Verslag controleraad

Koninklijk
Nederlands
Watersport
Verbond
Overkoepelende
organisatie
ten dienste van de
watersport
Verslag van de Controleraad t.b.v. de Najaarsvergadering op 22 november 2014
(14e verslag)
De Controleraad is een onafhankelijk door de Algemene Ledenvergadering benoemd orgaan binnen
het Watersportverbond. De samenstelling, benoeming, taak, wijze van vergadering en de wijze van
besluitvorming is vastgelegd in de statuten van het Watersportverbond en in het Reglement van de
Controleraad. De Controleraad houdt onder meer integraal toezicht op het beleid van het bestuur en
op de algemene gang van zaken binnen het Watersportverbond. Daarbij is de Controleraad gericht op
de doelstellingen van het verbond. De Controleraad behartigt op deze wijze het belang van het
Watersportverbond en de belanghebbenden bij het Watersportverbond. In de Algemene
Ledenvergadering legt de Controleraad verantwoording af over het voorgaande verslagjaar.
Samenstelling
In de Algemene Ledenvergadering van 23 mei 2014 is de heer Meindert de Jong benoemd als plv lid
van de Controleraad. Daarvoor was hij reeds zes jaar (gewoon) lid van de Controleraad. De heer de
Jong is volgens het rooster van aftreden nu aftredend en niet herkiesbaar. Wij danken Meindert voor
zijn inzet voor het Verbond en voor de plezierige samenwerking met hem in de Controleraad. Meindert
is jarenlang als secretaris van de Controleraad opgetreden hetgeen extra werkzaamheden met zich
mee brengt. Daar had Meindert vanuit zijn financiële achtergrond altijd waardevolle inzichten, die ons
goed hebben geholpen bij onze taak.
Onderstaand overzicht geeft de samenstelling van de Controleraad weer per 22 november 2014.
Naam
Functie
Datum (her)benoeming
Datum aftreden
De heer Pieter Kole
voorzitter
24 november 2012
De heer Michel Gijzelaar
plv. voorzitter
19 november 2011
najaar 2015
De heer Ric van Wijk
secretaris
24 november 2012
najaar 2016
De heer Cees van Straaten
lid
23 november 2013
najaar 2017
De heer Jan Asselbergs
lid
23 november 2013
najaar 2017
De heer Ramon Frankfort
plv. lid
23 november 2013
najaar 2017
`
najaar 2016
Verantwoording aan de Algemene ledenvergadering
Op 22 mei 2014 heeft de voorjaarsvergadering plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering zijn de
personele wijzigingen in de Controleraad geformaliseerd. Daarnaast is verslag gedaan over het
verslagjaar 2013. De rapportage hiervan is gevoegd bij de stukken die u voor de vergadering van
heden van het bestuur heeft ontvangen.
Vergaderingen Controleraad en Controleraad – Bestuur
De Controleraad kwam na de voorjaarvergadering een maal bijeen voor intern overleg. Met (een
delegatie) van het bestuur werd 1 maal vergaderd. Over specifieke onderwerpen werd een aantal
malen in kleiner comité (telefonisch en per e-mail) overleg gevoerd.
De CR heeft sinds het aantreden van het nieuwe bestuur uiting gegeven aan haar tevredenheid dat de
informatievoorziening van bestuur en bureau aan CR goed verloopt. Bestuur en directie zijn open en
transparant en reageren alert. Het voordeel van een goede relatie is dat deze ook tegen een stootje
kan. Dat bleek helaas in de afgelopen periode ook nodig.
Ongelukkigerwijs zag het bestuur over het hoofd om de CR tijdig te voorzien van de stukken ter
voorbereiding op de najaarvergadering. Ook de reglementair vastgelegde afspraak dat Bestuur en CR
voorafgaand aan de ALV bijeenkomen was niet voorzien. Uiteindelijk heeft op verzoek van de CR op
11 november jl. een vergadering plaats gevonden tussen de CR en een delegatie van het bestuur.
Als gevolg van het late tijdstip waarop deze vergadering plaats vond kon de CR niet meer in zijn
rapportage voorzien die samen met de overige stukken aan u werd aangeboden. Daarnaast kon de
inbreng van de CR niet meer van invloed zijn op de stukken voor deze ALV en de op basis daarvan
aan u voorgelegde voorstellen.
