Beschrijving - Welkom op Van Brug.info

NIS UPDATE RELEASE Q3-2014
NIS
Notarieel Informatie Systeem
Sportlaan 2h, 818 BE Heerde
T (0578) 693646, F (0578) 693376
www.vanbrug.nl, [email protected]
© 2014 Van Brug Software B.V.
Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk,
fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een
retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug
Software B.V. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de
auteur, noch Van Brug Software BV enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door
eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document.
Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen
met:
Van Brug Software B.V.
Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde
Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde
Tel.:
(0578) 69 36 46
Fax:
(0578) 69 33 76
E-mail: [email protected]
Web: www.vanbrug.nl
2
Inhoudsopgave
Versie: Q3-2014
1
Algemeen
4
2
KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit
5
2.1
KantoorCockpit
5
2.1.1
CDR
5
2.1.2
Uren
5
2.1.3
KvK
5
2.1.4
GBA-V
5
2.1.5
Management overzichten
5
2.1.6
Conviso IdScan
6
2.2
ZakenCockpit
6
2.2.1
CDR
6
2.2.2
Alles rechercheren
7
2.2.3
CCR
7
2.2.4
ECH
7
2.2.5
Expeditie
7
2.2.6
Dataplaza
8
3
KIK-R/KIK-I
9
3.1
3.2
KIK-R
KIK-I
9
9
4
Zakenadministratie
10
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
NP/NNP kaart
Profit
Aflijnen
Opslaan in NIS
Menu
Office 2013
10
10
10
10
10
10
NIS update release Q3-2014
Algemeen
1 ALGEMEEN
Dit document beschrijft de functionele uitbreidingen en verbeteringen in het Notarieel Informatie
Systeem.
Deze beschrijving is behalve voor de applicatiebeheerder van het kantoor, ook bestemd voor de
gebruikers van het systeem om kennis nemen van de verbeteringen en de nieuwe mogelijkheden.
Medewerkers van Van Brug Software B.V. zijn continue actief met het verbeteren van de kwaliteit en
functionaliteit van de software. Dat deze activiteiten tevens worden beïnvloed door externe
factoren, zoals veranderde procedures bij het Kadaster, wetswijzigingen en de ontwikkelingen bij
Microsoft op gebied van databases en besturingssystemen, is evident.
4
Versie: Q3-2014
NIS update release Q3-2014
KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit
2 KANTOORCOCKPIT/ZAKENCOCKPIT/PARTIJENCOCKPIT
2.1 KantoorCockpit
2.1.1 CDR









Op het startscherm in de KantoorCockpit bij [Openstaande akten] en bij het [Overzicht CAA]
staat nu 10 kalenderdagen i.p.v. werkdagen.
De knoppen [Exporteer naar PDF] en [Open aktekaart] blijven nu staan bij het
Netrepertorium, indien één van de [Zoekopties netrepertorium] wordt gebruikt (5695).
Onder het tabblad [Netrepertorium] worden nu ook altijd de velden [OVB kenmerk] en [OVB
bedrag] gevuld (6342).
Indien, na het wijzigen van gegevens op de NP of NNP kaart, welke kaart gekoppeld is aan het
Netrepertorium, de aktekaart aangevuld wordt met gegevens in het vrije deel van de
aktekaart (bijvoorbeeld deel/nummer kadaster), worden deze wijzigingen in de partijkaart
niet meer gezien als correctie en zal de betreffende repertoriumregel niet meer ter
verzending als correctie onder het tabblad [CDR/AWR] verschijnen in de Kantoorcockpit
(4393).
Bij het maken van lijsten binnen het Repertorium via de knop [Export PDF] verschijnt de
naam met het protocolnummer van de betreffende notaris boven aan de lijst (4870).
Middels de tabtoets worden geen velden meer overgeslagen in het Kadaster gedeelte in de
aktekaart, maar worden alle velden achter elkaar doorlopen (5120).
Wanneer een verplicht veld ontbreekt in een partijkaart, welke is gekoppeld aan het
Netrepertorium, verschijnt bij het versturen van de aktekaart hierover een melding. In deze
melding wordt voortaan tevens het aktenummer vermeld waar het om gaat (5120).
Indien gewerkt wordt met de functionaliteit van het extra nummer, i.v.m. een externe
applicatie, zal het extra nummer als zaaknummer getoond worden onder de diverse
tabbladen binnen het CDR in de KantoorCockpit (5894).
Wanneer gekozen wordt onder CDR/AWR om de akten direct met de akteregels te versturen,
zullen de akteregels voor testamenten, waar geen akten aan gekoppeld zijn, nu ook zonder
melding direct ingeschreven worden in het Netrepertorium (6225).
2.1.2 Uren

