Bijlage notulen - Watersportverbond

Koninklijk
Nederlands
Watersport
Verbond
Overkoepelende
organisatie
ten dienste van de
watersport
Bijlage bij Notulen algemene vergadering – De Jaarvergadering – 12 mei 2014
Verslag van de Controleraad t.b.v. de voorjaarsvergadering op 12 mei 2014
De Controleraad is een onafhankelijk door de Algemene Ledenvergadering benoemd orgaan binnen
het Watersportverbond. De samenstelling, benoeming, taak, wijze van vergadering en de wijze van
besluitvorming is vastgelegd in de statuten van het Watersportverbond en in het Reglement van de
Controleraad. De Controleraad houdt onder meer integraal toezicht op het beleid van het bestuur en
op de algemene gang van zaken binnen het Watersportverbond. Daarbij is de Controleraad gericht op
de doelstellingen van het verbond. De Controleraad behartigt op deze wijze het belang van het
Watersportverbond en de belanghebbenden bij het Watersportverbond. In de Algemene
Ledenvergadering legt de Controleraad verantwoording af over het voorgaande verslagjaar.
Samenstelling
In de Algemene Ledenvergadering van 23 november 2013 is de heer Meindert de Jong afgetreden als
lid van de Controleraad. De heer de Jong treedt nog wel op als plaatsvervangend lid. De heer Jan
Asselbergs was plv. lid en is benoemd als lid van de Controleraad. De heer Ramon Frankfort is nieuw
toegetreden en benoemd als plaatsvervangend lid.
Onderstaand overzicht geeft de samenstelling van de Controleraad weer per 31 december 2013.
Naam
Functie
Datum (her)benoeming
Datum aftreden
De heer Pieter Kole
voorzitter
24 november 2012
najaar 2016
De heer Michel Gijzelaar
plv. voorzitter
19 november 2011
najaar 2015
De heer Ric van Wijk
secretaris
24 november 2012
najaar 2016
De heer Cees van Straaten
lid
23 november 2013
najaar 2017
De heer Jan Asselbergs
lid
23 november 2013
najaar 2017
De heer Ramon Frankfort
plv. lid
23 november 2013
najaar 2017
De heer Meindert de Jong
plv. lid
23 november 2013
najaar 2014
Verantwoording aan de Algemene ledenvergadering
Op 23 november 2013 heeft de najaarsvergadering plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering zijn de
personele wijzigingen in de Controleraad geformaliseerd. Daarnaast is verslag gedaan over actuele
onderwerpen in het lopende verslagjaar 2013. Gerapporteerd werd over de volgende onderwerpen:
De wisseling van de bestuursfuncties van voorzitter, penningmeester en secretaris; de
informatievoorziening door het bestuur aan de CR; het besluit tot wisseling van accountant; de
inrichting van de financiële rapportages; de tussentijdse rapportage t.o.v. de begroting; de
noodzakelijke bezuinigingen door lagere inkomsten; de indexering van de contributie; de problemen
rond de financiële administratie van het CWO en de te hoog opgelopen debiteurenpositie; de stand
van zaken m.bt. de 10 aanbevelingen uit de voorjaarsvergadering van mei 2012; de naleving van de
z.g. 80 - 20 regel; de plannen m.b.t. vernieuwing van het ICT systeem en het meerjarenbeleidsplan.
Vergaderingen Controleraad en Controleraad – Bestuur
De Controleraad kwam in 2013 vijf maal bijeen en met het bestuur werd 3 maal vergaderd waarvan 1
maal in aanwezigheid van de accountant. Over specifieke onderwerpen werd soms in kleiner comité
vergaderd.
De CR constateert met tevredenheid dat de informatievoorziening van bestuur en bureau aan CR
goed verloopt. De CR wordt regelmatig en proactief mondeling en per mail geïnformeerd over
relevante zaken en gebeurtenissen. Bestuur en directie zijn open en transparant en reageren alert. Na
bespreking van het jaarverslag en de jaarrekening 2013 heeft de Controleraad naar het bestuur zijn
waardering uitgesproken voor de resultaten.
In het afgelopen verslagjaar is in de vergaderingen van de CR een scala aan onderwerpen behandeld.
