YPP verbreden horizon tijdens studiereis naar Maersk in Kopenhagen

YPP verbreden horizon tijdens studiereis naar Maersk in Kopenhagen
Door ideeën en ervaringen te delen, van elkaar te leren en kritische vragen te stellen, kunnen we
ontwikkelen. Dit is precies wat de Young Purchasing Professionals (YPP) hebben gedaan tijdens
hun bezoek aan de APM Terminal op 1 april in Rotterdam en studiereis van 8 – 11 april naar
Kopenhagen bij A.P. Moller Maersk, kortweg Maersk. Tijdens het 3- daagse interactieve
programma hebben 16 YPPers de kans gekregen om een kijkje te nemen in de keuken van
Maersk, dit door middel van interactieve presentaties, job shadowing en cases.
Maersk is een Deense multinational met een conglomeraat van bedrijven die voornamelijk in de
transport- en energiesector actief zijn (denk aan de containerrederij Maersk Line, Maersk Oil,
Maersk Drilling, etc.). Het is een bedrijf met meer dan 1400 schepen, 60 havens en 50 boottorens
in haar bezit, en is goed voor een omzet van 60 miljard. Maersk heeft een gecentraliseerde
inkoopafdeling (group procurement), onder leiding van dhr. Steen Karstensen (GPRO) –
www.maersk.com/Procurement. Het kantoor van de group procurement bevindt zich, net als
het hoofdkantoor, in Kopenhagen vlakbij de kleine zeemeermin. Daarnaast zijn er twee grote
supportkantoren in Manilla en New Delhi. Alle 500 inkoopmedewerkens die zich wereldwijd
voor Maersk inzetten, werken volgens het motto “every dollar spent, is spent professionally”. Dit
doel weten ze te realiseren door zich te richten op value creation, gespecialiseerde category
teams, eSourcing tools en het investeren in mensen door talent ontwikkelingsprogramma’s.
Value Creation
Binnen group procurement, hebben de inkopers geen mandaat waaronder ze opereren. Dit
betekend dat ze wel bevoegd zijn om in te kopen maar geen bevoegdheid hebben om
beslissingen te nemen en die uit te voeren. Door te opereren zonder mandaten (met
uitzonderingen op de strattlecarriers bij de APM terminals), komt Maersk group procurement
geregeld voor de uitdagingen te staan hoe de contracten te verkopen die ze afsluiten aan de
business. Group procurement moet constant hun toegevoegde waarde laten zien aan de
business. Hierdoor zit de focus binnen inkoop ook op ‘value creation’.
Binnen group procurement bij Maersk werken ze voornamelijk in cross-functional teams
bestaande uit inkopers, mensen vanuit de business en functionele experts. Dit zorgt ervoor dat
de afspraken die door group procurement met leveranciers worden gemaakt op een lijn zitten
met de behoefte vanuit de business. Daarnaast heeft group procurement een verscheidenheid
aan experts die vallen onder de inkooporganisatie, zoals juristen, onderhandelaars en interne
consultants. Ook zorgt dit ervoor dat mensen niet in silo’s werken en constant zoeken naar input
van buitenaf.
Naast het gegeven dat geld besparen als vanzelfsprekend een belangrijk doel is van de
inkoopafdeling, is ‘value creation’ een ander belangrijk streven voor Maersk. Dit doen ze door
middel van een uitgebreide SRM module die ze aan het opzetten zijn. Het doel hiervan is om
samen met leveranciers te kijken naar waardecreatie. Maersk maakt gebruik van een piramide
om haar leveranciers in te delen, waarbij de ACE leveranciers zich in de top bevinden. De
indeling van de leveranciers wordt bepaald door spend en hoe belangrijk een leverancier is voor
de business. Deze module zorgt ervoor dat leveranciers duidelijke afspraken kunnen maken
over ontwikkelingen en de toekomst met Maersk. Daarnaast, en misschien nog wel belangrijker,
kunnen via de module verschillende strategieën worden ontwikkeld voor het omgaan met
verschillende leveranciers binnen verschillende categorieën. Ook kan er, afhankelijk van de
categorie waarin een leverancier zich bevindt, samen worden gekeken naar value creation.
Category Management
Category management start met het creëren van sourcing plannen en strategieën voor een
categorie, die per regio variëren. Vanuit deze plannen worden raamovereenkomsten gemaakt. In
deze raamovereenkomsten wordt afgesproken om bepaalde producten en services af te nemen
maar zonder een volume te specificeren. Het is een uitdaging voor de procurement afdeling van
Maersk om deze plannen weer te ‘verkopen’ aan hun business units. Het verkopen van deze
raamovereenkomsten aan de business kost veel tijd doordat ze hun bestaansrecht moeten
bewijzen, want pas vanaf 2010-2012 is er pas een professionele gecentraliseerde inkoopafdeling
ontstaan. Maersk Group Procurement hoopt dat de business units op termijn genoeg vertrouwen
krijgen, waardoor juist tijd bespaard wordt.
