Secretarieel Administratief Medewerker Economisch Cluster Nederlandse Ambassade Peking (38 uur per week) Functiebeschrijving: Algemeen  De medewerker is primair verantwoordelijk voor de administratieve en secretariële werkzaamheden binnen de Economische Afdeling, onderdeel van het economisch cluster van de ambassade;  De voortgang en afdoening van de taken wordt in belangrijke mate aan eigen inzicht overgelaten, een proactieve en flexibele houding is voor een goede uitvoering van de werkzaamheden noodzakelijk;  De medewerker werkt nauw samen met de office manager van het economisch cluster en heeft met haar een vervangingsrelatie. Samen verzorgen zij de ondersteuning van het economisch cluster;  Er dient er rekening gehouden te worden met vertrouwelijkheid c.q. het zorgvuldig omgaan met informatie. Takenpakket  De medewerker verleent administratieve en organisatorische ondersteuning aan het hoofd van de Economische Afdeling, de beleidsmedewerkers alsmede aan de binnen het cluster aanwezige vakattachés/vakraden;  De medewerker is verantwoordelijk voor de voorbereiding van vergaderingen, het archiveren van vergaderstukken, verslaglegging en de voortgangsbewaking van overeengekomen acties;  De medewerker beheert de e-mailpostbussen en de agenda’s van het hoofd, de raden en de beleidsmedewerkers binnen het cluster;  De medewerker voert daarnaast taken uit die afdeling overschrijdend zijn, zoals het organiseren van bezoeken, missies en evenementen;  Uitvoeren van alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden t.b.v. het economisch cluster;  Beheren van de digitale dienstpostbus;  Agendabeheer;  Notuleren van de economische stafvergaderingen;  Vervangen van de office manager van het economisch cluster bij afwezigheid;  Verzorgen van de bijdragen aan het Achilles CRM-beheer binnen het economisch cluster. 1 Resultaatgebieden  Zelfstandige, efficiënte, vlekkeloze en servicegerichte secretariële en organisatorische ondersteuning;  Actueel bijgehouden archief;  Up-to-date CRM-systeem;  Goede externe communicatie van het economisch cluster met de buitenwereld;  Goede organisatie van evenementen. Functie-eisen:  Nederlandse nationaliteit. Nederlands als eerste taal, uitstekende beheersing in woord en geschrift is een vereiste;  HBO niveau;  Minimaal drie jaar relevante werkervaring;  Ruime kennis en ervaring op secretarieel gebied;  Zeer goede beheersing van Microsoft Word, Outlook, Excel en PowerPoint;  Goede kennis van Engels;  Goede kennis van het Chinees (Mandarijn);  Goede contactuele en communicatieve eigenschappen;  Een flexibele en servicegerichte werkinstelling en een proactieve houding. Belangrijke competenties: Voor deze functie wordt gezocht naar een enthousiaste, nauwkeurige medewerker met een positieve, praktische en proactieve zelfstandige werkinstelling. De ideale kandidaat is een ervaren secretaresse (minimaal 3 jaar vergelijkbare werkervaring), die in staat is zelfstandig en nauwkeurig te werken en prioriteiten te stellen. Organiserend vermogen, stressbestendigheid en flexibiliteit zijn essentieel. Culturele sensitiviteit voor China en kennis van ontwikkelingen in het huidige Chinees economische klimaat zijn van vanzelfsprekend van belang. Werkomgeving: De Nederlandse Ambassade te Peking is een grote post met circa 100 medewerkers, onderverdeeld in uitgezonden medewerkers, lokale Nederlandse staf en Chinese staf. Er is een fors aantal vakattachés werkzaam op de ambassade: Defensie attaché; Innovatie Raad; Infrastructuur & Milieu; Volksgezondheid, Welzijn & Sport; Immigratie en Naturalisatie liaison; KLPD attaché en een Douane attaché. De omvang van de post weerspiegelt het belang dat Nederland aan China hecht. Binnen China heeft Nederland behalve de Ambassade in Peking een viertal Consulaten in Chongqing, Guangzhou, Shanghai en Hongkong. Er zijn daarnaast zes Netherlands Business Support Offices in China. Informatie over de samenstelling van het team waarin gewerkt wordt:  De medewerker functioneert binnen het economisch cluster dat uit verschillende disciplines bestaat (Economische Zaken, Landbouw, Innovatie, Investeringen). Het totale economisch team omvat 23 personen waarvan een deel uitgezonden staf is en een deel lokale Nederlandse en Chinese medewerkers;  Het economisch cluster werkt nauw samen met andere afdelingen binnen de ambassade, met het postennet China (4 Consulaten en 6 NBSO’s), met 2    relevante ministeries, kennisinstellingen en organisaties in Nederland en met het bedrijfsleven in Nederland en in China; Het economisch cluster ziet het als een kerntaak om goede relaties te onderhouden met de diverse geledingen van de Chinese overheid; De medewerker overlegt dagelijks met het hoofd van de Economische Afdeling over de werkzaamheden; De medewerker stemt dagelijks haar werkzaamheden af met de office manager van het economisch cluster. Arbeidsvoorwaarden:  Het gaat om een lokaal aangetrokken medewerker van Nederlandse nationaliteit op wie de zogenoemde Rechtspositieregeling lokaal in dienstgenomen werknemers 2005 van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van toepassing is;  De functie is ingeschaald in schaal 6 met in beginsel loonnummer 0. Bij aantoonbare relevante werkervaring bestaat de mogelijkheid in een hoger loonnummer ingeschaald te worden. Het salaris behorende bij schaal 6.0 is RMB 16.078,00 bruto per maand;  Het is een aanstelling voor de duur van één jaar, met de mogelijkheid tot verlenging;  Het betreft een voltijdbaan (38 uur per week) met startdatum 1 september 2014. Meer informatie: Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met:  Jeroen Lamers, hoofd Economische Afdeling: +86 10 8532 0210, [email protected].  Jacobien Scherpbier, office manager economisch cluster: +86 10 8532 0231, [email protected]. Voor meer informatie over de arbeidsvoorwaarden kunt u contact opnemen met:  Eugène Brat: +86 10 8532 0240, [email protected]. Solliciteren: De sollicitatieprocedure bestaat vooralsnog uit één of meerdere gesprekken. Mogelijk ook een talentest. Geïnteresseerden worden uitgenodigd een motivatiebrief en curriculum vitae vóór 12 juni 2014 te sturen naar: [email protected]. Aanstelling: Aanstelling vindt plaats onder voorbehoud van goedkeuring van aanname van de medewerker door de post, het verkrijgen van een visum, een verklaring omtrent het gedrag met de uitkomst van geen bezwaar en een positieve uitslag van de medische keuring die noodzakelijk is voor de aanstelling. NB: bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. 3