Hoogheemraadschap van Delfland Aan de leden van de verenigde vergadering inS^OZ™ DATUM D a H V E R G A D E R I N G 4 februari 2014 DELFT ONDERWERP Samenwerking waterschappen Geachte leden, Op regelmatige basis spreekt de secretaris-directeur met zijn collega secretarisdirecteuren van Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard over de samenwerking tussen de drie organisaties. Daarbij worden diverse samenwerkingsonderwerpen besproken. Naast dit overleg is er sprake van een bestuurlijke regiegroep, waarin de drie portefeuillehouders samenwerking van de genoemde waterschappen zitting hebben, met de drie secretaris-directeuren als adviseur. De algemene doelen die wij met de samenwerking beogen zijn samen te vatten in de drie K's, die voortvloeien uit het Bestuursakkoord Water: 1) kwaliteit verhogen; 2) kwetsbaarheid verminderen; 3) kostenefficiency. Bij onderwerpen die voor samenwerking in aanmerking komen wordt gekeken naar deze drie doelen en naar de mate waarin zij voor aile drie de waterschappen kunnen worden gerealiseerd. Tijdens de informatieve VV van 23 januari 2014 bent u door de portefeuillehouder geïnformeerd over de ontwikkelingen rondom het financieel systeem. Het faseren van deze specifieke samenwerking heeft geen gevolgen voor andere projecten met Rijnland en Schieland en de Krimpenerwaard. Het blijft verstandig om de samenwerking actief vorm te geven en bepaalde processen samen te doorlopen. Met deze brief willen wij u informeren over de stand van zaken bij de diverse trajecten die momenteel lopen. Hoogachtend, Dijkgraaf en Hoogheemraden van Delfland, de Secretaris, de Dijkgraaf, loco, mr.drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. A.W. Bom - Lemstra Bijlage: Overzicht stand van zaken Bijlage 1 Voortgang samenwerking tussen HHD, HHR en HHSK 31-01-14 TRAJECTEN Bedrijfsfunctie Onderwerp met toelichting Voortgang Eigendommenbeheer Doelen: > Door structurele samenwerking voordelen behalen bij kwaliteit, kwetsbaarheid en kostenefficiëntie Op basis van een businesscase die in 2013 is opgesteld wordt In 2014 door de drie waterschappen het eigendommenbeheer gezamenlijk vorm gegeven. Bestuurlijke afspraken 21 mei 2013: - Op termijn toewerken naar een organisatorische eenheid voor eigendommenheer. Doelen: > Intensiveren van de uitwisseling van kennis, producten en diensten > Samenwerking op 5 kansrijke projecten: selectie zaaksysteem, project- en kennisportalen, aansluiten basisregistraties, datacentrum/ultwljk, informatiebeveiliging > Doorkijk naar periode 2013-2016 ICT Afvalwaterketen: transport en zuivering van afvalwater Bestuurinke afspraken 21 mei 2013: - Één organisatorische eenheid ICT met aanwezigheid op elk waterschap. - Aanstelling van een CIO. Betreft voor belangrijk deel samenwerking op het gebied van zuivering en transport van het afvalwater. Kijkt naar voordelen op inhoudelijk niveau en organisatorisch niveau. Bestuurlijke afspraken 21 mei 2013: - Drie PH AWK gaan In gesprek over mogelijkheden voor samenwerking. Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH West) N.a.v. deze bijeenkomst op 21 mei hebben de drie PH het op te starten vervolgonderzoek besproken en is bestuurlijke consensus over de aanpak en de insteek van de te onderzoeken aspecten. Verkenning onderwerpen voor samenwerking en ambitie op middellange termijn (3 jaar) is geformuleerd (dec 2012). Belang: dienstverlening harmoniseren, processen op elkaar afstemmen en specialismen uitwisselen. Bestuurlijke afspraken 21 mei: Besloten om discussie over (harmonisatie) keur in een bestuurlijk overleg te voeren. Op 25 oktober hebben de PH Keur met elkaar gesproken (HDSR was hierbij ambtelijk vertegenwoordigd). De secretaris-directeur van Delfland is namens de drie secretaris-directeuren hiervoor opdrachtgever. De gezamenlijke aanbesteding voor het zaaksysteem is succesvol afgerond. Dit geldt eveneens voor een oplossing voor de aansluiting op basisregistraties. Er wordt momenteel gezamenlijk een CIO geworven, doel en aanstelling