Koninklijk Nederlands Watersport Verbond Overkoepelende organisatie ten dienste van de watersport Bijlage bij Notulen algemene vergadering – De Jaarvergadering – 12 mei 2014 Verslag van de Controleraad t.b.v. de voorjaarsvergadering op 12 mei 2014 De Controleraad is een onafhankelijk door de Algemene Ledenvergadering benoemd orgaan binnen het Watersportverbond. De samenstelling, benoeming, taak, wijze van vergadering en de wijze van besluitvorming is vastgelegd in de statuten van het Watersportverbond en in het Reglement van de Controleraad. De Controleraad houdt onder meer integraal toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken binnen het Watersportverbond. Daarbij is de Controleraad gericht op de doelstellingen van het verbond. De Controleraad behartigt op deze wijze het belang van het Watersportverbond en de belanghebbenden bij het Watersportverbond. In de Algemene Ledenvergadering legt de Controleraad verantwoording af over het voorgaande verslagjaar. Samenstelling In de Algemene Ledenvergadering van 23 november 2013 is de heer Meindert de Jong afgetreden als lid van de Controleraad. De heer de Jong treedt nog wel op als plaatsvervangend lid. De heer Jan Asselbergs was plv. lid en is benoemd als lid van de Controleraad. De heer Ramon Frankfort is nieuw toegetreden en benoemd als plaatsvervangend lid. Onderstaand overzicht geeft de samenstelling van de Controleraad weer per 31 december 2013. Naam Functie Datum (her)benoeming Datum aftreden De heer Pieter Kole voorzitter 24 november 2012 najaar 2016 De heer Michel Gijzelaar plv. voorzitter 19 november 2011 najaar 2015 De heer Ric van Wijk secretaris 24 november 2012 najaar 2016 De heer Cees van Straaten lid 23 november 2013 najaar 2017 De heer Jan Asselbergs lid 23 november 2013 najaar 2017 De heer Ramon Frankfort plv. lid 23 november 2013 najaar 2017 De heer Meindert de Jong plv. lid 23 november 2013 najaar 2014 Verantwoording aan de Algemene ledenvergadering Op 23 november 2013 heeft de najaarsvergadering plaatsgevonden. Tijdens deze vergadering zijn de personele wijzigingen in de Controleraad geformaliseerd. Daarnaast is verslag gedaan over actuele onderwerpen in het lopende verslagjaar 2013. Gerapporteerd werd over de volgende onderwerpen: De wisseling van de bestuursfuncties van voorzitter, penningmeester en secretaris; de informatievoorziening door het bestuur aan de CR; het besluit tot wisseling van accountant; de inrichting van de financiële rapportages; de tussentijdse rapportage t.o.v. de begroting; de noodzakelijke bezuinigingen door lagere inkomsten; de indexering van de contributie; de problemen rond de financiële administratie van het CWO en de te hoog opgelopen debiteurenpositie; de stand van zaken m.bt. de 10 aanbevelingen uit de voorjaarsvergadering van mei 2012; de naleving van de z.g. 80 - 20 regel; de plannen m.b.t. vernieuwing van het ICT systeem en het meerjarenbeleidsplan. Vergaderingen Controleraad en Controleraad – Bestuur De Controleraad kwam in 2013 vijf maal bijeen en met het bestuur werd 3 maal vergaderd waarvan 1 maal in aanwezigheid van de accountant. Over specifieke onderwerpen werd soms in kleiner comité vergaderd. De CR constateert met tevredenheid dat de informatievoorziening van bestuur en bureau aan CR goed verloopt. De CR wordt regelmatig en proactief mondeling en per mail geïnformeerd over relevante zaken en gebeurtenissen. Bestuur en directie zijn open en transparant en reageren alert. Na bespreking van het jaarverslag en de jaarrekening 2013 heeft de Controleraad naar het bestuur zijn waardering uitgesproken voor de resultaten. In het afgelopen verslagjaar is in de vergaderingen van de CR een scala aan onderwerpen behandeld. Wij noemen u: de werving van nieuwe bestuursleden; de maandrapportages en de overige informatievoorziening van het bestuur aan de CR; het toezicht op het bestuur en het besturen, met het abrupte vertrek van de heer W. Dekker; de relatie van de CR tot de accountant en de speerpunten van