Wij noemen u: de werving van nieuwe bestuursleden; de maandrapportages en de overige
informatievoorziening van het bestuur aan de CR; het toezicht op het bestuur en het besturen, met het
abrupte vertrek van de heer W. Dekker; de relatie van de CR tot de accountant en de speerpunten
van het toezicht in 2013, de toerekeningen van kosten aan de pijlers, de algemene gang van zaken
binnen het verbond, het verloop van de reorganisatie binnen de bureauorganisatie , de administratieve
organisatie, interne controle en risicobeheersing en last but not least het meerjaren beleidsplan. Uit
de behandelde onderwerpen is de navolgende selectie gemaakt.
Samenstelling bestuur
In de voorjaarsvergadering 2014 wordt u gevraagd een nieuw bestuurslid te benoemen. De CR heeft
geen stem in deze, behalve een adviserende. Wij hebben geen kennismakingsgesprek gevoerd met
de heer Frank van den Wall Bake, maar hij is alom bekend in de sportwereld. De CR is verheugd dat
het watersportverbond met hem als bestuurslid kan beschikken over een schat aan ervaring en kennis
op het terrein van marketing en sportsponsoring.
In de bespreking van de CR met het bestuur op 26 maart jl. heeft het bestuur ons desgevraagd
verzekerd dat het bestuurslidmaatschap van de heer Van den Wal Bake geen vermenging van
functies met zich zal brengen.
Het beleid en beheer van het bestuur
De omstandigheden waarbinnen het bestuur zijn koers moet bepalen zijn niet gemakkelijk. Het
herwinnen van vertrouwen bij de leden en het realiseren van grote ambities in het organisatie
ontwikkelplan, bij teruglopende inkomsten uit subsidies en teruglopende ledenaantallen vergt veel van
de stuurmanskunst en behendigheid van het bestuur. Ofschoon deze schijnbaar tegengestelde mix
van factoren niet zonder risico’s is ondersteunt de CR de ondernemende geest die het bestuur aan
haar beleid ten grondslag legt. Niettemin zal de CR er nauwlettend op toezien dat de financiën van het
verbond op orde zijn en blijven. De koers die het bestuur heeft uitgezet is evenwel duidelijk en
verdient onze steun.
Benoeming Accountant
Twee leden van de CR hebben op 6 januari 2014 een kennismakingsgesprek gevoerd met de
nieuwe accountant van het verbond, de heer Bert Scholten, de verantwoordelijk partner van BDO.
Ook de controleleider, de heer Vernes was bij het gesprek aanwezig. In het 1,5 uur durende gesprek
is onder andere naar voren gebracht wat de CR verwacht van de controlerend accountant. Met name
het feit dat de accountant als onafhankelijke openbaar functionaris zo nodig rechtstreeks de CR dient
te informeren is uitvoerig besproken.
Jaarrekening 2013 en verslag accountant
In het accountantsverslag dat hieronder aan de orde komt ziet de CR terug dat de accountant zich
direct degelijk heeft ingewerkt en er blijk van geeft goed inzicht te hebben waar de risico’s en
gevoelige punten liggen. Afgezien van een aantal storende onvolkomenheden in de aan de CR
gepresenteerde, door de accountant getekende jaarrekening, die ook bureau en bestuur zich mogen
aantrekken en die naar ons is verzekerd niet meer zullen voorkomen, is de CR tevreden over de
inhoud van het accountantsverslag.
Risico’s - de accountant heeft in zijn controle o.m. aandacht besteed aan de risico’s en de
beheersing daarvan. De geïnventariseerde risico’s zijn van een beperkte omvang en hebben een
relatief kleine financiële impact. Eén risico heeft mogelijk wel een grotere impact: de accountant kan
namelijk niet controleren of het verbond wel alle contributies ontvangt, die formeel ontvangen zouden
moeten worden. Met andere woorden: dragen de leden wel de volledige contributie af, die overeen
komt met hun ledenbestand. De CR onderschrijft de constatering dat de opgaven van verenigingen
een betere controle behoeven. Met het bestuur is afgesproken dat hierop gepaste actie richting de
verenigingen zal worden ondernomen.
