Algemeen draaiboek schokkende gebeurtenissen op school

13-14 CODI 9 D 109-Pr
Algemeen draaiboek
schokkende gebeurtenissen op
school
Versie 7 mei 2014
1. Inleiding
2. Plan van aanpak
2.1. Voor de schokkende gebeurtenis
2.1.1. Samenstelling van het crisisteam
2.1.2. Stappen in het opstellen van een draaiboek
•
Stap 1: informatie verzamelen
•
Stap 2: doelgroepen bepalen
•
Stap 3: behoeften bepalen
•
Stap 4: inventariseren van steunfiguren
•
Stap 5: richtlijnen i.v.m. de opvang van de betrokkenen
•
Stap 6: nadenken over de communicatie
2.2. Tijdens de schokkende gebeurtenis
2.2.1. Duidelijke en eenvoudige instructies
2.2.2. Het crisisteam in actie
•
Het bericht komt binnen
•
Het crisisteam komt samen
•
Communicatie over de crisis
2.2.3. Opvangen van leerlingen en personeel
2.3. Na de schokkende gebeurtenis
2.3.1. Psychologische ondersteuning
2.3.2. Organiseren van het onderwijs
2.3.3. Evaluatie
3. Geraadpleegde bronnen
1
13-14 CODI 9 D 109-Pr
1 Inleiding
Alle scholen worden af en toe geconfronteerd met schokkende gebeurtenissen.
Alle schokkende gebeurtenissen raken mensen diep en dienen met zorg te worden
aangepakt. Er zijn verschillen in de impact die ze hebben (zowel in de breedte als in de
diepte). In dit draaiboek richten we ons zowel op gebeurtenissen met beperkte als met grote
impact.
Dit draaiboek krijgt een plaats binnen de noodplanning van de school. Het “Canvas voor
noodplanning voor scholen en internaten” dat door het departement onderwijs wordt
voorgesteld kan hiervoor een hulpmiddel vormen. Hierin is het thema “Zelfdoding,
zelfmoordpoging of plots overlijden op school” voorzien, waarvoor een actiekaart wordt
gemaakt. Ook de thema’s “ongeval” of “geweld” staan dicht bij “schokkende gebeurtenissen”.
We verwijzen in voetnoot hoe de structuur van beide documenten kan afgestemd worden.
Heel wat scholen hebben een aanbod ontwikkeld voor het omgaan met verlies in het
algemeen. Het spreekt vanzelf dat de beschikbare know-how terzake een plaats krijgt in dit
stappenplan.
Hieronder vind je de verschillende stappen die zich situeren voor, tijdens of na een
schokkende gebeurtenis. Dit alles kan je helpen om een schoolspecifiek draaiboek te maken
voor jouw school.
2 Plan van aanpak
Elke schokkende gebeurtenis is anders. Je improvisatietalent en gezond verstand zal je dus
altijd nodig hebben. Maar als duidelijk is wie welke taken opneemt, verloopt een crisissituatie
meer gestructureerd, grijp je efficiënter in en communiceer je beter.
2.1 Voor de schokkende gebeurtenis 1
2.1.1
•
Samenstelling van het crisisteam
bestaat uit een kern van 3 à 4 personen : directeur, preventieadviseur, interne
leerlingenbegeleider, CLB-medewerker, communicatieverantwoordelijke. Ze kan
uitgebreid of veranderd worden van samenstelling naargelang het soort crisis;
•
verzamelt informatie, houdt contact met de hulpdiensten en overheid, geeft leiding en
stuurt bij, coördineert de samenwerking met interne en externe diensten (brandweer,
politie,…);
•
heeft een communicatieverantwoordelijke. Die kent de feiten, volgt de actualiteit en
coördineert de verspreiding van informatie;
•
heeft een woordvoerder. Meestal is dat de directeur. Maar dat betekent niet dat hij of
zij ook de communicatieverantwoordelijke is.
•
Bij crisis met grote impact kan ook het schoolbestuur een rol opnemen.
•
Het crisisteam werkt samen met bevoegde overheden en hulpverleningsdiensten
wanneer die betrokken zijn.
