Digitaal zakendoen met de overheid 26 Optimaal gebruik maken van internet LEESWIJZER Ben je zelfstandig ondernemer en overweeg je zakelijk actiever te worden op internet? Dan is deze informatie voor jou. Verdeeld over een aantal thema’s krijg je informatie en opdrachten die je helpen om van start te gaan met allerlei vormen van online ondernemen. Lees de concrete en praktische informatie, de praktijk ervaringen van collega-ondernemers, doe de opdrachten en kies wat bij je past. De thema’s zijn los van elkaar te lezen, maar vormen uiteindelijk één compleet webboek. Zowel de losse thema’s als het webboek zijn in .pdf-formaat. Je kunt het op je computer lezen en de opdrachten in .pdf maken. De ingevulde opdrachten kun je uitprinten (de informatie wordt bij de gratis versie van het .pdf-lees programma niet opgeslagen!). Maar als je het prettiger vindt, kun je het webboek of de geselecteerde thema’s ook meteen uitprinten en de opdrachten met pen en papier uitwerken. Dit zijn de thema’s: 1 Online ondernemen 14 Het gebruik van een smartphone 2 Een slimmere nieuwsbrief maken 15 Werken op afstand 3 Een betere website 16 Open source 4 Online gevonden worden 17 De cloud 5 Online adverteren 18 Online privacy 6 Het gebruikmaken van jouw locatie 19 Digivaardig personeel 7 Een webwinkel starten 20 Digitaal informatie delen 8 Online betalingen 21 3D printen 9 Online nieuwe klanten vinden 22 Big data 10 Zakelijk twitteren 23 Internet of things 11 Facebook 24 Ondernemen met apps 12 LinkedIn 25 Digitale administratie 13 Online veiligheid 26 Digitaal zakendoen met de overheid Het webboek en de themahoofdstukken zijn onderdeel van de cursus slimmerondernemenin1minuut.nl. Het is tevens mogelijk om individuele ondersteuning te krijgen, je kunt hiervoor contact opnemen met: Kamer van Koophandel 088-585 1 585 Ieder werkdag bereikbaar van 8.30 uur tot 17.00 uur Ook bereikbaar via het contactformulier www.kvk.nl of MKB Servicedesk 030 - 230 7 900 Ook bereikbaar via het contactformulier http://www.mkbservicedesk.nl/154/contact.htm Colofon Dit is een uitgave van het programma Digivaardig & Digiveilig, een publiek-privaat initiatief, waarmee overheid en bedrijfsleven gezamenlijk investeren in het versterken van digitale vaardigheden en een veiligere digitale omgeving. Dit is noodzakelijk om de drijvende kracht van ICT voor economie en samenleving ten volle te benutten. Digivaardig & Digiveilig wordt ondersteund door het ministerie van Economische Zaken, de Europese Commissie en diverse bedrijven (KPN, UPC, NVB, IBM, SIDN en Ziggo, CA-ICT) en wordt uitgevoerd door ECP | Platform voor de Informatiesamenleving (www.ecp.nl). Auteur Sandra Brandenburg | CapStock vormgeving | Het Redactiepakhuis De inhoud valt onder een Creative Commons-licentie BY-NC-ND 3.0 Dit betekent dat de gebruiker het werk mag kopiëren, verspreiden en doorgeven, zonder hiervoor vooraf toestemming te vragen. Meer informatie over wat wel en niet is toegestaan vind je op deze website: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/ Mogelijk gemaakt door: doen n e k a z met de id overhe www.slimdigitaalondernemen.nl daarom heeft hij bij de gemeente een digitaal ondernemingsdossier aangemaakt Peter heeft een kroeg jaarlijks is hij veel tijd kwijt in het centrum van amsterdam het bevat al Peters bedrijfsgegevens en eerdere aanvragen, veilig bewaard dankzij e-herkenning H26_Zaken_doen_met_overheid.indd 1 aan het aanvragen van ontheffingen en vergunningen in een Paar minuten regelde hij dankzij dit systeem een ontheffing voor de buitentaP oP koningsdag 04-04-1414 15:00 De overheid biedt steeds vaker diensten digitaal aan. Ondernemers worden aangemoedigd om van deze diensten gebruik te maken om zich te laten informeren en met de overheid te communiceren, kortom, om het zakelijke contact met de overheid via internet te laten verlopen. In dit hoofdstuk zullen we een aantal praktische mogelijkheden van digitaal zakendoen met de overheid belichten. 26.1 Lokaal, landelijk of internationaal Elk bedrijf heeft te maken met zowel de lokale overheid – zoals de gemeente en de provincie – als de landelijke overheid. Sommige bedrijven hebben zelfs te maken met de Europese overheid of de overheden van andere landen. In dit hoofdstuk behandelen we slechts de lokale en nationale overheden. Informatie over Europa en andere buitenlandse overheden – bijvoorbeeld als jouw bedrijf grensoverschrijdend zakendoet – wordt behandeld in hoofdstuk 27 van slimmerondernemenin1minuut.nl: Digitaal internationaal zakendoen. De digitalisering van de dienstverlening van de overheid is bedoeld om de administratieve lasten richting de ondernemer te beperken, en om de ondernemer op een effectievere en efficiëntere wijze van dienst te kunnen zijn. 26.2Lokaal Omdat de informatievoorziening via internet met lokale overheidsdiensten in handen is van de verschillende gemeentes en provincies kan