VERGADERING agenda verslag: Vergaderdatum: voorzitter: verslaggever: Aanwezige clubs: Afwezige clubs: Verslag Algemene Vergadering Sportraad 20/05/2014 Jef Van Dyck Rika Rits Zie bijlage Zie bijlage 1. Welkomstwoord door de voorzitter Voorzitter Jef Van Dyck heet iedereen van harte welkom en dankt iedereen voor zijn aanwezigheid. Het aantal aanwezige stemgerechtigde leden bedraagt 72 van de 82. Dit zijn sportverenigingen, leden van de Raad van bestuur, afgevaardigden van scholen en deskundigen. Aangezien de statuten stellen e dat minimum 2/3 van de stemgerechtigde leden aanwezig moet zijn voor de aanvaarding van wijzigingen in de statuten, kan deze vergadering geldig zetelen. Ook alle niet-stemgerechtigde leden en afgevaardigden van het gemeentebestuur worden verwelkomd, waaronder de schepen van sport – Daan De Veuster, de sportconsulente – Rika Rits en het afdelingshoofd van de dienst vrije tijd – Katrien Geens. Er zijn tevens ook 8 nieuwe verenigingen of instanties aanwezig die een aanvraag indienden tot aansluiting of heraansluiting. De agenda is druk gevuld en bevat veel nieuwe en waardevolle informatie voor de sportverenigingen. Daarbij wordt de aanwezigen gevraagd om feedback te geven over deze nieuwe informatie en ideeën waarmee verder gewerkt kan worden. De voorzitter dankt de sportclubs en scholen voor hun inspanningen het afgelopen werkingsjaar en voor hun prachtige organisaties naar buiten toe. Na afloop van de vergadering wordt iedereen uitgenodigd op de aansluitende receptie met een drankje en een bescheiden hapje. 2. Werkingsverslag Raad van Bestuur Vorig jaar werd een nieuwe raad van bestuur verkozen door de algemene vergadering en dit voor een periode van 6 jaar. De voorzitter brengt verslag uit van het eerste zeer drukke werkjaar van de nieuwe bestuursploeg van de sportraad. Het verschijnen van een nieuw decreet (“decreet houdende het stimuleren en subsidiëren van een lokaal sportbeleid”) was daarbij de aanzet tot meerdere wijzigingen die vandaag ook worden voorgesteld waaronder: Hervorming en vereenvoudiging subsidiereglementen Erkenningsreglement Brechtse sportclubs Hervorming statuten Brechtse sportraad Verder gaf het bestuur nog volgende adviezen: Concessievoorwaarden uitbating sporthal De Ring Huishoudelijk reglement gemeentelijk voetbalterrein Kraaienhorst Huursubsidie sporthal De Zandbergen Aanleg kunstgrasveld KFC Sint-Job Meerjarenplanning gemeente Brecht Jaarlijkse begroting sport gemeente Brecht Loopparcours Brechtse Heide Waarborg uitleendienst Jef Van Dyck dankt de bestuursleden voor hun inzet en inspanningen de voorbije periode. Het bestuur kwam in totaal 11 keer samen tijdens het afgelopen werkjaar. Verder was er ook nog een Sportcafé, een vergadering met de sporthalgebruikers, een interradenoverleg, enkele werkgroepvergaderingen van de Brechtse stratenloop, werkgroepvergaderingen van het fietspadencomité, de Kampioenenviering en een bijscholing voor seingevers en een succesvolle vorming over AED en EHBO in samenwerking met het Rode Kruis. De sportraad blijft steun bieden aan verenigingen: Zo zijn er de subsidies voor sportverenigingen via de gemeente Brecht waarbij de sportraad steeds advies verleent over de verdeling en invulling. Ook de sportraad krijgt jaarlijks een subsidie van de gemeente Brecht voor zijn werking. Deze subsidie samen met de gelden op de spaarrekening werd afgelopen jaar gebruikt voor een aantal doeleinden ter ondersteuning van het Brechtse sportleven: o Subsidie bekers en medailles werd uitgebreid naar cadeaubonnen gemeente Brecht (reglement en aanvraagformulier