Jaarverslag 2013 - Bureau Jeugdzorg Groningen

Jaarverslag 2013
Inleiding
In 2013 kon Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg Groningen uitbouwen wat in het jaar
daarvoor was gestart. De raad groeide van vijf naar acht leden. Met een scholingsdag
werd een goede basis gelegd voor de taakopvatting van de raad en voor de
taakverdeling binnen het team. Het functioneren van de Cliëntenraad werd hiermee
verbeterd en daardoor werd ook vaker een beroep gedaan op de raad. Door
presentaties, het meelopen in de organisatie en door publicaties in de interne
nieuwsbrief werd de bekendheid van de raad vergroot. In dit jaarverslag over 2013 blikt
de raad terug op wat is ondernomen en welke resultaten zijn behaald daarmee. Tevens
wordt in dit verslag vooruit gekeken naar 2014, omdat in het afgelopen jaar de transitie
van de Jeugdzorg in gang is gezet. Dit veranderingsproces heeft de agenda van de raad in
de tweede helft van 2013 gedomineerd en zal dat de komende periode blijven doen.
Bezetting van de Cliëntenraad
De Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg streeft naar een bezetting van negen leden en
heeft als minimum vijf leden gesteld. Van die leden zou ten minste de helft een directe
band met Bureau Jeugdzorg Groningen moeten hebben, dat wil zeggen cliënt of ouder of
verzorger van een cliënt van BJZ Groningen moeten zijn. Begin 2013 telde de raad vijf
leden, waarvan slechts twee een directe band met Bureau Jeugdzorg hadden of gehad
hadden. Gelukkig werden in de eerste helft van het jaar drie nieuwe leden gevonden.
Daarvan hadden twee de positie van cliënt – in het heden of verleden – waardoor het
totaal aantal leden op acht kwam en de helft van de raadsleden zelf ervaring had als
cliënt.
Met de aangevulde raad is op 1 maart een hele dag training gevolgd om te komen tot een
gezamenlijke taakopvatting en tot een onderlinge taakverdeling. Deze training heeft veel
duidelijkheid gegeven, heeft de leden van de raad sterk gemotiveerd en heeft de
samenwerking vooruit geholpen. In september is een training van een dagdeel
georganiseerd met dezelfde trainer om nieuwe doelen te stellen en een concreet
uitvoeringsplan te krijgen. Ook die training heeft bijgedragen aan het vergroten van de
doelmatigheid van de raad. De acht leden van de raad zijn zeer divers, hebben
verschillende achtergronden en expertises. Van die verscheidenheid wordt gebruik
gemaakt in de taakverdeling. Tegelijk is het van groot belang dat de focus en de
taakopvatting bij de leden zoveel mogelijk overeen komen. Het beter functioneren van
de Cliëntenraad heeft duidelijk een bindend effect op haar leden; er is meer continuïteit
in de bezetting.
Contact met de bestuurder
Tussen directeur Martin Sitalsing en de Cliëntenraad is volgens een vaste structuur zes
maal per jaar contact. Ieder kwartaal is er een overleg tussen de voorzitter en de
directeur en daarnaast heeft de voltallige raad twee maal per jaar een gesprek met de
directeur. De contactpersoon voor de Cliëntenraad is ook bij al deze besprekingen
Cliëntenraad BJZ Groningen
1
Jaarverslag 2013
aanwezig en hij maakt een verslag van de gesprekken. Deze frequentie van gesprekken
wordt door zowel de bestuurder als de raad als zinvol en prettig ervaren. Het lukt op
deze wijze goed om elkaar te informeren over wat er gaande is binnen Bureau Jeugdzorg
Groningen of binnen de context van de organisatie. In 2013 ging de transitie van de
Jeugdzorg een steeds belangrijker thema worden binnen de gesprekken. Voor de raad
was het van belang om vroeg geïnformeerd te worden en om betrokken te blijven bij
beleidsveranderingen. De adviesrol van de raad kon in 2013 uitgebouwd worden. Werd
de raad in het begin van 2013 nog vaak achteraf geïnformeerd en naar haar mening
gevraagd in beleidsontwikkelingen, lopende het jaar kwam daar verandering in op
verzoek van de raad zelf. In drie zaken werd de raad gevraagd mee te denken in de
ontwerpfase.
