kerntaken van de RVE Grond en Ontwikkeling te benoemen.
Reactie:
Wij zijn het geheel eens met uw advies. Erfpacht wordt naast gebiedsontwikkeling als één van de twee
pijlers gezien voor de nieuwe RVE. Door het gehele management wordt dit uitgangspunt gedeeld en
als doorontwikkelopgave meegenomen in het transitieplan.
4.
Beperk de transformatie niet tot reductie van leegstand, maar werk dit als breed begrip verder uit
en breng dit als een volwaardige taak in de RVE onder.
Reactie:
Goed advies. Er is inderdaad expliciet voor gekozen om transformatie een vast onderdeel uit te laten
maken van de afdeling gebiedsontwikkeling. In de fijnstructuur is ook duidelijk aangegeven dat een
belangrijk deel van de nieuwbouw wordt gerealiseerd door transformatie. Transformatie wordt zeker
breder opgepakt dan alleen maar de reductie van leegstand, maar ook als een kans voor o.a. tijdelijke
bestemmingen. In gebiedsontwikkeling is transformatie een essentieel onderdeel voor het
herwaarderen van een wijk of deel van de stad. Daarbij is een veelheid van partijen aan de slag,
waaronder de gemeente. In de fijnstructuur is deze gemeentelijke rol uitgewerkt.
5.
Creëer duidelijkheid over het onderscheid tussen de aan de RVE ondersteunende financiële
functies en de aan het primaire proces gelieerde financiële functies. Geeft tevens aan of deze
laatstgenoemde aan het primaire proces gelieerde financiële functies centraal of decentraal in de
RVE worden georganiseerd. Definieer daarnaast de financiële verantwoordelijkheid met
betrekking tot projecten < € 5 mln. helder. De COR adviseert deze uitwerking aan de
medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) voor te
leggen en toe te lichten.
Reactie:
Op dit moment is de RVE manager bezig om het onderscheid te maken tussen de aan de RVE
ondersteunende financiële functies en de aan het primair proces gelieerde financiële functies. In de
notitie: “spelregels voor gebiedsontwikkeling” d.d. 6 augustus 2014 wordt een voorstel hoe om te
gaan met de financiële verantwoordelijkheid in projecten kleiner dan 5 miljoen. Deze notitie zal ter
informatie aan de medezeggenschap worden voorgelegd.
6.
Breid dan wel werk het RVE organisatieplan uit inzake het (strategisch) personeelsbeleid.
Budgeteer het (strategisch) personeelsbeleid en maak hierover contractuele afspraken met het
cluster Bedrijfsvoering. Deze uitwerking van het (strategisch) personeelsbeleid dient aan de
medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat) te worden
voorgelegd en met dit medezeggenschapsorgaan te worden besproken.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
7.
Organiseer een strategische conferentie met betrokkenen uit het cluster Ruimte en Economie en
de RVE Grond en Ontwikkeling om opiniërend en meningsvormend over de doorontwikkeling van
de nog op te richten RVE G&O van gedachten te wisselen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
32
Reactie:
Natuurlijk zijn er nog veel punten die een verdere uitwerking behoeven en deze komen ook terug in de
opgave voor de doorontwikkeling van de RVE G&O. Dit zal met de betrokken RVE's verder worden
uitgewerkt en met de medezeggenschap worden besproken.
8.
Maak een analyse van de kwetsbare processen in de transitieperiode of laat deze maken. Aan de
hand van deze analyse dienen oplossingen voor de gesignaleerde problemen/risico’s tot stand te
komen, zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande formatie. De COR adviseert deze analyse
te bespreken met de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Grond en Ontwikkeling (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Grond en Ontwikkeling staat).
Reactie:
Voor elke RVE is een analyse gemaakt wat er allemaal moet gebeuren voor de transitie en wat er
nodig is om op 1 januari 2015 van start te kunnen gaan. Deze analyse, de opbouw van de RVE en de
risico’s waren constant onderwerp van gesprek tussen de RVE voorbereiders en de stedelijk directeur
en inmiddels tussen de RVE manager en de stedelijk directeur. Uiteraard kan dit ook onderwerp van
gesprek zijn tussen de RVE manager en de medezeggenschap.
RVE VERKEER EN OPENBARE RUIMTE
Adviezen
1. Voorkomen moet worden dat dezelfde, dan wel nagenoeg dezelfde, verantwoordelijkheden en
bevoegdheden in verschillende RVE’s worden belegd. Leg een overzicht van de
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van leidinggevenden binnen de RVE Verkeer en
Openbare Ruimte (het besturingsmodel van de RVE) en een overzicht van de
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de RVE Ingenieursbureau bij invoering van de RVE
ter informatie voor aan de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare
Ruimte (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte
staat).
Reactie:
Dit moet zeker helder worden. De afbakening tussen de RVE I en RVE V&OR is nu nog in
ontwikkeling. De opdrachtgever - opdrachtnemer relatie wordt uitgewerkt in een notitie, als ook de
relatie tussen inkoopregie door V&OR en het lead buyership van RVE I. Deze notitie wordt ter
informatie aan de MZ verstrekt.
2.
Breng duidelijk in kaart en licht toe waar het beleid ten aanzien van de RVE Verkeer en Openbare
Ruimte tot stand komt. Daarbij acht de COR van belang dat de relatie tussen de afdeling
strategie van het cluster Ruimte en Economie en de RVE Verkeer en Openbare Ruimte duidelijk
wordt gemaakt en daarbij wordt aangegeven hoe men zal voorkomen dat in de nieuwe
organisatie op verschillende plekken (binnen één cluster of zelfs daarbuiten) beleid wordt
gemaakt.
Reactie:
Het beleid van de RVE wordt gemaakt bij de afdeling Kennis en Kaders, in nauw overleg met
betrokkenen in de stad; stadsdelen, andere RVE’s en andere clusters. De RVE V&OR bepaalt de
stedelijke kaders voor het verkeer- en vervoerdomein en de openbare ruimte. De afdeling Strategie
heeft een beeld van alle beleidsvelden en is continue op zoek naar de samenhang daartussen om van
daaruit clusterbrede en clusteroverstijgende analyses te maken en op basis daarvan initiatieven te
nemen voor de beleidsontwikkeling binnen de cluster.
3.
Stel een plan voor assetmangement op en leg dit plan ter advisering voor aan de COR, dan wel
de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare Ruimte (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat).
Reactie:
Momenteel wordt gewerkt aan een plan voor assetmanagement. Indien dit plan in de toekomst leidt tot
belangrijke wijzigingen in de organisatie met personele gevolgen dan zal dit op basis van art. 25 van
de WOR aan de medezeggenschap worden voorgelegd. In elk geval is het mogelijk dit plan in een
overleg met u te bespreken.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
33
4.
De COR adviseert de medezeggenschap van het Cluster of de RVE Verkeer en Openbare
Ruimte (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte
staat) toe te lichten hoe het centrale en decentrale informatiemanagement er uit komt te zien en
op welke wijze dubbelingen zullen worden voorkomen.
Reactie:
Elk cluster krijgt een eigen afdeling Informatiemanagement; deze medewerkers zullen zo nodig
gedeconcentreerd worden ingezet bij de betreffende RVE's.
RVE RUIMTE EN DUURZAAMHEID
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Ruimte en Duurzaamheid indien de
doorontwikkeling aan de hand van een heldere marktanalyse plaatsvindt. De marktanalyse wordt
uiterlijk 1 april 2015 opgeleverd. De doorontwikkelingsaspecten dienen conform de Wet op de
ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR aan
de medezeggenschap te worden voorgelegd.
Reactie:
Als de doorontwikkeling personele consequenties heeft, wordt dit aan de medezeggenschap
voorgelegd. Op dit moment is mede op basis van een analyse op de gegevens uit het
Vereveningsfonds en de stadsdelen de omvang van de RVE tot stand gekomen. De RVE zal zich in
de toekomst richten naar de inkomsten uit de begroting die onder andere wordt afgeleid van de
ambities in het programma-akkoord. De omvang van het facilitaire werk in de RVE wordt voor een
groot deel bepaald door de financiële ruimte in projecten. Jaarlijks worden prognoses van de omvang
van het werkpakket gemaakt. Mede op basis van die prognoses zal de organisatie zich ontwikkelen.
Het werkpakket wordt bij elke maand- en kwartaalrapportage gevolgd zodat kan worden bijgestuurd.
Adviezen
1. Bepaal bij de verdere uitwerking van de fijnstructuur vooraf hoe medewerkers worden betrokken.
De COR hecht veel waarde aan participatie van medewerkers. Dit is een belangrijk uitgangspunt
voor de nieuwe RVE.
Reactie:
In de voorbereiding van de RVE is aan de medewerkers ruimte geboden om mee te denken. Daar is
ook veel gebruik van gemaakt. De input uit die sessies is ook gebruikt in de uitwerking tot nu toe. In
het vervolgproces als er nieuwe stappen worden gezet zal die ruimte wederom geboden worden.
2.
Zorg voor een duidelijke omschrijving van de taken die binnen de RVE Ruimte en Duurzaamheid
moeten worden verricht. Vorm vanuit deze omschrijving de organisatie(structuur) incl.
verantwoordelijkheidsverdeling en kom vanuit daar tot een plaatsing van medewerkers (aan de
hand van de te verrichten taken en de bijpassende profielen en ontwikkelafspraken);
Reactie:
De organisatiestructuur wordt opgebouwd vanuit de te verrichten werkzaamheden. De opgave staat
voorop. Mede door het programma-akkoord en als gevolg van het gewijzigde bestuurlijk stelsel
verschuiven er accenten waar ook in de inrichting van de organisatie rekening gehouden kan worden.
Tegelijkertijd blijven er ook werkzaamheden ongewijzigd. De matching van medewerkers en te
verrichten werkzaamheden is niet een eenmalig proces maar zal continue aandacht vragen. Daarbij
wordt het optimum gezocht tussen organisatiebelang (het resultaat staat voorop) en het individuele
belang van medewerkers om zich te kunnen blijven ontwikkelen. Wij nemen het advies dan ook over.
3.
Zorg voor een heldere verantwoordelijkheidsverdeling tussen de functioneel leidinggevende (in
het gebiedsteam) en hiërarchisch leidinggevende in de RVE Ruimte en Duurzaamheid. Neem
escalatiemogelijkheden op voor het geval er bij verschil van inzicht ontstaat tussen
leidinggevenden.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
34
Reactie:
Hier is zeker aandacht voor. De leidinggevende (teamleider) in de RVE Ruimte en Duurzaamheid is
primair verantwoordelijk voor de inzet van de medewerker. Indien er een andere functioneel
leidinggevende is, wat op zich geen nieuw gegeven is, worden daarmee afspraken gemaakt over die
inzet. Bij verschil van inzicht kan een medewerker altijd escaleren via de hiërarchisch leidinggevenden
binnen de eigen RVE Ruimte en Duurzaamheid.
4.
De RVE Ruimte en Duurzaamheid is voor een groot deel facilitair. De COR acht het belangrijk dat
de RVE Ruimte en Duurzaamheid ook zelf over budget beschikt om plannen te maken, verder uit
te diepen of extra onderzoek te doen als de opdrachtgever hier geen budget voor heeft. De RVE
Ruimte en Duurzaamheid lijkt hiervoor over onvoldoende budget te beschikken. De COR
adviseert hier rekening mee te houden.
Reactie:
Elke RVE krijgt budget toegedeeld op basis van de programmabegroting, die door de gemeenteraad
wordt vastgesteld. De prioritering van deze middelen wordt in overleg met de verantwoordelijk
wethouder bepaald.
5.
De RVE Ruimte en Duurzaamheid zal in verband met het gebiedsgericht werken op verschillende
locaties werkzaam zijn. In verband met de binding met de RVE Ruimte en Duurzaamheid en de
vakinhoudelijke uitwisseling tussen collega’s adviseert de COR ervoor te zorgen dat
medewerkers op regelmatige momenten op de centrale locatie werken, dan wel die mogelijkheid
krijgen.
Reactie:
De binding en vakinhoudelijke uitwisseling is binnen Ruimte en Duurzaamheid essentieel. Er zijn
meerdere vormen denkbaar om daar inhoud aan te geven en die kunnen in de praktijk naast elkaar
bestaan. In het bepalen van de meeste effectieve vorm hebben de medewerkers een belangrijke rol.
Zij worden dan ook betrokken bij de vormgeving hiervan.
6.
Zorg voor uniformiteit van de ICT binnen de RVE Ruimte en Duurzaamheid. De COR acht het
minimaal nodig dat er mogelijkheden zijn tot inloggen op welke locatie dan ook, eenduidig gebruik
van applicaties (nu wordt gewerkt met verschillende versies) en één bron voor data.
Reactie:
Dit advies geldt voor de hele stad en hier wordt momenteel hard aan gewerkt. De eerste stappen zijn
al gezet met de mailmigratie en de applicatierationalisatie. Er volgen nog meer stappen zoals de
overgang naar de Amsterdamse werkplek. Deze stappen zullen zo snel als de centrale planning dat
toelaat gezet worden.
7.
Zorg dat de financiële sturingsinformatie ten behoeve van het management in de RVE Ruimte en
Duurzaamheid met behulp van hetzelfde programma en op dezelfde wijze wordt verzameld,
geanalyseerd en toegepast.
Reactie:
Dat is voor de RVE R&D het uitgangspunt.
8.
Verschaf duidelijkheid over de zinsnede “De structuur van de organisatie is flexibel en laat zich
afhankelijk van de vraag en de opgave inrichten” (pagina 18 adviesaanvraag).
Reactie:
Zie reactie bij punt 2.
RVE WONEN
Adviezen
1. Besteed extra aandacht aan een heldere taakafbakening tussen de afdeling strategie, de
bestuursdienst en de RVE Wonen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
35
Reactie:
Ik onderschrijft dit punt. Er worden heldere werkafspraken gemaakt tussen alle RVE managers, het
afdelingshoofd Strategie en het hoofd van Bestuur & Organisatie.
2.
De COR vraagt aandacht voor een juiste en zorgvuldige integratie van de medewerkers welke
vanuit de stadsdelen komen.
Reactie:
Dit heeft mijn aandacht en dat geldt voor alle onderdelen waarbij medewerkers vanuit stadsdelen
overkomen. De integratie bij Wonen heeft dan ook de nadrukkelijke aandacht van de desbetreffende
RVE manager. Collega's uit de stadsdelen komen bijvoorbeeld al deels op de centrale locatie werken.
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Wonen indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan: Er vindt tijdig een evaluatie plaats over de onderwerpen die hierboven als
advies 1. en 2. zijn geformuleerd. De medezeggenschap van het Cluster of de RVE Wonen (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Verkeer en Openbare Ruimte staat) dient hierbij
betrokken te worden.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Ten aanzien van advies 1 kan ik u melden dat in de reguliere resultaatgesprekken tussen stedelijk
directeur en de RVE managers, als ook met het hoofd Strategie, voortdurend aandacht is voor de
relaties met en tussen de verschillende RVE’s en Bestuur en Organisatie (de Bestuursdienst).
Evaluatie en reflectie op dit punt in advies 2 is voortdurend in het dagelijks functioneren aanwezig. De
integratie is constant onderwerp van gesprek in de prestatiedialoog met de RVE managers.
RVE KUNST EN CULTUUR
Advies
De COR adviseert Kunst en cultuur één op één over te laten gaan van DMO naar het cluster Ruimte
en Economie.
Reactie:
De afdeling Kunst en Cultuur en haar activiteiten gaan over naar het cluster Ruimte en Economie.