zie http://www.sportiefbrecht.be/index.php/subsidiesen-terugbetalingen/terugbetaling-bekers-medailles-en-geschenken ) o Aankoop rubberen afdekmatten sporthal De Ring voor sportevenementen o Brechts jogcriterium 3. Hervorming statuten Brechtse sportraad De afgelopen maanden werkten de bestuursleden zeer intensief in samenwerking met de sportconsulente aan de hervorming van de statuten van de sportraad. De statuten en het huishoudelijk reglement werden samengevoegd tot één document waarbij gekomen werd tot een transparanter geheel. Daarbij werden ook enkele kleine wijzigingen ingevoegd die door voorzitter Jef Van Dyck kort worden toegelicht. Duidelijkere structuur Voorwaarden tot aansluiting zijn eenvoudiger geworden daar een erkenning los gekoppeld wordt van een aansluiting van de sportraad. Iedere organisatie met een connectie tot sport kan aansluiten bij de Brechtse sportraad. Herziening bevoegdheden van de algemene vergadering Herziening bevoegdheden van de raad van bestuur Aanstellingsmodaliteiten ondervoorzitter Aanwezigheid waarnemende leden Alle stemgerechtigde leden ontvingen ter voorbereiding van dit punt vooraf per mail een exemplaar van het nieuwe reglement. Er worden geen opmerkingen genoteerd over dit nieuwe reglement. De stemming gebeurt aan de hand van 3 stembriefjes (rood=afkeuring, groen=goedkeuring, geel=onthouding). Bij het binnen komen ontving ieder stemgerechtigd lid 1 set stembriefjes. Volgens de statuten dient de algemene vergadering voor het goedkeuren van wijzigingen in de statuten met e e minimum 2/3 van zijn leden aanwezig te zijn. Van deze aanwezigen dient minimum 2/3 van de stemmen positief te stemmen voor het goedkeuren van de statuten. Aan de aanwezigen werd gevraagd om voor de stemming een stembrief op te steken voor het uitbrengen van hun stem. De statuten worden (bijna) unaniem goedgekeurd daar de zaal bijna volledig groen kleurt. e De stemming wordt als geldig beschouwd daar er wordt voldaan aan bovengesteld voorwaarden van 2/3 meerderheid. De algemene vergadering in zitting van 20 mei 20174 sportraad beslist unaniem om de statuten positief te aanvaarden. De statuten zullen tevens voorgelegd worden aan het schepencollege en de gemeenteraad. 4. Erkenningsreglement Brechtse sportverenigingen Er werd een erkenningsreglement opgesteld voor de regeling tot het erkennen van sportverenigingen door het gemeentebestuur. De sportconsulente stelt het nieuwe erkenningsreglement voor. In de toekomst dienen sportclubs jaarlijks erkend te worden aan de hand van een aantal erkenningsvoorwaarden die gesteld worden in het reglement. Alle stemgerechtigde leden ontvingen ter voorbereiding van dit punt vooraf per mail een exemplaar van het nieuwe reglement. Er worden geen opmerkingen genoteerd over dit nieuwe reglement en de werkwijze ervan. Er wordt een vraag gesteld naar wat men bedoelt met een door BLOSO erkende sportfederatie. Dit betekent dat de vereniging met al haar leden dient aangesloten te zijn bij een sportfederatie die door BLOSO erkend is. Deze erkende federaties beiden aan hun leden ook automatisch een verzekering aan voor sportongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid. De verzekering kan zelfs goedkoper uitvallen via de federatie dan rechtstreeks via een verzekeringsinstantie daar de federatie een massacontract kan afsluiten. Aansluiten bij een federatie kan al vanaf 5,60 euro per lid bv via BVLO voor alle (recreatieve) sporttakken. Ook SPORTA is een gekende recreatieve sportfederatie. Brochures te verkrijgen op de sportdienst. Deze voorwaarde dient nog verder