Na de interne bespreking van de Controleraad begin oktober zijn een aantal vragen gesteld aan het
bestuur. Bij de inhoudelijke bespreking van de concept begroting en de toelichting daarop heeft de CR
eveneens kritische vragen gesteld en opmerkingen gemaakt. Samenvattend:
-
-
-
-
-
De CR mist een behoorlijke onderbouwing van de 2 x 75/k en heeft ernstige bedenkingen
bij de aanpak richting de ALV van het onderliggende vraagstuk.
De CR heeft zorgen over de ontwikkeling van de automatiseringskosten. In 2011 nog
89/k; in 2012 110/k; in 2013 191/k en in 2014 en 2015 elk jaar ruim 170/k. De CR
herinnert het bestuur aan de informatie aan ons CR-lid J. Asselbergs bij gelegenheid van
het RFP, met als strekking dat de uitgaven binnen het budgettair kader zouden blijven
passen. De kostenontwikkeling lijkt nu anders uit te wijzen.
Aan de hand van de overgelegde stukken is het voor de CR niet goed mogelijk om de
toepassing van de 80 : 20 regel te controleren. In verband hiermee zou de CR graag het
doorbelastingschema bij de begroting 2015 ontvangen.
In de toelichting bij de conceptbegroting 2015 wordt verwezen naar de positieve
uitkomsten uit de prognose 2014. De CR heeft de prognose waarin dit tot uitdrukking komt
niet mogen ontvangen. Graag ontvangt de CR deze prognose alsnog.
In de toelichting wordt ook gesproken over een verwacht negatief resultaat van de
begroting 2016 (-/- 15/k). De CR ontvangt ook graag deze begroting.
Last but not least ontvangt de CR ook graag de investeringsbegroting van 2014 en 2015.
De CR constateert aan de hand van de overlegde stukken dat de pijler Dienstverlening
van een positief saldo in 2013 ad 76/k verschuift naar een negatief saldo van 11/k in de
begroting 2015. De CR ontvangt hiervoor graag een toelichting.
Een zelfde vraag heeft de CR m.b.t. Sport en Recreatie. Van een last van 16/k in 2013
schuift deze pijler naar een last van 78/k in de begroting van 2015
De CR zou ook graag een toelichting zien bij zijn constatering dat in de begroting van
2015 t.o.v. de begroting 2014 de kosten van de Organisatie WSV stijgen van 2.068/k naar
2.125k, terwijl de baten dalen van 3.271/k naar 3.104/k
In de toelichting bij de conceptbegroting 2015 wordt vermeld dat er voor 8% gekort is op
de subsidies van NOC/NSF. In het cijferoverzicht lijkt de daling veel groter.
• Staf en management 451/k in 2015 tegen 537/k in 2014 = -/- 16%
• Sport en Recreatie 145/k in 2015 tegen 213/k in 2014 = -/- 32%
• Topsport 1.908/k in 2015 tegen 2.414/k in 2014 = -/- 21%
De CR ontvangt hierop graag een toelichting
In de toelichting wordt gesproken van een bijzondere bate uit Ecotax. De CR ziet dit graag
toegelicht.
Ondanks het vertrek van 2 personeelsleden die met pensioen gaan bij
Belangenbehartiging Infrastructuur en Kennis stijgen de personeelskosten in dit onderdeel
wel in beperkte mate van 1.470/k in 2014 naar 1.490/k in 2015. Graag ontvangt de CR
een toelichting op de bezetting, de kosten en de continuïteit van dienstverlening.
Een deel van onze vragen zijn beantwoord, maar vanwege de beperkte tijd konden tijdens de
vergadering op 11 november jl. niet alle onderwerpen voldoende worden besproken. Van een aantal
onderwerpen is daarna nog informatie ontvangen. De Controleraad heeft zich vanwege het late tijdstip
daarvan echter geen oordeel kunnen vormen. Afgesproken is dat in december 2014 hierover verder
gesproken zal worden.
Centraal in de bespreking op 11 november stond het voorstel om een bedrag van 150.000 euro extra
uit te geven voor de ontwikkeling van een samenhangende klantenstrategie en / of producten en
dienstenpakket, die tot doel heeft om de teruglopende inkomsten van het Verbond te kunnen
compenseren. Mede vanwege het aan het voorstel verbonden effect dat een begroting werd
gepresenteerd met een negatief resultaat heeft de Controleraad extra aandacht aan dit voorstel
gegeven.