RVE VASTGOED
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Vastgoed indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Tegenvallers in de vastgoedexploitatie, in welke vorm dan ook, mogen in geen geval ten koste
komen van het formatiebudget van de RVE Vastgoed. De formatie kan in de toekomst slechts
worden verkleind indien het werkpakket daartoe aanleiding geeft en niet op grond van het
vastgoedexploitatieresultaat.
Reactie:
Er bestaat geen directie relatie tussen tekorten in de vastgoedexploitatie en het budget voor de
formatie van de RVE Vastgoed. Als aanpassingen in de portefeuille en het werkpakket leiden tot
personele consequenties, zal dit aan de medezeggenschap worden voorgelegd.
2.
Er wordt bij het definitieve besluit, of zoveel eerder als mogelijk, een onderbouwing gegeven van
de keuze om het vastgoed met de functies parkeren, sport & recreatie en onderwijs niet overgaan
naar de RVE Vastgoed. Tevens wordt uitgewerkt hoe de samenwerking tussen de RVE Vastgoed
en de RVE’s die dit vastgoed de komende periode in portefeuille houden, zal plaatsvinden en zal
worden gewaarborgd.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
36
Reactie:
Als onderbouwing geldt: In het kader van 1 Stad 1 Opgave zijn de volgende afspraken gemaakt:
- Parkeren: alle parkeergebouwen worden voorlopig ondergebracht bij de RVE Parkeren,
waarna de portefeuille wordt ‘geschoond’. Om dit complexe proces niet extra te belasten met
een overdracht van het vastgoed, is in samenspraak met de RVE Parkeren afgesproken om
de overdracht van het vastgoed naar de RVE Vastgoed op een later moment (indicatie: 20162017) plaats te laten vinden;
- Onderwijs: het basisonderwijs (inclusief vastgoed) wordt centraal ondergebracht bij de RVE
Onderwijs (het voortgezet onderwijs is reeds centraal belegd). Daar zal een efficiencyslag
plaatsvinden en zullen de nieuwe verhoudingen tussen gemeente en schoolbesturen worden
uitgewerkt en geïmplementeerd. Om dit complexe proces niet extra te belasten met een
overdracht van het vastgoed, is in samenspraak met de trekker de RVE Parkeren afgesproken
om de overdracht van het vastgoed naar de RVE Vastgoed op een later moment (indicatie:
2016-2017) plaats te laten vinden;
- Sport & recreatie: de eventuele overdracht van de verschillende sportaccommodaties in de
stad vindt later plaats, omdat op dit moment eerst de wijze van exploitatie en de positionering
van het betreffende vastgoed voor Sport en Recreatie (bijvoorbeeld zwembaden en
sportcomplexen) onderzocht en uitgewerkt wordt. Om die reden wordt dit vastgoed nog niet
meegenomen in de overdracht aan de RVE Vastgoed.
De komende periode bereiden de RVE Vastgoed en de RVE’s Onderwijs, Parkeren en Sport deze
overdracht gezamenlijk voor. Al het vastgoed is wel al gezamenlijk opgenomen in één systeem:
Vastgoedmaps. Een toelichting op dit proces van overdracht kan op de agenda van het overleg tussen
stedelijk directeur en commissie R&E gezet worden.
Adviezen
1. De RVE Vastgoed is een volledig nieuw organisatieonderdeel, dit is anders dan bijvoorbeeld de
RVE Grond en Ontwikkeling. Besteed extra aandacht aan de totstandkoming van deze nieuwe
RVE, in het bijzonder aan het management, het Cluster MT en de medewerkers van deze RVE
nu dit ook van hen veel extra energie zal vergen. Bespreek de totstandkoming en de ontwikkeling
van de RVE Vastgoed het eerste jaar als vast agendapunt met de medezeggenschap van het
cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed
staat).
Reactie:
Binnen het cluster zal aandacht zijn voor de RVE Vastgoed als nieuw organisatieonderdeel. In het
reguliere informele overleg tussen de stedelijk directeur en de cie R&E zal hier verder aandacht aan
worden besteed. Zie verder reactie op advies 2.
2.
Stel, nu de RVE Vastgoed een volledig nieuw organisatieonderdeel is, voorafgaand aan de
instelling van de RVE Vastgoed specifiek voor de RVE Vastgoed een risicoanalyse op, waarin
deze organisatorische randvoorwaarden en daarbij de concrete beheersmaatregelen worden
benoemd. Benoem daarbij de mijlpalen met betrekking tot de nog niet (volledig) op orde zijnde
randvoorwaarden voor de instelling van de RVE Vastgoed. Leg vervolgens deze risicoanalyse en
mijlpalen voor aan de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Vastgoed staat).
Reactie:
Er is een uitgebreide strategie om Bureau Gemeentelijke Huisvesting te transformeren naar een RVE
Vastgoed. Centraal staan de implementatie van een stedelijke vastgoedstrategie en een verdere
professionalisering op gebied van duurzaamheid, efficiënter ruimtegebruik, functiewijziging en inkoop.
De transformatie richt zich op het opzetten van nieuwe afdelingen, het opbouwen van een nieuwe
administratie, het opzetten van één vastgoedbeheersysteem, het vormen van uniforme beleidskaders
voor huurprijzen + subsidiestromen en het ontwikkelen van samenwerkingsverbanden met de RVE’s
en de stadsdelen. De risico’s zijn in beeld en daar wordt ook op gestuurd. Als de kans dat risico’s zich
voordoen oploopt, wordt dit besproken met de betrokken partijen.
3.
Het is nog niet geheel duidelijk welke resultaten de RVE Vastgoed moet behalen, welke
producten in dat kader moeten worden opgeleverd en welke werkprocessen daarvoor moeten
worden ingericht. Breng deze aspecten voor het einde van 2014 volledig in kaart en definieer en
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
37
beschrijf deze (inclusief AO-procedures). Voorts adviseert de COR dit met de medezeggenschap
van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE
Vastgoed staat) te bespreken.
Reactie:
De betreffende werkprocessen inclusief AO procedures worden op dit moment beschreven. Deze zijn
gereed voor 1 januari 2015. In overleg kunnen een of meer werkprocessen besproken worden met de
medezeggenschap.
4.
Bij de medewerkers bestaat de zorg dat de nieuwe functies in de RVE Vastgoed minder
interessant zullen zijn dan de oorspronkelijke functies van de medewerkers in de latende
organisaties. Dit zou het gevolg zijn van de veranderende werkwijze. Er zal minder integraal
worden gewerkt en meer gespecialiseerd. Geef aan op welke wijze er zal worden geïnvesteerd
in de vakinhoudelijke kennis van de medewerkers. Bespreek ook dit punt met de
medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed (het medezeggenschapsorgaan dat het
dichtst bij de RVE Vastgoed staat).
Reactie:
Met het bundelen van alle vastgoedkennis en –expertise in één bedrijf is er veel meer
kennisuitwisseling en vakontwikkeling mogelijk dan voorheen en wordt bijvoorbeeld de functie van
beheerder juist integraler. Specifieke functies als makelaars en ontwikkelaars worden interessanter
vanwege de kans om verder te specialiseren in een bepaald vakgebied en complexe opgaven. Ook
biedt de nieuwe organisatie de medewerkers kansen om zich in de verschillende functies (door) te
ontwikkelen. Dit zal ook met de medezeggenschap worden besproken.
5.
Veel bestaande verhuringen van gemeentelijk vastgoed zijn momenteel niet rendabel. Het is de
COR onduidelijk waaruit deze onrendabele verhuringen na de instelling van de RVE Vastgoed
worden gedekt. De COR adviseert dit slechts ten laste van de RVE Vastgoed mag komen, indien
hiervoor vooraf een toereikende financiële reserve beschikbaar wordt gesteld aan de RVE
Vastgoed. Indien dat niet het geval is adviseert de COR deze tekorten te dekken in de Algemene
Dienst.
Reactie:
Een zeer belangrijk uitgangspunt. Met de start van het nieuwe stedelijk vastgoedbedrijf zullen de
tekorten inzichtelijk gemaakt zijn en zal gezorgd zijn voor de benodigde dekking. Het advies dat de
COR hier schetst, delen wij als uitgangspunt.
6.
Maak bij het definitieve besluit kenbaar of het beheer van bouwrijpe terreinen ook onderdeel is
van het takenpakket van de RVE Vastgoed.
Reactie:
De RVE Grond& Ontwikkeling is verantwoordelijk voor bouwrijpe terreinen. Uiteraard kan het zijn, dat
de RVE G&O capaciteit van de RVE Gemeentelijk Vastgoed inhuurt voor het beheer van deze
terreinen.
7.
Onderbouw bij het definitieve besluit te onderbouwen hoe ‘vastgoed zal worden ingezet als
buurtgericht element’.
Reactie:
Als onderbouwing geldt dat in het kader van de bestuurlijke bevoegdhedenverdeling is afgesproken
dat stadsdelen gebiedsplannen kunnen opstellen waarin zij, rekening houdend met de
maatschappelijke, economische en ruimtelijke opgaven en binnen nader vast te stellen stedelijke
kaders, de programmering en de strategie voor gemeentelijk vastgoed kunnen opnemen. De
gebiedsplannen beslaan een periode van vier jaar en bevatten o.a. een risicoparagraaf. De RVE
Vastgoed heeft daarbij een adviserende rol, zowel richting Stadsdelen als het College van B&W. Als
de gebiedsplannen zijn goedgekeurd door het College van B&W wordt het “economisch eigendom”
van het daartoe aangewezen vastgoed voor een periode van vier jaar overgedragen aan de
betreffende bestuurscommissie. Het feitelijk beheer en eigendom blijft de verantwoordelijkheid van de
RVE Vastgoed.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
38
8.
De COR verzoekt u aan te geven welke personele consequenties te verwachten zijn als gevolg
van het in te voeren beleid om commercieel vastgoed af te stoten. Daarbij verneemt de COR
graag hoe daarbij door strategische personeelsplanning boventalligheid wordt voorkomen. Indien
dit leidt tot nieuwe inzichten, zullen deze (personele) gevolgen opnieuw ter advisering aan de
COR, dan wel de medezeggenschap van het cluster of de RVE Vastgoed moeten worden
voorgelegd.
Reactie:
Als het afstoten van commercieel vastgoed leidt tot personele consequenties, zal dit aan de
medezeggenschap op dat moment worden voorgelegd. Zie ook mijn reactie in het algemene deel
RVE PARKEREN
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Parkeren indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Per 1 oktober 2014 wordt de afdeling Parkeergebouwen omgevormd tot een afgeslankte
organisatie ter grootte van 35 fte overeenkomstig het reorganisatieplan Parkeergebouwen van 14
maart 2014 met uitzondering van paragraaf 4.5 op pagina 22 van dit plan. Aan deze paragraaf
wordt geen uitvoering gegeven, hetgeen betekent dat het transitieteam en de transitietaakstelling
uit het reorganisatiebesluit van het college van B&W van 18 maart 2014 zijn gehaald. Dit brengt
mee dat geen vervanging door een ander team met een nieuwe doorontwikkelopgave zal
plaatsvinden.
Reactie:
Het college van B&W heeft kennis genomen van de, bij de Ondernemingskamer, gemaakte afspraak
tussen Dienst Infrastructuur Verkeer en Vervoer en haar ondernemingsraad om het transitieteam en
haar opdracht apart uit te werken van de huidige reorganisatie van Parkeergebouwen. Het
transitieteam is het team dat na de reorganisatie zorg gaat dragen voor een verdere doorontwikkeling
van Parkeergebouwen naar een regieorganisatie en zal onder andere gaan kijken welke
werkzaamheden aan de markt gelaten kunnen worden. Met de afspraak het transitieteam en haar
opdracht apart te laten lopen van het reorganisatieplan voor Parkeergebouwen trekt de
ondernemingsraad het beroep in. De uitwerking van de opdracht van het transitieteam zal in een later
stadium apart worden voorgelegd aan het college.
2.
Om te komen tot één plan voor de doorontwikkeling naar de in het besluit van 18 maart 2014
genoemde reorganisatie wordt één plan voorgelegd door de zeggenschap aan de
medezeggenschap van het cluster of de RVE Parkeren (het medezeggenschapsorgaan dat het
dichtst bij de RVE Parkeren staat). Subsidiair volgen zeggenschap en medezeggenschap de
roadmap die door zeggenschap en medezeggenschap van DIVV is afgesproken.
Reactie:
Bij de toekomstige ontwikkeling wordt de medezeggenschap betrokken en worden er conform de
WOR zaken voorgelegd.
3.
Zeggenschap DIVV en de medezeggenschap van het cluster of de RVE Parkeren (het
medezeggenschapsorgaan dat het dichtst bij de RVE Parkeren staat) maken nadere afspraken
over de voorbereiding van het besluit om te komen tot de reisorganisatie inclusief de door de
zeggenschap DIVV op te stellen planning.
Reactie:
Dit advies nemen wij helemaal over.
4.
Indien tijdens de boventalligheid van medewerkers Parkeergebouwen (voorziene
reorganisatiedatum afdeling Parkeren van DIVV 1 oktober 2014) een formatieplaats beschikbaar
is of komt in de RVE Parkeren, in voorbereiding op de RVE parkeren of nadat de RVE parkeren
operationeel is geworden, en waarop een boventallige van de reorganisatie van 1 oktober 2014
rechten kon laten gelden voorafgaand aan deze reorganisatie, dan wordt de boventallige weer
aangesteld op deze formatieplaats.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
39
Reactie:
Binnen de reorganisatie van Parkeergebouwen worden alle medewerkers in de gelegenheid gesteld
om hun belangstelling kenbaar te maken. Indien na het plaatsingsproces van de concernbrede
reorganisatie er nog functies niet vervuld zijn dan wel als blijkt dat er nieuwe vacatures komen, wordt
er geworven volgens de mobiliteitsregels van de gemeente Amsterdam.
Advies
1. Houd in het definitieve besluit rekening met de procedure bij de Ondernemingskamer ten
behoeve van het (separate) voorgenomen besluit tot reorganisatie van Parkeergebouwen en
de afspraken die in dat kader, dan wel in die procedure, zijn gemaakt.
Reactie:
Hier wordt rekening mee gehouden.
RVE MATERIAALBUREAU
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Materiaalbureau indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. Alle medewerkers van de huidige Materiaaldienst zijn in de C categorie geplaatst. Een aantal
nader te bepalen functies zou volgens de COR echter als A-functie moeten worden aangemerkt.
Reactie:
Het Materiaalbureau zit in spoor C. De structuur verandert. Op basis hiervan zitten de functies in spoor
C, functiecategorie 1 en niet in spoor A. Dit betekent niet voor alle functies een inhoudelijke
aanpassing. Een deel van de mensen zal dan ook functievolger zijn.
2.
Bij de RVE Materiaalbureau zullen geen boventalligen ontstaan, gelet op de komende formatie in
de nieuwe RVE en het aantal fte's dat thans werkzaam is bij de Materiaaldienst.
Reactie:
Of er boventalligheid zal ontstaan is pas na afronding van de gehele reorganisatie duidelijk.
3.
Indien in het kader van de doorontwikkeling een nieuwe reorganisatie volgt, dan wel personele
consequenties noodzakelijk zijn dan dient de medezeggenschap tijdig bij advies- en
instemmingsplichtige zaken te worden betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en
het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij de medezeggenschap hierbij
betrekken.
