FEDERATIEOVEREENKOMST De kerkenraden

FEDERATIEOVEREENKOMST
De kerkenraden van de hervormde gemeente Damkerk te Hoogezand-Sappemeer en de
gereformeerde kerk Ontmoetingskerk te Hoogezand-Sappemeer besloten in januari 2009 tot het
aangaan van een zogeheten ‘lichte’ federatie. Na de gemeenten te hebben gehoord en gekend is in
de gezamenlijke kerkenraadsvergadering van 16 september 2013 besloten deze federatie te
intensiveren en te streven naar een vereniging. Dit betreft een wijziging van de bestaande
federatieovereenkomst.
Artikel 1. De naam van het samenwerkingsverband is:

De protestantse gemeente in wording te Hoogezand-Sappemeer waarin samenwerken de
Hervormde Gemeente Hoogezand-Sappemeer genoemd de Damkerk en de Gereformeerde Kerk
Hoogezand-Sappemeer genoemd de Ontmoetingskerk.
Artikel 2. De federatie van de gemeenten omvat het gehele leven en werken van de gemeenten,
behalve enige vermogensrechtelijke aangelegenheden.
Artikel 3. De kerkenraden hebben een gezamenlijke regeling getroffen voor
Ja / Nee
Ja
Ja
Ja
ja
1. de verkiezing van ambtsdragers
2a. samenstelling van de kerkenraad
2b. werkwijze van de kerkenraad
3. de verzorging van de vermogensrechtelijke aangelegenheden.
Gedeeltelijk
Ja
Deze regelingen zijn vervat in de bijgevoegde ‘federatieregeling ten behoeve van het leven en
werken van de protestantse gemeente in wording te Hoogezand-Sappemeer’.
Artikel 4.
De kerkenraden gaan samen in één kerkenraad zoals genoemd in artikel 7 generale regeling voor
samenwerking en federatie, voortvloeiende uit O. 2-11-7.
Artikel 5. De federatieovereenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 6. Bij beëindiging van de federatieovereenkomst worden de gezamenlijke financiële
verplichtingen door de Damkerk en de Ontmoetingskerk in de verhouding 50/50 verdeeld.
Deze federatieovereenkomst is gewijzigd op 16 december 2013
en is vanaf die datum geldig.
Een afschrift is ter kennisneming gezonden aan het breed moderamen van de classis Groningen
Damkerk
Ontmoetingskerk
Voorzitter w.g. HM van Veelen
w.g. J. Schouwenaar
Scriba
w.g. J van der Veen
w.g. S. Dijkman
FEDERATIEREGELING EN BEROEPINGSWERK HOOGEZAND-SAPPEMEER
Wat willen we regelen in de federatieregeling, m.a.w. op welke manier willen we een federatie
zijn?
We willen een gemeente zijn waarin en van waaruit we duidelijk maken dat mensen in de basis
allen ‘kind van God’ zijn en dat betekent waardevol zijn zoals ze er zijn. We willen uitnodigend
zijn en met elkaar in gesprek om te zoeken naar wat ons inspireert en bemoedigt, vastigheid
geeft en hoop.
We willen één gemeente vormen als gemeenschap rondom de Damkerk en de Ontmoetingskerk,
omdat we ons verbonden voelen in hoe we gemeente willen zijn en omdat we zien dat het
helemaal niet gaat lukken om apart verder te gaan: minder mensen met minder financiële
middelen.
Daarom hebben we besloten op termijn te fuseren.
Op de fusie vooruitlopend willen we de federatie die er is uitbreiden en daarin spreken we af zo
veel als mogelijk is samen te doen. Dat betekent dat we gezamenlijk de verantwoordelijkheid
nemen voor alle erediensten (ook al voegen we die niet alle zondagen samen), voor alle
diaconale activiteiten, pastorale zaken en daarbij voor jeugd en jongeren en vorming en
toerusting. Deze opsomming is niet compleet. Wat we niet samenvoegen: we besluiten niet te
spreken over de keuze voor één gebouw, ook al weten we dat het in de toekomst wellicht
onontkoombaar is. Nu doen we dat nog niet. Bovendien willen we met de materiële zaken naar
elkaar toegroeien, daarvoor is een stappenplan gemaakt, dat weliswaar in de tijd is gesitueerd,
maar vooral een weg is die we willen gaan.