hetgeen wat digitaal aangeboden wordt nogal uiteenlopen. In toenemende mate wordt de dienstverlening van lokale overheden echter gedigitaliseerd. We hebben het hier dus over de ‘voorzijde’ van het loket: •Het via de website beschikbaar stellen van informatie. •Het digitaal aanvragen van vergunningen, licenties, etc. 26 - 1 •Het doorgeven van mutaties. •Het digitaal herkennen van bedrijven en een handtekening kunnen zetten. Maar ook om het verbeteren van processen: Bijvoorbeeld nog maar één keer informatie vragen aan een ondernemer en dit als broninformatie gebruiken voor alle overheidsdiensten door bijvoorbeeld een koppeling te maken met allerlei basisregistratiesystemen zoals het handelsregister, basisregistratie adressen en gebouwen, uitkeringen, voertuigen, burgerservicenummers, etc. 26.3Antwoord voor bedrijven Op antwoordvoorbedrijven.nl kun je antwoorden vinden op vrijwel alle vragen met betrekking tot regels, vergunningen en subsidies. Antwoord voor bedrijven.nl maakt je als ondernemer wegwijs binnen de grote hoeveelheid informatie die beschikbaar wordt gesteld door de overheid. Je ziet met welke wetten, regels, vergunningen en belastingen je te maken krijgt. Antwoord voor bedrijven.nl geeft je een overzicht van wetswijzigingen en beschikbare subsidies. Verder hebben alle lidstaten van de Europese Unie een elektronisch loket voor dienstverlenende ondernemers in het leven geroepen. Het zogenaamde Point of Single Contact (PSC). In Nederland is dat www.antwoordvoorbedrijven.nl. 26.4Ondernemersplein Diverse organisaties zoals de Kamer van Koophandel, Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, Belastingdienst, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) en de Rijksdienst voor het Wegverkeer bieden gezamenlijk informatie aan op het Ondernemersplein http://www.ondernemersplein.nl/. Ook is er op deze website specifieke branche-informatie te vinden via de branchedossiers. Zo is er voor een groot aantal sectoren een overzicht beschikbaar van actualiteiten, wetgeving, netwerken, branchecijfers, etc. 26.5Belastingdienst Steeds meer informatie wordt digitaal met de Belastingdienst uitgewisseld. Zo kun je bijvoorbeeld op de website van de Belastingdienst veel informatie terugvinden over het toepassen van (nieuwe) belasting regels en zijn er ook veel standaardprogramma’s en formulieren voor ondernemers te downloaden om een melding, opgaaf, verzoek of een aangifte te versturen. 26 - 2 26.6TenderNed TenderNed http://www.tenderned.nl/ is het online marktplein voor aanbestedingen van de Nederlandse overheid. •Je kunt hier alle aanbestedingen van de overheid vinden. •De aanbestedingsprocedure verloopt volledig digitaal: van aankondiging tot gunning. •Bedrijfsgegevens hoeven slechts één keer te worden ingevuld en kunnen vervolgens worden hergebruikt. •Het aanbestedingsdossier is online beschikbaar. •Het platform is gratis te gebruiken voor ondernemers. 26.7Berichtenbox De Berichtenbox http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/berichtenbox voor bedrijven is een beveiligd e-mailsysteem. Hiermee wissel je als ondernemer digitaal berichten uit met overheidsorganisaties. Je kunt hiermee allerlei verschillende procedures eenvoudiger afhandelen, zoals vergunningsaanvragen, meldingen, inschrijvingen en registraties. 26.8 eherkenning Naast de DigiD voor burgers bestaat er nu ook de mogelijkheid voor bedrijven om zich via eHerkenning te identificeren. eHerkenning is nodig om optimaal gebruik te kunnen maken van het digitaal zakendoen met een overheidsorganisatie. Met eHerkenning kunnen jij of je medewerkers jezelf online identificeren. Dit is bijvoorbeeld nodig als je een vergunning bij de gemeente, een subsidie bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl), of een verklaring omtrent het gedrag bij het ministerie van Veiligheid en Justitie wilt aanvragen. Steeds meer overheidsorganisaties maken hun diensten via eHerkenning toegankelijk. eHerkenning zorgt ervoor dat overheidsorganisaties weten met welk bedrijf ze te maken hebben, en ook of medewerkers gemachtigd zijn om namens het bedrijf te handelen. 26.7DOEN! Kies het juiste eHerkenningsmiddel voor jouw bedrijf Er zijn diverse eHerkenningsmiddelen zoals een gebruikersnaam, wachtwoord, sms of token. Deze verschillende vormen van eHerkenning kennen ook verschillende betrouwbaarheidsniveaus, met daaraan gekoppeld verschillende aanbieders en verschillende prijsniveaus. Om een goede keuze te kunnen maken voor het eHerkenningsmiddel dat het beste bij jouw bedrijf past, is het raadzaam om de eHerkenningswebsite eens goed door te nemen. http://www.eherkenning.nl/bedrijven •Je kunt dan bekijken voor welke diensten je welk eHerkenningsmiddel nodig hebt. •Je krijgt een overzicht van de verschillende betrouwbaarheidsniveaus. •Je kunt de eHerkenningskeuzematrix doorlopen. •Aanbieders, abonnementen en prijzen vergelijken. 26 - 3