besproken te worden en zal meegenomen worden naar de raad van bestuur. Daar zal verder beslist worden of de voorwaarde al dan niet versoepeld kan worden. Erkende sportverenigingen kunnen genieten van tal van voordelen binnen de gemeente: Gratis ontlenen van materiaal bij de gemeentelijke uitleendienst (bv. feestmateriaal, Walkie Talkies, wc-wagen, partytafels, geldteller, allerlei sportmateriaal, tentjes, podium...) Gratis ontlenen van de beamer en het projectiescherm van de sportraad Ondersteuning aan de hand van subsidies: • Extra puntenvoordeel via het subsidiereglement voor de sportverenigingen. • Subsidie bij het huren van Sporthal De Zandbergen • Terugbetaling bekers, medailles en geschenken tot 70 euro per jaar. Promotie van de clubwerking en activiteiten via volgende gemeentelijke kanalen: • Gratis gebruik van de gemeentelijke lichtkranten • Vermelding sportclub en activiteiten op www.sportiefbrecht.be • Digitale nieuwsbrief sport • Brechts nieuws (gemeenteblad) • UITagenda Brecht • Promotie van je sportclub via de sportbrochure, die verspreid wordt aan de circa 3000 schoolkinderen en hun ouders in onze gemeente - Voorrang bij de jaartoewijzingen voor het gebruik van gemeentelijke sporthal de Ring Voordeeltarief bij het huren van gemeentelijke infrastructuur • Sporthal De Ring • Turnzalen gemeentescholen • GC Jan vander Noot Je mag de ouders van kinderen onder de 12 jaar die deelnemen aan éénmalige sportactiviteiten van de club (sportkampen, stage, sportdag,…) een fiscaal attest bezorgen t.w.v. het inschrijvingsgeld zodanig dat de ouders dit kunnen aftrekken van de belastingen. … Deze lijst is niet limitatief en kan jaarlijks bijgewerkt worden. Het erkenningsreglement zal verder gefinaliseerd en geadviseerd worden door het bestuur van de sportraad. Eventuele opmerkingen van de algemene vergadering zullen daarbij meegenomen worden. Het reglement zal nadien voorgelegd worden aan het schepencollege en de gemeenteraad. Tijdens de maand augustus zullen dan de sportclubs automatisch de nodige documenten ontvangen voor het aanvragen van hun erkenning (samen met de subsidies), die dan ten laatste op 15 oktober ingediend moeten worden. 5. Hervorming subsidiereglementen De afgelopen maanden werkten de bestuursleden zeer intensief in samenwerking met de sportconsulente aan de hervorming van de verschillende subsidiereglementen ter ondersteuning van de Brechtse sportverenigingen. De wijzigingen van de subsidiereglementen voorgelegd aan de algemene vergadering aan de hand van een powerpoint presentatie. Tijdens de vergadering werden hierover geen opmerkingen genoteerd. Waarom hervorming subsidiereglementen? Nieuw: Decreet Lokaal Sportbeleid Administratieve vereenvoudiging voor de sportclubs Administratieve vereenvoudiging voor de sportdienst Onduidelijkheden wegwerken Welke wijzigingen? 4 reglementen = 1 aanvraagformulier o 1 infoblad clubgegevens en 1 voorblad o Dubbele gegevens worden vermeden Seizoen loopt van 1/09 tot 1/09 Basissubsidie = 100 euro Invullen dossier is sowieso extra punten bovenop de basissubsidie Plafond van 30 euro per lid Aantal bijlagen worden sterk gereduceerd Bijscholingen worden 100% terugbetaald Meer aandacht voor kansengroepen (personen met beperkt inkomen of personen met een handicap) Deze reglementen zullen verder besproken, gefinaliseerd en geadviseerd worden door het bestuur van de sportraad. Eventuele opmerkingen van de algemene vergadering zullen daarbij meegenomen worden. De reglementen zullen nadien voorgelegd worden aan het schepencollege en de gemeenteraad. Tijdens de maand augustus zullen dan de sportclubs automatisch de nodige documenten ontvangen voor het aanvragen van deze subsidies, die dan ten laatste op 15 oktober ingediend moeten worden. 