Wat in de federatieregeling moet terugkeren:
a. We willen zo veel als mogelijk is als één kerkenraad functioneren.
b. We willen gezamenlijk één predikant beroepen.
c. Aangaande de kerkdiensten hebben we het volgende afgesproken:
eens in de maand op één locatie, de paascyclus helemaal samen evenals de
zomerdiensten, Hemelvaartsdag, Pinksteren, voor- en najaarsvacantie en
Oudejaarsavond. We voelen ons gezamenlijk verantwoordelijk voor de diensten, de
ouderling (ambtsdrager-) van dienst wordt gezocht vanuit de locatie waar de viering
wordt gehouden.
d. De plaatselijke regelingen hebben ieder afzonderlijk regelingen m.b.t. doop, viering HA,
huwelijk en andere relaties die gelijkluidend zijn.
Hierover is de gemeente gehoord in de gemeentevergadering van 12 september 2013.
Dat leidt tot de volgende federatieregeling:
FEDERATIEREGELING PROTESTANTSE GEMEENTE HOOGEZAND-SAPPEMEER I.W.
1. Op alle terreinen zal nauw worden samengewerkt en toegewerkt naar een vereniging
behalve enige vermogensrechtelijke aangelegenheden. Er zijn twee gebouwen die beiden
blijven bestaan en waarvan het beheer gescheiden zal blijven. Er zal weliswaar een
gezamenlijke begroting worden opgesteld, maar de afzonderlijke rekeningen blijven
gehandhaafd.
2. De federatiekerkenraad wordt gevormd door de ambtsdragers van de beide afzonderlijke
kerkenraden en colleges. Dat betekent dat deze in ieder geval bestaat uit:
a. 1 predikant
b. 10 ouderlingen
c. 6 diakenen
d. 6 ouderling-kerkrentmeesters
Het moderamen bestaat uit: twee kerkrentmeesters, twee diakenen en twee
ouderlingen aangevuld of hieruit de scriba’s van de afzonderlijke kerkenraden en de
beide voorzitters, in totaal 8 leden. Op dit moment is uit de ouderlingen een extra
notulist toegevoegd.
We streven naar een evenredige verdeling in moderamen en federatiekerkenraad van de
ambtsdragers vanuit de kerkenraad van de Damkerk en de Ontmoetingskerk.
Als adviseurs kunnen deelnemen aan de kerkenraadsvergadering: de predikant
verantwoordelijk voor ouderenpastoraat en de ouderling-kerkelijk werker belast met
pastoraat.
3. Verkiezing van ambtsdragers
3.1 Algemeen
a. De belijdende leden zijn stemgerechtigd. Tevens zijn de doopleden, die de leeftijd
van achttien jaar hebben bereikt, stemgerechtigd. Gastleden worden in dezen
gelijkgesteld met de leden.
b. De stemming geschiedt schriftelijk
c. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen
verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de
meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures
dat vervuld moet worden.
d. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald,
vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen
behaalden.
e. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan
beslist het lot.
f. Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan
twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden
gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen.
g. De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de
kerkenraad getoond.
3.2 Verkiezing van ouderlingen en diakenen
a. De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt plaats in mei.
b. De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in Ord. 3-6-3, wordt
tenminste 8 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraden gedaan.
c. De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste 2 weken voordat de verkiezing
plaats heeft, door de kerkenraden gedaan.
d. Bij de aanbevelingen wordt het ambt vermeld waarvoor de betrokkene wordt
aanbevolen
e. Als het aantal namen op de verkiezingslijst niet groter is dan het aantal vacatures
voor dat ambt, worden de kandidaten door de kerkenraad verkozen verklaard.
f. Als het aantal namen op de verkiezingslijst groter is dan het aantal vacatures voor
dat ambt, geschiedt verkiezing door de stemgerechtigde leden van de gemeente.
g. De eerste ambtstermijn van ouderlingen en diakenen is in de regel vier jaar. Zij zijn
telkens terstond als ambtsdrager herkiesbaar, voor een per geval vast te stellen
termijn van tenminste twee jaar en ten hoogste vier jaar, met dien verstande dat zij
niet langer dan twaalf aaneengesloten jaren ambtsdrager kunnen zijn.
3.3 Verkiezing predikant
De verkiezing van de predikant vindt plaats door de Federatiekerkenraad, met dien
verstande dat beide afzonderlijke kerkenraden akkoord moeten zijn.
Zie voor verkiezing van een predikant ook artikel 7 van deze regeling.
4. De werkwijze van de kerkenraad
1. Aantal vergaderingen
De federatiekerkenraad vergadert minstens 6 maal per jaar. Daarnaast is het mogelijk dat er
afzonderlijk wordt vergaderd over onderwerpen die dat vereisen.
2. De vergaderingen van de federatiekerkenraad worden tenminste 7 dagen van te voren
bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde
zullen komen (de agenda).
3. Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende
vergadering door de federatiekerkenraad wordt vastgesteld.
4. Verkiezing moderamen
De in ord. 4.8.2. genoemde jaarlijkse verkiezing van het moderamen van elke kerkenraad
geschiedt voor 1 juli van ieder jaar.
5. Plaatsvervangers
In de vergadering genoemd in art. 4.4 worden de plaatsvervangers van de preses en de scriba
van elke kerkenraad aangewezen.
6. De gemeente kennen in en horen over
In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een
bepaalde zaak en haar daarover hoort belegt de federatiekerkenraad een bijeenkomst met
de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt
 aangekondigd in het kerkblad, dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en
 afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan.
In deze berichtgeving vooraf maakt de federatiekerkenraad kenbaar over welke zaak zij de
gemeente willen horen.
7. De federatiekerkenraad kan besluiten dat gemeenteleden en anderen belangstellenden
als toehoorder tot een bepaalde vergadering toegelaten worden.
8. Het lopend archief van de federatiekerkenraad berust bij een van de scribae, met
inachtneming van de verantwoordelijkheid van de colleges van kerkrentmeesters voor de
archieven van de gemeente uit hoofde van Ord. 11-2-7 sub g.
9. De kerkenraden laten zich elk in hun arbeid bijstaan door de navolgende commissies:
- Jeugd- en jongerenwerk: Jeugdraad
- Damthema’s
- Taakgroep liturgie
- Werkgroep bijzondere diensten
Nadere bepalingen over de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de
contacten tussen de kerkenraden en de commissies, de werkwijze van de commissies, de
rapportage aan de kerkenraden e.d. zijn per commissie vastgelegd in een instructie, die als
bijlage aan deze federatieregeling is gehecht.
5. Besluitvorming
1. In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo
mogelijk met eenparige stemmen genomen.
Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de
uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.
2. Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt
gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan
is het voorstel verworpen.
3. Stemming over personen geschiedt schriftelijk.
Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling
worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar
maakt.
Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het
lot.0
4. Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet tenminste de helft van het aantal
leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is.
Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die
vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering
die tenminste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet
aanwezig is.
6. Andere artikelen
1. De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de
federatiekerkenraad vastgesteld rooster gehouden in de Ontmoetingskerk en de Damkerk
met dien verstande dat er wordt gestreefd naar eens in de maand een gezamenlijke dienst
en in de maand januari met Heilig Avondmaal, de paascyclus, Pinksteren, Hemelvaart, de
zomervakantieperiode, de start van het seizoen.
2. Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen belijdende leden en doopleden de
doopvragen beantwoorden. Ook is het mogelijk dat een niet kerkelijk betrokken partner de
intentie uitspreekt zijn of haar partner te steunen in het waarmaken van de doopvragen.
3. Tot de deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden
toegelaten. Iedereen in de kerk aanwezig wordt van harte uitgenodigd mee te doen in het
delen van brood en wijn.
4. Levensverbintenissen van twee personen, anders dan een huwelijk van man en vrouw,
kunnen als een verbond van liefde en trouw voor Gods aangezicht worden gezegend.
Tenminste één van de betrokkenen dient lid van de gemeente te zijn.
Na ontvangst van het verzoek voert een afvaardiging van de kerkenraden een gesprek met de
betrokkenen zoals ook te doen gebruikelijk bij levensverbintenissen van man en vrouw.
Zowel de doop als de viering van het Heilig Avondmaal als de viering van de
levensverbintenissen worden van tevoren aan de gemeente meegedeeld middels een
afkondiging.
7. Regeling met betrekking tot het beroepen van een predikant
Zie hiervoor tevens art. 3.3
De kerkenraad heeft besloten, gehoord de gemeente, als federatie één full-time predikant te
willen beroepen. Dat betekent dat beide gemeenten zich verplichten de kosten in de
verhouding 50-50 te verdelen. De pastorie die eigendom is van de Damkerk is beschikbaar
voor bewoning van de predikant; de kosten die uit deze bewoning voortvloeien worden
eveneens 50-50 gedeeld.
Een beroepingscommissie wordt ingesteld met leden uit kerkenraad en beide gemeenten.
De verkiezing vindt plaats door de kerkenraad.
8.
De vermogensrechtelijke aangelegenheden
College van kerkrentmeesters
1 Het gemeenschappelijk college van kerkrentmeesters bestaat uit alle leden van de
afzonderlijke colleges en telt tenminste 8 leden, waarvan 6 ouderling-kerkrentmeester zijn
en de overige kerkrentmeester.
