Beheersovereenkomsten partnerorganisatie BKO, organisatie met terreinwerking BKO en BHK subsidieproject DDKO Planning activiteiten 2014 2 Inhoud Inhoud ...................................................................................................................................................................... 1 Inleiding .................................................................................................................................................................... 2 Beheersovereenkomsten tussen de Vlaamse Overheid en het Centrum voor Kankeropsporing op basis van het decreet van 21 november 2003 betreffende het Preventief Gezondheidsbeleid in Vlaanderen ................................2 Het CvKO in Vlaanderen: een nieuwe organisatie, maar met een verleden ................................................................3 Doelstellingen van het CvKO ........................................................................................................................................3 Missie ...........................................................................................................................................................................4 Het CVKO een gezicht geven in Vlaanderen : interne structuur van de organisatie ....................................................4 1. Resultaatsgebied 1. Aanbieden van informatie, documentatie en advies ............................................................ 5 1.1. Algemene coördinatie en samenwerking ............................................................................................................5 1.1.1 Algemene Vergadering: ................................................................................................................................5 1.1.2. Raad van Bestuur ..........................................................................................................................................6 1.1.3 Dagelijks Bestuur: .........................................................................................................................................7 1.1.4 Afdelingen: ....................................................................................................................................................7 1.1.5 Aanstellen Projectcoördinator Horizontale en vertikale structuur...............................................................8 1.1.6 Technische Commissie ..................................................................................................................................9 1.1.7 Werkgroep Onderzoek ................................................................................................................................10 Actiefiche Onderzoek Toegankelijkheid/participatie : .....................................................................11 1.1.8 Adviesgroep sensibilisatie: ..........................................................................................................................14 Actiefiche netwerkvorming: .............................................................................................................15 1.1.9 Externe partners en samenwerking ............................................................................................................18 1.1.10 Pool Radiologen: .........................................................................................................................................19 1.1.11 Overleg met de medische sector ................................................................................................................20 Actiefiche algemene coördinatie en samenwerking ........................................................................21 1.2. Het verlenen van advies aan de Vlaamse overheid met betrekking tot het verhogen van de participatie aan de bevolkingsonderzoeken naar kanker ....................................................................................................................23 1.2.1 Het verlenen van advies over methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep ...............................................................................................................................................................23 Project Domus Medica: ....................................................................................................................23 de 2 proefproject extra brief huisartsen (CvKO) ................................................................................24 1.2.2 Specifieke aspecten per bevolkingsonderzoek Het verlenen van advies over methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep ................................................................................................24 Actiefiche: Het verlenen van advies aan de Vlaamse overheid met betrekking tot de methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep..............................................25 1.3. Het aanbieden van wetenschappelijk gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over bevolkingsonderzoeken naar kanker .................................................................................................................26 1.3.1 Opvolgen van wetenschappelijke literatuur : .............................................................................................26 Actiefiche: Het aanbieden van wetenschappelijke gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker ..................................................26 1.3.2 Deelname aan congressen of studiedagen over bevolkingsonderzoeken naar kanker: .............................27 1.3.3 Deelname aan werkgroepen en vergadering met experten .......................................................................28 1.4 Het deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen op vraag van de Vlaamse overheid ...............................28 - Actiefiche: Het deelnemen aan werkgroepen en vergadering op vraag van de Vlaamse overheid 28 1.5 Het op vraag of eigen initiatief informeren van de algemene bevolking, intermediairen en zorgaanbieders over de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker ..............................................................................................29 1.5.1 Informeren via de website ..........................................................................................................................29 Actiefiche website ............................................................................................................................29 Actiefiche :Ontwikkeling van een klachtenregistratiesysteem ........................................................35 1.5.2 Interne communicatie.................................................................................................................................39 1.5.3 Externe communicatie: ...............................................................................................................................40 Voorstel structurele samenwerking m.b.t. communicatiebegeleiding CVKO 4XL ...........................41 Actiefiche : externe communicatie ..................................................................................................41 1.5.4 Ontwikkelen en uitvoeren communicatieplan ............................................................................................43 1.5.5 Bewustmaking rond primaire preventie van borst-, baarmoederhals en dikkedarmkanker en geassocieerde risicofactoren .................................................................................................................................44 1.5.6 Informatie en advies via andere kanalen ....................................................................................................44 Resultaatsgebied 2. Het ondersteunen van de implementatie van de bevolkingsonderzoeken naar kanker door middel van deskundigheidsbevordering ................................................................................................................. 45 2.1 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het juist en volledig informeren van de doelgroep van het bevolkingsonderzoek ....................................................................................................................................45 2.1.1 Nodenbevraging bij patiëntenverenigingen, niet gouvernementele organisaties, vrouwenraad, armoedenetwerk, … m.b.t. het juist en volledig informeren van de doelgroepen (actiefiche Toegangkelijkeid).45 2.1.2 (Inventarisatie en) toetsing van bestaande methodieken en materialen voor het juist en volledig informeren van de doelgroep (actiefiche netwerkvorming) .................................................................................45 2.2 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod om deelname van de doelgroep aan het bevolkingsonderzoek te verhogen .............................................................................................................................45 2.2.1 Aanpassen van bestaande en ontwikkelen van nieuwe materialen en methodieken op Vlaams niveau ..46 2.2.2 Aanpassen van bestaande en ontwikkelen van nieuwe methodieken en materialen met specifieke aandacht voor kansengroepen en allochtonen .....................................................................................................46 2.3 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het maximaliseren van de betrokkenheid van de zorgverleners in samenwerking met de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen ..............46 2.3.1 Huisartsen ...................................................................................................................................................46 Zie ook nog door minister goed te keuren project rond resultaatsmededeling dat opgezet wordt met Domus Medica. ......................................................................................................................................................46 De werkgroep onderzoek zal een evaluatie uitvoeren van het huisartsenproject van 2013 vooraleer dit eventueel wordt uitgebreid en geintegreerd wordt in het uitnodigingssysteem van het bevolkingsonderzoek naar Borstkanker. Bij een positieve evaluatie kan gezocht worden naar gebruik in de andere bevolkingsonderzoeken. ........................................................................................................................................46 Dikkedarmkankeropsporing: .......................................................................................................................46 2.3.2 Gynaecologen .............................................................................................................................................47 2.3.3 Radiologen ..................................................................................................................................................47 Actiefiche: Procedure versturen evaluatierapporten naar mammografische eenheden ................49 Actiefiche procedure remediëring, procedure ‘voornemen tot intrekking’, en evaluatie en de toetsing van 2 lezers .......................................................................................................................................53 2.3.4 Gastro-enterologen ....................................................................................................................................55 Actiefiche: Identificeren van proces- en effectindicatoren voor het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO .................................................................................................................................55 2.3.5 Gynecologen/huisartsen en klinisch biologen ............................................................................................57 Actiefiche: feedback naar de afnemers van het uitstrijkje in het kader baarmoederhalskankerscreening (BMHKS) .......................................................................................................57 Actiefiche feedback naar labo’s in het kader baarmoederhalskankerscreening (BMHKS) ..............59 Resultaatsgebied 3. Het implementeren van de drie bevolkingsonderzoeken naar kanker .................................... 61 3.1 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar borstkanker bij vrouwen van 50 tot en met 69 jaar 61 3.1.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de uitnodigingen .....................................................................61 3.1.2 Het uitbouwen van de functionaliteiten van de centrale mamplanner .....................................................61 Actiefiche: Ontwikkelen van een centrale mamplanner: .................................................................62 3.1.3 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen via de 0800 lijn en onze website. .....64 3.1.4 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek. ...................64 3.1.5 Het uitvoeren van de tweede lezingen .......................................................................................................64 3.1.6 Het versturen van een resultaatsbrief naar de deelnemer en de betrokken arts ......................................64 3.1.7 Het meewerken aan het updaten van het draaiboek Bevolkingsonderzoek naar Borstkanker .................65 Actiefiche: Het implementeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar Borstkanker ( uitnodigingen) ...................................................................................................................................................66 3.2 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar ...................................................................................................................................................................67 3.2.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de uitnodigingen .....................................................................67 3.2.2 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen en minstens een gratis telefoonlijn en een meldpunt waar de doelgroep, zorgaanbieders en andere actoren in het bevolkingsonderzoek terecht kunnen met vragen en klachten ............................................................................................................................67 3.2.3 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek ....................67 3.2.4 Het versturen van een herinneringsbrief aan uitgenodigde personen wanneer 8 weken na de uitnodiging geen analyseresultaat beschikbaar is ....................................................................................................................67 3.2.5 Het versturen van een technische recall indien het ingestuurde staal omwille van technische problemen niet te analyseren is ...............................................................................................................................................68 3.2.6 Het meewerken aan het ontwikkelen van een draaiboek over het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker ...................................................................................................................................................68 Actiefiche: Het uitvoeren van het Vlaams Bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar ( uitnodigingen) ..................................................................................69 Actiefiche: Uitrollen en bijsturen van het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar ...............................................................................................................................69 Actiefiche:Ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het maximaliseren van de betrokkenheid van de zorgverleners in samenwerking met de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen voor DKO ...........................................................................................................................72 3.3 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64 jaar 75 3.3.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de aanbevelingsbrieven. .........................................................76 Actiefiche: Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64 jaar (brieven). ...............................................................................................................76 3.3.2 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen ..........................................................77 3.3.3 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek ....................77 Deze gegevens worden bewaard in de centrale databank Heracles .....................................................................77 3.3.4 Het meewerken aan het ontwikkelen van een draaiboek over het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker ..........................................................................................................................................77 Baarmoederhalskankerscreening: ...................................................................................................78 3.4 In overleg met het Agentschap de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker evalueren (minimaal de proces- en effectindicatoren) en hierover minimaal jaarlijks rapporteren ................................................................82 3.5 Het formuleren van aanbevelingen om de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek te verhogen en inplannen van acties om de eigen werking te optimaliseren ......................................................................................................84 3.5.1 Voorziene initiatieven: ................................................................................................................................84 3.5.2 Het bevorderen van kennis en ondersteuning van implementatie via de website ....................................84 3.5.3 Het bevorderen van kennis en ondersteuning van implementatie via periodieke publicaties .................85 3.5.4 Bekendmaking van lokale acties gericht op deelname aan de bevolkingsonderzoeken en ondersteuning van implementatie voor intermediairen die lokaal aan participatieverhogende activiteiten willen werken ...................................................................................................................................................................85 3.5.5 Het bevorderen van kennis, ondersteuning van implementatie en deskundigheids-bevordering via vormingsmomenten en studiedagen. ....................................................................................................................85 Resultaatsgebied 4. Het toepassen van een operationeel informatiesysteem als vermeld in artikel 32, §1, van het decreet van 21 november 2003 .............................................................................................................................. 86 4 Heracles .............................................................................................................................................................86 4.1 Heracles/software .............................................................................................................................................86 - Actiefiche: Het beheer en aanpassen van de databank Heracles 2 .................................................88 4.2 Uitnodigingsbestand ..........................................................................................................................................91 4.3 Het registreren van relevante gegevens met betrekking tot de eigen activiteiten met het oog op de organisatie, kwaliteitsbewaking en evaluatie van het bevolkingsonderzoek, met begrip van gegevens met betrekking tot niet deelname (oa. Verzoek om geen uitnodiging of aanmoedigingsbrief meer te ontvangen) .......92 4.4 Het uitwisselen van de gegevens met de Stichting Kankerregister en andere relevante registers die betrekking hebben op de bevolkingsonderzoeken naar kanker, met het oog op de organisatie, kwaliteitsbewaking en evaluatie van de bevolkingsonderzoeken .............................................................................93 Bijlagen ................................................................................................................................................................... 99 Inleiding Beheersovereenkomsten tussen de Vlaamse Overheid en het Centrum voor Kankeropsporing op basis van het decreet van 21 november 2003 betreffende het Preventief Gezondheidsbeleid in Vlaanderen BEHEERSOVEREENKOMSTEN ALS PARTNERORGANISATIE EN ALS ORGANISATIE MET TERREINWERKING VANAF 2012 1. Borstkankeropsporing: Beheersovereenkomst van 15 juni 2012. Deze beheersovereenkomst gaat in op 01 januari 2012 en loopt tot en met 31 december 2016 2. Baarmoederhalskankeropsporing: Beheersovereenkomst van 13 mei 2013. Deze beheersovereenkomst gaat in op 01 januari 2013 en loopt tot en met 31 december 2017. Dit bevolkingsonderzoek is gestart op 17 juni 2013 3. Dikkedarmkankeropsporing: Voor 2014 zal de uitvoering van dit bevolkingsonderzoek gefinancierd worden via een jaarlijkse ad hoc subsidie. Dit jaarplan kan beschouwd worden als subsidieaanvraag voor 2014. In 2004 werd de “vzw. Consortium van erkende screeningscentra in Vlaanderen” opgericht om de samenwerking van de 5 centra voor borstkankeropsporing in Vlaanderen te bevorderen en te coördineren. Voor het afsluiten van beheersovereenkomsten met de Vlaamse overheid voor de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker werd in 2012 de vzw. ‘Centrum voor Kankeropsporing’ opgericht. Vanaf 2013 wordt de afkorting CvKO gebruikt en zal een nieuw logo de herkenbaarheid van het centrum moeten vergroten. In het verlengde van de missie en de visie moeten we de identiteit ook visueel concretiseren. Dit logo zal gecombineerd worden met de huisstijlen van de Vlaamse overheid en het bevolkingsonderzoek. Onderstaand logo wordt vanaf 2014 gebruikt. Om de link met de afdelingen (en de herkenbaarheid met de vroegere structuren) te behouden werd er voor gekozen de afdelingen te vermelden in een ondertitel, de gekleurde bollen stellen de 5 steden voor van de afdelingen. Het CvKO in Vlaanderen: een nieuwe organisatie, maar met een verleden Het CVKO is een nieuwe organisatie die een duidelijke identiteit moet ontwikkelen, ook al ligt de werking van het Centrum in het verlengde van dit van de regionale centra. Die identiteit wordt in de eerste plaats geconcretiseerd in een missie en visie (zie verdere omschrijving in bijlage De visie werpt een blik op de toekomst en beschrijft de gewenste situatie op lange termijn. In haar missie definieert de organisatie haar bestaansgrond, haar waarden en identiteit. Doelstellingen van het CvKO Uniformiteit van de programma’s voor gans Vlaanderen: In opdracht van de Vlaamse Gemeenschap zal het Centrum de ganse bevolking informeren over de bevolkingsonderzoeken naar kanker. Deze zullen op een uniforme, doeltreffende, resultaatsgerichte en kwaliteitsvolle manier georganiseerd worden. Door samenwerking met alle partners die bij het programma betrokken zijn zal het CvKO een éénvormige boodschap verspreiden. Het CvKO wil hiervoor haar dynamisch netwerk verder ontwikkelen en de samenwerking met de verschillende partners die betrokken zijn bij de bevolkingsonderzoeken coördineren en ondersteunen. Verhogen van de participatiegraad: In de bevolkingsonderzoeken staat de doelgroep centraal. Dit betekent dat alles in het werk gesteld wordt om zoveel mogelijk “drempels” weg te nemen die invloed kunnen hebben op de participatiegraad in de bevolkingsonderzoeken. Deze optimalisering zal gebeuren op basis van wetenschappelijke inzichten uit literatuur en uit eigen onderzoek. Het CvKO engageert zich om de belangen van de mannen en vrouwen uit de doelgroepen te behartigen zodat iedereen in Vlaanderen dezelfde kansen krijgen om Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -3- deel te nemen aan deze onderzoeken. Het Centrum streeft er naar hen zo correct en volledig mogelijk te informeren met duidelijke vermelding van de voor- en nadelen van de bevolkingsonderzoeken. Dit om te faciliteren dat de bevolking goed geïnformeerd is om zelf te kunnen beslissen om al dan niet deel te nemen. Geleidelijk aan verschuift loutere promotie van preventief gedrag naar informed decision making. Bewaken en permanent verbeteren van de kwaliteit van de bevolkingsonderzoeken. Het CvKO wil op alle vlakken de hoge kwaliteitsnormen van het EAC behalen. Hiervoor worden multidisciplinaire projecten en wetenschappelijk onderzoek uitgevoerd. Het verzamelen en verspreiden van wetenschappelijke kennis en expertise rond kanker en de opsporing ervan is belangrijk om deze hoge kwaliteit te behouden of te bereiken. Missie Het CVKO is een wetenschappelijk expertisecentrum dat instaat voor het vroegtijdig opsporen van kanker in Vlaanderen in opdracht van de Vlaamse overheid. Door het vroegtijdig opsporen van kanker willen we het aantal patiënten die overlijden aan de ziekte maximaal terugdringen of de impact van de ziekte en behandeling verminderen. Het toepassen van de wetenschappelijke methode moet ervoor zorgen dat de kwaliteit van de kankeropsporing permanent verbetert en dat deze op een verantwoorde manier gebeurt. Het CVKO een gezicht geven in Vlaanderen : interne structuur van de organisatie Het CVKO is gegroeid vanuit de 5 regionale screeningscentra voor borstkankeropsporing. Tot nu toe werd er maximaal gebruik gemaakt van de sterkten van deze regionale centra maar dit zal in de toekomst onvoldoende zijn. Vanaf 2014 zal het centrum de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker organiseren en moeten de structuren aangepast worden. Op beleidsniveau zullen de samenstelling en de opdrachten van de Algemene vergadering en de Raad van Bestuur aangepast worden. Vandaag vervult de Raad van Bestuur een dubbele functie: het uitzetten van de strategische lijnen en het verzorgen van het Dagelijks Bestuur. In 2013 is al een begin gemaakt om de Raad van Bestuur te ontlasten door de aanstelling van een Dagelijks Bestuur zijnde de voorzitter, de secretaris en de administratieve kracht. De aanstelling van een directeur is gepland voor 2014. Deze persoon zal gemandateerd worden door de Raad van Bestuur en ook daaraan rapporteren. Deze directeur moet het “gezicht “ van het CvKO worden en een dubbele functie invullen: vanuit zijn/haar autoriteit moet men de expertisefunctie van het centrum “afdwingen” bij het brede publiek en de sensibilisatie ondersteunen. Ten tweede moet hij/zij ook het aanspreekpunt zijn voor beleidsmakers, key-partners en overheden. Vanuit deze laatste functie behartigt hij/zij de belangen van het centrum en het thema “BVO naar kanker” en vormt hij/zij het aanspreekpunt voor die doelgroepen. De voorzitter van de Raad van Bestuur en Algemene vergadering zal deze functies Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -4- opvolgen en aanvullen vanuit zijn positie. De taakverdeling van de voorzitter en directeur zal in 2014 na aanstelling van een directeur verder uitgewerkt worden. Op vlak van organisatie en personeel moet het Centrum ook verder centraal uitgebouwd worden. In 2014 zal hier werk van gemaakt worden door het opstellen van een functioneel organogram met omschrijving van de gewenste competenties en verantwoordelijkheden. Er zal een format hiervoor uitgewerkt worden dat door de afdelingen kan ingevuld worden. De competenties die vandaag niet aanwezig zijn in de organisatie kunnen dan verder ingevuld worden. Een functioneel organogram geeft, naast het inzicht in de afdelingen en functies, ook inzicht in de nodige communicatielijnen waardoor we een stevige basis hebben voor het opzetten van een interne en externe communicatiestructuur. In 2014 zal een verantwoordelijke aangesteld worden om de interne communicatie op punt te stellen zodat informatie over de vele veranderingen en beslissingen vlot doorstroomt naar de basis in elke afdeling en omgekeerd. Het groeien van diverse afdelingen naar één centrum vergt extra aandacht voor dit aspect. 