6. Gemeentelijke uitleendienst - waarborg Vanuit de sportraad werd de impuls gegeven naar het schepencollege en de andere adviesraden om de waarborg van de uitleendienst te herbekijken. Het probleem van deze hoge waarborg kwam immers meermaals naar boven het afgelopen jaar bij inspraakmomenten en bevragingen van verenigingen in het kader van de gemeentelijke ondersteuning. Bij de organisatie van sommige activiteiten kan het waarborgbedrag oplopen tot € 1.000,00 of meer afhankelijk van het soort en het aantal geleende materialen. Als een kleinere vereniging een organisatie opzet, komt dit bedrag bijzonder zwaar aan bovenop alle onkosten die vooraf al moeten gebeuren. De meeste uitgaven komen immers vooraf en de inkomsten komen pas later. In de meeste verenigingen dient een bestuurslid dus in persoonlijke naam dit bedrag voor te schieten. De adviesraden staken de koppen bij elkaar via een interradenoverleg en daar werd voorgesteld om het tarief van de waarborg te verlagen en een plafondbedrag vast te leggen. Het uitleenreglement zal aangepast worden zodat er in geval van schade hoger dan de waarborg een factuur wordt gestuurd naar de vereniging. Bij niet betaling kan de vereniging toekomstige ontleningen geweigerd worden, eventueel uitgesloten worden of de erkenning ingetrokken worden. Volgende 2 opties worden voorgesteld: Maximale waarborg tot ontlening van € 200,00 per activiteit Of volledige afschaffing van de waarborg Dit voorstel wordt volgende week voorgelegd aan het schepencollege. Meer informatie volgt nog. 7. Stand van zaken Domein De Merel Daan De Veuster, schepen van sport, geeft een toelichting over de huidige stand van zaken van Domein De Merel. De gemeente Brecht ging in 2010 over tot de aankoop van een mooi stuk recreatiezone binnen het domein De merel. Voor deze site gelegen aan de Schotensteenweg wenst het gemeentebestuur de sportieve recreatie op het gebied verder te ontwikkelen via de samenwerking met private partners (hetzij verenigingen of commerciële partners) aan de hand van een gebruikersovereenkomst voor een langere periode. Via een aanbesteding werd een oproep gedaan voor aan private partners tot een samenwerking voor de realisatie een indoor/outdoor speeltuin, een uitbreiding van de tennisinfrastructuur en een ruimte voor fitness. Naar aanleiding van de aanbesteding ontving het gemeentebestuur 3 dossiers waarvan 1 voor de uitbreiding van de tennisinfrastructuur en de bouw van een tennishal en 2 dossiers voor de aanleg van een indoor/outdoor speeltuin. Een beoordelingscommissie werd samen gesteld. En alle partners die een dossier indienden, werden uitgenodigd voor een persoonlijk gesprek met de commissie. Op basis van het ingediende dossiers en het toelichtende gesprek gaf de beoordelingscommissie een beoordeling en puntenquotatie. Deze beoordeling werd voorgelegd aan het schepencollege, die besliste om op basis van het voorgelegde dossier een gunning toe te staan voor de bouw van - een overdekte tennishal - een in- en outdoorspeelpark (NV Evergreen) Het gemeentebestuur zal nu overeenkomsten opmaken in overleg met de gekozen partners. Dat dossier zal vervolgens ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad in september. Het gemeentebestuur zal zelf geen investering doen voor de aanleg van nieuwe sportinfrastructuur maar zal wel de nodige werken organiseren voor de aanleg van openbare infrastructuur (bv