Het crisisteam dient zeker niet alle taken zelf uit te voeren.
-
1
Intern: Delegeren aan de juiste mensen is belangrijk. Zo zullen er in een school
leerkrachten aanwezig zijn die goed zijn in het voeren van gesprekken met leerlingen
Zie ook “Canvas voor noodplanning, 4. Voorbereiding op noodsituaties.”
2
13-14 CODI 9 D 109-Pr
die daar behoefte aan hebben. Anderen kunnen aangesteld worden om de reguliere
taken van de leden van het crisisteam over te nemen (bvb aandacht voor de
onderwijsorganisatie);
-
Externen: CAW (automatisch betrokken of ingeschakeld door CLB), andere
deskundigen (CGG…) betrekken (via CLB)
Bij het inschakelen van externen is het belangrijk het aantal (nieuwe) gezichten voor de
rechtstreeks betrokkenen te beperken.
Het crisisteam heeft nood aan een locatie van waaruit rustig gewerkt kan worden (eventueel
buiten de schoolgebouwen bij een schokkende gebeurtenis met grote impact). Een goede
werking vereist logistieke ondersteuning en logboek.
Tijdens een crisis zal ook het crisisteam nood hebben aan opvang. Mensen die gedurende
uren gewerkt hebben en ondersteuning geboden hebben aan anderen, verdienen zelf ook
ondersteuning. CLB-medewerkers, psychosociale preventieadviseurs van IDEWE of
medewerkers van externe diensten CAW, CGG of VK, maar ook leerkrachten, kunnen hier
een belangrijke rol spelen.
2.1.2
Stappen in het opstellen van een draaiboek
Het samenstellen van een schoolspecifiek draaiboek gebeurt door het verantwoordelijk
beleidsteam. Dit kan samenvallen met het crisisteam. Dit team kan aangevuld worden met
gespecialiseerde externen die een bijdrage kunnen leveren tot het optimaliseren van het
draaiboek. Waar mogelijk worden interne werkgroepen (Leven en Dood op school,
pastoraal…) ook betrokken.
Een draaiboek moet duidelijke omschrijvingen van handelingen bevatten. De gegevens
moeten zo compleet mogelijk zijn. Wanneer ingeval van een crisis mensen gewaarschuwd
moeten worden, staan ze met naam, functie en telefoonnummers in het draaiboek vermeld.
Ook belangrijke websites kunnen in het lijstje opgenomen worden.
Stap 1 : informatie verzamelen
Het crisisteam maakt een risicoanalyse m.b.t. schokkende gebeurtenissen: maak een lijst van
 crisissen waarmee de school in het verleden werd geconfronteerd
 crisissen waar het later misschien mee geconfronteerd zal worden: bepaal
welke risico’s hieraan verbonden zijn.
Het crisisteam maakt per soort crisis een kort overzicht van hoe er gereageerd moet worden.
Zo zal bij bijv. een brand in het gebouw snel geëvacueerd moeten worden. Het is ook nodig
om dit vanuit de verschillende niveaus te bekijken : leerlingen, directie, onderwijzend en
ondersteunend personeel.
Stap 2 : doelgroepen bepalen
Bij een schokkende gebeurtenis wordt niet enkel aandacht besteed aan directe slachtoffers.
Ook indirecte slachtoffers hebben nood aan bepaalde vormen van ondersteuning.
•
•
•
Maak vooraf een lijst van alle mogelijke (doel)groepen getroffenen. Bijv. de
directe getroffenen, de familie, de (mede)-leerlingen, het personeel van de
school, de ouders van de (mede)-leerlingen.
Afhankelijk van de concrete crisis kunnen daar nog verschillende
doelgroepen bijkomen (bijv. professionelen, buren van de leerling,
grootouders,…).
Indien een doelgroep door anderen geholpen wordt (bv. in het ziekenhuis),
neem die taak dan niet over. Leg je focus dan op andere getroffenen.
3
13-14 CODI 9 D 109-Pr
Tijdens een crisis is het uiteraard niet mogelijk om al deze doelgroepen dadelijk te bereiken.