het toezicht in 2013, de toerekeningen van kosten aan de pijlers, de algemene gang van zaken binnen het verbond, het verloop van de reorganisatie binnen de bureauorganisatie , de administratieve organisatie, interne controle en risicobeheersing en last but not least het meerjaren beleidsplan. Uit de behandelde onderwerpen is de navolgende selectie gemaakt. Samenstelling bestuur In de voorjaarsvergadering 2014 wordt u gevraagd een nieuw bestuurslid te benoemen. De CR heeft geen stem in deze, behalve een adviserende. Wij hebben geen kennismakingsgesprek gevoerd met de heer Frank van den Wall Bake, maar hij is alom bekend in de sportwereld. De CR is verheugd dat het watersportverbond met hem als bestuurslid kan beschikken over een schat aan ervaring en kennis op het terrein van marketing en sportsponsoring. In de bespreking van de CR met het bestuur op 26 maart jl. heeft het bestuur ons desgevraagd verzekerd dat het bestuurslidmaatschap van de heer Van den Wal Bake geen vermenging van functies met zich zal brengen. Het beleid en beheer van het bestuur De omstandigheden waarbinnen het bestuur zijn koers moet bepalen zijn niet gemakkelijk. Het herwinnen van vertrouwen bij de leden en het realiseren van grote ambities in het organisatie ontwikkelplan, bij teruglopende inkomsten uit subsidies en teruglopende ledenaantallen vergt veel van de stuurmanskunst en behendigheid van het bestuur. Ofschoon deze schijnbaar tegengestelde mix van factoren niet zonder risico’s is ondersteunt de CR de ondernemende geest die het bestuur aan haar beleid ten grondslag legt. Niettemin zal de CR er nauwlettend op toezien dat de financiën van het verbond op orde zijn en blijven. De koers die het bestuur heeft uitgezet is evenwel duidelijk en verdient onze steun. Benoeming Accountant Twee leden van de CR hebben op 6 januari 2014 een kennismakingsgesprek gevoerd met de nieuwe accountant van het verbond, de heer Bert Scholten, de verantwoordelijk partner van BDO. Ook de controleleider, de heer Vernes was bij het gesprek aanwezig. In het 1,5 uur durende gesprek is onder andere naar voren gebracht wat de CR verwacht van de controlerend accountant. Met name het feit dat de accountant als onafhankelijke openbaar functionaris zo nodig rechtstreeks de CR dient te informeren is uitvoerig besproken. Jaarrekening 2013 en verslag accountant In het accountantsverslag dat hieronder aan de orde komt ziet de CR terug dat de accountant zich direct degelijk heeft ingewerkt en er blijk van geeft goed inzicht te hebben waar de risico’s en gevoelige punten liggen. Afgezien van een aantal storende onvolkomenheden in de aan de CR gepresenteerde, door de accountant getekende jaarrekening, die ook bureau en bestuur zich mogen aantrekken en die naar ons is verzekerd niet meer zullen voorkomen, is de CR tevreden over de inhoud van het accountantsverslag. Risico’s - de accountant heeft in zijn controle o.m. aandacht besteed aan de risico’s en de beheersing daarvan. De geïnventariseerde risico’s zijn van een beperkte omvang en hebben een relatief kleine financiële impact. Eén risico heeft mogelijk wel een grotere impact: de accountant kan namelijk niet controleren of het verbond wel alle contributies ontvangt, die formeel ontvangen zouden moeten worden. Met andere woorden: dragen de leden wel de volledige contributie af, die overeen komt met hun ledenbestand. De CR onderschrijft de constatering dat de opgaven van verenigingen een betere controle behoeven. Met het bestuur is afgesproken dat hierop gepaste actie richting de verenigingen zal worden ondernomen. 