De eerste zaak waarin inspraak werd verleend aan de raad betrof de nota
onkostenvergoeding voor de Cliëntenraad zelf. Er waren in voorgaande jaren vragen
geweest over de onkostenregeling en daarom was er behoefte aan een herziening van de
afspraken. De afspraken moesten duidelijk op papier komen, maar daarvoor is eerst
door de bestuurder gecontroleerd of de leden van de Cliëntenraad zich konden vinden in
de regeling. Op een aantal punten kon door de leden van de raad een keuze gemaakt
worden en daar is ook gebruik van gemaakt. De onkostenregeling is naar tevredenheid
van de Cliëntenraad en de bestuurder door de contactpersoon van de Cliëntenraad
opgesteld en ligt nu vast. De gewenste duidelijkheid is daarmee verkregen.
Naast een gedragscode voor de medewerkers zou Bureau Jeugdzorg Groningen moeten
beschikken over een gedragscode voor cliënten en bezoekers. De directeur begreep dat
het nodig was dat cliënten en bezoekers aangesproken kunnen worden op hun gedrag
op basis van helder gestelde verwachtingen of huisregels, maar vond in een zoektocht
naar voorbeelden enkel opsommingen van verboden en geboden. De Cliëntenraad is om
een advies gevraagd en heeft daarop voorgesteld om in positieve bewoordingen te
beschrijven wat de medewerkers van Bureau Jeugdzorg beogen te bieden en wat
cliënten en bezoekers van de medewerkers mogen verwachten. Dat de medewerkers
van de cliënten en bezoekers eveneens respect en passende omgangsvormen
verwachten zou als tweede punt in de gedragscode opgenomen kunnen worden, aldus
het advies van de raad. Het schriftelijk advies van de Cliëntenraad inzake de
gedragscode voor cliënten is met instemming ontvangen door het bestuur van Bureau
Jeugdzorg Groningen.
Het derde advies dat werd gevraagd en gegeven betrof de Cliëntentevredenheidstoets of
C-toets. De raad kreeg de opzet van de toets toegestuurd met de vraag of in de aanpak of
in de inhoud nog iets verbeterd of aangevuld zou kunnen worden. De opzet van de toets
is door de leden van de raad grondig bekeken en beoordeeld waardoor er een aantal
suggesties gedaan konden worden. Op dit advies is schriftelijk gereageerd door het
bestuur. In de brief stond welke suggesties zijn overgenomen en welke niet. Bij de
adviezen die niet zijn overgenomen stond toegelicht waarom besloten was die
aanbeveling niet over te nemen. Met deze reactie heeft de raad ervaren dat haar advies
serieus is genomen en dat het meedenken tot verbetering van de toets heeft geleid.
Daarnaast heeft de Cliëntenraad het verzoek gekregen om de Incidentenrapportage over
2012 en het Klachtenjaarverslag over 2012 te lezen en te beoordelen. De Cliëntenraad is
op beide verzoeken ingegaan en heeft een schriftelijke reactie gegeven op de
Cliëntenraad BJZ Groningen
2
Jaarverslag 2013
Incidentenrapportage. De schriftelijke reactie op het Klachtenrapport kon pas onlangs
worden afgerond en is begin 2014 ingediend. Met het lezen en bespreken van deze
rapporten krijgt de Cliëntenraad meer inzicht in wat cliënten en medewerkers van
Bureau Jeugdzorg meemaken en hoe zij oordelen over de geboden hulp en begeleiding.
