Stagebeheer

Stagebeheer
Versie 04 september 2014
Inhoud
Vooraf ............................................................................................................................................. 2
1.1 Bedrijven .................................................................................................................................. 2
1.2 Bedrijven koppelen ................................................................................................................ 4
1.3 Periodes toekennen ............................................................................................................... 5
1.4 Stages ...................................................................................................................................... 6
1.5 Stages Modulair ..................................................................................................................... 8
1.6 Etiketten ................................................................................................................................... 9
1.7 Documenten.......................................................................................................................... 10
1.8 Contracten ............................................................................................................................. 11
1.9 Brieven ................................................................................................................................... 12
1.10 Stagedatabank ................................................................................................................... 13
1.11 Beknopte werkwijze stagedatabank................................................................................ 18
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 1
Vooraf
De in kleur gemarkeerde tekstpassages zijn wijzigingen t.o.v. de vorige versie van deze handleiding:
-
-
wijzigingen d.d. 23.04.2013;
wijzigingen d.d. 03.05.2013;
wijzigingen d.d. 11.02.2014.
1.1 Bedrijven
Hier vindt u de gegevens van alle bedrijven die aan uw eigen school gekoppeld werden.
Om een nieuw bedrijf toe te voegen klikt u op de knop
.
De nieuwe stageplaats wordt dan automatisch gekoppeld aan de school waar u bent ingelogd.
Om gegevens van een bestaand bedrijf te wijzigen klikt u op de knop
.
OPGELET: bedrijven zijn schooloverschrijdend! Pas dus niet zomaar gegevens aan, want hierdoor
kunnen collega-scholen van de SG/SGR in de problemen komen. Voeg liever een nieuw bedrijf toe of
werk via vestiging (zie verder).
De meeste velden spreken voor zich en behoeven bijgevolg geen bijkomende uitleg.
Minstens één van volgende drie velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat:
- Paritair Comité;
- RSZ-werkgeverskengetal;
- NACE-code.
Bij PC 999 (lokale besturen) is bijkomend ook de NACE-code verplicht in te vullen.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 2
Via het icoontje
kunt u meerdere vestigingen aan een stageplaats koppelen.
Dit kunt u niet enkel gebruiken voor bedrijven met meerdere vestigingen, maar ook voor bedrijven met
meerdere afdelingen (bv. een ziekenhuis waar leerlingen stage kunnen doen als verpleegkundige, in
de keuken, op de boekhouding of als onderhoudspersoneel).
Alle wijzigingen aan een vestiging worden gelogd (gebruikersnaam + tijdstip).
Op de stagefiche (menu ‘Stages’ – ‘Stages’) kunt u dan een vestiging aan de stage koppelen (dit is
niet verplicht).
Via het icoontje
kunt u één of meerdere contactpersonen aan de stageplaats koppelen.
Klik op de plusknop om een contactpersoon toe te voegen en selecteer de gewenste persoon uit de
aangeboden lijst. Facultatief kunt u de functie van deze persoon binnen het bedrijf (bvb.
personeelsmanager) invullen. Vergeet niet op het groene vinkje te klikken om op te slaan.
Contactpersonen die niet voorkomen in de lijst moet u eerst toevoegen langs menu ‘Extra’ –
‘Contactpersonen’. Is deze menukeuze niet opgelicht, dan moet u hiervoor uw beheerder contacteren.
Naam, voornaam en geslacht volstaan, maar het is uiteraard niet verboden andere gegevens ook in te
vullen. Telefoon- en GSM-nummers bv. moet u invullen op tabblad 'Communicatienummers' om die op
de stageovereenkomst vermeld te zien.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 3
Bij het verwijderen van een bedrijf wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen gekoppeld zijn aan deze
stageplaats (dus over de scholen/schooljaren heen).
Via het printericoontje bovenaan kunt u een gegevensfiche en een lijst van leerlingen die stage lopen
aan dit bedrijf afprinten.
