Gert Zwagerman over Bouwdossiers

Stadsarchief
Digitaliseren bouwdossiers
gemeente Amsterdam
presentatie voor SOD-collega’s
24 juni 2014
Wat cijfers…
inwoners Amsterdam
stadsdelen
gemeentelijke diensten
ambtenaren
hectare
nationaliteiten
burgemeesters
fietsen
bomen
electrische oplaadpunten
parken
trams
ponten
markten
bloemenmarkten
winkels
antiekwinkels
diamantslijperijen
grachten
bruggen
houten ophaalbruggen
magere brug
811.185
7
28
12.900
21.939
178
1
881.000
220.000
650
40
216
9
32
1
6073
165
24
165
1281
8
1
rondvaart- en salonboten
waterfietsen
woonboten
16-18e-eeuwse gebouwen
Koninklijk Paleis
historische gevelstenen
standbeelden en sculpturen
windmolens
musea
galeries
schilderijen van Rembrandt
Nachtwacht
schuttersgalerijen
schilderijen van Van Gogh
wassen beelden bij
Madame Tussauds
diersoorten in Artis
draaiorgels
carillons
historische kerkorgels
hotelbedden
110
120
2500
8863
1
654
302
8
75
141
22
1
1
207
140
900
4
9
42
54.857
Stadsarchief Amsterdam
 Archiefbewaarplaats van de
gemeenten Amsterdam en
Amstelveen
 50 kilometer papier; aanwas ca.
700 meter p/jaar
 38 TB digitale informatie; groei
ca. 5 TB p/jaar
 100.000 bezoekers
 800.000 unieke webbezoekers
Bouwdossiers in Amsterdam
 Oorspronkelijk ca. 5 kilometer papieren bouwdossiers vanaf
ca. 1900
 Beheer door stadsdelen en de (nu voormalige) Dienst Milieuen Bouwtoezicht (DMB)
 Veel geraadpleegd
 Veel belanghebbenden:
BWT (of VTH – Vergunningen, Toezicht en
Handhaving)
Gemeentebelastingen
Brondocumenten voor BAG
Burgers, politie en brandweer, makelaars, notarissen,
projectontwikkelaars, architecten, bouwbedrijven,
historici
 Bouwdossiers vertegenwoordigen een grote waarde;
inhoudelijk en financieel. Vb: Aanleg Noord-Zuidlijn
Bouwdossiers in Amsterdam
Sinds 2005 plannen voor digitalisering:




Efficiënt voor vergunningverlening en handhaving
Betere dienstverlening voor burgers en belanghebbenden
Eenmalige opslag en meervoudig gebruik
Minder risico op verlies van stukken. Kopiëren van
gevraagde stukken wordt eenvoudiger en goedkoper
 In principe kan ook een digitale omgevingsvergunning
worden gearchiveerd in het digitale bouwdossier
 De wettelijk verplichte overbrenging naar het Stadsarchief
van de bouwdossiers in de vorm van metadata en scans,)
kan gerealiseerd worden.
 Uitgangspunt is vervanging: ruimtebesparing in
archiefbewaarplaats
Bouwdossiers in Amsterdam
 Aanbesteding scanopdrachten per ‘kavel’ van een paar
honderd (strekkende) meter bouwdossiers die binnen een
bepaalde periode gescand moeten worden.
 Kavels zijn aan verschillende scanbedrijven (marktpartijen)
gegund. De ervaringen zijn teleurstellend. Samengevat:
Scanbedrijven leveren niet de afgesproken kwaliteit.
Na sluiten overeenkomst proberen scanbedrijven
afspraken over kwaliteit en prijs in hun voordeel aan te
passen.
Het vergt veel energie en tijd om geleverd te krijgen
hetgeen is afgesproken.
Bouwdossiers in Amsterdam
- Er op vertrouwen dat het scanbedrijf de afgesproken
kwaliteit levert is in de praktijk niet haalbaar. Om
afgesproken kwaliteit geleverd te krijgen moeten de scans
uitgebreid gecontroleerd worden. Dat is arbeidsintensief en
kost geld.
- Een boetebeding opnemen helpt, maar levert veel
discussies met scanbedrijven op omdat deze onder de
boete, per afgekeurde scan, proberen uit te komen.
Scanstraat
 Na opstellen businesscase heeft SAA besloten zelf een
scanstraat in te richten. Leunt op de gedachte van
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
 Project scanstraat is een reïntegratieproject en een
samenwerkingsverband met DWI en Pantar (=sociale
werkvoorziening)
 Convenant afgesloten met stadsdelen: zij brengen deze
scanopdrachten onder bij de scanstraat
 Exploitatie (en dus kostprijs scans) is gebaseerd op
projectduur van minimaal 3 en maximaal 5 jaar
 Verwachte besparing t.o.v. uitbesteding: ca. 1 miljoen
Scanstraat
Het proces in hoofdlijnen:
 Voorbereiding (schonen, herinrichten, registreren,
barcoderen)
 In scanstraat wordt het aanbod ingelezen in de software van
het scanvolgsysteem, dat de kans op fouten marginaliseert
 Controle van de technische kwaliteit van scans is
geautomatiseerd
 Visuele controle achteraf
Vragen voor dit moment

Download Report