RVE ZUIDAS
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Zuidas er een nadere onderbouwing
wordt verstrekt over de positionering van het project Zuidas (concreter geformuleerd: waarom is
gekozen hiervoor een aparte RVE op te richten?), over de verantwoordelijkheden van de RVEmanager en de clusterdirecteur en het eigen mandaat van de RVE-manager (wat houdt dit mandaat in
en wat betekent dit voor de prestatie-indicatoren tussen de RVE manager Zuidas en de
clusterdirecteur?).
Reactie:
Op 9 juli 2012 hebben het Rijk, de Gemeente Amsterdam, de Stadsregio Amsterdam en de Provincie
Noord-Holland een voorkeursbeslissing genomen voor het project ZuidasDok. Nu met de
voorkeursbeslissing ZuidasDok duidelijkheid is ontstaan, is er een goede reden om de gemeentelijke
inspanningen voor zowel Zuidasdok als de gebiedsontwikkeling aan weerszijden van de
infrastructuurbundel in een organisatie onder te brengen, die met mandaat zowel de beide onderdelen
als de raakvlakken tussen beide onderdelen kan managen. Daarom is gekozen voor een separate
RVE Zuidas de gemeentelijke organisatie vorm te geven. Dit geeft de mogelijkheid om zowel de
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
40
mensen van de Dienst Zuidas als (het grootste deel van) de medewerkers van het DRO
officemanagement Zuidas onderdeel uit te laten maken van de RVE Zuidas.
De RVE manager is verantwoordelijk voor inhoudelijke en financiële resultaten van de RVE. Deze
resultaten zijn in de uitwerking van de RVE Zuidas aangegeven. De stedelijk directeur is
verantwoordelijk voor resultaten en financiën op clusterniveau, houdt een prestatiedialoog met de
RVE manager over resultaten en financiële prognoses als hiërarchisch leidinggevende. Inzet is altijd
de samenhang.
De directeur Zuidas heeft een eigen mandaat van het College en een eigen verantwoordelijkheid. De
RVE manager Zuidas krijgt in grote lijnen hetzelfde mandaat. Voor de prestatiedialoog tussen stedelijk
directeur en RVE manager Zuidas betekent dit dat de realisatie van de overeengekomen resultaten
van de RVE manager centraal zullen staan in de voortgangsgesprekken.
RVE METRO EN TRAM
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Metro en Tram indien er in het najaar
van 2016 een evaluatie plaatsvindt op clusterniveau over de totstandkoming en ontwikkeling van de
RVE Metro en Tram en in deze evaluatie wordt eveneens besproken hoe de RVE Metro en Tram zich
verder kan ontwikkelen.
Reactie:
Wij kunnen ons vinden in deze voorwaarde. De evaluatie vindt plaats na oplevering van de NoordZuidlijn. Daarnaast zal niet alleen gekeken moeten worden naar de positie van de RVE binnen het
cluster, maar ook naar de positie van de RVE/Amsterdam binnen de zogenaamde 'Regelkring OV'.
Adviezen
1. Geef het Projectencentrum van de RVE Metro en Tram een grotere rol bij de kennisborging. Dat
betekent dat de RVE Metro en Tram direct betrokken moet worden bij alle werkzaamheden die
worden verricht in het kader van kennisborging.
Reactie:
Naast haar kerntaken heeft de huidige Dienst Metro de afgeleide taak meegekregen om de
opgebouwde kennis en expertise omtrent het project Noord/Zuidlijn en specifieke kennis en expertise
omtrent het tram- en metrosysteem te behouden voor de gemeente Amsterdam. Deze taak geldt
straks ook voor de RVE Metro & Tram. Vanuit de RVE Metro & Tram is aangeboden om t.b.v. het
cluster de rol van ketenmanager kennisborging te vervullen.
2.
Laat de organisatie van de RVE Metro en Tram herkenbaar terugkomen in het
managementteam.
Reactie:
In het managementteam RVE Metro & Tram zijn alle afdelingen vertegenwoordigd.
3.
Formuleer een streefbeeld en/of verwachting voor de vaste formatie van de RVE Metro en Tram
ten behoeve van de doorontwikkeling naar 2017. De COR acht het verstandig hierin ook het
Projectencentrum op te nemen.
Reactie:
De vaste formatie van de RVE Metro & Tram zal enerzijds slinken als gevolg van de (uiteindelijke)
oplevering van de Noord/Zuidlijn en anderzijds groeien als gevolg van een (deels) stabiele
opdrachtenportefeuille voor het Projectencentrum. Op dit moment is nog geen zicht op de
programmering van de Investeringsagenda OV van de Stadsregio, waardoor nog niet goed kan
worden ingeschat wat de minimale jaarlijkse opdrachtenstroom zal zijn. Daarom wordt voor het
Projectencentrum nu uitgegaan van een kleine vaste bezetting van circa 2 fte voor het
Projectencentrum (de Manager Projectencentrum en een assistent), die wordt aangevuld door externe
inhuur inclusief het Ingenieursbureau, de staven van RVE Metro (o.a. projectbeheersing) en wellicht in
de toekomst vanuit cluster Bedrijfsvoering. De verschillende staven van RVE Metro & Tram
detacheren waar nodig werknemers naar het Projectencentrum en naar de projecten die deel
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
41
uitmaken van het Projectencentrum. De formatie van de staven wordt dus mede bepaald door de
benodigde capaciteit in de projecten en is flexibel.
4.
De COR adviseert de RVE Ingenieursbureau te zien als “preferred supplier” voor de RVE Metro
en Tram.
Reactie:
De manager van de RVE Metro & Tram is beoogd voorzitter van het zogenaamde
'opdrachtgeversoverleg' van het Ingenieursbureau. Dit onderstreept de intentie van de RVE Metro &
Tram om de RVE Ingenieursbureau waar mogelijk in te schakelen. Aandachtspunt hierbij is niet alleen
de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel, maar ook de vraag voor welke deskundigheden het
renderend is om deze binnen de gemeente te bezitten en voor welke het efficiënter is om deze
projectsgewijs
RVE PROJECTMANAGEMENT
Adviezen
1.
Zorg voor duidelijke afspraken tussen het cluster Ruimte & Economie en het cluster Sociaal in
samenspraak met de RVE Projectmanagement over de afbakening van taken/bevoegdheden
etc. met de afdeling Projectmanagement in het cluster Sociaal, zodat dubbelingen worden
voorkomen en duidelijk wordt welke taken waar worden belegd;
Reactie:
De RVE-PMB is nadrukkelijk ook bedoeld voor het projectmanagement in het sociaal domein en is
daartoe geëquipeerd sinds de fusie van het oude PMB met het voormalige SPA (voorheen het
projectmanagementonderdeel binnen DMO) in 2003. In het sociaal domein wordt geen eigen
projectmanagement onderdeel gecreëerd. Dat is afgestemd met de stedelijk directeur van het cluster
sociaal.
2.
Besteed blijvende aandacht aan de huisvesting en de binding aan de nieuwe organisatie. In dit
verband is het noodzakelijk dat hiervoor ook voldoende middelen beschikbaar zijn;
Reactie:
De overgang naar de nieuwe organisatie is neergelegd bij het projectteam, waaronder vier
werkgroepen werken aan alle onderwerpen die daarvoor belangrijk zijn, waarbij veel aandacht is voor
huisvesting en binding aan de nieuwe organisatie. Zo werkt de werkgroep Cultuur, Integratie en
Kennis (werkgroep 3) aan een scala aan gezamenlijke activiteiten om de samenwerking tussen alle
collega's in de nieuwe RVE PMB optimaal te begeleiden, waaronder de zomerschool, buurtsafari's,
werkbezoeken, leerhuisgesprekken, introductieprogramma's kennisuitwisseling en de zomerborrel.
Die activiteiten zijn en worden nu al georganiseerd, de integratie is begonnen. Dergelijke activiteiten
zullen ook na 2015 worden georganiseerd door de RVE-PMB. De werkgroep Uitvoering, Overdracht
en Middelen (werkgroep 4) richt zich op het thema huisvesting. De locatie aan de Weespercampus
wordt de centrale plek, het 'thuishonk'. In alle vier werkgroepen werken collega's uit alle latende
organisaties samen aan de uitvoering van de verschillende vraagstukken.
3.
Voer een juiste en transparante invulling in van het functiegebouw en maak een
harmonisatieslag, zodat wordt voorkomen dat voor medewerkers die (nagenoeg) dezelfde taken
en werkzaamheden verrichten andere arbeidsvoorwaarden gelden. Bij een dergelijke
harmonisatieslag acht de COR het van belang dat voldoende rekening wordt gehouden met alle
medewerkers die in de RVE Projectmanagement worden geplaatst;
Reactie:
De werkgroep Functiehuis en Loopbaanontwikkeling (werkgroep 2) heeft een inventarisatie gemaakt
van alle huidige functies in de latende organisaties die overkomen naar de RVE PMB. Vervolgens is
een eerste opzet gemaakt voor het functiehuis van de nieuwe organisatie. Uiteraard past dit binnen
het generieke functiegebouw. Zie hiervoor tevens de in het algemene deel benoemde werkwijze.
4.
Kom op korte termijn, in ieder geval vóór 1 april 2015, met een plan waarin het opleidingsbeleid
evenals het opleidingsaanbod duidelijk wordt gemaakt, zodat de ontwikkeling van de
medewerkers niet zal stagneren;
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
42
Reactie:
Naast het opleidingsaanbod dat vanuit de Amsterdamse School wordt aangeboden zet de RVE PMB
ook in op kennisuitwisseling via het PMB leerhuis, waarbij vakgebieden als projectmanagement,
bouwmanagement en planning een belangrijke plaats hebben. In samenwerking met de werkgroep
Cultuur, Integratie en Kennis zal worden bekeken hoe het opleidingsbeleid ingevuld wordt. De
bevordering en optimalisatie van expertise en kundigheid van medewerkers is een belangrijke
doelstelling.
5.
Zorg ervoor dat in de invoeringsfase, dan wel de aanvangsfase van de RVE
Projectmanagement het RVE-management zich full-time kan richten op de implementatie van
deze nieuwe RVE;
Reactie:
De nieuwe manager van de RVE PMB heeft zijn projectdirecteurschap Rode loper neergelegd en zal
zich full-time op de implementatie van de nieuwe RVE richten. De overige managementleden werken
deels aan projecten, alleen indien dit kan, en zijn allen trekker van één van de werkgroepen die de
implementatie van de nieuwe RVE voorbereiden.
6.
De COR adviseert na een periode van een jaar te evalueren hoe de gekozen span of control
van het management functioneert en op basis van de resultaten van dit onderzoek vast te
stellen of de gehanteerde wijze verantwoord is of een aanpassing noodzakelijk is.
Reactie:
In de voorbereiding op de transitie naar de RVE is advies gevraagd aan een organisatiedeskundige
over de span of control. De uitkomst hiervan was dat voor de RVE PMB circa zestig mensen op één
manager een goede span of control is. De organisatie kan hierdoor plat blijven. Dit is ook opgenomen
in het (inmiddels vastgestelde) transitieplan voor de RVE PMB. In totaal komen er zeven managers en
zal de organisatie uit ruim vierhonderd medewerkers bestaan. Bij vele medewerkers wordt sterk
gehecht aan een grote eigen verantwoordelijkheid en weinig hiërarchische lagen. Uiteraard liggen er
uitwerkingsvragen met betrekking tot bijvoorbeeld aansturing. Na een jaar wordt gekeken of dit model
werkt. Mocht het op bepaalde punten niet goed werken, dan sturen we bij.
RVE INGENIEURSBUREAU
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Ingenieursbureau indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De aspecten die in het kader van de doorontwikkeling die op grond van de Wet op de
ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2
WOR” aan de medezeggenschap moeten worden voorgelegd, tijdig met de COR, dan wel de
medezeggenschap van het cluster of de RVE Ingenieursbureau worden besproken en aan hen
worden voorgelegd.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij u hierbij betrekken.
2.
Er zal geen flexibele schil worden gecreëerd of in stand worden gehouden zolang er
medewerkers op de bank zitten bij het cluster Ruimte en Economie, dan wel samenwerkende
RVE’ s van RVE Ingenieursbureau.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Graag verwijs ik naar de passage bij punt 6 van de
algemene voorwaarden.
3.
Een eventuele latere of noodzakelijke inrichting van een flexibele schil wordt ter advisering
voorgelegd aan de COR dan wel het medezeggenschapsorgaan van het cluster of de RVE
Ingenieursbureau.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
43
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Adviezen
1. Als blijkt dat in het kader van de doorontwikkeling een nieuwe reorganisatie volgt, dan wel
personele consequenties volgen, adviseert de COR in een daarop volgende / bijbehorende
adviesaanvraag mede een plan van aanpak op te nemen waarin wordt beschreven hoe de
personele gevolgen worden opgevangen door bijscholing en/of omscholing in relatie tot de
fasering van de invoering van de werkwijze “meer met de markt” in plaats van
“standaardengineering”. Licht daarbij toe hoe het werk voor specialisten interessant wordt
gehouden om uitstroom zoveel als mogelijk te voorkomen.
Reactie:
Dit vinden wij een goede suggestie. Een dergelijk Plan van Aanpak zal samen met de
afdelingsmanagers en teamleiders opgesteld gaan worden. De voorbereiding en het inwinnen van
informatie daarvoor loopt al. De doorontwikkeling wordt in een Plan van Aanpak aan de
medezeggenschap worden voorgelegd.
2.
Maak in het kader van de doorontwikkeling afspraken tussen de clusters en betrokken RVE’s om
ervoor te zorgen dat de doorontwikkeling van de RVE Ingenieursbureau gelijk zal oplopen met de
opdrachtgevende RVE’s van de RVE Ingenieursbureau. Bespreek deze afspraken met de
medezeggenschap van het cluster of de RVE Ingenieursbureau (het medezeggenschapsorgaan
dat het dichtst bij de RVE ingenieursbureau staat).
Reactie:
Dit is inderdaad een belangrijk punt en geldt in twee richtingen: De RVE moet in de gelegenheid zijn
om te professionaliseren en zich door te ontwikkelen, opdrachtgevende RVE’s moeten hiervoor de
ruimte bieden. Tegelijkertijd werkt Amsterdam hard aan het professionaliseren van
opdrachtgeverschap en daarin zal de RVE ruimte bieden aan deze RVE’s. In beide scenario’s is
afstemming noodzakelijk. En goede werkafspraken op organisatieniveau zijn daarbij van groot belang.
3.
Zorg ervoor dat de overhead wordt beperkt binnen de RVE Ingenieursbureau. Dit kan concreet
door te voorkomen dat de functies coördinator/ medewerker beleidsrealisatie en teamleider
worden ingevoerd.
Reactie:
Zeker, het beperken van de overhead is in ieders belang. De teamleiders zijn nodig, gelet op de span
of control van maximaal 30 personen. De functie van coördinator is vervallen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
44
Dienstverlening en Informatie
RVE DIENSTVERLENING
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Dienstverlening indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De medezeggenschap wordt betrokken bij de doorontwikkelingen van de RVE, conform de Wet op
de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 (“CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2
WOR”).
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Uiteraard zullen wij u hierbij betrekken.
2. De was-wordt lijst betreffende de medewerkers I&N wordt aangepast van C-krimp naar C-gelijk.
Reactie:
Voor I&N geldt dat dit een onderdeel is van een eerder genomen reorganisatiebesluit met een eigen
reorganisatiedomein (RVE Dienstverlening). De medewerkers zijn dus geen onderdeel van C-krimp of
C-gelijk.
Advies
Laat de loketmedewerkers minimaal één keer per jaar een agressietraining en een
assertiviteitstraining volgen.
Reactie:
Met betrekking tot agressie- en assertiviteitstrainingen voor loketmedewerkers volgen wij het
gemeentebrede beleid hieromtrent.