Via de links onderaan de lijst met bedrijven kunt u een lijst afprinten van alle stageplaatsen, of van
enkel de gekoppelde stageplaatsen.
1.2 Bedrijven koppelen
Langs deze menukeuze bepaalt u welke stageplaatsen voor uw school van toepassing zijn.
Links krijgt u alle stageplaatsen van de volledige scholengroep die langs menu ‘Bedrijven' werden
ingevoerd.
Met Shift- of Controltoets en linkermuisknop selecteert u die bedrijven die voor u van toepassing zijn
en met de bovenste pijl zet u die over naar de rechterkolom. Bij de invoer van de stagegegevens zult
u dan enkel deze bedrijven aangeboden krijgen.
Bedrijven die u niet meer nodig hebt kunt u ontkoppelen door het bedrijf van de rechter- naar de
linkerkolom terug te zetten.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 4
1.3 Periodes toekennen
Langs deze menukeuze kunt u aan één of meerdere klas- of subgroepen een stageperiode toekennen
en een aantal gemeenschappelijke gegevens invullen.
Indien één of meerdere klassen tijdens dezelfde periode op dezelfde dag(en) stage lopen met
dezelfde stagebegeleider of in dezelfde sector hoeft u dit dus niet bij iedere leerling in te vullen, maar
kan dit in één keer.
Daarna kunnen de gegevens verder individueel aangevuld worden.
Bovenaan selecteert u de gewenste klas- of subgroepen (met het plus- of minteken kunt u die
allemaal aan- of afvinken) en bovenaan klikt u op het vinkje om te bevestigen.
Eerst en vooral vult u de periode in.
Indien sector, Nacecode, stagebegeleider en/of gezondheidstoezicht identiek zijn voor alle
leerlingen van bepaalde klas(sen), kunt u die zaken hier invullen.
Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken waarop de leerlingen stage hebben. Dit is nodig voor het
automatisch toekennen van code W bij de afwezigheden! En die heb je dan weer nodig bij het
aanmaken van de databank stages (zie verder).
Een foutief toegekende periode kunt u collectief verwijderen via de prullenbak bovenaan, op
voorwaarde dat er nog geen enkele stageplaats gekoppeld is aan deze periode.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 5
1.4 Stages
Langs deze menukeuze kunt u per leerling de detailgegevens ingeven van de stage(s) die hij/zij
gedaan heeft of verder aanvullen indien u stages hebt toegekend via periodes toekennen.
Links selecteert u eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleert u best eens of het
studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteert u de gewenste
leerling.
Indien u via 'Periodes toekennen' hebt gewerkt, zal u hier al één of meerdere stages terugvinden die u
kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'.
In het andere geval moet u een nieuwe stage toevoegen via de plusknop.
Indien de stagebegeleider permanent aanwezig is tijdens de ganse duur van de stage moet dit veld
aangevinkt worden.
De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de stagedatabank.
Minstens één van drie volgende velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat
Paritair Comité, RSZ-werkgeverskengetal (wordt uit de algemene gegevens van het bedrijf gehaald
en kan hier dus niet ingevuld worden) en/of NACE-code. Eén uitzondering: bij Paritair Comité 999
(lokale besturen) móet ook de NACE-code meegestuurd worden.
Zowel bij alternerende als blokstage moet het totaal aantal halve dagen voor de stageperiode
meegestuurd worden met de databank. Voor wie de afwezigheden bijhoudt in Informat wordt dit aantal
automatisch ingevuld op basis van de ingebrachte W-codes. Indien de afwezigheden niet worden
bijgehouden in Informat of indien het voorgestelde aantal om een of andere reden niet correct is, dan
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 6
kunt u dit aantal “overrulen” door het juiste aantal in te vullen in het veld ‘Eigen telling’. Dit aantal
krijgt altijd voorrang op het aantal W-codes dat opgehaald wordt uit de aanwezigheden.