De relatie die Maersk met een leverancier heeft, wordt uitdagender omdat er wel een
raamovereenkomsten bestaan maar geen afspraken aangaande volume worden gemaakt. Zo lijkt
het alsof Maersk minder verbintenis met de leverancier heeft. Een andere uitdaging is
standaardisatie, wat hoog op de agenda staat van Maersk. Vanwege grote overnames en de lange
investeringstermijnen is standaardisatie moeilijk. Maersk is in de laatste jaren veel gegroeid
door het opkopen van verschillende bedrijven met hun eigen capex, IT systemen, etc. De meeste
capex investeringen gaan 25 tot 30 jaar mee, waardoor het standaardisatie proces heel langzaam
gaat. Deze twee uitdagingen leiden tegelijkertijd ook weer tot lucratieve oplossingen tussen
Maersk en haar leveranciers. Een succesvol voorbeeld hiervan is dat Maersk samen met haar
leveranciers voor gratis ‘test’-banden hebben gezorgd voor strattle carriers, kranen en heftrucks
voor een bepaalde periode bij de terminals. Dit zorgde ervoor dat de terminals op een
laagdrempelige manier konden wennen aan de banden, zonder daarmee een bepaalde
verplichting aan te gaan. Ondanks dat de afspraken met de terminals vrijblijvend waren, hebben
de meesten gekozen om gebruik te maken van het contract.
E -Sourcing
E-Sourcing is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces binnen Maersk. Vanwege de
internationale scope en de wereldwijde posities van hun inkoopteams, is het belangrijk om het
inkoopproces te documenteren in een systeem. Dit zorgt voor een transparant, professioneel en
efficiënt inkoopproces (‘every dollar spent, is spent professionally’). Maersk hoopt dat in 2014,
13 tot 14 miljard in spend via hun e-Sourcing tool ‘Ariba’ zal gaan. Daarnaast is Maersk bezig
hun e-Sourcing tool zo in te richten dat het een ‘toolbox’ wordt voor inkopers, door bijvoorbeeld
hun supplier relationship management programma en supplier performance dashboards via
Ariba te doen.
Een onderdeel van e-Souring waar Maersk de laatste jaren veel tijd in heeft gestoken is eAuctions. Volgens Maersk kunnen e-Auctions worden gebruikt als het commercieel aantrekkelijk
is en als er genoeg concerrentie bestaat tussen leveranciers in de markt. Op dit moment loopt
16% van alle spend via e-Auctions (voor best-in-class bedrijven is dat 20%). Hierbij worden via
een transparant proces de offertes van leveranciers gewogen op basis van prijzen, kwaliteit,
innovatie, specificaties, service, etc. Leveranciers worden voor de e-Auction geïnformeerd over
hun positie op basis van alle punten behalve prijs.
Investeringen in mensen en ideeën
Zoals in elk bedrijf moeten investeringen gedaan worden in mensen om de organisatie naar een
hoger niveau te tillen. Binnen Maersk zijn er verschillende programma’s opgericht die aangepast
zijn aan deze strategie. Ze hanteren de 70-20-10 regel van ontwikkeling (70% door
werk/projecten/nieuwe uitdagingen, 20% coaching, 10% formele trainingen). Ze hebben zelf
verschillende formele inkoop gerelateerde trainingsprogramma’s opgericht voor inkopers en
niet-inkopers. Daarnaast vindt Maersk het ook heel belangrijk om invloeden van buitenaf te
ontvangen en geloven ze dat er altijd ruimte is voor verbetering. Een voorbeeld hiervan is hun
uitwisselingsprogramma ‘External Exchange Program’ (EEP) met Carlsberg en IKEA. Elk jaar
stuurt elk bedrijf twee high potentials om een half jaar bij beide bedrijven te werken. Hierdoor
kunnen de Maersk medewerkers kennis opdoen van productie bij IKEA en innovatiesnelheid bij
Carlsberg. De deelnemers bouwen hierdoor kennis en een breed netwerk op. Door dit
programma zorgt Maersk dat er altijd vanuit een extern oogpunt kritisch naar hun interne
processen en routines gekeken zal worden.
YPP events
Zowel vanuit als Maersk als de YPP wordt teruggekeken op een zeer geslaagd event. De
openheid van Maersk heeft geleid tot vele interessante discussies en kritische vragen, met als
resultaat ‘food-for-thought’ voor Maersk en een geweldige en unieke leerervaring voor de
YPPers. Op onze site http://www.youngpurchasing.com/ is deze ervaring tevens beschreven
door een van de YPPers die mee was naar Kopenhagen.
De YPP organiseert regelmatig activiteiten om jonge inkopers bij elkaar te brengen, waaronder het
jaarlijks congres dat dit jaar op 3 oktober plaatsvindt. Kijk voor meer informatie op de website.

Download Report