1. 1.1. Resultaatsgebied 1. Aanbieden van informatie, documentatie en advies Algemene coördinatie en samenwerking 1.1.1 Algemene Vergadering: Door het toewijzen van de 3 bevolkingsonderzoeken aan het CvKO moest in de statuten de opdracht en de samenstelling van de vzw Centrum voor Kankeropsporing aangepast worden. De Algemene Vergadering bestaat tot op heden uit minimum 2 vertegenwoordigers van elke afdeling met een minimum van 10 leden. De Algemene Vergadering vergadert minstens 2 maal per jaar. Samenstelling Algemene Vergadering (2013): Afdeling Antwerpen: G. VanHal, S. Van Roosbroeck Afdeling Brugge : P. Martens (ontslagnemend, vervanger dr. Hilde Goris) , S. ’t Kindt Afdeling Brussel: M.E. Coelst (ontslagnemend, vervanger dr. Matthie Goossens), J. De Grève Afdeling Gent: L. Bleyen , V. Verschuere Afdeling Leuven: E. Van Limbergen, Ch. Van Ongeval De mogelijkheid is nu al voorzien om andere leden toe te laten in de AV, echter zonder stemrecht. In de loop van 2014 zal de Algemene Vergadering uitgebreid worden met diverse experten en vertegenwoordigers. Zo zullen vertegenwoordigers gevraagd worden van de huisartsen, gynaecologen, radiologen, gastroenterologen (bij voorkeur mensen die reeds betrokkken zijn bijvoorbeeld via de werkgroepen), het personeel van het CvKO en daarenboven experten uit het veld van communicatie, kwaliteitscontrole, kankerregistratie en medische informaticatoepassingen. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -5- Bedoeling van deze uitbreiding is een stevige basis op te bouwen om de missie van het CvKO verder uit te werken. 1.1.2. Raad van Bestuur De Raad van Bestuur van het CvKO bestaat uit 5 leden, zijnde de verantwoordelijken van de afdelingen. De Raad bepaalt het algemene en financiële beleid, regelt de vertegenwoordiging van het CvKO extern, keurt de interne werkverdeling tussen de afdelingen goed (deze zullen in de toekomst opgesteld worden door de directeur) en ziet toe op de kwaliteit van de programma’s. De Raad waakt over het correct uitvoeren van de beheersovereenkomsten met de overheid en de andere partners (Domus Medica, Logo’s …). In de toekomst zal de RVB het werk van de directeur aansturen, beoordelen en bijsturen zo nodig. De directeur zal geen stemrecht heben in de RVB maar is wel aanwezig en zal de vergadering voorbereiden. De voorzitter van de RVB (en ook de AV) leidt de vergadering. De Raad van Bestuur vergadert minimaal maandelijks. Tabel 1. Huidige samenstelling Raad van Bestuur Naam en titel Dr. Patrick Martens Functie Voorzitter (ontslagnemend, vervanger als lid dr. Hilde Goris) Prof. dr. Erik Van Limbergen Lid ( voorzitter na ontslag dr. P Martens)) Dr.ir.Sofie Van Roosbroeck lid Lid ( ontslagnemend) ( vervanger dr. Matthieu Mevrouw Marie Eve Coelst Goossens) Lid ( ontslagnemend) ( vervanger Veerle Dr. Luc Bleyen Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 Verschuere) -6- Mevrouw Lieve Eeckelaers Secr./verslaggever 1.1.3 Dagelijks Bestuur: Het Dagelijks Bestuur van het CvKO in 2013 bestond uit de voorzitter, de secretaris van de Raad van Bestuur en de administratieve secretaris. In 2014 zal het Dagelijks Bestuur omgevormd worden naar een directie bestaande uit de directeur (met zijn administratie) en volgens de noodzaak de verantwoordelijken voor elk bevolkingsonderzoek, de verantwoordelijke van Heracles en de verantwoordelijke rond sensibilisatie en internetcommunicatie. De personen die verantwoordelijk zijn voor één van de 3 bevolkingsonderzoeken of voor sensibilisatie en communicatie en in de Raad van Bestuur zetelen zullen net als de directeur hieruit ontslag nemen in de loop van 2014, dit zijn Patrick Martens, Luc Bleyen en Marie-Eve Coelst. Het Dagelijks Bestuur (directie) voert de beslissingen uit die de Raad van Bestuur neemt en rapporteert elke maand over de vorderingen en de stand van zaken van de lopende dossiers. De conclusies van de visiedag van de Raad van Bestuur op 02 september 2013 over de uitbouw en de organisatie van het CvKO zijn de basis van deze grote wijzigingen in de interne werking van het Centrum. 1.1.4 Afdelingen: Binnen het CvKO zijn er naast de taken die elke afdeling uitvoert in het kader van de praktische uitvoering van de bevolkingsonderzoeken ( 0800, input en verdere verwerking gegevens Heracles , briefwisseling, sensibilisatie , lokale contacten, …) taken afgesproken die een afdeling op zich neemt voor het geheel naargelang de aanwezige deskundigheid en/of beschikbaar personeel. Het toevertrouwen van taken aan één of enkele personen in een afdeling voor de gehele werking van het CvKO heeft het voordeel dat gekozen kan worden voor mensen met hoge expertisen en ook dat deze expertise verder kan groeien door deze specialisatie. Verder is dit ook de beste garantie dat deze taken uniform gebeuren voor het hele werkgebied. Antwerpen: Evaluaties DDK, DDK coördinatie Brugge: administratieve zetel ( centraal mailverkeer, post) , boekhouding, personeelbeheer, opvolging Heracles, voorzitter Technische Commissie Brussel: website, sensibilisatie Gent: pool radiologen, rapporteringen ME, rapport delaytimes Vlaamse overheid, sensibilisatie, webapplicaties voor registratie proefproject Mammobox en telefoonverkeer. Leuven: Klachtenregistratie, jaarverslag, afhandeling antwoordformulieren DDK kanker, voorzitter Werkgroep Onderzoek, perscontacten en medische supervisie. Ook hier zal het aanstellen van een directeur na een overgansperiode verschuivingen teweegbrengen. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -7- 1.1.5 Aanstellen Projectcoördinator Horizontale en vertikale structuur In het organisatieplan dat in 2014 zal voorbereid en uitgevoerd worden zal het Centrum voor Kankeropsporing de keuze moeten maken wat de beste werkwijze is om haar taken verder uit te voeren op de meest efficiënte manier. In de loop van 2014 wordt de organisatiestructuur geoptimaliseerd om de efficiënte te verhogen. Er wordt uitgewerkt op welke manier de thematische expertise per bevolkingsonderzoek kan gecombineerd worden met de opgedane ervaring in de diverse afdelingen. - - Over de drie bevolkingsonderzoeken gebeurt afstemming en coördinatie over: Sensibilisatie / samenwerking Logo’s en VigeZ, in de loop van 2014 wordt een Vlaamse werkgroep sensibilisatie opgericht die de samenwerking tussen diverse partners ( ook ziekenfondsen, VLK, Stichting tegen kanker, logo´s, …) rond sensibilisatie zal versterken. Wetenschappelijk onderzoek Evaluatie en rapportering Kwaliteitsbewaking Opvolging klachtenregistratie Communicatie intern / partners Communicatie overheid/beroepsorgansitie artsen/ andere externe organisaties communicatie naar de media Opvolging van overleg, planning en evaluatie m.b.t. activiteiten binnen de beheersovereenkomsten. Er wordt ook gebruik gemaakt van mogelijke synergieën tussen de 3 bevolkingsonderzoeken. Bij het optimaliseren van de organisatiestructuur in 2014 zal het CvKO rekening houden met de opgedane ervaring. Voor het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker wordt gezien de prille opstart en de noodzaak om snel fouten aan te pakken en aanpassingen te kunnen uitvoeren een uitgebreide projectcoördinator voorzien. In de eerste helft van 2014 wordt deze inzet op 4/5 FTE geschat. Nadien zal de tijdsbesteding voor deze functie opnieuw geëvalueerd worden. Voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker zal ook een verantwoordelijke aangesteld worden die aangezien een groot deel van de organisatie in de afdelingen gebeurt , vooral zal instaan voor coördinatie en uniforme werking ( oa evaluaties) in alle afdelingen. Voor het bevolkingsonderzoek naar Baarmoederhalskanker zal ook een verantwoordelijke coördinator aangeduid worden maar ligt de grote uitdaging om nieuwe communicatievormen te ontwikkelen naast de brief. Voor deze nieuwe communicatievormen die ook met website samenhangen wordt geopteerd voor een horizontale structuur over alle bevolkingsonderzoeken heen zodat ervaring hier overal kan toegepast worden. Voor deze horizontale coördinerende functie wordt een ½ FTE voorzien. Omdat de optie wordt genomen om de website hier een centrale rol in te laten spelen wordt het budget voor de website opgetrokken om niet alleen de website volledig te laten reviseren maar ook bijkomende mogelijkheden technisch te kunnen ontwikkelen ( zie verder) . Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -8- 1.1.6 Technische Commissie De agenda van de Technische Commissie wordt uitgebreid naar de andere bevolkingsonderzoeken. De besproken technische thema’s zijn vaak gerelateerd aan de databank Heracles en de opbouw van Heracles II. Ook de realisatie van de centrale mamplanner wordt hier opgevolgd. Sinds de oprichting van de “pool “ van radiologen is dr. G. Mortier lid van de Technische commissie. De voorstellen van de “radiologenpool” worden hier besproken. Aangezien deze technische commissie instaat voor het uitwerken en oplossen van alle technische aspecten van de werking van het CvKO zal de toekomstige directeur deze vergadering voorzitten en zullen ook de verantwoordelijken voor elk BVO, sensibilisatie en IT aanwezig zijn. De Technische Commissie vergadert minstens 10 maal per jaar. Tabel 2: Samenstelling huidige Technische Commissie Naam en titel Patrick Martens Functie en/of expertise - Directeur CvKO ,voorzitter Technische Commissie - huisarts - Contactpersoon Heracles - Coördinator – Antwerpen - Lid Raad van Bestuur CvKO ( vanaf november 2013) - Administratief coördinator – Gent - Lid Algemene vergadering CvKO - Medisch coördinator – Gent - Verantwoordelijke BVO Borstkanker CvKO - Verantwoordelijke Sensibilisatie CvKO Gretel Vande Putte - Wetenschappelijk medewerker LUCK Sabine ‘T Kindt - Dagelijkse leiding - Brugge Eliane Kellen - Verantwoordelijke BVO Baarmoederhalskanker CvKO Svetlana Jidkova - Medewerker databeheer CvKO Sarah Hoeck - Verantwoordelijke BVO Dikkedarmkanker CvKO Griet Mortier - Radioloog – pool radiologen Patrick Beyltjens - Informaticus CvKO Lieve Eeckelaers - Administratie CvKO en verslaggever Sofie Van Roosbroeck Veerle Verschuere Luc Bleyen Marie Eve Coelst Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 -9- 1.1.7 Werkgroep Onderzoek Tabel 3: Samenstelling werkgroep onderzoek Naam en titel Prof. dr. Erik Van Limbergen Functie en/of expertise - Kliniekhoofd Radiotherapie- Oncologie, UZ Leuven - Diensthoofd LUCK - Multidisciplinair Borstcentrum - Voorzitter werkgroep onderzoek - Expertise gynaecologische oncologie, … - Verantwoordelijke BVO Baarmoederhalskanker - Follow – Up LUCK - Wetenschappelijk onderzoek Gretel Vande Putte - Medewerker Epidemiologie - LUCK Marie Eve Coelst - Verantwoordelijke sensibilisatie Prof.dr.Koen Van Herck - Hoofddocent Preventieve Gezondheidszorg, vakgroep Dr. Eliane Kellen Maatschappelijke Gezondheidszorg U-Gent Prof.dr. Guido Van Hal - Universiteit Antwerpen - Lid Algemene vergadering CvKO Dr. Mat. Goossens - Leidend arts en FU – Afdeling Brussel Dr. Patrick Martens - Directeur CvKO - huisarts - Medisch coördinator – Gent - Verantwoordelijke BVO Borstkanker CvKO - Administratief coördinator – Gent - Lid RVB en Algemene vergadering CvKO - Secr./verslaggeving Dr. Luc Bleyen Veerle Verschuere Lieve Eeckelaers De werkgroep onderzoek vergadert 3 à 4 maal per jaar. In 2014 wordt verkend met welke wetenschappelijke disciplines de werkgroep kan uitgebreid worden om te kunnen tegemoet komen aan vragen over optimalisering van de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek, communicatie en sensibilisering (in samenspraak met de nieuwe werkgroep sensibilisatie). De mogelijkheid wordt onderzocht om de Werkgroep Onderzoek uit te breiden. Toevoegen van expertise uit de gezondheidswetenschappen (gezondheidspromotie) , psychologie en pedagogische wetenschappen (ontwikkelen methodieken en materialen) en de sociale economie (optimalisering klantgerichtheid) kan bijdragen tot de multidisciplinaire professionele benadering van het bevolkingsonderzoek. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 10 - Wetenschappelijke evidentie is een noodzakelijke impuls voor de ontwikkeling en de toepassing van ondersteuningsmiddelen. Agendapunten voor borstkanker ( BK), baarmoederhalskanker ( BHK) en dikkedarmkanker (DDK)( deze agendapunten kunnen later in overleg met de nieuwe werkgroep Sensibilisatie en na stellen van prioriteiten in het beschikbare budget aangepast worden): - - - - - Opvolging van de IMA-projecten (Koekelare, Roeselare, Brugge en Wervik) BK Conclusies en aanbevelingen formuleren van het onderzoek naar SES-niet deelneemsters BK Verder zetten van het onderzoek naar drop-out en formuleren van conclusies en aanbevelingen BK Optimalisering van de evaluatie van het mammoboxsspel Januari 2014 Q1 BK Opvolging 2de proefproject HA BK Aanzet verkenning van literatuur of via onderzoek, eventueel in samenwerking met externe onderzoekseenheden, of andere werkwijzen qua vorm (SMS, e-mail, eHealthbox,…), frequentie (bijvoorbeeld bijniet deelname andere frequentie van uitnodigingen) of inhoud voor de uitnodiging of herinnering van de afspraak op maat van deelnemers, nietdeelnemers of onregelmatige deelnemers kunnen toegepast worden. BHK ( en in 2de instantie BK , DDK) Q4 rapport verkenning Op basis van de inzichten uit de literatuur, analyses en data uit het bevolkingsonderzoek adviezen formuleren in verband met het bereiken van personen met een lagere SES. ( BK, BHK,DDK) In de analyses voor het jaarrapport bijkomende aandacht voor de instap van nieuwe deelneemsters, voor verloop van deelneemsters van ME, en onregelmatige deelneemsters. BK Beantwoording van vragen uit het werkveld (bv over risicofactoren BK, primaire preventie,…) en waar relevant integratie in de FAQ op de website en op vraag feed-back op informatie van partners (bv GVO ziekenfondsen) en kankerorganisaties (folders, publicatie op websites). Aanleveren van actuele informatie voor de actualisering van de consensuspresentaties voor ruim publiek en professionelen. BK, BHK, DDK Jaarverslag 2013 - Q3 BK Beantwoording van vragen uit het werkveld over publicaties in de media. Ad hoc. Waar relevant mondt dit uit in een persartikel dat ook op de website gepubliceerd wordt( BK, BHK, DDK indien van toepassing). De werkgroep Onderzoek werkt hieromtrent een planning uit voor 2014 - Q1 - Actiefiche Onderzoek Toegankelijkheid/participatie : Wat Verkenning van mogelijkheden om de toegankelijkheid/participatie te verhogen. Op een systematische manier samenbrengen van inzichten uit evidence en practice, namelijk: Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 11 - 1. ‘Analyse van steden en gemeenten met lage participatiecijfers in relatie met de determinanten van participatie’. De provinciale steunpunten - sociale planning gebruiken een programma met mogelijkheden om kaarten aan te maken tot op statistisch sectorniveau. De basis-ontwikkeling van deze sociale kaarten zijn in alle Vlaamse provincies voorhanden. De provincie Limburg staat al verder en heeft een contract met de firma ABF. De provincie is bereid om het CvKO bij te staan in het gebruik van dit programma. Hiervoor heeft het CvKO de nodige licenties gekocht bij de Nederlandse firma ABF ( in bijlage) Deze kaarten en bijkomende informatie zal ook beschikbaar zijn voor de Logo’s en zullen het mogelijk maken hun acties gerichter en dus efficiënter te plannen. 2. Onderzoek ivm deelname en niet-deelname versus /SES ( studie E. Kellen). Door samenwerking met de kruispuntbank konden sociale gegevens gekoppeld konden worden aan de deelname. Een verdere analyse van deze resultaten moet uitmaken of aanpassingen nodig en mogelijk zijn om lagere participatie in bepaalde deelgroepen te verbeteren. Rapportering participatiecijfers op niveau van statistische sectoren en op maat (van lokale besturen) aanleveren aan de Logo’s. Q2 3. gegevens uit analyses van de cijfers over deelname/niet deelname van het CvKO (leeftijd, nieuwe instappers, participatietrouw, geografisch…) 4. beschrijving en resultaten van praktijkvoorbeelden (Mamma’Care, Graag zien is laten kijken, Vormingsaanbod MW-ers,…) 5. Op de agenda plaatsen van de werkgroep Sensibilisatie : verkennend overleg met organisaties die betrokken zijn met diverse kansengroepen (WGC, Netwerk tegen armoede, Minderhedenforum, ziekenfondsen…). Luisteren naar ervaring, noden, drempels, good practice. 6. inzichten uit recente relevante literatuur (epidemiologisch, gedragswetenschappelijk,sociologisch,…) door de werkgroep Onderzoek 7. deskundigheid en publicaties van relevante experten die kunnen bijdragen tot de kennis over de diverse doelgroep en de benadering op maat (VIGeZ, Wablieft, Bevolkingsonderzoek Nederland,...). Doel Op basis van de verzamelde inzichten adviseren aan de werkgroep sensibilisatie welke strategieën en aanpak op maat aangewezen zijn om de toegankelijkheid aan het bevolkingsonderzoek te verhogen In kaart brengen van noodzakelijk beleidsondersteunend onderzoek, rekening houdend met de vastgestelde hiaten. Dit zal apart gebeuren voor de 3BVO. Doelgroep Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 12 - Op basis van de verzamelde inzichten worden specifieke doelgroepen geselecteerd waarvoor een pilootproject of een methodiek op maat kan uitgewerkt worden. Samenwerkingsverband: Dit zal gerealiseerd worden in de werkgroep Sensibilisatie. Timing Q1: opstellen planning en taakafspraken project Q3: Input in de werkgroep Sensibilisatie Q3: visueel en toegankelijke weergave via een webaplicatie van de analyse van steden en gemeenten in relatie met de determinanten van participatie’parameters. Q4: Output van de werkgroep Sensibilisatie Indicatoren Inbreng in de werkgroep Sensibilisatie Beschikbare webapplicatie Impact Het advies aan de werkgroep Sensibilisatie geeft een praktijkgericht houvast voor de operationalisering van doelstellingen met het oog op de ontwikkeling van een methodiek of pilootproject. Beschikbare informatie over participatiedeterminanten kan dienen als leidraad dienen voor lokaal en op maat georganiseerde sensibilisatie. Evaluatie Afspraken die gemaakt worden en engagementen die aangegaan worden, worden opgevolgd en geëvalueerd (proces). Outcome Een praktijkgericht houvast voor de operationalisering van doelstellingen met het oog op de ontwikkeling van een methodiek, actieplan of pilootproject voor een specifieke doelgroep of voor specifieke regio’s met lage participatie. Op basis hiervan kan de toegankelijkheid (financieel, geografisch, sociocultureel, informatief) bevorderd worden. Er kan bekeken worden op welke manier informatie over het bevolkingsonderzoek kan aangepast worden voor laagdrempelige, lokale initiatieven of door visuele voorstelling van informatie). Bestaande materialen en methodieken worden waar nodig aangepast. Link actieplan: Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 13 - Participatie, Preventiestrategie Onderzoek (1.4, 1.4.1, 1.4.2), Preventiestrategie (2.1) Geïnformeerde keuze door burgers(2.3) Toegankelijkheid (2.3.1.) Verantwoordelijke Patrick Martens 1.1.8 Adviesgroep sensibilisatie: Tabel 4: Huidige samenstelling adviesgroep sensibilisatie in 2013 Naam en titel Functie en/of expertise Marie Eve Coelst CvKO, Coördinator Sensibilisatie Mariane De Vriendt CvKO, verslaggever Elke Eggerickx Vertegenwoordigers Vlaamse Logo’s Bruno Mettepenningen Liesbeth De Jaegere Stafmedewerker VIGeZ Vanaf eind 2013: Stien Van Dierendonck Stafmedewerkster VIGeZ sensibilisatie doelgroepen De Adviesgroep startte in 2013 met het identificeren en verkennen van samenwerkingsmogelijkheden met organisaties die sensibiliseren voor borstkankeropsporing en het bevolkingsonderzoek, namelijk Think Pink (september 2013) en Pink Ribbon (november 2013). In 2014 wordt deze verkenning voortgezet, namelijk verdere opvolging met de nieuwe organisatie Pink Ribbon vzw, met de GVO-diensten van de landsbonden van de ziekenfondsen , VLK en de Stichting tegen Kanker. Deze verkenning wordt niet alleen verder gezet in het kader van borstkankeropsporing maar ook voor de 2 andere bevolkingsonderzoeken via bv beroepsverenigingen. Er wordt telkens bekeken in welke mate de initiatieven van deze organisaties de informatie- en sensibiliseringsinitiatieven naar de doelgroep en hun omgeving kunnen versterken. Aangezien uit de gezondheidsconferentie besloten werd om een aparte Vlaamse werkgroep rond sensibilisatie of goed bestuur op te richten en ook de taken van alle betrokkenen ( logo, Vigez) zullen verduidelijkt worden in 2014, zal de werking van de adviesgroep in 2014 daaraan aangepast worden. De adviesgroep zal omgevormd worden naar een ad hoc werkgroep die concrete sensibilisatieacties begeleidt. Het CvKO zal zowel door zijn directie ( dr. Patrick Martens) als via zijn verantwoordelijke sensibilisatie ( Marie-Eve Coelst) ,als expert sensibilisatie ( Mariane De Vriendt) een bijdrage leveren voor de Vlaamse werkgroep Sensibilisatie. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 14 - - Actiefiche netwerkvorming: Verkenning samenwerkingsmogelijkheden met nationale en regionale wetenschappelijke en/of beroepsorganisaties van zorgverleners die initiatieven nemen inzake informatieverstrekking en sensibilisering van de doelgroep. Wat Verkennend overleg met organisaties die een rol opnemen in de informatieverstrekking en sensibilisering van de doelgroep van het bevolkingsonderzoek naar borstkanker en hun omgeving. Deze contacten bevorderen de netwerkvorming van het CvKO. Doel Op de agenda van het overleg staat onder meer: voorstelling van de eigen werking uniforme en betere communicatie van resultaten rol die opgenomen wordt in het kader van het bevolkingsonderzoek naar borstkanker informatiekanalen, publicaties geplande initiatieven verkenning afstemmings- en samenwerkingsmogelijkheden. Tijdens dit overleg kan gepolst worden naar de wederzijdse verwachtingen De inzichten en afspraken uit deze contacten worden meegenomen in het informatie- en sensibilisatieplan dat in het najaar gefinaliseerd wordt door de Vlaamse werkgroep sensibilisatie. Het beoogde doel is dat alle actoren op het terrein bijdragen tot het verspreiden van correcte, wetenschappelijk onderbouwde en toegankelijke informatie over de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker. Verder engageren zij zich met de initiatieven die ze nemen tot afstemming en samenwerking op lokaal, regionaal en Vlaams niveau. Doelgroep Organisaties van zorgverleners die een rol opnemen in de informatieverstrekking en sensibilisering van de doelgroep van het bevolkingsonderzoek naar borstkanker. Timing Q1-Q2 Het is de bedoeling om de eerste verkenningsronde af te ronden tegen juni 2014 Q3: gebundelde rapportage van het overleg Q4: integratie in het informatie- en sensibilisatieplan dat in het najaar gefinaliseerd wordt door de Vlaamse werkgroep sensibilisatie. Indicatoren verslag van elk overleg of opvolgoverleg met werkafspraken- Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 gebundelde rapportage - 15 - integratie in het informatie- en sensibilisatieplan dat in het najaar gefinaliseerd wordt door de Vlaamse werkgroep sensibilisatie.