Bij een alternerende stage is het van belang dat de juiste tijdstippen zijn aangevinkt! Er kan immers
een overlapping zijn met een blokstage tijdens zelfde periode, en dan mogen uiteraard de W-codes
van die blokstage niet mee in rekening gebracht worden voor de alternerende stage. In geval de stage
niet iedere week op dezelfde dag doorgaat, kan er niet via de tijdstippen gewerkt worden, en moet u
ofwel de alternerende stage uitsplitsen, ofwel het aantal halve dagen invullen in het veld ‘Eigen telling’.
Het aanduiden van de tijdstippen is sowieso nodig voor het automatisch toekennen van code W in het
aanwezigheidsregister, dus ook bij blokstages!
Wie dit niet gedaan had en de W-codes alsnog met terugwerkende kracht wil doorvoeren in het
aanwezigheidsregister (voor die ene stageperiode van betreffende leerling) kan dit door het veld
‘Codes W doorvoeren naar de afwezigheden voor deze stage’ aan te vinken. Codes W kunnen per
dag ook collectief doorgevoerd worden voor alle leerlingen vanuit de vestigingskalender (menu
‘Aanwezigheden’ – ‘Kalender opbouwen’).
Merk op dat voor scholen met zeer veel stages de W-codes ’s nachts automatisch worden
doorgevoerd (zie ook 1.10 ‘Stagedatabank’).
Voor niet-lesdagen (bv. weekends en woensdagnamiddagen) waarop minstens één leerling van een
bepaalde klas stage heeft, moet in de kalender op klasgroepniveau dit tijdstip als “werk/stage” (= roze)
gedefinieerd worden, zodat ook voor dat tijdstip de absentielijst wordt aangemaakt.
W-codes in de toekomst worden ook in rekening gebracht en aangeduid in de absentielijsten, op
voorwaarde dat de tijdstippen zijn aangevinkt in de stagefiche! Deze W-codes worden nog niet
opgenomen in Discimus. Dat gebeurt pas de dag zelf. Aan-/afwezigheden in de toekomst mogen
immers niet gemeld worden via Discimus.
Bij het verwijderen van een stage worden alle W-codes gewist. Dat gebeurt ook bij het invullen van het
veld ‘Stopgezet’ voor alle W-codes tussen de stopzettingsdatum en de einddatum van de stage.
Indien de einddatum van de stage wordt aangepast, dan worden W-codes geschrapt (bij vervroegde
einddatum) of toegevoegd (bij verlengde einddatum) indien het veld ‘Codes W doorvoeren naar de
afwezigheden voor deze stage’ wordt aangevinkt.
Via
kunt u een overzicht oproepen van alle afwezigheden van de leerling.
Via
kunt een overzicht van de W-codes oproepen en die desgevallend verwijderen door achteraan
op de prullenbak te klikken:
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 7
De overige velden zijn enkel ter info voor de school en/of voor de afprint van het stagecontract.
Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van uw input bij de bedrijven.
Er kunnen meerdere functiepersonen (mentor, stagebegeleider, vertegenwoordiger) gekoppeld
worden aan een stage. Klik hiervoor op
:
U selecteert de functie en krijgt een lijst met bovenaan de contactpersonen gekoppeld aan deze
stageplaats, gevolgd door de leerkrachten van uw school.
Via het printericoontje bovenaan kunt u een individuele steekkaart en de standaard
stageovereenkomst afprinten.
1.5 Stages Modulair
Werkwijze is identiek aan het voltijds onderwijs, met dat verschil dat je eerst een module moet
selecteren.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 8
1.6 Etiketten
Langs deze menukeuze kunt u stage-etiketten afprinten aan de hand van een wizard die u moet
doorlopen. Wenst u eigen etiketten te ontwerpen, dan moet u werken via Excel en Word (zie
afzonderlijke handleidingen op de supportsite).
Op de eerste pagina kunt u een aantal parameters opgeven:
In de volgende stappen kunt u dan één of meerdere scholen/vestigingen of klassen/subgroepen/
afdelingsjaren selecteren, of zelfs één of meerdere leerlingen. U kunt telkens vanuit het betreffende
niveau afprinten via het printericoontje bovenaan links:
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 9
1.7 Documenten
Langs deze menukeuze kunt u een aantal stagedocumenten afprinten.