De nadruk moet liggen op die groepen die de meeste hulp nodig hebben. Dat betekent niet
dat de andere groepen geen recht hebben op ondersteuning, wel dat ze misschien pas later
aan de beurt komen.
Stap 3 : behoeften bepalen
Ook al is dit voor elke crisis verschillend, toch is het belangrijk om na te gaan wat per
doelgroep de behoeften zouden kunnen zijn. Algemeen zijn er vijf belangrijke behoeften:
• Primaire behoeften : veiligheid, warme en droge omgeving, voedsel & drank
• Betrouwbare informatie krijgen
• Erkenning krijgen als slachtoffer
• Ervaring kunnen delen met naasten
• Rituelen : uitvaart voorbereiden en bijwonen, herdenkingsmoment
organiseren
Een veilige sfeer wordt onder meer gecreëerd door een open communicatie naar
personeelsleden, leerlingen en ouders over de reeds ondernomen acties om met de crisis om
te gaan.
Het expliciet ter beschikking stellen van extra (individuele) steun voor wie daar behoefte aan
heeft, kan het gevoel van veiligheid versterken. Slachtoffers moeten het gevoel krijgen dat ze
er niet alleen voor staan.
Stap 4 Inventariseren van steunfiguren in de school
Ga na wie binnen de school(gemeenschap) een ondersteunende rol kan opnemen bij:
o opvang van leerlingen in de klas
o opvang van leerlingen buiten de klas
o organisatie van herdenkingsactiviteiten
o organisatie van klasgesprekken
o organisatie van opvang van leerlingen
o opvang van ouders
o contacten met oudercomité
Mogelijks kan de scholengemeenschap ook een rol opnemen.
Stap 4 : Richtlijnen i.v.m. de opvang van de betrokkenen
De richtlijnen i.v.m. de opvang van personeel, leerlingen en ouders tijdens een crisis worden
ook opgenomen in het crisisdraaiboek. Algemeen gesteld moet men tijdens een crisis begrip
hebben voor alle emoties. Verder zullen deze richtlijnen samenhangen met de visie van de
school op zorg, de structuur van de zorgwerkgroep (cel leerlingenbegeleiding), de grootte van
de school, de inbedding, het reeds bestaande netwerk. De school kan hiervoor ook steeds
een beroep doen op het CLB-team en het CAW en, voor de opvang van het personeel, op de
externe preventiedienst (bvb. IDEWE) en eventueel de schoolverzekering.
Stap 5 : Nadenken over de communicatie
Vooraf wordt vastgelegd wie tijdens de crisis de communicatie naar het personeel, de ouders
en de media zal verzorgen.
Hierbij is het gebruik en/of aanpassen van de website van belang. Ook nagaan hoe op school
(indien nodig) een telefoonpermanentie georganiseerd kan worden.
Geef bij persberichten geen informatie over de gebeurtenis, maar over hoe de school ermee
omgaat. Een voordeel van zelf contact met de pers zoeken is dat de regie min of meer in
handen te houden is. Doe dit echter weloverwogen en enkel indien echt nodig. Selecteer: wie
staan we wel te woord en wie niet. Bepaal de kernboodschap en probeer bondig, open en
concreet te zijn. Zorg voor openheid en duidelijkheid, voor zover de direct betrokkenen
hiervoor toestemming geven. Benoem een vaste persoon die contacten met de pers
onderhoudt.
4
13-14 CODI 9 D 109-Pr
2.2 Tijdens de schokkende gebeurtenis 2
In een crisissituatie is het van groot belang dat mensen weten waar de verantwoordelijkheden
liggen en wie de beslissingen neemt. Duidelijke instructies bepalen mee het verloop van de
crisissituatie.
2.2.1
Duidelijke en eenvoudige instructies
•
Ingewikkelde en gedetailleerde instructies hebben weinig zin, omdat mensen
meestal impulsief handelen en rationele instructies niet altijd doordringen
Het is beter één duidelijke instructie te benadrukken
•
2.2.2
Het crisisteam in actie
 Het bericht komt binnen
•
•
De ontvanger van het bericht (onthaal, secretariaat) waarschuwt de directeur of
de voorzitter van het crisisteam.