10-aanbevelingen – de CR heeft met voldoening vastgesteld dat de accountant bij zijn controle ook acht heeft geslagen op de 10 aanbevelingen die de ALV in mei 2012 heeft aangenomen. Gebleken is dat de aanbevelingen naar hun strekking goed ten uitvoer zijn gebracht. Aanscherping behoeft nog de definitie van het eigen vermogen in de zin van een toereikend weerstandsvermogen. Hierover zal nog een nadere gedachtewisseling plaats vinden. Verder behoeft de verplichtingenadministratie nog een uitwerking in de zin van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Ook de veelbesproken 80 – 20 verdeling van de contributies wordt consequent toegepast. De CR heeft in dit verband ook met voldoening kennis genomen van de vaststelling dat de in de begroting gehanteerde verdeelsleutels voor de kosten juist en consistent zijn toegepast. Subsidies en sponsoring – In de ontwikkeling van het resultaat constateert de accountant dat de komende jaren sprake zal zijn van een verdere inperking van de inkomsten van het verbond uit de subsidie van NOC/NSF. Dit is een belangrijk aandachtpunt bij de opstelling van de begrotingen voor de komende jaren. De CR zal de ontwikkelingen op dit gebied nauw blijven volgen. Reorganisatie – De reorganisatie is afgerond en de hiermee verbonden lasten zijn in overeenstemming met de daarvan in de voorjaarsvergadering gegeven schatting. De reorganisatielasten zijn voor zover volgens de Richtlijn voor de Jaarverslaggeving toegestaan in de cijfers van 2013 verwerkt. CWO – Na de eerdere melding dit voorjaar is de aanpak, gericht op het terugdringen van het debiteurensaldo, krachtig voortgezet. De CR heeft er kennis van genomen dat voor het verbond het dossier in financieel opzicht kan worden gesloten. Het heeft op dit dossier een beperkt verlies van ca. 15 K. moeten nemen. De effecten hiervan zijn in de jaarrekening 2013 verwerkt. Resultaat – In tegenstelling tot de eerder in de voorjaarsvergadering gemaakte inschatting dat op een negatief resultaat moest worden gerekend is het verslagjaar 2013 met een positief resultaat geëindigd. Als gevolg van grotere besparingen dan gebudgetteerd kwamen de lasten lager uit. Het positieve resultaat over 2013 leidt tot een kleine toename van de algemene reserve. Jaarverslag Het jaarverslag laat goed zien dat 2013 een jaar van transitie is. Afrekenen met het verleden enerzijds en plannen ontwikkelen en ambitie uitstralen naar de toekomst anderzijds. De CR hoopt en verwacht dat o.m. het organisatie ontwikkelplan in het lopende jaar en de komende jaren zijn vruchten zal afwerpen en dat de kwaliteit en kwantiteit van producten en diensten zal toenemen. In samenhang hiermee zou de CR het toejuichen wanneer ook de weergave daarvan in het jaarverslag gelijke tred houdt met de sprankeling en ambitie van het ontwikkelplan. In een organisatie die steunt op talrijke vrijwilligers vormt de vermelding van de geleverde inspanningen een onmiskenbare vorm van erkenning en waardering. Tegelijkertijd geldt voor het watersportverbond ook dat uiteindelijk het resultaat telt. De CR beveelt aan dat in de verslaglegging op aansprekende wijze meer inzicht wordt gegeven in de resultaten van de inspanningen. Maar ook het feit dat 80% van de ontvangen contributies bestemd is voor de breedtesport zou volgens de CR meer zijn weerslag mogen hebben in de daaraan in het jaarverslag bestede aandacht. Het noemen van ‘wapenfeiten’ is prima en mag zoals gezegd niet achterwege blijven, maar gelet op de ambities is juist op dit punt volgens de CR voor volgende jaren meer diepgang en visie op zijn plaats. Verenigingen worden geconfronteerd met de gevolgen van een haperende economie, vergrijzing, individualisering van de samenleving en een ‘zapp-cultuur’, die de traditionale verbondheid van individuele watersporters met ‘hun’ vereniging wezenlijk verandert. Bij het tegemoettreden van de hiermee samenhangende uitdagingen hebben verenigingen uiteraard op de eerste plaats een eigen verantwoordelijkheid. Van ‘hun koepel’, het Watersportverbond mogen zij echter wel adequate beleidsondersteunende informatie, visionaire initiatieven en zo nodig ook concrete steun verwachten. De CR beveelt aan dat bureau en bestuur hieraan met meer prioriteit dan nu aandacht geven in de hiervoor in aanmerking komende communicatiekanalen met uiteindelijk een neerslag in het jaarverslag, dat tenslotte ook een verantwoordingsdocument is. ICT