Links selecteert u het gewenste document.
Rechts selecteert u school en vestiging waarvoor u dit document wil afprinten.
Duid aan of u een afdruk voor bepaalde klassen of afdelingsjaren wenst en vink de gewenste
klassen/afdelingsjaren aan. Met de knoppen ‘Alle’ of ‘Geen’ kunt u alle klassen/afdelingsjaren
respectievelijk aan- of afvinken.
Afhankelijk van het gekozen document krijgt u onderaan andere parameters te zien. Bij de
stageovereenkomsten zijn dat bv. de verschillende modellen die u zelf hebt ontworpen.
Als deze zijn ingevuld klikt u op het printericoontje bovenaan links om af te drukken.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 10
1.8 Contracten
Langs deze menukeuze ontwerpt u zelf uw stageovereenkomst(en).
De definiëring van de 3 partijen gebeurt door Informat. De opsomming van de artikelpunten kan door
de school zelf bepaald worden.
Klik op het plusteken om een nieuwe overeenkomst toe te voegen. Vul een naam in voor de
stageovereenkomst en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens
(naam en voornaam van de leerling, stageplaats, ...) definieert u aan de hand van de voorgestelde
parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken!
Het is aangeraden om de overeenkomst volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of
Excel omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak.
Onder het ontwerp kunt u aanvinken dat deze overeenkomst als standaard stageovereenkomst
gebruikt moet worden. Dit model wordt dan genomen wanneer u een stageovereenkomst afprint
vanuit de stagefiche.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 11
1.9 Brieven
Langs deze menukeuze kunt u eigen brieven en lijsten ontwerpen, zowel voor de stagiair als voor het
stagebedrijf.
Klik op het plusteken om een nieuwe brief toe te voegen. Vul een naam in voor de brief en geef het
ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de
leerling, stageplaats, ...) definieert u aan de hand van de voorgestelde parameters (dus door die
veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken!
Het is aangeraden om de brief volledig zelf in te voeren, en niet te kopiëren vanuit Word of Excel
omdat er dan vaak problemen zijn met de opmaak.
Via het printericoontje kunt een voorbeeldbrief afprinten zodat u het ontwerp kunt controleren.
Via de knop
kunnen brieven gedeeld worden met andere gebruikers van de eigen school of
gekopieerd naar een andere school zodat die ontwerpen niet volledig opnieuw moeten ingebracht
worden. Als u hierop klikt, kunt u een school en gebruiker kiezen:
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 12
Kiest u een andere gebruiker van dezelfde school, dan wordt de brief/sjabloon gedeeld zodat beide
gebruikers hetzelfde ontwerp kunnen aanpassen.
Kiest u een andere school, dan wordt de brief/sjabloon gekopieerd voor de geselecteerde gebruiker.
1.10 Stagedatabank
Alle voltijdse scholen waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen,
moeten tussen 15 mei en 31 mei via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages
meedelen (voor stages die plaatsvinden na 31 mei moet het aantal halve dagen zo nauwkeurig
mogelijk benaderd worden. Als dit niet mogelijk is, mag de zending na de laatste stagedag verstuurd
worden). Het betreft:
* voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van:
-
e
e
de 2 en de 3 graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen,
moeten deze NIET worden ingestuurd;
* voor het modulair onderwijs, de leerlingen van:
-
e
de 4 graad BSO;
HBO Verpleegkunde;
Se-n-Se TSO en KSO;

* voor het BUSO, de leerlingen van :
-
-
OV1: enkel de stages met een productief karakter moeten worden meegedeeld. Sociaalmaatschappelijke trainingen met een niet-productief karakter moeten niet worden meegedeeld;
OV2: leerlingen uit de tweede fase, leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV
(beroepsgerichte vorming) doen in het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage;
OV3:
e
e
- leerlingen uit de kwalificatiefase (1 en 2 leerjaar en modulair onderwijs) en uit de
integratiefase (alternerende beroepsopleiding);
- leerlingen die reeds 16 jaar zijn en die extramurale BGV (beroepsgerichte vorming) doen in
het kader van werkplekleren, gelijkgesteld aan stage;
e
e
OV4: leerlingen van de 2 en de 3 graad KSO, TSO of BSO.