openbare verlichting, elektriciteitscabine, …) via IGEAN 8. Voorstelling nieuwe leden + ontslagnemende leden Volgende verenigingen gingen niet in op de herinnering om zich te heraansluiten bij de Sportraad, nadat zij twee opeenvolgende algemene vergaderingen niet aanwezig waren. Zij worden volgens artikel 19 van het huidige huishoudelijk reglement aldus als ontslagnemend beschouwd: Team Dragon Art Balance AC Jammas ZVC Vojaka volleybalclub Volgende verenigingen stelden zich kandidaat als lid van de algemene vergadering en worden na een korte voorstelling met handgeklap aanvaard door AV. Vanaf heden worden zij als volwaardig lid beschouwd van de Sportraad: Visclub De Sardinnekes Zaalvoetbal De Ring Sahya yoga De leukste thuis (paardensport) BiR (Bracht in’t Rood) Volgende verenigingen vulden een formulier in tot heraansluiting bij de sportraad aangezien zij twee opeenvolgende vergaderingen niet aanwezig waren. Deze aanwezige verenigingen worden allen met handgeklap heraanvaard. TeamXTreme K Brecht SK 9. Verkiezing leden Raad van Bestuur Jef Van Dyck bedankt de uittredende bestuursleden voor hun inzet en medewerking het afgelopen werkingsjaar, namelijk Erik Symons (ondervoorzitter) en Filip Swaegers (bestuurslid) Er zijn geen nieuwe kandidaat bestuursleden. 10. Goedkeuring financieel verslag + aanduiding rekeningnazichters De penningmeester, Koen Aussems, geeft aldus een toelichting bij dit agendapunt. Het financieel verslag van 2013 werd nagekeken door Dwayne Cornelis (ZVC Antwerp United) - Jaak Kenis (Sunshine Trappers) De rekeningnazichters stelden geen onnauwkeurigheden vast bij het financieel verslag en stelt de AV voor om de jaarrekening van 2013 goed te keuren en de raad van bestuur, voor het boekjaar 2013, te ontlasten van haar verantwoordelijkheid. Een beknopt overzicht van de in- en uitgaven werd reeds meegestuurd per mail met de uitnodiging van de algemene vergadering. Ook is het overzicht te bekijken op de powerpoint voorstelling. De AV gaat akkoord met het voorgestelde financieel verslag. Onder de aanwezige leden worden twee vrijwilligers gevraagd die volgend jaar de rekeningen zullen nazien. Volgende clubs stellen zich vrijwillig kandidaat. Zij zullen volgend jaar gecontacteerd worden: Philippe Gysbrechts (Loopgroep Kleipikkers) Jaak Kenis (Sunshine Trappers) 11. Informatie vanuit de sportdienst - - De sportdienst daagt de sportverenigingen uit in hun sport of cluboutfit deel te nemen aan de Brechtse stratenloop. Op vrijdagavond 20 juni 2014 zal reeds de 12e Brechtse stratenloop plaats vinden. Meer informatie hierover wordt verstuurd per mail naar de clubverantwoordelijke. Nieuwe actie van BLOSO: deze sportclub is goed bezig! • Apotheose 13-21/09/2014: week van de sportclub • Actie loop van van juni tot september 2014 waarbij de club de ‘Goed bezig’ kader kan gebruiken voor een fotoshoot. • Meer informatie wordt verstuurd via BLOSO Oproep deelname aan SNS project (sport na school), meer informatie via Diane Teygeman. 12. Varia De sportraad ging een samenwerking aan met de cultuurdienst voor de programmatie van een wielertheatervoorstelling Planeet Koers met Sporza-wielergezicht Michel Wuyts. Deze theatervoorstelling zal doorgaan op donderdag 27 november 2014 om 20.15 uur in het GC Jan vander Noot. 13. Rondvraag Er worden geen opmerkingen of vragen genoteerd. De vergadering wordt hier afgesloten. De voorzitter dankt iedereen nogmaals voor zijn aanwezigheid en nodigt iedereen nog uit voor een afsluitende receptie met hapjes en drankjes. Voor verslag: Sportfunctionaris, Rika Rits
© Copyright 2024 ExpyDoc