10-aanbevelingen – de CR heeft met voldoening vastgesteld dat de accountant bij zijn controle ook
acht heeft geslagen op de 10 aanbevelingen die de ALV in mei 2012 heeft aangenomen. Gebleken is
dat de aanbevelingen naar hun strekking goed ten uitvoer zijn gebracht. Aanscherping behoeft nog de
definitie van het eigen vermogen in de zin van een toereikend weerstandsvermogen. Hierover zal nog
een nadere gedachtewisseling plaats vinden. Verder behoeft de verplichtingenadministratie nog een
uitwerking in de zin van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Ook de veelbesproken 80 – 20
verdeling van de contributies wordt consequent toegepast. De CR heeft in dit verband ook met
voldoening kennis genomen van de vaststelling dat de in de begroting gehanteerde verdeelsleutels
voor de kosten juist en consistent zijn toegepast.
Subsidies en sponsoring – In de ontwikkeling van het resultaat constateert de accountant dat de
komende jaren sprake zal zijn van een verdere inperking van de inkomsten van het verbond uit de
subsidie van NOC/NSF. Dit is een belangrijk aandachtpunt bij de opstelling van de begrotingen voor
de komende jaren. De CR zal de ontwikkelingen op dit gebied nauw blijven volgen.
Reorganisatie – De reorganisatie is afgerond en de hiermee verbonden lasten zijn in
overeenstemming met de daarvan in de voorjaarsvergadering gegeven schatting. De
reorganisatielasten zijn voor zover volgens de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving toegestaan in de
cijfers van 2013 verwerkt.
CWO – Na de eerdere melding dit voorjaar is de aanpak, gericht op het terugdringen van het
debiteurensaldo, krachtig voortgezet. De CR heeft er kennis van genomen dat voor het verbond het
dossier in financieel opzicht kan worden gesloten. Het heeft op dit dossier een beperkt verlies van ca.
15 K. moeten nemen. De effecten hiervan zijn in de jaarrekening 2013 verwerkt.
Resultaat – In tegenstelling tot de eerder in de voorjaarsvergadering gemaakte inschatting dat op een
negatief resultaat moest worden gerekend is het verslagjaar 2013 met een positief resultaat
geëindigd. Als gevolg van grotere besparingen dan gebudgetteerd kwamen de lasten lager uit. Het
positieve resultaat over 2013 leidt tot een kleine toename van de algemene reserve.
Jaarverslag
Het jaarverslag laat goed zien dat 2013 een jaar van transitie is. Afrekenen met het verleden enerzijds
en plannen ontwikkelen en ambitie uitstralen naar de toekomst anderzijds. De CR hoopt en verwacht
dat o.m. het organisatie ontwikkelplan in het lopende jaar en de komende jaren zijn vruchten zal
afwerpen en dat de kwaliteit en kwantiteit van producten en diensten zal toenemen. In samenhang
hiermee zou de CR het toejuichen wanneer ook de weergave daarvan in het jaarverslag gelijke tred
houdt met de sprankeling en ambitie van het ontwikkelplan. In een organisatie die steunt op talrijke
vrijwilligers vormt de vermelding van de geleverde inspanningen een onmiskenbare vorm van
erkenning en waardering. Tegelijkertijd geldt voor het watersportverbond ook dat uiteindelijk het
resultaat telt. De CR beveelt aan dat in de verslaglegging op aansprekende wijze meer inzicht wordt
gegeven in de resultaten van de inspanningen. Maar ook het feit dat 80% van de ontvangen
contributies bestemd is voor de breedtesport zou volgens de CR meer zijn weerslag mogen hebben in
de daaraan in het jaarverslag bestede aandacht. Het noemen van ‘wapenfeiten’ is prima en mag zoals
gezegd niet achterwege blijven, maar gelet op de ambities is juist op dit punt volgens de CR voor
volgende jaren meer diepgang en visie op zijn plaats. Verenigingen worden geconfronteerd met de
gevolgen van een haperende economie, vergrijzing, individualisering van de samenleving en een
‘zapp-cultuur’, die de traditionale verbondheid van individuele watersporters met ‘hun’ vereniging
wezenlijk verandert. Bij het tegemoettreden van de hiermee samenhangende uitdagingen hebben
verenigingen uiteraard op de eerste plaats een eigen verantwoordelijkheid. Van ‘hun koepel’, het
Watersportverbond mogen zij echter wel adequate beleidsondersteunende informatie, visionaire
initiatieven en zo nodig ook concrete steun verwachten. De CR beveelt aan dat bureau en bestuur
hieraan met meer prioriteit dan nu aandacht geven in de hiervoor in aanmerking komende
communicatiekanalen met uiteindelijk een neerslag in het jaarverslag, dat tenslotte ook een
verantwoordingsdocument is.