De Cliëntenraad kan zodoende ook meedenken over de vragen die er liggen en
verbetersuggesties geven.
Contact met de Raad van Toezicht
Ook met de Raad van Toezicht is het contact onderhouden. De afgevaardigde van de
Raad van Toezicht die de cliëntenraad in haar portefeuille heeft sprak met de voltallige
cliëntenraad en zal dat met een frequentie van twee keer per jaar blijven doen.
Daarnaast had zij met de voorzitter van de raad een afspraak om elkaar te informeren.
Contact met de cliënten
In 2013 is – net als in de voorgaande jaren – nauwelijks gebeld of gemaild naar de
Cliëntenraad door cliënten van Bureau Jeugdzorg Groningen. Een enkele cliënt heeft een
mail gestuurd met een vraag of met een noodkreet. Het betrof meestal persoonlijke
ervaringen in de dienstverlening. Er is aan deze cliënten uitleg gegeven over de functie
van de Cliëntenraad en over de mogelijkheden om een gesprek aan te vragen of een
klacht in te dienen. De Cliëntenraad heeft in deze individuele gevallen geprobeerd
aanwijzingen te vinden voor een algemeen of in elk geval breder gevoeld knelpunt om
daar vervolgens aandacht voor te vragen bij betrokkenen.
De raad heeft het initiatief niet alleen bij de cliënten gelaten, maar is ook zelf contact
gaan leggen. Door het meelopen van Cliëntenraadsleden met een medewerker kwamen
zij bij cliënten thuis en konden zij een indruk krijgen van het werk van Bureau Jeugdzorg
Groningen. Ook het oordeel van de cliënten over de hulp kwam in deze stages ter sprake.
De raad heeft in 2013 drie keer een tweetal stage kunnen laten lopen en wil dat graag in
2014 voortzetten. De stages geven veel informatie, vergroten de kennis van de leden van
de raad en zorgen ook voor een grotere bekendheid van de Cliëntenraad.
Contact met de Ondernemingsraad
Met de Ondernemingsraad van Bureau Jeugdzorg is in 2013 een paar keer gesproken
door de raad. Deze contacten hadden als doel om elkaar te informeren en te
ondersteunen in het uitvoeren van de vertegenwoordigende taak tijdens de transitie van
de Jeugdzorg. Met alle veranderingen die aangekondigd zijn in het kader van die
transitie werden de overeenkomsten tussen de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad
groter. Zowel voor medewerkers als voor cliënten werd het van groot belang om te
weten wat er zou veranderen en wanneer en hoe dat zou gaan gebeuren. Naast de
verschillende belangen en opdrachten zagen de raden hun gezamenlijke
verantwoordelijkheid om te pleiten voor zoveel mogelijk informatie en voor een
zorgvuldige aanpak in het veranderingsproces.
Cliëntenraad BJZ Groningen
3
Jaarverslag 2013
Bekendheid van de Cliëntenraad
Omdat de raad erg weinig wordt benaderd door cliënten van Bureau Jeugdzorg
Groningen en de raad het contact met de achterban wel als een belangrijke functie en
informatiebron beschouwt, is in 2013 getracht om de bekendheid van de Cliëntenraad te
vergroten. In personeelsbijeenkomsten heeft de raad zich gepresenteerd, in de interne
nieuwsbrief heeft de raad meermalen een kort artikel laten opnemen en bij de eindejaar
bijeenkomst heeft de raad alle aanwezige medewerkers een kaartje meegegeven. Door
bij het personeel de Cliëntenraad onder de aandacht te brengen heeft de raad de
verwachting dat ook onder cliënten de raad beter bekend zal worden. In zijn
voorlichting heeft de raad ook aan het personeel gevraagd om de Cliëntenraad te
noemen in de gesprekken met de cliënten.