De directeur beslist of de andere crisisteamleden moeten worden verwittigd en
belegt indien nodig onmiddellijk een vergadering
 Het crisisteam komt samen
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Het bericht wordt gecontroleerd
Bijkomende informatie wordt verzameld
Externe instanties zoals politie, justitie en hulpverlening worden gecontacteerd
Het personeel wordt gebrieft en geïnstrueerd
De communicatie naar leerlingen en ouders wordt verzorgd
De media wordt te woord gestaan
Eerstelijnszorg wordt georganiseerd en er wordt adequaat doorverwezen
Er wordt voor structuur en regels gezorgd
Er wordt nagedacht over het (gedeeltelijk) voortzetten of aanpassen van de
lessen en hoe dit te organiseren
Nazorg voor de verschillende doelgroepen wordt georganiseerd
 Communicatie over de crisis
•
•
Bereid je communicatie goed voor
Belangrijk principe : communiceer eerlijk op het gepaste moment
Stap 1 : Verzamelen en geven van informatie
•
•
•
•
Verzamel zo snel en zo veel mogelijk informatie om een zo volledig mogelijk
beeld te hebben van de crisis
Beslis over wat en hoe er wordt gecommuniceerd
De directeur hoeft niet alle communicatie zelf te verzorgen, ook een
woordvoerder kan dit opnemen
Hou een logboek bij waarin de dagelijkse stand van zaken wordt genoteerd
Stap 2 : Briefing van het personeel
•
•
•
Informeer en instrueer goed het personeel
Briefing van het personeel mag dagelijks gebeuren zodat ze de laatste
informatie krijgen en ze eigen vragen kunnen stellen
Geef hen instructies over
2
Concrete planning kan opgenomen worden in “Canvas voor noodplanning” onder “5.
Actiekaarten”
5
13-14 CODI 9 D 109-Pr
o
o
o
het verdere verloop van de communicatie
de opvang binnen en buiten de klas
de gang van zaken in de komende dagen
Stap 3 : Communicatie met leerlingen en ouders
•
•
•
•
•
•
•
•
Geef zo snel mogelijk informatie aan leerlingen en ouders, bij voorkeur voor
de eerste berichten in de media verschijnen
Breng bij crisissen eerst de families op de hoogte
Respecteer het privéleven van de slachtoffers
Verspreid geen informatie die de bewuste personen of hun familieleden zou
kunnen treffen
Betuig sympathie, wens een goed herstel of betuig uw medeleven aan de
slachtoffers of hun naasten
Informeer ouders en leerlingen van organisatorische wijzigingen
Geef leerlingen en ouders vertrouwen in de gevolgde aanpak (bvb werking
van crisisteam, ondersteuning waarop een beroep gedaan is)
Informeer ouders en leerlingen waar ze voor informatie, ondersteuning,
hulp terecht kunnen
Stap 4 : Communicatie met de media
•
•
2.2.3
Voor scholen aangesloten bij het VSKO is de perswoordvoerder van het
VSKO is beschikbaar voor contact met de media.
Geef aan personeel en leerlingen de boodschap dat alleen de
perswoordvoerder in contact treedt met de media.
Opvang van leerlingen en personeel tijdens een crisis
5 basisprincipes (ONVEE-principes) worden gehanteerd als leidraad voor de opvang en
ondersteuning van leerlingen en personeel :
• Onmiddellijkheid
Indien mogelijk, onderneemt men best onmiddellijk actie (hulpdiensten bellen,
communiceren naar de verschillende doelgroepen,…) Neem onmiddellijk contact
op met de getroffenen vanuit een pro-actieve ingesteldheid ipv af te wachten
•
Nabijheid
Indien mogelijk, probeer de plaats van het gebeuren te bezoeken en de
ondersteuning reeds ter plaatse te starten. Slachtoffers hebben vaak nood aan
het samenzijn met andere getroffenen of collega’s.
