het beursdossier 2014 - West

BEURSDOSSIER
Ontdek
West-Vlaanderen
per fiets
Voor jong en oud
Uitgebreide
bevoorradingen
Geachte mevrouw
Geachte heer
Met veel genoegen stellen wij ons recreatief fietsevent ‘West-Vlaanderens Mooiste’ voor met als start- en
aankomstplaats Roeselare.
Een spetterende fietsvierdaagse met een fris imago, een toffe sfeer en dit in combinatie met een
aantrekkelijke fietsparcours.
Dit totaalevent richt zich op een brede doelgroep, nl. de recreatieve fietser, de wielertoerist en de
mountainbiker.
Dit unieke concept heeft tijdens de voorbij edities zijn deugdelijkheid bewezen. Het aantal deelnemer groeit
ieder jaar.
Tijdens de editie 2013 haalden wij meer dan 4.000 deelnemers. We hopen dit jaar de kaap van de 5.000
deelnemers te overschrijden.
Naar aanleiding van dit fietsevenement wordt aan geïnteresseerde fiets gerelateerde bedrijven de
mogelijkheid geboden om hun producten en/of diensten voor te stellen aan de deelnemers van het event op
zaterdag 23 augustus en zondag 24 augustus 2014 in ‘Expo Roeselare’.
We houden de prijs voor een commerciële ruimte zeer laag. De all-in kostprijs voor deelname aan onze beurs
kan reeds vanaf 75 euro (exl. BTW) voor een module van 12m². Grotere en moduleerbare modules zijn
eveneens mogelijk.
Kortom: de deelname aan dit fietsevent is een must voor een
commerciële onderneming in de fietswereld!
Het is tevens de perfecte gelegenheid om contacten te leggen met duizenden potentiële klanten en uw
product persoonlijk aan hen voor te stellen.
Voor meer info, kan u contact opnemen met Björn Leenknegt, 051 26 23 67 of via email:
[email protected].
In de pagina’s hierna vindt u meer info omtrent ‘West-Vlaanderens Mooiste 2014’.
Björn Leenknegt
Voorzitter Projectgroep
‘West-Vlaanderens Mooiste’
Voorstelling van het concept
‘West-Vlaanderens Mooiste’ is een must voor elke fietstoerist, zowel voor de occasionele fietser, de
recreatieve fietser, de geoefende fietser en de doorwinterde wielertoerist.
Vier dagen fietsen doorheen het prachtige West–Vlaanderen, een
droom voor elke sportieveling. ‘West-Vlaanderens Mooiste’ laat u
verschillende streken, zoals de Leiestreek,
het Heuvelland, de Kust en het Brugse Ommeland, ontdekken met de
fiets, met wieler- en fietsstad Roeselare als uitvalsbasis. Tijdens het
fietsen maakt u kennis met al het moois dat de provincie te bieden
heeft. Een droom voor elke fietser.
Onze verschillende fietsafstanden bieden bovendien voor ieder wat
wils: van kinderen, gezinnen en recreatieve fietsers tot mountainbikers en gedreven wielertoeristen.
Iedere fietser vindt een parcours op zijn maat met een aangepaste lastigheidsgraad. De fietser vindt zeker
zijn gading bij één van de verschillende fietsafstanden:150 – 125 - 100 – 75 – 50 en 25km en voor de
MTB’ers: 75 – 50 en 25km.
Terwijl u fietst langs landelijke en fietsvriendelijke wegen maakt u kennis met de toeristische troeven van de
regio en de gemeenten. U maakt kennis met idyllische plaatsen met zijn specifieke West–Vlaamse
kenmerken en u geniet tijdens het fietsen van mooie vergezichten. U werpt eveneens een blik op het
historische verleden van de streek en u geniet van de rijkelijke Bourgondische cultuur die West-Vlaanderen
te bieden heeft.
Op zondagnamiddag 24 augustus staat ons 4-daags fietsfeest in het teken van gezinnen met kinderen. Het
paradepaardje is onze kinderfietstocht. De kinderfietstocht bedraagt slechts 15 km. Het parcours maakt
gebruik van het uitgebreid fietspadennetwerk en verkeersluwe wegen. Attracties en kindvriendelijke
animatie staan centraal op deze tocht.
Naast de fietstochten op de weg zijn er op zaterdag 23 augustus en zondag 24 augustus toertochten voor de
mountainbikers. De tochten zijn gekenmerkt door de vele landwegen, gecombineerd met boswegen en
technische zones. Het hart van West-Vlaanderen zal een ware ontdekking en beproeving worden voor de
vele mountainbikers.
U kan al eens proeven van het evenement op onze website, www.westvlaanderensmooiste.be, voor
meer info over het evenement en leuke sfeerbeelden van de editie 2013.
West-Vlaanderen per fiets ontdekken vanuit Roeselare,
het hart van de provincie
Startlocatie:
Start en aankomst van West-Vlaanderens Mooiste bevindt zich in de ‘ Expo Roeselare’,
Diksmuidsesteenweg 400, Roeselare.
Op donderdag en vrijdag kan men starten vanaf 9u tot 15u en op zaterdag en zondag kunnen de eerste