Externe contacten
In 2013 is het contact met Zorgbelang Groningen, een brede belangenbehartiger van
zorgvragers in de provincie Groningen, aangehaald. Cliënten van Bureau Jeugdzorg
kunnen zich laten informeren en laten bijstaan door Zorgbelang Groningen als zij zich
niet goed geholpen voelen. De raad heeft informatie ingewonnen over de rol van
Zorgbelang Groningen voor jeugdzorg cliënten en heeft ook kennis genomen van de
ontwikkelingen in cliënten vertegenwoordiging waar Zorgbelang Groningen door haar
maatschappelijke positie en door landelijke contacten meer zicht op heeft.
In november heeft de voorzitter van de cliëntenraad van Wilster samen met Zorgbelang
Groningen het initiatief genomen om een platform op te richten voor cliënten
vertegenwoordigers van jeugdinstellingen in de provincie Groningen. Het doel van dit
Platform Jeugdzorg is de cliënten een stem te geven in de transitie van de Jeugdzorg. De
Cliëntenraad van Bureau Jeugdzorg heeft zich aangesloten bij het Platform Jeugdzorg en
heeft ook een aandeel in de voorbereidingen van de bijeenkomsten van dit
samenwerkingsverband.
Resultaten 2013
De slagvaardigheid van de raad is verbeterd. De raad is door de gevolgde trainingen en
door de interne stages zich meer bewust van zijn opdracht en meer bekend met zijn
mogelijkheden. De raad is gegroeid in het aantal leden en heeft een duidelijke
taakverdeling binnen deze groep. De kwaliteit van de adviezen is hierdoor toegenomen.
De relatie met de directie is verder verstevigd en de raad wordt in een vroeger stadium
geïnformeerd of gevraagd naar zijn advies. Leden van de Cliëntenraad zijn uitgenodigd
voor bijeenkomsten waarin het personeel werd geïnspireerd voor nieuwe werkwijzen
en de raad was ook bij al deze bijeenkomsten vertegenwoordigd.
De bekendheid van de raad is toegenomen onder de medewerkers van Bureau
Jeugdzorg Groningen. De Cliëntenraad wordt daardoor vaker en vroeger betrokken bij
thema’s of bij veranderingen die de cliëntenbelangen betreffen.
Cliëntenraad BJZ Groningen
4
Jaarverslag 2013
Doelen voor 2014
Er zijn stappen gezet door de raad om meer contact met de cliënten van Bureau
Jeugdzorg te hebben en om meer te horen wat er leeft onder hen. In 2014 wil de
Cliëntenraad in samenwerking met het bestuur van Bureau Jeugdzorg Groningen een
avond organiseren waarvoor cliënten worden uitgenodigd om hun ervaringen met de
hulpverlening te delen. Deze bijeenkomst zal ook benut worden om cliënten mee te laten
denken over verbetermogelijkheden.
De transitie zal in 2014 zorgen voor grote veranderingen. De raad wil zo vroeg en zo
veel mogelijk het cliëntenperspectief bij de planvorming inbrengen. De raad doet dat
door intern overleg te voeren en door aan te bieden om de ervaringen en de wensen van
cliënten te inventariseren. In samenwerking met andere cliëntenvertegenwoordigers
worden de provinciale overleggen bezocht. Met het – in dit verslag genoemde – Platform
Jeugdzorg wordt getracht om de inbreng van cliënten in het veranderingsproces te
vergroten. Omdat de transitie gericht is op het vergroten van de participatie van de
cliënten is het naar de mening van de raad van groot belang dat in het proces naar die
gewenste uitkomst al hard aan het vergroten van die eigen regie en invloed wordt
gewerkt.
Samen met de cliëntenraad van Het Kopland en de Gemeente Groningen wil de raad een
expertmeeting van cliënten organiseren om input te genereren voor de ontwikkeling
van de regiovisie op huiselijk geweld en kindermishandeling in de provincie Groningen.
Groningen, februari 2014
Cliëntenraad BJZ Groningen
5

Download Report