•
Verwachting
Verstrek informatie aan de getroffenen wat ze de komende dagen of periode
normaliter kunnen verwachten quà lichamelijke en mentale reacties op de crisis
maar ook quà ondersteuning
•
Eenvoud
Acute hulp berust op eenvoudige handelingen : het gevoel van veiligheid
herstellen, geborgenheid geven, emotionele ondersteuning aanbieden
•
Eenheid
Belangrijk motto: “één team, één visie”. Een goede samenwerking binnen het
crisisteam en met de externe partners samen met een goede communicatie helpt
de crisis goed aan te pakken.
Algemene voorzorgsmaatregelen :
 Vang eerst leerlingen op die overstuur zijn
 Ga pas daarna de klas in
 Bespreek gezamenlijk de gebeurtenis en de gevoelens die daarbij opkomen
6
13-14 CODI 9 D 109-Pr

Breng een overlijdensbericht zonder omhaal. Dat kan na een inleidende zin:
‘ik moet iets ergs vertellen’…
 Vertel kort en kernachtig wat er is gebeurd en met welk gevolg. Ín deze fase
is het van belang om nadere toelichting en uitleg achterwege te laten.
Daarvoor is later alle gelegenheid.
 Laat de leerlingen elkaar helpen en troosten. Probeer de opvang binnen de
klaslokalen te houden.
 Bereid deze activiteit indien mogelijk voor met de interne begeleider en/of de
CLB-medewerker
 Zorg dat er een ruimte binnen de school beschikbaar is waar kinderen die erg
overstuur zijn, opvang krijgen.
Door het crisisteam moet ook aandacht worden besteed aan de emoties van
personeelsleden. Indien nodig kan hulp worden ingeroepen van CAW of IDEWE (zie ook
‘psychologische ondersteuning’).
2.3 Na de schokkende gebeurtenis 3
2.3.1
Psychologische ondersteuning
Om een schokkende gebeurtenis goed te verwerken zijn een aantal zaken essentieel :
• Hoe beter beantwoord werd aan de 5 behoeften per doelgroep hoe kleiner de nood
aan psychologische ondersteuning
• Informatievergaderingen, opvang van bepaalde (kwetsbare) groepen,
opvanggesprekken in groep of individueel zijn van groot belang in het
verwerkingsproces
• Het verwerkingsproces verschilt van persoon tot persoon en heeft tijd en aandacht
nodig
• Eigen personeelsleden moeten zo snel mogelijk inzicht krijgen in
o het verloop van de crisis
o de achtergronden
o de mogelijke oorzaken
o de aanpak van de crisis
• Onderhoud de communicatie met slachtoffers, nabestaanden en gewonden, bijv.
door
o de organisatie van een herdenkingsplechtigheid
o het uitnodigen voor een bijzonder manifestatie
o het sturen van het schooltijdschrift
 Verwerking
De school kan maatregelen treffen om betrokkenen de ruimte te geven de gebeurtenissen te
verwerken. Enkele principes die hierbij belangrijk zijn :
• Ruimte creëren om afscheid te kunnen nemen
• Rituelen organiseren
• Extra ondersteuning organiseren via bijeenkomsten met of zonder externe begeleider
 Opvanggesprekken
Na een stressvolle, emotionele ervaring is een opvanggesprek van groot belang, zowel voor
de leerkrachten, de hulpverleners als de leerlingen. Het doel van een opvanggesprek is
3
Zie ook “Canvas voor noodplanning. 8. Na de noodsituatie.”
7
13-14 CODI 9 D 109-Pr
veiligheid creëren en de schokkende gebeurtenis in een eigen tempo en op een eigen manier
een plaats te geven. Ook is het van belang dat de betrokkenen ervaren dat ze er niet alleen
voor staan of abnormaal zijn in de wijze waarop ze de dingen ervaren en voelen. Een goed
opvanggesprek kan het begin zijn van een zingevingsproces dat uiteindelijk kan leiden tot het
zien en ervaren van hoop, samenhorigheid en kracht. Deelname aan een opvanggesprek
gebeurt op vrijwillige basis.
Een opvanggesprek vindt het best plaats in groep maar kan om bepaalde redenen ook
individueel gebeuren.