- correcte informatie via communicatiekanalen van de organisaties Impact De informatie die deze actoren verspreiden over het bevolkingsonderzoek is correct en objectief en kan voor de doelgroep bijdragen tot de bevordering van een geïnformeerde keuze. Kanalen kunnen zijn: publicaties, website, acties, symposia, persmededelingen. Evaluatie Afspraken die gemaakt worden en engagementen die aangegaan worden tijdens het overleg, worden opgevolgd en geëvalueerd Outcome Met de beoogde organisaties is overleg gepleegd en zijn afspraken gemaakt op korte en middellange termijn beschrijving of actualisering rol in de draaiboeken van de specifieke bevolkingsonderzoeken Link actieplan: Preventiestrategie (1.2) Taken en samenwerking, Preventiestrategie (2.1)Geïnformeerde keuze door burgers, Preventiestrategie (2.2) Informatie door zorgverstrekkers en andere intermediairen Verantwoordelijke Marie-Eve Coelst In 2014 zal bekeken worden door de Vlaamse werkgroep sensibilisatie met welke organisaties die zich richten naar kansengroepen overleg kan gevoerd worden (bv door rondetafelgesprekken) mbt informatieverstrekking en sensibilisering op maat. (zie ook 1.2.1. en 1.3.) Zodra na de Gezondheidsconferentie en in het draaiboek meer duidelijkheid is over de mogelijke rol van VIGeZ en de Logo’s zal de opdracht van deze Adviesgroep bevestigd of bijgestuurd worden. Op dit moment is de rol van de Logo´s en VIGEZ enkel vastgelegd voor borstkankerscreening , maar het is duidelijk dat bij uitbreiding van hun rol interactie tussen de horizontale coördinatie ( nieuwe sensibilisatie) en de coördinatoren van de diverse bevolkingsonderzoeken een grotere rol gaat spelen. 8 à 10 maal per jaar wordt een bijeenkomst voorzien, naast de telefonische en elektronische communicatie. In 2012 is na verschillende overlegmomenten tussen vertegenwoordigers van VIGeZ en het Centrum, een eerste voorstel voor sensibilisatie- en communicatieplan op Vlaams niveau voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker tot stand gekomen. Na feed-back van Logo’s, VIGeZ en het Centrum werd dit plan een eerste maal bijgestuurd. De bedoeling van het informatie- en sensibilisatieplan is om een gemeenschappelijke visie en Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 16 - langetermijnplanning uit te werken. In dit plan dient ook nog aandacht besteed te worden aan het pro-actief aanbrengen van positieve kanten en resultaten van de borstkankeropsporing in de media en moet aandacht gegeven worden aan alle partners. In het plan wordt ook rekening gehouden met de actiefocussen van de Logo’s, onder voorbehoud van goedkeuring door de minister. Ook de website wordt regelmatig nagekeken door de Adviesgroep (zie ook Informeren via de website) Verdere uitwerking zal gebeuren in 2014. Gezien de jarenlange ervaring en uitgebouwde relaties voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker is het belangrijk om het communicatieplan van het CvKO en het informatie- en sensibilisatieplan goed op elkaar af te stemmen en bij voorkeur te integreren. De Werkgroep Sensibilisatie zal zorgen voor de afstemming tussen de verschillende actoren van het sensibilisatie- en communicatieplan. Om de perceptie van de deelnemers te kennen over het bevolkingsonderzoek zal ook een klantenbevraging opgesteld worden. - Actiefiche periodieke klantenbevraging Wat Verkenning van periodieke klantenbevraging. Op basis van de resultaten van de bevraging in de afdelingen Brussel en Antwerpen en rekening houdend met de reeds ontvangen feed-back en suggesties voor verbetering van de Vakgroep management, innovatie en ondernemerschap van UG (service-management) en masterscripties ivm klantgerichtheid zal de verkenning door afdeling Gent in 2014 verder gezet worden. Doel Uitwerking van een periodieke klantenbevraging Doelgroep: Klanten van het bevolkingsonderzoek. In eerste instantie kan de klantenbevraging zich richten op de doelgroep van het bevolkingsonderzoek. Timing: Voorstel klaar Q4 Indicatoren: Bundeling resultaten van de bevraging in de afdeling Brussel en Antwerpen Verslag van het overleg met experten management, innovatie en ondernermerschap Impact: Uit de regelmatige tevredenheidsbevraging worden conclusies getrokken met het oog op de verbetering van de dienstverlening naar de klanten van het bevolkingsonderzoek. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 17 - Evaluatie: Pretesting en verwerking van de verworven inzichten uit de pretesting voor finalisering van de bevraging. Outcome: Voorstel voor de klantenbevraging Link actieplan: Actieplan Preventiestrategie 3B2: Onderzoek, Actie 3B.2.8., 3B.2.9 en 3B.2.11. Verantwoordelijke: Werkgroep Onderzoek 1.1.9 Externe partners en samenwerking Naast de Raad van Bestuur en de verschillende werkgroepen, worden ook verdere contacten opgebouwd met organisaties en intermediaren voor de bevolkingsonderzoeken naar kanker, waarvan de basis reeds eerder werd gelegd. Zij kunnen een mogelijke rol spelen in de implementatie van interventies voor bevolkingonderzoeken naar kanker en in het verdere verloop van de beheersovereenkomst. Met sommigen onder hen kan een (intensievere) samenwerking overwogen worden, afhankelijk van de concrete activiteit. Bijvoorbeeld mutualiteiten, beroepsorganisaties van artsen, externe preventiediensten/arbeidsgeneeskundige diensten, organisaties voor ouderen, allochtonenverenigingen, wijkgezondheidscentra, … - Samenwerking verderzetten met de Stichting Kankerregister (SKR) voor de uitwisseling van gegevens tussen het registratiesysteem Heracles en de SKR voor het opstellen van uitsluitingslijsten, intervalkankers en de evaluatie van de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker. - De samenwerking met de Logo’s en VIGEZ wordt door de afdelingen lokaal verder gezet door ondersteuning op inhoudelijk vlak (aanleveren cijfermateriaal) en eventueel lokaal overleg, maar ook door het CvKO op Vlaams niveau in de Vlaamse werkgroep Sensibilisatie (zie hoger) en door een jaarlijks overleg met alle Logo´s en VIGEZ. De samenwerking met de Logo’s en VIGeZ wordt geregeld in samenwerkingsovereenkomsten met het CvKO. Ondersteuning op inhoudelijk vlak, aanleveren van cijfermateriaal op maat en lokaal overleg wordt verder door de afdelingen opgenomen. Op Vlaams niveau wordt minstens een keer per jaar een overleg gepland met de coördinatoren en/of themaverantwoordelijken over de bevolkingsonderzoeken waarvoor de Logo´s ook bevoegd zijn. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 18 - Op 19 november 2013 werd door de Logo’s, het VIGeZ en het CVKO de volgende gemeenschappelijke planning voorgesteld voor 2014: Ontwikkeling van methodieken en materialen - Ontwikkelen compacte module BKO (mist goedkeuring VAZG) o Zie projectplan o Uitvoering mits goedkeuring en voldoende financiering - Ontwikkelen van een methodiek of actieplan voor specifieke regio’s met lage participatie (naar het voorbeeld van het Mamma’care project) o Voorwaarde voor het starten van deze ontwikkeling is het beschikbaar zijn van de resultaten van het onderzoek ‘analyse van steden en gemeenten met lage participatiecijfers en de relatie met relatie met de determinanten van participatie’. - Vlaamse ppt consensus BKO (ook voor voor BHK en DDK is dit voorzien tegen Q1 2014) o Actualiseren najaar 2014 o Ad hoc vormen sprekers - Actualiseren van de inspiratie map voor gemeenten - Deze planning is gebaseerd op het overleg in november maar zal aangepast worden door de besluiten van de Vlaamse werkgroep Sensibilisatie. 1.1.10 Pool Radiologen: Tabel 5: samenstelling pool radiologen Naam en titel Functie en/of expertise Dr. Griet Mortier Radioloog 2de lezer Gent Dr. Chantal Van Ongeval Radioloog 2de lezer Leuven Dr. André Van Steen Radioloog 2de lezer Leuven Dr. Mireille Van Goethem Radioloog 2de lezer Antwerpen Dr. Hilde Goris Radioloog 1 ste en 2de lezer Brugge Dr. Barbara De Clerck Radioloog 2de lezer Brugge Dr. Vally De Winter Radioloog 2de lezer Gent Dr. Bart De Witte Radioloog 1 ste lezer Gent Dr. Luc Steyaert Radioloog 1ste lezer Brugge Dr. Veerle Provoost Radioloog 1ste lezer Leuven Dr. Ignace Boelaert Radioloog 1ste lezer Aalst Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 19 - Dr. Lieven Hufkens Radioloog 1ste en 2de lezer Mechelen Dr. Luc Bleyen CvKO/coördinatie/verslagggever 1.1.11 Overleg met de medische sector Er zijn powerpoint voorstellingen gemaakt die op bijscholingsavonden van de artsen ( eventueel LOK groepen) kunnen gebruikt worden. Het CvKO neemt ook deel aan discussiepanels over de diverse bevolkingsonderzoeken. In het kader van het huisartsenproject in het bevolkingsonderzoek naar borstkanker werd/wordt ook regelmatig met de huisartsenkringen overleg gepleegd. In het kader van wetenschappelijk onderzoek in het kader van BMHK-screening wordt met het VVOG en WIV overleg gepleegd. Er wordt onderzocht of verspreiding van affiches over de BVO kosten effectief kan gebeuren naar de medische sector. Bedoeling is om met Stopdarmkanker ook een samenwerking op te zetten in 2014. Op 13/11/2013 vond 1e gesprek plaats tussen projectcoördinator DDK (S. Hoeck) en dr. Luc Colemont. In dit eerste verkennende gesprek werd door beide partijen beslist om een nauwe samenwerking op te zetten tussen CvKO en Stopdarmkanker. L. Colemont geeft heel veel presentaties en vanuit Antwerpen zal dit vanaf nu – en indien gewenst door de organisatoren - in samenwerking gebeuren met CvKO. CvKO mag beeldmateriaal van dr. Colemont gebruiken (mits bronvermelding). In januari wordt terug een vergadering vastgelegd voor brainstormen over mogelijke sensibilisatie-samenwerkingen voor internationale maand van dikkedarmkanker in maart. Overleg Radiologen – partners in de borstkankeropsporing: Minstens 2 maal per jaar is er overleg met de medewerkers in de ME en de radiologen- 2de lezers. Deze vergaderingen worden door het CvKO op niveau van de afdelingen georganiseerd omdat de samenwerking met de ME en de 2de lezers in de afdelingen gebeurt. Minstens 1 maal per jaar overleg met radiologen verbonden aan de ME. Op de agenda: - Participatiecijfers (per deelgebied, gans Vlaanderen, per ME - Recall’s en uitkomsten ervan (vals positieven, terecht positieven, ea.) - Behaalde predictieve waarden - Gemiste kankers, - Bijdrage 2de/3de lezing Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 20 - Op dit overleg wordt ook besproken op welke manier de toewijzing van de afspraken voor screeningsmammografie aan de ME gebeurt (transparantie) en worden hieromtrent vragen beantwoord. Op Vlaams niveau kan in 2014 in het kader van een projectvoorstel in samenwerking met de ME bekeken worden op welke manier de bejegening van de vrouwen in de ME gebeurt en kan verbeterd worden. Bij de opmaak van dit voorstel wordt rekening gehouden met de geregistreerde klachten (zie ook 1.5.) en op welke manier de geïnformeerde keuze van de vrouw voor deelnamen aan het bevolkingsonderzoek in de ME kan bevorderd worden ( zie ontwikkeling tool 1.2.1.) Op het overleg met de 2de lezers komt het volgende aan bod: - Participatiecijfers - Recall’s en uitkomsten ervan - Gemiste kankers - Predictieve waarden - Positionering van individuele 2de lezers tov. hun collega’s Bijkomende subtitel “samenvatting algemene coördinatie en samenwerking” - Actiefiche algemene coördinatie en samenwerking Doelgroepen - Intermediairen, zorgverleners en experts m.b.t. de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker. Timing - Raad van Bestuur: 5x per jaar - Technische commissie: 10 x per jaar - Werkgroep onderzoek: 6 x per jaar (of op vraag) - Adviesgroep sensibilisering: omgevormd tot ad hoc werkgroep na opstart Vlaamse werkgroep sensibilisatie - Overleg CvKO, Logo’s en VIGeZ: minstens 1 x per jaar - Pool van radiologen: 3 à 4 x per jaar - Externe partners en samenwerking: ad hoc - Verkenning samenwerkingsmogelijkheden met organisaties die initiatieven nemen inzake informatie verstrekking en sensibilisering van de doelgroep en hun omgeving (zie Actiefiche netwerkvorming) - Sectoroverleg: radiologenoverleg: minstens 1 x per jaar per afdeling voor zowel 1ste en 2de lezers Indicatoren - Er is een duidelijk overzicht beschikbaar van de overlegmoment(en), de agendapunten en de opvolging. - Optimalisering van de organisatiestructuur, aanduiding van 3 projectcoördinatoren. - Uitbreiding werkgroep Onderzoek Q4 Over de drie bevolkingsonderzoeken gebeurt afstemming en coördinatie over de onder punt 1.5 opgesomde aspecten Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 21 - Gedragen Informatie- en sensibiliseringsplan (combinatie met communicatieplan CvKO) – klaar tegen oktober 2014 - Samenwerking - Er is een duidelijke samenwerking met relevante organisaties en experten m.b.t. de Vlaamse bevolkingsonderzoeken Verwachte impact of uitkomst - Beslissingen, standpunten, samenwerkingsverbanden en het sensibiliseringsen communicatieplan m.b.t. het Vlaams bevolkingsonderzoek naar dikkedarm-, baarmoederhals- en borstkanker zijn gefundeerd op advies van en in samenspraak met experts en partners. De bevolkingsonderzoeken worden georganiseerd volgens de kwaliteitsnormen zoals vastgelegd door Europe Against Cancer. - Er is een goede afstemming bij het ontwikkelen van methodieken en materialen met andere initiatieven, zodat complementair kan worden gewerkt en er zo een meerwaarde wordt gecreëerd. Evaluatie Begin mei 2014: eerste tussentijdse stand van zaken activiteiten jaarrapport in het CvKO en rapportage naar het Vlaams Agentschap voor de drie bevolkingsonderzoeken. Eind september 2014: tweede tussentijdse stand van zaken activiteiten jaarrapport in het CvKO en rapportage naar het Vlaams Agentschap voor de drie bevolkingsonderzoeken. Eindrapport: Voorjaar 2015. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 22 - 1.2. Het verlenen van advies aan de Vlaamse overheid met betrekking tot het verhogen van de participatie aan de bevolkingsonderzoeken naar kanker 1.2.1 Het verlenen van advies over methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep De Raad van Bestuur evalueert in een jaarlijks overleg met de Logo’s en het VigeZ de activiteiten van het lopende jaar en het programma voor het volgende jaar. Voor 2013 is deze bijeenkomst doorgegaan op dinsdag 19 november 2013 in Brussel. Op basis van inzichten voortkomend uit recent wetenschappelijk onderzoek , uit proefprojecten (bv SES-project, onderzoek naar drop-out, rapportage participatie statistische sectoren – zie 1. Werkgroep onderzoek) en overleg met experten en intermediairs zullen in 2014 adviezen geformuleerd worden voor de ontwikkeling van ondersteuningsmiddelen (methodieken en actiematerialen) en evaluatie. - De Adviesgroep Sensibilisering BKO adviseert de RVB op basis van expertise en praktijkervaring.(zie punt 1.1.8). Op basis van de door het KCE ontwikkelde tool (KCE project GCP 2010-03-04 – screening for breast cancer. Publicatie voorzien januari-februari 2014) voor de bevordering van de geïnformeerde keuze van vrouwen om al dan niet deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek zal de Adviesgroep verkennen op welke manier in de ME de geïnformeerde keuze van de vrouwen kan bevorderd worden. De ontwikkeling van deze tool gebeurt bij voorkeur in samenspraak met de ME. Hierover wordt gerapporteerd op de Vlaamse Werkgroep. Inhoudelijk worden de acties voorbereid met Domus Medica voor de huisartsen , het VVOG voor de gynaecologen, de Logo’s en het VigeZ voor sensibilisatieacties voor BKO . - Project Domus Medica: Het project richt zich naar alle huisartsen met een elektronisch medisch dossier en loopt van januari 2014 tot december 2014. De bedoeling is een betere samenwerking te krijgen tussen het CvKO en de huisartsen. De mogelijkheden worden onderzocht om dit te realiseren binnen de regels van de privacywetgeving. In een eerste stap zal het doorgeven van de uitslagen bijgestuurd worden zodat dit in een formaat gebeurd zodat dit direct inleesbaar is als een screeningsonderzoek in het EMD en het door de software kan gebruikt worden voor het EMD-plus. Zo zal de huisarts een duidelijker beeld hebben van de non-responders in de screening en kunnen de huisartsen hun patienten meer gericht motiveren en aansporen om aan het bevolkingsonderzoek deel Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 23 - te nemen. ( zie projectfiche aanvraag van Domus Medica) Er zal specifiek ook aandacht zijn dat deze informatie ook kan gedeeld worden via VitaLink. - de 2 proefproject extra brief huisartsen (CvKO) In 2014 zal dit project geëvalueerd worden. Bij een positief resultaat zal verder onderzocht worden of deze werkwijze kan geïmplementeerd worden in het reguliere uitnodigingssysteem. Om kansengroepen te bereiken worden organisaties betrokken die met specifieke groepen expertise opgebouwd hebben. (zie 1.2.1 en 1.3) Voorstellen die in 2014 aan bod zullen komen in de adviesgroep Sensibilisatie: 1.2.2 o Er wordt een ppt voorzien die alle bevolkingsonderzoeken voorstelt o Ad hoc vormen sprekers (CvKO) Specifieke aspecten per bevolkingsonderzoek Het verlenen van advies over methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 24 - - Actiefiche: Het verlenen van advies aan de Vlaamse overheid met betrekking tot de methodieken en materialen voor stimuleren tot participatie van de doelgroep Doelgroep - Vlaamse overheid - Intermediairen en zorgverleners Timing - Continu proces ( zie details in andere fiches) Indicatoren - Advies wordt wetenschappelijk gestaafd (wetenschappelijke referenties worden vermeld). - Advies is beleids- en praktijkrelevant. - Advies wordt binnen de vooropgestelde termijn afgeleverd (jaarplanning). - Advies bevat concrete aanzetten voor implementatie. - Overzicht van het aantal en de aard van de afgeleverde adviezen. - Betrokkenheid van partners bij de totstandkoming van het advies wordt gecommuniceerd, namen van betrokken experten worden vermeld in rapportering. Samenwerking - Advies wordt afgetoetst binnen de Raad van Bestuur van het Centrum voor Kankeropsporing, met experten en betrokken intermediairen. Inhoudelijk worden de acties voorbereid met Domus Medica voor de huisartsen , het VVOG voor de gynaecologen, de Logo’s en het VigeZ voor sensibilisatieacties. - Adviezen worden voorbereid door het Centrum voor Kankeropsporing en vervolgens afgetoetst bij de Vlaamse werkgroep. Indien nodig worden andere relevante partners of experten betrokken. Verwachte impact of uitkomst - Er worden diverse onderbouwde tools ontwikkeld met enerzijds een proeffase, evaluatie en anderzijds uitrol. Evaluatie/outcome/verantwoordelijke : zie details in andere actiesfiches Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 25 - 1.3. Het aanbieden van wetenschappelijk gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over bevolkingsonderzoeken naar kanker Deze activiteit omvat het aanbieden van wetenschappelijk gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker. De nodige informatie wordt op vraag door het CvKO geleverd. 1.3.1 Opvolgen van wetenschappelijke literatuur : Prof.E.Van Limbergen is radiotherapeut-oncoloog en lid van de Raad van Bestuur. In zijn vakgebied van behandeling van gynaecologische kankers is hij deelnemer en spreker op vele internationale congressen. De internationale literatuur en alle publicaties wordt vanaf september 2013 systematisch opgevolgd binnen het CvKO door dr. Eliane Kellen via Pubmed. Actiefiche - Actiefiche: Het aanbieden van wetenschappelijke gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker Wat Opvolgen van de (inter) nationale literatuur ivm de 3 bevolkingsonderzoeken, oa door een wekelijkse up date vanuit pubmed (via de MESH termen: ‘breast neoplasms AND mass screening’, ‘colorectal neoplasms’ AND ‘ mass screening’ , ‘cervival neoplasms AND mass screening’). De volgende exclusie critera worden gehanteerd voor de databank: - Screening in een niet Westerse populatie - Screening in een bijzondere populatie zoals HIV pt, pschychiatrische pt, … - Gezondheideconomische studies - Studies in een andere taal dan Engels of Nederlands De studies worden gelabeld onder de volgende categorien, zodanig dat voor een bepaalde categorie een overzicht van de literatuur vlot kan bekomen worden: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Uitnodigingswijze Screeningsinstrument Resultaatsmededeling Nazorg en verhoogd risico Geïnformeerde keuze (voor – nadelen) Informatie door zorgverstrekkers Verhogen toegankelijkheid Leeftijdsgrenzen- aanpassen doelgroep Effectiviteit Nationale richtlijnen – nationale beschrijvingen Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 26 - 11.Varia Doelgroep - Vlaamse overheid Timing - Een jaarlijks overzicht van zinvolle nieuwe informatie op basis van het opvolgen van de wetenschappelijk literatuur: eind 2014 - Deelname aan congressen en studiedagen: Ad hoc en afhankelijk van geplande activiteiten binnen de beheersovereenkomst deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen met experten en eventuele studiedagen en congressen. Indicatoren - Informatie is wetenschappelijk onderbouwd. Wetenschappelijke referenties worden vermeld. - Informatie wordt gebaseerd op recente evidentie (laatste 5-10 jaar). - Er is een literatuurlijst met wetenschappelijke referenties op het vlak van de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker. Deze wordt continu geactualiseerd. Referenties zijn op vraag van het Agentschap beschikbaar. - Gedetailleerd overzicht van congressen/studiedagen waaraan het Centrum voor Kankeropsporing vzw deelneemt in het kader van de beheersovereenkomst. Samenwerking - Eventueel advies van experten te voorzien. Verwachte impact of uitkomst - Er is een up-to-date literatuurdatabank ( opgestart op 01 oktober 2013) beschikbaar voor het wetenschappelijk onderbouwen van de bevolkingsonderzoeken naar kanker en de materialen en methodieken die tijdens de beheersovereenkomst worden ontwikkeld, die eventueel later kan worden ontsloten. Verantwoordelijke: - 1.3.2 Eliane Kellen,CVKo, afdeling Leuven Deelname aan congressen of studiedagen over bevolkingsonderzoeken naar kanker: De leden van de Raad van Bestuur nemen regelmatig deel aan congressen en studiedagen in binnen – en buitenland. Vanaf 2014 zullen deze activiteiten op voorhand worden voorgelegd aan het agentschap ter goedkeuring , deze goedkeuringen worden bewaard en toegevoegd aan de financiële verantwoording. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 27 - 1.3.3 Deelname aan werkgroepen en vergadering met experten Verschillende leden van het CvKO nemen deel aan overleg in diverse sectoren. expertenmeeting en stakeholdervergaderingen van het KCE vergaderingen mbt. voorbereidingen IMA-rapporten en uitwisseling van datagegevens tussen IMA en gemeenschappen uitwisseling van informatie over de bevolkingsonderzoeken tussen de verschillende gemeenschappen 1.4 vergaderingen mbt. opvolging federaal kankerplan Het deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen op vraag van de Vlaamse overheid Het Centrum voor Kankeropsporing vzw neemt deel aan de volgende vergaderingen op vraag van het Vlaams agentschap Zorg en Gezondheid: Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar borstkanker Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker Monitoringcomité Tussentijdse overlegvergaderingen opvolging jaarrapport Bijeenkomst VAR bij voornemen intrekking erkenning van de mammografische eenheden (indien van toepassing in het jaar 2014) Mogelijk zal een permanente stuurgroep georganiseerd worden door het Vlaams Agentschap in het natraject van de Gezondheidsconferentie. Het CvKO zal als organisatie hieraan deelnemen. - Actiefiche: Het deelnemen aan werkgroepen en vergadering op vraag van de Vlaamse overheid Doelgroep - Vlaamse overheid - Intermediairen Timing - Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek: 5x jaar Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 28 - - Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker: x jaar - Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar borstkanker: 4 x jaar - Vlaamse werkgroep Bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker: x jaar - Monitoringcomité: 2 x jaar - Tussentijdse overlegvergaderingen opvolging jaarrapport: 2x jaar, begin mei en eind september - Vlaamse adviesraad: ad hoc Indicatoren - Aanwezigheid in vergaderingen - Overzicht van de werkgroepen en vergaderingen waaraan het Centrum voor Kankeropsporing deelneemt op vraag van de Vlaamse overheid . - Input van het Centrum voor Kankeropsporing in het kader van deelname aan deze werkgroepen en vergaderingen. Samenwerking - Niet van toepassing Verwachte impact of uitkomst - De activiteiten binnen de beheersovereenkomst zijn beter afgestemd op het globale preventief beleid. 1.5 Het op vraag of eigen initiatief informeren van de algemene bevolking, intermediairen en zorgaanbieders over de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker Het aanbieden van wetenschappelijk onderbouwde informatie aan de algemene bevolking, intermediairen en zorgaanbieders, wordt verder proactief en op vraag opgenomen. 