RVE ONDERZOEK, INFORMATIE EN STATISTIEK
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Onderzoek, Informatie en Statistiek
indien over de invulling van de I-functie een separate adviesaanvraag zal worden voorgelegd aan de
medezeggenschap, nu de invulling van de I-functies en daaruit voortvloeiende wijzigingen in de
organisatie ten tijde van de onderhavige adviesprocedure nog onbekend zijn.
Reactie:
We zullen een advies aan u voorleggen (zie algemeen deel).
Advies
De COR adviseert om op korte termijn duidelijkheid te geven over:
1. de invulling met betrekking tot de rol van de programmaraad bij OIS;
2. de functie omschrijving van de Chief Science Officer (CSO) en de Chief Information Officer
(CIO);
3. de verhouding tussen de CSO, CIO, de nieuwe RVE manager van OIS, de nieuwe manager I
en de reeds aanwezige manager O&S.
Reactie:
1. De invulling van de rol van de Programmaraad bij de RVE OI en S zal najaar 2014 worden
uitgewerkt.
2. De functietyperingen zijn in het GMT behandeld en vastgesteld. Langs de kanalen van de
gebruikelijke besluitvorming zullen de functieomschrijving van de CSO en de CTO verder worden
uitgewerkt. Dit zal in samenspraak met de betrokken collegeleden leiden tot functietyperingen
voor deze functies.
3. Over de verhouding tussen de CSO, CIO, RVE manager OI en S, manager I en de manager O+S
wordt begin 2015 duidelijkheid gegeven door het cluster D en I en Bestuur en Organisatie.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
45
RVE BASISINFORMATIE
Adviezen
1. Heroverweeg de splitsing tussen beheer en uitvoering en leg die voorafgaand aan de oprichting
van de RVE voor aan de medezeggenschap van de Dienst Basisinformatie (DBI) of het dan
bestaande medezeggenschapsorgaan.
Reactie:
In de voorliggende adviesaanvraag is geen sprake van splitsing van beheer en uitvoering van
Basisinformatie. De reorganisatie van deze adviesaanvraag betekent voor Basisinformatie het
afsplitsen van bedrijfsvoering en het toevoegen van een onderdeel van de dienst Belastingen (m.b.t.
gegevensbeheer vastgoed). Het onderzoek naar Basisinformatie loopt nog. Het reorganisatieplan dat
volgt nadat de uitkomsten van het onderzoek geanalyseerd zijn, wordt zo spoedig mogelijk gemaakt
en wordt conform de WOR ter advisering aan de COR voorgelegd.
2. De COR adviseert om een eventueel besluit om te splitsen conform artikel 25 lid 1 WOR
voorafgaand aan de oprichting van de RVE voor te leggen aan de medezeggenschap van de
Dienst Basisinformatie (DBI).
Reactie:
Op dit moment is nog niet bekend wanneer de uitkomsten van het onderzoek naar Basisinformatie
verwerkt zijn in een reorganisatieplan. Wanneer het plan gereed is zullen we dit direct aanbieden aan
de medezeggenschap ter advisering conform de WOR. Daarbij wordt bepaald aan welk
medezeggenschapsorgaan het plan wordt aangeboden.
3. Rond eerst de lopende reorganisatie geheel af voordat nieuwe besluiten of beleid als gevolg van
de doorontwikkeling wordt ingezet.
Reactie:
Natuurlijk wordt eerste deze reorganisatie afgerond (zie reactie IV-functie in het algemene deel).
4. Neem de bezuinigingsdoelstelling nog eens nader onder de loep en verdeel deze evenredig over
de RVE. Voorkomen moet worden dat een deel van DBI te zwaar getroffen wordt.
Reactie:
Het nog lopende onderzoek naar Basisinformatie is erop gericht om op inhoudelijke gronden
bezuinigingen te realiseren. Dit zal de basis vormen voor de bezuinigingsdoelstelling en de verdeling
hiervan. Op dit moment is nog niet bekend hoe dit precies verdeeld zal worden binnen de RVE
Basisinformatie.
RVE STADSARCHIEF
Adviezen
1. Actualiseer het Archiefbesluit en het Besluit Informatiebeheer zodat het toezicht op de archivering
goed kan worden uitgevoerd.
Reactie:
Wij zijn het eens dat de Archiefverordening (2008) en het Besluit Informatiebeheer (2010)
geactualiseerd moeten worden, zowel naar aanleiding van technische en vakinhoudelijke
ontwikkelingen, als in verband met de organisatieveranderingen van de gemeente Amsterdam. Op dit
moment wordt door de kwartiermakers IV en het Stadsarchief gewerkt aan deze actualisering.
Verwacht wordt dat dit najaar gereed zal zijn en aan het GMT voor vaststelling wordt aangeboden.
2. Laat niet alleen het programma Digitaal Archiveren een speerpunt zijn, maar richt ook een
programma in voor de snelle overbrenging van de archieven tot en met 2014. Hierin dient niet
alleen de overdracht naar de archiefbewaarplaats goed geregeld te zijn maar ook de substitutie
van archiefbestanddelen met administratieve waarde voor alle afzonderlijke RVE’s.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
46
Reactie:
Digitaal Archiveren met alles wat daarbij komt kijken (professionalisering, beleidsontwikkeling, edepot) is voorlopig in onze ogen al een grote ambitie. Vervroegde overbrenging en digitalisering is
daarbij niet onze eerste prioriteit. De RVE Stadsarchief houdt wel toezicht op de correcte verhuizing
van archieven die gesplitst worden als gevolg van de reorganisatie. Vervroegde overbrenging van
archieven, dat wil zeggen voor de wettelijke termijn van 20 jaar, is in principe wel mogelijk en in
sommige gevallen ook wenselijk, maar dan moet aan financiële en inhoudelijke voorwaarden voldaan
zijn. Wanneer dat niet het geval is, is goed beheer door zorgdragers (RVE’s en stadsdelen) prioriteit.
De RVE Stadsarchief ziet daarop toe. Substitutie van afzonderlijke archiefbestanden door
gedigitaliseerde bestanden gebeurt wanneer zorgdragers daaraan prioriteit toekennen en daartoe
middelen beschikbaar stellen.
3. Maak onderscheid tussen de verschillende domeinen van IV. (Archivarissen zijn goed in beleid
ontwikkelen ten aanzien van schonen, selecteren, bewaren en overbrengen. In een digitale
omgeving zijn dezelfde bewaarvoorwaarden van toepassing als in een analoge omgeving. De
informatie is dezelfde, de drager is anders).
Reactie:
Wij onderstrepen het belang van een duidelijk herkenbare IDB/Archieffunctie in de IV eenheden. Beide
vakgebieden zullen in toenemende mate geïntegreerd worden, daar zullen de specifieke
archiefexpertise en -competenties expliciet onderdeel van uitmaken.
4. Zorg ervoor dat alle systemen goed kunnen functioneren door data en metadata op orde te
hebben.
Reactie:
Het Stadarchief heeft de in het concern vastgestelde metadatastandaard ontwikkeld en kaders
aangegeven voor formats voor duurzame opslag. De RVE Stadsarchief houdt toezicht op het gebruik
hiervan. Deze aanbeveling is terecht en de uitvoering en handhaving daarvan betreft CIO, ICT en alle
RVE’s en stadsdelen. De RVE Stadsarchief kan dit stimuleren maar kan daar vanuit haar rol niet
alleen voor zorgen.
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Stadsarchief er wordt zorg gedragen
voor een tijdig en goed trainings- en scholingsprogramma, zodat de medewerkers van IDB toegerust
zullen zijn op hun voorwaardenscheppende, adviserende en kaderstellende rol.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
RVE BELASTINGEN
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Stadsarchief indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Het nu voorliggende verbeterplan wordt onverkort gecomplementeerd of overgenomen bij de
vorming van een nieuwe RVE. De COR wil voor de uitvoering van de reorganisatie worden
overtuigd, dat deze reorganisatie juist niet leidt tot knelpunten bij WOZ herwaardering en invoering
ADW.
Reactie:
Wij gaan er vanuit dat deze voorwaarde over de RVE Belastingen gaat. Uit het verbeterplan volgen de
ontwikkelopgaven voor de komende jaren. Uiteraard wordt het verbeterplan overgenomen bij de
vorming van de RVE Belastingen. Hierover wordt de medezeggenschap conform de WOR betrokken.
2. De medezeggenschap dient tijdig bij advies- en instemmingsplichtige zaken te worden betrokken
conform de Wet op de ondernemingsraden en het convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX
ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
47
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. Graag betrek ik de medezeggenschap hierbij.
Adviezen
1. Maak met de medezeggenschap afspraken over een aantal focusgebieden men die in de
doorontwikkelingen prioriteit krijgen.
Reactie:
Deze lijn is al ingezet. De OR van de RVE Belastingen wordt geïnformeerd over alle lopende
programma's die voortkomen uit het Verbeterplan en de RVE-vorming. Ook is afgesproken de
inrichting en doorontwikkeling van de multidisciplinaire teams binnen de RVE Belastingen nauwlettend
met de OR te volgen en het komende jaar te evalueren.
2. Geef een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) topprioriteit. Dit betekent in ieder geval dat
een MTO binnen een jaar na invoering van de nieuwe organisatie dient plaats te vinden.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel over medewerkerstevredenheidsonderzoeken.
3. Bied een plan van aanpak inzake het nieuwe werken ter informatie en bespreking aan de
medezeggenschap aan.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel over cultuurverandering en ontwikkeling van
medewerkers.
4. Dring het aantal externe medewerkers terug, in combinatie met een goed opleidingsplan voor de
eigen medewerkers.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
5. Geef aan hoe de samenwerking tussen de RVE Belastingen en RVE DBI gaat plaatsvinden en leg
deze schriftelijk vast.
Reactie:
De samenwerking tussen Belastingen en Basisinformatie is al intensief gaande in de aanloop naar de
oprichting van de beide RVE's en in het kader van de overdracht van de afdeling Gegevensbeheer
Vastgoed van Belastingen naar Basisinformatie. In de tweede helft van 2014 zullen nadere
samenwerkingsafspraken worden gemaakt en vastgelegd.
6. Vul de functie business controller op zeer korte termijn, in ieder geval voor 1 januari 2015, in.
Reactie:
DBGA start op korte termijn (nog in de maand augustus 2014) met de werving van een business
controller. Dit zal, gezien de lopende organisatieontwikkeling, tot 1 januari 2015 op tijdelijke
(detacherings) basis dienen te geschieden. Ook na die datum is de functie noodzakelijk, ofwel binnen
de RVE Belastingen dan wel gedeconcentreerd vanuit het cluster Bedrijfsvoering.
RVE HANDHAVING EN TOEZICHT
INLEIDENDE REACTIE
De gemeente Amsterdam heeft in totaal circa 800 handhavers en bestuurlijk toezichthouders in dienst
waarvan circa 350 FTE werkzaam zijn in de openbare ruimte. Hiervan is circa 200 FTE werkzaam bij
de RVE Handhaving & Toezicht en circa 150 fte bij de stadsdelen. Op basis van het OBT (Organisatie
Bestuurlijk Toezicht) is de volgende taakverdeling afgesproken:
- De RVE Handhaving en Toezicht voert taken uit in het kader van stadsdeeloverschrijdende en
specialistische handhavingstaken, gericht op overlast en veiligheid.
- De stadsdelen zijn binnen hun gebied verantwoordelijk voor basistoezicht en –handhaving,
met name gericht op leefbaarheid.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
48
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Handhaving en Toezicht indien
voorafgaand aan de totstandkoming van de RVE een protocol “flexibilisering van de handhaving inzet”
wordt opgesteld en ter advisering aan de medezeggenschap wordt voorgelegd.
Reactie:
Wij gaan er vanuit dat de COR bedoelt dat er een protocol moet komen waarin toegelicht wordt wat
flexibele inzet inhoudt en hoe dit operationeel kan worden gerealiseerd. Het ontwikkelen van een
dergelijk protocol vinden wij een goed idee. Daartoe zou in samenwerking met OOV, de stadsdelen,
de RVE Handhaving en Toezicht en eventueel een vertegenwoordiging van de COR ontwikkeld
moeten worden. De RVE Handhaving en Toezicht merkt hierbij wel op dat Handhavingsprogramma’s
als knellend kunnen worden ervaren indien daarin geen flexibele componenten zitten, maar de inzet
daarin voor langere tijd vastligt.
Adviezen
1. De COR adviseert om de bestuurlijke verhoudingen, evenals de aansturing van de medewerkers,
tussen de RVE en de stadsdelen op korte termijn ter informatie en bespreking aan de
medezeggenschap voor te leggen.
Reactie:
Op basis van de uitgangspunten zoals hiervoor geformuleerd is dit jaar door de directie OOV, bij
monde van het hoofd Handhaving en Toezicht, de portefeuillehouder Handhaving en Toezicht van de
stadsdeelsecretarissen en de RVE manager Handhaving en Toezicht een actief overleg gestart. Dit
stedelijk overleg Toezicht en Handhaving heeft als doel de efficiency en de effectiviteit van de
handhavers in de openbare ruimte in gezamenlijkheid verder te ontwikkelen en te optimaliseren.
Hierbij zal onder andere worden gekeken naar mogelijkheden tot flexibilisering van de inzet,
roostering, meldkamer, etc. Indien hier sprake is van advies- of instemmingsplichtige zaken uit
voortvloeien zal dit conform art. 25 en 27 aan de medezeggenschap worden voorgelegd.
2. Laat uniforme regelgeving per domein en centrale aansturing voor Handhaving en Toezicht van
toepassing zijn.
Reactie:
De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt
niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Daartoe wordt op dit moment door het
stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld. De medezeggenschap zal hierbij conform
de WOR worden betrokken.
3. Positioneer het roosteren op één plek in de organisatie.
Reactie:
De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt
niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Op dit moment wordt door het stedelijk
overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De
medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken.
4. Voer geen bonnenquotum in.
Reactie:
Er is geen sprake van een bonnenquotum. Wel is afgesproken in het kader van 1 Stad 1 Opgave om
het aantal geschreven bonnen (en daarmee de opbrengst voor de stad) te verviervoudigen ten
opzichte van 2012. Doel van handhaving is primair het verbeteren van de naleving door burgers. Ook
andere methodes (zoals communicatie met of belonen van burgers) kunnen daarop effectief zijn.
Potentieel zit er ook een spanning op de afspraak tot meer bonnen en het verbeteren van het
nalevingsgedrag. We willen geen bonnen vanwege de bonnen, maar we willen nalevingsgedrag. Op
verzoek van de burgemeester werken wij reeds aan een notitie waarin we voorstellen doen over
nalevingsgedrag.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
49
5. Positioneer de Handhavingsacademie, gelet op het specifieke karakter van de academie, als
onderdeel binnen de RVE Handhaving en Toezicht, maar laat de inkoop van opleidingen
plaatsvinden via de Amsterdamse school.
Reactie:
In de huidige fijnstructuur is gekozen voor het onderbrengen van alle opleidingen op 1 plaats. Het
huidige voorstel is werkbaar (bij de RVE P&O). Voorwaarde is goede afstemming tussen de RVE
Handhaving en Toezicht en de Handhavingsacademie over opleidingsaanbod en praktijkwensen
vanuit de Handhaving.
6. Breng alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder bij de nieuwe RVE
Handhaving en Toezicht. De kwaliteit van de handhaving gaat omhoog door een transparant en
uniform beleid te voeren. Zie hiervoor ook rapport Ombudsman over zeer divers toezicht in de
openbare ruimte van 11 april 2013.