Bij het schrijven van declarabele uren in de KantoorCockpit wordt, ongeacht het bedrag, het
vinkje [Uren declarabel] weer automatisch gezet (4675).
2.1.3 KvK

Er is een aanpassing gedaan, waardoor indien er bepaalde informatie ontbreekt op het
uittreksel, bijv. een kerkgenootschap, er wel een cliëntenkaart kan worden aangemaakt
(6541).
2.1.4 GBA-V

Bij een GBA-inzage van de onderliggende relaties van de partij volgt nu ook inzage
[Uitgebreid + ouders] (5755).
2.1.5 Management overzichten

Voor het [OHW overzicht] en het [Af-/opboeking overzicht] is het mogelijk geworden om in
de Applicatiemanager meer dan 6 grootboekposten uit te zonderen van de standaardreeks,
waarvoor wordt gekeken bij de omzetbepaling vanuit Profit/Facturering (5389).
Versie: Q3-2014
5
NIS update release Q3-2014
KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit
2.1.6 Conviso IdScan



Het veld [Nationaliteit] wordt niet meer automatisch overschreven in de KantoorCockpit
vanuit de data informatie van het legitimatiebewijs, indien er is aangegeven, dat hetgeen in
NIS staat bewaard moet blijven (6199).
Er zijn aanpassingen doorgevoerd aan het softwaregedeelte van de Conviso IdScan n.a.v. een
update van Keesing (6579).
Binnen de configuratie van de software van de Conviso IdScan kan nu ook een beveiligde FTP
locatie op worden gegeven voor de opslag van de scans. De inrichting van deze FTP locatie
kan uw systeembeheerder voor u verzorgen, indien u in de ‘cloud’ werkt (6578).
2.2 ZakenCockpit
2.2.1 CDR






6
Wanneer er in voorgaande jaren steeds opnieuw genummerd werd in het Repertorium, maar
nu voortaan doorgenummerd wordt en een aktekaart in de ZakenCockpit verwijderd dient te
worden, zal alleen het aktenummer van het betreffende jaar getoond worden om verwijderd
te worden (5570).
Indien gekozen wordt bij [melden OVB] voor [Ja] en vervolgens voor [Vrijstelling] en er een
nihil aangifte gedaan wordt (€ 0,00), wordt na het opslaan van de aktekaart het vinkje [OVB
betaald] standaard aangezet. Hierdoor verschijnt de regel niet meer onder het overzicht
[Overzicht OVB aangifte] in de KantoorCockpit. Pas na verzending van de regel naar het CDR,
waardoor er door de Belastingdienst een OVB betalingskenmerk aan toekend is, kan een
eventuele wijziging worden aangebracht in de betreffende aktekaart voor wat betreft de
overdrachtsbelasting (5594).
Wanneer er bij de verrichting [Levering onroerende zaak/beperkt recht] of [Verdeling]
gekozen wordt voor [Nee] bij [Melden OVB] verschijnt een extra melding of dit ook
daadwerkelijk de bedoeling is, aangezien ook een nihil aangifte (€ 0,00) gemeld dient te
worden (5362).
Wanneer in een NNP kaart zowel de vestigingsplaats als de kantoorplaats is gevuld, zal bij het
koppelen van de betreffende NNP kaart aan de aktekaart de vestigingsplaats (zetel) getoond
worden bij de partijselectie. Wanneer deze vestigingsplaats ontbreekt, wordt automatisch de
kantoorplaats getoond. Wanneer beiden ontbreken, volgt hierover een melding (5696).
Indien binnen het Personeels Management Systeem (PMS) bij de betreffende gebruiker
onder het tabblad [Rechten], [Kaartenbak], [Zaken] het vinkje bij [Gebruiker mag
kladrepertoria wijzigen] uitstaat, kan de betreffende gebruiker wel de aktekaarten en het
Netrepertorium inzien, maar hierin verder geen aanpassingen in aanbrengen dan wel nieuwe
aktekaarten aanmaken (5319).
Diakritische tekens in namen bij NP’s kunnen op de juiste manier doorgevoerd worden, zodat
de gegevens in de akte, welke opgestuurd worden naar het CDR, overeenkomen met de
gegevens op de aan het Netrepertorium gekoppelde partijkaart. Deze tekens kunnen onder
het tabblad [Partijen] in de aktekaart toegevoegd worden op het moment, dat deze partij
nog niet gekoppeld is aan het Netrepertorium. Wanneer met de rechtermuisknop op de
betreffende partij geklikt wordt, verschijnt de optie [wijzig naam *]. Hier kunt u de naam
aanpassen met de gewenste diakritische tekens. Indien de partij reeds gekoppeld is aan het
Netrepertorium, dient u deze partij middels de bekende pijltjes eerst van links naar rechts te
verplaatsen alvorens u de wijziging kunt aanbrengen. Na wijziging van de naam verplaatst u
de betreffende partij weer naar links, waardoor deze weer aan het Netrepertorium
gekoppeld wordt. Let wel: indien u de aktekaart reeds verzonden heeft aan het CDR, wordt
deze laatste actie (ontkoppelen en opnieuw koppelen partij) gezien als een correctie en dient
Versie: Q3-2014
NIS update release Q3-2014
KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit
u de betreffende akteregel nog als correctie te verzenden onder [CDR/AWR] in de
KantoorCockpit (5281).
2.2.2 Alles rechercheren