Vooropgesteld is dat de Controleraad het streven van het bestuur om de mogelijkheden te
onderzoeken om extra middelen voor het verbond te verwerven van harte ondersteunt. Niets nieuws
trouwens. Dit is al zeker 10 jaar een punt van zorg en aandacht. U kunt onze mening ook teruglezen
in onze rapportage van dit voorjaar. Als wegen heeft de Controleraad toen genoemd, sponsoring,
slimme samenwerkingsverbanden en nog te onderzoeken wegen om ongeorganiseerde watersporters
aan het verbond te kunnen binden. Niet zijn toen genoemd de ontwikkeling van producten en
diensten.
Omdat het Verbond zich met dat laatste als commerciële partij lijkt te gaan opstellen en de historie op
dat punt zowel debacles als weinig succesvolle pogingen heeft gekend behoeft het inslaan van een
dergelijke richting naar onze mening een extra kritische beoordeling. De Controleraad wenst daarom
inzicht te verkrijgen in de opzet van het onderzoek en de opdracht(en) die het bestuur met de
gevraagde extra middelen wil laten uitvoeren. Nadat daarover ter vergadering door de delegatie van
het bestuur onvoldoende inzicht kon worden geboden is een poging gedaan om een acceptabele
modus te vinden. Deze werd gevonden in de afspraak dat voor een eerste fase onderzoek een bedrag
van 75.000 euro zou worden ingezet. Op voorwaarde dat daarvoor tijdig voor deze algemene
vergadering een heldere onderzoeksopdracht door het bestuur zou worden geformuleerd. Als de
Controleraad daarmee zou kunnen instemmen zou dit voorstel voor deze eerste tranche van 75.000
euro met een positief advies van de Controleraad, door middel van amendering van het eigen
voorstel, door het bestuur aan de ALV worden voorgelgd. Over de inhoud van de
onderzoeksopdracht gaf de Controleraad nog aan het bestuur mee dat de reikwijdte daarvan zich niet
zou moeten beperken tot louter een commerciële verkenning maar dat ook andere mogelijkheden
zoals hierboven ook benoemd in deze fase nog deel zouden blijven uitmaken van het onderzoek. De
Controleraad wilde het voorstel op een bredere basis derhalve steunen maar wenste daarbij ook meer
inzicht hoe de in te zetten gelden besteed zouden worden. In vervolg hierop zou in de
voorjaarsvergadering dan kunnen worden gerapporteerd over onderzoeksresultaten met aansluitend
e
daaraan de nadere voorstellen voor een eventueel vervolg voor een 2 tranche van 75.000 euro voor
ontwikkeling van producten en/of diensten.
Nadien is gebleken dat het bestuur al beschikt over een inventariserend rapport van een
marketingbureau en inmiddels ook over een offerte. Het bestuur heeft laten weten nu eerst zelf te
willen beslissen over een eventuele opdracht, zodat de wens van de Controleraad om inzicht te
krijgen in hoe de eerste tranche zal worden besteed nog niet met ons kan worden gedeeld. Op zich is
dit ook de goede volgorde.
De Controleraad komt alles overziende tot de conclusie dat de intenties goed zijn, maar dat de
volgorde en de timing zodanig zijn dat dit voorstel nog niet rijp genoeg is om een besluit te
rechtvaardigen om buiten de begroting extra middelen te gaan besteden. Er ontbreekt nog teveel
informatie om tot een gefundeerd oordeel te kunnen komen.
Dit heeft geleid tot ons advies aan het bestuur om de besluitvorming uit te stellen tot de
voorjaarsvergadering.
Voor het overige kunnen wij u meedelen dat de regelmatig aan ons vertrekte tussentijdse financiële
overzichten ons in het voorjaar gegeven oordeel bevestigen dat het financieel beheer onder controle
is. Wel zullen wij in december nader overleggen met het bestuur over de nog niet behandelde vragen
waaronder de bekende 80 : 20 verhouding. De in de toelichting op de begroting door het bestuur
gegeven mededeling dat de doorbelasting in detail met de Controleraad is besproken om vast te
stellen dat genoemde uitgangspunten strikt zijn nageleefd is voorbarig, deze toelichting was al
opgesteld voordat de CR de begroting te zien kreeg en daar vragen over kon stellen.
Tenslotte de voorgestelde contributieverhoging: deze is conform de ook door ons onderschreven
systematiek en behoeft derhalve geen commentaar. Wij adviseren de algemene vergadering hiermee
in te stemmen.
De Controleraad van het Watersportverbond

Download Report