Reactie:
Er is niet voor gekozen om alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder te
brengen bij de RVE Handhaving en Toezicht. Dit is een bestuurlijke keuze en valt onder het politieke
primaat. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg wel een gezamenlijke werkagenda opgesteld
voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken.
7. Leg geen quotum op aan de handhavers om de taakstelling te behalen.
Reactie:
Er is geen sprake van een quotum voor handhavers om de taakstelling te behalen. Wel is afgesproken
in het kader van 1 Stad 1 Opgave om het aantal geschreven bonnen (en daarmee de opbrengst voor
de stad) te verviervoudigen ten opzichte van 2012. Doel van handhaving is primair het verbeteren van
de naleving door burgers. Ook andere methodes (zoals communicatie met of belonen van burgers)
kunnen daarop effectief zijn. Potentieel zit er ook een spanning op de afspraak tot meer bonnen en
het verbeteren van het nalevingsgedrag. We willen geen bonnen vanwege de bonnen, maar we willen
nalevingsgedrag. Op verzoek van de burgemeester werken wij reeds aan een notitie waarin we
voorstellen doen over nalevingsgedrag.
8. Kom tot een protocol inhuur flexibele schil handhaving na een grondige evaluatie.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel waar het gaat over het opstellen van een protocol voor
externe inhuur.
9. Voorkom dubbelingen in de werkzaamheden door aansturing vanuit een centrale locatie.
Reactie:
De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt
niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Daartoe wordt op dit moment door het
stedelijk overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld. De medezeggenschap zal hierbij conform
de WOR worden betrokken.
10. Richt een centrale meldkamer in voor alle handhavers van de gemeente Amsterdam, die een
directe verbinding heeft met de ketenpartners. Deze meldkamer kan dan alle handhavers, waar ze
zich ook in Amsterdam bevinden snel aansturen.
Reactie:
Dit wordt nog onderzocht. De RVE Handhaving en Toezicht is bezig met een vooronderzoek naar het
inrichten van een centrale meldkamer. Eind van dit jaar worden de bevindingen aan het bestuur
voorgelegd.
11. Realiseer een centraal Gemeentelijk cameracentrum, waarbij alle camera’s in de openbare ruimte
van de stad worden bekeken. Op basis van deze beelden zou de meldkamer sneller kunnen
aansturen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
50
Reactie:
Graag geven we hierbij een toelichting geven op ontwikkelingen binnen de stad op dit onderwerp. De
CCTR is het centraal gemeentelijk camera uitkijkcentrum. Alle beelden van de gemeentelijke camera’s
vanuit de openbare ruimte worden daar onder de supervisie van de politie door medewerkers van de
RVE Handhaving en Toezicht uitgekeken. Op dit moment wordt gewerkt aan het mogelijk maken van
het doorzetten van die camerabeelden naar de Meldkamer van de RVE Handhaving en Toezicht, met
het oog op adequate sturing en inzet van handhavers in de stad. Naast de technische uitwerking heeft
dit ook financiële en organisatorische consequenties die nu in beeld gebracht worden. Er loopt
daarom een pilot in stadsdeel Oost, die is uitgebreid naar stadsdeel Zuidoost, en wordt ook uitgebreid
naar stadsdeel Centrum. Eind van het jaar wordt er geëvalueerd. Uw advies over een gemeentelijk
cameracentrum nemen we nu niet direct over. Het is geen onderdeel van het gevraagde advies over
de reorganisatie.
12. Rooster centraal in om beter inzicht te krijgen over waar inzet plaats vindt en waar deze nodig is.
Reactie:
De huidige mandaten voor Handhaving en Toezicht wijzigen niet en de voorliggende structuur wordt
niet gewijzigd. Binnen de mandaten wordt samengewerkt. Op dit moment wordt door het stedelijk
overleg een gezamenlijke werkagenda opgesteld voor Handhaving en Toezicht. De
medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken.
13. Realiseer een centrale afhandeling van uitgeschreven proces-verbalen. Dit om een
standaardisering te krijgen van alle proces-verbalen en hun afhandeling.
Reactie:
Met het oog op de kwaliteit van de bonnen heeft de RVE Handhaving en Toezicht
kwaliteitscontroleurs die de processen verbaal monitoren en hun bevindingen terugkoppelen aan de
handhavers. Het is een goed idee een onderzoek te doen naar centrale afhandeling, waarin in eerste
instantie geïnventariseerd wordt hoe dat bij de stadsdelen verloopt.
14. Laat onderzoeken of een centrale afhandeling van bezwaarschriften mogelijk een financieel en
efficiëntie voordeel zal opleveren.
Reactie:
Een onderzoek naar centrale afhandeling van bezwaarschriften kan worden uitgevoerd met als
voorwaarde dat de ‘couleur locale’ en specialistische kennis behouden blijft.
15. Breng alle handhaving en toezicht openbare ruimte onder in het RVE om een zo efficiënt
mogelijke organisatie te krijgen. Er zal dan met duidelijke indicatoren kunnen worden aangegeven
hoe de inzet verdeeld kan worden.
Reactie:
Er is niet voor gekozen om alle handhavers en toezichthouders in de openbare ruimte onder te
brengen bij de RVE Handhaving en Toezicht. Dit is een bestuurlijke keuze en valt onder het politieke
primaat. Op dit moment wordt door het stedelijk overleg wel een gezamenlijke werkagenda opgesteld
voor Handhaving en Toezicht. De medezeggenschap zal hierbij conform de WOR worden betrokken.
Over indicatoren: De huidige ontwikkelingen tot informatiegestuurde handhaving (IGH) zullen leiden
tot indicatoren voor de inzet van handhaving. Bij de inzet van de Vliegende Brigade van Stadstoezicht
wordt daarmee sinds kort geëxperimenteerd.
16. De COR adviseert dat er een standaard briefing komt voor alle handhavers en toezichthouders
openbare ruimte.
Reactie:
Aan de RVE Handhaving en Toezicht is in het kader van het stedelijk IGH programma gevraagd om
een uniform briefing en debriefing proces op operationeel niveau voor de gehele stad uit te werken.
De stadsdelen worden daarbij uiteraard betrokken. Eind van dit jaar is dit gereed.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
51
17. Ga over tot een centrale inkoop en ontwikkeling van hard- en software ten behoeve van de
uitrustingsstukken (PDA en App’s) van de handhaver.
Reactie:
Conform stedelijke afspraak heeft de RVE Handhaving en Toezicht reeds het centraal beheer over
onderhoud en aanschaf van PDA’s. Voor app’s is dat nog niet zo duidelijk vastgelegd. Het is mogelijk
dat de COR bedoelt dat deze afspraak niet overal wordt nagekomen. Er dient een Europese
aanbesteding in 2015 plaats te vinden. In de aanbesteding zal de gevraagde functionaliteit het werken
met app’s voor handhavingsprocessen worden meegenomen. Het Ambtelijk Team, stedelijk overleg,
Handhaving en Toezicht zal als opdrachtgever functioneren.
18. Laat alle medewerkers minimaal één keer per jaar een agressietraining en een
assertiviteitstraining volgen.
Reactie:
Zie de beantwoording over agressie- en assertiviteitstraining.
19. Voer een leeftijdsfasebewust personeelsbeleid.
Reactie:
Specifiek m.b.t. de RVE Handhaving en Toezicht: DST is bezig met het opstellen van een strategisch
personeelsplan, waarin onder meer veel aandacht is voor leeftijdsbewust personeelsbeleid. Dit plan is
dit najaar gereed.
RVE MONUMENTEN EN ARCHEOLOGIE
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Monumenten en Archeologie indien in
geval van ontvlechting, de 2,38 FTE formatie die in 2012 ten behoeve van bedrijfsvoering zijn
geleverd aan het Stadsarchief Amsterdam terugkeren naar het Bureau Monumenten & Archeologie.
Reactie:
Bij de overdracht van de bedrijfsvoeringsfuncties van het Stadsarchief is dit meegenomen als
uitgangspunt voor de opdeling van capaciteit naar de RVE Monumenten en Archeologie en de RVE
Stadsarchief.
Adviezen
1. Besteedt specifiek aandacht aan de exploitatie van het gebouw de Bazel en bespreek dit met de
medezeggenschap. Als kenniscentrum voor erfgoed ligt er een logisch verband met Stadsarchief
Amsterdam en de doorontwikkeling van het gebouw tot een plek waar Amsterdammers kennis
kunnen nemen van hun geschiedenis en erfgoed door eigen onderzoek, tentoonstellingen, films,
presentaties en educatie.
Reactie:
Wij zullen de COR informeren over het gebruik van het gebouw De Bazel. In 2013 en 2014 heeft een
werkgroep van Stadsarchief/Bureau Monumenten en Archeologie zich gebogen over het gebruik en
de programmering van de Bazel als een breed en herkenbaar publiekscentrum voor Amsterdamse
geschiedenis en erfgoed . Verdere uitwerking van concepten hierover is on hold in afwachting van de
opvolging van de directeuren Stadsarchief en Bureau Monumenten en Archeologie. Vanaf 1 januari
2015 gaat het beheer en de exploitatie van het gebouw over naar Gemeentelijk Vastgoed. Met PMB is
hierover onlangs afstemming geweest.
2. Voeg ten aanzien van voorlichting en kennisborging de volgende producten aan de lijst toe:
 Werelderfgoed podium;
 Project Historische goudmijnen in samenwerking met SAA, in opdracht van de afdeling;
 educatieprojecten in het kader van participatie /inburgering;
 educatieprojecten voor ketenpartners waaronder een restauratiecursus.
Reactie:
Wij nemen uw advies graag over en zullen de genoemde producten aan de lijst toevoegen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
52
3. Vind een structurele oplossing inzake de middelloonsom versus eindloonsom problematiek.
Reactie:
In de komende tijd zal binnen de bestaande begroting gekeken worden naar een gemeentebrede
werkwijze.
RVE STADSBANK VAN LENING
Adviezen
1. Breng de mogelijke personele consequenties als gevolg van herbelenen in kaart en bespreek
deze met de medezeggenschap.
Reactie:
Er gaat geld over naar de RVE Dienstverlening. Definitieve overdracht zal worden bepaald na meting
van het aantal transacties na 1 jaar. De wijze van evalueren en consequenties moeten nog worden
bepaald. Dit is reeds besproken met de medezeggenschap.
2. Verschaf helderheid over de autorisatie van de medewerkers stadsloketten en bespreek dit met de
medezeggenschap.
Reactie:
Medewerkers Stadsloketten krijgen de autorisatie om te kunnen herbelenen. Dit is reeds besproken
met de medezeggenschap.
3. Organiseer minimaal twee keer per jaar één agressie- en één assertiviteitstraining voor alle loket
medewerkers.
Reactie:
Zie de beantwoording over agressie- en assertiviteitstraining.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
53
Bedrijfsvoering
CLUSTER BEDRIJFSVOERING ALGEMEEN
Advies
De COR adviseert om daar waar bedrijfsvoeringsfuncties gedeconcentreerd worden uitgevoerd, uren
te reserveren voor intervisie en teambuilding in RVE-verband en meer uren voor werkoverleg dan in
de huidige situatie, conform de werkwijze van AGA/ABC. Voor zover het gaat om gedeconcentreerd
werkende medewerkers moet rekening gehouden worden met extra reistijd. Het benodigde extra
budget hiervoor moet bij de normering van bedrijfsvoerings-kosten worden meegenomen.
Reactie:
We zullen de genoemde punten de komende periode zeker meenemen in de uitwerking van het
cluster, de begroting en de werkprocessen.
RVE COMMUNICATIEBUREAU
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE communicatiebureau indien aan de
volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De bekostiging en tarifering van de RVE Communicatiebureau wordt nader uitgewerkt en de COR
wordt daarbij betrokken. Ter toelichting: bij ABC wordt nu tegen uurtarieven gewerkt en wordt de
capaciteit afgestemd op de verwachte inkomsten. Als straks zonder tarieven gewerkt gaat worden,
op basis van genormeerde formatie, dan kan er minder flexibel ingespeeld worden op fluctuaties
in de vraag.
Reactie:
Wij onderschrijven de wens van de COR om de flexibele inzet van medewerkers afgestemd op de
interne vraag te ondersteunen via ons nieuwe bekostigingsmodel. Interne facturering op basis van
uurtarieven wordt waar mogelijk afgeschaft met als gevolg minder interne administratieve lasten.
2. Voordat de plaatsingsprocedure kan aanvangen, worden het formatieplan en de WAS WORDT
lijsten aangepast nu de taken en de formatie van het stafbureau/administratie van de RVE hierin
ontbreken. De werking van het stafbureau is een voorwaarde voor het goed functioneren van de
RVE, in het bijzonder voor de afstemming van vraag en aanbod en de capaciteitstoedeling.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel
Adviezen
1. De COR adviseert om eind 2015 een eerste evaluatie van de RVE uit te voeren, gericht op de
succescriteria en knelpunten als genoemd in het preadvies van de Commissie Bedrijfsvoering op
pagina 11 en 12. Een integrale evaluatie volgt na twee jaar. Daarnaast zijn tussenevaluaties op
kortere termijn, bijvoorbeeld per kwartaal, nodig om knelpunten te signaleren en op te lossen.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel. De succescriteria zullen meegenomen worden bij het
ontwikkelen van een toetsingskader voor de evaluatie.
2. De COR adviseert om vóór de start van de nieuwe organisatie de wijze van leidinggeven binnen
ABC te evalueren, alvorens de managementstructuur voor de hele RVE vast te leggen.
Reactie:
Waar mogelijk trekken we lering uit de bestaande situatie voor de managementconstructie. De
managementstructuur voor de RVE ligt echter al vast in het organisatieplan.
3. Het Communicatiebureau is onderdeel van de bedrijfsvoering. Uit de stukken wordt niet duidelijk
of en hoe de vraag/behoefte bij het primaire proces wordt geïnventariseerd naar de omvang en
inzet van de benodigde capaciteit. Evenmin is duidelijk of deze vraag integraal voor het cluster
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
54
wordt opgehaald of dat dit per RVE gaat gebeuren. Tenslotte is ook niet duidelijk hoe hierover
wordt beslist. De COR adviseert de samenwerking met het primaire proces nader uit te werken, in
het bijzonder de behoeftebepaling en capaciteitstoedeling. De COR adviseert voorts om de
samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ te definiëren en om duidelijk aan te
geven via welke mechanismes de (wisselende) vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Aan bovenstaande wordt al gewerkt en zal een verder invulling krijgen. Zie
hiervoor ook mijn reactie in het algemene deel.
4. De COR adviseert om bij de indeling van de medewerkers naar afdeling/team, indien de situatie
daarom vraagt, afwijking mogelijk te maken.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Het doel van de reorganisatie is onder meer om de mobiliteit te
bevorderen. Dit betekent dat wisselingen tussen afdelingen, teams en RVE’s gewenst is als daar
behoefte aan is.
5. Start onmiddellijk na de reorganisatie met de vulling van het Leerhuis.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
6. Stel iedere medewerker in staat binnen een redelijke termijn te voldoen aan dit nieuwe profiel en
de bijbehorende competenties. Een schouw in de beginsituatie is hiervoor een bruikbaar startpunt.
Reactie:
Dit advies nemen we over en bovenstaande is al gaande.