1.5.1 Informeren via de website - Actiefiche website Wat Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 29 - Website www.bevolkingsonderzoek.be Doel en doelgroep Het aanbieden van geactualiseerde, correcte en wetenschappelijk onderbouwde informatie over de 3 bevolkingsonderzoeken aan de algemene bevolking, intermediairen, zorgaanbieders, beleidsmakers en de media. Timing Revisie door communicatiebureau naar toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid: 1e kwartaal 2014 Beschikbaar stellen van vertalingen Frans en Engels van alle uitnodigings- en aanbevelingsbrieven en bijhorende folders voor de 3 bevolkingsonderzoeken: 1e kwartaal 2014 Beschikbaar stellen van vertalingen naar het Turks en Arabisch van alle uitnodigings- en aanbevelingsbrieven voor de 3 bevolkingsonderzoeken: 4e kwartaal 2014 Webtool Dikkedarmkanker om de bevolking in te lichten wanneer zij zullen uitgenodigd worden voor dit bevolkingsonderzoek: 1e kwartaal 2014 Uitbreiding van de purl naar het bevolkingsonderzoek naar borstkanker: afhankelijk van het online gaan van Heracles 2 borstkanker, uiterlijke deadline 4e kwartaal 2014 Uniforme digitale klachtenregistratie en ook een plaats waar men positieve berichten kan achterlaten (“wij horen graag uw mening”) via de website (actieplan p7): 2e kwartaal 2014 Online zetten van de algemene folder die bijgevoegd wordt bij de negatieve resultaatsbrief en de folder ivm het niet systematisch uitvoeren van een echografie binnen het bevolkingsonderzoek: 1e kwartaal 2014 Afstemming met website www.borstkankeropsporing.be van het agentschap: overleg plannen, 3e kwartaal 2014 - Opvolgen van mails die binnenkomen via de website: permanent - Rapportering van de binnengekomen mails via de website voor 2013: 2e kwartaal 2014 - Kalender en nieuwspagina updaten: permanent Afstemming met de verantwoordelijke van het bevolkingsonderzoek naar aangeboren aandoeningen: ad hoc indien wenselijk Beschikbaar stellen van participatiecijfers borstkankeropsporing via een interactief kaartje:² jaarlijks in het 3e kwartaal - Radioloog-locator en lijst ME up to date houden: permanent Statistieken over het gebruik van de website voor alle bevolkingsonderzoeken: googleanalytics, 2e en 4e kwartaal 2014 Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 30 - - De URL van de website wordt systematisch op alle dragers vermeld: permanente bewaking Verkenning van de tool om de doelgroep rechtstreekse toegang te geven tot hun screeningsgegevens (actieplan p8): Deze webtool zal gebeuren met de viewer van de mutaltiteiten en zal geintegreerd worden in Vitalink: 3e en 4e kwartaal 2014 - Informatie over bevolkingsonderzoeken voor specifieke doelgroepen beschikbaar stellen de conclusies uit de studie KCE informed consent vertalen naar het brede publiek en beschikbaar maken op de website (zie eerdere opmerking en nog te maken actiefiche) FAQ voor de drie bevolkingsonderzoeken verder aanvullen op basis van de vragen van burgers en zorgverleners die binnenkomen via e-mails, 0800-lijn, … *BHK aandacht voor leeftijdsverschillen in de doelgroep *BKO voordeel van screening tov diagnostische mammo uitleggen *DDK Sedert de start van dit bevolkingsonderzoek is de participatie bij de mannen hoger dan bij de vrouwen. Voorlopig lijkt het niet aangewezen om de mannen dus anders te benaderen. Dit wordt verder geëvalueerd in Q1 en in Q2 wordt bekeken bij welke doelgroep de participatie lager is en op welke manier hieraan zal worden tegemoet gekomen. (actieplan p 10) 4e kwartaal Motivatie voor de selectie van het screeningsinstrument vermelden voor alle bevolkingsonderzoeken (actieplan p9) 3e kwartaal Borstkankeropsporing: mogelijkheid onderzoeken of link met mamplanner haalbaar is om de doelgroep de kans te geven zelf hun afspraak te verplaatsen (actieplan p15). Timing afhankelijk van online gaan van Mamplanner 2. Resultaten eerste verkenning beschikbaar 4e kwartaal 2014 Samenwerking met andere partners op het terrein wordt verder opgevolgd in 2014 en er wordt nagegaan of linken naar elkaars websites is aangewezen. De organisaties Pink Ribbon en Think Pink zijn reeds opgestart en in verkenning, in de loop van 2014 zullen ook verkennende gesprekken opgestart worden met mutualiteiten en NGO’s. Samenwerking Group Van Damme uit Oostkamp als bouwer van de website voor het opzetten van nieuwe projecten op de website Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 31 - Het opzet en de inhoud van de website wordt teruggekoppeld naar en besproken in de adviesgroep sensibilisatie en bij uitbreiding de Vlaamse werkgroep sensibilisatie indien nodig. Voor de opvolging van binnengekomen mails wordt samengewerkt met de administratieve zetel in Brugge - Voor de afstemming met de site www.borstkankeropsporing wordt samengewerkt met VAZG Voor de revisie naar toegankelijkheid en gebruiksvriendelijkheid wordt samengewerkt met communicatiebureau 4XL Voor de webtool DDK wordt samengewerkt met de Vlaamse werkgroep Dikkedarmkankerscreening via Sarah Hoeck. Voor de uitbreiding van de purl wordt samengewerkt met de datamanager van het CvKO (Patrick Beyltjens) en de firma Ebit die instaat voor de aanpassingen aan Heracles. Voor het opzetten van de digitale klachtenregistratie wordt samengewerkt met mensen van afdeling Gent en Leuven Afstemming met de verantwoordelijke van het bevolkingsonderzoek naar aangeboren aandoeningen - Lijst ME up to date houden in samenwerking met Marieke Lootens van afdeling Gent Verwachte impact De website is een centraal punt met alle correcte informatie die up to date is voor de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker en bij uitbreiding ook voor aangeboren aandoeningen. Iedereen die dit wenst kan hier een accuraat antwoord vinden op informatieve en/of praktische vragen over de bevolkingsonderzoeken. De website stelt de burgers in staat een geïnformeerde keuze te maken om al of niet deel te nemen aan één of meerder bevolkingsonderzoeken. Indicatoren - Informatie is up to date en gebaseerd op de meest recente wetenschappelijke evidentie - Inhoudelijke goedkeuring van de adviesgroep sensibilisatie - Aanpassingen worden gedaan volgens de opgegeven timing - Timing kan opgevolgd worden via de interface van de website Het gebruik van de website door externen kan opgevolgd worden aan de hand van de binnengekomen mails op de administratieve zetel, de purls en via het programma google-analytics (2* per jaar). Evaluatie Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 32 - Het gebruik van de website kan geëvalueerd worden aan de hand van de binnengekomen mails op de administratieve zetel, de registratie van de purls en via het programma google-analytics. Later in 2014 zal ook het gebruik van de klachtenmodule kunnen opgevolgd worden. Verantwoordelijke M.E. Coelst In 2012 werd de basis gelegd van een publiek toegankelijke website www.bevolkingsonderzoek.be. Op 1/10/2012 ging deze website online en wordt voortdurend verder verbeterd en actueel gehouden. Het CvKO beheert de website. Van bij de start werd de nieuwe huisstijl van de bevolkingsonderzoeken geïntegreerd. De optimalisering en de verdieping van de website is een zeer belangrijk aandachtspunt in 2014. De website zal ook gereviseerd worden door het communicatiebureau met onze doelstellingen in het achterhoofd. Het belangrijkste is een geactualiseerd aanbod van informatie voor de beleidsmakers, de media, de beroepsgroepen en het brede publiek. Op regelmatige basis worden er nieuwsberichten toegevoegd en wordt de inhoud up-to-date gehouden. Niet alleen goed informeren is de opdracht, maar ook de mogelijkheden verder bestuderen om gefaseerd een actieve website op te bouwen die gelinkt is aan de uitnodigingssystemen van de verschillende bevolkingsonderzoeken naar kanker. De website van dikkedarmkankeropsporing is nog in volle ontwikkeling. Begin december zal de ontwikkelde webtool voor het opvragen in welk jaar een persoon uitgenodigd wordt op basis van geboortejaar (i.p.v. de huidige omslachtige tabel) worden geïmplementeerd. Indien er informatiemomenten gepland worden zullen deze ook telkens op de website verschijnen. Hier wordt nog apart veld voor voorzien. Geïnteresseerden in het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker worden op de hoogte gehouden van geplande informatie-momenten en kunnen hieraan deelnemen indien zij dit wensen. Verder zal er door een kerngroep systematisch nagegaan worden welke informatie nog ontbreekt of verbeterd kan worden. Links naar andere websites worden ook nog toegevoegd. Ook worden websites van externen gecontroleerd op vermelden van link naar www.bevolkingsonderzoek.be. Bijvoorbeeld, zo werd de VVGE ingelicht dat er nog geen informatie over het bevolkingsonderzoek DDK op hun website stond. Dit werd nu aangepast. Personal URL: Niet enkel goed informeren is de opdracht, maar ook de mogelijkheden verder bestuderen om ook in 2014 gefaseerd de actieve website verder uit te bouwen die aansluit bij de uitnodigingssystemen van de verschillende bevolkingsonderzoeken. Voor de bevolkingsonderzoeken naar baarmoederhals- en dikkedarmkanker kunnen de mensen uit de doelgroep die een aanbevelings- of uitnodigingsbrief ontvangen, via hun persoonlijke code vermeld in de brief inloggen in de website. Ze komen terecht op een persoonlijke pagina waar ze hun uitnodiging/afspraak kunnen afmelden, er wordt ook de mogelijkheid geboden om zich definitief uit het uitnodigingsbestand te laten schrappen. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 33 - In 2014 wordt verder onderzocht of deze module kan worden uitgebreid voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker. Hiervoor dient eerst de database Heracles voor borstkanker herschreven te worden. De bijkomende algemene folder over de 3 bevolkingsonderzoeken wordt bij de resultaatsbrieven van de borstkankerkopsporing gevoegd. De folder “Waarom geen echo bij een mammo “ wordt o.a. verspreid via de ME. Beide folders zullen in de loop van 2014 ook beschikbaar zijn op de website. De afstemming website www.bevolkingsonderzoek.be met de website van het agentschap kan nog verbeteren In overleg zal worden nagegaan welke informatie over het bevolkingsonderzoek naar borstkanker op welke website raadpleegbaar zal zijn. Een eerste overleg vond plaats in 2013. Voor regelgeving, aanvraag erkenningen en informatie over de gezondheidsdoelstellingen linkt de website bevolkingsonderzoek.be door naar de website van het agentschap www.borstkankeropsporing.be Naar de doelgroep wordt er enkel gecommuniceerd via de website www.bevolkingsonderzoek.be De website biedt de mogelijkheid aan de bevolking om contact op te nemen met het Centrum via een contactformulier, we zien een maandelijkse toename in het aantal emails die ons langs deze weg bereiken. Vragen gepost via de website worden systematisch opgevolgd door het personeel van de afdeling Brugge , de administratieve zetel van het CvKO, en doorgegeven aan diegene die een antwoord op de vragen kan geven: een afdeling of een gespecialiseerde medewerker van het CvKO. De website heeft ook een nieuwspagina en een kalender met de aangekondigde activiteiten rond borstkanker en het bevolkingsonderzoek van het CvKO en zijn partners. Op regelmatige basis worden er nieuwsberichten toegevoegd en wordt de inhoud up-to-date gehouden. Ook de kalender wordt regelmatig geactualiseerd. Persberichten worden op de homepage gepost. In de kalender worden naast activiteiten georganiseerd door het CvKO of waaraan het CvKO zijn medewerking verleent, ook lokale en regionale activiteiten in samenwerking met de Logo's en VIGeZ en initiatieven van andere actoren opgenomen. Om de registratie van de activiteiten te uniformiseren werd een format aangemaakt. Door op de homepage te klikken op de naam van het bevolkingsonderzoek krijg je de specifieke info over dit bevolkingsonderzoek. Bij elk bevolkingsonderzoek komen volgende rubrieken aan bod: informatie over de kanker, procedure om deel te nemen aan het bevolkingsonderzoek, de voor- en nadelen van screening, informatie voor professionelen, de kalender, nieuws en FAQ. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 34 - Vertalingen van uitnodigings- en aanbevelingsbrieven en de begeleidende folders zullen eind 2013 op de website raadpleegbaar in het Frans en Engels. In 2014 wordt verder gewerkt aan vertalingen naar het Turks en Arabisch, ook de mogelijkheid voor Russisch wordt onderzocht in 2014. Participatiecijfers worden onder de vorm van een interactief kaartje aangeboden, op postcodeniveau en met historiek sedert 2002 Radioloog-locator De radioloog - locator of ME- locator wordt verder permanent up to date gehouden: via het ingeven van de postcode kan men via een Google- Maps applicatie de mammografische eenheden in de regio raadplegen. Onderaan worden dan de gegevens van deze mammografische eenheden weergegeven. Zo kunnen de vrouwen uit de doelgroep een keuze maken waar ze hun screeningsmammografie laten nemen. Daarnaast is er ook een downloadbare tabel ter beschikking op de website met de gegevens van alle mammografische eenheden. Klachtenregistratie: Een module voor klachtenregistratie is in voorbereiding om in 2014 toegevoegd worden aan de website. Uniforme digitale klachtenregistratie: is reeds beschikbaar in de webapplicatie. Voor begin 2014 wordt de mogelijkheid uitgetest om klachten rechtstreeks te koppelen aan individuele dossiers via Heracles. Zal operationeel zijn in 2014. Een belangrijk onderdeel zal de opvolging zijn van de bijkomende kosten die aangerekend worden door de laboratoria in het kader van de baarmoederhalskankerscreening. Deze klachten worden sinds november 2013 centraal bijgehouden en opgevolgd met de bedoeling de overheid ondersteuning te geven in het aankaarten van dit probleem bij het RIZIV en ook de kosteloosheid voor de deelnemers te verzekeren. - Actiefiche :Ontwikkeling van een klachtenregistratiesysteem Wat Een klacht ontstaat wanneer de verwachtingen van de klant niet overeenkomen met de werkelijk beleefde toestand. Indien we kwaliteitsvol willen werken, kan een klachtenmanagement niet ontbreken. Aangezien klachten verbeterkansen zijn, is dit een cyclisch proces (registreren-analyseren-oplossen-verbeteren) en moeten de processen rond klachtenmanagement dan ook ingericht worden als verbeterprocessen. Dit zal de participatie van de bevolkingsonderzoeken ten goede komen. Een efficiënt klachtenregistratiesysteem maakt hier essentieel onderdeel van uit. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 35 - Tot 2011 registreerde elke afdeling afzonderlijk en op eigen manier klachten. In 2011-2012 is een proefproject rond klachtenregistratie gestart waarbij de verschillende afdelingen afspraken om een uniform, gestandaardiseerd klachtenregistratieformulier te gebruiken (met een begeleidend draaiboek) en de klachten in verschillende categorieën in te delen. Eind 2012 is vanuit dit gestandaardiseerd klachtenregistratieformulier een online klachtenregistratie opgesteld gericht op de registratie van klachten rond het bevolkingsonderzoek naar borstkanker en beheerd door afdeling Gent. In 2013 is in afdeling Leuven een lokaal online proefklachtenregistratiesysteem opgesteld, gericht op de drie bevolkingsonderzoeken en uitgebreid met intern opvolgsysteem. Hierbij is het mogelijk om bij de registratie van een klacht een mail te laten vertrekken naar de persoon die verantwoordelijk is voor de opvolging van deze klacht. Deze kan verder ook uitnodigingsmails versturen vanuit de geregistreerde klacht zodat alles gelogd wordt. Het is ook mogelijk van intern klachten, suggesties, opmerkingen en vragen te registreren zodat zoveel mogelijk gelogd wordt. Backoffice is het mogelijk om een overzicht te krijgen van openstaande klachten met naam van verantwoordelijke en statistieken op geregistreerde klachten uit te voeren. Doel Het is belangrijk dat de drempel om te reageren laag is. Het doel van de klachtenregistratie moet niet zijn om minder klachten te krijgen, maar om klantgerichter te gaan werken. Het doel is dan ook een 1 digitaal klachtenregistratiesysteem te ontwikkelen met een online meldpunt een opvolgsysteem over de verschillende afdelingen en een transparante klachtenprocedure. Ideaal zou het klachtenregistratiesysteem uitgebreid worden met een module voor suggesties, vragen, opmerkingen en intern gebruik. Externen zouden klachten moeten kunnen doorgeven via het meldpunt op de website, per mail, per telefoon en via persoonlijk contact. Al deze verschillende ingangen zouden tot hetzelfde klachtenregistratiesysteem toegang moeten geven. De intake en opvolging van klachten wordt transparant gemaakt voor externen onder de vorm van een klachtenprocedure die op de website gezet wordt. Doelgroep De doelgroep voor het gebruik van het klachtenregistratiesysteem omvat de deelnemers aan de drie bevolkingsonderzoeken (en hun verwanten), de betrokken partijen (ME, artsen, laboratoria) en werknemers van het Centrum voor Kankeropsporing. Samenwerkingsverband Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 36 - Centrum voor Kankeropsporing en Ebit voor de ontwikkeling van een online klachtenregistratie met opvolgsysteem en online meldpunt. Eventueel navraag bij dienst kwaliteitsmanagement Gasthuisberg Leuven die het uitgebreid klachtenregistratiesysteem voor afdeling Leuven ontwikkelde. De contactpersoon voor de website voor het klachtenmeldpunt op de website www.bevolkingsonderzoek.be Timing: Q1: - Evaluatie van het online proefklachtenregistratiesysteem in afdeling Leuven. - Opstellen van categorieën van klachten voor BMHK en DDK (zoals in 2011-2012 voor BK gedaan is) en categrorieën voor BK evalueren en indien nodig aanvullen. - Beslissing nemen waar online meldpunt op de website komt. - Doorgeven van functionele analyse van het proefregistratiesysteem van afdeling Leuven. - Functionele analyse van klachtenregistratiemodule door Ebit in samenspraak met Centrum voor Kankeropsporing - Informatie verzamelen voor transparante klachtenprocedure voor de drie bevolkingsonderzoeken Q2: - Afwerken functionele analyse door Ebit in samenspraak met Centrum voor Kankeropsporing. - Start technische analyse door Ebit - Informatie bij elkaar brengen voor de transparante klachtenprocedure Q3: - Afwerken technische analyse door Ebit - Ontwikkelen van klachtenregistratiemodule door Ebit - Starten met ontwikkeling van een klachtenprocedure Q4: - Implementatie van klachtenregistratiemodule door Ebit (actie 1.2.9) - Implementatie van de klachtenprocedure (actie 1.2.9) Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 37 - - Plaatsen van meldpunt voor klachten op de website (actie 1.2.9) - Informatiesessies voor werknemers van CvKO rond klachtenregistratie - Evaluatie en bijsturing van de klachtenregistratiemodule Indicatoren - Functionele analyse van de proefklachtenregistratiemodule van afdeling Leuven - Verslag van evaluatie van de proefklachtenregistratiemodule van Leuven (half maart 2014) - Verslag van de gewenste klachten categorieën voor BMHK en DDK (eventueel BK) - Verslag van gewenste plaats voor meldpunt (en uitzicht/tekst) - Rapport over gewenste functionaliteiten voor de klachtenregistratie en opvolging vanuit het Centrum voor Kankeropsporing naar Ebit toe - Verslagen van technische werkgroep TCH over de vorderingen van Ebit - Plaatsing van meldpunt op de website - Organisatie van informatiesessies - Evaluatieverslag van de klachtenregistratiemodule door Centrum voor Kankeropsporing Impact - Verlagen van de drempel voor betrokkenen om klachten te uiten - Bijwerken van structurele tekortkomingen in de dienstverlening op basis van de gesignaleerde klachten (indicator actie 2.1.2; 3A.2.5, 3B.2.8, 3B.2.11 en 3C.2.1) - Duidelijker zicht op verantwoordelijke afhandeling klacht - Betere afhandeling van geregistreerde klachten (betere relatie met deelnemers en betrokkenen) - Overzicht van lopende en afgehandelde klachten - Beter vertrekpunt voor klachtenrapportage - Logsysteem voor afhandeling klachten Evaluatie - Om te beginnen zal de online proefklachtenregistratiemodule van afdeling Leuven geëvalueerd worden zodat er zicht is op wat er zeker meegenomen moet worden naar een uitgebreider systeem en wat verbeterd kan worden. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 38 - - Tijdens de implementatie van het systeem over de verschillende afdelingen zal het systeem in afdeling Leuven verder gebruikt en bijgewerkt worden. Bevindingen worden meegedeeld aan Ebit. - Na implementatie en gebruik kan het uitgebreide systeem door alle werknemers van Centrum voor Kankeropsporing geëvalueerd worden en informatie kan doorgegeven worden aan de technische werkgroep TCH. Outcome In de loop van 2014 wordt een meldpunt voor klachten op de website van het bevolkingsonderzoek gezet en wordt een klachtenregistratie- en opvolg module ontwikkeld zodat de drempel om klachten te uiten/registreren laagdrempeliger wordt en betere opvolging mogelijk zal zijn. Door de ontwikkeling van een klachtenprocedure zal er meer duidelijkheid zijn voor iedereen hoe een geregistreerde klacht verder behandeld wordt. Verantwoordelijke Lieve Desmet Google-analytics Aan de hand van deze module kunnen de statistieken van de website geraadpleegd worden. Hierdoor krijgen we een beeld van het aantal bezoekers en welke pagina’s het meest worden bezocht. Informatie over het gebruik van de 0800 lijnen: Via de “My Bill” tool van Telenet hebben we de mogelijkheid om het gebruik van onze 0800 lijnen en de bereikbaarheid van het CvKO te analyseren en zo nog te verbeteren. In 2014 zullen verschillende nuttige analyses uitgevoerd worden. De website, evenals het centrale gratis nummer 0800 60160 en het contact e-mailadres worden systematisch op alle dragers vermeld (uitnodigingsbrief, folders, brochures, PPP) 1.5.2 Interne communicatie in 2014 zullen de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker uitgevoerd worden. Dit vergt aanpassing van de werkwijze die door het CvKO tot nu toe gevolgd werd. De samenwerking en de werkverdeling tussen de afdelingen wordt voortdurend bijgestuurd en uitgebreid. Bv. gebruik van de centrale mamplanner en de klachtenregistratie. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 39 - Waar er nog verschillen bestaan in de werking van de afdelingen worden deze systematisch zo vlug mogelijk weggewerkt . Informatie wordt via contactpersonen verspreid over de diverse afdelingen zodat alle medewerkers van de diverse evoluties op de hoogte gebracht worden. Doordat alle afdelingen vertegenwoordigd zijn in de RVB en de Technische Commissie is het ook mogelijk om enezijds vragen te stellen maar ook info te krijgen over alle besproken onderwerpen. De RVB vergadert telkens in een andere afdeling en maakt steeds tijd in het begin van de vergadering om lokale vragen van de afdeling te beantwoorden. Er worden al gezamelijke leersessies georganiseerd over de bevolkingsonderzoeken. Deze worden op regelmatige basis voortgezet in de volgende jaren Interne communicatie tussen de afdelingen via een nieuwsbrief of website behoren tot de toekomstige mogelijkheden die ook verkend worden in 2014. 1.5.3 Externe communicatie: Op 02 september 2014 heeft het CvKO een visiedag georganiseerd met de Raad van Bestuur onder professionele begeleiding van het communicatiebureau 4XL. (in bijlage) De Raad van Bestuur heeft in de vergadering van oktober 2013 het rapport van de visiedag besproken en beslist de voorbereiding te starten om een interne reorganisatie te realiseren in 2014. In uitvoering van het reeds opgestelde Communicatieplan werd de aanwerving van een communicatieverantwoordelijke voorzien. Dit is echter niet mogelijk op korte termijn en omdat de structuren van het CvKO nog in volle evolutie zijn, ook geen evidente keuze. Omdat het CvKO echter wel prioritair werk wil maken van haar communicatiestrategieën hebben we geopteerd om een kader te maken waar we permanent beroep kunnen doen op begeleiding en professioneel advies rond communicatie. Omdat we overtuigd zijn dat professionalisme in de communicatie ons helpt om onze doelstellingen te bereiken en onze missie maximaal uit te dragen heeft de Raad van Bestuur beslist een overeenkomst te maken met het communicatiebureau 4XL. Op de Raad van Bestuur van november 2013 zal deze overeenkomst besproken worden. Het Centrum kan dan permanent op hun advies beroep doen binnen een vooraf bepaald budget. Verdere concretere afspraken over tijdsbesteding en beschikbaarheid zullen gemaakt worden op de Raad van Bestuur van november 2013. De expertise over de inhoud van de communicatie over de bevolkingsonderzoeken is aanwezig in het CvKO maar de beste manier om deze inhoud over te brengen zal in overleg met 4XL bepaald worden. Bijkomend zal 4XL ook opleiding rond communicatievaardigheden geven. Het voorstel geldt voor 3 jaar maar er wordt gewerkt in een kader van vooropgestelde doelstellingen die elk jaar geëvalueerd worden. De overeenkomst is jaarlijks opzegbaar bijvoorbeeld na een negatieve evaluatie. De mogelijkheid van een tussentijdse opzegtermijn bij de start zal ook nog verder afgesproken worden. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 40 - - Voorstel structurele samenwerking m.b.t. communicatiebegeleiding CVKO 4XL 28 oktober 2013 Zoals afgesproken, wordt er uitgegaan van een structurele samenwerking om de communicatiebegeleiding te voorzien voor het CVKO. Binnen deze samenwerking voorzien wij de volgende elementen : Ad hoc advies & dagelijkse begeleiding bij vragen en issues rond de communicatie rond de BVO’s en de positionering van het centrum zelf Media & persadvies: ondersteunen van het persbeleid en persacties inclusief de nodige mediacoaching en -training Crisis & issue-advies: ondersteuning en advies bij eventuele crisissituaties of specifieke thema's Social-media: begeleiding bij het ontwikkelen en implementeren van de social-media aanpak Begeleiding en ondersteuning bij contacten met externe (communicatie-)leveranciers Voor de specifieke productieprojecten en/of opdrachten, zal er vooraf telkens een gedetailleerde offerte opgesteld worden ter goedkeuring. Qua termijn wordt er hierbij uitgegaan van 3 jaren, met mogelijkheid tot jaarlijkse opzeg. Zo zal er jaarlijks een evaluatiemoment ingebouwd worden waarbij de algemene vooraf vastgelegde doelstellingen (te bepalen bij aanvang samenwerking) getoetst worden aan het resultaat en geherformuleerd kunnen worden naar de concrete nieuwe jaarlijkse tactische doelstellingen. Afhankelijk hiervan kan beslist worden om de samenwerking al dan niet te verlengen. Qua kostprijs gaan wij uit van een maandelijks forfaitair begeleidingsbedrag van 3.500 euro (excl. 6% btw). Op jaarbasis komt dit neer op een totaalbedrag van 42.000 euro (excl. 6% btw). - Actiefiche : externe communicatie Wat: Alert reageren op artikels die in de pers verschijnen door proactief actie te ondernemen : - door artikels ter beschikking te stellen van de pers om de perscontacten te verbeteren -artikels indien nodig laten medeonderschrijven door beroepsverenigingen en NGO Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 41 - -door snelle opvolging welke artikels geschreven zijn zodat snel kan gereageerd worden ( abonnement op MediArgus en Belgalert voor bepaalde trefwoorden) -door reeds een draft te maken van mogelijke antwoorden op controversen Doel : corrigeren of aanvullen van verkeerde of onvolledige informatie over de bevolkingsonderzoeken in de pers Doelgroep: Wetenschapsjournalisten van de ( geschreven pers) & de lezers Timing: Q1: opstart abonnement Schrijven van 1 artikel per BVO & draft reacties Q2: aanvullen artikels tot 3 per BVO Q3 & Q4: verder verspreiding artikels en opvolging pers Indicatoren: verschijnen persartikels en reacties Impact: betere info via de pers Evaluatie: artikels Outcome: gedragen, juister en genuanceerd beeld in de pers Verantwoordelijke: dr. Patrick Martens De communicatie naar de artsen wordt in 2014 verder uitgewerkt met uniforme rapportering , uitbreiden van de communicatiemogelijkheden ( E-healthbox) en het opstarten van specifieke projecten waarbij de huisarts betrokken wordt bij de sensibilisatie van niet-deelnemers. Er wordt ook intensief overleg gevoerd met Domus Medica om vanaf 2014 gebruik te maken van hun informatiekanalen en uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Dit stuit voorlopig nog op technische en mogelijks privacy problemen waarvoor oplossingen moeten gezocht worden Bij verkenning van nieuwe sociale media bleek dat deze momenteel nog niet vaak gebruikt worden in onze doelgroep van BK. We hebben in de organisatie van de 3 bevolkingsonderzoeken echter diverse leeftijdsgroepen zodat het toch aangewezen is om het gebruik hiervan uit testen in een Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 42 - beperkte setting. De doelstelling is om in 2014 enerzijds onze website meer bekend te maken aan mensen die op het internet antwoorden zoeken op vragen in verband met kanker en anderzijds ook een beter beeld te krijgen van het profiel van deze mensen. ADwords en Facebookcampagne (zie bijlage) In het kader van het gebruik van SMS berichten of mailberichten als ondersteuning of vervanging van bepaalde uitnodigingen verzamelen we in 2014 via het DDK bevolkingsonderzoek, de website en vragen via mails, GSM nummers en mailadressen. Zo kunnen in een latere fase proefprojecten hierrond uitgewerkt worden. 1.5.4 Ontwikkelen en uitvoeren communicatieplan Doelstellingen: Positieve bekendheid en vertrouwen geven aan het CvKO Onderzoek om intermediairen en burgers informeren via periodieke publicaties Persberichten en persconferenties Interne communicatie via nieuwsbrief , mail of website Er zal gebruikt worden van eenvormige stijl en beelden rond de 3 bevolkingsonderzoeken die ontwikkeld werden in het kader van de reclameboodschappen die verschenen in diverse tijdschriften in 2013. Wegens de hoge kostprijs is een herhaling hiervan niet haalbaar in 2014. Er zal daarom enerzijds gebruikt gemaakt worden van reeds aanwezige aandacht in de pers (zoals in oktober) of anderzijds zorgen dat anderen meer communiceren over de bevolkingsonderzoeken met de juiste informatie (bijvoorbeeld via de informatie van gemeenten). In oktober 2014 zal getracht worden om het bevolkingsonderzoek een prominentere plaats te geven in de berichtgeving doordat men beroep kan doen op de expertise die in het CvKO aanwezig is of doordat cijfermateriaal zoals het visueel voorstellen van participatiecijfers en specifieke eigenschappen ter beschikking wordt gesteld aan de media. Het ter beschikking stellen van beleidsondersteunende informatie aan de gemeenten via ter beschikking stellen van digitale inhoud of via de ontwikkelde kaartjes op statistisch niveau zal ook tot gevolg hebben dat de lokale besturen vaker communiceren (met aangeleverde correcte informatie) met hun bevolking door periodieke publicaties. De expertise en connecties van het communicatiebureau 4XL kunnen hierbij zeker nuttig zijn. Verder zijn er nog de eigen initiatieven van het CvKO: aan de hand van korte persberichten waarin bepaalde topics of opvallende cijfers weergegeven worden kan persaandacht gegenereerd worden lokale aanwezigheid. In 2013 is er een aanwezigheid van het CvKO op diverse congressen (Zenithbeurs, radiologencongres, herfstcongres gastro-enterologen en de gezondheidsconferentie). Een evaluatie hiervan zal bepalen of in 2014 hier opnieuw zal ingeïnvesteerd worden. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 43 - Er zal een tijdslijn opgesteld worden met belangrijke momenten waarop communicatie aangewezen is. De boodschap voor alle bevolkingsonderzoeken zal in 2014 zich vooral richten op een gezicht geven aan de bevolkingsonderzoeken (en de organisatie ervan door het CvKO) en daardoor de betrouwbaarheid, de expertise en de degelijke wetenschappelijke onderbouwing bekend maken. 1.5.5 Bewustmaking rond primaire preventie van borst-, baarmoederhals en dikkedarmkanker en geassocieerde risicofactoren Dit is een belangrijk aspect dat in de gezondheidsconferentie aan bod zal komen. De adviezen hierrond zullen in 2014 door het CvKO uitgewerkt worden. Via de website zal info gebaseerd op een wetenschappelijk consensus aangeboden worden. 1.5.6 Informatie en advies via andere kanalen Met het Agentschap wordt regelmatig overleg gepland en vragen om advies worden beantwoord. Het CvKO beantwoordt ook vele vragen of opmerkingen van burgers in verband met de uitnodigingen, de kwaliteit en opvolging van de bevolkingsonderzoeken. Regelmatig worden ook parlementaire vragen beantwoord. Door een betere communicatie vanuit het Centrum zal er meer proactief kunnen gewerkt worden om informatie te publiceren in de media. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 1 - 44 - Resultaatsgebied 2. Het ondersteunen van de implementatie van de bevolkingsonderzoeken naar kanker door middel van deskundigheidsbevordering 2.1 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het juist en volledig informeren van de doelgroep van het bevolkingsonderzoek 2.1.1 Nodenbevraging bij patiëntenverenigingen, niet gouvernementele organisaties, vrouwenraad, armoedenetwerk, … m.b.t. het juist en volledig informeren van de doelgroepen (actiefiche Toegangkelijkeid) Op basis van profielen van niet-deelnemers bekijken we met de verschillende organisaties welke de noden aan informatie zijn (bijvoorbeeld uit de conclusies van de studie van E. Kellen mbt. vergelijking van socio-economische profielen van deelnemers vs niet-deelnemers aan het bevolkingsonderzoek naar borstkanker) bij zelfstandigen, rechthebbenden op een verhoogde tegemoetkoming, geboorteland niet EU, … om deze over de streep te kunnen krijgen. Deze informatie zal gerichte campagnes mogelijk maken naar niet – deelnemers. 2.1.2 - (Inventarisatie en) toetsing van bestaande methodieken en materialen voor het juist en volledig informeren van de doelgroep (actiefiche netwerkvorming) Materialen die zelf ontwikkeld werden of in samenwerking met andere partners worden besproken in de adviesgroep sensibilisatie. Er wordt hierbij steeds getracht om een evaluatie of proefproject te voorzien. In 2014 zal door overleg met Think Pink en Stop Darmkanker samengewerkt worden om de informatie uniform te maken . - Het CvKO is ook betrokken bij de ontwikkeling van bijvoorbeeld de beslissingshulp uitgewerkt door KCE in het kader van geinformeerd beslissen bij borstkankerscreening. - Ook zullen folders aangepast worden na evaluatie en worden aangepast aan de nieuwe conceptbeelden 2.2 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod om deelname van de doelgroep aan het bevolkingsonderzoek te verhogen Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 45 - 2.2.1 Aanpassen van bestaande en ontwikkelen van nieuwe materialen en methodieken op Vlaams niveau Het CvKO zal de werkgroep sensibilisatie adviseren en voorzien van achtergrondinformatie zodat deze werkgroep in overleg met alle partners nieuwe materialen en methodieken kan voorstellen. 2.2.2 Aanpassen van bestaande en ontwikkelen van nieuwe methodieken en materialen met specifieke aandacht voor kansengroepen en allochtonen voor BKO : zie studie E. Kellen, waarin door een samenwerking met de kruispuntbank sociale gegevens gekoppeld konden worden aan de participatie. Een verdere analyse van deze resultaten moet uitmaken of aanpassingen nodig en mogelijk zijn om lagere participatie in bepaalde deelgroepen te verbeteren. BHK en DDKO: De eerst rapportering van de resultaten in 2013 zullen ook aanleiding geven tot de nodige aanpassingen. 2.3 Het ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het maximaliseren van de betrokkenheid van de zorgverleners in samenwerking met de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen 2.3.1 Huisartsen Zie ook nog door minister goed te keuren project rond resultaatsmededeling dat opgezet wordt met Domus Medica. De werkgroep onderzoek zal een evaluatie uitvoeren van het huisartsenproject van 2013 vooraleer dit eventueel wordt uitgebreid en geintegreerd wordt in het uitnodigingssysteem van het bevolkingsonderzoek naar Borstkanker. Bij een positieve evaluatie kan gezocht worden naar gebruik in de andere bevolkingsonderzoeken. Dikkedarmkankeropsporing: Zoals hierboven vermeld zal er naast de reeds bestaande consensuspresentatie ook een Powerpoint ontwikkeld worden voor de beroepsgroepen (waaronder huisartsen en gastro-enterologen). Mochten er vragen komen vanuit het werkveld, is er reeds een meer aangepaste presentatie voorhanden. Verder zal er op gepaste tijdstippen (mits overleg en goedkeuring VAZG) over participatiecijfers BVO DDK gecommuniceerd worden met de huisartsen. Dit zal op gepast tijdstip geconcretiseerd worden in overleg met Domus Medica. De huisarts vervult een belangrijke ondersteunende en motiverende rol in het BVO DDK en meedelen van algemene participatiecijfers is ook een manier om hen te blijven betrekken. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 46 - M.b.t. follow-up moet nog nagegaan worden hoe we deelnemers aan het BVO DDK met positief resultaat, waarvan uit SKR-data blijkt dat er geen coloscopie heeft plaatsgevonden kunnen sensibiliseren om dit vervolgonderzoek alsnog te plannen. De motiverende rol van de huisartsen is hierin cruciaal. Januari-februari 2014 plannen we hierover een overleg met Domus Medica. Via Domus Medica willen we ook inventariseren welke congressen in 2014 nuttig zijn om aan deel te nemen en de huisartsen via dergelijke congressen in te lichten over het BVO DDK, de stand van zaken, het benadrukken van de rol van de huisarts en indien mogelijk tussentijdse resultaten bezorgen. Algemeen: - informatie en advies aan betrokken doelgroep (en hoog risicogroep) - gebruik preventiemodule in GMDplus - verwijzing na afwijkend resultaat Rol bij de specifieke bevolkingsonderzoeken: - borstkanker: uitnodiging via eerste spoor, verwijzing verder onderzoek dikkedarmkanker: info hoogrisicogroep en verwijzing coloscopie 2.3.2 Gynaecologen Algemeen: - informatie en advies aan betrokken doelgroep - afstemming tussen huisartsen en gynaecologen - verwijzing na afwijkend resultaat Rol bij de specifieke bevolkingsonderzoeken: 2.3.3 - borstkanker: uitnodiging via eerste spoor Radiologen informatie en advies aan betrokken doelgroep Actiefiche: BKO tool voor de ME Ontwikkelen van een ondersteuningsmiddel voor de mammografische eenheden dat ertoe bijdraagt dat vrouwen beter geïnformeerd worden over het screeningsonderzoek zelf. Wat In de samenwerkingsovereenkomst tussen het CvKO en de ME staat het volgende. “ Art. 5. De eenheid benadert de vrouw op een respectvolle en klantvriendelijke wijze en verstrekt haar informatie over het verloop en de voor- en nadelen van het bevolkingsonderzoek naar borstkanker. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 47 - De eenheid vult samen met de vrouw het aanvraagformulier in, neemt de screeningsmammografie en voert een eerste beoordeling uit.” Ondersteuningsmiddel waarmee technici, verpleegkundigen of radiologen vrouwen kunnen informeren vóór of tijdens het nemen van een screeningsmammografie. Het is de bedoeling dat het in mammografische eenheden kan gebruikt worden tijdens persoonlijk contact. Dit ondersteuningsmiddel voor de mammografische eenheden wordt ontwikkeld op vraag van de Vlaamse Werkgroep BKO Doel Vrouwen tijdens het verloop van het onderzoek informeren over een aantal praktische aspecten van het bevolkingsonderzoek. Met de informatie wordt gestreefd om de mogelijke drempels (bv angst verminderen) te verkleinen of misvattingen ( bv ivm compressie) te weerleggen. Bijvoorbeeld: - Bij het nemen van de röntgenfoto’ wordt de borst aangedrukt? Sommige vrouwen vinden dit onaangenaam of pijnlijk. Waarom moet de borst zo stevig aangedrukt worden? - Hoe en wanneer kan de vrouw het bericht over het resultaat verwachten? Waaromkan dit niet onmiddellijk? - Wat betekent de mededeling ‘ er werd een afwijking vastgesteld’ in het bericht over het resultaat? Advies voor bijkomend onderzoek betekent niet dat er sprake is van borstkanker. - Warom wordt de screeningsmammografie niet gecombineerd met de echografie. Samenwerking Samenwerking CvKO en ME Timing Q2: formulering doel van het te ontwikkelen ondersteuningsmiddel voor de ME in samenspraak met medewerkers in de ME Q3: formulering projectvoorstel en implementatieplan Q3: Het projectvoorstel wordt teruggekoppeld conform beslissingsboom naar het VIGeZ, CvKO, Logo’s, Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en de Vlaamse werkgroep. Q3: waar nodig aanpassing van het projectvoorstel op basis van de feed-back en prétesting bij de medewerkers in de ME. Q3-Q4: beslissing over de ontwikkeling van de methodiek, taakafspraken en planmatige ontwikkeling van de methodiek, verder uitwerken implementatieplan Q4: afwerking methodiek Impact Verhogen van de kennis en beïnvloeding van de attitude van de vrouw. Bijdragen tot een positieve ervaring de vermindering van de drempels voor een volgende deelname. Evaluatie Binnen het project wordt een pretest opgezet om na te gaan of het ondersteuningsmiddel beantwoordt aan de vooropgestelde doelen. Bij de verdere ontwikkeling wordt rekening gehouden met de resultaten van deze prétest. Tijdens de implementatie van het ondersteuningsmiddel kan een tweede evaluatie opgezet worden waarbij product en proces indicatoren nagegaan worden. Bij de start van het project Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 48 - zal aan de werkgroep onderzoek van het CvKO nog advies gevraagd worden bij het evaluatiedesign. Evaluatie Binnen het project wordt een pretest opgezet om na te gaan of het ondersteuningsmiddel beantwoordt aan de vooropgestelde doelen. Bij de verdere ontwikkeling wordt rekening gehouden met de resultaten van deze prétest. Tijdens de implementatie van het ondersteuningsmiddel kan een tweede evaluatie opgezet worden waarbij product en proces indicatoren nagegaan worden. Bij de start van het project zal aan de werkgroep onderzoek van het CvKO nog advies gevraagd worden bij het evaluatiedesign. Link actieplan: Subdoelstelling 2: participatie, Preventiestrategie (2.1), Preventiestrategie (2.2) Informatie door Zorgverstrekkers, Preventiestrategie (2.3.) Toegankelijkheid, Preventiestrategie (3B.2.9.), Verantwoordelijke: Marie-Eve Coelst - kwaliteitsvolle omgang met deelnemers - kwaliteitsopvolging (cfr. procedure opvolging kwaliteit en BVR van 16 maart 2012) eerste en tweede lezers door het versturen van evaluatierapporten per ME, eerste lezers en tweede lezers. - Actiefiche: Procedure versturen evaluatierapporten naar mammografische eenheden Wat Kopie uit bijlage 3, punt 2 van het BVR van 16 maart 2012 betreffende aspecten van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar borstkanker. Drie maal per jaar bezorgt het centrum een evaluatierapport aan de mammografische eenheid: 2.1. Uiterlijk eind februari over de periode september, oktober, november, december van het vorig kalenderjaar; 2.2. Uiterlijk eind juni over januari, februari, maart, april; 2.3. Uiterlijk eind oktober over mei, juni, juli, augustus. Dit rapport situeert de mammografische eenheid ten opzichte van de andere mammografische eenheden binnen een provincie of binnen een zorgregio als er veel mammografische eenheden Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 49 - zijn binnen de provincie. De andere mammografische eenheden worden in dit rapport niet met naam genoemd. Als er aan de mammografische eenheid meerdere radiologen verbonden zijn maakt het centrum daarenboven jaarlijks, voor de periode van het vorig kalenderjaar, een evaluatierapport op per radioloog binnen een mammografische eenheid en bezorgt dat rapport uiterlijk eind februari aan de mammografische eenheid en de radioloog in kwestie. Dit rapport situeert de radioloog ten opzichte van de andere radiologen binnen dezelfde mammografische eenheid. Als er problemen zijn met statistische significantie, kunnen er meerdere achtereenvolgende rapporten samengenomen worden om conclusies te trekken. De evaluatierapporten moeten tijdig aan de ME’s worden bezorgd, de deadlines mogen niet overschreden worden. De afdeling van het CvKO waartoe de ME behoort, wordt telkens in cc gezet, evenals het Agentschap Zorg en Gezondheid. Deze rapporten worden minstens naar de e-mailadressen van de eindverantwoordelijke van de ME gestuurd (+ administratieve contactpersoon in cc). De individuele rapporten worden gestuurd naar de eindverantwoordelijke van de ME en de radioloog in kwestie (+ administratieve contactpersoon in cc). Doel Al dan niet vaststellen van kwaliteitsprobleem: Zie bijlage 4, punt 2 van het BVR van 16 maart 2012: Als uit een evaluatierapport van het centrum voor borstkankeropsporing (CvKO) blijkt dat de mammografische eenheid (ME) of een radioloog niet voldoet aan een of meerdere kwaliteitsparameters, kan de mammografische voor uitleg en advies contact opnemen met het CvKO. Dit staat ook zo vermeld op het evaluatierapport in kwestie. een probleem is opgetreden en dat hij er goed aan doet om dit zo snel mogelijk op te lossen. Dit om te vermijden dat een remediëring moet opgestart worden. ij problemen in een ME waarbij meerdere radiologen werkzaam zijn, wordt per tertaal ook een opsplitsing gemaakt van de betreffende afwijkende kwaliteitsparameter en meegegeven per individuele radioloog. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 50 - Het initiatief tot het vragen voor uitleg en advies ligt volledig bij de eindverantwoordelijke radioloog van de ME. Eventueel moet de eindverantwoordelijke van de ME de betrokken radioloog op zijn plichten wijzen. Indien uit een evaluatierapport van het CvKO blijkt dat een ME een tweede maal niet voldoet aan een of meerdere kwaliteitsparameters, dan wordt een remediëringstraject opgestart (zie infofiche opstarten remediëring) Doelgroep Alle mammografische eenheden in Vlaanderen, evenals de individuele radiologen Samenwerkingsverband Een afdeling van het CvKO staat in voor de extractie van de beoogde parameters, en deze in een format (rapport) om te zetten (schriftelijk en elektronisch) dat voldoende duidelijk is, en niet vatbaar voor verschillende interpretaties. Een kopie van de rapporten worden bezorgd aan de afdelingen waarmee de ME samenwerkt. Een kopie wordt tevens bezorgd aan het Agentschap. Dit wordt ook besproken op de werkgroep monitoring van het Agentschap Zorg en Gezondheid van de Vlaamse gemeenschap. De afwijkende rapporten worden ook besproken in de ‘POOL’ van radiologen 1ste en 2de lezers (zie desbetreffende fiche). Timing Drie maal per jaar bezorgt het centrum een evaluatierapport aan de mammografische eenheid: 2.1. Uiterlijk eind februari over de periode september, oktober, november, december van het vorig kalenderjaar; 2.2. Uiterlijk eind juni over januari, februari, maart, april; 2.3. Uiterlijk eind oktober over mei, juni, juli, augustus. Indicatoren: 1. Technische heroproepproportie (< 1%) 2. Kwaliteit aangeleverde beelden (minstens 85% goed) 3. Heroproepproportie 1ste screeningsmammografie (maximaal 7%) 4. Heroproepproportie vervolgscreening (maximaal 5%) 5. Aanlevertijden door de ME’s van de beelden (90 % binnen de 21 dagen; streven om dit tegen 2020 te reduceren tot 90% binnen de 14 kalenderdagen) 6. Meesturen oude beelden door de ME’s (minstens 90%) 7. Compliance technische heroproep (bij voorkeur 100%) Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 51 - 8. Concordantie 1ste – 3de lezer (informatief) 9. Informed consent (informatief) Impact: - Streven naar kwaliteitsvolle beelden, zodat het missen van afwijkingen ingeperkt wordt - Vermijden dat te veel vrouwen verwezen worden voor een achteraf goedaardige afwijking, omwille van kwaliteitsredenen, maar ook omdat er niet kan vergeleken worden met eventueel bestaande vorige beelden - Vermijden dat vrouwen ten onrechte gerustgesteld worden (missen van een achteraf kwaadaardige afwijking) - Resultaatsbrieven naar de vrouwen en de opgegeven artsen zo snel mogelijk versturen, zodat de vrouwen niet onnodig lang moeten wachten - Ervoor zorgen dat de vrouwen volledig op de hoogte gebracht werden van de voor- en de nadelen van het laten nemen van een screeningsmammografie - De 1ste lezer er toe aanzetten om zich zo goed mogelijk te profileren Evaluatie: Van elk rapport worden die diensten die een of meerdere afwijkingen vertoonden in een aparte Excel-file bijgehouden. Indien een afwijking voor een eerste keer genoteerd wordt, wordt geen actie ondernomen. Indien een afwijking zich herhaalt in een daaropvolgend rapport, dan ontvangt de betreffende ME een schrijven van het CvKO, met de vraag om zich in regel te stellen. Er wordt tevens verwezen naar de weekrapporten waarbij de ME de evolutie van de performantie op weekbasis kan opvolgen. Indien nogmaals de norm(en) niet gehaald wordt, dan ontvangt de ME een aangetekend schrijven van het Agentschap, en wordt een remediëringstraject opgestart. Indien na de remediëringsperiode de norm nog niet gehaald wordt, dan wordt een voornemen tot intrekking van erkenning aangetekend bezorgd aan de betreffende ME (die fiche aldaar). Outcome: Momenteel zijn enkel indicatoren 1, 2, 5 en 6 de parameters die strikt opgevolgd worden. Ondanks de halvering van de heroproepproportie (globaal), zijn ook hier nog mogelijkheden tot verbetering. Bedoeling is om in de loop van 2014, in samenwerking met de ‘POOL’ (via dewelke een overleg kan plaats vinden met de bevoegde wetenschappelijke verenigingen), een aanzet te doen tot het samenstellen van tools, die zowel de 1ste als de 2de lezer er toe zouden moeten toe Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 52 - aanzetten om de heroproepproportie nog verder te doen dalen, zonder daarbij het aantal vals negatieven te verhogen. Een belangrijk element hierbij is de mogelijkheid tot het volgen van bijscholingen die jaarlijks zouden moeten georganiseerd worden in Vlaanderen. Verantwoordelijken: Luc Bleyen - remediering eerste en tweede lezers - Actiefiche procedure remediëring, procedure ‘voornemen tot intrekking’, en evaluatie en toetsing de van 2 lezers Wat Artikel 32, tweede lid, van het besluit van 16 maart 2013, stelt dat de administrateurgeneraal van het agentschap zijn voornemen tot intrekking van de erkenning van de mammografische eenheid te kennen geeft als de mammografische eenheid na de remediëring nog altijd de opdrachten, vermeld in artikel 11, 12 of 13, niet of niet correct uitvoert. aangetekend de kennisgeving ‘voornemen tot intrekking erkenning mammografische eenheid’ op naar de eindverantwoordelijke van de ME. Het CvKO krijgt een kopie van de versturing. -mail verwittigd door het CvKO. Doel Intrekking van erkenning van mammografische eenheden die de vooropgestelde kwaliteitsnormen herhaaldelijk niet halen. Doelgroep De diensten die niet meer voldoen aan een of meerdere kwaliteitsparameters Samenwerkingsverband Het CvKO bezorgt een gedetailleerd schrijven (logboek) aan het Agentschap Zorg en Gezondheid van die diensten die niet meer voldoen aan een of meerdere kwaliteitsparameters. Timing Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 53 - Na versturen van de aangetekende kennisgeving ‘voornemen tot intrekking erkenning mammografische eenheid’ kan, met toepassing van artikel 30 en 31 van het besluit van de Vlaamse Regering van 2 februari 2001 de mammografische eenheid bij de Vlaamse Adviesraad voor erkenning van verzorgingsvoorzieningen, opgericht bij het decreet van 20 december 1996 houdende oprichting van een Vlaamse Gezondheidsraad en van een Vlaamse Adviesraad inzake erkenning van verzorgingsvoorzieningen, tegen dit voornemen een bezwaarschrift indienen. Dit bezwaarschrift kan worden ingediend tot uiterlijk 15 dagen na de ontvangst van deze brief. Wanneer de mammografische eenheid wenst gehoord te worden door de Vlaamse Adviesraad moet hij daar uitdrukkelijk om verzoeken in een bezwaarschrift. Het bezwaarschrift moet gemotiveerd zijn en ingediend worden met een aangetekende brief op volgend adres: Vlaams Ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid t.a.v. administrateurgeneraal Koning Albert II-laan 35 bus 33 1030 Brussel De administrateurgeneraal bezorgt het bezwaarschrift binnen vijftien dagen na ontvangst, samen met het volledige administratief dossier, aan de Vlaamse Adviesraad. Als de mammografische eenheid geen bezwaarschrift indient tegen het voornemen tot intrekking van de erkenning van de mammografische eenheid, dan wordt de definitieve beslissing van de administrateurgeneraal tot intrekking van de erkenning van de mammografische eenheid binnen … dagen na ontvangst van deze brief door het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid aan de ME betekend met een aangetekende brief (zie artikel 26, §2, van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 maart 2012.) Indicatoren - Een correct en volledig bijgehouden logboek - De aangetekende kennisgeving - Al dan niet een bezwaarschrift van de mammografische eenheid - Het advies van de Vlaamse Adviesraad na consultatie van de betrokken diensten - Het besluit van de administrateurgeneraal Impact Het intrekken van de erkenning van de mammografische eenheid, die tevens betekend wordt aan het RIZIV, en de mutualiteiten. Er worden dan ook geen vrouwen meer uitgenodigd door het CvKO naar deze dienst. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 54 - Outcome De mammografische eenheid kan opnieuw een vraag tot erkenning indienen. Voorwaarde is evenwel dat alle procedures voor erkenning opnieuw moeten uitgevoerd worden. Verantwoordelijke Luc Bleyen - pool van radiologen (welke topics zijn prioritair in 2014,( cfr. actieplan POOL van radiologen): o evaluatie kwaliteit en remediëring tweede lezers o organisatie van de peerreviews voor eerste lezers (cfr. BVR van 16 maart 2012) en hieruit verbeteringsprocessen ontwikkelen o uniformiteit van beoordeling tussen de tweede lezers o hoe duurtijd tussen eerste en tweede lezing verminderen (meer tweede lezers?, …) o 2.3.4 Gastro-enterologen Aangezien het BVO DDK nog maar recent werd opgestart is het vooral belangrijk om juiste informatie te laten doorstromen naar de gastro-enterologen via hun beroepsvereniging, de website, samenwerking met StopDarmkanker maar ook indien positief geëvalueerd lokale contacten zoals onze aanwezigheid op het herfstcongres in 2013. In 2013 werd ook aan alle gastro-enterologen een infopakket bezorgd. Net zoals bij de huisartsen, zal er op identieke tijdstippen (mits overleg en goedkeuring VAZG) over participatiecijfers BVO DDK gecommuniceerd worden. Dit zal op gepast tijdstip geconcretiseerd worden in overleg met de VVGE. Net zoals bij de huisartsen zal het CvKO in samenwerking met VVGE inventariseren welke congressen in 2014 nuttig zijn om aan deel te nemen en de stand van zaken van het BVO DDK te presenteren. In de loop van 2014 zal er over de implementatie van het coloscopieregister gecommuniceerd worden naar alle gastro-enterologen. - Actiefiche: Identificeren van proces- en effectindicatoren voor het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO Wat Om het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker te kunnen evalueren, zijn proces- en effectindicatoren nodig. Zoals vermeld in de machtigingsaanvraag worden een hele reeks van Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 55 - kwaliteitsindicatoren bijgehouden gedurende het BVO DKO. Prioriteit zal gegeven worden aan het identificeren van indicatoren en de bepaling van de daarbij horende aanvaardbare normen, die nuttig zijn om in de jaarrapporten op te nemen. Het CvKO zal een voorstel doen voor indicatoren voor monitoring en evaluatie van het bevolkingsonderzoek Doel Het identificeren van proces- en effectindicatoren voor het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO . Doelgroep Vrouwen en mannen van 56 tot 74 jaar, zonder klachten en zonder verhoogd risico. Het identificeren van proces- en effectindicatoren draagt bij tot het verhogen van de efficiëntie en kwaliteit van het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker. Samenwerkingsverband Een samenwerking tussen het Centrum voor Kankeropsporing, in de hoedanigheid van de projectcoördinator dikkedarmkanker, de commissie Heracles, het team preventie van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, meer bepaald in de hoedanigheid van de Vlaamse Werkgroep Dikkedarmkanker, het labo CMA te Herentals, SKR, IMA, gastro-enterologen, huisartsen en anatoompathologen. Timing Q1: Opmaak indicatoren labo (CvKO, SKR, WG) Q1-Q2: Overleg inplannen met VVGE om realisatie coloscopieregister op te volgen. Q1-Q3: Analyse reeds verzamelde indicatoren. Q1- Q4: Rapportering over kwaliteitscontrole parameters labo en CvKO. Q1- Q4: Vastleggen kwaliteitscriteria voor coloscopieën, gefaseerd uitwerken coloscopieregister. Indicatoren Verslagen van overleg met labo CMA Herentals, Vlaamse Werkgroep Dikkedarmkanker, SKR, VVGE en andere bovenvermelde partners. Impact Het mogelijk maken van een optimale evaluatie en het verhogen van de efficiëntie en kwaliteit van het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker. Evaluatie Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 56 - Voorleggen proces- en effectindicatoren en aanvaardbare normen aan Vlaamse werkgroep dikkedarmkanker en vervolgens aftoetsen of afgesproken streefdoelen voor kwaliteitsindicatoren gehaald worden. Outcome - Kwaliteitsindicatoren voor het labo - Proces-en effectindicatoren voor het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO - Aanvaardbare normen - Inidicatoren coloscopieregister Link actieplan: Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.2) onderzoek, De kwaliteit van het screeningsinstrument en het gebruik ervan optimaliseren op basis van onderzoek, monitoring en evaluatie. Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.3), actie 3C.3.1. opvolgen van interne en externe kwaliteitscontrole van het laboratorium. Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.5), actie 3C.5.1 vastleggen kwaliteitscriteria voor coloscopieën . Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.5), actie 3C.5.2 gefaseerd uitwerken coloscopieregister. Verantwoordelijke Sarah Hoeck 2.3.5 Gynecologen/huisartsen en klinisch biologen - Actiefiche: feedback naar de afnemers van het uitstrijkje in het kader baarmoederhalskankerscreening (BMHKS) Wat • Richtlijnen en kwaliteitsindicatoren opzetten en monitoren ivm het nemen van de uitstrijkjes voor de afnemers. Indien bepaalde artsen volgens deze kwaliteitseisen slecht scoren, wordt een remiederingstraject opgestart. Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 57 - • Een faalveiligheidsssysteem opzetten en monitoren zodanig dat een vrouw met een afwijkend screeningsresultaat de gepaste (na) zorg ontvangt binnen de 21 kalenderdagen. Doel Verhogen van de efficiëntie en kwaliteit van het screeningsinstrument en het gebruik ervan optimaliseren op basis van monitoring en evaluatie. Deelnemers met een afwijkend screeningsresultaat toeleiden tot passende behandeling en nazorg Doelgroep Huisartsen en gynaecologen Timing • Richtlijnen en kwaliteitsindicatoren opstellen voor het nemen van de uitstrijkjes (actie 3.A.2.2): Q4 ( de timing wordt sterk beinvloed door het al dan niet voor controverse zorgen van een bepaalde indicator bij één van de betrokkken beroepsgroepen) • Opzetten van remiederingstraject voor artsen die op basis van de kwaliteitsindicatoren niet goed presteren (actie 3.A.2.4): Q4 • Faalveiligheidsysteem opzetten en monitoren afhankelijk van de richtlijnen voor diagnose, opvolging en behandeling(actie 3A.5.1): Q3 Samenwerking • De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren worden opgesteld in samenspraak met de Stichting Kankerregister, de betrokken beroepsgroepen, Domus Medica en VVOG, en teruggekoppeld naar de Vlaamse WG BMHKS. • Het faalveiligheidssyteem worden opgezet en gemonitord in samenspraak met de Stichting Kankerregister en de Vlaamse WG BMHKS. Verwachte impact De kwaliteit en efficiëntie van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker verhoogt. De kwaliteit en efficiëntie van de (na) zorg bij een afwijkend screeningsresultaat verhoogt. Indicatoren Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 58 - • De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren zijn wetenschappelijk onderbouwd en wordt gedragen door de betrokken beroepsgroepen, Domus Medica, en VVOG. De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren zijn praktijkrelevant. • De jaarlijkse profiellijst is beschikbaar. • Het faalveiligheidssysteem is wetenschappelijk onderbouwd en wordt gedragen door de betrokken beroepsgroepen, Domus Medica, en VVOG. Het faalveiligheidssysteem is praktijkrelevant. • Aantal personen dat na een afwijkend screeningsresultaat opvolging hebben gekregen Evaluatie De eindrapportage zal gebeuren eind oktober. Verantwoordelijke Eliane Kellen - Actiefiche feedback naar labo’s in het kader baarmoederhalskankerscreening (BMHKS) Wat • Richtlijnen en kwaliteitsindicatoren opzetten en monitoren ivm het analyseren van de uitstrijkjes voor de labo’s. Indien bepaalde labo’s volgens deze kwaliteitseisen slecht scoren, wordt een remedieringstraject opgestart. • Bestuderen hoe de resultaatsmededeling uniform kan gebeuren aan de door de deelnemer aangeduide arts Doel Verhogen van de efficiëntie en kwaliteit van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskankerscreening (BMHKS). Doelgroep Labo’s en klinische cytologen, afnemers van de uitstrijkjes (huisartsen en gynaecologen) Timing • Richtlijnen en kwaliteitsindicatoren opstellen voor het nemen van de uitstrijkjes (actie 3.A.3.1 en actie 3A.3.2): Q4 ( de timing wordt sterk beinvloed door het al dan niet voor controverse zorgen van een bepaalde indicator bij één van de betrokkken beroepsgroepen) Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 59 - • Opzetten van remiederingstraject voor labo’s die op basis van de kwaliteitsindicatoren niet goed presteren (actie 3.A.3.5): Q4 • Opstellen van een voorstel van procedure voor resultaatsmededeling (actie 3A.4.5): Q3 Samenwerking • De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren worden opgesteld in samenspraak met de Stichting Kankerregister, de betrokken beroepsgroepen van klinische cytologen, en teruggekoppeld naar de Vlaamse WG BMHKS. • Het voorstel van de procedure voor resultaatsmededeling wordt gebruikt om gesprekken aan te gaan met de betrokken beroepsgroepen, Domus Medica en VVOG, de Vlaamse WG BMHKS en VAGZ. Verwachte impact De kwaliteit en efficiëntie van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker verhoogt. De kwaliteit en efficiëntie van de (na) zorg bij een afwijkend screeningsresultaat verhoogt. Indicatoren • De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren zijn wetenschappelijk onderbouwd en wordt gedragen door de betrokken beroepsgroepen van klinische cytologen . De richtlijnen en kwaliteitsindicatoren zijn praktijkrelevant. • Aantal personen dat na een afwijkend screeningsresultaat opvolging hebben gekregen • Technische herhalingsproportie ten gevolge van niet-leesbare uitstrijkjes <1% (Europese richtlijnen) • Het voorstel voor de procedure voor de resultaatsmededeling is wetenschappelijk onderbouwd. Evaluatie De eindrapportage zal gebeuren eind oktober. Verantwoordelijke Eliane Kellen, CvKO Centrum voor Kankeropsporing Planning activiteiten 2014 – Resultaatsgebied 2 - 60 - Resultaatsgebied 3. Het implementeren van de drie bevolkingsonderzoeken naar kanker 3.1 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar borstkanker bij vrouwen van 50 tot en met 69 jaar Het oude registratiesysteem Heracles gebruikt voor BK screening wordt in 2014 omgezet naar Heracles 2 (waarop de 2 andere nieuwere bevolkingsonderzoeken draaien) zodat de 3 bevolkingsonderzoeken dezelfde moderne softwaretechnologie gebruiken (zie verder). De bestaande functies worden in principe allemaal bewaard. Van de aanpassingen zal vooral het veranderen van het protocolformulier op vraag van de pool van radiologen een opvallende verandering zijn. Verder zullen we dan voor alle bevolkingsonderzoeken gebruik kunnen maken van de mogelijkheden van het e-healthplatform zowel qua toegangsbeheer via de e-ID, automatische aanpassing van gegevens van de doelgroep als veilige communicatie via de e-healthbox. 3.1.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de uitnodigingen Op basis van de populatie gegevens in Heracles (aangeleverd via het verrijkt personenregister (VPR), en geactualiseerd met de data van het rijksregister via het e-health platform) worden de dames uit de doelgroep geselecteerd om uitgenodigd te worden. De termijn van 24 maand wordt in acht genomen, ongeacht het voorgaande spoor. Er wordt tevens rekening gehouden met de plaats waar de dames de vorige keer werden gescreend. Indien het een eerste deelname betreft, wordt rekening houdend met de lokale situatie gekeken waar de meest nabijgelegen mammografische eenheid (één of meerdere) zich situeert. Op basis van de aangeleverde slots door de ME’s, worden vrouwen dan toegekend aan een bepaalde ME, op een dag en uur die vrij is. Jaarlijks wordt voor de planning van het volgende kalenderjaar bekeken of de slots toereikend zijn. Indien er teveel of te weinig slots ter beschikking gesteld worden, wordt dit opgenomen met de betrokken ME. De ME krijgen 2 maal per week een overzicht van de afspraken. De lijst van afspraken wordt door de afdeling op de ftp site van de drukker gezet voor de gecentraliseerde versturing. De uitnodigingen worden uitprint (uniform), en verzonden. De afdelingen worden geïnformeerd van de datum van versturing van de uitnodigingen. Ter controle van de verzendingen worden er fictieve personen toegevoegd aan de lijst die aangeleverd wordt aan de drukker. 3.1.2 Het uitbouwen van de functionaliteiten van de centrale mamplanner Tot en met vandaag beschikt elke afdeling over een eigen gecentraliseerd systeem van planning (mamplanner) voor het eigen werkgebied. Bedoeling is om dit systeem web-based te maken, zodat dames die gewoon zijn naar een ME te gaan buiten het werkgebied van een afdeling, ook effectief naar de ME uitgenodigd worden waar zij de vorige keer een screeningsmammografie lieten nemen. Hiermee wordt tegemoet getreden aan de wensen van de dames, en wordt vermeden dat vrouwen steeds opnieuw uitgenodigd worden naar een dienst waar ze zich nooit zullen aanbieden. Vrouwen kunnen de voorgestelde afspraak telkens annuleren (of niets laten weten) en zelf contact op nemen met de ME van hun keuze. Mogelijk worden vrouwen ontmoedigd om aan het bevolkingsonderzoek deel te nemen. Dit web-based systeem zal ook toelaten dat dames die het 0800 nummer bellen, zonder problemen een afspraak kunnen krijgen in een ME gesitueerd in het werkgebied van een andere afdeling. Bedoeling is ook dat op korte termijn hun afspraak kunnen annuleren via de website www.bevolkingsonderzoek.be . - Actiefiche: Ontwikkelen van een centrale mamplanner: Wat: MamPlanner is in staat om automatisch, volgens instelbare regels, uitnodigingen aan te maken voor een groep aangeboden personen. De uitnodigingen worden verdeeld over de verschillende mammografische eenheden, rekening houdend met de woonplaats, vorige afspraken van de betrokken persoon, opkomsthistoriek de bezettingsgraden van de mammografische eenheden zelf. Overige functies zijn: manueel plannen, afspraken herzetten/annuleren. Doel : Door de ontwikkeling van een centrale mamplanner kunnen vrouwen gemakkelijk over de grenzen van het werkgebied uitgenodigd worden en kunnen afspraken ook verplaatst worden naar een mammografische eenheid waar de afdeling geen overeenkomst mee heeft. Deze nieuwe mamplanner heeft een aantal extra functionaliteiten om de vrouwen beter te kunnen uitnodigen. Afhankelijk van de historiek van de vrouw (50-jarige, responder, non responder) kan een slot beter opgevuld worden waardoor de mammografische eenheden minder fluctuaties in opkomst hebben. Doelgroep : Alle afdelingen van het CvKO. Samenwerkingsverband Samenwerking met Dhr Tom Deprez die alle decentrale mamplanners samenbrengt in een nieuwe mamplanner. Deze nieuwe mamplanner heeft ook een aantal nieuwe functionaliteiten. Samenwerking met Ebit die deze centrale mamplanner zal hosten. Timing Q1 : • • Testen van de testversie van de centrale mamplanner door het CvKO – Afdeling Leuven Tom Deprez verwerkt de bugfixes en re-iteratie. Q2 : • Lokaal gebruik van de centrale versie in de afdeling Leuven. • Kennismaking met de mamplanner van de overige 4 afdelingen te Leuven. Kans tot testen. • Exploreren van de mogelijkheid om annulaties via de website in te voeren en te importeren in mamplanner. (Actie 3B.1.5) Q3 : Mamplanner omgeving configureren bij Ebit, afdeling Leuven maakt gebruik van de Ebit opstelling. Q3 -Q4 : Geleidelijke migratie van alle overige databanken naar EBit configuratie. Per afdeling eerst migratie van de testomgeving, testen / opleiding en migratie naar de productie omgeving. Indicatoren • Verslag van de testversie (gehost door UZ Leuven) door het CvKO –afdeling Leuven (Q1) • Verslag van de testversie (gehost door Ebit) door het CvKO – afdeling Leuven (Q2) • Mogelijkheid om via website afspraken te annuleren (Q2) • Verslag door het CvKO –afdeling Leuven na overschakeling van alle 5 de afdelingen. Impact Vrouwen zullen nu altijd uitgenodigd worden naar de laatste mammografische eenheid waar ze gescreend zijn. Door een beter mix van vrouwen (adhv hun uitnodigingshistoriek) zal de opkomst van vrouwen bij een lokale radioloog gespreider zijn, wat voordelig is zowel voor de vrouw als voor de mammografische eenheid. Evaluatie Evaluatie van de nieuwe centrale mamplanner door het CvKO-Afdeling Leuven (Q1, Q2, Q3 en Q4). Outcome In 2014 werken alle afdelingen van het CvKO met hetzelfde planningssysteem. Verantwoordelijke Gretel Vande Putte 3.1.3 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen via de 0800 lijn en onze website. Er is dagelijks van 09 tot 12 u. en van 13 tot 16 u. een gratis telefoonlijn 0800/60160 beschikbaar. Nieuw zou zijn dat de oproepen nar de afdelingen bij overmacht, doorgeschakeld kan worden naar een andere afdeling die dan mee inspringt. Dit dient evenwel nog verder verkend te worden.Via onze website www.bevolkingsonderzoek.be is een meldpunt voorzien waar de doelgroep, zorgaanbieders en andere actoren in het bevolkingsonderzoek terecht kunnen met vragen en klachten. Dit geldt voor de 3 BVO. 3.1.4 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek. Verzoeken om geen uitnodiging meer te ontvangen worden geregistreerd en bewaard in de centrale databank Heracles. Nieuw is dat de vrouwen die dit telefonisch vragen niet meer schritelijk en ondertekend dienen te bevestigen. Dit geldt voor de 3BVO. 3.1.5 Het uitvoeren van de tweede lezingen Wanneer een dossier wordt ingediend (protocol – foto’s- aanvraagformulier), analoog of digitaal, dan wordt dit dossier verwerkt in de afdeling. Dan wordt het voorgelegd aan een 2 de beoordelaar (lezer), die het dossier (enkel de foto’s) interpreteert zonder kennis van de beoordeling van de 1 ste lezer. De gegevens van de 2de lezing worden dan ook in Heracles ingevoerd. Indien de interpretatie van beide lezers overeenkomt, dan wordt een resultaatsbrief klaargemaakt voor zowel de opgegeven of verwijzende arts, en naar andere artsen indien hun naam werd doorgegeven, als naar de dame zelf. Indien de interpretatie van beide lezers verschillend is, dan wordt een derde lezing uitgevoerd door een andere 2de lezer. Deze derde lezer beschikt over zowel de gegevens van de eerste als de 2de lezer. De beslissing van de derde lezer is doorslaggevend. Hij/zij kan zowel de interpretatie van de 1ste of de 2de lezer volgen. 3.1.6 Het versturen van een resultaatsbrief naar de deelnemer en de betrokken arts Naar de deelnemers worden de resultaten per brief verstuurd. De resultaatsmeldingen voor de artsen gebeuren via Medibridge of e-healthbox. Op dit moment kan de arts nog opteren om het resultaat hetzij enkel schriftelijk, hetzij enkel elektronisch hetzij via beide kanalen te ontvangen. Het ligt ter discussie om te vragen dat de artsen zich beperken tot één kanaal voor wat de negatieve resultaatsmededelingen betreft maar zowel schriftelijk (en elektronisch wanneer gewenst) wat de positieve resultaatsmededeling betreft. De negatieve resultaatsmededeling naar de deelneemsters en de artsen gebeurt centraal en rechtstreeks via de drukker. De positieve resultaatsmededeling gebeurt nog altijd via de afdelingen. De brief naar de deelneemsters wordt pas gegenereerd door Heracles 7 dagen na het versturen van het resultaat naar de opgegeven of verwijzende arts. Dit om de arts de gelegenheid te geven om zelf de dame te contacteren voordat zij het bericht over het resultaat ontvangt, en zich volledig te informeren bij de ME welke bijkomende onderzoeken dienen te gebeuren en om welke redenen. Zowel voor punt 5 en punt 5 zal in 2014 gezocht worden naar een verdere optimalisering en afstemming tussen de afdelingen. 3.1.7 Het meewerken aan het updaten van het draaiboek Bevolkingsonderzoek naar Borstkanker In de loop van 2013 werd binnen het CvKO feedback verzameld op het bestaande draaiboek en suggestie voor aanpassing. Deze gegevens kunnen gebruikt worden bij de actualisering van het draaiboek na de Gezondheidsconferentie, wanneer de taken en opdrachten voor de verschillende actoren uitgeklaard zijn. - Actiefiche: Het implementeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar Borstkanker ( uitnodigingen) Doelgroepen Vrouwen van 50 tot 69 jaar Timing De uitnodigingen worden continu en in batches van 2 keer 5.000 per week verstuurd. Momenteel worden de resultaatsbrieven binnen de 10 werkdagen verstuurd na aankomst van het dossier in de afdeling. Door een verdere uitwerking (optimalisering van input van eerste lezingen, hetzij via XML’s elektronisch doorgestuurd en opgeladen, hetzij door de rechtstreekse input van de interpretatie van de 1 ste lezer in Heracles via e-health) en de 2de lezers ook rechtstreeks te laten invoeren in Heracles), zou de verwerkingstijd verder kunnen afgebouwd worden. Indicatoren Er worden op jaarbasis 400.000 vrouwen uitgenodigd. De verwachte opkomst in Vlaanderen, wanneer we een gestage stijging van 3% participatie per tweejaarsperiode veronderstellen zou 55% bedragen. Gezien de jaarlijkse toename van de doelgroep, stijgt het aantal verwerkte dossiers sterker in absolute cijfers, wat niet zichtbaar is in de participatiepercentages. Maandelijkse verwerkingstijden (zowel binnen de afdelingen, als globaal) Samenwerking ME, 2de lezers, drukkerij, afdelingen Evaluatie Begin mei: eerste tussentijds rapport, over de periode Q1 Eind september: tweede tussentijds rapport, over de perioden Q1-Q2 van 2014, en resultaten van het jaar 2013 (met follow-up gegevens). Deze gegevens worden gerapporteerd in het jaarrapport 2013 van het CvKO. Eindrapport: eind maart over 2014 in het jaar 2015 (participatiecijfers, aanlevertijden, aantal uitgenodigde vrouwen) Verantwoordelijke IT: Patrick Beyltjens 3.2 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar 3.2.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de uitnodigingen Sinds de opstart in oktober worden bepaalde parameters m.b.t. opmaken, versturen en opvolgenvan de uitnodigingen reeds bijgehouden om mogelijke knelpunten tijdig te detecteren. Behalve alle parameters opgenomen in de machtigingsaanvraag, worden alle overige knelpunten tijdig in kaart gebracht om zo snel mogelijk verbeteringen mogelijk te maken voor DDK2014. Zo werden er bijvoorbeeld reeds verbeteringen voor het antwoordformulier in kaart gebracht (vergadering 26/11/2013) die ter goedkeuring aan VAZG zal voorgelegd worden.De uitnodiging bevat een uitnodigingsbrief, een folder over het bevolkingsonderzoek, een iFOBT een handleiding om deze iFOBT te gebruiken, en een enveloppe om het staal naar het labo te versturen. 3.2.2 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen en minstens een gratis telefoonlijn en een meldpunt waar de doelgroep, zorgaanbieders en andere actoren in het bevolkingsonderzoek terecht kunnen met vragen en klachten Zoals eerder vermeld is de website DDK nog in volle ontwikkeling. Op basis van suggesties van de doelgroep, externe partners, VAZG en de werkgroep wordt de website verbeterd. Begin 2014 wordt deze grondig gescreend door 4XL (CvKO heeft offerte hiervoor reeds ontvangen) waarbij projectcoördinator alle feedback en suggesties van 4XL zo snel mogelijk zal doorvoeren. Een webtool zal ontwikkeld worden met streefdatum februari 2014 om mannen en vrouwen sneller het jaar van hun uitnodiging terug te laten vinden. 3.2.3 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek In opleverraport deel III voor VAZG zullen statistieken m.b.t. weigering en afmeldingen via website al opgelijst worden. 3.2.4 Het versturen van een herinneringsbrief aan uitgenodigde personen wanneer 8 weken na de uitnodiging geen analyseresultaat beschikbaar is Na versturen van de eerste herinneringsbrieven (zonder toevoeging van afnameset, maar enkel herinneringsbrief en folder) zal relatief snel duidelijk zijn hoeveel mensen de afnameset nog wel thuis hebben liggen om te gebruiken. Indien ze de afnameset niet meer ter beschikking hebben kan deze opgevraagd worden via www. Er wordt overwogen om – enkel indien het leidt tot aanzienlijke overbelasting van 0800 - bestellen afnameset via website ook mogelijk te maken (wel via persoonlijke code zodat misbruik vermeden kan worden en toetsing Heracles database dat deelnemer inderdaad herinneringsbrief gehad heeft). 3.2.5 Het versturen van een technische recall indien het ingestuurde staal omwille van technische problemen niet te analyseren is In het opleveringsrapport deel III voor VAZG zullen statistieken mbt de technische recall opgelijst worden. Maar wordt in 2014 gecontinueerd? 