deelnemers reeds vertrekken vanaf 7.30u.
Afstanden:
Donderdag en vrijdag:
fietsers: 25 – 50 – 75 & 100km.
Zaterdag:
fietsers: 25 – 50 – 75 – 100 – 125 & 150km.
MTB: 25 – 50 & 75km
Zondag:
fietsers: 15 - 25 – 50 & 75km.
MTB: 25 – 50 & 75km
Welke regio’s ontdekken de fietsers iedere dag?
De vallei van de Krekebeek
U verkent op donderdag de vallei van de Krekebeek in de omgeving
van Kortemark. Deze vormt samen met de Handzamevallei de oostelijke uitloper van het IJzerbekken.
U fietst richting Diksmuide. Je maakt onderweg kennis met charmante dorpjes, zoals Koekelare, Vladslo,
Keiem, ... en ontdekt meerdere gerestaureerde molens tijdens de tocht. De deelnemers die 75km en meer
fietsen maken kennis met de IJzer en ruiken de geur van de zee.
Brugse Ommeland
Op vrijdag fietst U in het Brugse Ommeland. Deze tocht wordt
gekenmerkt door de vele bossen en prachtige natuurdomeinen. U fietst langs de bossen van Merkemveld te
Zedelgem, het provinciedomein d'Aertrycke, de bossen van het Vloetemveld, de Brugse stedelijke
kasteelparken Tudor en Beisbroek, de Huwyunsbossen in Lichtervelde en het Groenhove bos in Torhout.
Zuid West-Vlaanderen
De route brengt ons op zaterdag naar het zuiden van de provincie.
Het Kasteeldomein van Zonnebeke is opnieuw de centrale plaats van dag. Hou even halt bij het
indrukwekkende Britse Tine Cot Cemetery in Zonnebeke. Het provinciedomein De Palingbeek, het
domeinbos Den Doel en de Ieperse OCMW-bossen mogen niet ontbreken tijdens onze tocht. De grootste
afstanden (vanaf 100km) fietsen richting de 'berg' dorpjes, zijnde Kemmel, Westouter, Wijtschate, allemaal
gemeenten uit Heuvelland. Dit is een absolute aanrader, een glooiend landschap met een aantal pittige
hellingen, zowel gekende als minder gekende, worden u voorgeschoteld. Voor deze inspanning wordt u meer
dan goed beloond. U krijgt een aantal prachtige panorama’s en vergezichten voorgeschoteld van West- en
Frans Vlaanderen.
Regio Roeselare
Op zondag fietst u rond Roeselare en de naburige
gemeenten. Maak kennis met de verrassende groene kantjes van een nochtans sterk verstedelijkt gebied
rond Roeselare. Geniet van het landschap en ontdek onderweg de vele mooie hoeven, de velden, de
bebloemde tuintjes en de natuur om u heen. Heb oog voor de talrijke culturele aspecten: de kerken,
gebouwen, kapelletjes en monumenten. Kortom geniet van de laatste fietsmomenten van dit schitterend
fietsevent.
Wat maakt dit fietsevenement uniek?
Lage deelnameprijs:
Het evenement is laagdrempelig. De deelnameprijs bedraagt
slechts 3 euro.
Iedere fietser is welkom:
West-Vlaanderens Mooiste richt zich tot iedereen die graag
fietst, de familiale fietser, de geoefende wielertoerist en de
mountainbiker.
Bepijlde routes:
Iedere dag zijn er nieuwe uitgepijlde routes. Fietsers met een
GPS kunnen de route downloaden vanaf half augustus op onze
website.
Uitgebreide bevoorradingen:
Iedere dag zijn er meerdere bevoorradingslocaties met
uitgebreide faciliteiten ( toiletten, fietsenstallingen, zitplaatsen,
… ) en dit alles in een toeristische omgeving.
Goede bereikbaarheid:
Het evenement is vlot toegankelijk met de wagen of het
openbaar vervoer. Er is eveneens een ruime parking aanwezig.
Aankomstdorp:
De start en aankomstplaats is gelegen in ‘Expo Roeselare’. Deze
locatie wordt omgevormd tot een heus wielerdorp met de
aanwezigheid van allerlei faciliteiten, zoals kleedkamers met
douches, infopunt, bewaakte fietsenstalling, oplaadpunt voor
elektrische fietsen, fietsenservice, hulpdiensten, … .
Beleving en animatie:
Beleving en animatie staan centraal tijdens het fietsgebeuren.
De haltes worden uitgebaat in toeristische locaties waardoor
mensen iets ontdekken van onze streek. Na de rit kunnen de
deelnemers genieten van de aprés-bike in ons wielercafé.
Hospitality:
De organisatie biedt uitgebreide hospitality mogelijkheden voor
bedrijven en fietsclubs.
Gelegenheidscamping:
Deelnemers die opteren om te overnachten op de
gelegenheidscamping, worden ‘s avonds verwend door de
medewerkers van PASAR met allerlei randactiviteiten.
Wat willen wij met dit evenement bereiken?
Het evenement ‘West-Vlaanderens Mooiste’ heeft als hoofddoelstelling mensen te stimuleren om te sporten
in het algemeen en in het bijzonder fietsen, dit in combinatie met het ontdekken van toeristische, culturele,
natuurlijke en andere trekpleisters in de stad en de omliggende regio:

