Ga naar het hele artikel

Interview
Rijksauditdienst
Wilfried Olthof en Rainer Steger
De vorming van de Rijksauditdienst blijft ook voor de
redactie van ‘de EDP-Auditor’ niet onopgemerkt.
In oktober 2008 start de Rijksauditdienst als fusie van
de auditdiensten van de ministeries van BZK, VROM,
De drie hoofdrolspelers aan het woord
‘De EDP Audit Pool bestaat dit jaar twintig jaar. Er zijn mensen die
beweren dat we in het jubileumjaar worden opgeheven. Ik zou
het liever positief willen interpreteren. We waren het eerste
samenwerkingsverband binnen de auditdiensten en worden nu
VWS en Financiën, EDP Audit Pool, de Samenwerkende
als voorbeeld gezien’, aldus Martine Koedijk, sinds 1 januari 2008
Auditdiensten Noord Nederland (SANN) en de directie
waarnemend directeur van de EDP Audit Pool en één van de
Coördinatie Auditbeleid Departementen (CAD). Wat is
MT-leden van de nieuwe dienst.
de meerwaarde, waarom doen niet alle departementen
Harry Haverkamp is de projectleider. Gepassioneerd en gepen-
mee en wat zijn de problemen en ambities bij deze
sioneerd – althans FPU’er van de Belastingdienst, alwaar hij
omvangrijke reorganisatie met impact voor ruim
gedurende twintig jaar managementtaken heeft vervuld, onder
300 auditors in overheidsdienst? Met drie hoofdrolspelers blikken we op een warme zomermiddag nabij
andere bij de FIOD/ECD, Douane en Directie Ondernemingen
Noord. Vorig jaar werd hij benaderd door Ronald Gerritse
(SG Financiën) met de vraag of hij leiding wilde geven aan het
de Haagse Hofvijver vooruit op de reorganisatie die
reorganisatieproces. ‘Ik vond het een interessante opdracht en
vanaf oktober 2008 haar beslag moet gaan krijgen.
heb enkele voorwaarden gesteld aan mijn speelruimte. Het budget komt van Roel Bekker, de speciale secretaris-generaal voor de
vernieuwing van de Rijksdienst. Het zwaartepunt van dat projectbudget hangt samen met de voorgenomen aanschaf, inrichting
en implementatie van gezamenlijk te gebruiken ICT-oplossingen
(waaronder een elektronisch dossier en database ten behoeve
van kennismanagement). Ik mocht zelf het kernteam samenstellen. Daaromheen functioneert een projectteam waarin alle
fusiepartners vertegenwoordigd zijn.’
Rocco Jacobs is aangesteld als één van de projectcoördinatoren.
Hij is werkzaam als Senior Auditor IT bij het ministerie van VROM
en verantwoordelijk voor de coördinatie van de IT-auditactiviteiten van VROM. ‘Het is een buitenkans om aan een ontwikkeling
als deze een bijdrage te kunnen leveren. Denk aan de afstemming met betrekking tot het rapport over organisatiestructuur en
formatie (O&F) waarover het platform medezeggenschap inmiddels een positief advies heeft uitgebracht. Ik ben door VROM
voorgedragen om in het projectteam te participeren en ben
gedurende drie dagen per week vrijgesteld voor deze rol.
Latent zit er natuurlijk wel een potentieel belangenconflict in
deze functie. Daarom is het zaak om taken, rollen en verantwoordelijkheden zorgvuldig te onderscheiden. In deze rol heb ik dus
geen VROM-pet op.’