7. Lever een overzicht van de formatieve ruimte voor communicatie in de was-situatie versus de
formatie in de wordt-situatie. Verklaar het eventuele verschil;
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
8. Verricht nader onderzoek naar mogelijk onterecht achtergehouden capaciteit bij diensten en
stadsdelen die ten koste is gegaan van de formatie voor de centrale middelen (ten gunste van de
formatie bij Gedeconcentreerd);
Reactie:
Dit kan eventueel meegenomen worden in de evaluatie en de knelpunten lijst zie hiervoor mijn reactie
in het algemene deel
9. Voor het Communicatiebureau dient het beleid ten aanzien van externe inhuur te worden
vastgesteld, waarbij wordt aangesloten op de op gemeentelijk niveau bepaalde afspraken en
procedures.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
RVE FACILITAIR BUREAU
Adviezen
1. De COR dringt erop aan om de doorontwikkeling naar een beheerorganisatie van de nieuw
toegevoegde panden naar het model van TransFM als een organisch proces over langere tijd te
organiseren en niet met een grote reorganisatie - ’Big Bang’ – in 2016. Eventuele krimp moet
zoveel mogelijk worden opgelost door natuurlijk verloop in combinatie met een anticiperend
personeelsbeleid. Door meer tijd te nemen voor het bereiken van het gewenste eindbeeld wordt
het mogelijk gemaakt dat de betrokken medewerkers door middel van gerichte opleidingen de
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
55
gevraagde competenties kunnen verwerven. Hier ligt een belangrijke opgave voor strategische
personeelsplanning.
Reactie:
Dit advies nemen we over. We zullen de doorontwikkeling op een verantwoordelijke manier
bewerkstelligen en binnen dit criterium zo snel mogelijk werken.
2. Maak een opleidingsplan, dat rekening houdt met de te verwachten nieuwe functieprofielen, direct
bij de start van de nieuwe organisatie beschikbaar.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Er zal worden gewerkt aan een opleidingsplan. Wat we op 1 januari 2015
gereed hebben, zal op tafel komen. We vragen de ruimte om de kwaliteit van het opleidingsplan begin
2015 te verbeteren. Uiteraard wordt rekening gehouden met de functieprofielen.
3. Besteed in het plaatsingsproces extra aandacht aan medewerkers met mix-functies (gemengde
takenpakketten) en ga na of ze wel geplaatst zijn op basis van hun hoofdtaak.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Dit is zeker het uitgangspunt geweest: doet een medewerker nu meer dan
50% facilitaire taken, dan gaat de functie over naar de RVE Facilitair Bureau.
4. Stel meetinstrumenten vast waarmee het bereiken van de gewenste resultaten met betrekking tot
de RVE Facilitair Bureau gemeten kan worden en maak hierbij gebruik van het oordeel van de
kantoorgebruikers.
Reactie:
Dit advies nemen we over. KTO’s doen we reeds. Vervolgens moeten we ook de overstap gaan
maken naar concreet meetbare resultaten. We zullen wel goed opletten dat e.e.a. past in de LEANfilosofie. Hier gaan we het oordeel van de kantoorgebruikers zeker bij gebruiken.
RVE FINANCIEN
Voorwaarde
Uitsluitend indien eerst de inhuur van externen gemeente breed wordt stopgezet, dan wel dat er een
met de COR overeengekomen protocol wordt ingesteld ten behoeve van de inhuur van externen,
adviseert de COR positief over de fijnstructuur met betrekking tot de RVE Financiën.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel waar het gaat om het opstellen van een protocol voor
externe inhuur.
Adviezen
1. Stel een duidelijke raming en bekostiging op die rekening houdt met de wens om interne
facturering uit te sluiten, maar wel de integrale kostprijs van de activiteiten in Amsterdam
inzichtelijk houdt.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Het is één van de lopende acties onder leiding van DMC.
2. Maak de onderlinge relaties inzichtelijk tussen de RVE’s, Bestuur en Organisatie en de stadsdelen
enerzijds en het cluster Bedrijfsvoering anderzijds.
Reactie:
Dit advies nemen we over om de internal governance helder te maken. Waar we in dit proces
adviesplichtig zijn aan de COR, zullen wij hen uiteraard betrekken en advies aanvragen.
3. Zorg voor een duidelijke strategie bij de inrichting van het ‘Administratiekantoor’ gegeven de
huidige besluitvorming rondom AFS 1.0.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
56
Reactie:
Dit advies nemen we over. Onze eerste zorg is dat er per 1 januari een financiële administratie is die
zorgt voor voldoende bedrijfscontinuïteit. Prioriteit is dat Amsterdam haar betalingen kan blijven doen.
Vandaar dat gestart is met het project ‘inrichting administraties 2015’ waarbij de huidige
structuren/systemen op een dusdanige wijze worden heringericht dat de administraties passen op de
nieuwe RVE-structuur. Pas als er sprake is van stabiliteit in 2015 zal een volgende fase optreden
waarin gewerkt wordt naar uiteindelijk één financiële administratie in één financieel systeem vanuit
één organisatie (de RVE Financiën) inclusief het cluster Sociaal. Dit vraagt om een stap-voor-stap
aanpak. Een volgende stap maken we pas als dat echt kan.
4. Draag zorg voor de besluitvorming rondom FIBA en de invloed van de totstandkoming van FIBA
op de inrichting van de RVE Financiën. Maak de consequenties voor de formatie inzichtelijk.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Recent is de financiële validatie voor FIBA opgeleverd. In het najaar van
2014 wordt de besluitvorming hierover afgerond. Hierbij is de vraag: hoe omvangrijk zijn de te behalen
financiële baten? Daarna zijn vervolgstappen met organisatorische keuzen aan de orde waarbij ook de
organisatorische vraagstukken aan de orde komen.
5. Om afdelingen goed te laten functioneren, is ons advies om bij Debiteuren en Crediteuren ervoor
te zorgen dat de medewerkers voldoende opleiding krijgen en de vaardigheden verkrijgen om in
beide disciplines te kunnen functioneren en daardoor breed inzetbaar zijn binnen de organisatie.
Zodoende kunnen zij overal gedeconcentreerd ingezet worden in plaats van op één gebied c.q.
afdeling. De continuïteit wordt bevorderd omdat er altijd voldoende capaciteit beschikbaar is om
de werkzaamheden die zich voordoen, uit te voeren. Hierbij worden de begrippen
Debiteuren/Crediteuren en Grootboek ruim geïnterpreteerd, zodat ook financieel-administratieve
taken die dicht bij het primaire proces liggen, niet verloren gaan voor de RVE Financiën.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Waar mogelijk werken we dit uit.
6. Werk de control functie volledig en concreet uit. Dit dient een mix te zijn van risicomanagement,
juridische control, auditing voor de kwaliteitstoetsing en assurance; administratieve organisatie
voor de opzet en instandhouding van de werkprocessen en verbijzonderde interne controle ter
voorbereiding op de jaarlijkse accountantscontrole.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Onder leiding van DMC wordt gewerkt aan uitwerking van de control
functie. De RVE Financiën draait hierin mee vanuit het F-deel.
7. Draag zorg voor een duidelijke beschrijving van de werkprocessen inclusief taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de hiërarchische en de functionele leiding. Stel
hierbij een meetbare, herkenbare en realiseerbare mijlpalenplanning op. Laat de toekomstige
structuur helder naar voren komen in een organogram en de WAS-WORDT-lijsten. De
teamindelingen en daarmee de capaciteitsinzet zijn op dit moment niet duidelijk.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Deze actie loopt. Uitgangspunt bij de start op 1 januari 2015 is wel eerst
stabilisatie en op peil houden van de bedrijfscontinuïteit voordat een verdere ontwikkeling plaats kan
vinden. Management van de RVE Financiën zal bij de start een nieuwe vorm kennen op de werkvloer,
inclusief bevoegdheden. De medewerkers blijven voorlopig zitten waar ze zaten. En doen wat ze
deden. Het management krijgt bij haar aanstelling, samen met het daarvoor ingestelde transitieteam
de opdracht om met de medewerkers te kijken naar verdere optimalisering van de samenwerking,
taken, werkplekgebruik, etc. Ook de teamindeling zal dan worden uitgewerkt.
8. Zorg voor een duidelijke synchronisatie van de uitvoering van de reorganisatieplanning en AFS
implementatieplanning. Hierdoor kan vermeden worden dat wijzigingen of het vervallen van
verantwoordelijkheden leiden tot onduidelijkheden over proceseigenaarschap bij de implementatie
van het AFS.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
57
Reactie:
Dit advies nemen we over. Zie antwoord bij adviespunt 3.
9. Het advies is om de invoering van AFS 2.0 iets vooruitlopend te plannen voordat er een grote
natuurlijke uitstroom plaatsvindt vanwege pensionering. Hierdoor is er direct na de invoering nog
genoeg capaciteit aanwezig om eventuele kinderziektes op te lossen en valt een efficiëntieslag
waardoor er mogelijk fte verloren gaan, samen met een natuurlijke uitstroom. Hiermee wordt
boventalligheid voorkomen en is er voldoende capaciteit aanwezig tijdens de invoering van AFS
2.0.
Reactie:
Waar mogelijk houden we uiteraard rekening met de wensen van de COR en de medewerkers. Dit
adviespunt valt onder het bestuurlijk primaat.
RVE ICT
Adviezen
1. Zorg voor opleiding en coaching van medewerkers en leidinggevenden voor deze nieuwe manier
van werken en evalueer de uitkomsten.
Reactie:
Dit advies nemen we over.
2. Er zullen afspraken gemaakt moeten worden om regelmatig, bijvoorbeeld wekelijks, werkoverleg
in teamverband te voeren op een centrale plek. Hiermee moet rekening gehouden worden in de
normering van de beschikbare capaciteit.
Reactie:
Dit advies nemen we over.
RVE BUREAU INTERIM EN ADVIES
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Bureau Interim en Advies indien aan
de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. Er vindt een heroverweging van de bekostiging c.q. tarifering van het bureau Interim en Advies
plaats, waarbij COR wordt betrokken.
Reactie:
Zie reactie op het COR advies, cluster Bedrijfsvoering - Communicatiebureau, voorwaarde 1
2. Externe adviseurs worden, zoveel als mogelijk, vervangen door interne adviseurs.
Reactie:
We delen het streven om maximaal gebruik te maken van internen. Onze functies worden daarom
conform de regels eerst intern opengezet. Uiteraard moeten de kandidaten wel (kunnen) voldoen aan
de gestelde kwaliteitseisen (competenties en ervaring). Zie hiervoor ook mijn reactie in het algemene
deel.
3. In de WAS-WORDT-lijst worden ook de afdeling- en of teamstructuur duidelijk gemaakt.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Adviezen
1. Advies is om de beoogde strategische adviseursfuncties (ook) een doorgroeimogelijkheid voor
bestaande adviseurs te laten zijn.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
58
Reactie:
Dit advies nemen we over. De COR lijkt hierbij te verwijzen naar een nieuwe strategische
adviesfunctie, het gaat hier om uitbreiding van bestaande zwaardere interim en adviesfuncties bij AGA
(schalen 13 t/m 15). Noodzaak hiertoe gezien de opgave van de stad vertaald in een toename in
vraag naar stevige verandermanagers. Deze uitbreiding biedt uiteraard kansen voor reeds aanwezige
adviseurs om door te groeien, sterker nog, dit heeft de voorkeur. Enerzijds dus door
professionalisering van onze club (eigen doorgroei), anderzijds door aanwas van nieuw elan.
Volledigheidshalve, de uitbreiding betreft niet alleen zwaardere (senior) functies, maar ook junior en
medior-functies.
RVE JURIDISCH BUREAU
Voorwaarde
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Juridisch Bureau mits de afsplitsing
van de stadsdeeljuristen naar de RVE Juridisch Bureau wordt uitgevoerd op basis van functie-inhoud
en niet op basis van de afdeling waar ze vandaan komen. Dat betekent dat ook de juristen die
bezwaar- en beroepszaken behandelen bij de uitvoerende (lijn)afdelingen in de stadsdelen Centrum,
West en Zuid, reeds in deze fase geplaatst moeten worden in de RVE Juridisch Bureau.
Reactie:
We onderschrijven de hoofdlijnen van uw advies.
Adviezen
1. Voorkom versnippering, dubbelingen en overlap in taakvelden binnen de juridische functie door de
juridische functies die de gehele gemeente bedienen onder te brengen in de RVE Juridisch
Bureau. Van daaruit kunnen de juristen gedeconcentreerd worden ingezet om de overige RVE’s
en de stadsdeelorganisaties te ondersteunen. Hevel de specialistische taken ten behoeve van de
gehele gemeentelijke organisatie (zoals rechtspositie, aanbesteding etc., inclusief de juridische
kwaliteitscontrole) van de Directie Juridische Zaken van ‘Bestuur en Organisatie’ over naar de
centrale RVE Juridisch Bureau. Laat de Directie Juridische Zaken zich concentreren zich op de
juridische advisering van het centrale bestuur van de gemeente.
Reactie:
Wij onderschrijven dat versnippering, dubbelingen en overlap in taakvelden moeten worden
voorkomen. Dat moet steeds het leidend beginsel zijn voor het uitbalanceren van taken tussen de
verschillende juridische organisatieonderdelen. De COR pleit voor doorontwikkeling van het Juridische
Bureau. Wij werken dit verder uit in de doorontwikkeling waarbij we kijken naar de juridische functie
gemeentebreed.
2. Richt de RVE Juridisch Bureau in naar rechtsgebieden in plaats van op basis van een
gebiedsindeling.
Reactie:
Wij nemen dit advies mee in de doorontwikkeling de komende tijd. Voor de indeling binnen de RVE is
een werkgroep van medewerkers voorstellen en opties op een rijtje aan het zetten. Uitgangspunt is
een indeling naar inhoud, maar inbedding van een vanzelfsprekende borging van het goed bedienen
van de Stadsdelen is en blijft een voorwaarde. Dit COR advies wordt dus gevolgd op termijn.
3. Kies voor innovatieve teamleiders, die vanuit een brede blik vraag en aanbod aan elkaar kunnen
koppelen en die hun medewerkers optimaal faciliteren en coachen.
Reactie:
Dit advies nemen we over. In de werving van de leidinggevenden wordt dit advies gevolgd.
4. Stel vóór de start van de nieuwe organisatie heldere werkinstructies en procesbeschrijvingen op
en betrek de uitvoerende medewerkers bij het opstellen en bewaken daarvan.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
59
Reactie:
Dit advies wordt meegenomen. Voor uniformering van bezwaar en beroep en bijbehorende
procedures en werkwijzen wordt een juridische bouwstenen werkgroep gestart met medewerkers uit
de verschillende stadsdelen met een projecttrekker. Dit betekent dat bij de start van de RVE de
beoogde werkwijze helder is en gestart wordt met de implementatie. Voor overige advisering op het
juridische vlak komt er een bouwstenen werkgroep waarin de relatie en werkwijze met ketenpartners
in de stadsdelen en bij andere diensten wordt verhelderd ten behoeve van de medewerkers en hen
contacten op de werkvloer.
5. Besteed extra aandacht aan het verbeteren van de toepassing van de mediation en de juridische
controle.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Dit advies van de COR sluit aan bij de huidige ontwikkelingen in het
juridische huis van de gemeente Amsterdam, te weten dejuridificering om sneller resultaten in de stad
te boeken en tegelijk verbetering van de juridische kwaliteit en besturing van processen met een
heldere rol voor control. Dit advies wordt dus meegenomen in de werkwijze van de RVE Juridisch
Bureau.
RVE PERSONEEL EN ORGANISATIEADVIES
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur RVE Personeel en Organisatieadvies
indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. Er wordt afgezien van het maken van een scheiding tussen verplichte en vrijwillige mobiliteit. Dat
de aanpak anders is, is vanzelfsprekend, maar de COR is van mening dat de groepen niet fysiek
moeten worden gescheiden, zulks ter voorkoming van het risico dat de boventalligen worden
vergeten of niet meetellen binnen de organisatie.