ICT
Het verbond heeft in 2013 een belangrijk deel van zijn ambitie op het gebied van de automatisering
gerealiseerd. In december werd het nieuwe Customer Relation Management systeem (CRM) ingericht
en in gebruik genomen. Vanuit de CR is m.b.t. de systeemkeuze en de implementatie kritisch met het
bestuur meegedacht. De door het bestuur geboden openheid en ruimte voor kritische vragen zijn door
de CR zeer gewaardeerd. Na de geslaagde technische ingebruikneming heeft de CR het bestuur
geadviseerd om nader beleid te ontwikkelen met betrekking tot het beheren van de in het systeem
opgenomen data. Naast het geregeld opschonen van de bestanden moeten o.m. ook bewaartermijnen
voor de opgenomen gegevens worden vastgesteld. Een andere aanbeveling die de CR aan het
bestuur heeft meegegeven is om de verenigingen actief te benaderen over de mogelijkheden van het
systeem en daarbij nadruk te leggen op de mogelijkheden die het systeem voor de verenigingen biedt.
Aanbeveling aan de ALV
Overall adviseren wij de Algemene Ledenvergadering, op basis van de ter beschikking gestelde
stukken, de verkregen nadere toelichting en de inhoud van het accountantsverslag om de
jaarrekening 2013 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen voor het in het verslagjaar
gevoerde bestuur, voor zover dit uit de rekening en verantwoording blijkt.
Begroting 2014 en outlook naar volgende jaren.
De opmerkingen die wij eerder maakten over de omstandigheden waarbinnen het bestuur zijn koers
moet bepalen zijn in volle omvang aan de orde bij het samenstellen van de begrotingen voor de
komende jaren. Teruglopende subsidies en teruglopende ledenaantallen leggen een extra druk op de
inkomsten van het verbond. Hoe denkt het bestuur tegen die achtergrond zijn ambitieuze plannen
waar te maken. In de begroting voor 2014 worden de dilemma’s rond de teruglopende inkomsten nog
niet erg zichtbaar. Sterker, de inkomsten en uitgaven zullen dit jaar nog een groei te zien geven.
Schijn bedriegt evenwel want de groei in 2014 heeft een incidentele achtergrond en is het resultaat
van het naar voren schuiven van subsidie die anders in latere jaren zou worden ontvangen. De
effecten van de teruglopende subsidies zullen derhalve vooral vanaf 2015 merkbaar gaan worden. Het
bestuur heeft er blijk van gegeven dat zij zich nadrukkelijk van deze effecten bewust is. Teneinde de
ambities ook in deze jaren te kunnen waarmaken zal het bestuur zijn inspanningen meer nog dan
voorheen richten op het verwerven van extra financiële middelen o.m. uit sponsoring. Met de
voordracht van de heer Frank van den Wal Bake geeft het bestuur aan extra op het gebied van de
sponsoring te willen inzetten. In de met het bestuur gevoerde gesprekken is ook aangegeven dat het
bestuur de mogelijkheden onderzoekt om andere vormen van inkomsten te verwerven. Onderzocht
wordt o.m. of het verbond de ongeorganiseerde watersporter toch op één of andere wijze aan zich zou
kunnen binden. Een ander, maar wellicht even krachtig middel om de ambitieuze doelen te bereiken is
het zoeken van slimme samenwerkingsverbanden. In het beleidsplan zijn daarvan al verschillende
opties opgenomen. Al met al voorbeelden van een gezonde ondernemingszin, die de CR als zodanig
graag ondersteunt.
De begroting 2014 is in overeenstemming met de in de najaarsvergadering vastgestelde
beleidsplannen opgesteld en de CR adviseert de ALV met de definitieve begroting in te stemmen.
Tenslotte
De voorzitter schrijft in zijn voorwoord van het jaarverslag dat zijn grootste uitdagingen na zijn
aantreden waren: bestuurlijke stabiliteit, de financiën op orde en ‘er zijn’ voor de verenigingen en de
watersporter in Nederland. De CR is van mening dat die uitdagingen zeer serieus door alle
betrokkenen zijn aangegaan en dat de resultaten tot grote tevredenheid stemmen.
De CR moedigt bestuur en medewerkers aan het getoonde elan met verve te continueren en wenst
hen daarbij veel succes.
De Controleraad van het Watersportverbond

Download Report