3.2.6 Het meewerken aan het ontwikkelen van een draaiboek over het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker In alle afdelingen van het CvKO m.b.t. naderende bevolkingsonderzoek DDK in september-oktober 2013 een briefing plaats met heel praktische informatie over het bevolkingsonderzoek DDK en werkwijze verwerking antwoordformulieren in Heracles. Voor DDK2013 werd een beperkt praktisch’ draaiboek voor alle 0800medewerkers opgesteld waarin antwoord te vinden is op praktische vragen die gesteld worden via e-mail of 0800 lijn en ‘to do’s’ bij problemen met het antwoordformulieren (hoe oplossen, hoe aangeven in Heracles). Aangezien het BVO DDK nog maar heel recent loopt is ook dit draaiboek een continue proces dat dagelijks wordt aangepast. In de 1e helft van 2014 zal dit draaiboek volledig zijn (hoewel aanvullingen steeds mogelijk zijn). Een uitgebreid draaiboek zoals reeds bestaat voor BVO BK zal ook in de 1e helft van 2014 uitgewerkt worden. - Actiefiche: Het uitvoeren van het Vlaams Bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar ( uitnodigingen) Doelgroep Mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar 2014 : geboortejaren 1940 , 1942 , 1944, 1946, 1948, 1950, 1952, 1954, 1956, 1958 Timing Van 1 januari tot 15 december 2014 worden uitnodigingen met testkits verstuurd. Na 8 weken worden herinneringsbrieven gestuurd naar de personen die niet gereageerd hebben op de uitnodiging. Binnen de 10 werkdagen worden resultaatsbrieven verstuurd naar deelnemers en huisartsen. Indicatoren 650.000 uitnodigingen De verwachte opkomst 35 %. Samenwerking SKR/IMA, Labo , gastro-enterologen Evaluatie permanent - Actiefiche: Uitrollen en bijsturen van het Vlaamse bevolkingsonderzoek DKO bij mannen en vrouwen van 56 tot 74 jaar Wat Aangezien het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker nog maar recent werd opgestart is het belangrijk om constant te evalueren en bij te sturen. Concreet staan onderstaande acties op de planning: - Het huidige materiaal (brieven, folders, posters etc.) aanpassen aan recente verbeteringen van het bevolkingsonderzoek, zoals bijvoorbeeld optimaliseren van het antwoordformulier, folder en gebruiksaanwijzing. - Nagaan of het huidige materiaal (brieven, folders, posters etc.) ook geschikt is voor specifieke doelgroepen, zoals mannen, a.d.h.v. beschikbare literatuur. - Implementeren van herinneringsbrieven en technische recalls en het proces voor het bestellen van afnameset hiervan in Heracles automatiseren. - Verwerking van stoelgangstalen en verzending resultaatsbrieven binnen de 14 kalenderdagen. - Knelpunten detecteren a.h.v. bijhouden parameters m.b.t. opmaken, versturen en opvolgen van de uitnodigingen. Een eerste aanpassing zal worden doorgevoerd voor het antwoordformulier. - Een webtool zal ontwikkeld worden om mannen en vrouwen sneller het jaar van hun uitnodiging terug te laten vinden. - Werken naar een uniforme procedure voor de resultaatsmededeling. Doel De uitrol van het bevolkingsonderzoek DKO a.h.v. optimale selecties, uitnodigingsbrieven en ander materiaal mogelijk maken met een verwachte participatiegraad van 35%. Doelgroep Vrouwen en mannen van 56 tot 74 jaar, met geboortejaar 1940, 1942, 1944, 1946, 1948, 1950, 1952, 1954, 1956 en 1958, zonder klachten en zonder verhoogd risico. Samenwerkingsverband Een samenwerking tussen het Centrum voor Kankeropsporing, in de hoedanigheid van de projectcoördinator dikkedarmkanker, de werkgroep sensibilisering, de commissie Heracles, de werkgroep onderzoek, het team preventie van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid, SKR, IMA, labo, gastroenterologen, huisartsen en anatoom-pathologen. Timing Q1: Vereenvoudiging en aanpassing antwoordformulier Q1: Ontwikkeling webtool uitnodigingsjaar Q1-Q2: Uniforme procedure voor de resultaatsmededeling. Q1-Q4: Implementeren van herinneringsbrieven en technische recalls Q1-Q4: Huidige DDK materiaal (brieven, folders, posters etc.) aanpassen aan recente verbeteringen van het bevolkingsonderzoek. Q1-Q4: Knelpunten detecteren en oplossingen bieden zijn een continu proces. Q4: Inventariseren nood aan aanpassing huidige uitnodigingsbrief voor de doelgroep mannen. Indicatoren - Opleveringsrapporten - Documenten en materialen opgesteld voor de algemene doelgroep en specifieke doelgroepen - Participatiegraad - Financiële evaluatie Impact Behalen van 35% participatie en verzending van 650.000 uitnodigingen. Evaluatie Opvolgen van behaalde participatie, evalueren a.d.h.v. procesindicatoren. Outcome - Intenties tot samenwerking en samenwerkingsakkoorden met organisaties en beroepsverenigingen Materialen (folders, steekkaarten, webteksten, nieuwsbrieven, informatiesessies, consensuspowerpoint etc.) ontwikkeld voor de zorgverleners Link actieplan: Subdoelstelling 2: Participatie, Preventiestrategie (2.1), Actie 2.1.5. Specifieke aandacht voor het bereiken van de mannen uit de doelgroep; Subdoelstelling 2: Participatie, Preventiestrategie (2.3), Actie 2.3.1. de financiële, geografische, socioculturele en informatieve toegankelijkheid tot bevolkingsonderzoeken verbeteren; - Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.1) uitnodiging; Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.4) accurate en tijdige resultaatsmededeling aan deelnemer en arts realiseren; Verantwoordelijke CvKO: Sarah Hoeck - Actiefiche:Ontwikkelen van een ondersteuningsaanbod voor het maximaliseren van de betrokkenheid van de zorgverleners in samenwerking met de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen voor DKO Wat Aangezien het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker nog maar recent werd opgestart is het vooral belangrijk om juiste informatie te laten doorstromen naar de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen. Concreet staan onderstaande acties op de planning: - Oplijsten van organisaties betrokken bij de sensibilisering m.b.t. het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker. -Up-to-date houden van de consensuspresentatie. Uitsluitend deze presentatie zal gebruikt worden bij informatie-momenten in Vlaanderen om zo op een consequente manier informatie te verspreiden en ook externe sprekers, zoals bijvoorbeeld huisartsen en gastro-enterologen in de regio, de kans te geven mee te werken aan informatiesessies voor de bevolking. - Naast de consensuspresentatie zal ook een presentatie ontwikkeld worden voor de beroepsgroepen (waaronder huisartsen en gastro-enterologen). - Op gepaste tijdstippen zal over participatiecijfers BVO DKO gecommuniceerd worden met de huisartsen. Dit zal op gepast tijdstip geconcretiseerd worden in overleg met Domus Medica en de Vlaamse Vereniging voor Gastro-enterologen, steeds in samenspraak met het VAZG. - M.b.t. follow-up moet nog nagegaan worden hoe we deelnemers aan het BVO DKO met positief resultaat, waarvan uit SKR-data blijkt dat er geen coloscopie heeft plaatsgevonden kunnen sensibiliseren om dit vervolgonderzoek alsnog te plannen. De motiverende rol van de huisartsen is hierin cruciaal. - Informatie en advies opmaken betreft de hoog risicogroep en verwijzing coloscopie. - Inventariseren welke congressen in 2014 nuttig zijn om aan deel te nemen en de zorgverleners via dergelijke congressen in te lichten over het BVO DKO, de stand van zaken, het benadrukken van de rol van de zorgverlener en indien mogelijk tussentijdse resultaten bezorgen. Deelname aan discussiepanels over het bevolkingsonderzoeken naar dikkedarmkanker. - Huidige DDK materiaal (brieven, folders, posters etc.) wordt in 2014 opnieuw bekeken door een kerngroep en het VAZG en indien nodig aangepast. - Een samenwerking opzetten met Stop darmkanker. Op 13/11/2013 vond reeds een eerste verkennend gesprek plaats tussen projectcoördinator DKO (S. Hoeck) en dr. Luc Colemont. - Communiceren naar alle gastro-enterologen over de wachttijden voor een coloscopie en implementatie van het coloscopieregister. Doel Correcte informatieverstrekking en sensibilisering door zorgverleners (waaronder huisartsen, gastroenterologen en anatoom-pathologen) aan de doelgroep van het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker mogelijk maken. Doelgroep Zorgverleners die een belangrijke ondersteunende, informerende en motiverende rol kunnen dragen in het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker, zoals zorgverleners, wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen. Samenwerkingsverband Een samenwerking tussen het Centrum voor Kankeropsporing, in de hoedanigheid van de projectcoördinator dikkedarmkanker en de werkgroep sensibilisering, het team preventie van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid en organisaties en beroepsverenigingen zoals de Vlaamse Vereniging Gastro-enterologen, Domus Medica en StopDarmkanker. Timing Q1: Vervolgoverleg met dr. Colemont aangaande de samenwerking met StopDarmkanker. Brainstormen binnen CvKO en met dr. Colemont en STK over mogelijke sensibilisatie-samenwerkingen voor internationale maand van dikkedarmkanker in maart. Q1: Overleg met Domus Medica m.b.t. verwijzen voor follow-up onderzoek bij deelnemers aan het BVO DKO met positief resultaat maar zonder coloscopie. Q1: Evaluatie en bijsturen antwoordformulier in overleg met het VAZG. Q1-Q2: Presentatie ontwikkelen voor de beroepsgroepen Q1-Q2: Huidige DDK materiaal (brieven, folders, posters etc.) aanpassen. Q1-Q2: Oplijsten van organisaties betrokken bij de sensibilisering m.b.t. het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker. Q1-Q4: Up-to-date houden van de consensuspresentatie, communicatie participatiecijfers, inventariseren congressen, … Q3-4: Communiceren naar alle gastro-enterologen over de implementatie van het coloscopieregister. Indicatoren - Opsomming aangesproken organisaties en beroepsverenigingen - Rapportage van intenties tot samenwerking - Documenten en materialen opgesteld voor de zorgverleners Impact Informatieverstrekking, sensibilisering en motivering door zorgverleners (waaronder huisartsen, gastroenterologen en anatoom-pathologen) aan de doelgroep van het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker op basis van up-to-date en correcte informatie. Evaluatie Opvolgen van gemaakte afspraken met de betrokken wetenschappelijke verenigingen en beroepsgroepen Outcome - Intenties tot samenwerking en samenwerkingsakkoorden met organisaties en beroepsverenigingen Materialen (folders, steekkaarten, webteksten, nieuwsbrieven, informatiesessies, consensuspowerpoint etc.) ontwikkeld voor de zorgverleners Link actieplan: Subdoelstelling 2: Participatie, Preventiestrategie (2.1), Actie 2.1.1. Identificeren van organisaties die sensibiliseren en informeren over bevolkingsonderzoeken naar kanker; - Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.1) uitnodiging; - Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.5) nazorg; - Subdoelstelling 3C: BVO Dikkedarmkanker, Preventiestrategie (3C.6) verhoogd risico; Verantwoordelijke Sarah Hoeck Consensuspresentatie DDK werd opgesteld en wordt in de volgende Vlaamse werkgroep darmkanker voorgelegd voor feedback. Na verwerking van mogelijke feedback en definitieve goedkeuring VAZG zal deze consensuspresentatie verdeeld worden over de afdelingen en zal uitsluitend deze presentatie gebruikt worden bij informatie-momenten in Vlaanderen om zo op een consequente manier informatie te verspreiden en ook externe sprekers, zoals gastro-enterologen in de regio, de kans te geven mee te werken aan informatiesessies. Huidige DDK materiaal (brieven, folders, posters etc.) wordt in 2014 opnieuw bekeken door een kerngroep en het VAZG en indien nodig aangepast. Uit de vraag van gemeenten en artsen, blijkt dat er nood is aan een meer algemene folder of flyer. In functie van de Zenith beurs en de eerste informatiemomenten werd reeds een eerste ontwerp hiervoor gemaakt. In februari 2014 zal dit ontwerp voorgelegd worden aan Wablieft en vervolgens ter goedkeuring voorgelegd worden aan het VAZG. Samenwerking huisartsen: Alle Vlaamse huisartsen hebben informatiepakket DDK ontvangen. Er werden nog geen informatie-momenten gepland voor huisartsenkringen. Wel zal er pro-actief in januari-februari (naast de reeds bestaande consensuspresentatie) ook een Powerpoint ontwikkeld worden voor de beroepsgroepen (waaronder huisartsen en gastro-enterologen). Mochten er vragen komen vanuit het werkveld, is er reeds een meer aangepaste presentatie voorhanden. Samenwerking gastro-enterologen: op het Herfstsymposium VVGE op zaterdag 23/11/2013 in Brugge was het CvKO vertegenwoordigd door de voorzitter en de projectcoördinator voor mochten er omtrent het bevolkingsonderzoek nog vragen zijn. Alle GE hadden reeds twee weken voordien een informatiepakket ontvangen. Er waren slechts enkele die nog een informatiepakket wensten mee te nemen. Er waren zo goed als geen vragen. Wel was het bevolkingsonderzoek zeer zichtbaar aanwezig en werden de uitnodigingen voor de Gezondheidsconferentie op vraag van Hera door CvKO uitgedeeld aan alle aanwezig gastro-enterologen. In samenspraak met de VVGE zal bekeken worden of het aangewezenis om deze aanwezigheid in 2014 te herhalen. Samenwerking bevolkingsonderzoeken Nederland: Er zal met Nederland (RIVM) contact genomen om expertise uit te wisselen – mits goedkeuring VAZG. Actualiseren van de inspiratie- map voor gemeenten Mutualiteiten en gemeenten hebben reeds informatie opgevraagd voor korte tekst in ledenblad. CvKO heeft hen steeds een ‘voorbeeld tekst’ bezorgd met enkele foto’s van de afnameset, en logo CvKO (zie voorbeelden tijdslijn DDK2013 onderaan in tabel). Begin 2014 zullen professionele foto’s afnameset genomen worden. 3.3 Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64 jaar 3.3.1 Het opmaken, versturen en opvolgen van de aanbevelingsbrieven. De gebruikte documenten worden jaarlijks geëvalueerd en zo nodig aangepast - Actiefiche: Het uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64 jaar (brieven). Doelgroep Vrouwen van 25 tot 64 jaar Timing Aanbevelingsbrieven worden verstuurd van 01 januari tot 15 december. Indicatoren Er worden brieven verstuurd naar iedereen uit de geselecteeerde groep tot juni 2014 .Nadien wordt een deel van de doelgroep aangesproken via nieuwe methodieken. Voor 2015 zal op basis van de evaluatie vandeze methodieken een uitnodigingsplan gemaakt worden. Op basis van een analyse van de non – responders (oa leeftijdsklassen, geografische sector) en de internaltionale literatuur zal een plan worden uitgewerkt voor de uitnodigingen vanaf 2015. Samenwerking SKR/IMA Domus Medica Evaluatie Begin juli: Eind september: doorstart nieuwe methodieken Eindrapport: 2015 Verantwoordelijke: Eliane Kellen 3.3.2 Het opzetten en beheren van toegankelijke communicatiekanalen Onze gratis telefoonlijn 0800/60160 is beschikbaar alle werkdagen van 09 tot 12 en van 13 tot 16 u.Via onze website kunnen vrouwen meedelen dat ze geen brieven meer wensen te ontvangen. Op onze website www.bevolkingsonderzoek.be is er ook een meldpunt waar de doelgroep, zorgaanbieders en andere actoren in het bevolkingsonderzoek terecht kunnen met vragen en klachten 3.3.3 Het bewaren en registreren voor weigeringen tot deelname aan het bevolkingsonderzoek Deze gegevens worden bewaard in de centrale databank Heracles Onze gratis telefoonlijn 0800/60160 is beschikbaar alle werkdagen van 09 tot 12 en van 13 tot 16 u.Via onze website kunnen vrouwen meedelen dat ze geen brieven meer wensen te ontvangen. Op onze website www.bevolkingsonderzoek.be is er ook een meldpunt waar de doelgroep, zorgaanbieders en andere actoren in het bevolkingsonderzoek terecht kunnen met vragen en klachten 3.3.4 Het meewerken aan het ontwikkelen van een draaiboek over het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker Het CvKO verleent hieraan zijn medewerking. Actiefiche: Uitrollen en bijsturen van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64 jaar - Baarmoederhalskankerscreening: Wat Ondersteunend materiaal om het nemen van een geïnformeerde keuze te bevorderen van vrouwen uit de doelgroep over al dan niet deelname aan het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker te bevorderen (actie 2.1.3). De kernboodschappen die opgenomen worden zijn: • Voorkomen, risicofactoren en symptomen van baarmoederhalskanker • Het objectief van het bevolkingsonderzoek en het verloop van het uitstrijkje • De voor- en nadelen van deelname. Doel • De toegankelijkheid tot het bevolkingsonderzoek verhogen met een verwachte participatiegraad van 60%. • Vrouwen uit de doelgroep alert maken en informeren over de voor- en nadelen van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskankerscreening. • De spreektest van de consensuspowerpresentatie zal volledig uitgeschreven worden zodanig dat zowel interne als externe sprekers steeds dezelfde boodschap zullen overbrengen. Doelgroep Vrouwen tussen 25 en 64 jaar die in aanmerking komen voor baarmoederhalskankerscreening met een speciale aandacht voor de ondergescreenden (Informatie op maat : actie 2.1.5): • Oudere vrouwen • Kansarme vrouwen • Allochtone vrouwen Timing • Consensuspowerpresentatie: Q1 • Tool voorzien op de website www. Bevolkingsonderzoek.be zodat vrouwen uit de doelgroep snel te weten komen wat de datum van de laatste screening is en wanneer men een volgende keer zal worden uitgenodigd (actie 3A.1.2). Deze webtool zal gebeuren met de viewer van de mutaltiteiten en zal geintegreerd worden in Vitalink: Q4 • Vereenvoudigde folder: Q2 • Klachtenregistratie in het algemeen (zie hierover eveneens de infofiche Klachtenregistratie) en in het bijzonder over onterecht aangerekende kosten (actie 3A.2.5): continu • Optimaliseren FAQ op de website www.bevolkingsonderzoek.be op basis van vragen per mail of 0800 lijn: continu Samenwerking • De inhoud van de consensuspowerpointpresentatie wordt afgetoetst in de adviesgroep sensibilisatie en de Vlaamse WG BMHKS. • De vereenvoudigde folder wordt gebaseerd op de folder ontwikkelt door de provincie Limburg. Het beslissingstraject van de folders volgt dat zoals afgesproken met VAGZ: o Voorstel vanuit Adviesgroep o RVB CVKo o Vlaamse WG en VAGZ o Na verwerking en aanpassing naar Watblieft (inhoud mag niet meer wijzigen, enkel taalgebruik) o VAGZ: team preventie bundelt commentaar van team preventie en team communicatie o RVB CVKo o Na laatste wijzingen en huisstijl naar de drukker • Voor de klachtenregistratie werken de afdelingen Leuven en Gent van het CvKO samen. De klachtenregistratie in het algemeen en in het bijzonder rond onterecht aangerekende kosten wordt gerapporteerd aan VAGZ en de Vlaamse WG BMHKS, zodat eventueel de dienst voor geneeskundige evaluatie en controle (DGEC) van het RIZIV kan worden ingeschakeld. • Voor de webtool wordt samengewerkt met Group Van Damme als bouwer van de website en de Vlaamse WG BMHKS. Verwachte impact De folder en de consensuspowerpointpresentatie zullen vrouwen in staat stellen een geïnformeerde keuze maken al dan niet deel te nemen aan de screening, en geeft de verschillende segmentaties van vrouwen (oudere leeftijd, kansarm, allochtoon) informatie op maat. Indicatoren • Powerpointpresentatie en folder zijn beschikbaar. De folder zal verspreid worden via de Logo’s en andere organisaties die rechtstreeks contact hebben met de vrouwen voor wie deze folder geschikt is. • Tool op de website is beschikbaar • Aantal klachten over toepassing van nomenclatuurregels; daling over de jaren heen Evaluatie Het gebruik van de folder en de powerpointpresentatie zal gerapporteerd worden aan VAGZ. Het gebruik van de webtool zal geëvalueerd worden door middel van Google Analytics. De klachten ivm onterechte kosten zullen steeds gerapporteerd worden aan de Vlaamse WG BMHKS. Verantwoordelijke Eliane Kellen, CvKO, afdeling Leuven Actiefiche van een ondersteuningsaanbod voor het maximaliseren van de betrokkenheid van de zorgverleners in samenwerking met de betrokken wetenschappelijke vereningen en beroepsgroepen voor BMHKS. Wat Doorstromen van correcte informatie naar de betrokken wetenschappelijke vereningen en beroepsgroepen Oplijsten van organisaties betrokken bij de sensibilisering m.b.t het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker Up to date houden van de consensuspresentatie (belangrijk ivm een mogelijke toekomstige omschakeling naar HPV typering). Uitsluitend deze presentatie zal gebruikt worden bij informatie-avonden in Vlaanderen om zo op een consenquente informatie te verspreiden en ook externe sprekers, huisartsen en gynaecologen, in de regio de kans te geven mee te werken aan informatiesessies voor de bevolking. Op gepaste tijdstippen zal over de partipatiecijfers gecommuniceerd worden naar huisartsen en gynaecologen. Dit zal gebeuren in overleg met VVOG, Domus Medica en VAGZ. Doel Correcte informatieverstrekking en sensibilisering door de zorgverleners (huisartsen en gynaecologen) aan de doelgroep van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker mogelijk maken. Doelgroep Zorgverleners die een belangrijke ondersteunende, informerende en motiverende rol dragen in het bevolkingsonderzoek Samenwerkingsverband Er wordt samengewerkt met de betrokken beroepsgroepen, VVOG en Domus Medica, en het VAGZ. Timing: Q1-Q4: up to date houden van de consensusppt Q1-Q4: up to date houden van de participatiecijfers Q1-Q2: oplijsten van de organistaties betrokken bij de sensibilisatie van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker Indicatoren: Opsomming aangesproken organisaties Consensuspowerpointpresenatie beschikbaar Participatiecijfers beschikbaar Evaluatie Lijst aangesproken organisaties beschikbaar Overzicht gebruik powerpointpresentatie beschikbaar Participatiecijfers beschikbaar Verantwoordelijke Eliane Kellen, CVKO, afdeling Leuven 3.4 In overleg met het Agentschap de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker evalueren (minimaal de proces- en effectindicatoren) en hierover minimaal jaarlijks rapporteren Het CvKO stelt één globaal jaarrapport op over de 3 bevolkingsonderzoeken. De publicatie ervan wordt jaarlijks voorzien in de loop van de maand oktober. Conform de richtlijnen van de Europese aanbevelingen zal gerapporteerd worden welke normen er behaald werden, en in hoeverre deze aansluiten of binnen de vooropgestelde normen vallen. Er is echter een groot verschil in mogelijke rapportering van de drie bevolkingsonderzoeken. ( zie de voorgaande infofiches van de bevolkingsonderzoeken). De rapportering van het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker hangt volledig ( behalve de weigeringen en spontane meldingen) af van de informatie die doorgegeven wordt via de exclusielijsten en er zal dus altijd een grote time-delay zijn eer men resultaten kan berekenen. Ook zal men door de specifieke organisatie van dit bevolkingsonderzoek een heel eigen manier moeten ontwikkelen om te rapporteren vermits er in tegenstelling tot de andere bevolkingsonderzoeken er geen rechtsteeks verband aan te tonen is tussen het opsturen van een aanbevelingsbrief en een deelname. Dit zal in overleg met de SKR die instaat voor de inzameling van deze gegevens in 2014 opgemaakt worden. Voor de rapportering van participatie van het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker zullen de eerste rapporten in 2014 opgesteld worden. Voor een uitgebreide kwaliteitsevaluatie en de detectie van tumoren is het wel noodzakelijk dat het colonregister door de SKR opgezet wordt en functioneel is. Voor het bevolkingsonderzoek naar borstkanker zal over dezelfde items betreffende 2013 gerapporteerd worden. Performantieparameter jaar Norm Participatiegraad 2010-2011 > 75% wenselijk (Vlaamse norm) Technische heroproepproportie Aanvaardbaar <3%, wenselijk <1% Radiografisch goede kwaliteitsproportie >85% Doorverwijzingspercentage: eerste ronde Aanvaardbaar <7%, wenselijk <5% Doorverwijzingspercentage: vervolgronde Aanvaardbaar <5%, wenselijk <3% Verwerkingstijd 90% van dossiers 90% binnen 14 dagen (wenselijk) of 21 Performantieparameter jaar Norm (aanvaardbaar) kalenderdagen Kankerdetectiegraad: eerst ronde >3 x IR (3,75) Kankerdetectiegraad: vervolgronde >1.5 x IR (1,8) Positief predictieve waarde: eerste ronde (max) Geen norm Positief predictieve waarde: vervolgronde (max) Geen norm % invasieve tumoren: eerste ronde 80-90% % invasieve tumoren: vervolgronde 80-90% % invasieve tumoren <=10 mm: eerste screening >=25% % invasieve tumoren <=10 mm: vervolgscreening >=25% (aanvaardbaar), >=35% (wenselijk) Klierstatus N-: eerste screening >=70% Klierstatus N-: vervolgscreening >=75% Stage II+: eerste screening <=30% Stage II+: vervolgscreening <=25% % borstsparend: eerste screening Geen norm % borstsparend: vervolgscreening Geen norm geobserveerde intervalkankerratio (2008) <30% 0-11 md na negatieve screening geobserveerde intervalkankerratio (2008) 12-23 md na negatieve screening <50% 3.5 Het formuleren van aanbevelingen om de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek te verhogen en inplannen van acties om de eigen werking te optimaliseren 3.5.1 Voorziene initiatieven: - Het gebruik van de centrale mamplanner in het uitnodigingssysteem van de borstkankeropsporing - Aanbevelingen van de “pool van radiologen” voor vernieuwing van protocolformulieren en evaluaties van 1ste en 2de lezers. - Opvolgen van delaytimes. - Realisatie en opvolgen van de klachtenregistratie , 1 registratiesysteem voor de 3 bevolkingsonderzoeken. Opstellen van een transparante klachtenprocedure. - Onderzoeken van toepassing van sociale media in 1 of meerdere bevolkingsonderzoeken. Voorstellen worden geëvalueerd in samenwerking met het communicatiebureau 4 XL en andere externe experten op dit vlak (ref Resultaatsgebied 1 - Werkgroep Onderzoek). De oorspronkelijke voorstellen worden duidelijk geformuleerd door het CvKO zelf. - Op basis van de eigen SWOT analyse, uitgevoerd door alle afdelingen, zullen de gerapporteerde sterktes en de zwaktes nauwgezet bekeken worden, en zal voor optimalisering van de interne werking van het CvKO in eerste instantie beroep gedaan worden op de aanwezige competenties van de medewerkers binnen het CvKO. Op basis hiervan kunnen taken en verantwoordelijkheden toegewezen worden. - Dikkedarmkankeropsporing: Zoals vermeld in de machtigingsaanvraag worden een hele reeks van kwaliteitsindicatoren bijgehouden gedurende het BVO DDK. In de beginfase is het niet mogelijk om hier al nuttige gegevens over te formuleren. In analogie met de andere bevolkingsonderzoeken zal op afgesproken momenten met VAZG jaarrapport en tussentijdse rapporten met nodige gegevens verschaft worden. Prioriteit zal gegeven worden aan het identificeren van indicatoren en de bepaling van de daarbij horende aanvaardbare normen. Het CvKO zal een voorstel doen voor indicatoren voor monitoring en evaluatie van het bevolkingsonderzoek. 