Reactie:
Dit advies nemen we over.
2. Draag er zorg voor dat het Mobiliteitscentrum op een centrale, goed bereikbare locatie wordt
gehuisvest, die goed is geoutilleerd en waar men zich welkom voelt.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Momenteel is het Mobiliteitscentrum gevestigd op de Daniël
Goedkoopstraat. Dit is een centrale en discrete locatie, 1 metrohalte vanaf station Amstel.
Adviezen
3. Geef de relatie (driehoek) tussen Strategische Personeelsplanning / Amsterdamse School /
Mobiliteitscentrum veel meer aandacht en geef dit een duidelijke plek. Werk dit uit in overleg met
de COR. Een en ander moet gezamenlijk vorm worden gegeven en niet van bovenaf worden
opgelegd. Dit zijn belangrijke punten voor de doorontwikkeling
Reactie:
Dit advies nemen we over. Het kost ook even tijd. We zijn nog niet begonnen met de RVE en hebben
de afgelopen periode prioriteit gegeven aan bouwen van de structuur en inrichten van de zes
afdelingen. Wel hebben we het GMT 6 inhoudelijke thema’s laten vaststellen waar we vanuit de RVE
P&O advies alvast mee aan de slag gaan, zodat we op 1 januari een meer dan vliegende start kunnen
maken. Strategische Personeelsplanning is een van die thema’s.
4. Hoewel de indeling van de diverse RVE’s logisch is, is voor de COR nog niet duidelijk hoe de
RVE’s onderling, alsmede in de rest van de organisatie gaan werken (gedeconcentreerd werken).
De COR ontvangt graag bij het definitieve besluit een uiteenzetting hiervan, waarbij (vooral) ook
wordt ingegaan op wat dit voor het personeel gaat betekenen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
60
Reactie:
We nemen het advies over om de internal governance helder te maken. Waar we in dit proces
adviesplichtig zijn aan de COR, zullen wij hen uiteraard betrekken en advies aanvragen.
5. De splitsing van de overlegstructuur tussen de dienst Bestuur en Organisatie en de RVE
Personeel en Organisatieadvies met betrekking tot de medezeggenschap kan in de toekomst
verwarrend werken. Bestuur en Organisatie is voor wat betreft het beleid de gesprekspartner van
de centrale medezeggenschap. Uitvoering en ontwikkeling vindt echter plaats in de diverse
afdelingen van de RVE Personeel. De RVE Personeel moet het aanspreekpunt worden voor
personeelsbeleid en de medezeggenschap daarover
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
6. De COR adviseert meer budget beschikbaar te stellen voor het Mobiliteitscentrum nu meer nadruk
op de mobiliteit van de medewerkers komt te liggen.
Reactie:
Dit adviespunt valt onder het politiek primaat. Waar mogelijk houden we uiteraard rekening met de
wensen van de COR.
7. Een goed ARBO-zorgsysteem en goede ondersteuning van ARBO-beleid zijn zorgpunten voor de
COR. Conform artikel 27 WOR verwacht de COR een instemmingsaanvraag voor elke wijziging
daarvan. Uitgangspunt blijft de eindverantwoordelijkheid van de RVE-managers voor ARBO. De
RVE Personeel is het meest geschikt om concernbreed beleid voor te bereiden en te
ondersteunen. Tevens is het van belang dat het duidelijk is en wordt wie binnen een organisatie
een officiële taak heeft op de verschillende aandachtsgebieden binnen het totale ARBO-gebied.
Dit is namelijk op dit moment noch concernbreed, noch bij het cluster Bedrijfsvoering bekend. Alle
stakeholders dienen betrokken te worden bij het ontwikkelproces. Denk bijvoorbeeld aan inrichting
werkplek, veiligheidsadviseur e.d.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
8. De RVE Personeel en Organisatieontwikkeling heeft een belangrijke taak om bij personeelskrimp
en planning van reorganisaties boventalligheid te voorkomen door gebruik te maken van natuurlijk
verloop in combinatie met anticiperend personeelsbeleid. De COR vindt het essentieel dat de RVE
Personeel en Organisatieontwikkeling vroegtijdig wordt betrokken bij reorganisaties.
Reactie:
Dit advies nemen we over.
9. De COR meent dat betrokkenheid van de traineepool-organisatie bij de verdere ontwikkeling van
de Amsterdamse school gewenst is.
Reactie:
De Amsterdamse School heeft de traineepool-organisatie zoveel mogelijk geprobeerd te betrekken bij
de vernieuwing van de traineepool: Op 5 december 2013 heeft traineepool 13, in aanwezigheid van
projectleider en traineebegeleider, een presentatie gegeven aan hun opdrachtgever over hun visie op
de wijze waarop de vernieuwing van de traineepool vorm zou moeten krijgen. De programmadirecteur
Organisatieontwikkeling heeft de trainees van pool 13 de vervolgopdracht gegeven om op de Proeverij
van de Amsterdamse School op 6 maart 2014 deze vernieuwing te presenteren. Ook bij deze
vervolgopdracht heeft de traineepool-organisatie meegedacht. In de periode tussen maart en juni is
gewerkt aan het voorbereiden van de besluitvorming in het GMT, waarbij verschillende scenario’s zijn
uitgewerkt. Ook hier heeft de projectleider van de traineepool-organisatie meegedacht en input
geleverd aan de notitie voor het GMT.
RVE VERZEKERINGSBEDRIJF AMSTERDAM
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
61
De COR adviseert positief wat betreft de inrichting van de RVE Verzekeringsbedrijf Amsterdam (VGA)
en heeft daarbij als overwegingen:
 de organisatie gaat 1: 1 over naar de nieuwe situatie
 er zijn geen personele gevolgen, alle mensen gaan over
 er zijn geen knelpunten.
CLUSTERSTAF BEDRIJFSVOERING (inclusief Informatievoorziening)
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur clusterstaf Bedrijfsvoering inclusief
Informatievoorziening indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
1. De COR ontvangt een nieuwe, separate adviesaanvraag met betrekking tot de onderdelen IVfunctie, de IDB-functie en team Andreas. De COR heeft op dit moment onvoldoende informatie om
over deze drie onderdelen te kunnen adviseren. De reorganisatie van deze onderdelen kan niet
eerder worden geëffectueerd dan nadat de COR hierover (positief) advies heeft uitgebracht.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
2. Bij het opstellen van de WAS-WORDT-lijsten is gematcht op generieke functie.
Uitgangspunt bij het plaatsingsproces moet de functie-inhoud zijn. Juist bij de ICT is sprake van
vergaande specialisatie, zodat de generieke functiebenaming onvoldoende duidelijk maakt wat de
functie-inhoud is. Op grond van het Sociaal Plan Amsterdam moeten de feitelijk uitgevoerde taken
uitgangspunt zijn voor de matching. Een in overeenstemming met de medewerker ingevuld
functie-informatieformulier (FIF) kan daarbij niet worden gemist, en zal vaak zal nog aangevuld
moeten worden met specifiekere functie-informatie.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Adviezen
1. Definieer de samenwerking op basis van partnerschapsrelatie ‘smart’ en geef duidelijk aan via
welke mechanismes de (wisselende) vraag en het aanbod op elkaar worden afgestemd.
Reactie:
De samenwerking rond bedrijfsvoering wordt opgebouwd met de kennis en inbreng van de collega's
uit het primaire proces. Onderwerpen als werken in partnerschap en gedeconcentreerd werken komen
daarbij aan de orde. Vooruitlopend op de situatie in januari 2015 worden enkele pilots georganiseerd;
een pilot bij Stadsdeel Centrum wordt momenteel voorbereid. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de
ervaringen uit TransFM en ICT Centraal. daarnaast is er een Intranet website geopend om de dialoog
over gedeconcentreerd werken aan te gaan. Het proces omtrent aansturing – hiërarchisch en
functioneel leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. Uiteraard wordt de COR betrokken bij
bovengenoemd proces.
2. Laat in het kader van de applicatierationalisatie binnen de clusters ook een rationalisatie tussen
de clusters onderling plaatsvinden om verder te standaardiseren en het aantal verschillende
applicaties te verminderen.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Recent heeft ieder cluster een projectleider aangesteld die de opdracht
heeft de applicatierationalisatie binnen het cluster vorm te geven. De cluster applicatie rationalisatie
(CAR) trekkers overleggen wekelijks met elkaar over de afstemming tussen de clusters. De opdracht
om de applicaties te rationaliseren ligt bij de clusters. Het CIO office zit het CAR trekkersoverleg voor
en coördineert de samenhang.
3. Definieer een duidelijk escalatiemodel voor het risico op frictie tussen de taak en
verantwoordelijkheden bij de afdeling Informatievoorziening en de taak en verantwoordelijkheden
bij andere clusters.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
62
Reactie:
Dit advies nemen we over. Dit zullen we organiseren. Het CIO office heeft de “tafel van 10” opgesteld.
Deze tafel zijn 10 regels waaraan de informatievoorziening moet voldoen. De eerste regel van de tafel
van 10 is dat de business bepaalt. Deze regel is ook mede bepalend voor de verdere ontwikkeling van
de inrichting van het IV stelsel. De kwartiermakers van de informatievoorzieningeenheden (IVE) van
de clusters overleggen om de week onder voorzitterschap van het CIO office. Hier staan de
onderwerpen verantwoordelijkheden binnen het cluster van de IVE’s en de onderlinge samenhang op
de agenda.
4. Stel een heldere, realistische planning op voor de inrichting van de IDB-functie, gebaseerd op de
beschikbare capaciteit.
Reactie:
Dit advies nemen we over. Deze planning zal gemaakt worden. De kwartiermaker IVE B heeft een
bouwteam ingericht waarin een projectleider inrichting IDB is opgenomen. Deze projectleiders
inrichting IDB van de clusters overleggen regelmatig onder voorzitterschap van de SAA en stemmen
daar de ontwikkelingen af.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
63
Stadsdelen
Voorwaarden
De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur voor de Stadsdelen indien aan de volgende
voorwaarden wordt voldaan:
1. Er voorafgaand aan de invoering van de nieuwe organisatie succesfactoren en evaluatiecriteria
worden gedefinieerd aan de hand waarvan zal worden beoordeeld of de nieuwe organisatie
voldoet aan de vastgestelde doelstellingen (‘beter, sneller, slimmer, goedkoper’) en binnen een
jaar na invoering van de nieuwe organisatie deze evaluatie plaats te laten vinden in samenspraak
met de COR, waarna de resultaten van de deze evaluatie eveneens met de COR worden
besproken.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
2.
De COR wordt betrokken bij de organisatieontwikkeling en de totstandkoming van
samenwerkingsafspraken in het kader van de drie decentralisaties.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
3.
Er inzichtelijk wordt gemaakt aan de hand van welke objectieve criteria is bepaald of een
medewerker, waarvan de ene deeltaak bij het stadsdeel is gebleven en de andere deeltaak bij
een RVE is ondergebracht, is geplaatst bij het stadsdeel of de RVE, hoe de functie van deze
medewerkers zullen worden ingevuld/aangevuld en welke middelen (Amsterdamse School of
overige flankerend beleid) aan de medewerkers worden aangeboden om hun flexibiliteit te
vergroten.
Reactie:
Met betrokken managers van stad en stadsdelen is specifiek gekeken naar de taken van
medewerkers waarbij een deel van de taken bij het stadsdeel blijft en een ander deel van de taken
naar de RVE gaat. Het criterium daarbij is dat medewerkers geplaatst worden bij het
organisatieonderdeel waar het grootste deel van de huidige taken terechtkomen. Deze zorgvuldige
afweging hiervoor heeft grotendeels plaatsgevonden middels verificatiesessies waarbij COR leden ook
betrokken zijn geweest. In de doorontwikkeling wordt meegenomen hoe de werkzaamheden verder
worden ingevuld, met een bijbehorend ontwikkeling-programma voor medewerkers indien dit
noodzakelijk is.
4.
Er na een half jaar na de invoering van de nieuwe organisatie en de overgang van medewerkers
een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) wordt gehouden onder de medewerkers die
van een stadsdeel bij een RVE zijn geplaatst om te bekijken of deze medewerkers vinden dat zij
op de juiste functie zijn geplaatst. De resultaten van dit MTO worden besproken met de
medezeggenschap.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Adviezen
1. De COR adviseert de komende maanden extra aandacht te besteden aan de samenwerking
tussen de Stadsdelen en de RVE’s van de vier lijnclusters (cluster Sociaal, cluster
Dienstverlening en Informatie, cluster Ruimte en Economie en cluster Bedrijfsvoering). Het
stadsdeel treedt op als opdrachtgever en de RVE-manager als opdrachtnemer. De mogelijkheid,
dan wel het risico, bestaat dat een spanningsveld tussen het stadsdeel en de RVE-manager
ontstaat. Een dergelijk spanningsveld moet zoveel als mogelijk worden voorkomen. Om deze
spanningsvelden te neutraliseren adviseert de COR prestatie-indicatoren te formuleren
(bijvoorbeeld normen inzake leveringscontrole, verrekenmethodieken en escalatiemodellen voor
het oplossen van eventuele onenigheid die toch ontstaat tussen stadsdeel en RVE).
2. Bij de huidige stadsdeelorganisaties wordt het verticaal gepositioneerde directiemodel
gehanteerd. Binnen dit model wordt gebruik gemaakt van horizontale programma’s en projecten
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
64
3.
die door de diensten van de directies worden afgenomen. Deze werkwijze zorgt ervoor dat die
directies in het jaarprogramma al duidelijk moeten maken welke diensten in het komende jaar
moeten worden geleverd aan de programma’s en projecten. Dat is meestal nog niet helemaal
duidelijk aan het begin van het jaar als gevolg waarvan problemen bij de directies ontstaan die
tussentijds diensten moeten verlenen waar niet op gerekend was en bij de projecten waar de
urgentie om over die diensten te kunnen beschikken opeens groot is. De COR adviseert in de
nieuwe organisatie naar een oplossing te zoeken om dergelijke problematiek te voorkomen. De
COR acht dit van belang nu ook andere clusters, dan wel RVE’s hiermee te maken zullen
krijgen.
Duidelijk is geworden dat medewerkers veelal gedeconcentreerd te werk zullen worden gesteld
bij de stadsdeelorganisaties. In dat kader adviseert de COR duidelijkheid te verschaffen over de
verhouding tussen de hiërarchische leiding en de functionele leiding. Het lijkt erop dat het primaat
komt te liggen bij de hiërarchische lijn, de RVE-manager. De COR adviseert deze structuur
binnen één jaar na invoering te evalueren en met de medezeggenschap te bespreken.
Reactie op punten 1 t/m 3:
De samenwerking van stadsdelen en clusters (en clusters onderling) organiseren we niet op
clusterniveau, maar op organisatieniveau. Dat betekent dat we generieke afspraken maken over het
samenspel clusters en stadsdelen. Het samenspel, de rolverdeling, zowel bestuurlijk als ambtelijk,
gaan we in een eerste set van spelregels vastleggen. Daar waar stadsdelen fungeren als
opdrachtgever richting RVE’s maken we nog specifieke werkafspraken per RVE. Ik verwacht echter
dat het voorlopig een zoektocht blijft, waarin we ruimte moeten houden om spelregels aan te passen
en nieuwe te maken als de werkpraktijk daarom vraagt.