We stimuleren de mensen om te bewegen en we willen het sociaal contact bevorderen door middel
van allerlei animatie in de start- en aankomstplaats en het uitbaten van leuke bevoorradingslocaties.
 De deelnemers ontdekken tijdens onze fietstochten de stad Roeselare en de provincie WestVlaanderen.
Het evenement is laagdrempelig en bovendien hebben we aandacht voor specifieke doelgroepen. De
laagdrempeligheid bekomen we door de deelnameprijs te beperken tot 3 euro en eveneens de drankprijs
bewust laag te houden.
Vanuit onze sportieve visie steunen/organiseren wij ook enkele sensibiliserende acties. Zo is er een actie
gericht tegen zwerfvuil en steunen wij ook de campagne ‘ik fiets proper’.
Campagnelogo
‘Ik fiets proper’.
Campagnelogo
‘Fietstoerisme in harmonie’.
West-Vlaanderens Mooiste maakt deel uit van volgende
regelmatigheidscriterium
http://www.grinta.be
http://lm-classics.com
Doelgroepomschrijving
We richten ons naar kinderen, volwassenen en senioren, mannen en vrouwen, kortom naar iedereen
tussen de leeftijd van 4 jaar en 90 jaar die graag fietst.
Er wordt een opdeling van iedere doelgroep die wij willen bereiken, opgemaakt en onze communicatie
wordt daarop afgesteld uit commercieel oogpunt:
Welke doelgroepen bereiken wij?




Sportieve fietsers, bestaande uit wielertoeristen en mountainbikers;
Recreatieve fietsers;
4-daagse fanaten;
Gezinnen en families met kinderen.
Bepaling van de doelregio gekoppeld aan de doelgroep:




Sportieve fietsers: doelregio is Vlaanderen en Nord-Pas de Calais;
Recreatieve fietsers: doelregio is West-Vlaanderen & Oost-Vlaanderen;
4-daagse fanaten: doelregio is Vlaanderen & Nederland;
Gezinsfietstocht en families met kinderen: doelregio is Roeselare en ruime omgeving.
Verwacht aantal deelnemers per dag:
Aan de hand van de deelnemers van de voorbije jaren verwachten wij ongeveer een 6000 deelnemers
verdeeld over de verschillende dagen:



Donderdag & vrijdag: 500 deelnemers.
Zaterdag: 2500 deelnemers.
Zondag: 2500 deelnemers.
Conclusie?
Bij dit evenement bereikt u deelnemers van alle leeftijden die matig tot zeer sportief zijn en afkomstig
uit Vlaanderen, België en zelfs uit Nederland en Frankrijk.
‘WEST-VLAANDERENS MOOISTE’
IS HET IDEALE EVENEMENT OM ALLE SPORTIEVE
DOELGROEPEN UIT DE MAATSCHAPPIJ AAN TE SPREKEN .
Hoe ben ik als partner zichtbaar tijdens het event?
Als organisatie hechten wij veel belang aan de zichtbaarheid van onze partners. Naast naams- en
logovermelding op drukwerk en advertenties bieden wij u eveneens heel wat mogelijkheden op online
tools, aanwezigheid tijdens het evenement, strategisch geplaatste samplinglocaties en het verwennen
van uw klanten.
Communicatie voor het evenement:
E-Communicatie:


Banners en spandoeken:


Logo op onze website:
www.westvlaanderensmooiste.be.
Logo in e-mailing:
‘West-Vlaanderens Mooiste 2014’
(met een bereik van zo’n 25.000
fietsfanaten).