Het verbond heeft in 2013 een belangrijk deel van zijn ambitie op het gebied van de automatisering gerealiseerd. In december werd het nieuwe Customer Relation Management systeem (CRM) ingericht en in gebruik genomen. Vanuit de CR is m.b.t. de systeemkeuze en de implementatie kritisch met het bestuur meegedacht. De door het bestuur geboden openheid en ruimte voor kritische vragen zijn door de CR zeer gewaardeerd. Na de geslaagde technische ingebruikneming heeft de CR het bestuur geadviseerd om nader beleid te ontwikkelen met betrekking tot het beheren van de in het systeem opgenomen data. Naast het geregeld opschonen van de bestanden moeten o.m. ook bewaartermijnen voor de opgenomen gegevens worden vastgesteld. Een andere aanbeveling die de CR aan het bestuur heeft meegegeven is om de verenigingen actief te benaderen over de mogelijkheden van het systeem en daarbij nadruk te leggen op de mogelijkheden die het systeem voor de verenigingen biedt. Aanbeveling aan de ALV Overall adviseren wij de Algemene Ledenvergadering, op basis van de ter beschikking gestelde stukken, de verkregen nadere toelichting en de inhoud van het accountantsverslag om de jaarrekening 2013 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen voor het in het verslagjaar gevoerde bestuur, voor zover dit uit de rekening en verantwoording blijkt. Begroting 2014 en outlook naar volgende jaren. De opmerkingen die wij eerder maakten over de omstandigheden waarbinnen het bestuur zijn koers moet bepalen zijn in volle omvang aan de orde bij het samenstellen van de begrotingen voor de komende jaren. Teruglopende subsidies en teruglopende ledenaantallen leggen een extra druk op de inkomsten van het verbond. Hoe denkt het bestuur tegen die achtergrond zijn ambitieuze plannen waar te maken. In de begroting voor 2014 worden de dilemma’s rond de teruglopende inkomsten nog niet erg zichtbaar. Sterker, de inkomsten en uitgaven zullen dit jaar nog een groei te zien geven. Schijn bedriegt evenwel want de groei in 2014 heeft een incidentele achtergrond en is het resultaat van het naar voren schuiven van subsidie die anders in latere jaren zou worden ontvangen. De effecten van de teruglopende subsidies zullen derhalve vooral vanaf 2015 merkbaar gaan worden. Het bestuur heeft er blijk van gegeven dat zij zich nadrukkelijk van deze effecten bewust is. Teneinde de ambities ook in deze jaren te kunnen waarmaken zal het bestuur zijn inspanningen meer nog dan voorheen richten op het verwerven van extra financiële middelen o.m. uit sponsoring. Met de voordracht van de heer Frank van den Wal Bake geeft het bestuur aan extra op het gebied van de sponsoring te willen inzetten. In de met het bestuur gevoerde gesprekken is ook aangegeven dat het bestuur de mogelijkheden onderzoekt om andere vormen van inkomsten te verwerven. Onderzocht wordt o.m. of het verbond de ongeorganiseerde watersporter toch op één of andere wijze aan zich zou kunnen binden. Een ander, maar wellicht even krachtig middel om de ambitieuze doelen te bereiken is het zoeken van slimme samenwerkingsverbanden. In het beleidsplan zijn daarvan al verschillende opties opgenomen. Al met al voorbeelden van een gezonde ondernemingszin, die de CR als zodanig graag ondersteunt. De begroting 2014 is in overeenstemming met de in de najaarsvergadering vastgestelde beleidsplannen opgesteld en de CR adviseert de ALV met de definitieve begroting in te stemmen. Tenslotte De voorzitter schrijft in zijn voorwoord van het jaarverslag dat zijn grootste uitdagingen na zijn aantreden waren: bestuurlijke stabiliteit, de financiën op orde en ‘er zijn’ voor de verenigingen en de watersporter in Nederland. De CR is van mening dat die uitdagingen zeer serieus door alle betrokkenen zijn aangegaan en dat de resultaten tot grote tevredenheid stemmen. De CR moedigt bestuur en medewerkers aan het getoonde elan met verve te continueren en wenst hen daarbij veel succes. De Controleraad van het Watersportverbond
© Copyright 2025 ExpyDoc