Indien er onverhoopt een fout in de verbinding met GBA naar voren komt dan wordt dit nu
beter afgehandeld (5364).
Wanneer er geen verschillen zijn bij een GBA inzage via alles rechercheren dan wordt dit nu
ook getoond bij tweede en volgende partijen (5896).
2.2.3 CCR

Aan de zijde van Curateleregister is een technische aanpassing gedaan, waardoor het rapport
van de onder curatele gestelde niet getoond kon worden, dit is opgelost (6789).
2.2.4 ECH
Afloszaken:



Indien bij het Hypothecair Bericht Object (HBO) de inschrijvingsbedragen vermeld zijn,
worden deze nu ook automatisch vermeld bij de betreffende inschrijvingen in een afloszaak.
Deze bedragen zijn gehele bedragen. Indien het nog een inschrijving betreft van een akte uit
het tijdperk van de gulden, en deze inschrijving is geconverteerd naar de Euro, waarbij ook
Eurocenten zijn vermeld in de akte, zult u dit bedrag handmatig aan dienen te passen (3625).
Indien de voornaam van een cliënt begint met een IJ (IJsbrand) dan wordt dit nu in het
aflosverzoek ook correct opgenomen (4795).
Indien er bij een inschrijving geen partij(en) of registergoed(eren) was(waren) gekozen
volgde er bij het verzenden van het aflosverzoek een foutmelding. Er volgt nu direct een
melding, dat er (een) ontbrekende partij(en)/registergoed(eren) is (zijn) (6282).
2.2.5 Expeditie

Onder het tabblad [Expeditie] in de ZakenCockpit is het mogelijk om documenten te
versturen naar Dataplaza. Het is nu ook mogelijk om vanuit [Expeditie] een e-mail te sturen
naar een partij of partijen, die gekoppeld is/zijn aan een zaak. Uiteraard worden die
gegevens, evenals ook de stukken, die naar Dataplaza worden verstuurd, vastgelegd, zodat
wordt geregistreerd wie, wanneer, hoe en door wie documenten zijn verzonden. Om deze
e-mailfunctionaliteit te gebruiken kunnen de volgende stappen worden gevolgd:
o Er kan een bestaand document worden geselecteerd via de knop [Selecteer bericht].
Dit bericht kan in de rechterzijde van het scherm worden gewijzigd. Ook zou hier een
bericht getypt kunnen worden, indien er niet is gekozen voor een bestaand
document.
o Indien uw kantoor gebruik maakt van een specifieke indeling van de e-mailberichten
dan kan hiervoor een sjabloon ingericht worden, welke geselecteerd kan worden via
de optie [Selecteer sjabloon].
o Het uiteindelijke resultaat dat verstuurd zal worden is inzichtelijk in het tabblad [Mail
Preview].
o In de linkerzijde van het scherm staan de documenten, die beschikbaar zijn onder het
betreffende dossier. Deze kunnen worden geselecteerd, zodat deze als bijlage(n)
mee worden gestuurd (6704).
o Via de knop [Mail] kunnen in het volgende scherm de [Partijen] worden geselecteerd
en het [Onderwerp] van de mail worden ingevuld.
Versie: Q3-2014
7
NIS update release Q3-2014
KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit
o