Het cluster Bedrijfsvoering geeft met stakeholders van alle clusters en de stadsdelen gezamenlijk
invulling aan het partnership dat we willen dat ontstaat. Dit bevat ook de werkwijze rondom
gedeconcentreerd werken. Ook het proces omtrent aansturing – hiërarchisch en functioneel
leidinggevenden – wordt momenteel uitgewerkt. De personele verantwoordelijkheden liggen bij de
lijnmanager. De afspraken en spelregels die uit dit proces voortkomen, kunnen generiek worden
gemaakt. Onderdeel hiervan zullen afspraken over escalatie zijn. Deze spelregels worden met de
COR besproken.
Stadsdelen – Cluster Sociaal en gebiedsgericht werken
Voor de drie decentralisaties komen er vier soorten wijkteams over 22 gebieden. Via integrale pilots
(één per stadsdeel) die in 2014 draaien, wordt geoefend en geprobeerd de samenwerking met externe
partners en het stadsdeel zo effectief mogelijk te laten verlopen. Leerpunten uit de pilots kunnen
leiden tot aanpassing van de samenwerkingsvormen.
De stadsdeelorganisaties nieuwe stijl en de RVE's binnen het cluster sociaal werken samen in het
uitwerken van gebiedsgericht werken in het sociale domein en de uitwerking van de bestuursopdracht
'dragende samenleving'. De opdracht hierbij is om te komen tot een heldere taakverdeling
geredeneerd vanuit de opgave, een optimaal resultaat voor jeugdigen en hun ouders. Inzet hierbij is
om het zogenoemde ‘grijze gebied’ in het jeugddomein zoveel als mogelijk te minimaliseren.
Stadsdelen – Cluster D&I stadswinkels
Voor het onderdeel Dienstverlening is een besturingsmodel begin 2014 bestuurlijk vastgesteld. Hierin
is op drie niveaus vastgelegd hoe de samenwerkingsrelatie wordt vormgegeven: bestuurlijk,
management en medewerkersniveau. De komende periode worden de eerste ervaringen opgedaan
met dit model.
Stadsdelen – Cluster R&E Gebiedsontwikkeling in brede zin
De spelregels voor Gebiedsontwikkeling worden uitgewerkt. Daarvoor is een eerste brief vanuit het
cluster R&E naar de stadsdelen gegaan en een procesvoorstel om de komende maanden maandelijks
met elk stadsdeel na te gaan hoe het werk verloopt, waar de knelpunten zitten en waar aanpassingen
van de afspraken nodig zijn.
4.
De COR adviseert ten behoeve van de onder 1 bedoelde voorwaarde de volgende elementen te
evalueren:
 de protocollen/handelwijzen in het kader van het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap
binnen het gebiedsgericht werken in de RVE’s;
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
65
 de samenwerking tussen de stadsdelen en het cluster Ruimte en Economie op het domein
van gebiedsontwikkeling;
 de relatie tussen de back- en frontoffice;
 de werking van brede sociale loketten binnen de structuur van het cluster Dienstverlening.
(Indien deze loketten binnen de dienstverlenings-structuur niet doelmatig (kunnen) werken
heeft dat direct zijn weerslag op het gebiedsgerichte werken, ook bij de stadsdelen);
 de doelmatigheid van de omvang en de taak van de bestuursondersteuning van de
stadsdelen;
 de samenwerking tussen de stadsdelen en het cluster Bedrijfsvoering;
 de wijze waarop de belangen in het GMT worden vertegenwoordigd door GS. (GS is
portefeuillehouder gebiedsgericht werken; verondersteld kan worden dat in die positie de
belangen geborgd zijn);
 de ontwikkeling en de werking van de gebiedscyclus binnen de stadsdelen, maar ook
stadsdeel overstijgend en de monitoring van deze gebiedscyclus.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
5.
De COR adviseert ervoor te zorgen de convergentie bij het gebiedsgericht werken binnen
anderhalf jaar vorm te geven. Als hiermee te lang wordt gewacht, is het risico groot dat de
intentie om over te gaan op convergentie niet zal slagen en er wordt terug gevallen op
divergentie. In dat kader adviseert de COR bij de gebiedsanalyses, begrotingen,
verplichtingenadministratie e.d. met dezelfde regels en formats te werken.
Reactie:
In het organisatieplan is een eerste start gemaakt met de uniformering van de stadsdeelorganisaties.
Dit heeft geleid tot een uniforme hoofdstructuur. In de volgende stap worden de onderdelen Staf,
Gebiedspool en Gebiedsteams uniform uitgewerkt in een integrale adviesaanvraag voor de COR. In
de structuur zijn deze onderdelen dan uniform, alleen de omvang kan dan nog verschillen als daar
aantoonbaar inhoudelijke opgaven tegenover staan. Uitgangspunten voor uniformiteit worden
opgesteld die kaderstellend zullen zijn voor de implementatie. De implementatiesnelheid kan per
stadsdeel verschillen, afhankelijk van de huidige vertreksituatie in het stadsdeel. In de adviesaanvraag
wordt ook de planning van de implementatie per stadsdeel meegenomen.
6.
De COR heeft geconstateerd dat er verschillen bestaan in salarisschalen tussen dezelfde
functies die bij verschillende organisaties worden uitgevoerd. De COR adviseert dit zoveel als
mogelijk te voorkomen en binnen 12 maanden na invoering van de nieuwe organisatie na te
denken over de harmonisatie van het functiehuis, dan wel de arbeidsvoorwaarden en dit met de
vakbonden en/of de medezeggenschap te bespreken en bij het bevoegde orgaan neer te leggen.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
7.
Een aantal huidige taken en bedrijfsprocessen van de stadsdelen zullen worden overgeheveld
naar het cluster Sociaal. Uit de WAS WORDT lijsten kan worden afgeleid dat de managers die
deze taken en processen uitvoerden, ook overgaan naar het cluster Sociaal. De medewerkers die
hierbij ondersteunende werkzaamheden verrichten, blijven echter bij de stadsdelen. Dit heeft tot
gevolg dat deze medewerkers op andere taakgebieden, dan de taakgebieden waarin zij zijn
gespecialiseerd, moeten worden ingezet. De COR adviseert deze medewerkers onder te brengen
bij het cluster Bedrijfsvoering en gedecentraliseerd te plaatsen bij de RVE’s waar genoemde
(gespecialiseerde)taken worden uitgevoerd, zodat de ondersteuningskennis en –ervaring niet
verloren gaat.
Reactie:
Medewerkers ondersteuning zullen vanuit de gebiedspool ondersteunende werkzaamheden gaan
verrichten, die aansluit bij hun generieke functieomschrijving van ondersteuner. Daarbij zal waar
mogelijk rekening worden gehouden met persoonlijke wensen. Deze werkzaamheden sluiten aan op
de huidige praktijk, waarbij medewerkers ondersteuning verschillende en/of meerdere processen
ondersteunen.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
66
Bestuur en Organisatie
Voorwaarden
1. Er wordt voordat de plaatsingsprocedure kan aanvangen een actueel en integraal overzicht
opgesteld ten behoeve van de formatie voor Bestuur en Organisatie conform de volgende
formule A + B inkomend – B uitgaand – C krimp + C nieuw/gewijzigd. Ter toelichting: Op 30 april
2014 heeft de ondernemingsraad de aangepaste was-wordt lijst ontvangen waarin de nieuwe
formatie van Bestuur en Organisatie is opgenomen. Deze telt hierin op tot 365,5 fte, exclusief de
ACAM en informatievoorziening. In het reorganisatieplan “Bestuur en Organisatie” van 6 februari
2014 komt de nieuwe formatie op 373 fte. De COR heeft geconstateerd dat er veel wijzigingen
zijn doorgevoerd ten opzichte van het oorspronkelijke plan en kan zich daardoor geen goed beeld
vormen over de nieuwe formatie. Dit kan pas als het actuele overzicht is verstrekt.
Reactie:
Na besluitvorming zal er een plaatsingslijst komen (hierop staan alle mensen) en een formatieplan
voor de nieuwe organisatie (behorende bij de begroting). De totale formatie is niet ter advisering aan
de COR aangeboden.
2.
De medezeggenschap wordt in het kader van de doorontwikkeling tijdig bij advies- en
instemmingsplichtige zaken betrokken conform de Wet op de ondernemingsraden en het
convenant d.d. 1 juli 2014 “CONVENANT EX ARTIKEL 32 LID 2 WOR”.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
Advies
Besteedt voldoende aandacht aan de benodigde cultuurverandering om de versterkingsopgaven te
kunnen realiseren. Een nieuwe werkwijze waarin een betere samenwerking zowel binnen Bestuur en
Organisatie als daarbuiten, is noodzakelijk en cruciaal. Het verleden leert dat het lastig is om een
cultuurverandering te bewerkstelligen, aangezien dit ook in de recente reorganisaties een belangrijk
onderdeel vormde. De COR ziet hierbij een belangrijke taak weggelegd voor de kwartiermaker.
Daarnaast pleit de COR ervoor om het veranderproces in te steken als een leerproces waarin de
medewerkers ruimte krijgen om het nieuwe werken eigen te maken en indien nodig de nieuwe vereiste
vaardigheden op te doen. De COR hecht er waarde aan om de organisatieontwikkeling en de
daarvoor nodige cultuurverandering te blijven volgen en stelt voor om dit onderwerp op de agenda te
laten terugkeren van de COR, dan wel de medezeggenschap van Bestuur en Organisatie.
Reactie:
Ik stel het op prijs dat de COR betrokken wil blijven bij de versterkingsopdracht voor B en O en
accepteert het aanbod om het onderwerp regulier te agenderen in de overlegvergadering van B en O.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
67
ACAM
Voorwaarden
1. De COR adviseert positief ten aanzien van de fijnstructuur ACAM indien met betrekking tot de
beoogde omvang van de formatie van ACAM deze omvang nog eens kritisch onder de loep wordt
genomen. De formatie per 1 juli 2014, zoals omschreven in de organisatieplannen, en de beoogde
formatie in de doorontwikkeling, lijkt onvoldoende te zijn om de kwaliteit van het financieel beheer
te kunnen waarborgen. De voorgestelde formatie lijkt daarmee niet toereikend. Door de formatie
van ACAM uit te breiden, zal de gemeente minder extern hoeven in te huren, zowel binnen de
clusters als binnen ACAM, om de benodigde werkzaamheden en audits te verrichten. Dit betekent
dat de begroting voor ACAM verruimd kan worden zodat de formatie aan fte auditmedewerkers
gehandhaafd blijft en de extra formatie aan auditors en auditmanagers doorgang kan vinden.
Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, is het advies van de COR negatief;
Reactie:
We zijn blij dat uit het advies blijkt het eens te zijn met de gekozen positionering, direct onder de
gemeentesecretaris, van ACAM en tevens positief wordt gereageerd op de voorgestane ontwikkeling
naar zwaardere functies. Deze ontwikkeling is nodig omdat de werkzaamheden van ACAM zich
verbreden met de uitvoering van operational en IT audits. De verandering van de interne taak
betekent voor ACAM dat de competenties, kennisniveaus en gedrag op een hoger (strategischer)
niveau moeten komen te liggen en nieuwe kennisdomeinen moeten worden ontwikkeld.
Daarnaast gaat de accountantscontrole zich uiteindelijk beperken tot ‘top-down’ controle van de
gemeenterekening in plaats van accountantscontroles van de rekeningen van de afzonderlijke
organisatie-eenheden. Ook dit betekent een verschuiving in werkzaamheden naar een hoger
analytisch niveau. Op dit moment is 70% van de urenbesteding van ACAM gerelateerd aan de
wettelijke controle, naar verwachting zal dit in de komende jaren ontwikkelen naar 40 tot 50%.
Het klopt dat in het voorjaar van 2013 is gebleken dat de huidige bezetting niet voldoende aansluit op
de uit te voeren werkzaamheden. De werkdruk van met name auditors en auditmanagers was in die
periode erg hoog; voor het management van ACAM is dit een bevestiging dat de bezetting van ACAM
een andere opbouw met zwaardere functies nodig heeft. De functie van auditmedewerker is van groot
belang voor de jaarrekeningcontrole en de inzet van deze functiegroep vindt ook grotendeels daarop
plaats. Het behouden van de huidige bezetting van auditmedewerkers, zoals de COR adviseert, is op
de langere termijn niet opportuun, omdat door de verandering en verzwaring in de taken en
werkzaamheden van ACAM er naar verwachting voor hen onvoldoende geschikte werkzaamheden
beschikbaar zijn.
De verwachting van de COR dat de komende jaren meer controlewerkzaamheden nodig zijn door de
reorganisatie (omdat de kwaliteit van het financieel beheer onder druk komt te staan) is niet onlogisch,
maar het is moeilijk in omvang in te schatten. De directie van ACAM heeft daarom een
doorontwikkeling voorgesteld in jaarlijkse, geleidelijke stappen naar eind 2016 om zo in te kunnen
spelen op de werkelijke situatie, waarbij wordt uitgegaan van een gelijkblijvend budget voor de
personele omvang. Als de werkelijke situatie ertoe leidt dat meer of minder controlewerkzaamheden
nodig zijn, dan zal dat van invloed zijn op het al dan niet uitroepen van boventalligheid.
Verder verwijs ik ook naar mijn reactie in het algemene deel.
2. De COR adviseert positief ten aanzien van de formatie van ACAM indien begrotingsruimte
gecreëerd wordt om naast de verzwaring van het functiegebouw de huidige formatie van per 1 juli
2014 aanwezige auditmedewerkers te handhaven. Hierbij dient opgemerkt te worden dat ACAM
de afgelopen jaren al aanzienlijk heeft bezuinigd. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan,
is het advies van de COR negatief;
Reactie:
De verwachting van de COR dat de komende jaren meer controlewerkzaamheden nodig zijn door
de reorganisatie (omdat de kwaliteit van het financieel beheer onder druk komt te staan) is niet
onlogisch, maar moeilijk in omvang in te schatten. De directie van ACAM heeft daarom een
doorontwikkeling voorgesteld in jaarlijkse, geleidelijke stappen naar eind 2016 om zo in te kunnen
spelen op de werkelijke situatie.
Als de werkelijke situatie ertoe leidt dat meer of minder controlewerkzaamheden nodig zijn, dan
zal op dat moment indien nodig een adviesaanvraag de COR of OR ACAM worden voorgelegd.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’
68
3. Indien eerst de inhuur van externen gemeente waar mogelijk wordt stopgezet, dan wel dat er een
met de COR overeengekomen protocol wordt ingesteld ten behoeve van de inhuur van externen,
adviseert de COR positief over de fijnstructuur met betrekking tot ACAM. Dat betekent, dat op de
formatie plaatsen na de reorganisatie eerst de eigen medewerkers worden geplaatst alvorens
deze te bezetten met externen. Indien niet aan deze voorwaarde wordt voldaan, is het advies van
de COR negatief.
Reactie:
Zie hiervoor mijn reactie in het algemene deel.
3-9-2014 Reactie op advies COR ‘Plan Organisatieontwikkeling Fijnstructuur’

Goedendag iedereen Willie, klaasje, Cor en ondergetekende

Vitaal ZorgVast

Specifiek IgE bepaling voor hazelnootextract opvolgen met Cor a 1

1 oktober 2014 pagina 24

College van Bestuur van de Universiteit van Amsterdam Mw. dr. L.J.

In 6 stappen naar een veel betere Young Professional

Slemstand BC Zutphen Dinsdag

brief van Careyn

Huisnummer maart 2014. - Helder Vastgoed Schilderwerken

Datamanager Over deze afdeling De RVE Hart en Vaat Centrum