2. Tot de taken van het gemeenschappelijke college van kerkrentmeesters behoren
vooralsnog het faciliteren van de erediensten en het zorgdragen voor de betaling van de
predikant en het voeren van een degelijke ledenadministratie voor het geheel van de
federatieve gemeente. Dat betekent zorgdragen voor de solvabiliteit van de gemeente, het
opstellen van een gezamenlijke begroting en maken van de gezamenlijke rekening.
3. De taken van de afzonderlijke colleges zijn: het voeren van financieel beleid waar het gaat
om de gebouwen en andere materiële zaken en de actie kerkbalans. Voor de werkwijze van
de afzonderlijke colleges blijft de bestaande plaatselijke regeling van kracht, voor zover deze
overeenkomt met de andere te regelen zaken voor de federatie; deze situatie blijft
voortbestaan tot de fusie van beide gemeenten tot stand is gekomen of wanneer eerder
zaken gezamenlijk kunnen worden gedaan. Daartoe wordt een stappenplan opgesteld.
3. Besluiten van het gemeenschappelijke college van kerkrentmeesters behoeven steeds de
instemming van de meerderheid van de afzonderlijke colleges.
College van diakenen
1 Het gemeenschappelijk college van diakenen bestaat uit alle leden van de afzonderlijke
colleges en telt minimaal 6 leden.
2.Het gemeenschappelijk college van diakenen maakt een stappenplan om alle activiteiten
samen te voegen. Tot het moment dat de samenvoeging van de diakenen niet heeft
plaatsgevonden geldt de afzonderlijke plaatselijke regeling.
4. Besluiten van het gemeenschappelijk college van diakenen behoeven steeds de
instemming van de meerderheid van de afzonderlijke colleges
Begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster
1 De gemeenschappelijke colleges van kerkrentmeesters c.q. diakenen stellen voor het
gezamenlijk verzorgde deel van hun vermogensrechtelijke aangelegenheden gezamenlijke
begrotingen en jaarrekeningen op en voor het deel, dat niet gezamenlijk verzorgd wordt
afzonderlijke begrotingen en jaarrekeningen.
2 Het in de gelegenheid stellen van gemeenteleden hun mening kenbaar te maken over
begroting en jaarrekening:
- Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling van de
jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad.
- De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie
worden tijd en plaats vermeld.
- Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van terinzagelegging worden
gestuurd aan de scriba van de kerkenraad.
3 Het collecterooster wordt jaarlijks in de maand november vastgesteld door het
gezamenlijke college van kerkrentmeesters en het gezamenlijke college van Diakenen.
Rekening houdende met de landelijk vastgesteld collectes
9. Diversen
1. De diakenen dragen een bijzondere verantwoordelijkheid voor de gang van zaken
rondom de viering van het Heilig Avondmaal. De manier waarop het H.A. wordt gevierd
wordt besloten door de federatiekerkenraad.
2. Het kerkblad is een verantwoordelijkheid van de federatiekerkenraad. Het verschijnt in
de regel 9 keer per jaar. Ook de websites zijn een verantwoordelijkheid van de
federatiekerkenraad.
3. De preekvoorziening wordt gedaan voor de afzonderlijke gebouwen in goed overleg
onder verantwoordelijkheid van de federatiekerkenraad. Dat betekent dat de
federatiekerkenraad aan het begin van ieder kalenderjaar (bij voorkeur in de maand
maart) het rooster voor de verdeling van de diensten over de gebouwen vaststelt en
doorgeeft aan de preekvoorzieners, die dan in overleg kunnen treden en de invulling ter
hand kunnen nemen.
Deze regeling is na wijziging van artikel 3.3 ( verkiezing predikant ), waarover de gemeente is gehoord
in de gemeentevergadering van 25 maart 2014, opnieuw vastgesteld/aangevuld in de
kerkenraadsvergadering van 14 april 2014 en wordt met ingang van die datum van kracht.
Aldus te Hoogezand vastgesteld in de vergadering van de kerkenraden van 14 april 2014.
Gemeente Damkerk:
Preses
w.g. H.M. van Veelen
Scriba
w.g. S. Dijkman
Preses
w.g. J. Schouwenaar
Scriba
w.g. J van der Veen
Gemeente Ontmoetingskerk:
Bijlagen:
A. De brief van de kerkenraad d.d. 14 april 2014 aan het Breed Moderamen van de Classis
Groningen, houdende het verzoek tot goedkeuring van het daarin vervatte wijzigingsvoorstel
voor wat de verkiezing van de predikant betreft;
B. De brief van meergenoemd breed moderamen d.d. 15 april 2014, houdende de mededeling
dat geen bezwaar bestaat tegen de gewijzigde regeling;

Download Report