De mail kan worden verstuurd via de optie [Verzenden]. Deze mail wordt
gedocumenteerd zoals hierboven aangegeven, maar wordt tevens onder uw
[Verzonden items] in Outlook opgeslagen.
Er worden geen automatische e-mails meer verzonden door Dataplaza, wanneer er
documenten vanuit [Expeditie] naar Dataplaza worden verzonden. U bepaalt ook hier zelf de
tekst van uw e-mail en u heeft ook hier de mogelijkheid om een sjabloon te kiezen, zie voor
de verdere werking de hierboven beschreven functionaliteit van de mail (6704).
2.2.6 Dataplaza

8
De website van Dataplaza is nu geheel geïntegreerd in de Zakencockpit. U kunt hier uw
Dataplaza dossier bekijken en wijzigen:
o Algemeen
: de algemene dossiergegevens van Dataplaza
o Gebruikers
: de gebruikers die toegang hebben tot het Dataplaza dossier
o Documenten
: de documenten waartoe de gebruikers toegang hebben
o Berichten
: de mogelijkheid om berichten te versturen naar cliënten
o Rapportage
: in 1x inzichtelijk wat er allemaal is gebeurd in het Dataplazadossier
o Vragenlijst
: o.m. de mogelijkheid om een vragenlijst te versturen naar cliënten
o Dataplaza.nl
: het dossier zoals dit Dataplaza beschikbaar is voor uw kantoor
Het Dataplaza dossier wordt automatisch aangemaakt, wanneer u stukken verstuurd naar
Dataplaza vanuit Expeditie. Het is ook mogelijk om een dossier aan te maken en daarna
stukken te versturen vanuit Expeditie (6705).
Versie: Q3-2014
NIS update release Q3-2014
KIK-R/KIK-I
3 KIK-R/KIK-I
3.1 KIK-R


In het veld [Omschrijving] op het tabblad [Gegevens Registergoed] is het nu mogelijk om
meer tekens op te nemen voor de omschrijving van het registergoed (6224).
Ingeval van erfpacht kunt u op het tabblad [Gegevens Registergoed] de canon gegevens
invoeren. Deze gegevens worden alleen in de leveringsakte en de akte van verdeling
gebruikt.
Let op! Indien er meer erfpacht percelen zijn betrokken dan is de levering via KIK alleen
mogelijk indien de erfpachtvoorwaarden, inclusief (eind)datum en bedragen gelijk zijn.
Indien er meerdere percelen worden overgedragen en de voorwaarden verschillen dan
wordt dit niet in het huidige stylesheet ondersteund (3865).
3.2 KIK-I








In de particuliere hypotheek is aan het einde van de kadastrale omschrijving de zachte
regelomhaal aangepast in een harde return (6493).
In de KIK akte wordt de [Titel na] bij cliënten nu vermeld (5655).
Overbodige spaties in huisnummer worden nu automatisch aangepast (6171).
In de registerverklaring wordt het tijdstip ook in het Word document vermeld na [Maken
akte], indien dit op het eerste tabblad is ingevuld. U kunt de akte op deze manier
eenvoudiger aan een aktekaart koppelen (5911).
Het is mogelijk om de verplichte erfpachtgegevens op te nemen in het stylesheet deel van de
akte, zie ook de informatie in de hierboven genoemde paragraaf van KIK-R. In het geval van
meerdere percelen met erfpacht dan kan dat alleen indien alle voorwaarden voor deze
percelen (zowel looptijd als data) gelijk zijn.
In aanvulling op hetgeen sinds de Q2-2014 update mogelijk is, is het nu ook mogelijk om de
afgifteplaats voor het legitimatiebewijs aan te passen. Door in de KIK macro met de
rechtermuisknop op een partij te klikken kunnen een aantal afwijkende gegevens worden
ingevoerd. Het gaat hier om de velden [Voornamen], [Voorvoegsel], [ Achternaam],
[Geboorteplaats] en [Afgifteplaats legitimatiebewijs. In NIS kunnen bepaalde diakritische
tekens (nog) niet worden opgenomen. Door middel van deze optie kunnen de genoemde
velden, die afwijkende diakritische tekens bevatten, nu toch in een KIK akte worden
opgenomen.
Let op!: het is gebleken dat bovenstaande in Word niet met alle lettertypes even goed werkt.
Bij o.m. lettertype Verdane worden niet alle afwijkende tekens goed in de akte weergegeven.
Indien u dit ook ervaart dan is het mogelijk het lettertype voor de KIK aktes via de Applicatie
Manager aan te passen. U kunt hiervoor desgewenst contact met onze afdeling Support
opnemen (6310).
Bij het vestigen van erfdienstbaarheden en/of kwalitatieve verplichtingen wordt nu in het
geval een appartementsrecht is betrokken ook de appartementsindex in de akte opgenomen
(6691).
Bij de eerste keer genereren van de akte wordt nu ook het juiste startwoord ingevuld.
Voorwaarde is wel dat met de nieuwe (aflijn)formulierenset wordt gewerkt (u werkt hier
mee indien u in de aflijnmacro de notaris en waarnemer afzonderlijk kunt selecteren).
Er wordt in de formulier.ini gekeken naar de setting NedStartwoorden=Op,Vandaag,Heden
(waarbij de eerstgenoemde optie het bij u gebruikte startwoord moet zijn).
Indien u hier nog niet meer werkt kunt u meer informatie verkrijgen bij onze afdeling
Support (6487).
Versie: Q3-2014
9
NIS update release Q3-2014
Zakenadministratie
4 ZAKENADMINISTRATIE
4.1 NP/NNP kaart