V.l.n.r. Rocco Jacobs, Martine Koedijk en Harry Haverkamp
7 | de EDP-Auditor nummer 3 | 2008
Met het vaststellen van het O&F-rapport staat de reorganisatieklok op ongeveer kwart voor twaalf, stelt Harry Haverkamp. ‘Als we de resultaten van het proces tot dusver overzien, stemt dat tot tevredenheid. Er hadden wellicht best nog
wel meer diensten mee kunnen doen, maar er ligt een stevige
basis. De deelnemende diensten zijn met elkaar op weg sinds
het officiële besluit werd genomen in september 2007. Niet
alle departementen doen mee. We moeten daar niet te ingewikkeld over doen. Het is gewoon een fusie op basis van een
politiek besluit in het kader van de vernieuwing van de Rijksdienst. Daarvoor ontstond in het ambtelijk proces een krachtenveld. Sommige organisaties zagen vooral de voordelen
terwijl andere afhaakten vanwege uiteenlopende motieven.
Uiteraard blijft de optie bestaan dat andere auditdiensten in
een later stadium alsnog kunnen instappen.’
Voor een aantal aandachtsgebieden is overigens wel afgesproken dat de auditdiensten gezamenlijk zullen optrekken
en de Rijksauditdienst is verantwoordelijk voor de uitvoering hiervan. De werving van een directeur voor de nieuwe
dienst is inmiddels afgerond. Het ministerie van Financiën
heeft de benoeming bekendgemaakt van Dion Kotteman,
voorheen programmadirecteur bij ING. In de vacatureomschrijving die daartoe was opgesteld, staan de taakgebieden
van de nieuwe Rijksauditdienst ten behoeve van alle twaalf
departementen aldus opgesomd: IT-auditing, HRM, vaktechniek, procesondersteuning en kennismanagement.
Is het niet opmerkelijk dat er geen aanduiding wordt
gemaakt richting Financial en/of Operational Auditing?
‘De Rijksauditdienst huisvest natuurlijk de financial, opera-
Figuur 1 In de nieuwe structuur onderscheiden we klantclusters en
expertiseclusters:
tional en IT-auditdiscipline van de deelnemende departementen. Voor de financial en operational auditdiscipline
wordt echter geen (specialisten)pool opgericht ten behoeve
van alle ministeries. Wat we wel gaan doen voor het totaal
van de twaalf departementen is vaktechniek, HRM en automatisering, waaronder bijvoorbeeld het elektronisch dossier.
Overigens had de CAD deze taken grotendeels al. De EDP
Audit Pool en de SANN vervullen als samenwerkingsverbanden eveneens al een gemeenschappelijke rol voor alle departementen. Het zal best lastig zijn om voor de gemeenschappelijke taak een door iedereen gedeeld beleid te ontwikkelen.
Met tact en wijsheid zal een sfeer gecreëerd moeten worden
waaruit evident blijkt dat we enkele dingen samen moeten
doen. Rondom FA en OA zou het mooi zijn als er – zonder al
te zware structuren – ook initiatieven van de grond komen.’
‘We hebben bewust gekozen voor expertiseclusters – FA, IT,
OA – die als taak hebben om de kennis en kwaliteit op hun
vakgebied verder te ontwikkelen. Productontwikkeling en
kennisdeling is naast de uitvoering van auditprojecten een
belangrijke taak bij deze clusters. We bouwen hiermee voort
op de goede ervaring van het poolen van specialisten in de
EDP Audit Pool. Het klantcontact is voor de interne auditfunctie echter van groot belang en moet ook gewaarborgd
blijven. Deze taak is weggelegd voor de klantclusters. Kennisontwikkeling en het flexibel en optimaal benutten van
expertises, gecombineerd met klantkennis, moet in de (multidisciplinaire) projecten leiden tot een uitstekende kwaliteit,
toegevoegde waarde voor de klant en ook efficiency. Het lijkt
overigens in de schematische voorstelling meer gescheiden
dan de werkelijkheid die ons in de projecten voor ogen staan.
Medewerkers mogen een voorkeur voor clusters aangeven.
Daarna volgt de grote puzzel waarbij we gaan proberen om
de clusters evenwichtig en gelijkwaardig op te bouwen.’