3.5.2 Het bevorderen van kennis en ondersteuning van implementatie via de website Op de website zullen materialen ter beschikking zijn om te raadplegen, te downloaden en eventueel te bestellen. (zie Resultaatsgebied 1 - website) Vandaag is het mogelijk om via de website de vraag te formuleren om op de hoogte gehouden te worden over recente ontwikkelingen. Voor borstkanker wordt een lijst aangelegd van de personen die dit verzoek gepost hebben. In 2014 kan verkend worden op welke manier tegemoet kan gekomen worden aan deze vraag, bv door de introductie van een periodieke nieuwsbrief of nieuwsflash. 3.5.3 Het bevorderen van kennis en ondersteuning van implementatie via periodieke publicaties Er worden publicaties gepland in o.a. vaktijdschriften en medische pers. Voor DDK wordt een publicatie gepland in de nederlandstalige vakliteratuur. Ook zal er een wetenschappelijke analyse gebeuren van het huisartsenproject die eventueel kan leiden tot publicatie van deze resultaten. Tot in 2012 hadden afdelingen een eigen beleid ivm periodieke nieuwsbrieven en rapportage. In 2014 wordt bekeken of het haalbaar is om op Vlaams niveau periodieke publicaties te voorzien en naar welke doelgroep. Beslissingen hieromtrent worden opgenomen in het globale lange termijn communicatieplan. 3.5.4 Bekendmaking van lokale acties gericht op deelname aan de bevolkingsonderzoeken en ondersteuning van implementatie voor intermediairen die lokaal aan participatieverhogende activiteiten willen werken Voor de 3 BVO’s kunnen lokale acties (met sjabloon) en acties van partners bekendgemaakt worden via de kalender op de website, dit in aansluiting van het beleid dat in 2014 uitgewerkt wordt. Het CvKO faciliteert centraal (voor mammoboxsessies gecombineerd met evaluatie) en gedecentraliseerd via de afdelingen( infosessies met de consensuspresentaties) het gebruik van methodieken door middel van een financiële tegemoetkoming. Op deze manier zijn voorgenoemde initiatievenkosteloos voor de organiserende instantie. Deze financiële tussenkomst loopt verder in 2014. 3.5.5 Het bevorderen van kennis, ondersteuning van implementatie en deskundigheidsbevordering via vormingsmomenten en studiedagen. Het CvKO heeft reeds jaren ervaring met het opleiden van lesgevers en begeleiders (“teach the teacher”) in het kader van sensibilisatieprojecten, meer specifiek voor het gebruik van de consensuspresentatie, begeleiders van de interactieve tentoonstelling en het mammoboxspel. Met behulp van de consensuspresentatie worden sprekers vanuit verschillende afdelingen ‘opgeleid’ om informatie-momenten te geven. Net zoals voor overige BVO worden er per afdeling sprekers voor DDK en BHK naar voor geschoven. Voorlopig worden enkel Sarah (Antwerpen) en Eliane (Leuven) uitgestuurd voor informatie-momenten over DDK totdat overige sprekers geselecteerd in de afdelingen volledig gebriefd zijn voor het kunnen presenteren over DDK. Voor BHK zal Eliane Kellen de nodige opleiding geven om sprekers voor te bereiden over BHK. Wat de doelgroep intermediairen betreft, heeft worden ad hoc infosessies of vormingsmomenten voorzien voor Sociaal-culturele verenigingen (bijv. OKRA, KVLV, verenigingen met werking gericht op allochtonen/vrouwen uit kansengroepen, …) Mutualiteiten Beroepsverenigingen (bijv, apothekersverenigingen, …) Huisartsenkringen interne / externe preventiediensten (bedrijven) Wijkgezondheidscentra Begeleiders in specifieke voorzieningen (vluchthuis, psychiatrische hulpverlening, sociale dienstverlening en OCMW) Logo’s. In de toekomst kan vorming rond een topic waarvoor de gemeenschappelijke nood bestaat gekoppeld worden aan het Jaarlijks overleg CVKO/Logo’s/VIGeZ Lokale besturen (gemeenten), OCMW’s en sociale diensten Dit zowel op vraag als pro-actief vanuit het CvKO. Over de concrete projecten wordt systematisch gerapporteerd in het jaarverslag van het CvKO en door de Logo’s in CIRRO. De jaarlijkse dag van het bevolkingsonderzoek kan in deze context geplaatst worden. Resultaatsgebied 4. Het toepassen van een operationeel informatiesysteem als vermeld in artikel 32, §1, van het decreet van 21 november 2003 4 Heracles 4.1 Heracles/software Op dit moment werken zowel het BHK-screening ( start juni 2013) en DDK-screening ( start oktober 2013) via dezelfde webapplicatie Heracles 2. In 2014 zal ook voor BK-screening de omzetting van de oude webapplicatie Heracles 1 naar dit nieuwe platform voltooid zijn zodat één webapplicatie zal gebruikt worde in de drie bevolkingsonderzoeken. Dit herschrijven was nodig om de laatste technologie te kunnen gebruiken om gemakkelijker aanpassingen te kunnen doen, maar ook om sneller en veiliger te werken. Het e-Health platform kan dan ook gebruikt worden bij de 3 bevolkingsonderzoeken 1. voor een veilig toegangsbeheer via de e-ID 2. een dagelijkse update van de adresgegevens 3. het opzoeken van recente adressen 4. het gebruik van de e-healthbox om medische berichten versleuteld en veilig te verzenden naar artsen, diensten zoals de mammografische eenheden of het CvKO. Bijkomend voordeel is dat inspanningen om de software te verbeteren een gunstige invloed hebben op de 3 screeningsprogramma´s . Dit houdt oa. in dat de basis, zijnde het populatiebestand, voor de 3 programma’s zal gebruikt kunnen worden. Het referentienummer zal over de drie programma’s identiek zijn, zodat er onmiddellijk linken kunnen gelegd worden bij personen die binnen de drie of twee programma’s gekend zijn. Bij adreswijzigingen zal dit onmiddellijk een effect hebben op de 3 programma’s. Na het stabiliseren van de werking zal in 2014 vooral de nadruk liggen op verbetering van fouten ontdekt na de eerste maanden gebruik, het verhogen van de gebruiksvriendelijkheid en het optimaliseren van de doorstroming zodat deelnemers snel hun resultaat kennen. Ook de eerste nieuwe rapporten zullen getrokken worden uit de dataset die aangeleverd wordt door Heracles 2. Voor wat betreft het borstkankerprogramma zullen de rapporten identiek blijven, maar voor baarmoederhals en dikkedarmkanker zullen de eerste rapporten uit dit databestand kunnen geëxtraheerd worden Door de omschakeling en het gebruik van e-Health is het ook mogelijk en veilig om externe diensten toegang te geven tot een specifiek deel van Heracles. Zo zullen in de loop van 2014 ook de mammografische eenheden die dit willen toegang krijgen om rechtstreeks hun lezingen in te voeren. Dit kan het doorloopproces niet alleen versnellen , maar ook de kans geven om kwaliteitsverhoging door te voeren door informatie (zoals info over voorgaande beelden) ter beschikking te stellen van de eerste lezer als deze in de mammografische eenheden niet aanwezig zou zijn. Ook zal het elektronisch doorsturen van eerste lezingen, antwoordformulieren en digitale MX verbeteren en beter kunnen opgevolgd worden. Het verder automatiseren van processen en het doorbreken van de vroegere regionale opdeling zal ook in 2014 een aandachtspunt zijn. Dit zal als gevolg hebben dat een afdeling taken kan uitvoeren voor het hele werkingsgebied van het CvKO. Nu gebeurt dit reeds voor kwaliteitsbewaking en opvolging van bijvoorbeeld de doorlooptijd (met gunstige effecten op de performantie). In 2014 zal dit ook kunnen voor het verplaatsen en maken van afspraken door het activeren van een webbased versie van mammplanner . Omdat de goede werking van het maken van afspraken cruciaal is voor de dagdagelijkse organisatie van de borstkankerscreening zal de uitrol geleidelijk gebeuren en eerst slechts in één afdeling om dan na het oplossen van de problemen die elk begin kenmerkt uitgerold te worden over alle afdelingen. Bijkomende projecten in samenwerking met Domus Medica in 2014 is het verzekeren dat alle informatie van een deelnemer ( tenzij dit expliciet geweigerd werd) toekomt bij de gmd-houdende arts en dan wel zo gecodeerd dat deze informatie herkenbaar is voor de geaccrediteerde medische software pakketten en zo direct bruikbaar is in het GMD-plus. Er zal ook nagegaan worden wat de mogelijkheden zijn binnen de privacy-wetgeving om de gmd-houdende huisarts nog meer actief te betrekken. Nieuwe vormen van rapportering en combineren van gegevens zullen uitgewerkt worden zoals het grafisch weergeven van specifieke screeningsgegevens gelinkt met de statische sectoren. Een programma dat oa gebruikt wordt door de provincies werd hiervoor aangeschaft. Data over participatie (van de drie bevolkingsonderzoeken) op het niveau van statistische sector of wijk kunnen als dusdanig gelinkt worden aan dit programma. Bedoeling is niet alleen om de gemeenten en de logo´s door deze geanonimiseerde gegevens achtergrond info te geven nuttig voor hun werking in het kader van de screening , maar ook om een zicht te krijgen op eventuele kenmerken van deelnemers en niet-deelnemers en om een tool te hebben om de invloed van acties op deelname beter en meer in detail te kunnen evalueren. Zoals elders besproken zullen nieuwe technieken van sensibilisatie en het vervangen van per post bedeelde brieven bekeken worden. Hiervoor zullen kleinere proefprojecten uitgeschreven worden om de haalbaarheid en efficiëntie te testen, één voorbeeld hiervan is het opmaken van de voor-en nadelen van een proefproject voor de aanbevelingsbrief naar baarmoederhalskanker per SMS. Dit zal aangepast zijn aan de specifieke doelgroep. Zo zal de mogelijk rol van sociale media, SMS anders zijn volgens bijvoorbeeld de leeftijdsgroep. De software zal hier enerzijds een rol spelen in het selecteren van deze specifieke doelgroep ,het inpassen in het bestaande systeem, maar anderzijds ook in het verzamelen en bewaren van deze nieuwe contactmogelijkheden. - Actiefiche: Het beheer en aanpassen van de databank Heracles 2 Wat In de organisatie van de bevolkingsonderzoeken neemt Heracles als registratiedatabank een erg centrale rol in doordat het niet alleen een verzameling is van geregistreerde data maar ook een werkinstrument dat diverse processen automatiseert of ondersteunt ( aanpassen doelgroep, toepassen exclusies, uitnodigingen, afmeldingen, deelname registreren, feedback, communicatie, kwaliteitsopvolging, rapportering en informatie) .De vernieuwde databankstructuur Heracles 2 wordt reeds gebruikt voor dikkedarmkankerscreening en baarmoederhalskankerscreening en zal in 2014 ook gebruikt worden voor borstkankerscreening. Een voortdurende verbetering van deze registratiedatabank ( en zo van het verloop van de het bevolkingsonderzoek) en het beschikbaar stellen van gegevens is essentieel voor kwaliteitsopvolging en informeren van de doelgroep, betrokken artsen en de overheid. Doel Optimaliseren 1. van de registratie en bijwerken van doelgroepsbestanden 2. gebruik van de exclusiebestanden, snellere doorstroom van de data op een strikt beveiligde manier 3. Registratie van gegevens via rechtstreekse overdracht ( Labo, ME), 0800-lijn, mail of website 4. Interne controles en bewaking 5. Doorgeven van resultaten aan deelnemers en artsen 6. Data voor algemene info ( gemeenten, Logo, …) 7. Kwaliteitsbewaking 8. Rapportering Doelgroep Alle betrokkenen : deelnemers, CvKO, SKR, artsen, agentschap Samenwerkingsverband Er is een samenwerking tussen het Centrum voor Kankeropsporing ( Ebit+Fitit Imtech) met SKR/IMA. Daarbij is er ook samenwerkingsverband tussen Domus Medica en CvKO voor de gegevensstroom naar de huisarts en invoegen van gegevens op een bruikbare manier in het EMD. Timing Q1: optimalisatie dikkedarmkankerregistratie na oplijsting van de problemen Q1: verbetering gebruik e-Healthplatform/update van doelgroepbestanden en monitoring van kwaliteit van deze datastroom. Q1-Q2: Aanleveren data en grafische voorstelling cijfers Q1-Q2: Evaluatie en cijfergegevens van dikkedarmkankerscreening en baarmoederhalskankerscreening Q2-Q3: overdracht borstkankerscreening naar Heracles 2 Q1-Q4: project met Domus Medica Q4: rechtstreekse toegang tot Heracles voor invoer lezingen Q4: aanleveren gegevens bruikbaar voor Vitalink (1ste stap), de kostprijs voor het aanleveren (m.u.v. de personeelskost voor het CvKO) van de gegevens van Herakles voor Vitalink zitten niet in de begroting voor het uitvoeren van het jaarplan 2014. Q3:jaarrapport borstkankerscreening en darmkankerscreening en baarmoederhalskankerscreening en de andere 2? Indicatoren: Aanleveren gegevens & jaarrapporten & toegangsmogelijkheden Impact Een goed ontwikkelde en bijgestuurde Heracles maakt volgende dingen mogelijk: 1. Kwaliteitsopvolging & operationeel bevolkingsonderzoek 2. Informatieverspreiding naar betrokken personen Evaluatie: Vlot verloop van het bevolkingsonderzoek met een aanvaardbare doorlooptijd en juiste doelgroep ( geen onnodige brieven) Evaluatie exclusiebestanden Kwaliteit van de gegevens Beschikbaarheid gegevens Outcome Dataoverdracht, registratie, resultaatmededeling, evaluatie, remediering, communicatie opvolgingsonderzoeken en rapportering Link actieplan: gezien de centrale rol van Heracles zijn verschillende acties hiermee verbonden: Actie 1.1.5. Actie 1.1.6 Actie 1.3.1-1.3.5 Actie 3A 1.1 Actie 3B.3.8 Actie 3B.4.1- 4.4 Actie 3C. 4.1-4.4 Eindpunt: Continu proces Verantwoordelijke CvKO: Patrick Martens 4.2 Uitnodigingsbestand Het creëren, updaten, beheren en gebruik maken van een uitnodigingsbestand op basis van de populatiedatabank aangeleverd door de Vlaamse overheid, en verrijkt met gegevens uit andere bronnen, waaronder het cyto-histo-pathologieregister en andere relevante externe registers die betrekking hebben op baarmoerderhalskanker, borstkanker en dikkedarmkanker, in overeestemming met evoluties in het kader van E-Health De Vlaamse overheid levert vanuit het verrijkt populatieregister een bestand aan van vrouwen tussen 25 en 74 jaar, evenals van mannen tussen 56 en 74 jaar. Dit is de basis. Op regelmatige tijdstippen wordt dit bestand geüpdatet vanuit het e-health platform (adreswijzigingen, overlijdens, nieuwe inwoners). Dit bestand wordt gekoppeld aan het cyto-histo-pathologieregister van de Stichting Kanker Register (SKR), en aan het IMA register. Andere registers die informatie hebben over ‘vragen om geen uitnodiging meer te ontvangen’ zijn een meerwaarde. Bedoeling hiervan is: Personen die geregistreerd werden met een kanker, hetzij van de baarmoederhals, de dikke darm, of de borst Personen die geregistreerd werden met een recent uitstrijkje (met een termijn van 3 jaar), een verwijdering van de baarmoederhals (definitief), een hemocult stoelgangonderzoek (met een termijn van 2 jaar), een colposcopie (met een termijn van 10 jaar) of een recente mammografie, uit te sluiten van aanschrijving (uitnodigen of aanmoedigingsbrief). Voor sommige personen zal dit een definitieve uitsluiting betekenen, voor andere tijdelijk. Dit zorgt ervoor dat: 1. Personen niet onnodig uitgenodigd of aangemoedigd worden voor een specifiek onderzoek, wat de organisatiekosten zal drukken 2. Personen niet aangemoedigd worden tot overconsumptie, wat de sociale zekerheid ten goede zal komen 3. Personen niet onnodig lastig gevallen worden indien het onderzoek geen zin meer heeft. 4.3 Het registreren van relevante gegevens met betrekking tot de eigen activiteiten met het oog op de organisatie, kwaliteitsbewaking en evaluatie van het bevolkingsonderzoek, met begrip van gegevens met betrekking tot niet deelname (oa. Verzoek om geen uitnodiging of aanmoedigingsbrief meer te ontvangen) In het bevolkingsonderzoek naar borstkanker worden alle relevante gegevens met betrekking tot de eigen activiteiten en uitkomsten ervan reeds op regelmatige basis geregistreerd en gepubliceerd. Het evaluatieplan (periode 2006 – 2012) dat gemaakt werd ter voorbereiding van de gezondheidsconferentie is hier ook een voorbeeld van. De resultatenvan de kwaliteitsbewaking worden tevens op regelmatige basis gerapporteerd aan de betrokken actoren (1ste en 2de lezers), en bestaan er procedures om de kwaliteitsnormen te behouden enerzijds, en anderzijds ook te verbeteren. Ook worden er remediëringen uitgewerkt, opgevolgd.en werd een pool van radiologen opgericht om hierop toe te zien, en ook de reusltaten te valideren. Er bestaan procedures tot intrekking van erkenning. Voor wat betreft het bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker heeft het SKR de opdracht gekregen om de kwaliteitscontrole uit te voeren. Dit moet mee opgenomen worden in het registratiesysteem van baarmoederhalskankerscreening (deze stap moet nog verder verkend en onderzocht worden, en er zouden ook procedures moeten uitgewerkt worden indien niet voldaan wordt aan de kwaliteitsnorm). Als basis zouden ook hier de Europese aanbevelingen moeten gebruikt worden. In 2014 zal wel een rapport gemaakt worden van de gegevens die in Heracles aanwezig zijn. Dit beslaat de reden van weigering tot deelname, de exclusiebestanden, de uitnodigingen en de daaropvolgende deelname (regelmatig, interval …). Vermits er geen rechtstreekse registratie van de deelname is deze evaluatie enkel mogelijk na opladen van exclusiebestanden die deze gegevens bevatten. We moeten dus rekening houden met het feit dat deze gegevens gebaseerd zijn op facturatiegegevens en de volledigheid van deze gegevens pas kan verzekerd worden na een voldoende tijd ( tot 2 jaar). Voor het bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker kan de respons op de uitnodigingsbrief gemeten worden, maar zullen de gegevens en kwaliteit van het verdere onderzoek namelijk de coloscopie maar ter beschikking zijn via de exclusielijsten aangevuld met gegevens van het op te richten coloscopieregister. Voor alle 3 de bevolkingsonderzoeken wordt de vraag ( via 0800, via mail of via de website) om geen brieven meer te krijgen geregistreerd. 4.4 Het uitwisselen van de gegevens met de Stichting Kankerregister en andere relevante registers die betrekking hebben op de bevolkingsonderzoeken naar kanker, met het oog op de organisatie, kwaliteitsbewaking en evaluatie van de bevolkingsonderzoeken Zie teksten over exclusielijsten. Verder is door het aanleveren van Kankergegevens (voor BK en mogelijks later voor DDK) het mogelijk om de feedback gegevens over de gevonden kankers aan te vullen , maar ook de intervalkankers te evalueren. Centrum voor Kankeropsporing Overzicht planning activiteiten 2014 Q1 Q2 Q3 Q4 Resultaatsgebied 1. Informatie en advies 1.1 Algemene coördinatie en samenwerking 1.1.1 Algemene vergadering Vergadering vergadering 1.1.2 Raad van Bestuur Vergadert 5-6* id id id 1.1.3 Dagelijs Bestuur/directie Contact telefonisch en via id id id mail Mei tussentijdsrapport 3 Sept tussentijdsrapport 2 BVO Werkgroep onderzoek Planning mediareacties jaarverslag Planning, taakafspraken Technische commissie Vergadert maandelijks Adviesgroep sensibilisatie Inpassing Voorjaar 2015 : eindrapport 3 BVO Vlaamse Gesprek kansengroepen synthesedocumenten Rapportage overleg Integratie in globaal plan Aanpassing dr feedback, Afwerking methodiek werkgroep Sensibilisatie advies WG Sensibilisatie Doel/projectvoorstel methodiek Pool radiologen 3* per jaar , peer review 2*/jaar, remediëring 3* evaluatie L1-L2, rapport Rapport inter observer 2 inter-observer 1.1.4. Aanstelling projectverantwoordelijken directie, rapportering Beslissing over structuur, Overgangsperiode aanstelling 3* evaluatie L1-L2, globale directie + en aanpassing verantwoordelijken 1.2 Verlenen van adviezen aan de Vlaamse overheid m.b.t. het verhogen van de participatie aan de bevolkingsonderzoeken naar kanker. Besluiten van de Gezondheidsconferentie van 14 december 2013 zullen hierin opgenomen worden. Methodieken en materialen Toetsen van Uitwerken wetenschappelijk Uitwerken wetenschappelijk mogelijkheden bij dossier experts en lokale actoren dossier DDK Aanpassen Aanpassen DDK materiaal Antwoordformulier, na webtool, knelpunten inventariseren nood, resultaatsmededeling,h erinneringsbrieven ,technische recalls,folders, verbeteren Heracles, knelpunten Overleg domus medica Coloscopieregister communicatie BHK consensusPPP, Webtool, vereenvoudigde continu:klachten/websi folder te Adviezen Vlaamse overheid: Ad hoc Ad hoc Ad hoc Op vraag en spontaan 1.3 Het aanbieden van wetenschappelijk gefundeerde informatie en documentatie aan de Vlaamse overheid over kanker. Opvolgen wetenschappelijke Up-to-date houden literatuur literatuur id id - id - Jaarlijks overzicht recente literatuur 1.4 Het deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen op vraag van de Vlaamse overheid Deelnemen aan werkgroepen en Ad hoc Ad hoc Ad hoc Ad hoc vergaderingen 1.5 Het op vraag of op eigen initiatief informeren van de algemene bevolking, intermediairen en zorgaanbieders Informeren via website Algemene en specifieke Acualiseren Id, afstemming website Id, info over de 3 website van onze agentschap, Turks/Arabische teksten, programma’s van de www.bevolkingsonderzoe Kaartjes kankeropsporing. k.be Publiceren Rapporteren participatiecijfers, 2013 Analytics Verkenning activiteit PURL voor BK toegang gegevens Analytics Verkenning toegang algemene folders gegevens Revisie Verkenning mogelijkheden Frans/Engelse teksten mammplanner, Webtool proefklachtenregistratie Klachtenregistratie Analyse klachten Ontwikkeling Module functioneel registratie Informeren publicaties via periodieke Voortgangsrapport 2013 Mogelijkheden nieuwsbrief onderzoeken Jaarrapporten Informatie en advies via andere - kanalen Informeren doelgroep id id id (Logo’s) - Informeren artsen via beroepsgroepen Resultaatsgebied 2: Het ondersteunen van de implementatie van de bevolkingsonderzoeken naar kanker d.m.v. deskundigheidsbevordering 2.1 Het ontwikkelen van een Gerichte campagnes ondersteuningsaanbod voor het organiseren naar niet – juist en volledig informeren van de deelnemers id id id id id id doelgroep van het bevolkingsonderzoek 2.2. Aanpassen van bestaande en Werking Werkgroep ontwikkelen van nieuwe materialen sensibilisatie opvolgen en methodieken op vlaams niveau. Gebruikte documenten permanent evalueren en aanpassen Aanmaken meertalige folders. 2.3. ontwikkelen van een Bekendmaken van het Uitwerken gerichte Uitvoering ondersteuningsaanbod voor het CvKO: voorstel communicatie naar communicatieplan naar maximaliseren van de artsen communicatiebureau. beroepsgroepen van betrokkenheid van de zorgverleners Samenwerking Domus artsen i.s.m.de wetenschappelijke Medica en de andere verenigingen en beroepsgroepen. beroepsverenigingen van Id artsen. Informatie doorgeven via de website, infopakketten… Indicatoren DK (SKR) Overleg GE over Rapportering Faalveiligheidssysteem BHK Kwaliteitscriteria/colonre gister; coloscopie register Voorstel Kwaliteitsindicatoren, richtlijnen en remediering resultaatsmededeling 4. Resultaatsgebied 3 Het implementeren van de 3 bevolkingsonderzoeken naar kanker 3.1. Uitvoeren van het Vlaams bevolkingsonderzoek naar Borstkanker bij vrouwen van 50 tot 69 jaar Installatie Centrale Mamplanner Heracles II en website Start en testing centrale Lokaal mamplanner kennismaking allen gebruik Aanpassen en testing Purl toepassing op Heracles databank continu website + Algemeen configureren Migratie alle afdelingen 3.2 Het uitvoeren van het Vlaams Bevolkingsonderzoek naar dikkedarmkanker bij mannen en vrouwen van 56 tot 74jaar Uitnodigingen en folders Rapportering proefproject Evaluatie en 2013 Opvolging programma Opvolging programma aanpassingen van het programma website Afmelden via purl mogelijk id id id Informatie actualiseren 3.3 Het uitvoeren van het Vlaams Bevolkingsonderzoek naar baarmoederhalskanker bij vrouwen van 25 tot 64jaar Uitnodigingen en folders Rapport actie 2013 Evaluatie van het Nieuwe methodiek ipv brief gebruikte materiaal website Actualisering van de id id id Verder ontwikkelen van de Testing en opvolging in Id klachtenregistratie Heracles Id website Klachtenregistratie ( idem voor de 3 onderzoeken) 3.4 In overleg met het Agentschap de Vlaamse bevolkingsonderzoeken naar kanker evolueren en hierover minimaal jaarlijks evalueren jaarrapport Opmaken jaarrapport 2012 2013 3.5 Het formuleringen van aanbevelingen om de kwaliteit van het bevolkingsonderzoek te verhogen en inplannen van acties om de eigen werking te optimaliseren Centrale mamplanner Evaluaties 1ste en 2de lezers en opvolging delay-times Zie borstkankeropsporing - Voorstellen “pool” van radiologen - Uitvoering van id id kwaliteitscotrole L1en L2 Uitvoering van kwaliteitscotrole L1en L2 Toepassingen sociale media Onderzoek mogelijkheden proefproject proefproject proefproject met voorstellen communicatiebureau 3.6 Bevorderen van kennis over het bestaan en inhoud van methodieken en materialen bij relevante intermediairen en zorgverleners, ondersteuning van implementatie via de website Actualiseren website Permanente actie Samenwerking Logo’s en VIGeZ Werking Vlaamse Op basis van de besluiten van de Gezondheidsconferentie december 2013 id id id id id id Werkgroep Sensibilisatie o.a. Ondersteunen project “gezonde gemeente” Resultaatsgebied 4: Het toepassen van een operationeel informatiesysteem 4.1 Het creëren, updaten,beheren en gebruik maken van een uitnodigingsbestand op basis van de pomulatiebestanden aangeleverd door de Vlaamse overheid en verrijkt met gegevens uit andere bronnen. Centrale databank Heracles Verder ontwikkelen, Verbeteren van optimaliseren en Id, overdracht BK Id, Vitalink overdracht data programma uittesten van Heacles II Aanleveren data voor grafische voorstelling 4.2 Het registreren van relevante gegevens m.b.t. de eigen activiteiten met het oog op de organisatie,kwaliteitsbewaking en evaluatie van het bevolkingsonderzoek. Klachtenregistratie Zie boven Gebruik van e-health Onderzoek toegang id id id id id Heracles door ME Projecten met Domus Medica Onderzoek mogelijkheden id Data overdrachtsformaat onderzoeken Vitalink Social media proefprojecten – id begeleiding communicatiebureau 4 XL 4.3 Het uitwisselen van de gegevens met de SKR en andere relevante registers die betrekking hebben op de bevolkingsonderzoeken naar kanker met het oog op de organisatie, kwaliteitsbewaking en evaluatie van de bevolkingsonderzoeken. Samenwerking SKR Permanent voor de 3 BVO Bijlagen - Begroting 2014 van de 3 BVO - Visierapport 4XL - Personeelsbestand 10/2013
© Copyright 2024 ExpyDoc