* voor het deeltijds onderwijs (DBSO):
- alle leerlingen die stage volgden (binnen de component leren). Zie ook punt 6.1.3.2.3 in omzendbrief
SO/2008/08.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 13


Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór 15 mei, maar u kunt uiteraard wel al de berichten
controleren en de fouten verbeteren.
De databank zelf wordt aangemaakt langs menu ‘Edison’.
Merk op dat voor scholen met zeer veel stages de W-codes ’s nachts automatisch worden
doorgevoerd. Dergelijke scholen die overdag nog stagegegevens aanpassen moeten dus wachten tot
’s anderendaags om de stagedatabank aan te maken!
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 14
Stap 1: Berichten controleren
U komt in de leerlingenlijst terecht en moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de
gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand.
U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld:
Stap 2: Fouten verbeteren
Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie:
Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom:
Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm
terecht waar u deze fout moet aanpassen.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 15
Stap 3: Berichten opnieuw controleren
Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'.
Stap 4: Contactgegevens invullen
Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en
leerlingengegevens kunnen opbouwen:
U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het
departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de databank en is verplicht in te vullen. Voor de
naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON).
Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen.
Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen.
Stap 5: Bestand controleren
Klik op de knop ‘EDISON-bestand aanmaken!’.
Eerst moet u het controlebestand aanmaken door op de knop ‘Bestand controleren’ te klikken. Er
wordt dan een leesbare afdruk gemaakt van wat er zal worden doorgestuurd (u moet het bestand dus
niet meer eerst aanmaken alvorens het te controleren langs menu ‘Edison Controlebestand’).
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 16
Stap 6: Bestand downloaden
Als de databank inhoudelijk correct is, mag u het bestand downloaden. U klikt op "klik hier" en komt in
volgend scherm terecht:
Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm:
Het bestand moet opgeslagen worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND.
Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op
diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel
rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega
hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de
map \EDISON.WIN\TOSEND.
Stap 7: Databank versturen
Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 17
1.11 Beknopte werkwijze stagedatabank
Alle stageplaatsen van de eigen school vindt u terug onder menu 'Stages' – ‘Bedrijven’.
Als hier een stageplaats ontbreekt, controleert u eerst of die nog niet voorkomt in de linkerkolom onder
menu 'Stages' - ‘Bedrijven koppelen’. Deze kolom bevat immers ook de stageplaatsen die door andere
scholen van de scholengroep werden toegevoegd.
Is dat het geval, dan zet u dat bedrijf over naar de rechterkolom.
Is dat niet het geval, dan moet u de stageplaats alsnog zelf toevoegen langs menu ‘Bedrijven’. Deze
wordt dan automatisch gekoppeld aan uw eigen school onder menu ‘Bedrijven koppelen’.
Langs menu 'Stages' - ‘Periodes toekennen’ kunt u voor alle leerlingen van één of meerdere klassen
ineens een stageperiode toevoegen.
Specifieke gegevens i.v.m. deze stage moeten dan verder aangevuld worden langs menu ‘Stages’ ‘Stages’. Uiteraard kunt u hier ook per leerling een stage toevoegen.
Vergeet niet de tijdstippen aan te vinken, want dit is zowel van belang voor het aanwezigheidsregister
(code W) als de stagedatabank (aantal halve dagen stage per periode wordt hieruit afgeleid).
De databank zelf wordt aangemaakt langs menu ‘Edison’.
Informat Schoolsoftware CV - Stagebeheer
Pagina 18

Download Report