Algemeen
directeur
MT-leden
Leiding
gevende
Cluster
manager
Fin
VWS
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Bedrijfsondersteuning
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
Cluster
manager
FA
Cluster
manager
VROM
Cluster
manager
BZK
Cluster
manager
OCW/Justitie/LNV (SANN)
Cluster
manager
Bovendepartementaal
Cluster
manager
Europa
Cluster
manager
Klantgebonden cluster
Cluster
manager
OA
Cluster
manager
Cluster
manager
Expertise cluster
Cluster
manager
In welke fase van het traject zitten we nu?
‘Veel medewerkers hebben meegedaan met het ontwikkelen
van ideeën. Met het vaststellen van het O&F-rapport is een
belangrijke stap gezet. Per 1 oktober 2008 treden we als
nieuwe dienst met een nieuw gezicht naar buiten, maar we
moeten ook benadrukken dat we in de periode tussen
1 oktober en 1 april 2009 nog heel wat werk te verzetten
hebben wat betreft invulling, cultuur, HRM et cetera. Daarnaast moeten we niet vergeten om het controlejaar 2008 op
een nette wijze af te wikkelen. Bovendien moeten we 2009
ook verstandig starten. De eventuele zorgen daarover willen
we op voorhand wegnemen.’
IT
HRM/vaktechniek
Wordt er van medewerkers afscheid genomen?
‘Niet als resultaat van deze reorganisatie. Wel is er sprake van
een taakstelling voor de hele Rijksdienst, maar we verwachten niet dat die leidt tot de gedwongen afvloeiing van medewerkers bij de Rijksauditdienst. Er mag zelfs op bescheiden
schaal geworven worden. Maar we blijven voorzichtig in het
aannemen van nieuwe mensen in deze fase, juist om gedwongen ontslagen te voorkomen.’
8 | de EDP-Auditor nummer 3 | 2008
Wat zijn de leermomenten tot dusverre in het proces?
‘De grootste uitdaging zijn de cultuurverschillen tussen de
diensten. We zijn allemaal gewend om door de bril van onze
eigen dienst te kijken. De belangrijkste doelstelling is om
met elkaar te leren praten, elkaar te “verstaan” en op eenzelfde manier (samen) te werken. In dat proces moeten we
de meeste tijd investeren. De sfeer op de eerste twee gezamenlijke medewerkersdagen was hoopgevend.’
Komt de expertise van de (IT-)auditor inzake projectmanagement ook in dit opzicht uit de verf?
‘Je neemt uiteraard je kennis en ervaring mee. Als je midden
in een project zit, is het echter lastig om van een afstandje
het project, de organisatie daarvan en de beheersing (objectief) te bekijken. Je bent immers onderdeel van het geheel.
De medewerkers zijn wellicht beter in staat om door de
auditbril te beoordelen of we het goed doen. De regie wordt
uitgevoerd door de regiegroep. Deze bestaat uit de secretaris-generaal, de plaatsvervangend secretaris-generaal – beide
van Financiën – en een externe adviseur van PwC. De Algemene Rekenkamer heeft vanuit haar taak een adviserende
rol. Verder hebben we een stuurgroep van alle betrokken
SG’s. Ten slotte zijn op specifieke onderdelen externe adviseurs betrokken geweest; Berenschot heeft een benchmark
uitgevoerd met betrekking tot de cultuurverschillen en Rijnconsult heeft een rol gespeeld bij het verandertraject.’
Wat is het taakgebied van de Rijksauditdienst en heeft
daarover discussie plaatsgevonden?
‘Bij de politieke besluitvorming is wel een discussie geweest
of de wettelijke taak gesplitst moet worden van de interne
auditfunctie. Uiteindelijk is gekozen om deze taken niet te
splitsen. Een goede auditdienst moet waarborgen dat ze een
“luis in de pels’’ kan blijven. De toegevoegde waarde kun je
het duidelijkst leveren in de vraaggestuurde opdrachten.