Opvanggesprekken in de klas
- Dit kan best gebeuren door voor de leerlingen vertrouwde leerkrachten, interne
begeleiders of CLB-medewerkers (eventueel met ondersteuning van externen).
- Bezorg leerkrachten materialen die ze in de klas kunnen gebruiken om met leerlingen
te werken (zie rouwkoffer CLB).
Voor opvanggesprekken voor het eigen personeel kan de school beroep doen op een externe
begeleider via het CAW-slachtofferhulp of een gespecialiseerde psychosociale
preventieadviseur van de externe preventiedienst (IDEWE bvb.) of – in geval van een
ongeval – van de schoolverzekering. Op het moment van de crisis kan de CLB-medeweker
hier ook een rol opnemen.
2.3.2
Organiseren van het onderwijs
Op momenten van crisis moet ruimte zijn voor verwerking. Het behoud van het
onderwijsaanbod – eventueel gedeeltelijk - geeft aan kinderen en jongeren ook rust en
structuur.
- Geef een duidelijke plek aan informatie over en verwerking van het gebeurde, maar
maak voor de leerlingen duidelijk welke hiervoor de tijd en ruimte is. Behoud indien
mogelijk het gewone onderwijsaanbod (eventueel beperkt), maar blijf waakzaam voor
de draagkracht van leerlingen en leerkrachten.
- Probeer zoveel mogelijk de voor de leerlingen vertrouwde leerkrachten bij hen
aanwezig te laten zijn, eventueel met ondersteuning
- Zorg dat leerkrachten op de hoogte zijn van de verscheidenheid van reacties op een
schokkende gebeurtenis bij kinderen, jongeren en hun ouders; laat hen indien nodig
ondersteunen door de CLB-medewerker
2.3.3
Evaluatie
 Evaluatie van het draaiboek
Een regelmatige evaluatie van het draaiboek en een bijsturing zijn belangrijk. De controle op
namen, adressen en algemene telefoonnummers is van essentieel belang. Dat geldt ook voor
de gegevens van externe hulpverleners. Evaluatie van een gebeurtenis die heeft
plaatsgevonden kan ook leiden tot een aanpassing van het draaiboek. Ook nieuwe
opvattingen en ervaringen van andere scholen kunnen worden verwerkt. Het up-to-date
houden van het draaiboek kan het beste worden opgedragen aan het crisisteam.
 Evaluatie van het optreden tijdens en na de crisis
Als de crisis achter de rug is en er ook voldoende tijd is genomen voor de verwerking, kan de
evaluatie gebeuren. Al zal de school altijd hopen dat zich nooit nog een crisis voordoet, het
past om na te gaan wat er beter had gekund om zo tot een betere crisisinterventie te komen.
Het is niet altijd mogelijk of opportuun om de doelgroepen opnieuw aan te spreken om hen te
vragen of ze tevreden waren over de opvang die ze kregen. Minimaal moet het crisisteam
toch kritisch terugblikken op het eigen werk, al dan niet met andere personeelsleden als
klankbord. Ook het logboek waarin de leden van het crisisteam hun bevindingen noteerden,
is een essentieel onderdeel bij de evaluatie.
Geraadpleegde bronnen :
8
13-14 CODI 9 D 109-Pr
-
Bressers K., Schokkaert J., Mededeling VVKSO: Crisissen op school: een goede
voorbereiding voorkomt erger, (M-VVKSO 2009-002)
Klasse-uitgave, Crisismanagement, “lesgeven lukte niet meer”, 2013
IDEWE-brochure, Na de schok … aan de slag, tips voor slachtoffers en hun
omgeving, 2011
Hulpverlening Gelderland Midden, Draaiboek rouwen en verdriet op of rond de
school, 2005
Verwerkt en aangevuld door Björn Wullus (IDEWE) en Joke Vander Vurst en Filip Mels
(VCLB Leuven)
Andere interessante bronnen:
- Als je slachtoffer bent van een schokkende gebeurtenis (brochure CAW Slachtofferhulp)
- Crisiscommunicatie (Klasse)
- Draaiboek psychosociaal interventieplan
- Noodplanning en crisisbeheer in België
- Rouwen op school (website Thomas)
9

Download Report