CIO is eerder besproken met de portefeuillehouders. Met de aanstelling van een gezamenlijke CIO zal gerichter kunnen worden gewerkt aan een gezamenlijke visie op Informatievoorziening, met daaruit volgend een gezamenlijke roadmap met informatievoorzieningsprojecten. Momenteel worden diverse samenwerkingsscenario's ambtelijk uitgewerkt en In eerste Instantie voorgelegd aan de drie secretarisdirecteuren. De secretaris-directeur van Schieland en de Krimpenerwaard Is opdrachtgever namens de drie secretaris-directeuren. Quick scan gereed in december 2012; in voorjaar 2013 verwerkt tot ambtelijke rapportage met aanpak tot vervolgonderzoek. In september 2013 gestart met uitvoering opdracht door bureau Royal Haskoning DHV en Twljnstra Gudde. Daarbij is door alle partijen onderschreven dat het proces voorgaat op het tempo, zodat een kwalitatief goed product kan worden opgeleverd. Er worden vier varianten van samenwerking uitgewerkt Naar verwachting zal het rapport eind februari/ begin maart 2014 opgeleverd worden, waarna het eerst besproken wordt met de drie secretaris-directeuren. De secretaris-directeur van Rijnland is opdrachtgever namens de drie secretaris-directeuren. - Onderzocht worden de mogelijkheden voor eenzelfde VTH inrichting van het systeem voor zaakgericht werken: inmiddels Is een gezamenlijke zaaktypecatalogus In ontwikkeling. - De benchmark schouw wordt verder uitgediept en zal volgend jaar opnieuw worden uitgevoerd met de 4 waterschappen (iel HDSR). - Kennismaking tussen medewerkers is gestart: eerste ultwissellngsronden hebben plaatsgevonden en eerste kwartaal wordt er een medewerkersbijeenkomst georganiseerd * Tijdens PH-overleg Is geconstateerd dat vergaande harmonisatie niet mogelijk is. Waar HHR en HDSR kiezen voor een 'ja, tenzij' keur, kiezen HHD en HHSK voor een 'nee, tenzij' keur. Er Is afgesproken dat de verschillen en overeenkomsten tussen de Keur inzichtelijk worden gemaakt. HHD trekt deze actie. Op 23 januari 2014 heeft een nieuw bestuurlijk overleg Informatieve brief samenwerking - D&H d.d. 04-2-14 plaatsgevonden, waar de uitkomsten van deze vergelijking zijn besproken. In het eerstvolgende overleg tussen de secretaris-directeuren wordt dlt verder besproken. HHR en HDSR zijn momenteel ambtelijk bezig de trajecten om tot een 'ja, tenzij' keur te komen op elkaar af te stemmen. Hierbij worden verschillende planningen gevolgd, waarbij wordt gezocht naar inhoudelijke afstemming. Financieel systeem Intentie tot samenwerken bij aanschaf van nieuw systeem De secretaris-directeur van Rijnland is opdrachtgever namens de drie secretaris-directeuren. Sinds het voorjaar van 2013 is er een serieuze verkenning naar de gezamenlijke aanschaf en implementatie van een nieuw financieel systeem. Delfland heeft voluit de intentie onderschreven om deze samenwerking tot een goed resultaat te brengen, maar daarbij ook steeds aandacht gevraagd voor de risico's die zich voordoen bij dlt soort projecten. Vanwege deze risico's heeft Delfland er herhaaldelijk voor gepleit om de besluitvorming gefaseerd te doorlopen om tussentijds te kunnen bijsturen op de scope en het tempo van het project. Het financieel systeem is het hart van de bedrijfsvoering. Als dat niet goed functioneert, heeft het grote gevolgen. Het veranderen ervan vereist een uiterst zorgvuldig proces. Delfland wil daarop voldoende sturing hebben en er voldoende tijd voor krijgen. Begin januari is duidelijk geworden dat Rijnland het risico te groot acht dat door de gewenste aanpak van Delfland de deadline van 1 januari 2016 -zoals die is gesteld door hun Verenigde Vergadering- niet wordt gehaald. Rijnland heeft daarop besloten alleen met Schieland en de Krimpenerwaard verder te gaan. Delfland gaat nu zelf onderzoeken wanneer een vervanging van het huidige GIDS noodzakelijk is en hoe die het best kan worden georganiseerd. Het is niet uitgesloten dat Delfland op een later moment alsnog bij het gezamenlijke systeem aansluit. Informatieve brief samenwerking - D&H d.d. 04-2-14