Maar in de wettelijke taak is het soms echt een uitdaging om
je toegevoegde waarde over het voetlicht te brengen. De
procesgerichte aanpak van de wettelijke taak zorgt ervoor
dat je deze toegevoegde waarde kan realiseren én biedt een
logische combinatie met en een efficiënt aanknopingspunt
voor de interne auditfunctie. Door de koppeling kan je
krachtiger opereren. De buitenwereld kijkt daar altijd
vreemd tegen aan en werpt vragen op zoals “Moet dat niet
gescheiden worden uit een oogpunt van onafhankelijkheid
of objectiviteit?”. Binnen de overheid ervaren we dat zelf
nooit als een probleem, objectiviteit is toch vooral een houding. Bovendien hebben we te maken met een kritische
externe “toezichthouder”, de Algemene Rekenkamer. Zij
beoordelen elk jaar (de kwaliteit van) onze werkzaamheden
en gebruiken die voor hun rapport aan de Tweede Kamer.
Eigenlijk is de Algemene Rekenkamer de externe auditor
van het Rijk.’
diversiteit aan (assurance) behoeften van het ambtelijke en
politieke management en die hen zekerheid geven ten
aanzien van de kwaliteit van de beheers- en beleidsprocessen en de rechtmatigheid van activiteiten.
• Wij zijn de vanzelfsprekende proactieve en (rijksbreed)
signalerende gesprekspartner op het gebied van sturen,
beheersen, verantwoorden en toezicht.
• Wij bieden een dynamische omgeving die de medewerkers
ruimte, een grote mate van zelfstandigheid en uitdagende
kansen met professionele ontwikkelings-, ontplooiings- en
loopbaanmogelijkheden geeft. Reden hiervoor is de uitvoering van een diversiteit aan werkzaamheden dichtbij de
klanten.
• Wij vervullen vanuit de rijksoverheid een vooraanstaande
positie op ons vakgebied.
‘Het moet een organisatie worden die haar medewerkers
zich optimaal laat ontwikkelen en flexibel inzet. Bovendien
wil de Rijksauditdienst niet alleen voor de huidige deelnemende departementen een belangrijke partner zijn, maar
ook voor de interdepartementale projecten. Deze grote
(IT-)projecten – veel in het kader van het project vernieuwing Rijksdienst – vormen een uitdaging voor de Rijksauditdienst. Daarom is gekozen voor een cluster bovendepartementaal. Bij heel veel vernieuwingsprojecten van de
Rijksdienst wordt IT strategisch ingezet en vervult EDP
Audit Pool de vraaggestuurde auditrol. Veel van deze projecten spelen bij BZK, één van de fusiepartners. De bundeling en coördinatie van deze krachten in het cluster Bovendepartementaal moet de Rijksauditdienst versterken. De
EDP Audit Pool is op dit moment intensief betrokken bij
P-Direkt, E-inspecties, Rijkspas, GBO.Overheid (DigiD) en
Rijksweb, geregeld in samenwerking met de auditdienst van
BZK. We doen dit nu alleen nog maar op IT-auditvlak. De
ambitie van de Rijksauditdienst is om dit uit te bouwen ook
op FA en OA-gebied.’
De EDP Audit Pool geniet al enige bekendheid vanwege
het kenniscentrum op haar website. Gaat dit verloren?
‘De Rijksauditdienst wil een vooraanstaande positie realiseren op het vakgebied. Het zijn van een kenniscentrum is
daarvan een onderdeel en deze functie zal worden ondersteund via de website www.Rijksauditdienst.nl, die naar verwachting rond de eerstvolgende jaarwisseling live zal gaan.
Daarbij zal het kenniscentrum van de Pool worden uitgebouwd met de andere disciplines en met vaktechniek.
Tot die tijd kunnen mensen terecht bij www.eap.nl.’
In IT-auditland zal de nieuwe Rijkauditdienst één van
de grotere spelers zijn. Na de bundeling werken er zo’n
60 IT-auditors. We zijn benieuwd (mede gezien de ambitie)
of ze de gewekte verwachtingen (zie missiestatement) zullen
waarmaken. ■
De Rijksauditdienst kent een stevige ambitie:
• Wij leveren kwalitatief goede (inter)departementale audits
en adviezen met toegevoegde waarde, die voorzien in de
9 | de EDP-Auditor nummer 3 | 2008

Download Report