Indien een gekoppelde partij op de zaak wordt verwijderd en deze hangt al wel aan een akte
dan volgt er een melding, dat de betreffende partij niet verwijderd kan worden.
Wanneer een zaak nog niet gereed gemeld is, maar al wel een repertoriumnummer heeft, zal
deze zaak ook zichtbaar zijn onder het tabblad [Onderhanden zaken] van de NP of NNP.
Indien de NP of NNP ook gekoppeld is aan het Netrepertorium van de betreffende zaak, zal
het veld [Rep.No] gevuld zijn met het betreffende aktenummer. Indien de betreffende NP of
NNP niet gekoppeld is aan het Netrepertorium, is dit veld leeg (6184).
4.2 Profit

Er is een verbetering gerealiseerd bij een foutmelding vanuit NIS, indien er problemen zijn
met de integratie met AFAS Online (5938).
4.3 Aflijnen



Voor de code WaarnemerNaam en NotNaam kan nu ook een vertaling in de Formulier.ini
worden opgenomen (3239).
De tekst wordt niet meer afgebroken bij een lange omschrijving in geval van een vertaling bij
de setting WaarnemerTekstNaastStempel. Tevens wordt deze setting alleen ingevuld als er
sprake is van een waarnemer (3239).
Indien u heeft gekozen voor rechts uitlijnen via de optie [Rechtsuitlijnen=1), dan wordt ook
links goed uitgelijnd (5927).
4.4 Opslaan in NIS

Indien er één resultaat naar voren komt bij het zoeken binnen de Opslaan in NIS
functionaliteit dan wordt die ene regel meteen geselecteerd en volgt er geen foutmelding
meer (6241).
4.5 Menu

Aan het menuboekje in Word is onder [Familie praktijk] de optie [Verklaring van Erfrecht]
standaard toegevoegd. Indien u deze menu-optie wenst te gebruiken, dient u in uw modellen
map (meestal de M schijf) in de map [Familie] een map [VVE] aan te maken, waarin u de
modellen kunt plaatsen (4382).
4.6 Office 2013
Vanaf deze Q3-2014 versie van NIS is compatibel met Office 2013, hiervoor zijn in de volgende
onderdelen aanpassingen gedaan:




PTP
Kaartenbak
Kantoor.dot
E-mail opslaan in NIS
: Genereren van documenten.
: Genereren van specifieke documenten zoals de Info formulieren.
: Aanpassingen voor het aflijnen.
: voor de inrichting is een nieuwe dll nodig, bij onze afdeling support
([email protected]) kunt u de benodigde instructie opvragen.
Let op! Om technische redenen is het binnen Office 2013 niet mogelijk, om na het gebruik van de
beheerfunctionaliteit vanuit het PTP-oog, het document wat gecontroleerd is weer op [alleen-lezen]
te zetten.
10
Versie: Q3-2014

Download Report