Roll–up’s;
Publiborden op de invalswegen van de
stad Roeselare;
Publikubussen in het stadscentrum van
Roeselare;
Spandoeken in de provincie W-Vl.
Print:



Brochures: 30.000 exemplaren;
Flyers: 5.000 exemplaren;
Affiches: 500 exemplaren.
Mediapartners uit het verleden:
Grinta! Magazine
Krant van
West- Vlaanderen
De Zondag
WTV
Het event is aanwezig op volgende sociale media:
Communicatie tijdens het evenement:
Start- en aankomstplaats:




Spandoeken en vlaggen
Publibogen en
andere inflatables
Geluidspot
Promostanden en promovoertuigen
Bevoorradingsstanden onderweg:



Spandoeken en vlaggen
Publibogen en
andere inflatables
Samplingacties
Hospitality mogelijkheden:

Op zaterdag 23 augustus bieden wij de kans aan bedrijven, overheden, instellingen of groepen
om samen met hun medewerkers, relaties en/of vrienden om er een heuse sportieve, culinaire
dag van te maken om nooit te vergeten.
Waarom aanwezig zijn in ons wielerdorp met een
promoruimte?
Als bedrijfsverantwoordelijke weet u als geen ander dat deelnemen aan een wielerdorp een zeer
efficiënte vorm van communicatie en marketing is voor uw bedrijf.
Het biedt u de mogelijkheid om potentiële klanten te ontmoeten die op dat moment kennis maken met
de nieuwigheden die u te bieden heeft op de fietsmarkt, u maakt kennis met deelnemers die op zoek zijn
naar een nieuwe racefiets of MTB, kortom u hebt direct en persoonlijk contact met de klant.
Dit wielerdorp biedt u de ideale gelegenheid om in contact te komen met potentiële klanten en u kunt
zich op dat moment maximaal profileren.
Wat biedt de organisatie aan standhouders?
De organisatie staat garant voor een goed georganiseerd en professioneel evenement. Naast de
genoemde garantie bieden wij nog tal van andere zekerheden:









De organisatie zal via verschillende communicatiekanalen zorgen voor de bekendmaking van
het evenement waardoor u een maximaal rendement zal verkrijgen.
De organisatie staat garant voor een grote opkomst van deelnemers (meer dan 4.000).
Uw bedrijfsnaam met bijhorend logo wordt op onze website geplaatst onder de noemer
beursdeelnemers.
Mailing naar onze klanten om uw aanwezigheid aan te kondigen in ons wielerdorp.
Een link op onze website naar uw website.
Vermelding op onze facebookpagina.
2 maand voor het evenement wordt er promomateriaal opgestuurd naar u, bestaande uit flyers
en affiches.
Gratis wifi-toegang in Expo Roeselare.
Gratis elektriciteit.
Inschrijvingsformulier FIETSEXPO
‘West-Vlaanderens Mooiste’
Zaterdag 23 & zondag 24 augustus 2014
Firma:________________________________________________________________________________________________________________
Naam verantwoordelijke: __________________________________________________________________________________________
Straat & nr: __________________________________________________________________________________________________________
Postnr & gemeente:_________________________________________________________________________________________________
Tel.: ________________________________________________________ GSM: __________________________________________________
Fax: __________________________________________________________________________________________________________________
E-mail: ______________________________________________________________________________________________________________
Website: _____________________________________________________________________________________________________________
BTW nr.: _____________________________________________________________________________________________________________
De volgende projecten en/of diensten zullen op de tweedaagse worden
voorgesteld:
 Project: ____________________________________________________________________
 Dienst: _____________________________________________________________________
Ondergetekende bestelt hierbij een naakte expo oppervlakte voor 2 dagen:

standruimte van 12m² (3m op 4m) aan € 75 (excl. BTW).

standruimte van 18m² (3m op 6m) aan € 100 (excl. BTW).
In de prijs zijn begrepen:
De gereserveerde standruimte, gratis internet, vermelding op de website, 1 gratis aansluiting op het
elektriciteitsnet en een vuilniszak.
Betaling:
De inrichters van de beurs zullen na het ontvangen van het ingevuld inschrijvingsformulier een factuur
opmaken en opsturen naar bovenstaande adresgegevens. Deze dient te worden vereffend uiterlijk op
15 augustus 2014.
Door ondertekening van het inschrijvingsformulier verklaart de
verantwoordelijke zich akkoord met de deelnemingsvoorwaarden.
Datum:
Naam en handtekening verantwoordelijke:
Gelieve het inschrijvingsformulier zo vlug mogelijk terug te sturen naar:
vzw Sportevenementen Roeselare, Zuidstraat 3 (2° verdiep), 8800 Roeselare
of faxen naar 051 26 23 69.
West-Vlaanderens Mooiste staat synoniem voor:
een gezellig en tof fietsevent in
West-Vlaanderen!
een paar dagen
vakantie in
combinatie met
recreatief sporten.
fietsen is leuk
West-Vlaanderen
ontdekken per fiets.
genieten van onze
fietsvriendelijke
fietswegen.
gezelligheid en
ontspanning.
kennis maken met nieuwe,
uitgepijlde fietsroutes.

Download Report